3. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) {Manual Of Work Procedures - MWP} FAIL MEJA (FM) {Desk Files - DF} Rujukan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 (Development Administration Circular No. 8/91)
4.
5. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) MPK FM Dokumen rujukan peringkat Jabatan Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan Berasaskan fungsi dan bidang tugas Jabatan Satu MPK untuk satu Jabatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti Jabatan Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu Jawatan Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan @ jawatan
6. 1. KONSEP MPK MPK adalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/ Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, prosedur- prosedur yang perlu dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan/Pejabat. (i) Dokumen rujukan diperingkat Jabatan/Pejabat (ii) Memberi gambarajah menyeluruh mengenai Jabatan/ Pejabat (iii) Merekodkan cara bekerja secara sistematik; dan (iv) Satu MPK untuk satu Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
7. 2. KANDUNGAN MPK MPK mengandungi (8) perkara utama saperti berikut: (i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Jabatan/Pejabat (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Fungsi-fungsi utama (v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
8. (i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga maklumat saperti tujuan dan matlamat penubuhannya. Maklumat-maklumat ini dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/ Pejabat MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Contoh: Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. Strategi: jika ada
9. (ii) Objektif Jabatan/Pejabat Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya. Tujuannya adalah: a) Memberi halacara yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan, b) Asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti Jabatan c) Asas penilaian keberkesanan Jabatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
10. d) Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat dalaman e) Keutamaan jangka panjang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Contoh: Objektif Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja “ Untuk memungut cukai-cukai langsung Persekutan serta mengawal dengan cekap dan berkesan pengimpotan, pengilangan dan perkhidmatan tertentu dan mencegah semua kegiatan penyeludupan”
11. (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ianya menjelaskan aktiviti-aktivit yang dijalankan oleh Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tujuan Carta Organisasi: a) Pembahagian dan pengumpulan aktiviti berdasarkan kepada unit/seksyen/bahagian; b) Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hiraki, kuasa dan tanggungjawab
12. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tujuan Carta Organisasi: c) Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan kakitangan d) Perancangan Latihan e) Saluran maklumat berkesan
13. (iv) Fungsi Utama Jabatan/Pejabat Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkan Jabatan/Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ianya bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/ Pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untuk Jabatan/Pejabat berkenaan dan ada yang biasa (common activity) Contoh : Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama : Perkhidmatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
14. (v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Perlaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M) Contoh: Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama: Perkhidmatan Aktiviti : (a) Urusan Pengisian Jawatan (b) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan (c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen (d) Urusan Penanggungan Jawatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
15. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti . Adalah penting bagi proses kerja disenarai- kan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. (a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan semasa menjalankan tugas (b) Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap (c) Membantu kerja penyeliaan (d) Memudahkan semakan dan pindaan keatas proses kerja apabila urusan kemaskini MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
16. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti ( e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang (f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja (g) Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan seseorang pekerja (h) Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat (i) Memastikan pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
17. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Contoh format dan proses kerja MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Jawatan Proses Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai/staf yang belum disahkan dalam jawatan
18. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan proses kerja b) Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan aktiviti tersebut c) Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi setiap proses e) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan keatas langkah-langkah berkenaan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
19.
20. (vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/Keputusan Mula/Tamat
21. (vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tindakan Serentak Penyambung
22. viii) Senarai borang-borang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan jentera sesuatu pejabat; a) Menyimpan dan merekod maklumat b) Maklumat direkod dengan cara teratur c) Maklumat yang perlu/mustahak sahaja direkod .
23. Faedah-faedah Menggunakan Borang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan b) Semua borang yang digunakan boleh dijadikan sebagai bahan rujukan c) Pegawai dapat memahami prosedur dalam menjalankan tugas masing-masing.
24.
25.
26. 2. KANDUNGAN FM FM mengandungi (14) perkara utama: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran FAIL MEJA (FM)
27. 2. KANDUNGAN FM (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak Checklist (x) Senarai Undang-undang Peraturan (xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai - jika ada (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian FAIL MEJA (FM)
28. (i) Objektif Jabatan/Pejabat Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat sama saperti yang dijelaskan didalam kandungan MPK FAIL MEJA (FM)
29.
30. FAIL MEJA (FM) (ii) Objektif Bahagian/Unit Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA “ Untuk memastikan sistem pembayaran pencen berjalan dengan cekap dan berkesan supaya faedah tamat perkhidmatan di bawah skim pencen dibayar kepada mereka yang layak dengan secepat mungkin”
31. FAIL MEJA (FM) (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkan fungsi Jabatan/Pejabat adalah sama yang dijelas- kan di dalam MPK
32.
33.
34.
35. FAIL MEJA (FM) (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Contoh: Jawatan: Kerani Perkhidmatan Tugas dan Tanggungjawab: (a) Mengurus rayuan penyelarasan gaji (b) Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan
36. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Hubungan: (a) Hubungan kerja dengan pegawai atasan (b) Hubungan kerja dengan pegawai bawahan (c) Hubungan kerja dengan rakan sejawat (d) Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Kaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja Definisi: Pengukuran kerja (work measurement) bermaksud penggunaan teknik-teknik untuk menetapkan masa kepada seorang pekerja yang mahir menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang telah ditetapkan.
50. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Formula Pengukuran: (i) “Observed Time” - masa yang diambil untuk menjalankan sesuatu tugas (ii) Pekerja - Pekerja yang mahir bermaksud boleh menjalankan sesuatu tugas melalui kaedah-kaedah yang berlainan (iii) Rating Technique - Kaedah untuk mendapatkan kaedah yang “Standard” atau “ average” atau “representative”
51. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Formula Pengukuran: (i) “Standard Rate” - Mengikut Sistem British bekerja pada “standard rate” diberi skel 100 . Jika “0” bererti tiada aktiviti dan jika lebih “100” pekerja bekerja lebih kadar standard; (ii) Basic Time - Masa yang dikehendaki untuk menjalankan tugas atau kadar standard dipanggil “Basic Time” Basic Time = observed time x observed rating standard rating = (100)
52. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Contoh: Jika sesuatu tugas itu mengambil masa 20 saat untuk menjalankannya dan kadar pekerja menjalankan tugas (observed time) ialah 90 sahaja, jadi “basic time” ialah: Basic Time = Observed time X Observed rating Standard rating = 20 X 90 = 18 saat 100
53.
54. FAIL MEJA (FM) Contoh Senarai Tugas Harian Nama: Jawatan: Tarikh Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan