SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 55
Baixar para ler offline
Bengkel Dokumentasi Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) FAIL MEJA (FM) OBJEKTIF BENGKEL ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) {Manual Of Work Procedures - MWP} FAIL MEJA (FM) {Desk Files - DF} Rujukan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 (Development Administration Circular No. 8/91)
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) FAIL MEJA (FM) Latarbelakang Sebelum MPK dan FM Diperkenalkan ,[object Object],[object Object],[object Object]
MANUAL PROSEDUR KERJA   (MPK) FAIL MEJA (FM) MPK FM Dokumen rujukan  peringkat Jabatan Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan Berasaskan fungsi dan bidang tugas Jabatan Satu MPK untuk  satu Jabatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti Jabatan Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu Jawatan   Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan @ jawatan
1. KONSEP MPK MPK   adalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/ Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, prosedur- prosedur yang perlu dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan/Pejabat. (i)  Dokumen rujukan diperingkat Jabatan/Pejabat (ii)  Memberi gambarajah menyeluruh mengenai Jabatan/   Pejabat (iii)  Merekodkan cara bekerja secara sistematik; dan (iv)  Satu MPK untuk satu Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
2.   KANDUNGAN MPK MPK   mengandungi   (8)   perkara utama saperti berikut: (i)  Latarbelakang Jabatan/Pejabat (ii)  Objektif Jabatan/Pejabat (iii)  Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv)  Fungsi-fungsi utama (v)  Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi)  Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii)  Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan  MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
(i)  Latarbelakang Jabatan/Pejabat  Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga maklumat saperti tujuan dan matlamat penubuhannya. Maklumat-maklumat ini dijadikan asas untuk membentuk  strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/ Pejabat MANUAL PROSEDUR KERJA   (MPK) Contoh:  Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA)    telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah    Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141    (Pindaan) 1974.  Strategi:  jika ada
(ii)  Objektif Jabatan/Pejabat Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh  sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya. Tujuannya adalah: a) Memberi halacara yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan, b) Asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti Jabatan c) Asas penilaian keberkesanan Jabatan MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
d) Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat dalaman e) Keutamaan jangka panjang MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Contoh:  Objektif Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja “ Untuk memungut cukai-cukai langsung Persekutan serta mengawal dengan cekap dan berkesan pengimpotan, pengilangan dan perkhidmatan tertentu dan mencegah  semua kegiatan penyeludupan”
(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ianya menjelaskan aktiviti-aktivit yang dijalankan oleh Jabatan/Pejabat.  MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tujuan Carta Organisasi: a)  Pembahagian dan pengumpulan aktiviti berdasarkan    kepada unit/seksyen/bahagian; b)  Rantaian perintah (chain of command) yang    menunjukkan peringkat hiraki, kuasa dan    tanggungjawab
MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tujuan Carta Organisasi: c)  Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan    kakitangan d)  Perancangan Latihan e)  Saluran maklumat berkesan
(iv)  Fungsi Utama Jabatan/Pejabat Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkan Jabatan/Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ianya bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/ Pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untuk Jabatan/Pejabat berkenaan dan ada yang biasa (common activity) Contoh   :  Jabatan Perkhidmatan Awam   Fungsi Utama :  Perkhidmatan  MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
(v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Perlaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M) Contoh:   Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama:  Perkhidmatan Aktiviti   :  (a) Urusan Pengisian Jawatan  (b) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan (c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen (d)  Urusan Penanggungan Jawatan MANUAL PROSEDUR KERJA   (MPK)
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Rangkaian tindakan yang perlu diambil   secara berturutan mengikut peraturan   yang  ditetapkan  bagi  melaksanakan  sesuatu aktiviti . Adalah penting bagi proses kerja disenarai-  kan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan  yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.  (a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan semasa menjalankan tugas (b) Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap (c) Membantu kerja penyeliaan (d) Memudahkan semakan dan pindaan keatas proses kerja apabila urusan kemaskini MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti ( e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang (f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja (g) Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan seseorang pekerja (h) Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat (i) Memastikan pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Contoh format dan proses kerja  MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Jawatan Proses Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai/staf yang belum disahkan dalam jawatan
(vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang  diperlukan penyediaan proses kerja b) Sediakan   turutan tindakan   bagi melaksanakan aktiviti  tersebut c) Mulakan dengan perkataan   perbuatan   bagi setiap  proses e) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil  tindakan keatas langkah-langkah berkenaan MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
(vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/Keputusan Mula/Tamat
(vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Tindakan Serentak Penyambung
viii)  Senarai borang-borang MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan  jentera sesuatu pejabat; a) Menyimpan dan merekod maklumat b) Maklumat direkod dengan cara teratur c) Maklumat yang perlu/mustahak sahaja direkod .
Faedah-faedah Menggunakan Borang MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK) a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang  diterangkan b) Semua borang yang digunakan boleh dijadikan  sebagai bahan rujukan c) Pegawai dapat memahami prosedur dalam  menjalankan tugas masing-masing.
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],MANUAL PROSEDUR KERJA  (MPK)
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],FAIL MEJA   (FM)
2. KANDUNGAN FM FM   mengandungi   (14)   perkara utama: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran FAIL MEJA  (FM)
2. KANDUNGAN FM (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak Checklist (x) Senarai Undang-undang Peraturan (xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai - jika ada (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian  FAIL MEJA  (FM)
(i)  Objektif Jabatan/Pejabat   Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat    sama saperti yang dijelaskan didalam kandungan MPK FAIL MEJA  (FM)
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) (ii)  Objektif Bahagian/Unit Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA “  Untuk memastikan sistem pembayaran pencen    berjalan dengan cekap dan berkesan supaya    faedah tamat perkhidmatan di bawah skim pencen    dibayar kepada mereka yang layak dengan    secepat mungkin”
FAIL MEJA  (FM) (iii)  Carta Organisasi Jabatan/Pejabat  Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkan fungsi Jabatan/Pejabat adalah sama yang dijelas-  kan di dalam MPK
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) (v)  Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan   Contoh: Jawatan: Kerani Perkhidmatan Tugas dan Tanggungjawab: (a)  Mengurus rayuan penyelarasan gaji (b)  Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata  perkhidmatan
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA  (FM) (v)  Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan   Hubungan: (a)  Hubungan kerja dengan pegawai atasan   (b)  Hubungan kerja dengan pegawai bawahan (c)  Hubungan kerja dengan rakan sejawat   (d)  Hubungan kerja dengan pegawai dari   agensi-agensi luar
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Bil. Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan Seksi/Undang-undang
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Kaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja Definisi: Pengukuran kerja (work measurement) bermaksud penggunaan teknik-teknik untuk menetapkan masa kepada   seorang pekerja yang mahir   menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang telah ditetapkan.
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Formula Pengukuran: (i)  “Observed Time” - masa yang diambil untuk  menjalankan sesuatu tugas (ii)  Pekerja - Pekerja yang mahir bermaksud boleh menjalankan sesuatu tugas melalui kaedah-kaedah yang  berlainan (iii)  Rating Technique  - Kaedah untuk mendapatkan kaedah yang “Standard” atau “ average” atau “representative”
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Formula Pengukuran: (i)  “Standard Rate” - Mengikut Sistem British bekerja pada “standard rate” diberi   skel 100 .  Jika  “0”   bererti tiada aktiviti dan jika lebih   “100”   pekerja bekerja lebih kadar standard; (ii)  Basic Time - Masa yang dikehendaki untuk menjalankan tugas atau kadar standard dipanggil “Basic Time”   Basic Time = observed time x observed rating   standard rating =  (100)
FAIL MEJA  (FM) (xiii)  Norma Kerja Contoh:  Jika sesuatu tugas itu mengambil masa   20 saat   untuk   menjalankannya dan kadar pekerja menjalankan    tugas (observed time) ialah   90   sahaja, jadi “basic   time” ialah: Basic Time  =  Observed time  X Observed rating   Standard rating   =  20 X  90 = 18 saat   100
FAIL MEJA  (FM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
FAIL MEJA  (FM) Contoh Senarai Tugas Harian Nama: Jawatan: Tarikh Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan
SEKIAN ,[object Object]

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Fail meja sub kp - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdfFail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp - januari 2012 pdfMarzuki Zainab
 
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)jasmi jaafar
 
Pengurusan rekod fail.
Pengurusan rekod fail.Pengurusan rekod fail.
Pengurusan rekod fail.jasmi jaafar
 
Panduan eksa mampu
Panduan eksa mampu Panduan eksa mampu
Panduan eksa mampu jasmi jaafar
 
Panduan pengurusan pejabat
Panduan pengurusan pejabatPanduan pengurusan pejabat
Panduan pengurusan pejabatAlice Chin
 
Panduan pengurusan pejabat baru
Panduan pengurusan pejabat   baruPanduan pengurusan pejabat   baru
Panduan pengurusan pejabat baruanjungteguhperdana
 
Pengurusan rekod fail untuk kurikulum
Pengurusan rekod fail   untuk kurikulumPengurusan rekod fail   untuk kurikulum
Pengurusan rekod fail untuk kurikulumjasmi jaafar
 
Manual organisasi
Manual organisasiManual organisasi
Manual organisasiSITI HAJAR
 
Pks 09 pengurusan mesyuarat
Pks  09 pengurusan mesyuaratPks  09 pengurusan mesyuarat
Pks 09 pengurusan mesyuaratShika Nara
 
Klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahang
Klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahangKlasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahang
Klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahangMohd Shaari
 
Slaid my portfolio
Slaid my portfolioSlaid my portfolio
Slaid my portfoliotraining4u
 
Templat kosong pkpa my portfolio
Templat kosong pkpa my portfolioTemplat kosong pkpa my portfolio
Templat kosong pkpa my portfolioStephen Thomas
 

Mais procurados (20)

Fail meja
Fail mejaFail meja
Fail meja
 
Fail meja sub kp - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdfFail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp - januari 2012 pdf
 
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)
Ap 6 tahun 2014 pdf (format mesyuarat)
 
Pengurusan rekod fail.
Pengurusan rekod fail.Pengurusan rekod fail.
Pengurusan rekod fail.
 
Panduan eksa mampu
Panduan eksa mampu Panduan eksa mampu
Panduan eksa mampu
 
Arahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatanArahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatan
 
Panduan pengurusan pejabat
Panduan pengurusan pejabatPanduan pengurusan pejabat
Panduan pengurusan pejabat
 
Panduan pengurusan pejabat baru
Panduan pengurusan pejabat   baruPanduan pengurusan pejabat   baru
Panduan pengurusan pejabat baru
 
Pengurusan rekod fail untuk kurikulum
Pengurusan rekod fail   untuk kurikulumPengurusan rekod fail   untuk kurikulum
Pengurusan rekod fail untuk kurikulum
 
Manual organisasi
Manual organisasiManual organisasi
Manual organisasi
 
Pks 09 pengurusan mesyuarat
Pks  09 pengurusan mesyuaratPks  09 pengurusan mesyuarat
Pks 09 pengurusan mesyuarat
 
Klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahang
Klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahangKlasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahang
Klasifikasi fail sekolah sekolah negeri pahang
 
Panduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan PejabatPanduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan Pejabat
 
Slaid my portfolio
Slaid my portfolioSlaid my portfolio
Slaid my portfolio
 
Slaid taklimat my portfolio0
Slaid taklimat my portfolio0Slaid taklimat my portfolio0
Slaid taklimat my portfolio0
 
5 mpk&fm
5 mpk&fm5 mpk&fm
5 mpk&fm
 
Templat myPortfolio
Templat myPortfolioTemplat myPortfolio
Templat myPortfolio
 
Templat kosong pkpa my portfolio
Templat kosong pkpa my portfolioTemplat kosong pkpa my portfolio
Templat kosong pkpa my portfolio
 
Arahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatanArahan perkhidmatan
Arahan perkhidmatan
 
Pk 15
Pk 15Pk 15
Pk 15
 

Semelhante a Taklimat MPK & FM

Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptxTaklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptxaisham35
 
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018Chon Seong Hoo
 
TPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdf
TPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdfTPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdf
TPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdfMuhamadHusni16
 
PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015
PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015
PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015YASMINE HASLAN
 
1 contoh ncr dan ofi
1 contoh ncr dan ofi1 contoh ncr dan ofi
1 contoh ncr dan ofiahmadzabidi6
 
Slaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi FailSlaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi Failfadhli38
 
Kertas penerangan laporan
Kertas penerangan laporanKertas penerangan laporan
Kertas penerangan laporanAtie Aie
 
Fail kuasa pss
Fail kuasa pssFail kuasa pss
Fail kuasa psszila nor
 
PROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIANPROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIANCkg Nizam
 
FUFT 1 Senarai Semak.pdf
FUFT 1  Senarai Semak.pdfFUFT 1  Senarai Semak.pdf
FUFT 1 Senarai Semak.pdfssuser16b5b1
 
BAB 6 Carta dan rajah -pengurusan projek
BAB 6   Carta dan rajah -pengurusan projekBAB 6   Carta dan rajah -pengurusan projek
BAB 6 Carta dan rajah -pengurusan projekNur Salsabila Edu
 
Fail kuasa bab 1 pengenalan fail kuasa
Fail kuasa bab 1   pengenalan fail kuasaFail kuasa bab 1   pengenalan fail kuasa
Fail kuasa bab 1 pengenalan fail kuasaJun Kamarudin
 
Templet fail meja
Templet fail mejaTemplet fail meja
Templet fail mejalamcy1
 
Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)Mohd Hadafi
 
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docxRPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docxnoorilyaniramli
 
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docxRPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docxnoorilyaniramli
 

Semelhante a Taklimat MPK & FM (20)

Fail Meja - Panduan Penyediaan
Fail Meja - Panduan PenyediaanFail Meja - Panduan Penyediaan
Fail Meja - Panduan Penyediaan
 
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptxTaklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail.pptx
 
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 4 TAHUN 2018
 
3 produktivit islide
3 produktivit islide3 produktivit islide
3 produktivit islide
 
TPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdf
TPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdfTPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdf
TPATA V2_MODUL PERTENGAHAN.pdf
 
PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015
PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015
PAST YEAR DCC5183; project management and practices DISEMBER2015
 
Spp092010
Spp092010Spp092010
Spp092010
 
1 contoh ncr dan ofi
1 contoh ncr dan ofi1 contoh ncr dan ofi
1 contoh ncr dan ofi
 
Slaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi FailSlaid Pembangunan Klasifikasi Fail
Slaid Pembangunan Klasifikasi Fail
 
Kertas penerangan laporan
Kertas penerangan laporanKertas penerangan laporan
Kertas penerangan laporan
 
Ceramah Audit Prestasi
Ceramah Audit PrestasiCeramah Audit Prestasi
Ceramah Audit Prestasi
 
Fail kuasa pss
Fail kuasa pssFail kuasa pss
Fail kuasa pss
 
PROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIANPROSES PENGORGANISASIAN
PROSES PENGORGANISASIAN
 
FUFT 1 Senarai Semak.pdf
FUFT 1  Senarai Semak.pdfFUFT 1  Senarai Semak.pdf
FUFT 1 Senarai Semak.pdf
 
BAB 6 Carta dan rajah -pengurusan projek
BAB 6   Carta dan rajah -pengurusan projekBAB 6   Carta dan rajah -pengurusan projek
BAB 6 Carta dan rajah -pengurusan projek
 
Fail kuasa bab 1 pengenalan fail kuasa
Fail kuasa bab 1   pengenalan fail kuasaFail kuasa bab 1   pengenalan fail kuasa
Fail kuasa bab 1 pengenalan fail kuasa
 
Templet fail meja
Templet fail mejaTemplet fail meja
Templet fail meja
 
Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
 
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docxRPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
 
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docxRPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
RPT 2021 Perniagaan Tingkatan 5.docx
 

Mais de Norfaizah Anuar

Majlis Perpisahan Tuan Pengetua
Majlis Perpisahan Tuan PengetuaMajlis Perpisahan Tuan Pengetua
Majlis Perpisahan Tuan PengetuaNorfaizah Anuar
 
Halatuju Pendidikan Teknik & Vokasional
Halatuju Pendidikan Teknik & VokasionalHalatuju Pendidikan Teknik & Vokasional
Halatuju Pendidikan Teknik & VokasionalNorfaizah Anuar
 
Pelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan Kemahiran
Pelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan KemahiranPelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan Kemahiran
Pelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan KemahiranNorfaizah Anuar
 
Perkembangan Kemahiran Di SMT
Perkembangan Kemahiran Di SMTPerkembangan Kemahiran Di SMT
Perkembangan Kemahiran Di SMTNorfaizah Anuar
 
Guru Cemerlang Konvokem 2008
Guru Cemerlang  Konvokem 2008Guru Cemerlang  Konvokem 2008
Guru Cemerlang Konvokem 2008Norfaizah Anuar
 
Taklimat FT17 Melaka - Juruteknik
Taklimat FT17 Melaka - JuruteknikTaklimat FT17 Melaka - Juruteknik
Taklimat FT17 Melaka - JuruteknikNorfaizah Anuar
 

Mais de Norfaizah Anuar (6)

Majlis Perpisahan Tuan Pengetua
Majlis Perpisahan Tuan PengetuaMajlis Perpisahan Tuan Pengetua
Majlis Perpisahan Tuan Pengetua
 
Halatuju Pendidikan Teknik & Vokasional
Halatuju Pendidikan Teknik & VokasionalHalatuju Pendidikan Teknik & Vokasional
Halatuju Pendidikan Teknik & Vokasional
 
Pelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan Kemahiran
Pelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan KemahiranPelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan Kemahiran
Pelan Peningkatan Profesionalisme Guru Vokasional Dan Kemahiran
 
Perkembangan Kemahiran Di SMT
Perkembangan Kemahiran Di SMTPerkembangan Kemahiran Di SMT
Perkembangan Kemahiran Di SMT
 
Guru Cemerlang Konvokem 2008
Guru Cemerlang  Konvokem 2008Guru Cemerlang  Konvokem 2008
Guru Cemerlang Konvokem 2008
 
Taklimat FT17 Melaka - Juruteknik
Taklimat FT17 Melaka - JuruteknikTaklimat FT17 Melaka - Juruteknik
Taklimat FT17 Melaka - Juruteknik
 

Taklimat MPK & FM

  • 1. Bengkel Dokumentasi Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)
  • 2.
  • 3. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) {Manual Of Work Procedures - MWP} FAIL MEJA (FM) {Desk Files - DF} Rujukan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 (Development Administration Circular No. 8/91)
  • 4.
  • 5. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) MPK FM Dokumen rujukan peringkat Jabatan Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan Berasaskan fungsi dan bidang tugas Jabatan Satu MPK untuk satu Jabatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti Jabatan Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu Jawatan Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan @ jawatan
  • 6. 1. KONSEP MPK MPK adalah dokumen rujukan bagi peringkat Jabatan/ Pejabat mengandungi fungsi dan objektif resmi pejabat, prosedur- prosedur yang perlu dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Jabatan/Pejabat. (i) Dokumen rujukan diperingkat Jabatan/Pejabat (ii) Memberi gambarajah menyeluruh mengenai Jabatan/ Pejabat (iii) Merekodkan cara bekerja secara sistematik; dan (iv) Satu MPK untuk satu Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 7. 2. KANDUNGAN MPK MPK mengandungi (8) perkara utama saperti berikut: (i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Jabatan/Pejabat (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Fungsi-fungsi utama (v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai borang-borang yang digunakan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 8. (i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat Sejarah penubuhan sesebuah Jabatan/Pejabat dan juga maklumat saperti tujuan dan matlamat penubuhannya. Maklumat-maklumat ini dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif Jabatan/ Pejabat MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Contoh: Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. Strategi: jika ada
  • 9. (ii) Objektif Jabatan/Pejabat Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah Jabatan/Pejabat selaras dengan matlamat penubuhannya. Tujuannya adalah: a) Memberi halacara yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan, b) Asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti Jabatan c) Asas penilaian keberkesanan Jabatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 10. d) Asas pembentukan objektif secara khusus di peringkat dalaman e) Keutamaan jangka panjang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Contoh: Objektif Jabatan Kastam dan Eksais DiRaja “ Untuk memungut cukai-cukai langsung Persekutan serta mengawal dengan cekap dan berkesan pengimpotan, pengilangan dan perkhidmatan tertentu dan mencegah semua kegiatan penyeludupan”
  • 11. (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ianya menjelaskan aktiviti-aktivit yang dijalankan oleh Jabatan/Pejabat. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tujuan Carta Organisasi: a) Pembahagian dan pengumpulan aktiviti berdasarkan kepada unit/seksyen/bahagian; b) Rantaian perintah (chain of command) yang menunjukkan peringkat hiraki, kuasa dan tanggungjawab
  • 12. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tujuan Carta Organisasi: c) Perancangan untuk mengkaji saiz organisasi dan kakitangan d) Perancangan Latihan e) Saluran maklumat berkesan
  • 13. (iv) Fungsi Utama Jabatan/Pejabat Tugas-tugas utama yang menjalankan bagi membolehkan Jabatan/Pejabat mencapai tujuan penubuhannya. Ianya bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah Jabatan/ Pejabat. Kegiatan-kegiatan ini ada yang khusus untuk Jabatan/Pejabat berkenaan dan ada yang biasa (common activity) Contoh : Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama : Perkhidmatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 14. (v) Aktiviti-aktiviti bagi setiap fungsi utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Perlaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos (5M) Contoh: Jabatan Perkhidmatan Awam Fungsi Utama: Perkhidmatan Aktiviti : (a) Urusan Pengisian Jawatan (b) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan (c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen (d) Urusan Penanggungan Jawatan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 15. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti . Adalah penting bagi proses kerja disenarai- kan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. (a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan semasa menjalankan tugas (b) Memperlihatkan tindakan-tindakan yang lengkap (c) Membantu kerja penyeliaan (d) Memudahkan semakan dan pindaan keatas proses kerja apabila urusan kemaskini MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 16. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti ( e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang (f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja (g) Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan seseorang pekerja (h) Memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat (i) Memastikan pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 17. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Contoh format dan proses kerja MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Jawatan Proses Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai/staf yang belum disahkan dalam jawatan
  • 18. (vi) Proses Kerja Bagi Setiap aktiviti a) Semak senarai aktiviti/pastikan jenis kerja yang diperlukan penyediaan proses kerja b) Sediakan turutan tindakan bagi melaksanakan aktiviti tersebut c) Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi setiap proses e) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan keatas langkah-langkah berkenaan MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
  • 19.
  • 20. (vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/Keputusan Mula/Tamat
  • 21. (vii) Carta Aliran Kerja Contoh simbol-simbol yang digunakan: MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Tindakan Serentak Penyambung
  • 22. viii) Senarai borang-borang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) Sebagai alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan jentera sesuatu pejabat; a) Menyimpan dan merekod maklumat b) Maklumat direkod dengan cara teratur c) Maklumat yang perlu/mustahak sahaja direkod .
  • 23. Faedah-faedah Menggunakan Borang MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) a) Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan b) Semua borang yang digunakan boleh dijadikan sebagai bahan rujukan c) Pegawai dapat memahami prosedur dalam menjalankan tugas masing-masing.
  • 24.
  • 25.
  • 26. 2. KANDUNGAN FM FM mengandungi (14) perkara utama: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran FAIL MEJA (FM)
  • 27. 2. KANDUNGAN FM (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak Checklist (x) Senarai Undang-undang Peraturan (xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai - jika ada (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian FAIL MEJA (FM)
  • 28. (i) Objektif Jabatan/Pejabat Penerangan mengenai objektif Jabatan/Pejabat sama saperti yang dijelaskan didalam kandungan MPK FAIL MEJA (FM)
  • 29.
  • 30. FAIL MEJA (FM) (ii) Objektif Bahagian/Unit Contoh Objektif Unit Sistem, Bahagian Pencen JPA “ Untuk memastikan sistem pembayaran pencen berjalan dengan cekap dan berkesan supaya faedah tamat perkhidmatan di bawah skim pencen dibayar kepada mereka yang layak dengan secepat mungkin”
  • 31. FAIL MEJA (FM) (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta organisasi Jabatan/Pejabat yang menunjukkan fungsi Jabatan/Pejabat adalah sama yang dijelas- kan di dalam MPK
  • 32.
  • 33.
  • 34.
  • 35. FAIL MEJA (FM) (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Contoh: Jawatan: Kerani Perkhidmatan Tugas dan Tanggungjawab: (a) Mengurus rayuan penyelarasan gaji (b) Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan
  • 36. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) FAIL MEJA (FM) (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Hubungan: (a) Hubungan kerja dengan pegawai atasan (b) Hubungan kerja dengan pegawai bawahan (c) Hubungan kerja dengan rakan sejawat (d) Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar
  • 37.
  • 38.
  • 39.
  • 40.
  • 41.
  • 42.
  • 43.
  • 44.
  • 45.
  • 46.
  • 47.
  • 48.
  • 49. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Kaedah pengukuran dan cara-cara menentukan norma kerja Definisi: Pengukuran kerja (work measurement) bermaksud penggunaan teknik-teknik untuk menetapkan masa kepada seorang pekerja yang mahir menjalankan sesuatu tugas tertentu pada tahap prestasi yang telah ditetapkan.
  • 50. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Formula Pengukuran: (i) “Observed Time” - masa yang diambil untuk menjalankan sesuatu tugas (ii) Pekerja - Pekerja yang mahir bermaksud boleh menjalankan sesuatu tugas melalui kaedah-kaedah yang berlainan (iii) Rating Technique - Kaedah untuk mendapatkan kaedah yang “Standard” atau “ average” atau “representative”
  • 51. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Formula Pengukuran: (i) “Standard Rate” - Mengikut Sistem British bekerja pada “standard rate” diberi skel 100 . Jika “0” bererti tiada aktiviti dan jika lebih “100” pekerja bekerja lebih kadar standard; (ii) Basic Time - Masa yang dikehendaki untuk menjalankan tugas atau kadar standard dipanggil “Basic Time” Basic Time = observed time x observed rating standard rating = (100)
  • 52. FAIL MEJA (FM) (xiii) Norma Kerja Contoh: Jika sesuatu tugas itu mengambil masa 20 saat untuk menjalankannya dan kadar pekerja menjalankan tugas (observed time) ialah 90 sahaja, jadi “basic time” ialah: Basic Time = Observed time X Observed rating Standard rating = 20 X 90 = 18 saat 100
  • 53.
  • 54. FAIL MEJA (FM) Contoh Senarai Tugas Harian Nama: Jawatan: Tarikh Bil. Tugas Saya Hari Ini Catatan
  • 55.