Audit dalam ms iso

1
SESI 1
PENGENALAN DAN
KEPENTINGAN AUDIT
DALAMAN

2
PENGENALAN
Kriteria Audit Bukti Audit
Penemuan Audit
Kepatuhan Ketidakpatuhan
Major ObsMinor
Kesimpulan Audit
Persijilan Re-Audit
Skop Audit
Audit
Kriteria Auditor

3
Menurut MS ISO 9000:2005, audit ditafsirkan sebagai:-
Suatu proses yang bersistematik, bebas dan
berdokumen dalam memperolehi bukti audit dan
menilainya secara objektif bagi menentukan sejauh
mana kriteria audit itu dipenuhi.
DEFINISI AUDIT

4
TUJUAN AUDIT DALAMAN
Untuk menentukan samada sistem pengurusan kualiti
mematuhi atau tidak, keperluan standard
Untuk mengukur kesediaan bagi mematuhi keperluan ISO
9001:2008
Untuk menilai perlaksanaan sistem dan keberkesanannya
mencapai objektif organisasi
Untuk tujuan penambahbaikan, bukan untuk mencari
kesilapan/kesalahan
Sebagai input kepada pihak pengurusan, untuk mengetahui
kekuatan dan kelemahan organisasi
Untuk mencari ruang-ruang peningkatan kualiti

5
(1) Memastikan QMS yang dilaksanakan mematuhi keperluan standard
(2) Dilaksanakan dengan betul dan tepat
(3) Memenuhi keperluan standard (8.2.2)
(4) Peluang penambahbaikan berterusan
OBJEKTIF AUDIT KUALITI
A-3

6
TERMINOLOGY
AUDIT EVIDENCES
Records, statements of fact or other information which are
relevant to audit criteria and verifiable, it may be qualitative
and quantitative
AUDIT CRITERIA
Set of policies, procedures or requirements used as references
against audit criteria are compared.

7
TERMINOLOGY
OBJECTIVES EVIDENCES
It is the data or information supporting the existence or verify of
something
(eg; hard copy, soft copy documentation, forms, records,
statement of facts, observations or any relevant information.
May include currents/history records)

8
TERMINOLOGY
OBJECTIVES EVIDENCES
O.E = Ask Question Information + Verification
Information gathering tools….

9
j
KRITERIA
AUDIT
BUKTI
AUDIT
PENEMUAN AUDIT
MEMATUHI KETIDAKPATUHAN
BESAR KECIL PEMERHATIAN
KEPUTUSAN AUDIT
CADANGAN UNTUK DIAUDIT SEMULA
DAFTAR KATA

10
PEMBELIAN STOR PEMASARAN PENENTUAN
KUALITI (QA)
PENGURUSAN PENGELUARAN
MASALAH-MASALAH
AUDIT
SEMAKAN PENGURUSAN
KEPERLUAN-KEPERLUAN
ISO 9001:2008
KEPENTINGAN AUDIT DALAMAN
MASALAH-MASALAH

11
KEPERLUAN ISO 9001:2008
TERHADAP AUDIT DALAMAN
Elemen untuk Audit Dalaman ialah sebahagian
dari klausa 8 dari ISO 9001:2008;
Iaitu; “8.2.2: Measurement, Analysis,
Improvement”. Sub-klausa adalah diterjemah
seperti berikut;

12
8.2.2 Audit Dalaman
Organisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang
untuk menentukan samada SPK
a) mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard
antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan
b) dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan.
 Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan proses
 Mengambilkira hasil audit terdahulu
 Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit mestilah dijelaskan.
 Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka sendiri.
Prosedur audit hendaklah menyatakan
tanggungjawab dan keperluan bagi
perancangan dan pelaksanaan audit,
mewujudkan rekod dan laporan
keputusan audit.
Rekod audit dan keputusannya
hendaklah dipelihara (4.2.4).
Prosedur
Audit
Pihak yang di audit memastikan tindakan
segera (correction) dan tindakan pembetulan
dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan
ketidakpatuhan dan puncanya.
Tindakan susulan mestilah merangkumi
verifikasi tindakan yang diambil dan laporan
hasil verifikasi
P
Nota : lihat panduan ISO 19011

13
Organisasi PENGURUSAN
AUDIT
AUDITEE
AUDITOR
TINDAKAN
PEMBETULAN
Tiga Pihak Terlibat

14
Audit terbahagi kepada tiga (3) :
 Audit Pihak Pertama (First Party Audit)
 Pihak Kedua (Second Party Audit)
 Audit Pihak Ketiga (Third Party Audit)
JENIS-JENIS AUDIT

15
1) AUDIT PIHAK PERTAMA ATAU AUDIT DALAMAN ( FIRST PARTY
AUDIT OR INTERNAL AUDIT)
• Audit yang dijalankan untuk menilai/melihat terhadap sistem- sistem,
prosedur-prosedur dan aktivitinya bagi memastikan perkara-perkara
tersebut adalah mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang
dinyatakan.
• Audit ini „memberitahu, pihak pengurusan samada polisi-polisi
(dasar-dasar) syarikat ditepati, sistem adalah berkesan dan lancar
atau memerlukan perubahan
• Ia boleh menjalinkan hubungan atau komunikasi dalam
organisasi/syarikat dan sebagai penggerak yang hebat
JENIS-JENIS AUDIT

16
2) AUDIT PIHAK KEDUA (SECOND PARTY AUDIT)
 Audit yang dijalankan oleh sesebuah syarikat ke atas pembekal-
pembekalnya / subkontraktor
 PENILAIAN TERHADAP PEMBEKAL DAN KEMAMPUANNYA
3) AUDIT PIHAK KETIGA (THIRD PARTY AUDIT)
 Audit luaran yang dijalankan oleh pihak ketiga yang bebas untuk
menilai/melihat syarikat tersebut menepati keperluan sistem dan
keberkesanannya mencapai polisi syarikat.
 audit „compliance atau surveilance‟
 PERSIJILAN PIHAK KETIGA
JENIS-JENIS AUDIT

17
Pihak
ketiga
Audit
oleh
badan
bebas
CustomerLuar
pembekal
Pihak pertama
Audit dilakukan
oleh organisasi itu sendiri
Dalam
pelanggan
Pihak kedua
Pelanggan melakukan
audit kepada anda
Pihak kedua
Anda melakukan
audit kepada pembekal
JENIS-JENIS AUDIT

18
TYPE OF
AUDIT
CRITERIA
3rd
PARTY
2nd
PARTY
1st
PARTY
Objective
Requirements
Auditor-auditee
relationship
Scope
Assessing Internal
Effectiveness
ContractInternal QMS
Document
US on US
Top M’ment
-Quality
-Function
Conformity to
Standard
requirements
Ability to
Supply
Client
Purchasing/
Operation
US on Them
Certification Body
Them on US
ISO 9001:2000

19
1) AUDIT TAHAP 1 (STAGE 1 AUDIT)
 Untuk mengetahui bahawa sistem telah didokumenkan bagi memenuhi
keperluan- keperluan standard, kehendak undang-undang dan keperluan
pelanggan.
 Untuk mengetahui tahap kecukupan Sistem Kualiti yang telah
didokumenkan untuk memenuhi standard sistem kualiti.
 Memastikan kesediaan syarikat untuk pensijilan.
2) AUDIT TAHAP 2 (STAGE 2 AUDIT)
 Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan telah
dilaksanakan dan berkesan untuk mencapai objektif organisasi, kehendak
undang-undang dan keperluan pelanggan.
PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT

20
3) AUDIT PENGAWASAN (SURVEILANCE AUDIT)
 Audit untuk memastikan perlaksanaan sistem-sistem kualiti yang
telah dibangunkan dapat dipelihara.
 Untuk memastikan sistem tersebut ditingkatkan secara
berterusan dan mencapai kepuasan pelanggan.

21
ISO 9001 : 2008
Stage 1
Stage 2
Surveillance
Audit Dalaman
Stage 1 Audit : Audit yang dijalankan
ke atas dokumentasi Sistem Kualiti
bertujuan untuk mengetahui tahap
kecukupannya memenuhi sesuatu
standard sistem kualiti.
Surveillance audit (Audit
Pengawasan) - Audit untuk
memastikan sistem-sistem
kualiti adalah dipelihara
Stage 2 Audit : Audit untuk
menentukan sejauh manakah
sistem yang didokumenkan telah
dilaksanakan dan mencapai objektif
syarikat

22
PROSES AUDIT
…PDCA digunakan semasa proses audit
1. Perancangan 2.Pelaksanaan 3.Pelaporan
4.Tindakan Pembetulan
dan Susulan
Laporkan semasa
Semakan Pengurusan

23
PROSES AUDIT
PERANCANGAN DAN
PERSEDIAAN
(Planning and Preparation)
1) J_________/P________ Audit
2) Perlantikan A_____ 3) P______ Audit
4) Makluman kepada ________ 5) Makluman kepada_______
6) Semak D_______ vs R________ 7) Senarai S__________
PELAKSANAKAN AUDIT
(Performing the Audit)
PELAPORAN
(Reporting)
TINDAKAN PEMBETULAN
DAN SUSULAN
(Corrective Action and
Follow-up)

24
SESI 2
MEMAHAMI KEPERLUAN ISO
9001:2008
(ULANGKAJI)

25
SIRI² ISO 9000
ISO 9000
Sistem Pengurusan Kualiti
- Asas dan Perbendaharaan Kata
ISO 9001
ISO 9004
ISO 19011
Garis panduan untuk Audit bagi Sistem
Pengurusan Kualiti dan/atau Alam Sekitar
- Keperluan²
- Garis panduan untuk penambahbaikan dalam
perlaksanaan

26
 Fokus kepada penyesuaian terhadap kepuasan pelanggan
 Standard ISO 9001:2000 menggantikan ISO 9001, ISO 9002 and ISO
9003
ISO 9002 ISO 9003
ISO 9001

27
MODEL PROSES ISO
9001:2000
Management
responsibility
Measurement,
analysis,
improvement
Resource
management
Product
(and/or service)
realization
C
u
s
t
o
m
e
r
R
e
q
u
i
r
e
m
e
n
t
s
C
u
s
t
o
m
e
r
S
a
t
i
s
f
a
c
t
i
o
n
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
CONTINUAL IMPROVEMENT
Fig. 1 Quality Management Process Model
Input Output Product/
Service

28
Plan (Klausa 4,5 dan 6)
• Kenalpasti proses dan hubungkait
antara proses
• Polisi dan objektif kualiti
• Menyediakan sumber
Act (Klausa 8)
• Tindakan Pembetulan dan
Pencegahan
• Peningkatan Berterusan
Check (Klausa 8)
• Audit Dalaman
• Analisa
• Pengukuran proses
• Pengukuran produk
Do (Klausa 7)
• Realisasi perkhidmatan
A P
C D
Sistem ISO 9001:2008 berdasarkan kepada kitaran
Plan-Do-Check-Act (PDCA)

29
ISO 9001:2008
0 Introduction
0.1 General
0.2 Process approach
0.3 Relationship with ISO 9004
0.4 Compatibility with other management
systems
1. Scope
1.1 General
1.2 Permissible exclusions
2. Normative reference
3. Terms and definitions
4. Quality Management System
4.1 General requirements
4.2 General documentation
requirements
5. Management Responsibility
5.1 Management commitment
5.2 Customer focus
5.3 Quality policy
5.4 Planning
5.5 Responsibility and authority and
Communication
5.6 Management Review
6. Resource Management
6.1 Provision of resources
6.2 Human resources
6.3 Facilities
6.4 Work environment
7. Product Realization
7.1 Planning of realization processes
7.2 Customer-related processes
7.3 Design and/or development
7.4 Purchasing
7.5 Production and service operations
7.6 Control of measuring & monitoring
equipment
8. Measurement, Analysis and
Improvement
8.1 Planning
8.2 Measurement and monitoring
8.3 Control of nonconforming product
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement

30
CLAUSE 4: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
4.0 Quality
Management
System
4.2 Documentation
Requirements
4.1 General
Requirements
4.2.2 Quality Manual4.2.1 General
4.2.3 Control of
Documents
4.2.4 Control of
Records

31
CLAUSE 5: MANAGEMENT RESPONSIBILITY
5.0 Management
responsibility
5.2 Customer
Focus
5.5 Responsibility,
authority and
communication
5.1 Management
commitment
5.4 Planning
5.3 Quality
policy
5.6 Management
review
5.4.1 Quality
objectives
5.4.2 Quality
management
system
planning
5.6.1 General
5.6.2 Review
Input
5.6.2 Review
output
5.5.3 Internal
communication
5.5.3 Management
representative
5.5.1 Responsibility
and authority

32
CLAUSE 6: RESOURCE MANAGEMENT
6.0 Resource
Management
6.3 Infrastructure
6.2 Human
resource
6.1 Provision
of
resources
6.4 Work
environment
6.2.1 General
6.2.2 Competence,
training and
awareness

33
CLAUSE 7: PRODUCT REALISATION
7.0 Product
realisation
7.5.1 Control of
production and
service provision
7.5.3 Identification
&
traceability
7.5.4 Customer
property
7.5.5 Preservation
of product
7.5.2 Validation of
processes for
production and
service provision
7.4.1 Purchasing
process
7.4.2 Purchasing
information
7.4.3 Verification
of purchased
product
7.2.2 Review of
requirements
related to the
product
7.3.1 Planning 7.3.2 Inputs 7.3.3 Outputs 7.3.4 Review 7.3.5 Verification 7.3.6 Validation
7.3.7 Control of
design and
development
changes
7.2.1 Determination
of requirements
related to the
product
7.2.3 Customer
communication
7.5 Production
& service
provision
7.4 Purchasing
7.6 Control of
measuring &
monitoring
equipment
7.2 Customer-
related
processes
7.1 Planning
of product
realisation
7.3 Design and
development

34
CLAUSE 8: MEASUREMENT ANALYSIS AND IMPROVEMENT
8.0 Measurement
Analysis
And Improvement
8.2 Monitoring And
Measurment
8.3 Control of
Nonconforming
Product
8.4 Analysis
of Data
8.1 General
8.5 Improvement
8.5.1Continual
Improvement
8.5.2 Corrective
Action
8.5.3 Preventive
Action
8.2.2 Internal Audit
8.2.1 Customer
Satisfaction
8.2.3 Monitoring
And Measurement of
processes
8.2.4 Monitoring
And Measurement of
product

35
SESI 3
AUDIT: PENDEKATAN
PROSES

36
FASAL 4.1 KEPERLUAN AM
FASAL 4.0
SISTEM PENGURUSAN KUALITI
a) Menentukan proses untuk SPK
b) Menentukan turutan dan hubungkait antara proses
tersebut
c) Menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan
operasi dan kawalan proses adalah efektif;
d) Memastikan maklumat dan sumber diperolehi untuk
membantu operasi dan pengawasan proses dengan
efektif;
e) Memantau,mengukur di mana perlu dan menganalisa
proses
f) Melaksanakan tindakan yang perlu bagi mencapai
keputusan yang dirancang dan peningkatan
berterusan.

37
ProsesInput Output
Pelanggan
mempunyai
keperluan
Pelanggan mendapat
apa yang diperlukan
Proses
- Aktiviti yang mengubah input menjadi output
Apa itu Proses

38
4 Setiap proses mempunyai titik mula dan akhir
4 Output sesuatu proses menjadi input kepada proses yang lain
INPUT
Keperluan
Pelanggan
OUTPUT
Kepuasan
Pelanggan
Input
Step
1
Step
2
Step
3
Step
“N”
Output
Proses
*Sistem wujud bila banyak proses berhubung dan berinteraksi

39
Elemen yang penting
TeknologiPekerja
Proses
Pelanggan

40
Jenis-Jenis Proses
40
PROSES UTAMA
A B C
PelangganPembekal
Proses Sokongan
Proses Pengurusan

41
 Proses Utama
– Berhubung secara menerima input atau memberi output
kepada pelanggan.
– Memberi nilai tambah kepada pelanggan.
 Proses Sokongan
– Proses yang diperlukan untuk memastikan proses utama
dapat berjalan dengan lancar.
– Ketiadaan proses sokongan menyebabkan proses utama
yang berkaitan bermasalah.
 Proses Pengurusan
– Proses yang diperlukan untuk memastikan semua proses
ini dijalankan secara cekap dan berkesan.
– Ketiadaan proses pengurusan boleh mengakibatkan
kesemua proses utama bermasalah.
41
Jenis-Jenis Proses

42
PROCESS MODEL –
ISO 9001:2008
Management
responsibility
Measurement ,
analysis ,
improvement
Resource
management
Product
(and /or service )
realization
C
u
s
t
o
m
e
r
R
e
q
u
i
r
e
m
e
n
t
s
Input Output Product
C
u
s
t
o
m
e
r
S
a
t
i
s
f
a
c
t
i
o
n
/
Service
PRIMARY PROCESS
SUPPORT PROCESS

43
C U S T O M E R
Control of Nonconforming Product
Corrective Action
Measurement, Analysis, Improvement
Management
Review
Preventive
Action
Internal Audit
Quotation
approved
Review
Quotation
Production
Product
Exist ?
Requirement
T
Y
Y
Enquiry
Satisfaction
Complaint
Product
Development
Prepare
Quotation
T
Y
Planning
T
Capable
to develop
new
product?
Order
Requirement
Storage
Business
Plan
B A
Market
Study
Delivery Payment
Inspection
C O M P A N Y
Process mapping - Example
CUSTOMER ORIENTED
PROCESSES
MANAGEMENT
PROCESSES
SUPPORT PROCESSES
Training , Purchasing, Calibration, Packaging, Maintenance,
Document Control, Record Control.

44
Process Mapping (Example)
Administration Project
Training
Supplier
Proposal
Planning
Consultation Purchasing
Reporting
Top Management
Quality Policy
Quality Objective
Measurement
and analysis
IQA, Corrective and Preventive Action
Complaint
Budget
Complete
Review
Control of
NCR
Management
Review
Training
CUSTOMERREQUIREMENTS
CUSTOMERSATISFACTION

45
• Proses kawalan rekod
• Record Keeping Process
• Proses kajian kepuasan pelanggan
• Proses Rekabentuk
• Proses pengeluaran
• Proses latihan staf
• Proses perolehan
• Proses komunikasi dalaman
• Proses penambahbaikan
• Proses audit dalaman
• Proses kawalan dokumen
• Proses pemilihan bakal pelatih
• Proses pendaftaran
• Proses pendaftaran asrama
• Proses rekabentuk kursus baru
• Proses pemilihan pensyarah
jemputan
• Proses pengajaran
• Proses praktikum
• Proses penilaian
Contoh Proses

46
Contoh Proses Utama (Jabatan Buruh)
1) Penerimaan Aduan Buruh
2) Penyiasatan aduan-aduan Buruh
3) Kes Buruh
4) Mahkamah Buruh
5) Penghantaran Saman
6) Maklumbalas Pelanggan
7) Kempen kesedaran

47
Contoh Proses Utama (PU).
(Pengajaran)
1) Pemasaran
2) Kemasukan pelajar
3) Pendaftaran matapelajaran
4) Pengajaran dan pembelajaran
5) Peperiksaan
6) Persijilan
7) Aduan Pelanggan
8) Pembayaran

48
1
2
34
5
6
7
8 9
10
I
O
O
I
I
I
I
I
I
I
I
I
O
OO
O
O
O
O
O
Apakah dia Proses Utama (PU) ?
PU: Proses yang
berhubung secara
langsung kepada
pelanggan. Input dari
pelanggan dan Output
kepada pelanggan

49
O
I
Apakan dia Proses Utama?
Organisasi

50
Senaraikan Proses Utama Organisasi
Anda
1) __________________
2) __________________
3) __________________
4) __________________
5) __________________
6) __________________

51
O
I
Apakah dia Proses Sokongan (PS)
PS: Proses yang
menyokong
kepada
perlaksanaan
Proses Utama
1
2
3
Proses
Sokongan
O
I
A
B
C Sub-
Support
Process
Support
Process

52
Contoh Proses Sokongan
(Jab. Buruh)
1) Pendaftaran aduan
2) Pengagihan kes aduan
3) Penghantaran Surat panggilan
4) Latihan kepada pegawai
5) Notis kepada majikan
6) Perlaksanaan keputusan aduan
7) Pengendalian pendakwaan
8) Pengendalian kompaun

53
Contoh Proses Sokongan (PS)
- Pengajaran
1) Penyelenggaraan peralatan
2) Pengurusan fail
3) Pengurusan bilik kuliah
4) Pembelian
5) Penyelenggaraan kertas peperiksaan
6) Penyediaan
7) latihan
8) Pengambilan pekerja

54
1) _______________________
2) _______________________
3) _______________________
4) _______________________
5) _______________________
6) _______________________
Senaraikan Proses Sokongan
Organisasi Anda

55
Apakah Proses Pengurusan (PP)?
Proses Pengurusan
(PP): Memastikan
proses utama dan
sokongan
dilaksanakan
dengan berkesan
Proces
Sokongan
1
Proses
Sokongan
2
3
Proses Pengurusan
Proses Utama
Proses Utama

56
Contoh Proses Pengurusan (PP)
1) Audit Dalaman
2) Mesyuarat Semakan Pengurusan
3) Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
4) Komunikasi Dalaman
5) Belanjawan
6) Kawalan Dokumen
7) Analisis Data
8) Peningkatan Berterusan

57
1) ______________________
2) _______________________
3) _______________________
4) _______________________
5) _______________________
6) _______________________
7) _______________________
8) _______________________
Senaraikan Proses Pengurusan
Organisasi Anda

58
 Penilaian terhadap kemampuan sesuatu proses
dalam sesebuah organisasi demi mencapai keperluan
pelanggan dan matlamat organisasi.
 Menggantikan audit secara elemen dan prosedur
Apa itu Audit Pendekatan Proses ?

59
Audit Pendekatan Proses
Dept DeptDept Dept Dept
Audit Secara
Proses
Audit Secara Prosedur
Proses Utama 1
Proses Utama 2
Proses Utama 3
*Pendekatan secara proses
merentasi fungsi/ bahagian demi
untuk mencapai kepuasan pelanggan

60
Audit Pendekatan Proses
Proses Utama
Penyelenggaraan
Audit Dalaman Tindakan
Pembetulan
Tentukuran
Latihan
Mesyuarat
Semakan
Pengurusan
Aduan Pelanggan
PELANGGAN
Proses Sokongan
Proses Pengurusan
Pembelian

61
4PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
(Planning and Preparation)
4 PELAKSANAAN AUDIT
(Performing the Audit)
4 PELAPORAN
(Reporting)
4 SUSULAN DAN PENUTUPAN
(Follow-up and Close Out)
PERINGKAT-PERINGKAT
AUDIT DALAMAN

62
SESI 4
PERANCANGAN DAN
PERSEDIAAN AUDIT

63
PERANCANGAN AUDIT
FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:
• Adakah ia merupakan audit ‘Adequacy’, ‘Compliance’,
produk atau gabungan audit?
• Apakah maklumat yang diperlukan dan bila?
• Skop dan sejauhmana terperincinya audit. Adakah ia
merangkumi kesemua aktiviti dan tempat. Apakah
asas pemilihan?
• Bila audit patut dijalankan?
Banyak faktor boleh mempengaruhi persoalan ini.
Perhatian perlu diberi kepada kesediaan (availability) auditor
dan auditee dan samada akan berlaku pertukaran/
persaraan anggotakerja yang utama, dsb.

64
PERANCANGAN AUDIT (samb.)
FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:
• Siapakah yang akan menjalankan audit?
Persoalan yang perlu dijawab adakah pengetahuan yang khusus
diperlukan, bolehkan audit digunakan sebagai peluang untuk kemajuan
kerjaya, adakah kita memerlukan kemahiran mengaudit yang khusus, dsb.
• Bolehkan audit digabungkan dengan aktiviti-aktiviti lain
untuk mengelakkan pertindihan dan/atau peningkatan kos?
Ini boleh dicapai dengan menggabungkan audit dengan
pemeriksaan atau perbincangan komersial, dan yang berkaitan.

65
Perancangan dan Persediaan Audit
1. Wujudkan Jadual/ Program Audit
2. Lantik Auditor
3. Sediakan Pelan Audit (tujuan,
skop, kriteria, kaedah audit)
4. Maklumkan kepada Auditee
5. Penerangan kepada Auditor
(jika perlu)
6. Semak dokumen dan standard
7. Sediakan Senarai Semak mengikut
proses (jika perlu)

66
1. Jadual/ Program Audit
 Perancangan tahunan menyatakan tahun,
bulan, minggu, tarikh (jika perlu), jangkamasa dan
aktiviti yang perlu diaudit

67
Jadual/ Program Audit
 Diwujudkan pada awal tahun, kekerapan berdasarkan
– Jenis proses
– Kepentingan proses
 Faktor lain yang perlu diambilkira :-
– Keputusan audit yang terdahulu
– Perubahan di dalam organisasi
– Bilangan ketidakpatuhan
– Aduan pelanggan

68
Program Audit Dalaman
M
I
N
G
G
U
P
E
R
T
A
M
A
M
I
N
G
G
U
K
E
D
U
A
SYARIKAT PBT SDN BHD (SPBT)
JADUAL AUDIT DALAMAN BAGI TAHUN 2007
2007
AKTIVITI/BAHAGIAN DIAUDIT JAN MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS
KEWANGAN
- Pembayaran
PENTADBIRAN
-Latihan, Pembelian
-Pengurusan Sumber
OPERASI
-Aduan Pelanggan
-Kajian Selidik Pelanggan & Analisa
-Pemantaun Kerja & yang berkaitan
-Projek P1, P2, P3,P4
KUALITI/PENGURUSAN
ATASAN
-Kawalan Dokumen & Rekod
-CA & PA; Audit Dalaman
-Sessi Temuduga dengan
Pengurusan Atasan & Staff
-Semakan Pengurusan
DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH:
DISEMAK OLEH; :
SAYA KETUA BESAR SAYA .
KETUA SAYA
Eksekutif Kualiti Pengarah Urusan
Pengurus Besar OPerasi
Tarikh : 20.3.06 Tarikh : 20.3.06
Tarikh : 20.3.06

69B - 2
PENYEDIAAN JADUAL & PROGRAM AUDIT (3.11)
PROGRAM AUDIT (3.11)
Satu set atau lebih audit yang dirancang untuk tempoh
masa yang spesifik dan diarahkan ke sesebuah tujuan
yang spesifik
Nota : Sesebuah program audit adalah termasuk
semua aktiviti yang perlu untuk perancangan (planning),
penganjuran (organizing) dan pelaksanaan (conducting)
audit
PRAKTIS Program Audit/Jadual Audit Tahunan
Audit Plan
PROGRAM AUDIT - biasanya perancangan tahunan menyatakan tahun,
bulan, minggu dan tarikh (jika perlu), jangkamasa dan aktiviti yang perlu diaudit.
AUDIT PLAN - perancangan yang menyatakan lebih spesifik tentang jadual
waktu audit (tarikh, masa, waktu rehat, masa perbincangan) auditor, auditee,
kriteria audit, skop, methologi, department/aktiviti/proses yang perlu diaudit,
mesyuarat pembukaan dan penutupan audit

70
KRITERIA MEMILIH AUDITOR
4 Bebas
4 Latihan
4 Pengetahuan dan Pengalaman
4 Kemahiran Berkomunikasi
4 Kredibiliti (Boleh Dipercayai)
2. PELANTIKAN AUDITOR

71
3. PELAN AUDIT
Perancangan spesifik tentang jadual waktu audit
- tarikh - metodologi audit
- masa -jabatan/bahagian/ aktiviti/
- waktu rehat proses yang perlu diaudit,
- masa pengauditan - mesyuarat pembukaan
- auditor - mesyuarat penutupan
- auditee - pelaporan audit
- ketua audit
- tujuan audit
- skop audit

72
3. PELAN AUDIT
• Sebelum audit, ketua auditor mestilah
menentukan:
• Tujuan Audit
• Skop Audit
• Kriteria Audit
• Menyediakan pelan audit yang
menyatakan perkara di atas dengan
terperinci

73
Tujuan:
• menentukan kepatuhan terhadap keperluan MS ISO
9001:2008
• menentukan samada SPK dilaksanakan seracra
berkesan dan dipelihara
• mengenalpasti peluang-peluang peningkatan
Skop:
Liputan audit ;kenalpasti lokasi, bahagian ,aktiviti ,
proses dan juga masa yang akan diaudit
Contoh tujuan dan Skop Audit

74
Kriteria Audit
Kriteria Audit
• Dokumentasi SPK organisasi yang diwujudkan
• Keperluan MS ISO 9001:2008 standards
• Keperluan Pelanggan
• Akta dan keperluan undang-undang

75
PELAN AUDIT
AUDIT DALAMAN
ORGANISASI : ABC SDN BHD
TARIKH AUDIT : 16 – 17 Disember 2004
TUJUAN AUDIT: 1. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat
mematuhi keperluan standard ISO 9001:2000
2. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat
mematuhi dokumentasi yang diwujudkan.
3. Memastikan sistem pengurusan kualiti dilaksanakan dan
dipelihara secara berkesan.
SKOP : Proses berkaitan dengan pengeluaran PCB assembly
DOKUMEN RUJUKAN : MS ISO 9001:2000
Dokumentasi Sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd
KUMPULAN AUDIT: Kumpulan 1 Kumpulan 2 Kumpulan 3
Ketua : Musa Zaini Norliz
Ahli : Rohimah Halizatulakema
Rahinah
KAEDAH AUDIT : Temuduga, pemerhatian, penilaian terhadap rekod, dokumen dan
penulisan laporan
KEMUDAHAN YANG
DIPERLUKAN :
Bilik perbincangan
Dokumentasi sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd
Pengiring
PROGRAM AUDIT : Lihat mukasurat 2
Contoh Pelan Audit

76
HARI PERTAMA : 16/12/2004
PenglibatanMasa Aktiviti
Auditor Auditee
9.00-9.15 Mesyuarat Pembukaan Kumpulan 1,2,3
9.15-10.30
10.30-1.00
Pengurusan sumber-sumber
-Prosedur latihan (6.2.2)
-Infrastruktur (6.3)
-Persekitaran kerja (6.4)
Realisasi Produk
-Prosedur Pembelian (7.4)
Sistem pengurusan kualiti
-Kawalan dokumen ( 4.2.3)
-Kawalan rekod(4.2.4)
Kumpulan 2
Kumpulan 2
Norliza
1.00-2.00 Makan tengahari
2.00-4.00
Realisasi Produk
Audit proses pengeluaran :
1. proses printing,chip mouting,material
confirm,reflow curing dan perancangan
dan kawalan pengeluaran
Audit akan merangkumi :
-Perancangan (7.1)
- Proses berkaitan pelanggan (7.2)
-Peruntukan pengeluaran dan
perkhidmatan(7.5)
-Pemuliharaan produk (7.5.5)
-Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)
Pengurusan sumber-sumber
Proses penyelenggaran (6.3)
Kumpulan 1
4.00-5.00 Penyediaan laporan

77
HARI KEDUA :17 /9/2004
PenglibatanMasa Aktiviti
Auditor Auditee
9.00-11.00 Pengukuran, analisa dan peningkatan
-Pemantauan dan pengukuran proses dan produk
(8.2.3/8.2.4)
- Inspection
- kawalan produk tidak menepati spesifikasi (8.3)
-Tindakan pembetulan dan pencegahan
(8.5.2/8.5.3)
-value check
-Analisa data (8.4)
Kumpulan 3
11.00-1.00 -Maklumbalas pelanggan (8.2.1)
-Audit dalaman (8.2.2)
Tanggungjawab pengurusan
-Komitmen pengurusan (5.1)
-Kualiti polisi (5.3)
-Perancangan (kualiti objektif) (5.4)
-Komunikasi dalaman (5.4.1)
-Semakan pengurusan (5.6)
Musa
Kumpulan 2
Zaini
MD
1.00-2.00 Makan tengahari
2.00-3.30 Penyedian Laporan Kumpulan 1,2,3
3.30-4.00 Mesyuarat penutup Semua
Realisasi Produk
Audit akan merangkumi :
-Perancangan (7.1)
-Peruntukan pengeluaran dan perkhidmatan(7.5)
-Pemuliharaan produk (7.5.5)
-Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)

78
(1) Maklumkan kepada pihak yang akan diaudit
melalui memo berserta pelan audit.
(2) Dapat persetujuan mengenai tarikh dan masa
yang dicadangkan dalam pelan audit
(3) Dapat pengesahan mengenai proses yang akan
diaudit
(4) Tentukan dokumen atau rekod yang diperlukan
4. Makluman kepada auditee
Hello Wak! Nak discuss
Audit Plan ni….

79
Menjelaskan berkaitan;
- Tujuan/ Objektif Audit
- Skop Audit
- Kriteria Audit
- Metodologi Audit
- Status NCR
- Pendekatan Audit
- Dokumentasi Berkaitan
- Kemudahan dan Peralatan
- Status NCR terdahulu
5. Penerangan kepada Auditor

80
Auditor perlu menyediakan senarai semak
sebelum audit dilaksanakan.
Tujuan:
 menyediakan soalan penting yang perlu untuk
disoal
 memandu halatuju/arah audit
 Mengelakkan dari tertinggal perkara penting
yang perlu diaudit.
 Membantu audit dilakukan mengikut masa
yang ditetapkan
 Memastikan audit dijalankan dengan
konsisten
6. SENARAI SEMAK

81
Jenis- Jenis Senarai Semak
1. BERBENTUK SOALAN/ PERTANYAAN
Bandingkan kenyataan-kenyataan daripada Standard
yang dirujuk dan tukar kepada bentuk soalan
Contoh:
Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti
- Adakah polisi kualiti syarikat dan objektifnya
didokumentasikan
- Adakah polisi kualiti difahami oleh semua
peringkat pekerja?

82
Jenis- Jenis Senarai Semak
2. BERBENTUK NOTA RINGKAS
Standard yang dirujuk diringkaskan sebagai nota
peringatan kepada penilai
Contoh:
Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti
- Polisi Kualiti dan objektifnya didokumenkan
- Polisi Kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja

83
Perkara yang perlu dipertimbangkan ;
4 Objektif penilaian
4 Organisasi/Jabatan yang akan dinilai
4 Standard yang perlu dirujuk
4 Masa yang diperuntukkan
4 Soalan-soalan yang perlu diutarakan
Dalam ertikata mudah
Senarai Semakan Memberitahu Auditor:
4 Apa yang perlu dilihat ?
4 Dimana yang perlu dilihat ?
4 Siapa untuk disoal?
4 Apa yang perlu disoal ?
Penyediaan Senarai Semak

84
 Senarai semak disediakan berdasarkan model
pendekatan proses
 Rajah Penyu (4M) boleh digunakan sebagai panduan
 Merangkumi
– Who -Siapa
– What - Apa
– How - Bagaimana
– Measurements -Pengukuran
– inputs, output dll
Penyediaan Senarai Semak

85
4 Senarai semakan adalah sebagai „bantu peringatan‟ dan
janganlah digunakan secara membuta-tuli atau tanpa
sebarang pertimbangan-pertimbangan lain.
4 Senarai semakan adalah sebagai PEMBANTU
dan BUKANnya sebagai TUAN
4 Sebagai persediaan sebelum berjumpa auditee.
TIPS

86
PROSESINPUT OUTPUT
Kritera
(Pengukuran)
Siapa?
(Kompeten/
Kemahiran/Latihan)
Apa yang
digunakan?
(bahan/
Peralatan)
Bagaimana
(Kaedah/
Prosedur/
Teknik)
Audit berdasarkan model pendekatan proses
(Rajah Penyu)

87
ITEM DETAILS
Proses Nama proses, aktiviti
Input bahan, dokumen, spesifikasi, jadual, output dari proses lain
Output Produk, dokumen, rekod, pelan, sample, prototype,
How (Bagaimana) Kawalan proses, prosedur, kaedah, teknik
What (Apa) Mesin, peralatan pengujian, komputer, software, peralatan
keselamatan, peralatan, persekitaran
Who (Siapa) Skil, kompetensi, tanggungjawab, bidangkuasa
Pengukuran/ Keberkesanan/efisen proses - Objektif kualiti, KPI, Sasaran,
Prestasi Penambahbaikan

88
Soalan berkaitan proses
 Apa proses-proses yang terlibat?
 Adakah proses ini proses utama, sokongan atau
berkaitan dengan pengurusan?
 Siapakah empunya proses ini?
 Bagaimana proses ini didokumenkan?
 Bagaimanakah hubungkait proses ini dengan
proses seterusnya?
 Bagaimana proses ini dipantau, di analisa dan
dipertingkatkan?
 Apakah bukti aktiviti peningkatan dilaksanakan?

89
Soalan berkaitan input
 Apakan input untuk proses ini (proses bermula)
 Siapakah yang membekalkan input tersebut?
 Bagaimana bentuk input yang diterima?
 Apakah informasi yang ada dalam input tersebut?
 Siapa yang menerima input tersebut ?
 Apakah kaedah penilaian bagi memastikan input
diterima?
 Apakah input tersebut mencukupi?

90
Soalan berkaitan output
 Apakah output dari proses ini?
 Apakah bentuk output tersebut?
 Kemana output ini akan pergi seterusnya?
 Siapa yang akan menilai output tersebut?
 Apakah ciri-ciri output tersebut diterima?
 Apakah output ini telah menepati kepuasan
pelanggan?
 Apakah proses lain yang berkaitan dengan
output ini?

91
Kriteria (pengukuran)
 Apakah pengukuran untuk proses tersebut?
 Apakah empunya mengetahui pengukuran yang diperlukan?
 Apakah pengukuran tersebut menepati kepuasan pelanggan?
 Apakah kaedah yang digunakan untuk membuat
pengukuran?
 Apakah tahap penerimaan pengukuran tersebut?
 Siapakah yang bertanggungjawab membuat pengukuran?
 Apakah pengukuran tersebut selari dengan objektif kualiti?
 Bilakah masa untuk membuat pengukuran?
 Apakah tindakan yang diambil sekiranya pengukuran tidak
menepati tahap yang dikehendakki?
Zero
Defects

92
Soalan berkaitan kelayakan dan
latihan
 Apakah ciri kelayakan empunya proses?
 Adakah keleyakan mengandungi kemahiran,
pengalaman dan latihan.
 Siapa melatih empunya proses ?
 Apakan kelayakan tersebut mencukupi untuk
memastikan proses berkesan?
 Apakah jenis latihan yang diperlukan?
 Apakah bukti latihan telah dijalani?
 Bagaimana penilaian keberkesanan latihan
dilakukan?

93
Soalan berkaitan kaedah
 Apakah kaedah yang digunakan untuk
melaksanakan kerja?
 Bagaimana kaedah ini didokumenkan ?
 Adakan kerja yang dilaksanakan mematuhi apa
yang didokumenkan?
 Bagaimana memastikan prosedur berada
ditempat yang diperlukan?
 Adakan prosedur dikemaskinikan?
 Siapa yang meluluskan prosedur ?

94
Soalan berkaitan peralatan
 Apakah peralatan yang digunakan?
 Bagaimankah penyelenggaran peralatan dilakukan?
 Adakan peralatan digunakan dengan kaedah yang
betul?
 Apakan jenis penyelenggaran yang dilakukan?
 Bagaimana keberkesanan peralatan yang digunakan?

95
Audit berdasarkan pendekatan
proses
Prose utama (Proses Pengeluaran)
Perolehan
Tindakan
pencegahan
Tindakan
pembetulan
Tentukuran
Latihan
Semakan
pengurusan
Audit dalaman Pelanggan
Proses
Sokongan
Proses
Pengurusan
Penyelenggaraan

96
Process : Stamping,
welding, plating,
assembly
Maintenance of production
and test equipment and
tooling Computer system,
Materials, child parts
Production
planning, P/Order,
Delivery Instruction
Brake system
Delivered to customer
Conforming and
on-time
Work instruction, inspection
instruction, packaging,
calibration, MSA, FMEA,
Process control
Delivery performance,
response time, time for returned
product test/analysis and
problem solving, quality cost,
Corrective & preventive action.
Trained and competence of
Personnel(all levels),
Housekeeping, safety
requirements
WITH WHAT ?(Materials / Equipment)
WITH WHO ?
(Competence/Skills/Training)
HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ?
( Measurements/ Indicators)
INPUT (What should we
received)
OUTPUT (What we should deliver)
Contoh

97
Student registration
process
Students have
Registered
With which indicators do I assess
efficiency and effectiveness ?
-Mistake in data key in.
-Steps required to complete
registration form.
-Length of registration process
With which method do I control my
registration process ?
-Application form contain direction
for completion.
-Online registration.
-Awareness of the course offered.
Students want to register
List of students
Copy of offer letter
With WHAT method/equipment
is the process arranged ?
-Credit card,cash etc of payment
-Computer
-Lease agreement
With WHO is the process arranged ?
-Competency and skill of
Registration officer,Cashier etc
-Training provided
HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ?( Measurements/ Indicators)
WITH WHAT ?(Materials / Equipment) WITH WHO ? (Competence/Skills/Training)
INPUT (What should we received) OUTPUT (What we should deliver)
Contoh

99
PELAKSANAAN
AUDIT
 Proses mendapatkan
maklumat (bukti audit)
ke atas pelaksanaan sistem
 Pendekatan Audit dan
Kaedah/ Metodologi Audit
perlu ditentukan oleh
kumpulan auditor
 Maklumat
diperolahi
sebaik sahaja
bermula
mesyuarat
pembukaan
 Persampelan dilakukan
dalam mendapatkan
maklumat.

10
1. MESYUARAT PEMBUKAAN
2. MELAKSANA AUDIT
i- Pendekatan Audit
ii- Metodologi/ Kaedah Audit
iii- Persampelan
iv- Pengambilan Nota
PELAKSANAAN AUDIT

10
 Memaklumkan tujuan audit
 Memaklumkan skop audit
 Menyemak semula program audit
 Menerangkan kaedah audit dijalankan
 Memaklumkan jenis-jenis penyimpangan/tidak menepati
 Mengesahkan masa mesyuarat penutup
 Membuka untuk sesi soal-jawab
1. MESYUARAT PEMBUKAAN

10
Perkara-perkara yang perlu diberi
perhatian;
 Samada kawalan keatas proses
diwujudkan dan mencukupi
dilaksanakan
berkesan
2. MELAKSANA AUDIT

10
JENIS-JENIS KAWALAN
1) KAWALAN PENGURUSAN
Organisasi - pengagihan tanggungjawab dan tugas
Polisi - jelas dan disampaikan (komunikasi)
Prosedur - mudah dan ekonomi
Anggotakerja - kelayakan yang wajar, penyeliaan
yang berpengetahuan
Laporan - menyemak setiap laporan-laporan penting
Peruntukan - menilai pencapaian dan perbelanjaan
Petunjuk prestasi - mengurus ke arah pencapaian sasaran

10
JENIS-JENIS KAWALAN
2) KAWALAN PENTADBIRAN
Kawalan Dokumen
Rekod-rekod Kualiti
Latihan - pentadbiran dan pengurusan
3) KAWALAN TEKNIKAL
Pelan Kualiti
Spesifikasi/standard (e.g. pengujian dan pemeriksaan)
Akta-akta Keselamatan, Persekitaran

10
CIRI-CIRI PENGAWALAN
• Khusus - objektif boleh diukur
• Praktikal - boleh dilakukan dan diawasi
• Kos - minima, hasil terbaik dan berkesan
• Mudah - senang difahami dan jelas
• Munasabah - sesuai dan boleh dicapai
• Masa - boleh dihad dan dijadual
• Perubahan - boleh diurus untuk memenuhi
keperluan- keperluan

10
PERALATAN AUDITOR
PEN/PENSIL - merekod
KERTAS - melapor
ANGGOTA BADAN
- mata, telinga, mulut, hidung dan kulit
- untuk melihat, mendengar, menyoal,
menghidu dan merasai

10
SEMASA AUDIT
 Dengar (listen)
Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan
jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan
 Perhati (observe)
Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui
timbulkan sebagai pemerhatian.
 Nyatakan (voice)
Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati
Bentangkan secara sopan dan objektif
 Menilai (Evaluate)
Bentangkan laporan audit kualiti dalaman
Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam kumpulan
mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti

10
2i. Pendekatan Audit
Pendekatan Mendatar – sesuai untuk proses yang
mempunyai kesinambungan di mana audit
merentasi keseluruhan organisasi
Pendekatan Menegak
- sesuai untuk proses
yang mempunyai
kesinambungan
pada satu-satu proses
(jabatan)

10
2i. Pendekatan Audit (sambungan…)
Pendekatan Kontrak – mengaudit setiap projek/ kontrak dan
mengikuti setiap aktivitinya yang berkaitan.
Pendekatan Produk – mengaudit pengeluaran produk di
sesebuah organisasi mengikut setiap „production line‟
dari mula sehingga tamat.

11
Audit ialah untuk mendapat bukti yang objektif.
Terdapat 3 jenis bukti :
1) Bukti Analisa (Analytical Evidence)
- Bukti mestilah berkaitan dengan kenyataan
2) Bukti Secara Langsung (Direct Evidence)
- Membuat keputusan bagi seseatu bukti yang objektif mestilah
berasaskan pada jenis-jenis bukti yang diperolehi
3) Bukti Secara Tidak Langsung (Indirect Evidence)
- Terdapat kes di mana susah untuk membuat keputusan
berdasarkan kepada bukti yang ada tanpa mengumpul
terlebih dahulu beberapa kes/bukti seberapa banyak yang
boleh
D - 3
PENDEKATAN AUDIT

11
Bukti yang objektif ialah :
 Bukti yang wujud
 Tidak dipengaruhi oleh emosi dan prejudis
 Boleh didokumenkan
 Berkaitan dengan kualiti
 Boleh dikuantitatif(berdasarkan kuantiti) dan dikualitatifkan
(berdasarkan mutu)
 Boleh disahkan
D - 3
PENDEKATAN AUDIT

11
2.ii Metodologi/ Kaedah Audit
Aktiviti-aktiviti untuk mendapatkan
maklumat:
a) Temuduga
b) Menyemak dokumen dan rekod
c) Pemerhatian
d) Demonstrasi

11
2.iia) Temuduga
 Kaedah terpenting untuk
mendapatkan bukti audit
 Memerlukan kemahiran
komunikasi
– Bertanya soalan
– Mendengar
– Merekodkan maklumat
– Analisa maklumat yang
diterima
– Menyatakan ketidakpatuhan
secara diplomasi
*Mendengar adalah kemahiran yang terpenting

11
Memulakan Temuduga
 Mula dengan soalan ringkas
 Perkenalkan diri
 Pastikan pihak yang ditemuduga dalam
keadaan selesa
 Terangkan tujuan temubual
 Terangkan masa yang diambil
 Bersopan
2.iia) Temuduga

11
 SOALAN TERBUKA
- jawapan yang lebih fleksible (bagaimana, mengapa,bila,
dimana, siapa )
 SOALAN UNTUK PENJELASAN
- Soalan yang menjurus kepada jawapan yang berupa
penjelasan
 SOALAN TERTUTUP
- jawapan yang mempunyai dua pilihan (ya, tidak)
 SOALAN YANG TIDAK SESUAI
- soalan yang tidak berkaitan dengan skop dan kriteria audit
Temuduga : Jenis- Jenis Soalan
2.iia) Temuduga

11
Soalan terbuka
 Tujuan
– Menggalakkan audite bercakap
– Mendapatkan jawapan yang fleksible
 Tiada jawapan yang khusus
 Awas jawapan yang tidak berkaitan
2.iia) Temuduga

11
Soalan terbuka
Apa ?
Bila ?
Siapa ?
Dimana ?
Bagaimana ?
Beritahu saya ?
Bagaimana?
Boleh terangkan ?
2.iia) Temuduga

11
Soalan terbuka
 kebaikan
 Mendapat informasi secara mudah
 Mengundang perbualan
 Boleh mendapat informasi tambahan
 kelemahan
 Jawapan yang tiada limit
 Informasi terlalu banyak
2.iia) Temuduga

11
Contoh -Soalan terbuka
 Boleh tuan terangkan prosedur ini secara
ringkas?
 Bagaimana label ini berfungsi sebagai
penandaan?
 Bagaimana pertukaran dokumen dibuat?
 Siapakah lagi yang mempunyai kuasa
untuk meluluskan spesifikasi itu?
2.iia) Temuduga

12
Soalan untuk penjelasan
 Tujuan
– Susulan daripada soalan terbuka
– Penjelasan yang lebih mendalam
 Mungkin menggunakan kenyataan
auditee sebagai panduan untuk
mendapatkan penjelasan
2.iia) Temuduga

12
Soalan untuk penjelasan
– Contoh
»Sebagaimana yang telah
diterangkan….boleh encik
terangkan dengan lebih jelas?
»Seperti yang telah diterangkan tadi,
bagaimana sekiranya situasi ini
berlaku…?
2.iia) Temuduga

12
Soalan tertutup
– Tujuan
»Mengumpul informasi spesifik
»Mengurangkan salah faham
– Menjurus kepada perbincangan
kearah isu yang lebih spesifik
– Kurangkan soalan jenis ini
2.iia) Temuduga

12
Soalan tertutup
Kebaikan
 Mendapat jawapan dan maklumat yang spesifik
 Mengesahkan maklumat yang diperolehi
Kelemahan
 Jawapan terhad, ya atau tidak
 Menjadikan auditee kurang bercakap, audit tidak
berjalan secara semulajadi
 Maklumat tidak diperolehi secara sukarela
2.iia) Temuduga

12
Soalan tertutup
Contoh
 Adakah encik bertanggungjawab mengemaskini
data?
 Adakan bahan ini kepunyaan anda atau
pelanggan anda?
 Adakah ini pembekal terpilih?
 Adakah ini bahan yang betul?
2.iia) Temuduga

12
Sahabat Karib Auditor
SILA TUNJUKKAN
KEPADA SAYA (SHOW
ME)
Perlu digunakan untuk mengesahkan segala maklumat
yang diberikan adalah benar
2.iib) Semakan Dokumen vs
Rekod

12
Perkara yang diaudit menggunakan kaedah pemerhatian
antaranya;
- Persekitaran tempat kerja & keselamatan
- Kecukupan peralatan
- Kefahaman terhadap kerja
- Komitmen pihak yang diaudit
- Keberkesanan komunikasi
2.iic) Pemerhatian
2.iid) Demonstrasi
Auditor boleh meminta auditee melakukan
demonstrasi/ pengujian/ praktikal sesuatu proses
yang diaudit.

12
2.iii) Persampelan
 Audit berdasarkan sampel
 Pilih sampel rekod yang:
– Berkaitan
– Berpotensi ada masalah
– Mewakili keseluruhan
 Tiada NCR tidak bermakna sistem
berjalan lancar

12
2.iv) Bukti Audit
 Bukti audit boleh disahkan. Contohnya;
- tarikh, masa, tahun, hari
- nama dokumen/ rekod/ pekerja/ fail
- bahagian diaudit/ tempat/ kawasan
- nama bahan/ pembekal/ jenis perkhidmatan
- no. P.O/ L.O/ D.O/ sebutharga/ kontrak
- alatan/ mesin

12
 Siapa yang ditemubual?
 Apa yang dilihat?
 Lokasi?
 Bila tindakan dilaksanakan?
 Rekod yang dilihat?
 Masa audit?
 Bagaimana kawalan dilakukan?
 Bagaimana Tindakan pembetulan
dilakukan?
2.iv) Nota yang perlu diambil

13Audit Kualiti Dalaman
 Diplomasi  Berlaku adil
 Rajin  Dapat menganalisa
 Berpendirian tegas  Sabar
 Disiplin diri  Fikiran terbuka
 Suka bertanya  Profesional
 Berkomunikasi dengan baik  Tidak berat sebelah
 Lurus  Berminat
 Terlatih
WATAK SEORANG AUDITOR - BAIK

 Mudah terpedaya  Bersifat sinis
 Tidak berdisiplin  Mudah terpengaruh
 Mudah putus asa  Mencari keburukan
 Terlalu menyukakan  Suka berhujah
WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

13
• Menyoal terlalu banyak soalan
tertutup
• Menjawab soalan sendiri
• Tidak memberi masa untuk auditee
• Bercakap tanpa henti
• Memotong perbualan
• Komen keburukan orang lain
• Tidak bertolak ansur
WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

13
DENGAR (Listen)
- Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan
jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan
PERHATI (Observe)
- Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui
timbulkan sebagai pemerhatian.
NYATAKAN (Voice)
- Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati
Bentangkan secara sopan dan objektif
MENILAI (Evaluate)
- Bentangkan laporan audit kualiti dalaman
- Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam
kumpulan mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem
kualiti
D - 9
SEMASA AUDIT

13
Pendengaran Aktif
 Galakan kepada auditee untuk lebih berkomunikasi.
Antara galakan… :
– Wow…Menarik !
– Beritahu saya mengenainya
– Beritahu lagi..!
– Adakah anda ingin berbicara mengenainya
– Mari kita bincangkan
– Ada sesuatu di fikiran anda yang ingin dikongsi?
– Pandangan anda penting kepada saya

13
Think about this ?
 Guna intonasi yang betul
 Berhati-hati dengan gerakan
– Riak muka
– Gerakan tubuh badan
 Berhati dengan keadaan persekitaran komunikasi
– Persekitaran kerja
– persepsi
– Mind set
– culture

13
Effective Listening
– Listen to the auditee says
– Listen for the way the auditee says
– Carefully observe all non-verbal communication
 You must listen for three types of information:
– Facts
– Feelings
– Non-verbal sign
Effective listening is an active listening:

13
Non-verbal Sign
 Sociologists memberikan perincian komunikasi
55% Nonverbal communication
38% Tone of voice
 7% Only through the words themselves
Komunikasi Non-verbal . . .
 Body language
 Space
 Time

14
LISTENING SKILLS
Elakkan perkara ini semasa mendengar…
 Buat andaian sendiri
 Mencelah atau menyambung ayat
 Seperti tahu apa yang akan diperkatakan oleh
auditee
 Beri cadangan atau penyelesaian

14
Please, Please, Please Ambil Nota !!!
 Untuk Siasatan Sekarang
 Untuk Siasatan Kemudian
 Untuk Kegunaan Dalam
Penulisan Laporan
 Untuk Digunakan oleh
Juruaudit Lain
D - 2
MENULIS NOTA

14
CADANGAN UMUM UNTUK
PENGAMBILAN NOTA
• Rekod tarikh audit setiap kali ambil nota
• Tidak perlu guna ayat yang lengkap - seringkali singkatan perkataan
atau ‘phrases’ adalah mencukupi/boleh membantu
• Sediakan ruang kosong supaya anda boleh menambah nota kemudian
(contoh; tulis di setiap m/surat baru, hanya ambil nota separuh daripada
m/surat)
• Guna carta alir, diagram (jika perlu)
• Bangunkan sistem singkatan dan simbol untuk meringkaskan
pengambilan nota.
• Baca semula nota anda dan tambahkan, dan jika perlu, betulkan nota
audit semasa proses audit dibuat secara mendalam

14
Nota Audit sepatutnya
termasuk:
 Bilangan rekod
 Kenyataan-kenyataan
 Nama-nama
 Lokasi/Tempat
 Tarikh-tarikh
 Posisi
Nota audit (contoh)

14
• AUDITOR :
NCR
PEMERHATIAN
• KETUA AUDITOR / KETUA
KUMPULAN
NCR
PEMERHATIAN
RINGKASAN AUDIT
DALAMAN
• WAKIL PENGURUSAN
LAPORAN KE
MESYUARAT
PENGURUSAN
APA NAK LAPOR
NI ?

14
Menulis laporan
 Laporan audit ialah output kepada proses audit
 Menjelaskan penemuan audit yang dijalankan
 Bukti audit telah dilaksanakan
 Berdasarkan fakta
 Boleh ditentusahkan
 Boleh digunakan untuk peningkatan sistem kualiti
 Rumusan/ringkasan audit yang dilaksanakandan
status serta pengesyoran
 Permintaan tindakan pembetulan (NCR/CAR)
 Memastikan semua penyimpangan merujuk kepada
prosedur-prosedur yang didokumenkan secara khusus

14
Jenis penemuan audit
Kepatuhan
Ketidakpatuhan
Pemerhatian
Penemuan audit: Bukti audit yang dinilai berbanding kriteria audit.
Klasifikasi penemuan audit samada :

14
Berkaitan dengan satu pemerhatian yang tidak menepati
dalam memenuhi satu perkara dari satu prosedur yang
khusus
Bermakna bahawa sistem keseluruhan adalah berfungsi
tetapi ada terdapat penyimpangan yang kecil dan yang tidak
ketara
Jumlah yang ketara bagi sesuatu fasa (elemen) MS ISO
9001:2008 boleh mempamerkan keruntuhan serius terhadap
sesuatu sistem dan secara keseluruhan menjadi satu
penyimpangan BESAR
KETIDAKPATUHAN KECIL (MINOR)

15
Mempamerkan keruntuhan yang ketara terhadap perjalanan
sesuatu sistem kualiti
Berkaitan dengan ketiadaan atau keruntuhan menyeluruh
mengenai sesuatu sistem bagi memenuhi keperluan-keperluan
dalam sesuatu fasa (elemen) MS ISO 9001:2008
Bermakna bahawa sebahagian atau keseluruhan sistem adalah
tidak berkesan
KETIDAKPATUHAN BESAR (MAJOR)

15
PEMERHATIAN
Situasi dimana tiada cukup bukti untuk
dikategorikan sesuatu penemuan itu
sebagai ketidakpatuhan

15
Menulis ketidakpatuhan (NCR)
 Bukti
– Sesuatu yang dilihat-rekod
– kenyataan oleh anggotakerja yang diberi kuasa
 Ketidakpatuhan
– bercanggah dengan keperluan
 Keperluan
– Rujukan Standard, SPK organisasi, keperluan pengurusan,
kontrak pelanggan,akta, undang-undang
Nota: Pastikan kenyataan NCR mempunyai 4 C
Correct, clear, complete, concise

15
Rekod latihan untuk auditor dalaman tidak
dipelihara. Tiada dokumen atau rekod
menunjukkan Auditor dalaman syarikat; Ahmad dan
Ali telah dilatih seperti didalam prosedur HR-017
para 3 yang menyatakan setiap auditor dalaman
hendaklah lulus kursus „Lead Auditor‟.
(MS ISO 9001:2008 -klausa 6.2.2)
Contoh kenyataan NCR

15
Walaupun terdapat banyak surat aduan pelanggan
diterima dibahagian Pemasaran (contoh : Surat dari
En. Nazir bertarikh 10/9/2003), tiada bukti aduan
dianalisa dan di ambil tindakan dalam tempoh waktu
yang ditetapkan.
MS ISO 9001:2008 klausa 8.5.2 (Tindakan Pembetulan)
Contoh kenyataan NCR

15
Mengandungi
• Pengenalan kumpulan audit
• Kekuatan yang diperhatikan semasa audit
• Kelemahan dan ketidakpatuhan - NCR
• Peluang-peluang peningkatan - pemerhatian
• Edarkan laporan
• Kesimpulan/ringkasan proses audit termasuk halangan yang
ditempohi semasa audit
• kesimpulan audit seperti :
- samada sistem dilaksana dan dipelihara secara berkesan
- samada semakan pengurusan dapat memastikan kesesuaian dan
keberkesanan pelaksanaan SPK
Ringkasan laporan audit

15
•Nyatakan penghargaan atas kerjasama
•Edarkan senarai kedatangan
•Ulang semula objektif audit
•Terangkan berkaitan sampel audit
•Bentangkan penemuan audit -laporan NCR dan
pemerhatian
•Beri cadangan dan kesimpulan
Mesyuarat penutup

1. SENARAI SEMAKAN ‘CHECKLIST’
Auditor
• memberi panduan untuk apa yang perlu dilihat/nilai
2. NOTA-NOTAAUDIT
Auditor
• mencatit keputusan audit bagi kegunaan mesyuarat
penutup
3. JADUALAUDIT
Bahagian QA (Penentuan Kualiti)
• merancangkan audit berdasarkan kepada aktiviti-aktiviti
yang kritikal
REKOD-REKOD AUDIT

4. LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN
Bahagian/tempat yang diaudit
• mengambil tindakan pembetulan terhadap penyimpangan
mengikut tempoh yang dipersetujui
5. RINGKASAN AUDIT DALAMAN
Pengurusan/Jawatankuasa Kualiti
• menyemak keberkesanan pelaksanaan
6. LOG STATUS PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN
(CAR)
Bahagian Penentuan Kualiti (QA)
• mengawal dan memastikan bahawa tindakan pembetulan
dibuat pada masanya dan dijalankan dengan berkesan
REKOD-REKOD AUDIT

16
SAMPLE OF „NCR‟ FORM
REF. OF AUDIT :
DATE OF AUDIT :
DEPARTMENT :
ABC SDN BHD
NON-CONFORMANCE
REPORT (NCR)
NCR NO :
Page of
NON CONFORMANCE CLAUSE OF ISO 9001 : 2008
STATEMENT
AUDITOR : AUDITEE :
SIGNATURE : …………………… SIGNATURE :…………………
CORRECTION :
CAUSE OF NON-CONFORMANCE :
CORRECTIVE ACTION AND COMPLETION DATE :
ACCEPTED / NOT ACCEPTED AUDITEE …………………
AUDITOR‟S SIGNATURE :…………… SIGNATURE :………………
FOLLOW UP ACTION
Action has been taken/not been taken and found *satisfactory/not satisfactory
NON CONFORMANCE AUDITOR :
CLOSE OUT DATE : SIGNATURE :…………

16
INTERNAL AUDIT OBSERVATION FORM
Dprt/Centre/Section/Unit :
Ref. Document :
Ref. Of Audit :
Date Of Audit :
CLAUSE OBSERVATION/COMMENT STATUS
Auditor(s) .:
Date .: Page … of …
SAMPLE OF „OBSERVATION‟ FORM

16
ABC SDN BHD
INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT
AUDIT SUMMARY REPORT
REF. OF AUDIT :
DATE OF AUDIT :
DEPARTMENT AUDITED :
AUDIT TEAM :
SCOPE OF AUDIT :
SUMMARY OF FINDINGS :
1. …..
2. …...
3. ……
NON CONFORMANCE RAISED
REPORT
NO
SUMMARY OF NCR ISO 9001
CLAUSE
DATE OF COMPLETION
(CORRECTIVE ACTION)
1
2
RECOMMENDATION :
 ….
…..
….
REPORTED BY : REVIEWED BY :
SIGNATURE : SIGNATURE :
DESIGNATION : TEAM LEADER/ DESIGNATION : QMR
LEAD AUDITOR
SAMPLE OF „AUDIT SUMMARY REPORT‟ FORM

16
SESI 7
TINDAKAN PEMBETULAN
DAN SUSULAN

16
TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN
E-1Audit Kualiti Dalaman
TINDAKAN PEMBETULAN DIAMBIL
SUSULAN
TINDAKAN
PEMBETULAN.
ADAKAH BERKESAN
?
REKOD BUKTI PADA CAR DAN TUTUP
CAR
BERI SALINAN KEPADA
AUDITEE DAN FAIL
TAMAT
YA
TIDAK
REKOD BUKTI CAR
TIDAK DITUTUP

16
Susulan terhadap tindakan
pembetulan
• Pasukan audit perlu membuat tindakan susulan
keatas tindakan pembetulan bagi memastikan:
– Punca masalah dikenalpasti
– Tindakan diambil untuk memastikan masalah
tidak berulang lagi
– Tanggungjawab telah diberikan dan tarikh
tindakah pembetulan diputuskan
• Pasukan audit perlu menyediakan tindakan susulan

16
Penutupan NCR
 Terima tindakan pembetulan sekiranya
berkesan
 Minta kemaskini dokumen sekiranya
melibatkan pertukaran prosedur atau
dokumen.
 Komunikasi perubahan
 Lakukan lawatan susulan bagi memastikan
pelaksanaan tindakan pembetulan berkesan

16
Kenalpasti punca
masalah
Kenalpasti
masalah
Tindakan
susulan
Laksanakan tindakan
pembetulan
Berkesan
kes selesai
PROSES
Proses tindakan pembetulan

16
SUSULAN DAN PENUTUPAN AUDIT
E-1Audit Kualiti Dalaman
CADANGAN TINDAKAN PEMBETULAN
& TARIKH SIAP
SUSULAN PERSETUJUAN
JURUAUDIT ?
TUTUP NCR.
REKODKAN BUKTI
PADA NCR
BERI SALINAN KEPADA
AUDITEE (jika perlu)
DAN KEMASKINI FAIL
TAMAT
SAMADA ?
- Lanjutan tempoh pembetulan
- Tutup NCR dan Keluar NCR baru
SIASATAN
PUNCA
MULA
TAMAT
SUSULAN
KEMASKINI AUDIT
LOG

Audit dalam ms iso

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Audit dalam ms iso

Semelhante a Audit dalam ms iso (20)

Audit dalam ms iso