Frank Grozel - Unctad 10 principes de simplification des procedures administrative vf-6nov2012
1. 10 principes de simplification
des procédures administratives
Définitions
Simplification administrative: Réduction des formalités administratives,
du point de vue de l’usager, à un nombre minimal d’étapes,
d’informations et de documents à fournir.
Procédure administrative: L'ensemble des étapes que l’usager doit
accomplir pour s’acquitter d’une obligation auprès de l’administration
(enregistrement, autorisation, certificat, etc.)
Étape: Toute interaction nécessaire entre un usager et une entité
administrative ou privée pour accomplir les formalités relatives à une
procédure.
Usager: Toute personne physique ou morale qui accomplit les formalités
d’une procédure auprès des entités administratives concernées.
Conditions: Tous les informations et/ou document à fournir aux entités
administratives pour accomplir les formalités relatives à une procédure.
Loi: Le terme « loi » désignera, dans ce document, tout texte normatif
émis régulièrement par une instance législative, gouvernmentale ou
administrative.
2. Principes de simplification
1. Publicité des procédures: Les institutions publiques doivent fournir
aux utilisateurs une information complète et transparente sur les
procédures administratives. A cette fin, chaque institution devra
mettre à disposition du public, par internet, la liste des procédures
gérées par elle, en détaillant les étapes et en mentionnant pour
chacune l’unité en charge, les conditions, ce qui sera remis à
l’usager, le coût, la durée, les moyens de recours et les bases
légales.
2. Respect de la légalité: Les conditions et les étapes qui n’ont pas
de fondement légal seront éliminées des procédures. Pour chaque
condition, les institutions publiques indiqueront quel contrôle elle
permet d’exercer, et justifier que celui-ci est prévu par la loi.
3. Pertinence: Les informations et documents demandés à l’usager
seront limités à ce qui est strictement nécessaire pour opérer le
contrôle prévu par la loi. Il ne sera pas demandé plusieurs
documents si un seul est suffisant pour exercer pleinement le
contrôle prévu.
4. Présomption de bonne foi de l’usager: Si la loi ne décrit pas avec
précision les formalités et donne faculté à l’administration pour les
définir, celle-ci distinguera un cas général et des exceptions. Le cas
général, avec des obligations minimales, sera appliqué à la majorité
des usagers, dont la bonne foi sera présumée. Des conditions
progressivement plus exigeantes seront appliquées quand les
fonctionnaires en charge du contrôle auront un motif sérieux de
douter de la bonne foi de l’usager. Par ailleurs, des conditions
additionnelles pourront être imposées à l’issue de contrôles
aléatoires sur un pourcentage réduit (moins de 5%) d’usagers
relevant du cas général.
3. 5. Non redondance: Une administration ne pourra pas demander à un
usager de produire un document qu’elle a elle-même émis ou qui a
déjà été produit par l’usager dans le cadre d’une procédure
antérieure. Ce document devrait figurer dans le dossier (physique
ou électronique) de l’usager auprès de cette administration.
6. Formulaires clairs, gratuits, et téléchargeables: Tous les
formulaires obligatoires doivent être gratuits, librement
téléchargeables sur Internet, et pourront être remplis
électroniquement ou à la main, au choix de l’usager. Les coûts
éventuels liés aux formulaires seront perçus au moment de la
présentation du formulaire, et non au moment de son obtention.
Tout formulaire, guide ou document analogue que les
administrations mettent à disposition de l’usager doit être rédigé en
termes clairs, simples et précis.
7. Distinguer originaux, copies simples et copies certifiées
conformes: Les administrations doivent indiquer clairement si les
documents requis sont des originaux, des copies simples ou des
copies certifiées conformes.
8. Minimiser les interactions: Le nombre de visites que les usagers
doivent effectuer auprès des administrations sera réduit au
minimum, en regroupant les étapes de même nature (comme, par
exemple, fournir des documents, payer, ou retirer des documents).
En particulier, on favorisera la création de guichets uniques,
physiques ou en ligne, rassemblant les différentes entités
impliquées dans un même processus et proposant un lieu unique
pour le dépôt des dossiers, les paiements, et le retrait des
documents administratifs demandés.
9. Demandes en ligne: Les administrations proposeront aux usagers
la possibilité de présenter leurs demandes en ligne.
10. Dématérialisation des documents administratifs: Les
administrations remettront les documents et certificats qu’ils
émettent en format numérique, aux usagers qui en font la demande.
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