1. ReportageERFOLG
DieEinführungeinesERP-
Systems bedeutet für ein
KMU eine enorme He-
rausforderung. Gerade
deshalb ist schon zu Be-
ginn des Projektes Klar-
heit zu schaffen, wohin
der Weg führen soll. So
wird das Pflichtenheft
zum Bauplan der künfti-
genArbeitsumgebung.ERP-Systemewerden
immerkompletter.Zeitgleichentwickeltsich
das Pflichtenheft zum Schlüsselelement der
Evaluation-sogarüberdieImplementierung
hinaus.
Bestimmen Sie – was Siebrauchen
Moderne Business Software (ERP – Enterprise
Resource Planning) bietet bereits im Standard
eine breite Fülle an Funktionalität. Darum rei-
chen heute allgemein formulierte Anforderun-
gen oderWunschlisten nicht mehr die Auswahl
einerSoftwaredaraufabzustützen.Dieentschei-
denden Kriterien gründen tiefer in den Feinhei-
ten einer Software.
Erst recht ist es unerlässlich das Anforderungs-
profil als integrale Gesamtheit zu betrachten.
Ausprägungen vom Material- und Wertefluss
über mehrere Werke, die Kommunikation mit
LieferantenundKunden,dierationelleNutzung
vonEingabemaskenoderderEinsatzvonmobi-
len Erfassungsgeräten funktionieren nur im Zu-
sammenspiel miteinander effizient.
Noch bevor ein Anbieter in Betracht gezogen
wird,muss sich das Unternehmen daher selber
klar werden, welche Anforderungen eine neue
Erfolgreich mit professionellem
Pflichtenheft
Lösung erfüllen muss. Mit der Analyse der Pro-
zesse setzt sich das Unternehmen intensiv mit
den vorhandenen Abläufen auseinander.
Erst danach ist man in der Lage neue Prozesse
auszuarbeiten und zu beschreiben. Auf dieser
Basis muss ein neues ERP-System die Anforde-
rungen erfüllen.
Bauen ohne Pläne – wohl kaum
Das Auswahlverfahren wird zwangsläufig auf-
wendigerundkomplexer.DenndieSchattierun-
gen zwischen den Lösungen werden erst bei
vertiefter Analyse klarer.
Ein professionelles Pflichtenheft schafft es ne-
ben den Anforderungen gleichzeitig auch die
Rahmenbedingungen des Unternehmens zu
beschreiben. Entscheidend ist hierfür die Sicht
aufdieProzesse.ErstdieseerlaubtdemAnbieter,
aber auch den Projektmitgliedern, die integra-
len Anforderungen im richtigen Kontext zu ver-
stehen. So wird das Pflichtenheft zum Bauplan
der künftigen Arbeitsumgebung.
Was im Hausbau unentbehrlich, ist in ERP-Pro-
jektennochlangenichtselbstverständlich.Trotz
der unterschiedlichen Themengebiete ist ein
Vergleichzulässig.DasIneinandergreifenvondi-
versen Fachgebieten,das gegenseitige Abstim-
men der komplexen Anforderungen und nicht
zuletzt die Kosten halten durchaus einem Ver-
gleich stand. Und - beide funktionieren nur als
komplettesWerk reibungslos.
Richtig auswählen, Evaluationsprozess
Nach dem Entscheid – die Einführung
Als Grundlage für die Angebotserstellung und
fester Bestandteil im Vertrag bietet das Pflich-
tenheftdemAnbieterwenigSpielraumfürun-
geplante Budgetabweichungen.
Es wird zum ständigen Begleiter über alle Ein-
führungsphasen hinweg – die Pläne des Ar-
chitekten.Es setzt die inhaltlichen Leitplanken
im Projekt und sichert das Einhalten vom Leis-
tungsumfang und vom Budget.
Als roter Faden stellt es sicher, dass die Anfor-
derungen im richtigen Zusammenhang um-
gesetzt werden und die Prioritäten über die
gesamte Projektdauer eingehalten werden.
Darüber hinaus gibt es dem Berater die Mög-
lichkeit sich vor den Workshops auf die Gege-
benheiten und Anforderungen des Kunden
vorzubereiten. Vordefinierte und besproche-
ne Prozesse verhindern wiederholende, lang-
atmigeDiskussionenüberGrundsätze.Sower-
den die Einführungszeit verkürzt, Frustratio-
nen vermieden und die Projektkosten
gesenkt.
Spätestens bei der Abnahme des Projektes er-
laubt das Pflichtenheft die sachliche Beurtei-
lung der erbrachten Leistungen und der er-
reichten Ziele.
Es erfüllt klar viel mehr Aufgaben als nur die
Unterstützung bei der Auswahl der richtigen
ERP-Lösung.
Pflichtenheft – mehr als nur eine Auswahlhilfe
Auf Augenhöhe mit dem Anbieter
KeinBaumeisterbeginntseinWerkbevornicht
zuvor die Pläne dafür vorliegen.
Häuser bauen als auch das Einführen von ERP-
Software sind äusserst komplexe Prozesse.Für
eine erfolgreiche Einführung müssen beide
Seiten für faire Bedingungen bemüht sein.
MeistfehlengeradeinKMUdieSpezialistenmit
dem notwendigen Fachwissen. Anbieter wie
die Symbium GmbH unterstützten KMU über
die gesamte Evaluations- und Projektzeit aktiv.
Langjährige Erfahrungen in der betrieblichen
Organisation sowie mit der Einführung von
ERP-Software helfen die Kernpunkte von Ge-
schäfts- und ERP-Prozessen insrichtige Licht zu
rückenunddadurcheinenlangfristigenNutzen
aus der Investition zu sichern. Marcel Lack
Marcel Lack