PMO - Escritório de Projetos (Project Management Office)

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Apresentação que elaborei em meados de 2005 através de coleta de informações em outras apresentações e internet sobre o PMO para a área de TI com histórico, conceitos, tipos, funções, etc

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PMO - Escritório de Projetos (Project Management Office)

  1. 1. PMO - Escritório de Projetos PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  2. 2. Agenda • O Surgimento... • Competências em Gerênca de Projetos • O que é? • Como Implementar um PMO • Objetivo Básico üVender o conceito • Tipos de PMO üDe fato, criar o PMO üProjeto Autônomo • Best Practices PMO üProject Support Office • Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos üCentro de Excelência • Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos üProgram Office • Desafios na Implementação dos PMOs • Funções Básicas de um PMO üSuporte Administrativo • Otimizando o Desempenho de um PMOs • Agradecimento üMétodos e Padrões üConsultoria e Mentoração üTreinamento üManutenção de GPs • Posições Possíveis em um PMO üChief Project Office Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  3. 3. O Surgimento O Surgimento... O que é? • Desejo de melhorar a taxa de sucesso de projetos, que continuamente se tornam mais complexos; Objetivo Básico • Necessidade de aliviar o gerente de projetos de tarefas administrativas associadas ao gerenciamento de um projeto; Tipos PMO • Priorizar promoção da visibilidade dos projetos juntos a todos os stakeholders; Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  4. 4. O Surgimento O que é? O que é? O que é? • O Escritório de Projeto é um local central para: ü conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar atividades do projeto; Objetivo Básico ü obter uma visão global e panorâmica de todo o projeto sem se perder em detalhes; ü ser o centro de informações e controle; Tipos PMO • Também é a “casa” do time de projeto, onde todo o suporte está disponível. Funções Básicas • Um programa para manter as melhores práticas de GP? • Um lugar para os GPs? Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  5. 5. O Surgimento O que é? O que é? O que é? • Um “depósito” estático da informação de GP controlado pelo alto nível da organização? Objetivo Básico • Uma entidade organizacional que apóia o GP no atingimento das metas do projeto, dando assistência no planejamento, estimativa, cronograma, monitoramento e controle do projeto? Tipos PMO Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  6. 6. O Surgimento Objetivo Básico O que é? Objetivo Básico Tipos PMO Dar orientação e suporte que permita à organização desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possível Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  7. 7. O Surgimento Tipos de PMO O que é? 1. Projeto Autônomo 2. Project Support Office Objetivo Básico 3. Centro de Excelência Tipos PMO 4. Program Office Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  8. 8. O Surgimento Projeto Autônomo • Escritório separado das operações da empresa O que é? • Destinado a um gerenciamento de um projeto ou programa específico • Possui responsabilidade sobre o sucesso do projeto. Objetivo Básico Alta Administração Tipos PMO GP do Projeto Autônomo Operações da empresa Funções Básicas Posições Equipe do projeto Autônomo Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  9. 9. O Surgimento Project Support Office • Apoio a diversos projetos simultâneos O que é? • Fornece suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos Objetivo Básico • Possibilidade para fornecer recursos técnicos, metodologia de gerenciamento de projetos, metodologia de gerenciamento de conhecimento, interfaces organizacionais Tipos PMO Project Support Office Projeto 1 Projeto 2 Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory Projeto 3 Projeto 4
  10. 10. O Surgimento Centro de Excelência O que é? • Não assume responsabilidade sobre o sucesso do projeto • Fatores Críticos de Sucesso: ü Sponsorship: apoio de cima Objetivo Básico ü Liderança: conhecimento e capacidade de gerenciar e influenciar stakeholders Tipos PMO ü Valor agregado: demonstrar benefício de se adotar as práticas de GP propostas ü Desenvolvimento profissional:desenvolver GP´s; lideres e membros de equipes competentes Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  11. 11. O Surgimento Program Office • É responsável pelo sucesso dos projetos O que é? • Atua no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização • Gerencia os gerentes de projetos Objetivo Básico • Incorpora o Project Office e o Centro de Excelência • Fatores Críticos de Sucesso: Tipos PMO ü Poder ü Prioridade Corporativa ü Controle amplo do empreendimento Program Office Funções Básicas Posições GP 1 Agenda Ant Próx GP 2 Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory GP 3 GP 4
  12. 12. O Surgimento Funções Básicas de um PMO O que é? 1. Suporte Administrativo 2. Métodos e Padrões Objetivo Básico 3. Consultoria e Mentoração 4. Treinamento Tipos PMO 5. Manutenção de GPs Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  13. 13. O Surgimento Suporte Administrativo • Manutenção de cronogramas O que é? • Manutenção de controle de horas • Produção e distribuição de relatórios Objetivo Básico • Manutenção de uma “sala de visibilidade” ou “sala de guerra” Tipos PMO • Arquivamento (propostas, solicitações de mudança, status reports, controle de horas, orçamento, cronogramas, dados relacionados às pessoas e demais documentos exigidos pela metodologia de gerenciamento de projetos e processo unificado) Funções Básicas • Manutenção de histórico de projetos Posições • Operação de ferramentas computacionais de gestão de projetos Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  14. 14. O Surgimento Métodos e Padrões • Implementação do Projeto: O que é? Objetivo Básico Tipos PMO (quais procedimentos devem ser seguidos no desenvolvimento do projeto?) ü Preparação de proposta ü Avaliação de riscos ü Construção de WBS ü Elaboração de cronograma e orçamento ü Alocação de recursos ü Gerenciamento de contratos / suprimentos ü Fechamento de projeto ü Gerenciamento de mudança ü É responsável pelo sucesso dos projetos • Documentação do Projeto: Funções Básicas Posições (qual a documentação necessária para o projeto?) ü Desenvolvimento de Formulários Padrão ü Educação dos envolvidos no seu papel no trabalho com documentação ü Coleção e manutenção de documentação ü Arquivo de documentação Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  15. 15. O Surgimento Consultoria e Mentoração START UP O que é? • Suporte ao desenvolvimento de propostas • Assistência no start up de projetos Objetivo Básico • Resposta imediata às necessidades da organização • Condução de avaliações de riscos Tipos PMO • Assistência na retomada de projetos • Mentoração com alta gerência Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  16. 16. O Surgimento Treinamento O que é? • Desenvolvimento, junto a experts de educação e treinamento, de currículo para treinamento em gerência de projetos • Ajuda no desenho de cursos específicos Objetivo Básico • Identificação de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes Tipos PMO • Apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos Funções Básicas Posições Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  17. 17. O Surgimento Manutenção de GPs O que é? • Descrição de cargos em projetos • Alocação da pessoa certa p/ o cargo certo no momento certo Objetivo Básico • Apoio na contratação de profissionais de projetos necessários • Avaliação das capacidades dos GPs Tipos PMO Funções Básicas • Identificação de níveis salariais oferecidos no mercado para profissionais de projetos nos seus diferentes níveis de competência e experiência Posições Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  18. 18. O Surgimento Posições possíveis em um PMO • Chief Project Office (CPO) O que é? • Gerentes de Projetos • Expertes em Metodologia Objetivo Básico • Especialistas em Documentação • Coordenador de Suporte Administrativo • Coordenador de Comunicação Tipos PMO • Coordenador de Controle de Mudanças e Resolução de Projetos Funções Básicas • Coordenador de Gerenciamento de Riscos Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  19. 19. O Surgimento Chief Project Office (CPO) O que é? (Responsável pelo portfólio de projetos da organização/departamento) ü Planejamento Estratégico de Projetos Objetivo Básico ü Decisões de Negócios em Novos Projetos ü Prioridades e Recursos ü Superintendência de Projetos Estratégicos Tipos PMO ü Superintendência de Sistema de Gerenciamento de Projetos de Grandes Empreendimentos Funções Básicas ü Conhecimento e Capacitação de Gerência de Projetos ü Revisões de Projetos ü Interface com Alta Administração e Stakeholders Posições Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  20. 20. Competências Competências em Gerência de Projetos 3 Níveis de Competência Como Implementar Best Practices Nossos profissionais estão fazendo o melhor trabalho possível? Eles estão qualificados? Competência Individual Competência da Equipe Competência em GP Os 5 Erros Os 5 Acertos A organização oferece um ambiente que incentiva a condução de projetos de forma eficaz? Competência Organizacional Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory Estamos trabalhando com uma equipe de alta performance com toda eficiência? A equipe nos incentiva a produzir soluções mais rápidas, mais baratas e melhores que levem à satisfação do cliente?
  21. 21. Competências Competências em Gerência de Projetos Como Implementar Best Practices Para uma organização desenvolver projetos efetivamente, todas as três áreas de competência devem ser enfatizadas. Os 5 Erros Os 5 Acertos Portanto, Project Offices devem tratar de cada uma das três áreas. Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  22. 22. Competências Como Implementar um Project Office? Como Implementar • O estabelecimento de um Project Office tem dois componentes: Best Practices Os 5 Erros u v vender o conceito para alta gerência e profissionais de fato, criar um Project Office Os 5 Acertos Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  23. 23. Competências u Vender o Conceito Como Implementar • Para a Alta Gerência: ü Convencê-los que um Project Office pode contribuir para o aumento dos resultados da organização Best Practices Os 5 Erros Os 5 Acertos Perguntas que a Alta Gerência fará: • Quanto irá custar para estabelecer um Project Office? • Quanto irá custar para mantê-lo funcionando no dia-adia? • Como irá um Project Office permitir que a empresa atinja suas metas mais efetivamente? • Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de um Project Office e o aumento dos lucros e resultados? Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  24. 24. Competências u Vender o Conceito Como Implementar • Para os Profissionais: Best Practices ü A implantação de um Project Office normalmente encontra resistência dos profissionais, que ficam preocupados que ele simplesmente adicione requerimentos burocráticos e sirva como uma nova tentativa da gerência de controlá-los. Os 5 Erros Os 5 Acertos Perguntas que os Profissionais farão: • Por que precisamos de um PMO? • Como irá um PMO tornar nossa vida mais fácil e não mais difícil? • Irá o Project Office tornar-nos dispensáveis, tirando nossa autoridade em tomadas de decisões importante? Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  25. 25. Competências v De fato, criar o PMO Como Implementar • Desenvolvimento de um PMO Em geral há 4 Estágios de Implementação: ü Estágio 1 – Criação do Project Office Best Practices ü Estágio 2 – Entrada em Operação ü Estágio 3 – Realimentação Os 5 Erros ü Estágio 4 – Alimentação com o Negócio Os 5 Acertos Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  26. 26. Competências v De fato, criar o PMO Como Implementar • Estágio 1: Criação do Project Office ü Foco em Padronização • Localização Best Practices • Infra-estrutura • Papéis e responsabilidades Os 5 Erros • Alocação de recursos • Escopo do Project Office e sua implementação • Metodologia Os 5 Acertos • Procedimentos • Ferramentas • Suporte ao Gerente de Projetos (Doutrinar) Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  27. 27. Competências v De fato, criar o PMO Como Implementar • Estágio 2: Entrada em Operação ü Foco em Acompanhamento e Controle de Projetos Best Practices • Suporte ao Gerente de Projetos (Operar) • Criação e Manutenção da base de dados • Revisão documentação existente Os 5 Erros • Correção de desvios • Atualização de documentação de projeto Os 5 Acertos • Produção e distribuição de relatórios • Revisão e suporte a projetos-problema Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  28. 28. Competências v De fato, criar o PMO Como Implementar • Estágio 3: Realimentação ü Foco em Melhoria Contínua • Refinamento de processos existentes Best Practices • Base de dados com performance em projetos anteriores Os 5 Erros • Base de dados sobre recursos humanos e materiais otimizando sua utilização em projetos • Recomendações de treinamento em função de performance passada e de necessidades futuras Os 5 Acertos • Base de dados com capital intelectual para reutilização e transferência de conhecimento Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  29. 29. Competências v De fato, criar o PMO Como Implementar • Estágio 4: Alinhamento com o Negócia ü Foco Corporativo / Estratégico Best Practices • Definição de critérios de seleção e priorização de projetos • Gerenciamento de portfólio de recursos e projetos Os 5 Erros • Previsão de demanda de recursos • Divulgação de práticas de gerência de projetos por toda a empresa Os 5 Acertos Desafios Agenda Ant Próx Menu Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  30. 30. Competências Best Practices PMO Revista CIO – 02 de Julho de 2003 Como Implementar O PMO melhora a probabilidade de sucesso nos projetos, ajuda na implementação de boas práticas e contribui para a redução de custos. Best Practices A implementação de metodologia padrão e a lincagem de projetos à estratégia empresarial contribui para atingir as metas estratégicas e financeiras das empresas. Os 5 Erros A obtenção de apoio da alta administração foi citado como um dos desafios principais. Os 5 Acertos Outrossim, a própria disciplina implícita em project management cria resistência. Uma das soluções é a criação de comitês (steering committees) compostos de executivos que são afetados pelas ações do PMO, visando reduzir a resistência. Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  31. 31. Competências Best Practices PMO Revista CIO – 02 de Julho de 2003 Como Implementar Empresas com um executivo de alto nível responsável por PMO tendem a ter maior grau de sucesso nos projetos. Best Practices PMOs iniciados a nível corporativo tender a englobar um número maior de projetos estratégicos indicando um crescimento na confiança no conceito PMO Ter metodologia padrão (56%) Os 5 Erros Centralizar responsabilidade para relatórios e acompanhamento (38%) Prática comum na execução de projetos (37%) Os 5 Acertos Ter informação financeira disponível para acelerar ou atrasar projetos (29%) Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  32. 32. Competências Best Practices PMO Revista CIO – 02 de Julho de 2003 Como Implementar Ter processo para alocar recursos e desenvolver capacitação (27%) Base de dados com performance em projetos anteriores Best Practices Base de dados sobre recursos humanos e materiais otimizando sua utilização em projetos Os 5 Erros Recomendações de treinamento em função de performance passada e de necessidades futuras Base de dados com capital intelectual para reutilização e transferência de conhecimento Os 5 Acertos Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  33. 33. Competências Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos Como Implementar L Best Practices L Os 5 Erros L Os 5 Acertos L L Desafios Agenda Acreditar que implementar um Escritório de Projeto é instalar um software; Não buscar apoio dos auto-executivos, acreditando ser esse um trabalho meramente técnico; Implantar visando um ambiente de fiscalização e não um ambiente de colaboração. Seguir a “modo” do que todo o mundo está fazendo...... Querer implementar a solução em todas as áreas de uma só vez. O bom é inimigo do ótimo.... Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  34. 34. Competências Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos Como Implementar Best Practices Os 5 Erros Os 5 Acertos C C C C C Investir.....investir....investir na mudança da cultura; Criar um ambiente de colaboração e de ganhos para todos, e não apenas para os executivos; Criar, de modo democrático, o padrão de trabalho a ser executado; Buscar alinhar estrategicamente os projetos com os objetivos empresariais; Romper o paradigma do imediatismo. Aceitar que os resultados não são tão diretos e instantâneos. Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  35. 35. Competências Desafios na Implementação dos PMOs Como Implementar Best Practices Os 5 Erros Vencer a descentralização das informações; Conseguir aceitação dos padrões de trabalho; Vencer o “mito” da fiscalização e punição; Ter calma e aceitar os resultados não tão imediatos; Não desistir nunca. Os 5 Acertos Desafios Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  36. 36. Otimizando Desempenho Agradecimentos Otimizando o desempenho de um PMO Ø Treinamento em Fundamentos da Gerência de Projetos • Conceituação dos principais elementos de um projeto para gerenciamento de prazo, recursos, qualidade e escopo. Ø Certificação PMP • Preparar os profissionais por meio do conhecimento e aprendizagem das técnicas e práticas da Gerência de Projetos propostas pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dom PMI, visando a Certificação Profissional PMP. Ø Treinamento nas principais ferramentas para Gerência de Projetos Ø Coaching • Com as equipes dos projetos, visando orientar os trabalhos, corrigir rumos e esclarecer dúvidas eventuais. Ø Top Director Forum • Fórum executivo com a alta administração Agenda Ant Próx PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory
  37. 37. Otimizando Desempenho Agradecimentos Agradecimentos Nilton Carlos Baleeiro Tecnologia da Informação Líder de Projetos * nilton.baleeiro@vcp.com.br ( +55 11 6948-8424 ) +55 11 7152-7539 Agenda Ant PDF criado com versão de teste do pdfFactory Pro. Para comprar, acesse www.divertire.com.br/pdfFactory

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