Trabajo gestion docuental ii oscar mora y edith sanchez

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS
ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
 Materia : Gestión Documental II
 Tema: Programa de Gestión Documental
 Docente: Luz Marina Arias González
 Presentado por: Edith Sánchez y Oscar Javier
Mora Calderón.
 Fecha: 05 /09/2013

INTRODUCCIÓN
La ley 594 del 2000 denominada Ley General
de los Archivos busca la normalización de los
procesos de gestión documental en las
entidades publicas y aquellas privadas que por
la capacidad de sus funciones presten algún
servicio que deba ser evaluado de manera
legal par ello esta ley tiene una serie de
herramientas básicas en cada proceso que nace
desde la creación del documento hasta su
disposición final.

OBJETIVOS
 Determinar el ciclo vital de los
documentos.
 Identificar las faces que se desarrollan
en los procesos del programa de gestión
documental

1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles
son sus fases y etapas?
LA LEY 594 DEL 2000.
ARTICULO 23
EL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS SE CLASIFICA
ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRALARCHIVO HISTÓRICO
EN

ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras
u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos.
En el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
Es aquel al que se transfieren desde el
archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente

2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y
cuál es su importancia en una organización?
IMPORTANCIA
 Realiza servicios de recepción, radicación
de comunicaciones tanto internas como
externas
 Direcciona las comunicaciones hacia los
diferentes oficinas o dependencias para su
tramite.
 Contribuye con el desarrollo del Programa
de Gestión Documental, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de
gestión , central e histórico.
UNA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
ES LA QUE GESTIONA
DE MANERA
CENTRALIZADA Y
NORMALIZADA TODA
LA INFORMACIÓN
QUE ENTRA Y SALE DE
UNA ENTIDAD

3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los
procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades.
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN: Cuando la
dependencia elige y elabora el
documento, conoce las directrices
para la elaboración
MARCO NORMATIVO
 Ley 43 de 1913 Sobre
el uso de tinta
indeleble para
documentos oficiales.
 Ley 527 de 1999
 Acuerdo AGN 060 de
2001.
 Decreto 2150 de 1995
ACTIVIDADES
• Se deben conocer las
directicas para la
elaboración de los
documentos .
• La dependencia elige
los medios de
elaboración , registro,
impresión y tipo de
soporte.
• Se aplica el proceso
para la distribución y
envió de documentos
tanto internos como
externos.

RECEPCION DE DOCUMENTOS
EXTERNOS: Conjunto de
operaciones de verificación y
control que una institución debe
realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica.
MARCO NORMATIVO
 Constitución Política
Artículo 15.
Párrafo 3: La
correspondencia y
demás formas de
comunicación privada
son inviolables.
2001.Artículos 3, 5, 8,
10, 11 y 12.
 Decreto 2150 de
1995.Artículos 1, 11 y
32. Supresión de
autenticación de
documentos
originales y uso de
sellos, ventanilla
única.
ACTIVIDADES
 La unidad de
correspondencia
recibe los
documentos por
diferentes medios.
 El documento es
competencia de la
entidad.
 La unidad de
correspondencia hace
la revisión y lo
direcciona mediante
la radicación a la
dependencia que
pertenece.

RECEPCION DE DOCUMENTOS
INTERNOS: Conjunto de
operaciones de verificación y
control que una institución debe
realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica.
MARCO NORMATIVO
Artículo 15.
Párrafo 3: La
correspondencia y
demás formas de
comunicación privada
son inviolables.
2001.Artículos 3, 5, 8,
10, 11 y 12.
 Decreto 2150 de
32. Supresión de
autenticación de
documentos
originales y uso de
sellos, ventanilla
única.
ACTIVIDADES
 La unidad de
correspondencia recibe
de otras unidades
administrativas
solicitudes o
documentos para su
tramite consulta o
información; estos
documentos pueden
corresponder a las series
y subseries identificadas
en la TRD.
 La dependencia
receptora registra y
radica en la planilla de
control de
comunicaciones internas
el documento señalado
para su tramite.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
RECIBIDOS: La distribución se
relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al
exterior de la entidad, sin
interesar el medio de distribución
de los documentos se debe contar
con mecanismos de control y
verificación de recepción y envío
de los mismos.
MARCO NORMATIVO
 Decreto 229 de 1995,
sobre servicios postales
y sus resoluciones
reglamentarias.
 Decreto 2150 de
1995Artículo 25.
Utilización del correo
para el envío de
información.
 Acuerdo 060 de 2001
ACTIVIDADES
• Identificación de la
dependencia de
acuerdo o al asunto.
• Clasificación de las
comunicaciones.
• Registro de control
mediante planilla de
distribución de las
comunicaciones de
cada oficina.

INTERNOS: La distribución se
de los mismos.
MARCO NORMATIVO
y sus resoluciones
reglamentarias.
 Decreto 2150 de
1995Artículo 25.
para el envío de
información.
ACTIVIDADES
• Identificación de
dependencias..
• Enrutamiento de
documentos a la
dependencia
competente.
• Registro de control de
entrega de
documentos internos

ENVIADIOS: La distribución se
de los mismos.
MARCO NORMATIVO
y sus resoluciones
reglamentarias.
 Decreto 2150 de
1995Artículo 25.
para el envío de
información.
ACTIVIDADES
• Definición de medios
de distribución:
personal, fax, correo
tradicional, página
web, otros.
• Control del
cumplimiento de
requisitos , métodos
de empaque .
• Control y firma de
guías y planillas de
entrega.
• Control de
devoluciones..
• Registro de control de
envío de documento

TRAMITE DE DOCUMENTOS:
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa.
MARCO NORMATIVO
 Constitución Política.
Artículo 2395.
 Ley 58 de 1982.
Reglamentación trámite
peticiones.
 Decreto 01 de 1984
Código Contencioso
Administrativo.
 Decreto 2150 de
1995.Artículo 25.
8.
ACTIVIDADES
 Confrontación y
diligenciamiento
de planilla de control
y ruta del trámite.
 Identificación del
trámite.
 Determinación de
competencia, según
funciones de las
dependencias.
 Definición de los
periodos de vigencia
y tiempos de
respuesta.

ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS: Conjunto de
acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de
una institución, como parte
integral de los procesos
archivísticos.
MARCO NORMATIVO
 Ley 80 de
1993.Artículo 55.
 Código de Comercio.
Artículo 60.
 Decreto 1382 de
1995.
Obligatoriedad de la
presentación de
las T. R.D.
 Decreto 254 de 2000.
2002.
 Acuerdo AGN 039
de 2002.
2002.
ACTIVIDADES
1. CLASIFICACION
DOCUMENTAL.
Proceso mediante el cual
se identifican y
establecen las series que
componen cada
agrupación documental
(fondo, sección y
subsección), de acuerdo
con la estructura
orgánico- funcional de la
entidad”
2.ORDENACIÓN
documental: Ubicación
física de los documentos
dentro de las respectivas
series en el orden
previamente acordado.

ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS: Conjunto de
acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de
una institución, como parte
integral de los procesos
archivísticos.
MARCO NORMATIVO
2002.
2003.
2004.
 Circular AGN 07 de
2002.
2003.
 Circular AGN-DAFP
No. 004 de 2003.
 Circular AGN 012
AGN-DAFP de 2004.
2004.
 Resolución AGN 147
de 1997.
ACTIVIDADES
3.DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL: Proceso
de análisis de los
documentos de archivo
o de sus agrupaciones,
que permite su
identificación,
localización y
recuperación, para la
gestión o la
investigación.
 Elaboración de
inventarios
documentales.
 Organización y entreg
a de transferencias
documentales.
 Aplicación de la
disposición final de
las TRD y/o TVD

CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
: Acceso a un documento o
grupo de documentos con el fin
de conocer la información que
contienen..
MARCO NORMATIVO.
 Constitución Política.
Artículo 20.
 Ley 57 de
1985.Artículos 1, y 12
al 27.
 Decreto 01 de 1984.
2000.
2000
Requisitos consulta.
ACTIVIDADES
la necesidad y
precisión de la
consulta.
competencia de la
consulta.
 Condiciones de
acceso.
 Disponibilidad de
información en
términos de
restricciones por
reserva o por
conservación.
.

CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas
o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
MARCO NORMATIVO.
• Constitución Política.
Artículo 8.
• Código de Comercio.
Artículos 48 y 60.
• Acuerdo AGN 007 de
1994.
ACTIVIDADES
 Diagnóstico integral.
 Sensibilización y toma
de conciencia.
 Prevención y atención
de desastres.
 Inspección y
mantenimiento de
instalaciones.
 Monitoreo y control
de condiciones
ambientales.
 Limpieza de áreas y
documentos..
 Control de plagas

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
Selección de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental
y/o Tablas de Valoración
Documental
.
MARCO NORMATIVO.
de 1991Artículo 70.
 Ley 39 de
1981.Artículos 1, 2, 3
y 4.
1994.
ACTIVIDADES
 ELIMINACIÓN
DE DOCUMENTOS:
Actividad resultante
de la disposición final
señalada en las tablas
de retención o de
valoración
documental, para
aquellos documentos
que han perdido sus
valores primarios y
secundarios, sin
perjuicio de
conservar
su información en
otros soportes.

DOCUMENTOS
Documental
.
MARCO NORMATIVO.
1995. Transferencias
documentales
secundarias.
documentales
secundarias.
2004.
Inventario de
documentos a elimina
ACTIVIDADES
 CONSERVACION
TOTAL: Se aplica a
aquellos documentos
que tienen valor
permanente, es decir,
los que lo tienen por
disposición legal o los
que por su contenido
informan sobre el
origen, desarrollo,
estructura,
procedimientos y
políticas de la entidad
productora,
convirtiéndose en
testimonio
de su actividad y
trascendencia.

DOCUMENTOS
Documental
.
MARCO NORMATIVO.
documentales
secundarias.
documentales
secundarias.
2004.
Inventario de
documentos a elimina
ACTIVIDADES
 SELECCIÓN DOCUMEN
TAL: Actividad de la
disposición final
señalada en las tablas
de retención o de
valoración documental
y realizada en el
archivo central, con el
fin de escoger una
muestra de
documentos de
carácter
representativo, para su
conservación
permanente.
 Microfilmación
 Digitalización

4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto
sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al
respecto
La gestión documental
es el resultado de la
actividad realizada por
las entidades del
Estado, por lo cual los
empleados y
funcionarios deben
aplicar la norma que
establezca el Archivo
General de la Nación.
La coordinación de la
Gestión Documental
debe ser realizada por
los respectivo
Secretarios Generales a
través de las oficinas de
Archivo de cada
entidad.
PRINCIPIOS
RECTORES
 Planeación: Se debe aplicar el análisis legal
funcional y archivístico que determinen el valor
probatorio que permita su gestión.
 Eficiencia: Las entidades para cumplir con sus
metas deben solo producir los documentos que
acrediten las actividades que los encaminan al
desarrollo de sus objetivos.
 Economía: La función archivística debe basarse
en la economía en el desarrollo de la gestión
documental
 Control y Seguimiento: Las entidades deben
tener el control sobre los documentos que
produce y recibe.
 Oportunidad: Las entidades deben permitir el
acceso a la información de manera oportuna a
los usuarios.
 Transparencia: Los documentos no deben ser
alterados en su contenido pues son la evidencia
de la gestión realizada por los funcionarios.
 Protección de la información y los datos: Se debe
mantener la privacidad de los consignados en los
documentos.

5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012, tiene su ámbito de aplicación a nivel
Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y demás entidades
territoriales creadas por Ley; además va dirigida a todas las
entidades del Estado que cumplan funciones públicas y demás
organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley de
archivística), será destinada a cualquier tipo de información
producida y/o recibida por las entidades públicas y quienes ejercen
funciones dentro de ellas todo esto partiendo de los principios de
planeación, eficiencia, control y
seguimiento, transparencia, protección del medio ambiente, cultura
archivística, protección a la información de datos entre otros, en el
desarrollo de las diferentes etapas de la Gestión Documental con la
ayuda de los instrumentos archivísticos para la gestión documental

6.Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06
de 2012.
Resumen sobre la circular 002 de marzo 6 de 2012
Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental
El Archivo General de la Nación paralelo a la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios en cuanto a la reingeniería del Sistema
ORFEO, teniendo en cuenta la importancia de la modernización de la
gestión documental a partir de la aplicación de las nuevas tecnologías
hace las siguientes recomendaciones: utilizar el Modelo de Requisitos
para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo; el uso de los
cuadros de clasificación Documental; las tablas de Retención Documental
armonizando los documentos físicos con los electrónicos estableciendo
un solo modelo para la entidad .

7. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,
Central e Histórico)
ARCHIVO DE
GESTIÓN
 Los Documentos de
Archivo son registros
de información
producida o recibida
por una persona o
entidad en razón de
sus actividades o
funciones
Son Tienen
 Valor
administrativo, fiscal, legal,
científico, económico, históri
co o cultural y
debe ser objeto de
conservación; estos
documentos son los que están
listados en la Tabla de
Retención Documental.
 Ordenarse los
Documentos de Archivo
en Series y Subseries
documentales con base
en la T.R.D. de cada
área o Unidad.
Beben
Su
 Identificación y orden debe
ir en carpetas (celuguías o
cuatreo aletas) todos los
tipos
documentales pertenecientes a
cada una de las series y
subseries
El primer documento que
debe aparecer al abrir la
carpeta, será el de fecha
más antigua, y el último el
de fecha más reciente
teniendo como referente
el Principio de Orden
Original.

ARCHIVO CENTRAL
A. Creación: Los documentos se deben crear
mediante procedimientos planificados y
documentados en los cuales de determine su
identificación, . formato y características.
b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de
los requisitos que permitan mantener la integridad
técnica, estructural y relacional de los documentos
en el sistema de gestión documental así como sus
metadatos.
c. Difusión: Abarca el establecimiento de los
requisitos para el acceso, consulta, recuperación,
clasificación de acceso y visualización de los
documentos.
d. Administración: Hace referencia a los
procedimientos que permitan administrar todas las
operaciones relativas a los documentos, tanto
funcionalmente como dentro del sistema de
gestión documental, ó cualquier sistema de
información.

De contenido:
a. Tipo de recurso de información.
b. Tipo documental.
c. Título del documento.
d. Autor o emisor responsable de su
contenido, destinatario, responsable que proyecto
el contenido, nombre de la entidad que respalda el
contenido, nombre de la persona o sistema desde
donde el documento es creado.
De contexto:
a. jurídico-administrativo.
b. Documental.
c. de procedencia.
d. Procedimental.
e. Tecnológico.
De estructura:
a. Descripción.
b. Formato.
c. Estado.
d. Proceso administrativo.
e. Unidad Administrativa responsable.
f. Perfil autorizado.
g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
h. Serie/sub-serie documental.
ARCHIVO
HISTORICO

8. Identifique los valores que tienen los documentos en
cada una de estas fases o etapas.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
Administrativo, c
ontable, legal y
técnico
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
Histórico
, Científico y
cultural

9. Destaque los aspectos más importantes a tener en
cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
 ACUERDO 03- La selección de documentos requiere de técnicas acordes
con la naturaleza de los documentos para preservar la calidad de los
archivos.
 Conformar la instancia que facilite la evaluación de las Talas de Retención y
Valoración Documental aprobadas por el comité interno de cada
dependencia.
 ACUERDO 04- Las Tablas de Retención Documental se deben elaborar y
aplicar tanto para los documentos físicos como electrónicos de acuerdo a
la estructura orgánico funcional de la entidad teniendo en cuenta el
instructivo aprobado por el Archivo General de la Nación.
 ACUERDO 05- obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo
de contratos de organización, custodia o administración documental.
 Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas.
 Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas
sobre la gestión de documentos.

CONCLUSIONES
Los procesos integrados para el desarrollo adecuado de
un programa de gestión documental parten desde la
recepción del documento, su direccionamiento , tramite
y disposición final en cualquier ENTIDAD
La organización y utilización de la normatividad
archivística junto con la aplicación de los procesos y
herramientas como la Tabla de Retención Documental
son el eje fundamental para la organización adecuada
de los documentos.

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