Dokumen tersebut berisi petunjuk untuk ujian nasional produktif SMK Kelompok Bisnis dan Manajemen program keahlian Administrasi Perkantorang. Terdapat 7 soal yang harus diselesaikan dalam waktu 420 menit, meliputi pengetikan dokumen, pengelolaan peralatan kantor, penanganan surat, menyusun notulen rapat, persiapan perjalanan dinas, dan agenda kerja direktur.

1. SANGAT
UJIAN NASIONAL PRODUKTIF
RAHASIA TAHUN PELAJARAN 2007/2008
SMK
Kelompok Bisnis
dan Manajemen
PROGRAM KEAHLIAN:
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Selasa, 25 Maret 2008
Waktu : 07.30 – 15.30
Paket
Utama
(F26)
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM SEJAHTERA
Kelompok Bisnis dan Manajemen
Jalan Walang Baru VI No. 19 Telp/Fax. 4358656 Jakarta Utara

2. A. PETUNJUK UMUM
1. Perhatikan dan ikuti petunjuk soal.
2. Periksa dan bacalah soal-soal sebelum Anda menjawab/mengerjakannya.
3. Jumlah sebanyak 7 (empat) soal yang terdiri dari:
a. Mengetik Dokumen
b. Mengelolaan peralatan kantor
c. Penanganan Surat
a. Buku Agenda surat masuk dan keluar
b. Kartu Kendali
c. Lembar Disposisi
d. Buku Ekspedisi
d. Mengelolaan Pertemuan Rapat
e. Mengerjakan Persiapan Perjalanan Dinas
f. Mengerjakan Kas Kecil
g. Mengerjakan agenda pimpinan
4. Waktu yang disediakan untuk mengerjakan seluruh soal sebanyak 420 menit (dari pkl. 07.30
s.d. 15.30 WIB). Oleh karena itu gunakan waktu tersebut secara efektif.
5. Laporkan kepada pengawas ujian kalau terdapat tulisan yang kurang jelas, rusak atau jumlah
soal kurang.
6. Mintalah kertas buram kepada pengawas ujian, bila diperlukan.
7. Periksalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawas ujian.
8. Tidak diijinkan menggunakan kalkulator, table matematika atau alat bantu hitung lainnya.
Selamat Bekerja, Semoga Sukses
B. PETUNJUK KHUSUS
1. Anda Sekretaris dari PT.SEJAHTERA JAYA MANDIRI, Jalan Walang Baru No.19. Telp
(021) 4358656, No. Fax (021) 4358656, Email: Jaya mandiri@yahoo. co.id.
2. Pada hari ini, Sabtu 1 Maret 2008 di atas meja kerja anda telah tersedia pekerjaan yang
harus Anda kerjakan.
3. Pekerjaan yang telah selesai disimpan pada amplop hasil kerja, kemudian letakkan di atas
meja sebelah kanan atas
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 2

3. SOAL 1: Pengetikan Dokumen
a. Ketiklah surat dibawah ini ke dalam bentuk Resmi
Pengirim : PT.SEJAHTERA JAYA MANDIRI,Jalan.walang Baru VI No.19 Jakarta.
Tanggal : 25 Maret 2008 Nomor : 19/SJM/III/2008
Lamp : - Perihal : Penunjukan sebagi agen
Alamat : Kepala PT.KALIMANTAN,Jalan Rimba agung No.90 Samarinda
Isi : Dengan Hormat,
Sebagaimana telah kami beritahukan dalam surat kami yang lalu,maka
bersama ini kami sampaikan surat penunjukan Saudara sebagai agen kami
untuk kota Samarinda dan sekitarnya,terhitung mulai 1 Februari 2008 sebagai
Kelanjutan dari pengangkatan Saudara sebagai agen tunggal kami,maka hari
Ini juga kami telah mengirimkan ke alamat Saudara 50 peti barang-barang pro
Duksi pabrik kami yang terbuat dari perak,tembaga dan alumunium.Barang-
barang tersebut di angkut dengan kapal Bimasakti dan diperkirakan akan
sampai di Samarinda dalam bulan ini juga perincian lebih lanjut dari peti-peti
tersebut dapat Saudara pelajari dari Daftar perincian barang yang kami
sertakan pula pada surat ini.
Mudah-mudahan barang- barang kami ini mendapat pasaran yang dcukup
menggembirakan.tidak lupa kami selalu mengharapkan kerjasama sebaik-
baiknya.
Hormat kami, PT.SEJAHTERA JAYA MANDIRI,Drs.Syahruddin -
Pemasaran
SOAL 2: Pengelolaan Peralatan Kantor
Buatkan daftar ATK di bawah ini kedalam,
1. Surat permintaan pengadaan barang
2. Surat penyerahan barang
3. Kartu barang
4. Laporan Pemakaian perlengkapan kantor
Bagian Personalia PT.SEJAHTERA JAYA MANDIRI untuk 2 bulan membutuhkan
Barang-barang sebagi berikut.
1. Kertas HVS Folio 2 Rim
2. Amplop Berkop 3 Box
3. Lem Kertas 5 Buah
4. Map Snellhecter 7 Buah
5. Folder 11Buah
6. Buku Sinar Dunia 12 Lusin
Pada Akhir periode,diketahui sisa barang tersebut sebagi berikut,
1. Kertas HVS Folio ½ Rim 5. Folder 2 Buah
2. Amplop Berkop 1 Box 6. Buku Sinar Dunia 5 Lusin
3. Lem Kertas 2 Buah
4. Map Snellhecter 5 Buah
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 3

4. SOAL 3: Penanganan Surat
Kerjakan surat surat yang ada kedalam buku :
1. Buku agenda surat masuk dan surat keluar
2. Kartu kendali
3. Lembar disposisi
4. Buku ekspedisi
SOAL 4: MENYUSUN NOTULEN RAPAT
Buatkan notula rapat dengan keterangan sebagai berikut :
REKAMAN RAPAT BAGIAN UMUM
DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI BPPT
Pemimpin Rapat : Baiklah selanjutnya silahkan Ibu Ina. Apa yang akan disampaikan?
Ibu Ina : Terima kasih, saya akan mengemukan gagasan tentang perlunya upaya
meningkatkan produktivitas kerja melalui pembagian kerja yang berimbang
dan merata. Guna meningkatkan produktivitas serta semangat kerja di
lingkungan kantor kita, perlu adanya ketentuan dan pembagian kerja (job
description) yang berimbang serta pengawasan dari atasan langsung yang
bertanggung jawab pada tugas bawahannya. Hal ini dimaksudkan sebagai
upaya meningkatkan produktivitas kerja tanpa mengabaikan kemampuan
pegawai yang jumlah cukup banyak. Selama ini frekuensi pekerjaan yang
semakin tinggi tidak diimbangi oleh kesiapan tenaga yang ada. Ketidak
siapan tersebut justru bukan disebabkan oleh keterbatasan jumlah pegawai,
melainkan oleh tidak adanya pembagian kerja yang berimbang di antara
pegawai yang ada. Seyogyanya hal ini sudah jauh hari disadari oleh atasan
masing-masing sehingga tidak akan terjadi penumpukan tugas. Penumpukan
tugas menimbulkan pengaruh yang kurang baik bagi pegawai yang
menerimanya. Tumpukan pekerjaan dapat menurunkan semangat kerja.
Karena terlalu banyaknya tugas yang harus diselesaikan, petugasnya
bingung memilih mana yang perlu diprioritaskan. Semuanya menuntut kerja
cepat, sementara waktunya begitu mendesak. Hal ini dapat menimbulkan
dampak psikologis, misalnya perasaan menurunnya kemampuan, sehingga
pegawai yang sebenarnya bisa, ternyata tidak bisa menyelesaikan pekerjaan
pada wakktunya. Di pihak lain, pegawai yang tidak mendapat tugas, atau
katakanlah tidak mendapat tugas, atau katakanlah tidak mendapat
kepercayaan untuk mengerjakan tugas, makin lama semakin menghadapi
kejenuhan. Hal ini mengakibatkan kepekaanya terhadap tanggung jawab
serta inisiatif kerja, tidak berfungsi lagi. Akibatnya, pproduktivitas kerja
secara keseluruhan menurun. Berdasarkan hal-hal tersebut, perlu diupayakan
pembagian kerja yang baru yang tepat dan berimbang. Artinya, setiap orang
mendapat tugas pekerjaan sesuai dengan latar belakang keahlian, atau
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 4

5. setidak tidaknya dipandang mampu untuk melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan. Kalau ini sudah dapat diterapkan, diharapkan tidak ada lagi
pekerjaan yang menumpuk pada satu atau dua orang saja, dan tidak akan
terjadi keterlambatan pekerjaan yang disebabkan keterbatasan kemampuan
pegawai.
Pemimpin rapat : Ya, terima kasih. Ada beberapa hal yang menarik dari gagasan ibu Ina.
Baiklah, nanti hal itu kita bahas bersama. Sekarang, saya ingin menampung
dulu permasalahan lain.
Pak Malik : Kalau boleh saya menyampaikan permasalahan, Pak.
Pemimpin rapat : Silakan, Pak Malik.
Pak Malik : Terima kasih, Pak. Permasalahan yang akan saya sampaikan kali ini
berkaitan dengan kendala yang kita hadapi, yaitu kemampuan berbahasa
Indonesia untuk korespondensi. Barangkali kita sama-sama sering
menemukan kerancuan Bahasa Indonesia dalam surat-surat intern. Hal ini
seharusnya tidak boleh terjadi dalam sebuah instansi pemerintah seperti
kantor kita ini. Kendala ini tidak hanya dihadapi oleh kalangan pimpinan
unit kerja saja, tetapi justru para sekretarisnya juga menghadapi persoalaan
yang sama, yaitu kurangnya kemampuan berbahasa Indonesia dalam
berkorespondensi. Di samping mengetik, seorang sekretaris harus juga dapat
bertindak sebagai korektor, bahkan bila perlu sebagai konseptor surat. Untuk
itu, perlu diupayakan jalan keluarnya, misalnya dengan mengikutsertakan
setiap sekretais pada kursus bahasa Indonesia untuk korespondensi.
Kemampuan sekretaris tidak dapat dipandang cukup hanya dari
kecakapannya untuk hal-hal tertentu saja, seperti mengetik, menerima
telepon, menerima tamu dan sebagainya. Faktor yang penting dan sangat
berperan dalam menunjang tugas sekretaris adalah factor kemampuan
berbahasa Indonesia yang baik dan benar.Tentu tidak Cuma itu, Pak artinya,
tidak hanya kemampuan berbahasa Indonesia yang perlu ditingkatkan, tetapi
perlu juga dipersiapkan sekretaris yang siap pakai. Maksud saya, siap pakai
dalam setiap tugas-tugas sekretaris. Misalnya tugas sebagai notulis, sebagai
MC dan sebagainya. Demikianlah usulan saya. Terima kasih.
Pimpinan rapat : Baik. Saya kira semuanya sudah menyampaikan permasalannya, apakah itu
berupa gagasan, usulan ataupun berupa komentar saja. Masalah itu akan kita
bahas setelah kita makan siang. Sekarang kita istirahat dulu. Rapt saya
skors.
Buat notula rapat hasil rekaman rapat bagian umum : Deputi Bidang Administrasi BPPT
yang diselenggarakan tanggal 2 Maret 2008 bertempat di Ruang Rapat Bagian Umum, waktu
rapat pukul 10.00 sampai dengan pukul 13.00 WIB.
Adapun peserta rapat terdiri dari :
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 5

6. 1. Untung Darwadi, S.H., Kabag Umum.
2. Dra. Ina Mardiana, Kabag Rumah Tangga
3. Budi Susilo, S.E., Kasub Tata Usaha
4. Fenny Darmasaputra, B.Sc., Staf Tata Usaha
5. Endang Ningsih, B.A., Staf Tata Usaha
6. Novianti Nazli Dewi, Sekretaris
7. A. Malik, Staf Rumah Tangga
Pemimpin rapat : Untung Darwadi, S.H.
Jalannya rapat:
SOAL 5: Persiapan Perjalanan Dinas
PT.SEJAHTERA JAYA MANDIRI Jalan.walang Baru VI No.19 Jakarta Utara
Mengirmkan karyawan untuk melaksanakan perjalanan Dinas dalam 7 hari mulai
Tanggal 1 Maret 2008 tujuan adalah Semarang.karyawan yang diberikan tugas dinas bernama:
Inka Kristi Nik 2055678.pangkat/gol II d.melakukan perjalanan dinas tersebut memakai mobil
perusahaan dan supirnya suryadi.dalam perincian biaya BBm 150 let selama 7 km, biaya
penginapan per malam Rp.50.000, permalamnya,uang makan sehari Rp.15.000,cuci pakian
sehari Rp.3000 perpotong pakaian
Buatkan : a. Surat perjalanan Dinas
b. Surat perincian biaya perjalanan
KALENDAR TAHUN 2008
Maret
Sunday Monday Tuesday Wednesday Thusday Friday Saturday
26 27 28 29 30 31 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23/30 24/31 25 26 27 28 29
It’s my favorite school.
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 6

7. AGENDA KERJA DIREKTUR
Jalan Walang BaruNo.19. Telp (021) 4358656, No. Fax (021) 4358656, Email: JayaMandiri@yahoo. co.id.
No Tanggal Waktu Uraian Tempat
(1) (2) (3) (4) (5)
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 7

8. (1) (2) (3) (4) (5)
Jakarta, ………………….. 2008
Direktur, Sekretaris,
Drs.Syahruddin
© Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 8

9. © Hak Cipta pada SMK Sejahtera – Ujian Nasional Produkitif 0708 9