1. หน่ วยที่ 1 ความร้ ูพนฐานเกียวกับฐานข้ อมล และหลักการออกแบบฐานข้ อมล
ื้ ่ ู ู
หัวข้ อเรื่องและงาน
ี่ ั ่
ความรู ้พ้ืนฐานเกยวกบข้อมูล ฐานข้อมูล ระบบฐานข้อมูลใน Access 2007 สวนประกอบ
ของฐานข้อมูล Access 2007 และหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี
สาระสํ าคัญ
ี่ ั ่ ่ ็
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริ งที่เกยวข้องกบสิ่ งตาง ๆ ทัวไป ฐานข้อมูล หมายถึง แหลงเกบ
่
รวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่ งที่เกยวข้องกบหัวข้อหรื อจุดประสงค์อยางใดอยางหนึ่ง มีโครงการและการ
ี่ ั ่ ่
่ ่ ่ ี่
จัดการอยางเป็ นระบบ ระบบฐานข้อมูล หมายถึง สวนประกอบตาง ๆ ที่เกยวข้องกบการใช้งานั
ฐานข้อมูล สวนประกอบของฐานข้อมูล Access 2007 ได้แก่ ตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม
่
ํ
แมโคร และโมดูล มีหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี มีกระบวนการ คือ กาหนดวัตถุประสงค์ของ
่ ่
ฐานข้อมูล ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ตองการ แบงข้อมูลลงในตารางตาง ๆ เปลี่ยนรายการของ
้
ข้อมูลให้เป็ นคอลัมน์ต่าง ๆ ระบุ คียแตละตาราง กาหนดความสัมพันธ์ของตาราง การปรั บการ
์ ่ ํ
ออกแบบให้ดียงขึ้ น และการใช้กฎ Normalization
ิ่
จดประสงค์ การสอน
ุ
จดประสงค์ ทั่วไป
ุ
ี่ ั
1. เพื่อให้มีความรู ้ ความเข้าใจเกยวกบความหมายของข้อมูล ฐานข้อมูล และระบบ
ฐานข้อมูล
ี่ ั ่
2. เพื่ อ ให้ มี ค วามรู ้ ค วามเข้า ใจเกยวกบ ระบบฐานข้อ มู ล และสวนประกอบ ของ
ฐานข้อมูลใน Access 2007
3. เพื่อให้มีความรู ้ความเข้าใจ และมีทกษะในการหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี
ั
จดประสงค์ เชิงพฤติกรรม
ุ
1. สามารถอธิบายความหมายของข้อมูล ฐานข้อมูล และระบบฐานข้อมูลได้
่
2. สามารถอธิ บายและจําแนกระบบฐานข้อมูลและสวนประกอบของฐานข้อมูลใน
Access 2007 ได้
3. สามารถออกแบบฐานข้อมูลที่ดีได้

2. 1-2
เนือหา
้
1. ข้ อมลและฐานข้ อมล
ู ู
ี่ ั ่ ่
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริ งที่เกยวข้องกบสิ่ งตาง ๆ ทัวไป เชน ราคาสิ นค้า คะแนน
่
่ ่ ั ่ ่
ของนักเรี ยนแตละคน ซึ่งปกติถือวาเป็ น ข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ยงไมได้ผานการประมวลผล
ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วเรี ยกวา สารสนเทศ (Information) เชน เมื่อนําคะแนน
่ ่
็
ของนักเรี ยนทั้ งหมดมาประมวลผลกจะได้คะแนนสูงสุ ด คะแนนตํ่าสุ ดของนักเรี ยนทั้ งหมด
ข้อมูลที่ นามาจัดเกบในฐานข้อมูลอาจอยู่ในรู ปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ รู ปภาพ
ํ ็
เสี ยง หรื อภาพและเสี ยง
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง แหลงเกบรวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่งที่เกยวข้องกบหัวข้อ
่ ็ ี่ ั
่ ่ ่
หรื อจุดประสงค์อยางใดอยางหนึ่ง มีโครงการและการจัดการอยางเป็ นระบบ ข้อมูลที่บนทึกเกบไว้ ั ็
้
สามารถปรับปรุ งแกไข สื บค้น และนํามาใช้ในการจัดการสารสนเทศได้อยางรวดเร็วและมี ่
ประสิ ทธิภาพ
่
ฐานข้อมูลในที่น้ ี หมายถึงฐานข้อมูลที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ สวนอุปกรณ์ที่เกบข้อมูลกคือ ็ ็
จานแมเหล็กหรื อฮาร์ ดดิ สกนันเอง ตัวอยางฐานข้อมูลที่ใช้กนทัวไป ได้แก่ ฐานข้อมูลบุคลากร
่ ์ ่ ่ ั ่
ฐานข้อมูลนักศึกษา ฐานข้อมูลสิ นค้า ฯลฯ
ปกติ ฐานข้อมูลจะถูกจัดเกบไว้ที่ส่ วนกลางของหนวยงานหรื อองค์กร เพื่อให้ผูใช้งาน
็ ่ ้
สามารถเรี ยกใช้ขอมูลรวมกนได้ โดยอาจใช้ขอมูลได้บางสวนหรื อทั้ งหมดขึ้ นอยู่กบการกาหนด
้ ่ ั ้ ่ ั ํ
สิ ทธิ์ ในการใช้งาน
็ ั ็
ฐานข้อมูลอาจเกบข้อมูลไว้ในแฟ้ มเดียวกนหรื อแยกเกบหลาย ๆ แฟ้ มที่มีความสัมพันธ์กน ั
่ ่
โดยแตละแฟ้ มเรี ยกวา ตาราง (Table) ซึ่งมีลกษณะโครงสร้าง ดังรู ป
ั
ชื่อตาราง
(Table)
ตารางทั้ งหมด ระเบียน
(Record)
ฟิ ลด์ (Field)
่
รู ปที่ 1-1 สวนประกอบของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007

3. 1-3
โครงสร้างของตารางประกอบด้วย
1. ชื่อตารางหรื อชื่อฐานข้อมูล (Database Name)
2. เขตข้อมูลในแนวตั้ ง (Column) หรื อฟิ ลด์ (Field) หลายฟิ ลด์
3. รายการข้อมูลหรื อระเบียน (Record) หลายรายการในแนวนอน (Row)
ตัวอยาง ตารางฐานข้อมูลชื่อ ข้อมูลนักศึกษา มีฟิลด์ต่าง ๆ ที่ไมซํ้ ากน เชน รหัสนักศึกษ
่ ่ ั ่
(StudentID) ชื่ อ นามสกุล ที่ อยู่ เมือง จังหวัด ฯลฯ ซึ่ งข้อมูลของนักศึ กษาแตละคนจัดเกบใน ่ ็
ระเบียนที่ไมซํ้ ากนตามฟิ ลด์ต่าง ๆ
่ ั
ี่ ั
ศัพท์สาคัญเกยวกบระบบฐานข้อมูล และการออกแบบระบบฐานข้อมูล คือ
ํ
่ ่
1. เอนทิต้ ี (Entity) เป็ นคําที่อางอิงถึงบุคคล สถานที่ และสิ่ งของตาง ๆ เชน สิ นค้า
้
หรื อวิชา ใบสั่งซื้ อหรื อบัตรลงทะเบียน และลูกค้าหรื อนักศึกษา เป็ นต้น ถ้าเราสนใจในการสร้าง
ระบบฐานข้อมูลการสั่งซื้ อสิ นค้า เอนทิต้ ี ของระบบนี้ จะประกอบด้วย เอนทิต้ ีลูกค้า ใบสั่งซื้ อ
ั
สิ นค้า กบสิ นค้า ดังรู ป
2. แอตทริ บิวต์ (Attribute) เป็ นข้อมูลที่แสดงลักษณะของเอนทิต้ ี เชน แอตทิบิวต์่
ของเอนทิต้ ีลูกค้าหรื อนักศึกษา จะมีชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณี ย ์ สวนแอตทริ บิวต์ของเอนทิต้ ี
่
ใบสั่งซื้ อสิ นค้า จะมีรหัสใบสั่งซื้ อ วันที่ส่ังซื้ อ ชื่อสิ นค้า จํานวนสิ นค้าที่ส่ัง และราคาสิ นค้า เป็ น
ต้น ซึ่งเราสามารถแสดงเอนทิต้ ี รวมทั้ งแอตทิบิวต์ได้
3. ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหวางเอนทิต้ ีต่าง ๆ ใน
่
่
ระบบ เชน ในระบบการสั่งซื้ อสิ นค้า จะประกอบด้วยเอนทิต้ ีใบสั่งซื้ อสิ นค้า และเอนทิต้ ีลูกค้า
ซึ่งมีความสัมพันธ์จากลูกค้าไปยังใบสังซื้ อสิ นค้าเป็ นแบบหนึ่งตอกลุ่ม (One – to - Many) เป็ นต้น
่ ่
ลูกค้า ใบสังซื้ อ
่
ชื่อเอนทิต้ ี
รหัสลูกค้า รหัสใบสังซื้ อ
่ แอตทริ บิวต์
ชื่อลูกค้า วันที่สงซื้ อ
ั่ ทั้ งหมด
่
ที่อยูลูกค้า วันที่ส่ งสิ นค้า
รหัสไปรษณี ย ์ รหัสลูกค้า
หมายเลขโทรศัพท์ รหัสสิ นค้า
จํานวนที่สง ั่
่
รู ปที่ 1-2 สวนประกอบของเอนทิต้ ี แอตทริ บิวต์ และความสัมพันธ์ในระบบฐานข้อมูล

4. 1-4
ในระบบฐานข้อ มู ล เชิ ง สั ม พัน ธ์ น้ ั น เราจะต้อ งกาหนดชนิ ด ของคี ย ์ต่ าง ๆ เพื่ อ เป็ น
ํ
่ ่
แอตทริ บิวต์พิเศษที่ทาหน้าที่บางอยาง เชน เป็ นตัวแทนของตาราง ฯลฯ ซึ่งมีชนิดคีย ์ ดังนี้
ํ
1. Primary Key (คียหลัก) จะเป็ นฟิ ลด์ที่มีค่าไมซํ้ ากนเลยในแตละเรคอร์ดในตารา
์ ่ ั ่
นั้ น เราสามารถใช้ฟิลด์ที่เป็ น Primary Key นี้ เป็ นตัวแทนของตารางนั้ นได้ทนที ั
2. Candidate Key (คียคู่แขง) เป็ นฟิ ลด์หนึ่ งหรื อหลายฟิ ลด์ที่พอเอามารวมกนแล้วมี
์ ่ ั
่ ่ ่
คุณสมบัติเป็ น Primary Key (ไมซํ้ า) และไมได้ถูกใช้เป็ นคียหลัก เชน รหัสจังหวัดเป็ นคียหลัก
์ ์
่ ็ ่ ่ ั ่ ่ ์่ ่
สวนชื่อจังหวัดกไมซํ้ าเชนกน แตไมได้เป็ นคียหลักจึงเป็ นคียคูแขงแทน
์
่ ่
3. Composite Key บางตารางหาฟิ ลด์ไมซํ้ าไมได้เลย จึงต้องใช้หลาย ๆ ฟิ ลด์มา
ั ั ่
รวมกนเป็ น Primary Key ฟิ ลด์ที่ใช้รวมกนนี้ เราเรี ยกวา Composite Key
4. Foreign Key เป็ นฟิ ลด์ใดๆ ในตารางหนึ่ง (ฝั่ง Many) ที่มีความสัมพันธ์กบฟิ ลด์ั
ที่เป็ น Primary Key ในอีกตารางหนึ่ ง (ฝั่ง One) โดยที่ตารางทั้ งสองมีความสัมพันธ์แบบ One –
to – Many ตอกน่ ั
่ ั
ฐานข้อมูลมี หลายแบบแตที่ นิยมใช้กนมากที่สุดในปั จจุบน คือ ฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์
ั
ั
(Relational Database) ซึ่ งมีโครงสร้างเป็ นตารางหลายตารางที่มีความสัมพันธ์กนโดยใช้ฟิลด์ที่
ั ่
เหมือนกน เชน รหัสนักศึกษา (StudentID)
่
รู ปที่ 1-3 สวนประกอบของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
ลักษณะของฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์
่ ่ ่ ่
1. คาของข้อมูลต้องเป็ นคาที่ไมสามารถแบงแยกออกไปได้อีก เชน ชื่อ ่
่ ั ่
2. คาในแนวตั้ ง (Column)หรื อฟิ ลด์ตองเป็ นแบบเดี ยวกน เชน ถ้าเป็ นฟิ ลด์สําหรั บ
้
็ ็ ่ ่ ็
เกบชื่อกต้องเป็ นชื่อจริ งทั้ งหมด ไมมีชื่อเลนมาเกบด้วย
่ ั ่ ่ ็
3. ลําดับของฟิ ลด์ไมจําเป็ นต้องเรี ยงกน เชน อาจใช้ฟิลด์นามสกุลกอนฟิ ลด์ชื่อกได้
ั
4. ชื่อฟิ ลด์ในตารางเดียวกนจะต้องไมซํ้ ากน่ ั

5. 1-5
ํ ่
5. ต้องกาหนดฟิ ลด์ใดฟิ ลด์หนึ่ งเป็ นดัชนี (Index)หรื อเรี ยกวา กุญแจหลัก (Primary
Key)
่ ่ ั ั
6. ข้อมูลในแตละแถวหรื อระเบียนต้องไมซํ้ ากนกบแถวอื่น
่ ่
7. ไมจําเป็ นต้องเรี ยงลําดับของข้อมูลแตละแถวหรื อระเบียน
ั
ตารางที่ 1-1 การเปรี ยบเทียบศัพท์ทวไปกบศัพท์เทคนิคในระบบฐานข้อมูล
ั่
ศัพท์ ทวไป
ั่ ศัพท์ เทคนิคในระบบ ศัพท์ เทคนิคในฐานข้ อมลเชิง
ู
แฟมข้ อมล
้ ู สั มพันธ์
ตาราง (Table) แฟ้ มข้อมูล (File) รี เลชัน (Relation)
แถว (Row) ระเบียน (Record) ทูเพิล (Tuple)
คอลัมน์ (Column) เขตข้อมูล (Field) แอตทริ บิวต์ (Attibute)
จํานวนแถว จํานวนระเบียน คาร์ดินาลลิตี (Cardinality)
จํานวนคอลัมน์ จํานวนเขตข้อมูล ดีกรี (Degree)
ค่ า เ อ ก ลั ก ษ ณ์ (Unique คียหลัก ์ คียหลัก (Primary Key)
์
Identifier)
ขอบเขตของค่ าของข้ อมล ู ่
ขอบเขตของคาของข้อมูล โดเมน (Domain)
2. ระบบฐานข้ อมล (Database System)
ู
่ ่ ี่
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง สวนประกอบตาง ๆ ที่เกยวข้องกบการใช้ ั
่
งานฐานข้อมูล อาจแบงเป็ นฮาร์ ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) และบุคลากร (Personnel)
เหมือนระบบคอมพิวเตอร์ ดังนี้
ฮาร์ ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่ องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ประกอบ เชน ฮาร์ดดิสก์ ที่
่
็ ่
ใช้เกบฐานข้อมูล อุปกรณ์นาเข้าข้อมูลแบบตางๆและโปรแกรมใช้งาน
ํ
ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง โปรแกรมใช้งานและระบบการจัดการฐานข้อมูล
ี่ ั
บุคลากร (Personnel) หมายถึง บุคลากรที่เกยวข้องกบระบบหรื อผูใช้งานฐานข้อมูล
้
เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้ นอาจดูผงลักษณะการใช้งานระบบฐานข้อมูล ดังนี้
ั

6. 1-6
ผ้ ูใช้ ผ้ ูเขียนโปรแกรมใช้ งาน ผู้บริหารฐานข้ อมล
ู
(User) (Application Programmer) (Database Administrator)
โปรแกรมใช้ งาน โปรแกรมใช้ งาน
(Application Program) (Application Program)
ระบบการจัดการฐานข้ อมล
ู
(Database Management System)
ฐานข้ อมล
ู
(Database)
รู ปที่ 1-4 ผังลักษณะการใช้งานระบบฐานข้อมูล
้ ี่ ั ่
ผูใช้งานฐานข้อมูล หรื อผูที่เกยวข้องกบฐานข้อมูลแบงได้เป็ น
้
1. ผูใช้ (User) หมายถึง ผูที่ตองการใช้ฐานข้อมูลทัวไป การใช้งานอาจทําได้โดย
้ ้ ้ ่
่ ่ ี่ ั
ผานโปรแกรมใช้งานหรื อผานระบบการจัดการฐานข้อมูลถ้ามีความรู ้เกยวกบระบบเพียงพอ
2. ผูเ้ ขียนโปรแกรมใช้งาน (Application Programmer) หมายถึง ผูที่สร้างฐานข้อมูล
้
และพัฒ นาโปรแกรมใช้ง านสํา หรั บให้ผูใ ช้ส ามารถใช้ง านฐานข้อ มู ล ได้ง่ า ย และให้ผูบ ริ ห าร
้ ้
ฐานข้อมูลสามารถจัดการฐานข้อมูลได้สะดวกขึ้ น
3. ผูบริ หารฐานข้อมูล (Database Administrator) หมายถึง ผูที่ออกแบบฐานข้อมูล
้ ้
ดูแลรักษาและจัดการฐานข้อมูลให้ปลอดภัย ทันสมัย และถูกต้องอยูเ่ สมอ
โปรแกรมใช้งานฐานข้อมูล อาจทําขึ้ นโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาใดภาษาหนึ่ ง เชน ่
วิชวลเบสิ ก (Visual Basic) หรื อใช้ภาษาสําหรับฐานข้อมูล คือ SQL (Structured Query Language)
หรื อใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS: Database Management System) โดยตรงกได้ ็

7. 1-7
การใช้งานระบบฐานข้อมูล อาจเป็ นแบบใช้งานคนเดียว (Single User) หรื อระบบใช้งาน
่ ั ่ ่
หลายคน (Multi - User) ที่ เชื่ อมตอกนเป็ นเครื อขาย (Network) ภายในหนวยงานที่เรี ยกวา ่
่ ํ ั
อินทราเน็ต (Intranet) หรื อใช้งานผานระบบอินเทอร์เน็ตที่กาลังเป็ นที่นิยมกนในปั จจุบน
ั
ระบบการจัดการฐานข้อมูล หมายถึง ชุดโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การ
้
สร้างฐานข้อมูล การบันทึกข้อมูล การปรับปรุ งแกไขข้อมูล การสื บค้นข้อมูล การวิเคราะห์ขอมูล
้
การจัดทํารายงาน และอื่น ๆ
ตัวอยางของโปรแกรมที่ใช้จดการฐานข้อมูล ได้แก่ Microsoft Access, Microsoft SQL
่ ั
Server, MySQL, Oracle เป็ นต้น
3. ประโยชน์ ของระบบฐานข้ อมล
ู
็ ั
การจัดเกบข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลที่เดียวกนด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล มีประโยชน์
ดังนี้
่ ั ่
1. สามารถใช้ข ้อ มู ล รวมกนได้ ผู ้ใ ช้แ ตละคนสามารถที่ จ ะใช้ข ้อ มู ล ในระบบ
ฐานข้อมูลได้และโปรแกรมใช้งานหลายโปรแกรมอาจใช้ฐานข้อมูลรวมกนได้ ่ ั
ํ
2. สามารถกาหนดมาตรฐานของข้อมูลได้ ผูบริ หารฐานข้อมูลอาจกาหนดมาตรฐาน
้ ํ
่ ็ ั ่
ตางๆ ในการจัดเกบข้อมูลให้เป็ นลักษณะเดียวกน เชน โครงสร้างข้อมูล ประเภทของข้อมูล เป็ น
ต้น
็
3. ลดความซํ้ าซ้อนของข้อมูลได้ ผูใช้ทุกคนที่ตองการจัดเกบข้อมูลจะใช้โดยผา
้ ้ ่
่ ั ่
ระบบการจัดการฐานข้อมูล ทําให้ขอมูลไมซํ้ ากนและไมเปลืองเนื้ อที่ในการเกบข้อมูล
้ ็
4. ลดความขัด แย้ง ของข้อ มู ล ได้ ข้อ มู ล ชุ ด เดี ย วกนที่ ป รากฏอยู่ ห ลายแหงใน
ั ่
ั ้
ฐานข้อมูลจะต้องตรงกน ถ้ามีการแกไขข้อมูลนี้ ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะต้องแกไขให้ถกต้อง ้ ู
ั
ตามกนหมดโดยอัตโนมัติ
5. ป้ องกนและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยกาหนดสิ ทธิ์ ของผูใช้แตละคน
ั ํ ้ ่
ตามระดับการใช้งาน เชน ผูใช้ทวไปอาจใช้ขอมูลบางสวน ผูใช้ที่มีหน้าที่บนทึกและแกไขข้อมูลก็
่ ้ ่ั ้ ่ ้ ั ้
มีสิทธิ์ ใช้ขอมูลได้อีกระดับหนึ่ง เป็ นต้น
้
่ ่
6. ดูแลรักษาฐานข้อมูลไดงาย เชน การทําสําเนาฐานข้อมูล การบูรณะฐานข้อมูลให้
กลับสู่ สภาพปกติ
4. ระบบฐานข้ อมลใน Access 2007
ู
็
ฐานข้อมูลเป็ นเครื่ องมือสําหรับการเกบรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถ
็ ี่ ั ็
เกบข้อมูลเกยวกบบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้ อ หรื อสิ่ งอื่นใดกได้ ฐานข้อมูลจํานวนมากเริ่ มมาจาก
รายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรื อโปรแกรมกระดาษคํานวณ เมื่อรายการมีขนาดใหญขึ้ น ่
่ ั
ความซํ้ าซ้อนและความไมสอดคล้องกนของข้อมูลจะเริ่ มปรากฏขึ้ น การดูขอมูลในฟอร์ มรายการ
้

8. 1-8
่ ้ ั ่
เริ่ มไมเข้าใจ และมีขอจํากดในการค้นหาหรื อดึงเซตยอยของข้อมูลมาตรวจทาน เมื่อปั ญหาดังกลาว ่
ิ ่
เกดขึ้ นแล้ว จึ งเป็ นการดี ที่จะโอนถายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้ างขึ้ นด้วยระบบการจัดการ
่
ฐานข้อมูล (DBMS) เชน MS Access 2007
ฐานข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์เป็ นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ โดยฐานข้อมูลหนึ่งชุดสามารถ
่ ่ ่
มีตารางได้มากกวาหนึ่ งตาราง ตัวอยางเชน ระบบติดตามสิ นค้าคงคลังหนึ่ งระบบจะใช้ขอมูลจาก ้
่ ่ ่
ตารางสามตารางไมใชจากฐานข้อมูลสามชุด แตฐานข้อมูลหนึ่งชุดนั้ นสามารถมีตารางได้สามตาราง
่่ ่
เว้นแตวาฐานข้อมูลนั้ นจะถูกออกแบบพิเศษให้ใช้ขอมูลหรื อโค้ดจากแหลงข้อมูลอื่นได้ ฐานข้อมูล
้
็ ั ่
Access จะเกบตารางไว้ในแฟ้ มข้อมูลเดียว พร้อมกบวัตถุอื่นด้วย เชน ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ
โมดูล โดยฐานข้อมูลที่สร้างในรู ปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็ น .accdb และฐานข้อมูลที่
่
สร้างในรู ปแบบของ Access รุ่ นกอนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้ มเป็ น .mdb คุณสามารถใช้ Access 2007
่ ่ ่
สร้างแฟ้ มข้อมูลในรู ปแบบแฟ้ มของรุ่ นกอนหน้าได้ (ตัวอยางเชน Access 2000 และ Access 2002-
2003)
ความจําเป็ นในการใช้ Access 2007 คือ
่ ่ ่
1. เพิ่มข้อมูลใหมลงในฐานข้อมูล เชน รายการใหมในสิ นค้าคงคลัง
้ ่ ่ ่ ั
2. แกไขข้อมูลที่มีอยูในฐานข้อมูล เชน การเปลี่ยนตําแหนงที่ต้ งปั จจุบนของรายการ
ั
3. ลบข้อมูล ถ้ารายการถูกขายออกหรื อละทิ้งแล้ว
4. จัดระเบียบและดูขอมูลด้วยวิธีต่างๆ
้
่ ั ั ้ ่
5. ใช้ขอมูลรวมกนกบผูอื่นผานทางรายงาน ข้อความอี เมล อิ นทราเน็ ต หรื อ
้
อินเทอร์เน็ต
5. ส่ วนประกอบของฐานข้ อมล Access 2007
ู
่
สวนประกอบของฐานข้อมูล Access 2007 มีดงตอไปนี้ ั ่
5.1 ตาราง (Table)
ั
ตารางฐานข้อมูลจะมีลกษณะคล้ายกบกระดาษคํานวณ นันคือข้อมูลจะถูกเกบไว้ใน
ั ่ ็
่ ่
แถวและคอลัมน์ ดังนั้ น จึงเป็ นเรื่ องคอนข้างงายในการนําเข้าข้อมูลจากกระดาษคํานวณไปยังตาราง
่ ่ ็
ฐานข้อมูล โดยข้อแตกตางที่สําคัญระหวางการเกบข้อมูลในกระดาษคํานวณและการเกบใน ็
่
ฐานข้อมูลจะอยูที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล

9. 1-9
รู ปที่ 1-5 ตารางฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
่
เมื่อต้องการความยืดหยุนสําหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลง
่ ิ ่ ่ ็ ี่ ั
ในตารางเพื่อไมให้เกดความซํ้ าซ้อน ตัวอยางเชน ถ้าคุณจะเกบข้อมูลเกยวกบนักศึกษาหรื อพนักงาน
่ ็
ควรป้ อนข้อมูลของนักศึกษาหรื อพนักงานแตละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เกบข้อมูลนักศึกษาหรื อ
ี่ ั ็
พนักงานเพียงครั้ งเดียว ข้อมูลเกยวกบผลิตภัณฑ์จะเกบในตารางของวิชาหรื อผลิตภัณฑ์ และข้อมูล
ี่ ั ่ ็ ่
เกยวกบที่อยูของสาขาจะเกบในตารางอื่น กระบวนการนี้ เรี ยกวา การทํา Normalization
่ ็
แตละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็ นหนึ่ งระเบียน ระเบียนคือที่ที่ใช้เกบข้อมูลแตละ ่
่ ่ ่
สวน แตละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอยางน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกบ ั
่ ่ ่
คอลัมน์ในตาราง ตัวอยางเชน ถ้ามีตารางหนึ่ งที่ชื่อ “ข้อมูลนักศึกษา” ซึ่งแตละระเบียน (แถว) จะมี
ข้อมูล เกยวกบนักศึกษาหนึ่ งคน และแตละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิ ดข้อมูลที่ต่างกน เชน ชื่อ
ี่ ั ่ ั ่
นามสกุล ที่อยู่ และอื่น ๆ เขตข้อมูลนั้ นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิ ดข้อมูลที่แนนอน ไมวาจะ
่ ่่
เป็ นข้อความ วันที่หรื อเวลา ตัวเลข หรื อชนิดข้อมูลอื่น ๆ
็
อีกวิธีหนึ่ งที่จะอธิ บายให้เห็ นภาพของระเบียนและเขตข้อมูลกคือให้นึกถึงชุ ดบัตร
่ ่ ่ ้ ั
ข้อมูลรุ่ นเกาของห้องสมุด โดยบัตรข้อมูลแตละใบที่อยูในตูบตรรายการจะเทียบเทากบระเบียนใน ่ ั
่ ่ ่ ่ ้ ่
ฐานข้อมูล สวนข้อมูลแตละสวนบนบัตรแตละใบ (ชื่อผูแตง ชื่อเรื่ อง และอื่น ๆ) จะเทียบเทากบเขต ่ ั
ข้อมูลในฐานข้อมูล

10. 1-10
5.2 ฟอร์ ม (Form)
่ ่
ในบางครั้ งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็ น “หน้าจอสําหรับป้ อนข้อมูล” ซึ่งเป็ นสวนติดตอที่ใช้
ั
ทํางานกบข้อมูล และฟอร์ มมักมีปุ่มคําสั่งที่ใช้ดาเนิ นการคําสั่งได้หลากหลาย สามารถสร้าง
ํ
่ ้ ่ ่ ่
ฐานข้อมูลโดยไมต้องใช้ฟอร์ มด้วยการแกไขข้อมูลอยางงาย ๆ ในแผนข้อมูลตาราง อยางไรกตาม ่ ็
่ ่ ้
ผูใช้ฐานข้อมูลสวนใหญต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้ อนข้อมูล และแกไขข้อมูลในตารางมากกวา
้ ่
รู ปที่ 1-6 ฟอร์มของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
ฟอร์ มจะให้รูปแบบที่ ง่ ายตอการใช้สําหรั บทํางานกบข้อมูล และสามารถเพิ่ม
่ ั
่ ั
องค์ประกอบการใช้งาน เชน ปุ่ มคําสั่ง ลงในฟอร์มได้ดวย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กบปุ่ มตาง ๆ
้ ่
ํ ่
เพื่อใช้กาหนดวาจะให้ขอมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิ ดฟอร์มหรื อรายงานอื่น ๆ หรื อดําเนิ นงาน
้
่ ่
อื่นหลากหลายประเภท ตัวอยางเชน อาจมี ฟอร์ มชื่ อ “ข้อมูลนักศึกษา” ที่ ใช้ทางานกบข้อมูล
ํ ั
นักศึกษา ฟอร์มนักศึกษา อาจมีปุ่มที่ใช้เปิ ดฟอร์มบัตรลงทะเบียนที่สามารถป้ อนรายการลงทะเบียน
่
ใหมสําหรับนักศึกษาคนนั้ นได้
นอกจากนี้ ฟอร์มยังอนุญาตให้เราสามารถควบคุมวิธีที่ผใช้รายอื่นจะโต้ตอบกบข้อมูล
ู้ ั
่ ่
ในฐานข้อมูลด้วย ตัวอยางเชน สามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการ
่ ่ ่ ั ่ ่
ดําเนินการได้เพียงบางอยางเทานั้ น สิ่ งนี้ จะชวยป้ องกนข้อมูลและทําให้แนใจได้วาข้อมูลจะถูกป้ อน
อย่างถูกต้อง
5.3 รายงาน (Report)
่
รายงานเป็ นสิ่ งที่ต้องใช้เพื่อสรุ ปและนําเสนอข้อมูลในตาราง บอยครั้ งที่รายงานจะ
ตอบคําถามตามที่ระบุไว้ เชน “เรารับเงินจากนักศึกษาแตละคนเป็ นจํานวนเทาไรในรุ่ นนี้ ” หรื อ
่ ่ ่

11. 1-11
่ ่ ํ
“นักศึกษาของเราอยูที่ไหนบ้าง” แตละรายงานสามารถกาหนดรู ปแบบให้นาเสนอข้อมูลในรู ปแบบ
ํ
ที่อ่านงายที่สุดได้
่
รู ปที่ 1-7 รายงานของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
็
รายงานสามารถถูกเรี ยกใช้เวลาใดกได้ และจะแสดงข้อมูลปั จจุบนในฐานข้อมูลเสมอ
ั
่ ็
โดยทัวไปรายงานจะถูกจัดรู ปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แตกยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ
่
่ ่ ่ ั
สงออกไปยังโปรแกรมอื่น หรื อสงเป็ นข้อความอีเมลได้เชนกน
5.4 แบบสอบถาม (Query)
แบบสอบถามเป็ นสวนสําคัญในฐานข้อมูลและสามารถดําเนินการฟังกชันที่ต่างกนได้
่ ์ ั
์ ่ ่ ่
จํานวนมาก ฟั งกชันทัวไปสวนใหญของแบบสอบถาม คือ การดึ งข้อมูลที่ระบุจากตารางตาง ๆ ่
่ ็
ออกมา โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยูในหลาย ๆ ตารางกได้ และแบบสอบถามจะทํา
่ ่
ให้สามารถดูขอมูลที่ตองการได้ในรู ปของแผนข้อมูลเดียว นอกจากนี้ ถ้าเราไมต้องการดูระเบียน
้ ้
ั
ทั้ งหมดพร้อมกน แบบสอบถามจะให้เพิ่มเงื่อนไขเพื่อ “กรอง” ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่ตองการ
้
่ ่ ่
ออกมา บอยครั้ งที่แบบสอบถามทําหน้าที่เป็ นแหลงระเบียนสําหรับฟอร์มและรายงานตาง ๆ

12. 1-12
รู ปที่ 1-8 แบบสอบถามของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
่
แบบสอบถามบางชุด “สามารถปรับปรุ งได้” นันหมายความวา สามารถแกไขข้อมูล
่ ้
่ ่
ในตารางต้นแบบผานแผนข้อมูลแบบสอบถามได้ ถ้าทํางานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุ งได้
่ ั ่ ่ ่ ่
โปรดจําไว้วาการเปลี่ยนแปลงจะมีผลกบตารางตาง ๆ ด้วย ไมใชเฉพาะในแผนข้อมูลแบบสอบถาม
่
เทานั้ น
แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรู ปแบบ ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล
และแบบสอบถามแอคชัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล จะเรี ยกใช้ขอมูลและทําให้ขอมูลพร้อม
้ ้
่ ่
ใช้งานได้อยางงายดาย สามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรื อ
่
คัดลอกไปยังคลิปบอร์ ด หรื อยังสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็ นแหลงระเบียนสําหรับ
่ ั
ฟอร์มหรื อรายงานได้ สวนแบบสอบถามแอคชัน จะดําเนิ นงานกบข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชัน
สามารถใช้สร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุ งข้อมูล หรื อลบข้อมูลได้
5.5 แมโคร (Macros)
ั
แมโครใน Access 2007 นั้ นจะเหมือนกบภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอยางงายที่ ่ ่
ั ่ ่
สามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กบฐานข้อมูล ตัวอยางเชน สามารถแนบแมโครลงในปุ่ ม
็
คําสั่งบนฟอร์ ม เพื่อให้แมโครนั้ นทํางานเมื่อใดกตามที่มีการกดปุ่ ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้
่ ่
ดําเนินงานหลายอยาง เชน การเปิ ดรายงาน การเรี ยกใช้แบบสอบถาม หรื อการปิ ดฐานข้อมูล โดย
ั ่ ่ ํ
การดําเนิ นการกบฐานข้อมูลสวนใหญที่ทาด้วยตนเองนั้ นสามารถทําได้อตโนมัติโดยใช้แมโคร
ั
ดังนั้ นแมโครจึงเป็ นเครื่ องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อยางมาก
่

13. 1-13
รู ปที่ 1-9 ปุ่ มเครื่ องมือแมโครในโปรแกรม Microsoft Access 2007
5.6 โมดล (Modules)
ู
ั
โมดูล (คล้ายแมโคร) เป็ นวัตถุที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กบฐานข้อมูล
ได้ ขณะที่สร้างแมโครใน Access 2007 ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร แตจะสามารถ ่
เขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic
สําหรับ Applications (VBA): รุ่ นภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ที่นามาใช้เพื่อตั้ ง
ํ
ั
โปรแกรมให้กบโปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft Windows และรวมอยูในโปรแกรมตาง ๆ ของ่ ่
ไมโครซอฟท์) โมดูลเป็ นคอลเลกชันของการประกาศ คําสัง และกระบวนงานที่ถูกเกบไว้ดวยกน
่ ็ ้ ั
่
เป็ นหนวยเดียว โมดูลสามารถเป็ นได้ท้ งคลาสโมดูลหรื อโมดูลมาตรฐาน คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้
ั
ในฟอร์ มหรื อรายงาน และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรื อรายงาน
ที่คลาสโมดูลแนบอยู่ สวนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทัวไปที่ไมสัมพันธ์กบวัตถุ
่ ่ ่ ั
่ ่
อื่นใด โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยูภายใต้ โมดูล ในบานหน้าตางนําทาง ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่
ถูกแสดงไว้
6. สเปคของฐานข้ อมลใน Access 2007
ู
รายการเฉพาะในฐานข้อมูล Access 2007 มีสเปคของฐานข้อมูล 1 ดังตารางตอไปนี้
่
1
Http://office.microsoft.com/th-th/access

14. 1-14
ตารางที่ 1-2 สเปคทัวไป
่
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
ขนาดแฟมฐานข้ อมล Access (.accdb)
้ ู ิ ่ ่ ํ
2 กกะไบต์ ลบด้วยชองวางที่จาเป็ นสําหรับวัตถุ
ของระบบ
จํานวนวัตถในฐานข้ อมล
ุ ู 32,768
จํานวนโมดล (รวมทั้ งฟอร์ มและรายงานที่ต้ังค่ า
ู 1,000
คณสมบัติ HasModule เป็ น True)
ุ
จํานวนอักขระของชื่อวัตถุ 64
จํานวนอักขระของรหัสผ่ าน 20
จํานวนอักขระของชื่อผู้ใช้ หรือชื่อกล่ ม
ุ 20
จํานวนผ้ ูใช้ งานพร้ อมกัน 255
ตารางที่ 1-3 สเปคตาราง
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสดู ุ
จํานวนอักขระของชื่อตาราง 64
จํานวนอักขระของชื่อเขตข้ อมล ู 64
จํานวนเขตข้ อมลในหนึ่งตาราง
ู 255
จํานวนตารางทีเ่ ปิ ด ่
2048 จํานวนจริ งอาจน้อยกวานี้ เนื่องจากตาราง
่
อาจถูกเปิ ดอยูภายในด้วย Access
ขนาดตาราง ิ ่ ่ ํ
2 กกะไบต์ ลบด้วยชองวางที่จาเป็ นสําหรับวัตถุ
ของระบบ
จํานวนอักขระในเขตข้ อมล Text หนึ่งเขตข้ อมล
ู ู 255
่ ่
จํานวนอักขระในเขตข้ อมล Memo หนึ่งเขต 65,535 เมื่ อป้ อนข้อมูลผานสวนติดตอผูใช้
ู ่ ้
ข้ อมลู ิ ่
2 กกะไบต์เมื่อป้ อนข้อมูลผานทางการเขียน
โปรแกรม
ขนาดของเขตข้ อมล OLE Object
ู ิ
1 กกะไบต์
จํานวนดัชนีของตารางหนึ่งตาราง 32
จํานวนเขตข้ อมลของดัชนีหนึ่งดัชนี
ู 10
จํ า นวนอั ก ขระของข้ อ ความตรวจสอบหนึ่ ง 255
ข้ อความ
จํานวนอักขระของกฎการตรวจสอบหนึ่งกฎ 2,048

15. 1-15
ตารางที่ 1-3(ต่ อ) สเปคตาราง
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํ า นวนอั ก ขระของคํ า อธิ บ ายตารางหรื อ เขต 255
ข้ อมลหนึ่งคําอธิบาย
ู
จํานวนอักขระของระเบียนหนึ่งระเบียน (ยกเว้ น 4,000
เขตข้ อมล Memo และ OLE Object) เมื่อ
ู
คณสมบัติ การบีบ Unicode ของเขตข้ อมลถกตั้ง
ุ ู ู
ค่ าเป็ น ใช่
จํ า นวนอั ก ขระของการตั้ ง ค่ า คณสมบั ติ เ ขต
ุ 255
ข้ อมล ู
ตารางที่ 1-4 สเปคแบบสอบถาม
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํานวนของความสั มพันธ์ ทบังคับใช้
ี่ ่
32 ตอตาราง ลบด้วยจํานวนของดัชนี ที่อยูใน ่
ตารางนั้ นสําหรับเขตข้อมูลหรื อการรวมของเขต
่ ี่
ข้อมูลที่ไมเกยวข้องในความสัมพันธ์*
จํานวนของตารางในแบบสอบถาม 32*
จํานวนของการรวมในแบบสอบถาม 16*
จํานวนเขตข้ อมลในชดระเบียน
ู ุ 255
ขนาดของชดระเบียน
ุ ิ
1 กกะไบต์
ข้ อจํากัดของการเรียงลําดับ ่
อักขระ 255 ตัวในเขตข้อมูลอยางน้อยหนึ่ งเขต
ข้อมูล
จํานวนของระดับแบบสอบถามทีซ้อนกัน่ 50*
จํ า นวนอั ก ขระของเซลล์ ใ นตารางออกแบบ 1,024
แบบสอบถาม
จํานวนอักขระของพารามิเตอร์ ในแบบสอบถาม 255
พารามิเตอร์
จํา นวนของตั ว ดํ าเนิ น การ AND ในคํา สั่ ง 99*
WHERE หรือ HAVING
จํานวนอักขระของคําสั่ ง SQL ประมาณ 64,000*
่ ่ ้
*คาสู งสุ ดอาจตํ่ากวานี้ ถาแบบสอบถามมีเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายคา ่

16. 1-16
ตารางที่ 1-5 สเปคฟอร์มและรายงาน
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํานวนอักขระของปายชื่อหนึ่งปาย
้ ้ 2,048
จํานวนอักขระของกล่ องข้ อความหนึ่งกล่ อง 65,535
ความกว้ างของฟอร์ มหรือรายงาน 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)
ความสงของส่ วน
ู 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)
ความสงของส่ วนทั้งหมดรวมส่ วนหัวของส่ วน
ู 200 นิ้ว (508 เซนติเมตร)
(ในมมมองออกแบบ)
ุ
จํานวนระดับของฟอร์ มหรือรายงานทีซ้อนกัน ่ 7
จํ า นวนเขตข้ อ มลหรื อ นิ พ จน์ ที่ คุ ณสามารถ
ู 10
เรียงลําดับหรือจัดกล่ มในรายงาน
ุ
่ ่
จํานวนส่ วนหั วและส่ วนท้ ายของรายงานหนึ่ ง สวนหั ว /สวนท้ า ยรายงาน 1 สวน่
ฉบับ ่ ่
สวนหั ว /สวนท้ า ยหน้ า 1 ่
สวน
สวนหัว/สวนท้ายกลุ่ม 10 สวน
่ ่ ่
จํานวนหน้ าทีถูกพิมพ์ในรายงานหนึ่งฉบับ
่ 65,536
จํ า นวนตั ว ควบคมและส่ วนที่ คุ ณสามารถ
ุ 754
เพิมเติมตลอดการใช้ งานของฟอร์ มหรือรายงาน
่
จํานวนอักขระในคําสั่ ง SQL ที่ใช้ ในคณสมบัติ
ุ 32,750
Recordsource หรื อ Rowsource ของฟอร์ ม
รายงาน หรือตัวควบคม (ทั้ง .accdb และ .adp)
ุ
ตารางที่ 1-6 สเปคแมโคร
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํานวนแอคชันของแมโคร 999
จํานวนอักขระของเงื่อนไข 255
จํานวนอักขระของข้ อคิดเห็น 255
จํานวนอักขระในอาร์ กวเมนต์ ของแอคชัน
ิ 255

17. 1-17
7. สเปคของโครงการใน Access 2007
รายการเฉพาะในโครงการฐานข้อมูล Access 2007 มีสเปคของโครงการ 2 ดังนี้
ตารางที่ 1-7 สเปคทัวไป
่
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํานวนวัตถของโครงการ Access (.adp)
ุ 32,768
จํ า นวนโมดล (รวมทั้ ง ฟอร์ มและรายงานที่ ต้ั ง ค่ า
ู 1,000
คณสมบัติ HasModule เป็ น True)
ุ
จํานวนอักขระของชื่อวัตถุ 64
จํานวนคอลัมน์ ของตารางหนึ่งตาราง 250 (Microsoft SQL Server 6.5)
1024 (Microsoft SQL Server 7.0 2000 และ 2005)
ตารางที่ 1-8 สเปคฟอร์มและรายงาน
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํานวนอักขระของป้ ายชื่อหนึ่งป้ าย 2,048
จํานวนอักขระของกล่องข้ อความหนึ่งกล่อง 65,535
ความกว้ างของฟอร์ มหรือรายงาน 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)
ความสงของส่ วน
ู 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)
ความสงของส่ วนทั้งหมดรวมส่ วนหั วของส่ วน (ใน
ู 200 นิ้ว (508 เซนติเมตร)
มมมองออกแบบ)
ุ
จํานวนระดับของฟอร์ มหรือรายงานทีซ้อนกัน
่ 7
จํานวนเขตข้ อมลหรื อนิพจน์ ที่คุณสามารถเรี ยงลําดับ
ู 10
หรือจัดกล่มในรายงาน
ุ
จํานวนส่ วนหัวและส่ วนท้ ายของรายงานหนึ่งฉบับ ส่ ว น หั ว / ส่ ว น ท้ า ย ร า ย ง า น 1 ส่ ว น
ส่ ว น หั ว / ส่ ว น ท้ า ย ห น้ า 1 ส่ ว น
่ ่
สวนหัว/สวนท้ายกลุม 10 สวน่ ่
จํานวนหน้ าทีถูกพิมพ์ในรายงานหนึ่งฉบับ
่ 65,536
จํ า นวนตั ว ควบคมและส่ วนที่ คุ ณสามารถเพิ่ ม เติ ม
ุ 754
ตลอดการใช้ งานฟอร์ มหรือรายงาน
จํ า นวนอัก ขระในคํา สั่ ง SQL ที่ ใ ช้ ใ นคณสมบั ติ
ุ 32,750
Recordsource หรือ Rowsource ของฟอร์ ม รายงาน
หรือตัวควบคม (ทั้ง .accdb และ .adp)
ุ
2
Http://office.microsoft.com/th-th/access

18. 1-18
ตารางที่ 1-9 สเปคแมโคร
แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด
ู ุ
จํานวนของแอคชันในแมโคร 999
จํานวนอักขระของเงื่อนไข 255
จํานวนอักขระของข้ อคิดเห็น 255
จํานวนอักขระในอาร์ กวเมนต์ ของแอคชัน
ิ 255
8. หลักการออกแบบฐานข้ อมลทีดี
ู ่
ในกระบวนการออกแบบฐานข้อ มู ล ที่ ดี นั้ น มี ห ลัก การบางอยางเป็ นแนวทางในการ่
ดําเนินการ ดังนี้
่ ่ ่
1. ข้อมูลซํ้ า หรื อที่เรี ยกวาข้อมูลซํ้ าซ้อน ไมใชสิ่ งที่ดี เนื่องจากเปลืองพื้นที่และอาจทํา
ิ ิ
ให้มีขอผิดพลาดเกดขึ้ นรวมถึงเกดความไมสอดคล้องกน
้ ่ ั
2. ความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลเป็ นสิ่ งสําคัญ ถ้าฐานข้อมูลมีขอมูลที่ไม่ ้
่
ถูกต้อง รายงานตางๆ ที่ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลจะมีขอมูลที่ไม่ถูกต้องตามไปด้วย สงผลให้การ
้ ่
่ ่
ตัดสิ นใจตาง ๆ ที่ได้กระทําโดยยึดตามรายงานเหลานั้ นจะไมถูกต้องด้วยเชนกน่ ่ ั
ดังนั้ น หลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี คือ
่ ่
1. แบงข้อมูลของคุณลงในตารางตาง ๆ ตามหัวเรื่ องเพื่อลดการซํ้ าซ้อนกนของข้อมูล ั
่
2. ใสข้อมูลที่จาเป็ นลงใน Access เพื่อรวมข้อมูลในตารางตางๆ เข้าด้วยกนตาม
ํ ่ ั
ต้องการ
่ ั
3. ชวยสนับสนุนและรับประกนความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล
่
4. ตอบสนองตอความต้องการในการประมวลผลข้อมูลและการรายงาน
9. กระบวนการออกแบบ
กระบวนการออกแบบประกอบด้วยขั้นตอนตอไปนี้ ่
ํ
1. กาหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูล
2. ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ตองการ รวบรวมข้อมูลทุกชนิ ดที่ตองการบันทึกลง
้ ้
่
ในฐานข้อมูล เชน ชื่อผลิตภัณฑ์และหมายเลขใบสังซื้ อ ่
3. แบงข้อมูลลงในตารางตาง ๆ แบงรายการข้อมูลออกเป็ นกลุ่มหรื อหัวเรื่ องหลัก ๆ
่ ่ ่
่ ่
เชน ผลิตภัณฑ์ หรื อใบสังซื้ อ จากนั้ นแตละหัวเรื่ องจะถูกนํามาทําเป็ นตาราง
่

19. 1-19
4. เปลี่ยนรายการของข้อมูลให้เป็ นคอลัมน์ต่าง ๆ ตัดสิ นใจวาต้องการเกบข้อมูลอะไร
่ ็
่ ่
ในตารางแตละตาราง รายการแตละรายการจะกลายเป็ นเขตข้อมูล และแสดงเป็ นคอลัมน์ในตาราง
่ ่ ่
ตัวอยางเชน ตารางพนักงานอาจมีเขตข้อมูลเชน นามสกุล และวันที่จางงาน ้
์ ์ ่
5. ระบุคียหลัก เลือกคียหลักของตารางแตละตาราง คียหลัก คือคอลัมน์ที่ใช้เพื่อระบุ
์
่ ่ ั ่ ่
แตละแถวแบบไมซํ้ ากน ตัวอยางเชน หมายเลขผลิตภัณฑ์ หรื อ ID ใบสังซื้ อ ่
ํ ่
6. กาหนดความสัมพันธ์ของตาราง ดูที่ตารางแตละตารางแล้วพิจารณาวาข้อมูลใน่
ั ่
ตารางหนึ่งสัมพันธ์กบข้อมูลในตารางอื่น ๆ อยางไร ให้เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางหรื อสร้างตาราง
ใหมเพื่อระบุความสัมพันธ์ต่าง ๆ ให้ชดเจนตามต้องการ
่ ั
7. การปรับการออกแบบให้ดียงขึ้ น วิเคราะห์การออกแบบ เพื่อหาข้อผิดพลาด สร้าง
ิ่
ตารางแล้วเพิ่มระเบียนข้อมูลตัวอยางสองสามระเบียน ให้ดูว่าจะได้รับผลลัพธ์ที่ตองการจากตาราง
่ ้
นั้ นหรื อไม่ แล้วปรับเปลี่ยนการออกแบบตามต้องการ
่
8. การใช้กฎ Normalization ใช้กฎ Normalization ข้อมูลเพื่อดูวาตารางมีโครงสร้างที่
ถูกต้องหรื อไม่ ปรับเปลี่ยนการออกแบบได้ เมื่อจําเป็ น
9.1 การกําหนดวัตถประสงค์ ของฐานข้ อมล
ุ ู
เป็ นการดีที่จะเขียนวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลลงบนกระดาษ ได้แก่ การคาดหวังวา ่
่ ่ ่
จะใช้ฐานข้อมูลอยางไร และใครจะเป็ นผูใช้ ตัวอยางเชน ฐานข้อมูลขนาดเล็ก สําหรับธุรกจระดับ
้ ิ
่ ็
ครอบครัว อาจเขียนทํานองวา “ฐานข้อมูลลูกค้ามีไว้เกบรายการข้อมูลลูกค้า เพื่อวัตถุประสงค์ใน
การออกจดหมายและรายงาน” ถ้าฐานข้อมูลซับซ้อนขึ้ นหรื อมีผใช้หลายคน ดังที่เกดขึ้ นอยูบ่อย ๆ
ู้ ิ ่
่ ่
ในองค์กร วัตถุประสงค์อาจยาวเป็ นยอหน้าหรื อหลายยอหน้า และควรจะบอกวาใครจะใช้ ่
่ ็ ่ ิ
ฐานข้อมูล เมื่อใดหรื ออยางไร แนวคิดกคือวา เขียนพันธกจที่เรี ยบเรี ยงไว้ดีแล้วนั้ น จะสามารถใช้
อ้างถึงได้ตลอดกระบวนการออกแบบ การมีบนทึกดังกลาวจะชวยให้จดจอกบจุดมุ่งหมายเมื่อ
ั ่ ่ ่ ั
กระทําการตัดสิ นใจในกรณี ต่าง ๆ
9.2 การค้ นหาและการจัดระเบียบข้ อมลทีต้องการ
ู ่
เมื่อต้องการค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ตองการ ให้เริ่ มต้นกบข้อมูลที่มีอยูเ่ ป็ น
้ ั
่ ็
อันดับแรก เชน บันทึกใบสั่งซื้ อในบัญชี หรื อเกบข้อมูลลูกค้าในแบบฟอร์ มกระดาษไว้ในแฟ้ ม
่ ่ ่ ่ ่
เอกสาร ให้รวบรวมเอกสารเหลานี้ แล้วทํารายการชนิดของข้อมูล (ตัวอยางเชน แตละชองที่กรอก
ลงในฟอร์ ม) ถ้าไมมีฟอร์ มใด ๆ อยู่ ให้ลองจินตนาการแทนวากาลังออกแบบฟอร์ มสําหรับการ
่ ่ ํ
่ ่ ่
บันทึกข้อมูลลูกค้า ต้องคิดวาจะใสข้อมูลอะไรลงในฟอร์ มนี้ จะสร้างกลองสําหรับกรอกข้อมูล
่ ่ ่ ่ ่ ็
อะไรบ้าง ให้ระบุและจดบันทึกรายการเหลานี้ แตละรายการไว้ ตัวอยางเชน สมมติวาคุณเกบรายชื่อ
ลูกค้าไว้ในบัตรดัชนี ให้สารวจบัตรดัชนีเหลานี้ วาในบัตรอาจจะมีรายละเอียดเกยวกบชื่อลูกค้า ที่อยู่
ํ ่ ่ ี่ ั