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MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS
CONTABLES - GTZ
MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS
CONTABLES - GTZ
Aprobación y Seguimiento:

Asesores Principales:
Barbara Hess
Oscar Mena Tamayo.

Elaboración- Secretaría Técnica:
Helena Useche
María del Pilar Céspedes O.
Ivan Gamboa

Diseño y Edición:
Kumu Diseño wwww.kumudesign.com
Manual de buenas
                                                         prácticas contables - GTZ




Contenido



0. Introducción                                                           5

1. Formatos para la presentación de proyectos                             7
  Formato para la presentación de proyectos
  Modelo de informe de avance
  Modelo de informe final



2. Actividades                                                          11
  2.1 Recurso humano                                                    11
      Matriz
      Matriz 2
      Contrato laboral
      Elementos del contrato laboral
      Soportes en la rendición de cuentas
      Ejercicio
      Concepto de contratos de prestación de servicios
      Contrato prestación de servicios
      Orden de prestación de servicios
      Factura de venta (se modificó)
      Documento equivalente a la factura
      Certificado de recibido a satisfacción
      Hoja de control de pagos

  2.2 talleres                                                          23
      Transporte y hospedaje tallerístas
      Liquidación de gastos de viaje
      Relación de transportes

      Transporte asistentes
      Transporte
      Relación

      Hospedaje y alimentación de asistentes
      Hospedaje y alimentación asistentes

      Listado de asistentes
      Formato listado de asistentes

      Refrigerios
      Refrigerios / materiales y papelería

  2.3 trabajo de campo                                                  27
  2.4 sistematización de la experiencia                                 27
  2.5 compras                                                           27




                                                          3
3. Impuestos                             29
  3.1 IVA
  3.2 Retfte y Reteica

4. Gastos bancarios                      31

5. Procedimiento contable                33

6. Anticipos y caja menor                35
  Anticipos
  Solicitud de anticipo
  Caja menor
  Reglamento de caja menor

7. Libro diario GTZ                      37
  Libro diario
  Formato libro diario

8. Conciliaciones bancarias              38

9. Presentación del informe financiero   41
  Presentación del informe financiero
  Soportes contables

10. Solicitud de fondos                  43
   7_solicitud desembolso

11. Ejercicio practico                   45
   Ejercicio
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0. Introducción




La ejecución de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temáticos y
financieros. Lograr los impactos, cambios o transformaciones propuestos involucra el buen desempeño y
articulación de estos dos componentes. Una optima administración de los recursos económicos favorece
la buena marcha en la ejecución de las actividades y por lo tanto contribuye positivamente a alcanzar los
impactos propuestos.

Sin embargo, la asesoría contable y el acompañamiento permanente, en estos años, nos muestra que una
de las grandes debilidades de las organizaciones se centra en la falta de conocimientos y herramientas que
optimicen la administración de los recursos económicos.

De una manera sencilla y pedagógica el "Manual de Buenas Prácticas Contables - GTZ", consigna los
conceptos, los procedimientos y los instrumentos, para garantizar un adecuado manejo del subsidio local.
Esperamos con esto, introducir prácticas contables que garanticen una eficiente administración de los
recursos en la ejecución del proyecto, al mismo tiempo que se fortalecen los aspectos administrativos, contables
y financieros de las organizaciones sociales de base.




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Manual practicas contables
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1. Formatos para la presentación de proyectos




1. Identificación de la organización

1.0 Nombre:

1.1 Forma jurídica:

1.2 Registro Cámara de Comercio:

1.3. ¿Cuál es la misión de su organización? ¿Para qué existe? Especifique tipos de intervención en promoción,
    asesoría, capacitación, derechos humanos, asistencia, otro.

1.4 Dirección:

1.5 Municipio:

1.6 Teléfonos:

1.7 Fax:

1.8 Correo electrónico:

1.9 Nombre del Representante Legal:

1.10 ¿Quiénes constituyen su organización? Explique según: profesión, ocupación, género, grupo social y/o
    grupo poblacional.

1.11 ¿Qué intervenciones anteriores ha realizado su organización en la región donde se desarrollará el proyecto?
      Exprese los logros alcanzados.

1.12 Responsable del proyecto que se presenta:

1.13 Cargo:


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prácticas contables - GTZ




2. Información sobre el proyecto

2.1 Nombre o Título:

2.2 Antecedentes. Describa la situación problemática sobre la cual se quiere intervenir. Precise las características
    de los conflictos en éste contexto.
    Máximo una hoja

2.3 Justificación del proyecto. ¿Por qué es importante la intervención de ustedes, en la solución del problema?
    Máximo una hoja

2.4 Objetivo (Beneficio directo)1

    2.4.1 Indicador del Objetivo

2.5 Impactos tempranos2: Cambios específicos de la situación planteada en términos alcanzables y relacionados
    directamente con el objetivo.
    Máximo tres (3).

     a) Impacto temprano No. 1.

     b) Impacto temprano No. 2.

     c) Impacto temprano No. 3.

2.6 Impactos tempranos, actividades e indicadores de cumplimiento.

     2.6.1 Impacto temprano No. 1

        Actividades Propuestas                           Indicador de Actividades                             Indicador de Impacto




     2.6.2 Impacto temprano No. 2

        Actividades Propuestas                           Indicador de Actividades                             Indicador de Impacto




     2.6.3 Impacto temprano No. 3

        Actividades Propuestas                           Indicador de Actividades                             Indicador de Impacto




1. Debe referirse al papel que el proyecto puede jugar ante los problemas que han detectado en su diagnóstico, es decir, ¿en qué puede contribuir
   este proyecto para mejorar las condiciones de la población destinataria en los aspectos priorizados? Debe ser: definido en términos de impacto
   alcanzable y lograble. Hasta aquí, Usted y su organización han valorado que son agentes de cambio, en los aspectos identificados.

2. Son los cambios o transformaciones específicas que el proyecto plantea generar en una situación diagnosticada, son también los usos que los
   destinatarios dan a los servicios recibidos. Los impactos aparecen desde el inicio de las intervenciones del proyecto y durante toda su duración y
   se producen en los ámbitos más diversos, pueden ser intencionados o involuntarios, esperados o inesperados, positivos o negativos. El impacto
   temprano está referido a la generación de pequeños cambios que de manera progresiva determinan un impacto sostenible.



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2.7 Concepto y/o estructura metodológica del proyecto.
    Máximo una hoja.

2. 8 Tiempo de ejecución:

2.9 Área de influencia
    Municipio:
    Ciudad / Barrio:
    Departamento:
    Influencia nacional:

2.10 Población meta. Haga una breve descripción cualitativa (situación socioeconómica, ocupación, género,
     grupo étnico, grupos generacionales, grupos en riesgo por el conflicto).

2.11 Número de beneficiarios: Diferencie por género, etnia y edad, según el caso.
      Directos:
      Indirectos:

2.12 Precise cuáles serían los riesgos3 posibles que enfrentaría este proyecto en su desarrollo por causa de
     los conflictos.


2.13 Aportes propios de la organización que presenta la propuesta, aportes comunitarios y de otras instituciones.


                APORTE                           MONTO                             CLASE                               DURACIÓN
                                                                    (Humano, financiero, técnico, logístico)

         Propio (contrapartida)

    Otros (gobierno local, nacional,
          otras instituciones)



2.14 Equipo de trabajo responsable de la ejecución del proyecto. (Especifique cargos, y perfiles profesionales).

2.15 Cronograma de actividades por meses (cuadro anexo en Excel)

2.16. Presupuesto del Proyecto (cuadro anexo en Excel)

2.17 Al finalizar el apoyo, ¿cómo considera usted que se puede mantener el proceso y los logros alcanzados
     en este proyecto, por su organización?

      Diligenció:
      Fecha:


3. Factores internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de un objetivo o impacto propuesto. Adicionalmente, hace referencia a la
   posibilidad de que se generen impactos negativos no previstos en la ejecución del proyecto.



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2. Actividades
                                                                                                           Compras

               Recurso
               humano


                                                                Actividades en los
                                                                subsidios locales                                         Sistematización
                                                                                                                          de experiencia




           Talleres
                                                                                          Trabajo
                                                                                         de campo




 2.1 Recurso humano
Una vez seleccionado el equipo de trabajo y antes de iniciar la ejecución del proyecto, debe remitirse una
comunicación a GTZ, presentando las hojas de vida y relacionando el período, las funciones y las actividades
diligenciando la siguiente matriz.


                                                                  Relación Recurso Humano
                                                                         Proyecto...
                                                                        Organización

                                                                                                      Monto del
   No. Nombre                                              Cargo y funciones                          contrato        Jornadas de trabajo1

   01

   02

   03

   04

   05

   06


1. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas.


Es requisito anexar:
- Documento que consigne los criterios de selección.En los casos en que los contratos superen 2.500 Euros
  deberán enviar por lo menos tres propuestas y la adjudicación.
- Hojas de vida impresas y a la siguiente dirección de correo electrónico: ________@gtz.de


                                                                                                                     11
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- Fotocopias de las cédulas de ciudadanía.

La organización procederá a la firma de los contratos, siempre y cuando tengan el visto bueno de GTZ.

En el caso en que el contrato tenga alguna modificación, se debe realizar un otrosí al contrato inicial y lo
deben informar diligenciando la siguiente matriz 2:

                                                                  Relación Recurso Humano
                                                                         Proyecto...
                                                                        Organización



 1. Nombre
 2. Cargo y funciones
 2. Monto inicial del contrato
 3. Monto del otrosí
 4. Monto total
 5. Jornadas de trabajo.


1. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas.




Por normas de conducta íntegra, las siguientes contrataciones requieren de previa justificación y aprobación
 de la GTZ.:

1. La contratación del Representante Legal.
2. La contratación de familiares

En estos casos es requisito justificar, por medio de una comunicación escrita, las razones de la contratación.
 Adicionalmente para el primer caso, debe remitirse una certificación de aprobación de la Junta Directiva y
las condiciones de remuneración.

La GTZ evaluará la pertinencia y la organización adelantará la contratación, siempre y cuando se otorgue
el VISTO BUENO.

“El recurso humano se maneja a través de contratos laborales o contratos de prestación de servicios”.




Contrato laboral



En los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de las
personas que trabajarán en la ejecución del Proyecto, deben enviar
una carta firmada por el Revisor Fiscal informando este hecho; si
el contrato está vigente, es necesario enviar copia, debidamente
firmada por las partescon las cláusulas modificadas respecto al
SALARIO, FUNCIONES y TIEMPO ASIGNADO a las tareas
vinculadas con la ejecución del PROYECTO.


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Elementos del contrato:

                                 Prestación Personal del Trabajo




                                                   Remuneración




                     Subordinación - Cumplimiento de Horario




Soportes de los contratos en las rendiciones de cuentas:

AL INICIAR EL PROYECTO
- Fotocopia del Contrato Laboral
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía

EN LOS PAGOS MENSUALES
- Fotocopia del Comprobante de Pago, especificando la parte que corresponde al Proyecto.
- Fotocopia de la Autoliquidación de Pago a EPS, AFP (Pensiones), ARP y Caja de Compensación. Resaltando
  las personas vinculadas al Proyecto.

En los pagos mensuales se lleva a costo el Valor del salario cancelado + los aportes a seguridad social
equivalente al 29.65% del valor salarial. (Porcentaje vigente para el año 2007). Se debe ajustar estos porcentajes
dependiendo de la legislación vigente.

A LA FINALIZACION DEL CONTRATO
- La Liquidación de las prestaciones sociales - Cesantías, Prima, Vacaciones, Intereses a las Cesantías,
  equivalentes al 21.83% del valor salarial.


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Ejercicio:

Martha González es la Administradora de la Asociación "Cambio al Progreso", tiene un contrato laboral a
término indefinido por $800,000 desde hace dos años, con un horario de medio tiempo.

En el Proyecto Jóvenes por la Paz financiado por la GTZ estará encargada de su Coordinación, con una
dedicación de medio tiempo durante 6 meses. A este rubro se le aprobó un presupuesto de $1.200.000
mensuales.

PASOS A SEGUIR

1. Se envía comunicación a la GTZ informando que Martha González- Administradora de la Institución,
   trabajará como Coordinadora del Proyecto con una remuneración total (Salario+ seguridad social +
   prestaciones sociales) de $1.200.000 x 6 meses = $7.200.000
  Adjuntando: - Hoja de Vida, Fotocopia del Contrato Laboral actual, Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

2. Esperar la Aprobación de la Secretaría Técnica de GTZ

3. Recibida la aprobación se elaborará el OTROSI - Al contrato y se enviará a la GTZ con el primer pago
   (en el informe financiero).

* Ejm. OTRO SI: A partir del 1 de Septiembre de 2006 al 30 de Marzo del 2007, este contrato se modifica
y adiciona temporalmente en las siguientes cláusulas:

FUNCIONES ADICIONALES: Coordinar el Proyecto Jóvenes por la Paz.

DURACION ADICIONAL: Seis meses durante el lapso comprendido entre el 1 de Septiembre del 2006
y el 30 de Marzo de 2007.

HORARIO ADICIONAL: De Lunes a Viernes - De 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

VALOR Y FORMA DE PAGO: Pagos mensuales de $800.000. Al finalizar el Proyecto se le liquidará las
respectivas prestaciones de ley respecto a esta adición.

4. Pasado el Primer mes SEPTIEMBRE… y así sucesivamente hasta el mes sexto:


      SALARIO                         $ 800.000
      EPS                       8%     $ 64.000
      AFP - PENSIONES       11,63%     $ 93.000
      ARP                   0,522%     $ 4.176
      PARAFISCALES              9%     $ 72.000
      TOTALES                        $1.033.176



   $1.033.176 X 6 MESES = $ 6.199.056

   Cada mes se envía:

   - Fotocopia del Comprobante de pago
   - Fotocopia del Comprobante de la Autoliquidación y pago a EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES.


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5. Liquidación del Otrosí de este Contrato:

     CESANTIAS                                          8.33%      $399.840
     PRIMA DE SERV.                                     8.33%      $399.840
     VACACIONES                                         4.17%      $200.160
     INT. CESANTIAS                                     1% X 6     $ 23.990

     TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION                           $1.023.830
     PAGOS SALARIALES Y SEGURIDAD SOCIAL                           6.199.056
     TOTAL                                                         7.222.886
     VR. RECONOCIDO POR GTZ                                        7.200.000
     DIFERENCIA ASUMIDA POR LA ORGANIZACIÓN                           22.886


   Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidación de Prestaciones Sociales con la
   firma de recibido, junto con el Comprobante de Egreso respectivo.



Contratos de prestación de servicios

Los Contratos de Prestación de Servicios no generan vínculo laboral entre las partes, por consiguiente y a diferencia
de un contrato laboral no causan gastos adicionales representados en pagos de vacaciones, primas, etc.
En la ejecución de subsidios locales, se pactan Contratos de Prestación de Servicios para la entrega de
productos (alimentación) o actividades específicas, realizables en un corto tiempo, ( apoyo logístico).
De acuerdo a la tarea a desarrollar; bien sea especializada, técnica o de apoyo, se aplica a estos contratos el
impuesto de Retención en la Fuente.


TIPOS DE CONTRATO:
1. Contrato de Prestación de Servicios: Se pacta para aquellas funciones que requieren de la vinculación
  permanente a efecto de garantizar la buena marcha en la ejecución del proyecto. Por ejemplo: Coordinación
  General, Profesional para el diseño y desarrollo de los temas de formación.)


                             CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
                           ENTRE ORGANIZACIÓN XXXXXXX Y XXXXXXXXX

   Entre los suscritos XXXXXXXX mayor de edad, en calidad de representante legal de la
   XXXXXXXXXXXX, -identificado con la C.C. No. XXXXXXXX de XXXXX y quien se denominará
   EL CONTRATANTE, de una parte, y de la otra XXXXXXXX, identificada con la C.C. XXXXXXX
   de XXXXXX quien se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente
   contrato de prestación de servicios el que se regirá por las cláusulas que se estipulan a continuación
   y en lo no contemplado en ellas, por las normas aplicables de Código Civil, a saber: CLAUSULA
   PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestación por parte
   del CONTRATISTA de los servicios (profesionales o logísticos) en el marco del Proyecto
   “XXXXXXXXXX”, suscrito con la GTZ, conforme al cual realizará las siguientes actividades según
   los términos de referencia adjuntos y que hacen parte integrante de este contrato (En estos se
   detallan las actividades y productos que se esperan del contrato) CLAUSULA SEGUNDA.
   OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Este se obliga a: 1) Cumplir con los servicios de conformidad
   con la cláusula primera del presente contrato. 2) Colaborar en particular con las instancias



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Manual de buenas
prácticas contables - GTZ




    relacionadas del proyecto. 3) Mantener en absoluta reserva las informaciones que se manejan
    en el proyecto. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Este se obliga
    a: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato. 2) Expedir la certificación
    de prestación de servicios a entera satisfacción. CLAUSULA CUARTA. DIRECCIÓN Y
    SUPERVISIÓN: El CONTRATANTE se reserva el derecho de ejercer el respectivo control del
    servicio objeto del presente contrato. CLAUSULA QUINTA. PLAZO DE EJECUCIÓN: El término
    de duración del presente contrato es (Fecha de Iniciación a la fecha de terminación). SEXTA.
    HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: El presente contrato, para todos los efectos legales tiene
    un valor de XXXXXXXXXX de pesos m/cte (). El CONTRATANTE reconocerá al CONTRATISTA
    los pagos así: el XX% del valor del contrato, correspondiente a XXXXXXX de pesos m/cte.
    ($XXXXX) con la firma del presente contrato; y el restante XX% del valor del contrato correspondiente
    a un XXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXXX) fecha de terminación una vez recibido el servicio a
    satisfacción. PARAGRAFO: Los pagos se hacen contra presentación de factura legal, si el
    CONTRATISTA esta obligado a facturar o de lo contrario contra cuenta de cobro, acompañada
    de un informe sobre las actividades ejecutadas como base para la expedición del certificado de
    cumplimiento a satisfacción por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA SEPTIMA. LUGAR DE
    EJECUCIÓN:.El lugar de ejecución del presente contrato es la ciudad de XXXXX, y concretamente
    la sede XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX u otro sitio en la misma ciudad que señale el
    CONTRATANTE, el cual proveerá los equipos necesarios para la realización de la labor pactada.
     CLAUSULA OCTAVA. DERECHOS DE AUTOR: Los derechos de autor por las obras que
    produzca el CONTRATISTA serán de propiedad del CONTRATANTE, siempre que hayan sido
    realizadas en el ejercicio de las funciones del presente contrato. CLAUSULA NOVENA.
    RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS: El CONTRATISTA se hace
    responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo
    y cumplimiento del presente contrato. CLAUSULA DECIMA. CESIÓN DEL CONTRATO: El
    CONTRATISTA no podrá ceder ni en todo ni en parte el presente contrato, sin consentimiento
    previo y por escrito por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMOPRIMERA. CAUSALES
    DE TERMINACIÓN: Además de las causales establecidas en la ley, son motivo de terminación
    del presente contrato, sin dar lugar a indemnización alguna, las siguientes: 1. Mutuo acuerdo
    de las partes. 2. Finalización del proyecto 3. Terminación de las actividades y entrega de los
    productos objeto del contrato. CLAUSULA DECIMOSEGUNDA. SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS:
    Cualquier diferencia que surja como consecuencia del presente contrato, será dirimida por un
    tribunal de arbitramento integrado por tres miembros, nombrados de la siguiente manera: Uno
    por el CONTRATISTA, otro por el CONTRATANTE y un tercero nombrado por los dos árbitros
    anteriores, y las partes pactan su aceptación desde ahora, a la solución acordada por los árbitros.
    CLAUSULA DECIMOTERCERA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDIC-
    CIONAL: En lo no estipulado en el presente contrato, se aplicará la normatividad civil, por tratarse
    de un contrato de esa naturaleza. CLAUSULA DECIMOCUARTA. VINCULO JURIDICO
    LABORAL: El presente contrato no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE
    y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. CLAUSULA DECIMOSEXTA.
    PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes.
    PARÁGRAFO: Cualquier modificación al presente contrato necesariamente deberá ser de común
    acuerdo y constar por escrito. En constancia se firma el presente contrato en tres ejemplares
    de un mismo tenor, en XXXXXX el día XXXXXXX.


     XXXXXXXXXXXXXX                                                        XXXXXXXXXXXXX
     C.C. XXXXXXXXXXX de XXX                                               C.C. XXXXXXXXX de XXX
     CONTRATANTE                                                           CONTRATISTA



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2. Orden de Prestación de Servicios: Se pacta para trabajos muy puntuales y de corta duración, por ejemplo:
  talleristas, la persona que elabora los refrigerios, la logística de un eventos, etc.



                              ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS


    NR. Orden de Trabajo                                             Año

    Nombre Contratista:
    Identificación C.C
    Dirección
    Teléfono


  OBJETO

    Descripción de la actividad (Términos de Referencia)




  DURACIÓN:        Fecha Inicio:                              Fecha Final:



  VALOR Y FORMA DE PAGO:                Valor Total                      $

                                     Valor Unitario                      $

                                          Anticipo                       $




  VINCULO JURÍDICO/                El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios
  LABORAL                          comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento
                                   del presente contrato. La presente orden de prestación de servicios
                                   no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el
                                   CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales.



  LUGAR Y FECHA




   Nombre Contratista                                                             Nombre Contratante
   C.C.                                                                           Cargo




                                                                                   17
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SOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS:
1. Contrato u Orden de Prestación de Servicios en ORIGINAL
2. Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura. Se debe exigir la Factura de venta en casos de
   Personas Jurídicas o personas naturales de régimen común obligadas a Facturar. En estos casos Facturan IVA.



  Factura

                          GTZ
     NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________
                                                                                             FACTURA DE VENTA
     IDENTIFICACIÓN NIT : _____________________________________________
     DIRECCIÓN: _____________________ AA.________ TEL_______________                         No.           OO1
     e- mail: ________________
     TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________
     PORCENTAJE ICA ________
     RESOLUCION DE FACTURACIÓN _____________________________________

                                                                                       Día         Mes       Año
     Vendido a:                                                 Fecha de expedición

     C.C.o NIT                                                  Tel.

       Referencia           Artículos y/o servicios prestados          Cantidad       Valor unitario     Valor total




                                                                                                                       Impreso por:____________ NIT ________________
      Son:                                                              Subtotal:
      Aceptada:                Firma del comprador:                         IVA:

                                                                           Total:

      Observaciones:




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Documento Equivalente a la Factura



                              DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N._____
                                  (Art.3 Decreto 522 de Marzo 07 de 2003)
                                              ORGANIZACION
                                         (DIRECCION Y TELEFONO)


  NOMBRE DE LA ORGANIZACION:         GTZ
  NIT:
  CIUDAD Y FECHA:
  CONTRATISTA:
  DIRECCION:
  TELEFONO:
  CONCEPTO DEL PAGO:


  VALOR:                        $
  MENOS RETFTE (%)              $
  VALOR A PAGAR                 $


  Firma del contratista

  ___________________
  C.C.




  RECIBIDO A SATISFACCION:


  En calidad de _____________________ certifico que he recibido el trabajo a satisfacción y este valor puede pasar
  a costo.



  NOMBRE
  C.C.




 COMPROBANTE DE PAGO:


 Recibí, la Suma de $_______________

 Quedando cancelado este documento equivalente.



 Nombre
 C.C.




                                                                                             19
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prácticas contables - GTZ




El documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentos
deben ir numerados en forma consecutiva. Numeración consecutiva. (Dec.522 de 2003 Art.3).

- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
- Certificación del recibo a satisfacción del Informe de Gestión o del producto recibido con la firma de
  aprobación del Responsable del Proyecto, indicando que el Informe se encuentra en los Informes de Avance
  Temáticos. - Este recibido a satisfacción se diligencia cuando se está legalizando un pago en anticipo.




                                             RECIBIDO A SATISFACCION




      En calidad de Responsable del Proyecto ___________________________________, certifico que he recibido del
      Señor(a)______________________identificado con la C.C._________________ de ___________, el Informe
      correspondiente a ____________________
      ____________________________de acuerdo con los términos de referencia del contrato de prestación de servicios
      y por lo tanto se puede efectuar el pago según cuenta de cobro adjunta y este valor puede pasar a costo.




      ______________________________________
      NOMBRE
      C.C.
      CARGO




      CIUDAD Y FECHA______________________




3. Comprobante de egreso completamente diligenciado, con la firma de recibido por la persona que prestó
   el servicio o en su defecto por quien esté autorizado por parte del contratista en carta independiente. Así
   mismo, se deben dar visto bueno en los espacios de REVISADO y APROBADO.

NOTA: En ningún caso el contratante puede tener en su poder ordenes de prestación de servicios o documentos equivalentes
firmados en BLANCO, ni por el contratante ni por el contratista.




                     20
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                    CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS                             CT. ________
                            Control de Pagos
                                                                                 Cod.Cta.: 609910


     Fecha:                                                     Contrato Nr.
     Contratista:                                               Plazo de
     C.C. Contratista                                           Ejecución:
     Dirección
     Teléfono


                                   COL PESOS
     VALOR TOTAL CONTRATO:



                                                      PAGOS

     Desembolso         Fecha      Monto          Fecha       Observaciones
                        prevista                  real
     1er anticipo
     2o anticipo
     3er anticipo
     4o anticipo




     Pago final

     Pagos contra presentación de certificado de cumplimiento del contrato por parte del responsable del Proyecto



     Observaciones




   Elaborado por:




Cada contrato de prestación de servicios debe llevar una de Control de Pagos, donde se estipulan las fechas
y los montos a pagar. Luego, en el desarrollo del proyecto, estas hojas de control se deben anexar a cada
uno de los pagos realizados, anotando la fecha real y el monto cancelado (No tener en cuenta en esta relación
la retención en la fuente)




                                                                                             21
Manual practicas contables
Manual de buenas
                                                                                        prácticas contables - GTZ



 2.2 Talleres

                                   Refrigerios
                                                             Materiales
                                                             y papelería


                                                                              Listado de
                                                                              asistentes

Los talleres se deben
numerar y se debe                                                                                Hospedaje
hacer una relación
donde se incluyan
                        Talleres                                                               y alimentación
cada uno de ellos                                                                                asistentes



                                                                           Transporte
                                                                           asistentes


                                                   Transporte
                                                  y hospedaje
                                                   tallerístas



Refrigerios

Los refrigerios y almuerzos se legalizan una vez presentados y aceptados los siguientes documentos:

- Orden de prestación de servicios.

- Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura, especificando: Cantidad,
  menú (descripción detallada del refrigerio o almuerzo), valor unitario y valor total.
- Listados de participantes, identificando nombres, apellidos, dirección, teléfono y
  correo electrónico de contacto.

No se debe elaborar un contrato global. Las contrataciones se deben hacer de
acuerdo con las actividades que se vayan realizando.

Este es un rubro muy importante en los Planes de Inversión.




Materiales y papelería

Según el presupuesto aprobado, se recomienda efectuar una sola compra de materiales y papelería; puede
efectuarse al inicio o en transcurso de la ejecución. Esta adquisición debe hacerse en un establecimiento
comercial que cumpla con todos los requisitos de Ley, de esta manera se evitará la compra en pequeños
establecimientos que no expiden facturas.


                                                                                          23
Manual de buenas
prácticas contables - GTZ




Las facturas deben:

- Estar expedidas a: NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN - GTZ (Nit GTZ). Por ejemplo: Asociación de
  Mujeres Solidarias - GTZ Nit 830099193-1
- Fecha vigente y sin enmendaduras
- Entre los datos a verificar es importante que la resolución de facturación, cubra el número de la factura y
  se encuentre vigente, es decir, que no supere dos años.

                                                                        Las facturas que no cumplan con los
                                                                        requisitos de Ley, no serán aceptadas como
                                      TENGA EN CUENTA                   gasto. En consecuencia, estos gastos, serán
                                                                        asumidos por la organización ejecutora del
                                                                        subsidio.

Listado de asistentes

   Listado de Asistentes Taller de

                           Fechas


                                     Documento
   Nombre                            de identidad         Institución                  Firma




Hospedaje y alimentación asistentes

Se debe aclarar el número de asistentes que se hospedarán de acuerdo con los listados de participantes.

A las facturas de hotel se debe anexar una relación discriminando:

- HUÉSPED

- NUMERO DE NOCHES

- ALIMENTACIÓN RECIBIDA.


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                                                                                   prácticas contables - GTZ



Transporte

Cuando en el plan de inversión se cuente con un rubro de transporte deben enviar los siguientes documentos
en la presentación del primer informe:

CONTRATO CON UNA EMPRESA DE TRANSPORTE :

- Tener licencia vigente del Ministerio de Transporte.

- Tener vigentes los seguros de pasajeros, obligatorio (SOAT) y responsabilidad civil extra contractual (De
  estos seguros deben anexar fotocopia)

- Factura de Venta (Con el lleno de los requisitos de ley).

- Para el pago, deben anexar una relación

- Hoja de Vida del conductor

- Fotocopia de la licencia de conducción vigente.

NOTA: Cuando el vehículo es de propiedad de la institución o se hace un contrato con una persona natural
se deben cumplir los requisitos antes mencionados.


CUANDO SE PAGA EL TRANSPORTE EN FORMA INDIVIDUAL:

Este apoyo, no se debe entender como un subsidio para otros fines. Estos proyectos no se conciben como
apoyos asistenciales; en estos casos es OBLIGACION de la organización velar porque estos montos sean
utilizados para el fin que fueron asignados.

En estos casos se diligencia la siguiente relación:



                                              APOYO TRANSPORTE


   Taller                                                                  Fecha

                                    Documento
   Nombre                           de identidad         Recorrido        Valor          Firma




   Vo. Bo. Coordinador




                                                                                    25
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prácticas contables - GTZ




Transporte y hospedaje de tallerístas

1. La compra de tiquetes se registra como un ANTICIPO hasta la devolución de las carátulas.

2. Las compras de tiquetes aéreos se deben hacer únicamente a través de GTZ La solicitud debe remitirse
  a____________________, con mínimo ocho (8) días hábiles de anticipación.. En caso de presentarse
  alguna modificación, se debe informar de forma inmediata a GTZ.

3. Al regreso los viajeros deben entregar las carátulas y los tiquetes. - Las cuales vendrán adjuntas en la
  relación del taller.

4. Se elabora una liquidación de gastos de viaje

                                   RELACION DE TRANSPORTE TERRESTRE

    Nombre del asesor

    Fecha                                Recorrido                              Valor




   Recibido



5. La legalización se debe presentar debidamente soportada con las facturas expedidas por los hoteles y la
  alimentación de acuerdo con los valores establecidos.

6. Se debe anexar el listado de participantes.

                                          RELACION GASTOS DE VIAJE

 VALOR ANTICIPO                     $0
 NOMBRE ASESOR
 LUGAR VISITA
 OBJETO VISITA
 FECHA Y HORA DE SALIDA
 FECHA Y HORA DE REGRESO

 DÍAS                        NOCHES

 PASAJE AEREO -TIQUETE #                                                 ALOJAMIENTO
 PASAJE TERRESTRE                                                       ALIMENTACION
 MUNICIPAL
 LOCAL                                               TOTAL ALOJAMIENTO Y ALIMENTACION

 TOTAL TRANSPORTE
                                                                  OTROS - IMPREVISTOS
                                                                TOTAL GASTOS DE VIAJE
                                                                      MENOS ANTICIPO
                                                                       SALDO A FAVOR

 Recibí,

 C.C.




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                                                                                   prácticas contables - GTZ



 2.3 Trabajo de campo
Entendemos por Trabajo de Campo, aquellas actividades que se desarrollan en lugares donde se encuentra
la población beneficiaria.

Según el Plan de Inversión aprobado, los gastos pueden corresponder a:

- Alimentación (Almuerzo y refrigerios)
- Llamadas telefónicas
- Materiales
- Transporte

Estos gastos deben estar detallados. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de trabajo, especificar en un
listado con firmas el número de personas que participaron.

Las llamadas telefónicas deben estar soportadas de acuerdo con el trabajo que se realiza.

El transporte se debe relacionar por recorridos.


2.4 Sistematización de la experiencia
En los proyectos donde no se ha contemplado este rubro, se puede manejar como un costo adicional de
talleres, materiales o logística según el caso.

Desde el inicio de la ejecución del proyecto, cada organización debe documentar el proceso de su práctica;
memorias, actas, diarios de campo y fotografías son entre otros los medios del registro.

El desarrollo de contenidos temáticos y las guías de taller, son documentos que soportan las actividades
realizadas.

Soportes Contables:

- Facturas por compra de papelería, fotocopias, rollos y revelados fotográficos.


 2.5 Compras
Cuando en el Plan de Inversión se han aprobado compras, se debe tener en cuenta:
- Solicitar por lo menos tres cotizaciones.
- Hacer un cuadro comparativo explicando las razones por las cuales se elige el proveedor.
- Efectuar la compra en un establecimiento legalmente constituido que expida factura con todos los requisitos
  de ley.
- La donación de éstos elementos debe certificarse mediante un Acta de Entrega con la identificación, datos
  de contacto y firma de las las personas beneficiarias.

Las compras deben tener Visto. Bueno del asesor de la GTZ.


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factura


   NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________                             FACTURA DE VENTA

                                                                                              No.           OO1
   IDENTIFICACIÓN NIT : _____________________________________________
   DIRECCIÓN: _____________________               AA.________ TEL_______________
   e- mail: ________________
   TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________
   PORCENTAJE ICA ________
   RESOLUCION DE FACTURACIÓN _____________________________________


                                                                                        Día         Mes       Año
  Vendido a:                                                     Fecha de expedición


  C.C.o NIT                                                      Tel.



    Referencia              Artículos y/o servicios prestados           Cantidad       Valor unitario     Valor total




                                                                                                                        Impreso por:____________ NIT ________________




    Son:                                                                 Subtotal:
    Aceptada:                  Firma del comprador:                          IVA:
                                                                            Total:

   Observaciones:




Las compras deben tener Vo. Bo. Del asesor de la GTZ.


                    28
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                                                                                    prácticas contables - GTZ




3. Impuestos




 IVA
Al iniciar la ejecución del Proyecto, debe el Revisor Fiscal de la Institución informar a GTZ, si por el objeto
social, son ó no responsables del IVA.

En caso afirmativo, en la misma comunicación certificarán que los valores des-contables por IVA de las
transacciones que se hagan en el proyecto, no serán tomadas como descontable en su declaración, toda vez
que las facturas originales son entregadas en los informes financieros a la GTZ.

Las facturas que no estén a nombre de GTZ, no serán reconocidas como costo y éste gasto deberá ser
asumido por la institución.

En los casos de compras a almacenes como LA 14 donde no digitan el cliente, sino que lo anotan a mano,
deben sobreponer el sello del almacén, sin esto la factura no se reconoce. En los casos en que son impresas
en papel químico se recomienda sacar una fotocopia y anexarla al original.

La GTZ no acepta los valores de RETEIVA, toda vez que la institución los podrá recuperar en su declaración.
 Estos son registros internos de la institución donde registra un IVA descontable en la declaración de IVA
y un IVA retenido por pagar en la declaración de Retención en la Fuente.




                                                                                      29
Manual de buenas
prácticas contables - GTZ




 Retención en la fuente

Es el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del año gravable en el
que se cause (Arts. 365 y 367 del E.T.)

1. La retención se descuenta cuando se presenta y cancela la declaración de retención en la fuente.

2. La entidad debe enviar FOTOCOPIA de la declaración, con una relación discriminando el # GTZ donde
  se hizo el descuento, el vr. Base y la retención.

3. Si hay descuentos de retención de industria y comercio se maneja de la misma manera.

4. La GTZ no asume impuestos no descontados

5.Así la entidad sea sin ánimo de lucro debe efectuar la aplicación de éste impuesto a los contratos por
  prestación de servicios




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Manual de buenas
                                                                                    prácticas contables - GTZ




4. Gastos bancarios




Los gastos bancarios se incluyen en el presupuesto del proyecto y corresponden al rubro de Costos Operativos.
Estos gastos son:

- Cuatro x mil - (A efecto de suprimir este costo, puede solicitarse la copia del contrato de exención del
  impuesto del Cuatro X mil por la procedencia de los recursos).
- Chequera
- Gastos por transferencia de fondos.
- Comisiones , etc.

La fotocopia del extracto bancario es el soporte para la legalización de estos gastos.



     Estos valores se registran en el momento
     en que hacen la correspondiente
     conciliación bancaria.

                                                         El informe financiero debe anexar original
                                                         y fotocopia del extracto. Una vez verificada
                      TENGA EN CUENTA                    la validez de la fotocopia, se devuelve el
                                                         original a la organización.




                                                                                         31
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5. Procedimiento contable




1. La contabilidad que genera la administración contable de la ejecución del Proyecto debe estar incluida en
   la contabilidad de la Entidad Beneficiaria.

2. En la contabilidad se debe manejar como una cuenta 2815 Ingresos Recibidos para Terceros, es decir, no
   genera ni ingresos ni gastos.

3. No se debe manejar un consecutivo de documentos independiente para la administración contable de la
   ejecución del proyecto.

4. El auxiliar de la contabilidad de la entidad con respecto a la administración contable de la ejecución del
   proyecto, debe ser igual al libro diario presentado a la GTZ y, éste a su vez debe coincidir con el Libro
   de Bancos.

5. Los comprobantes se organizan por orden cronológico asignándoles un número interno. Éste número
   se registra en el libro diario y, además debe anotarse en la parte inferior derecha de cada uno de los
   documentos de soporte.




                                                                                   33
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6. Anticipos y caja menor

Los Anticipos y la Caja Menor son recursos económicos que se utilizan para garantizar la marcha en la
ejecución del proyecto. Por ejemplo, en caso de requerir fondos para talleres u otras actividades.

A continuación se describe el procedimiento de cada uno:


Anticipos
Se entiende por ANTICIPO la ejecución de un gasto que por un motivo justificado ante el responsable
del proyecto, se efectúa antes, es decir, anticipadamente. La experiencia en la administración de pequeños
proyectos, indica que en ocasiones en que se requiere efectuar pagos en efectivo, de menor cuantía, se tramita
un Anticipo.


                                            SOLICITUD DE ANTICIPOS


            Yo, ___________________________________ en calidad de ____________________________ de
            la Entidad_______________________________________________ solicito un anticipo por valor de
            $_______________________ (______________________________________________________)
            Para:___________________________________________________________________________
            ________________________________________________________________________________
            Este anticipo será legalizado a más tardar el día ________________________________________



            Cordialmente,



            _______________________
            C.C.


            Ciudad y Fecha_____________________________________




Para un adecuado manejo de los Anticipos, se debe tener en cuenta:
1. La persona responsable debe solicitar por escrito el anticipo, indicando el rubro, la cantidad y la fecha en
   que se compromete a legalizarlo.
2. Para efectos contables, éste valor se asigna al rubro de Anticipos.
3. En el momento de legalización se registra cada monto en el rubro correspondiente, se reintegra el valor
   que quedó haciendo una consignación a la cuenta y el total se registra en anticipos con NEGATIVO.
4. Los dineros en anticipos no se tienen en cuenta en la rendición de cuentas como valores ejecutados, sino
   como valores en caja que deben ser legalizados o reintegrados.
5. En los casos en que algún documento llegue sin soporte, o la factura no esté a nombre de GTZ, o el gasto
   no se haya aprobado en el presupuesto, estas sumas quedarán como ANTICIPO y deberán ser reintegradas,
   consignando estos valores en la cuenta bancaria.


                                                                                          35
Manual de buenas
prácticas contables - GTZ




Caja menor
Se entiende por Caja Menor , una cantidad de dinero en efectivo para sufragar gastos de menor cuantía.


                                              REGLAMENTO DE CAJA MENOR

     · La persona responsable de la caja menor será___________

     · El valor del Fondo Fijo de Caja Menor será de $______

     · El monto máximo por el cual se harán desembolsos será de $____________

     · En la caja siempre estará el valor del fondo en dinero efectivo o en recibos.

     · Cuando se tenga el 70% del monto de la caja gastado, se hará un reembolso de caja, el cual será autorizado en
       su totalidad por la persona asignada.

     · Cuando se tienen facturas soportes, no se elaboran recibos de caja menor.

     · A las facturas se les debe colocar una nota aclarando el detalle de la compra.

     · El reembolso será firmado por el responsable de la caja con el visto bueno del responsable del proyecto.




Para una adecuada administración de estos recursos, se debe tener en cuenta:

1. El responsable del proyecto debe aprobar y firmar cada uno de los gastos.
2. Cuando hay soporte, no se elabora un recibo interno de caja
3. La cantidad de dinero para administrar por Caja Menor, debe ser registrada en el rubro de ANTICIPOS.
4. En los casos en que se requiera hacer un reembolso de Caja Menor, se gira un cheque. Los gastos se
   asignan a los rubros correspondientes. Con la finalización de la ejecución del proyecto la caja menor debe
   quedar en cero (0) no se hace ningún egreso y se legalizan los gastos asignándolos a cada rubro y el valor
   que estaba en anticipos se anota en negativo, si sobra dinero de caja menor se debe consignar.




                      36
Manual de buenas
                                                                                    prácticas contables - GTZ




7. Libro diario GTZ




1. La administración de los recursos financieros requiere de la apertura de cuenta corriente. El carácter de
   ésta es de exclusividad, es decir, no se permiten consignaciones y retiros, de dineros que no procedan de
   la administración del subsidio.
  (Ver Formato Libro Diario en la siguiente página)

2. Anotar el número interno en la primera columna. Este número debe ir en todos los soportes en la
   parte inferior derecha.

3. Una vez el primer desembolso se haga efectivo, es necesario elaborar un recibo de caja detallando claramente
   el nombre de la organización, el número del subsidio y el valor.

4. Éste recibo de caja debe enviarse a la GTZ, de forma inmediata, vía FAX al teléfono 091-635 15 52.
.
5. Egresos -De acuerdo con el rubro del presupuesto. Egreso = Sum. De rubros

6. Anticipos y reintegros de dineros

7. Gastos bancarios y 4 x mil.

8. Saldo en Bancos = Saldo en Libro Diario

9. Se maneja contabilidad de caja - Es decir, se registra en egresos y en cada rubro lo que efectivamente se
   canceló.




                                                                                      37
Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ
     País:                                                       Nombre                                                     Dirección GTZ
     PN:                                                         Fecha                                                      Tel:

     Benef.                                                Cuenta Bco.                                                      Liquidación del:
     AP                                                    No. de cuenta

     email:
     AV:
                                                                                                                                                                                                                                                                   Manual de buenas




       No.        Fecha contab     Fecha factura     No. de comprobante     No. de cheque      Beneficiario       Objeto del suministro     Ingresos       Egresos                 Egresos según posición presupuesto                 Anticipos   Saldo   Retfte




38
       GTZ        (dia-mes-año)                                                                                       / del servicio
                                                                                                                                                                        Material   Trans. Y viáticos   Comunicaciones    Rec.Humano
                                                                                                                                                                                                                                                                   prácticas contables - GTZ




                                                                                                               Saldo que viene                                0
                                                                                                               Ingreso por 1er
                                                                                                               desembolso GTZ




                                                                                                                        Sumas



     Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.



     Firma por:
Manual de buenas
                                                                               prácticas contables - GTZ




8. Conciliaciones Bancarias




Adjunto a la presentación de informes deben enviar la correspondiente conciliación bancaria:


                                    CONCILIACION BANCARIA
                                        (INSTITUCION)
                                      FECHA___________
                                CTA BANCARIA No.______________
                                  BANCO __________________

               SALDO SEGUN LIBROS                                XXXXXXXX

               MENOS SALDO SEGUN EXTRACTO                        XXXXXXXX

               = DIFERENCIA                                      XXXXXXXX



               CHEQUES PENDIENTES DE COBRO                       XXXXXXXX
               CH.                   XXXXXXX
               CH.                   XXXXXXX
               CH.                   XXXXXXX
               CH.                   XXXXXXX

               MAS NOTAS EN EXTRACTO NO REGISTRADAS EN LOS LIBROS
                                                        XXXXXXXX

               MENOS CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS EN EL BANCO
                                                     XXXXXXXX

               DIFERENCIA CONCILIADA                    XXXXXXXX




                                                                                 39
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9. Presentación del informe financiero




1. Libro Diario y Control del Presupuesto debidamente diligenciado, firmado por el Representante Legal,
   tanto en papel como en medio magnético.

2. Recibo de Caja de todos los desembolsos que la GTZ consigna en la cuenta exclusiva del proyecto.

3. Comprobantes de Egreso con sus correspondientes soportes. En los comprobantes de egreso debe
   venir la copia al carbón de los cheques girados.

4. Todos los soportes deben venir con el visto bueno de la persona responsable del proyecto o los delegados
   del representante legal. Los documentos que no registren el visto bueno, no serán incluidos en la rendición
   de cuentas.

5. Legalizaciones según el caso anexando todos los soportes y detallando por talleres en forma independiente.

6. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SEGÚN EL FORMATO ESTABLECIDO: Este documento es
   requisito indispensable para tramitar los desembolsos. Debe llegar completamente diligenciada y firmada
   por el representante legal.

Los documentos y soportes se deben pegar en hojas tamaño carta con el fin que toda la documentación
llegue organizada al mismo tamaño y así evitar que algún documento se extravíe.


 Soportes Contables

  1. Todos los soportes deben estar autorizados, con el Vo. Bo. De las personas autorizadas y tener detalles
     claros.




                                                                                       41
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    2. Los C.E. Firmados por el beneficiario y se deben firmar también los espacios de revisado y aprobado.

    3. Cuando hay C.E. Anulados se debe anexar el cheque debidamente anulado

    4. Facturas originales

    5. Documentos equivalentes a la factura

    6. Extractos Bancarios y conciliación bancaria

    7. Copia de las declaraciones de retención en la fuente

    8. Evitar los recibos propios en egresos donde entregan soporte. No hacer recibo de caja menor
       cuando hay factura de venta.

    9. Los soportes deben sumar estrictamente el valor girado. Cuando el comprobante tiene de soporte
       varios recibos, anexar la tirilla de la sumadora.

    10. Fotocopia de los comprobantes de pago de aportes a seguridad social cuando haya lugar a esto.

    11. Actas de entrega de los activos fijos que reciba la institución.

    12. Anexar la declaración de exclusividad de financiación de fondos de la GTZ en El Proyecto.

    “Los datos consignados en un comprobante/factura, etc. no deben tener tachones, borrones
    o correcciones/alteraciones en fechas ni valores”.


       CUALQUIER CAMBIO EN EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR AUTORIZADO
     PREVIAMENTE POR EL ASESOR DE LA GTZ; DE ESTA AUTORIZACION DEBE
                    QUEDAR CONSTANCIA POR ESCRITO.
                NO SE ACEPTAN AUTORIZACIONES VERBALES.




Todos los documentos y soportes deben tener el número GTZ que se anota en la parte inferior derecha.

Estas rendiciones se deben archivar en carpetas AZ o en carpetas de cartón, en ningún caso las deben anillar.

Las rendiciones de cuentas se deben enviar mensualmente sin que este plazo supere seis semanas. Esto con
el objeto de hacer un seguimiento más oportuno y eficiente.




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                                                                                    prácticas contables - GTZ




10. Solicitud de fondos
1. Diligenciar el formato de Solicitud de Fondos.

2. Plan de inversión que cubra el saldo y el valor del desembolso.

3. El último desembolso debe ser financiado por la Entidad. Se girará el último pago
   cuando se haya ejecutado y soportado la totalidad del presupuesto.

4. La solicitud de fondos se tramita en el momento en que requieran el siguiente desembolso.
    Es indispensable presentar al mismo tiempo la rendición de cuentas.




Cambio presupuestal
Todo cambio presupuestal debe contar con la aprobación escrita del Asesor GTZ.

Sin éste requisito no se efectuarán modificaciones al Plan de Inversión.




                                                                                      43
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Solicitud de desembolso



  Ciudad, Fecha


  Señores:
  Deutsche Gesellschaft für Technische
  Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
  Proyecto
  Atn. Doctor (a)
  Kra. 13 N.97 -51 302
  Bogotá




              Subsidio Local              OZ                                                    PN
              Nr. del Subsidio                       Solicitud de Fondos Nr:




  Forma de Pago:

           Desembolso / Anticipo (Condición: Acuerdo debidamente legalizado)
           Valor SOLICITADO en COP _____$
           Consignación en nuestra cuenta exclusiva para el proyecto:



              Nombre de la Cuenta                                         Cta.
                                                                          Cte.     ____
                                                                          Ahorros ____
              Banco                                                       Sucursal



  * Liquidación desembolso(s) anteriores:

           Los servicios y suministros liquidados en la rendición de cuenta Nr. fueron recibidos por parte de la entidad a
           entera satisfacción.

           Por medio de la presente declaramos que ninguno de los servicios o suministros presentados en nuestra rendición
           de cuenta Nr. no fueron cancelados o subsidiados por otros fondos o créditos distintos a los provenientes de
           la GTZ.



             Representante Beneficiario                                                   Vobo AV


   Anexos:
   Plan de inversión para la utilización de este desembolso


   (espacio exclusivo de GTZ):




                                 Este monto puede ser
    COP_____________
                                 contabilizado en costos                 Firma Responsable GTZ




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                                                                                                 prácticas contables - GTZ




11. Ejercicio
Favor diligenciar el libro diario y control de presupuestos con estos datos y anotar cuales serían los documentos
soportes en cada caso.


   GTZ     DETALLE                                                                               RETENCIÓN       VR.GIRADO

           Se autoriza un subsidio de $30,000,000
           PRIMER DESEMBOLSO                                                        15.000.000
           SEGUNDO DESEMBOLSO                                                       13.000.000
           TERCER DESEMBOLSO                                                         2.000.000

     1     La entidad beneficiaria presta $200,000 para abrir la cuenta corriente

     2     Enero 03 La GTZ gira el primer desembolso

     3     Enero 05 Se da un anticipo para un taller en Cali por
           tres días donde participan 40 jóvenes                                     2.000.000

     4     Enero 05 Se compran los tiquetes para una persona
           a Cali - Ida y regreso                                                     560.000

     5     Reintegro a la Asociación del préstamo hecho al proyecto

     6     Enero 10 Pago de 1000 cartillas sobre derechos humanos                    2.000.000          70.000    1.930.000

     7     Enero 20 Legalización de anticipo de gastos de viaje a Cali
           Trae carátulas de la aerolínea
           Hospedaje para 30 personas por una noche                                   360.000
           Alimentación para 80 personas                                              800.000
           Implementos de papelería                                                   450.000
           Transporte                                                                 100.000

     8     Enero 30 Pago Honorarios a Rocio González por asesoría                    2.000.000         200.000    1.800.000
           Contrato a 3 meses

     9     Enero 30 Pago al sociólogo Juan Pérez                                     1.000.000         100.000      900.000
           Contrato a 6 meses

    10     Enero 30 Pago de chequera                                                   85.000

    11     Gastos bancarios y 4 x mil                                                  36.780

    12     Febrero 05 Pago servicio telefónico y de internet                          300.000

    13     Febrero 07 Cancela retención en la fuente                                  370.000

    14     Febrero 07 Rocio González solicita un anticipo para viaje a Medellín       550.000

           1. QUE DOCUMENTOS SE DEBEN ANEXAR EN CADA CASO
           2. DILIGENCIAR EL LIBRO DIARIO CON ESTA INFORMACION
           3. ANOTAR COMO DEBE SER ENVIADO EL INFORME, TENIENDO
           EN CUENTA QUE SE VA A PEDIR UN DESEMBOLSO DE $15,000,000




                                                                                                  45
Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ
     País:    Colombia                                           Nombre      FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL                                         Dirección GTZ           Agencia GTZ
     PN:      2002.2049.1-001.00                                 Fecha       Febrero 15 de 2002                                                                 Tel:                    636 1114 Bogotá

     Benef. ASOCIACIÓN ABC                                 Cuenta Bco.   BANCOLOMBIA                                                                            Liquidación del: 03-01-02 al 15-02-02
     AP                                                    No. de cuenta 1030-2045358-4

     email:
     AV:    Sabine Markert
                                                                                                                                                                                                                                                                     Manual de buenas




       No.        Fecha contab    Fecha factura     No. de comprobante      No. de cheque      Beneficiario      Objeto del suministro      Ingresos      Egresos                     Egresos según posición presupuesto                Anticipos   Saldo   Retfte




46
       GTZ        (dia-mes-año)                                                                                      / del servicio
                                                                                                                                                                           Material   Trans. Y viáticos   Comunicaciones   Rec.Humano
                                                                                                                                                                                                                                                                     prácticas contables - GTZ




                                                                                                                       Sumas



     Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.



     Firma por:



                                                                                                                     VALOR DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS                  0

     Fecha:
Manual de buenas
                                                                                                                                              prácticas contables - GTZ




                                                            Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02


País:   Colombia                                 Nombre    FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL                   Dirección GTZ     Agencia GTZ
PN:     2002.2049.1-001.00                       Fecha     Febrero 15 de 2002                                           Tel:              636 1114 Bogotá

Benef. ASOCIACIÓN ABC                      Cuenta Bco.   BANCOLOMBIA                                                    Liquidación No:   1
AP                                         No. de cuenta 1030-2045358-4                                                 Entre:            03-01-02 al 15-02-02

email:
AV:    Sabine Markert



  Pos. Presupuesto            Concepto                    Presupuesto Inicial         Liquidación Acumulada              Saldo del                    Liquidación
                                                                                                                        Presupuesto                  Actual Nr. 01
                                                                 COP                           COP                          COP                          COP
          1              Material de trabajo                        8.000.000
          2              Transporte y viáticos                      5.000.000
          3              Comunicaciones                             1.000.000
          4              Recurso Humano                            16.000.000

                                                                    30.000.000




Firmas en señal de conformidad:



                                por GTZ:                                                                         por:




                                Directora Agencia GTZ                                                            Representante Legal




                                                                                                                                               47
Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ


                      País:     Colombia                                            Nombre     FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL                                            Dirección GTZ          Agencia GTZ
                      PN:       2002.2049.1-001.00                                  Fecha      Febrero 15 de 2002                                                                    Tel:                   636 1114 Bogotá
                                                                                                                                                                                                                                                                                     Manual de buenas




                      Benef. ASOCIACIÓN ABC                                 Cuenta Bco.   BANCOLOMBIA                                                                                Liquidación del: 03-01-02 al 15-02-02
                      AP                                                    No. de cuenta 1030-2045358-4




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                                                                                                                                                                                                                                                                                     prácticas contables - GTZ




                      email:
                      AV:    Sabine Markert


      No.    Fecha contab       Fecha       No. de       No. de         Beneficiario                      Objeto del suministro               Ingresos     Egresos                      Egresos según posición presupuesto                     Anticipos      Saldo     Retfte
      GTZ    (dia-mes-año)      factura   comprobante    cheque                                               / del servicio
                                                                                                                                                                          Material      Trans. Y viáticos     Comunicaciones   Rec.Humano

        1       20-12-01                    NC.2030                 Proyecto GTZ                     Prestamo para apertura de cta             200.000                                                                                                       200.000
        2       03-01-02                    RC.0530                                                  Ingreso por 1er desembolso GTZ          15.000.000              0                                                                                     15.200.000
        3       05-01-02                    CE.1020         6001    Rocio González                   Anticipo viaje a Cali                                 2.000.000                                                                          2.000.000    13.200.000
        4       05-01-02                    CE.1023         6002    Viajes El Sol                    Tiquetes ida y vuelta a Cali                            560.000                                                                            560.000    12.640.000
        5       05-01-02                    CE.1024         6003    Asociación ABC                   Pago préstamo a la Asociación                           200.000                                                                                       12.440.000
        6       10-01-02                    CE.1048         6004    Impresores Alpha                 Impresión de 1000 cartillas                           1.930.000     1.930.000                                                                         10.510.000      70.000
        7       20-01-02                    RC.0557                 Rocio González                   Legalización gastos viaje                                            450.000           1.820.000                                         -2.270.000   10.510.000
        8       30-01-02                    CE.1055         6005    Rocio González                   1er Pago contrato asesoría N.13                       1.800.000                                                            1.800.000                  8.710.000      200.000
        9       30-01-02                    CE.1056         6006    Juan Perez                       1er Pago contrato asesoría N.15                         900.000                                                                900.000                7.810.000      100.000
       10       30-01-02                    NB.0128                 Bancolombia                      Valor chequera                                           85.000       85.000                                                                          7.725.000
       11       30-01-02                    NB.0129                 Bancolombia                      3 x mil y gastos bancarios                               36.780       36.780                                                                          7.688.220
       12       05-02-02                    CE.1070         6007    Asociación ABC                   Pago teléfono e internet s/n relación                   300.000                                             300.000                                   7.388.220
       13       07-02-02                    CE.1083         6008    Administración de Impuestos      Pago retención mes de enero                             370.000       70.000                                                   300.000                7.018.220     -370.000
       14       07-02-02                    CE.1090         6009    Rocio González                   Solicitud anticipo viaje a Medellín                     550.000                                                                            550.000    6.468.220


                                                                                                     Sumas                                   15.200.000    8.731.780     2.571.780          1.820.000            300.000        3.000.000       840.000                          0


     Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.




                                                  VALOR DE LA RENDICION DE CUENTAS                                                                                                          7.691.780



                   Firma por:
Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ


                       País:      Colombia                                        Nombre       FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL                                            Dirección GTZ          Agencia GTZ
                       PN:        2002.2049.1-001.00                              Fecha        Marzo 15 de 2002                                                                      Tel:                   636 1114 Bogotá

                       Benef. ASOCIACIÓN ABC                                Cuenta Bco.   BANCOLOMBIA                                                                                Liquidación del: 10/02/02 al 10/03/02
                       AP                                                   No. de cuenta 1030-2045358-4

                       email:
                       AV:    Sabine Markert


       No.        Fecha contab     Fecha factura     No. de       No. de        Beneficiario             Objeto del suministro              Ingresos       Egresos                      Egresos según posición presupuesto                     Anticipos     Saldo     Retfte
       GTZ        (dia-mes-año)                    comprobante    cheque                                     / del servicio
                                                                                                                                                                          Material      Trans. Y viáticos     Comunicaciones   Rec.Humano

                                                                                                  Saldos Iniciales                         15.200.000      8.731.780    2.571.780           1.820.000            300.000        3.000.000       840.000    6.468.220            0
        15          10-02-02                       NC.2031                    Rocio González      Legalización anticipos Cali y Med.           15.000                     385.000             360.000              80.000                      -840.000    6.483.220
        16          25-02-02                       CE.1115         6010       Rocio González      Segundo pago Contrato N.13                               2.700.000                                                            2.700.000                  3.783.220     300.000
        17          25-02-02                       CE.1116         6011       Juan Perez          Segundo pago Contrato N.15                               1.350.000                                                            1.350.000                  2.433.220     150.000
        18          28-02-02                       CE.1120         6012       Colnodo             Pago red de internet                                       300.000                                             300.000                                   2.133.220
        19          05-03-02                       CE.1130         6013       Rocio González      Anticipo para taller en Cartagena                        1.800.000                                                                          1.800.000     333.220
        20          10-03-02                       CE.1032         6014       Rocio González      Legalización taller Cartagena                                           525.000             656.000                               200.000   -1.381.000    333.220
        21          10-03-02                       CE.1035         6015       Asociación ABC      Pago de retención                                          450.000                                                                450.000                 -116.780    -450.000
                                                                                                                                                                                                                                                            -116.780
                                                                                                                                                                                                                                                            -116.780
                                                                                                                                                                                                                                                            -116.780
                                                                                                                                                                                                                                                            -116.780
                                                                                                                                                                                                                                                            -116.780
                                                                                                  Total segunda rendicion                      15.000      6.600.000      910.000           1.016.000            380.000        4.700.000      -421.000                         0


                                                                                                  Total Acumulado                          15.215.000    15.331.780     3.481.780           2.836.000            680.000        7.700.000       419.000

     Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.




                                                                 VALOR DE LA SEGUNDA RENDICION DE CUENTAS                                                                                                    7.006.000




49
     Firma por:
                                                                                                                                                                                                                                                                                    prácticas contables - GTZ
                                                                                                                                                                                                                                                                                            Manual de buenas
Manual de buenas
prácticas contables - GTZ




                                                                Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02


    País:   Colombia                                 Nombre    FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL                     Dirección GTZ     Agencia GTZ
    PN:     2002.2049.1-001.00                       Fecha     Febrero 15 de 2002                                             Tel:              636 1114 Bogotá

    Benef. ASOCIACIÓN ABC                     Cuenta Bco.   BANCOLOMBIA                                                       Liquidación No:   1
    AP                                        No. de cuenta 1030-2045358-4                                                    Entre:            03-01-02 al 15-02-02

    email:
    AV:    Sabine Markert



      Pos. Presupuesto            Concepto                    Presupuesto Inicial         Liquidación Acumulada              Saldo del                       Liquidación
                                                                                                                            Presupuesto                     Actual Nr. 01
                                                                     COP                           COP                          COP                             COP
              1              Material de trabajo                        8.000.000                     2.571.780                 5.428.220                        2.571.780
              2              Transporte y viáticos                      5.000.000                     1.820.000                 3.180.000                        1.820.000
              3              Comunicaciones                             1.000.000                       300.000                   700.000                          300.000
              4              Recurso Humano                            16.000.000                     3.000.000                13.000.000                        3.000.000
                                                                                                                                        0
                                                                        30.000.000                     7.691.780               22.308.220                         7.691.780

    Firmas en señal de conformidad:

                                 por GTZ:                                                                            por:




                                 Asesor Principal Proyecto                                                           Representante Legal




                                                                Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02


    País:   Colombia                                 Nombre    FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL                     Dirección GTZ     Agencia GTZ
    PN:     2002.2049.1-001.00                       Fecha     Febrero 15 de 2002                                             Tel:              636 1114 Bogotá

    Benef. ASOCIACIÓN ABC                     Cuenta Bco.   BANCOLOMBIA                                                       Liquidación No:   2
    AP                                        No. de cuenta 1030-2045358-4                                                    Entre:            03-01-02 al 15-02-02

    email:
    AV:    Sabine Markert



      Pos. Presupuesto            Concepto                     Presupuesto Inicial        Liquidación Acumulada                Saldo del                     Liquidación
                                                                                                                              Presupuesto                   Actual Nr. 01
                                                                      COP                          COP                            COP                           COP
              1              Material de trabajo                        8.000.000                     3.481.780                  4.518.220                         910.000
              2              Transporte y viáticos                      5.000.000                     2.836.000                  2.164.000                       1.016.000
              3              Comunicaciones                             1.000.000                       680.000                    320.000                         380.000
              4              Recurso Humano                            16.000.000                     7.700.000                  8.300.000                       4.700.000
                                                                                                                                         0
                                                                        30.000.000                    14.697.780                15.302.220                        7.006.000

    Firmas en señal de conformidad:

                                 por GTZ:                                                                            por:




                                 Directora Agencia GTZ                                                               Representante Legal




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Manual practicas contables
Manual practicas contables
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A.A. 89836
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Teléfono:++57-1-636 1114
Fax:++57-1-635 1552
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Manual practicas contables

  • 1. MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS CONTABLES - GTZ
  • 2. MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS CONTABLES - GTZ
  • 3. Aprobación y Seguimiento: Asesores Principales: Barbara Hess Oscar Mena Tamayo. Elaboración- Secretaría Técnica: Helena Useche María del Pilar Céspedes O. Ivan Gamboa Diseño y Edición: Kumu Diseño wwww.kumudesign.com
  • 4. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Contenido 0. Introducción 5 1. Formatos para la presentación de proyectos 7 Formato para la presentación de proyectos Modelo de informe de avance Modelo de informe final 2. Actividades 11 2.1 Recurso humano 11 Matriz Matriz 2 Contrato laboral Elementos del contrato laboral Soportes en la rendición de cuentas Ejercicio Concepto de contratos de prestación de servicios Contrato prestación de servicios Orden de prestación de servicios Factura de venta (se modificó) Documento equivalente a la factura Certificado de recibido a satisfacción Hoja de control de pagos 2.2 talleres 23 Transporte y hospedaje tallerístas Liquidación de gastos de viaje Relación de transportes Transporte asistentes Transporte Relación Hospedaje y alimentación de asistentes Hospedaje y alimentación asistentes Listado de asistentes Formato listado de asistentes Refrigerios Refrigerios / materiales y papelería 2.3 trabajo de campo 27 2.4 sistematización de la experiencia 27 2.5 compras 27 3
  • 5. 3. Impuestos 29 3.1 IVA 3.2 Retfte y Reteica 4. Gastos bancarios 31 5. Procedimiento contable 33 6. Anticipos y caja menor 35 Anticipos Solicitud de anticipo Caja menor Reglamento de caja menor 7. Libro diario GTZ 37 Libro diario Formato libro diario 8. Conciliaciones bancarias 38 9. Presentación del informe financiero 41 Presentación del informe financiero Soportes contables 10. Solicitud de fondos 43 7_solicitud desembolso 11. Ejercicio practico 45 Ejercicio
  • 6. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 0. Introducción La ejecución de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temáticos y financieros. Lograr los impactos, cambios o transformaciones propuestos involucra el buen desempeño y articulación de estos dos componentes. Una optima administración de los recursos económicos favorece la buena marcha en la ejecución de las actividades y por lo tanto contribuye positivamente a alcanzar los impactos propuestos. Sin embargo, la asesoría contable y el acompañamiento permanente, en estos años, nos muestra que una de las grandes debilidades de las organizaciones se centra en la falta de conocimientos y herramientas que optimicen la administración de los recursos económicos. De una manera sencilla y pedagógica el "Manual de Buenas Prácticas Contables - GTZ", consigna los conceptos, los procedimientos y los instrumentos, para garantizar un adecuado manejo del subsidio local. Esperamos con esto, introducir prácticas contables que garanticen una eficiente administración de los recursos en la ejecución del proyecto, al mismo tiempo que se fortalecen los aspectos administrativos, contables y financieros de las organizaciones sociales de base. 5
  • 8. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 1. Formatos para la presentación de proyectos 1. Identificación de la organización 1.0 Nombre: 1.1 Forma jurídica: 1.2 Registro Cámara de Comercio: 1.3. ¿Cuál es la misión de su organización? ¿Para qué existe? Especifique tipos de intervención en promoción, asesoría, capacitación, derechos humanos, asistencia, otro. 1.4 Dirección: 1.5 Municipio: 1.6 Teléfonos: 1.7 Fax: 1.8 Correo electrónico: 1.9 Nombre del Representante Legal: 1.10 ¿Quiénes constituyen su organización? Explique según: profesión, ocupación, género, grupo social y/o grupo poblacional. 1.11 ¿Qué intervenciones anteriores ha realizado su organización en la región donde se desarrollará el proyecto? Exprese los logros alcanzados. 1.12 Responsable del proyecto que se presenta: 1.13 Cargo: 7
  • 9. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2. Información sobre el proyecto 2.1 Nombre o Título: 2.2 Antecedentes. Describa la situación problemática sobre la cual se quiere intervenir. Precise las características de los conflictos en éste contexto. Máximo una hoja 2.3 Justificación del proyecto. ¿Por qué es importante la intervención de ustedes, en la solución del problema? Máximo una hoja 2.4 Objetivo (Beneficio directo)1 2.4.1 Indicador del Objetivo 2.5 Impactos tempranos2: Cambios específicos de la situación planteada en términos alcanzables y relacionados directamente con el objetivo. Máximo tres (3). a) Impacto temprano No. 1. b) Impacto temprano No. 2. c) Impacto temprano No. 3. 2.6 Impactos tempranos, actividades e indicadores de cumplimiento. 2.6.1 Impacto temprano No. 1 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto 2.6.2 Impacto temprano No. 2 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto 2.6.3 Impacto temprano No. 3 Actividades Propuestas Indicador de Actividades Indicador de Impacto 1. Debe referirse al papel que el proyecto puede jugar ante los problemas que han detectado en su diagnóstico, es decir, ¿en qué puede contribuir este proyecto para mejorar las condiciones de la población destinataria en los aspectos priorizados? Debe ser: definido en términos de impacto alcanzable y lograble. Hasta aquí, Usted y su organización han valorado que son agentes de cambio, en los aspectos identificados. 2. Son los cambios o transformaciones específicas que el proyecto plantea generar en una situación diagnosticada, son también los usos que los destinatarios dan a los servicios recibidos. Los impactos aparecen desde el inicio de las intervenciones del proyecto y durante toda su duración y se producen en los ámbitos más diversos, pueden ser intencionados o involuntarios, esperados o inesperados, positivos o negativos. El impacto temprano está referido a la generación de pequeños cambios que de manera progresiva determinan un impacto sostenible. 8
  • 10. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2.7 Concepto y/o estructura metodológica del proyecto. Máximo una hoja. 2. 8 Tiempo de ejecución: 2.9 Área de influencia Municipio: Ciudad / Barrio: Departamento: Influencia nacional: 2.10 Población meta. Haga una breve descripción cualitativa (situación socioeconómica, ocupación, género, grupo étnico, grupos generacionales, grupos en riesgo por el conflicto). 2.11 Número de beneficiarios: Diferencie por género, etnia y edad, según el caso. Directos: Indirectos: 2.12 Precise cuáles serían los riesgos3 posibles que enfrentaría este proyecto en su desarrollo por causa de los conflictos. 2.13 Aportes propios de la organización que presenta la propuesta, aportes comunitarios y de otras instituciones. APORTE MONTO CLASE DURACIÓN (Humano, financiero, técnico, logístico) Propio (contrapartida) Otros (gobierno local, nacional, otras instituciones) 2.14 Equipo de trabajo responsable de la ejecución del proyecto. (Especifique cargos, y perfiles profesionales). 2.15 Cronograma de actividades por meses (cuadro anexo en Excel) 2.16. Presupuesto del Proyecto (cuadro anexo en Excel) 2.17 Al finalizar el apoyo, ¿cómo considera usted que se puede mantener el proceso y los logros alcanzados en este proyecto, por su organización? Diligenció: Fecha: 3. Factores internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de un objetivo o impacto propuesto. Adicionalmente, hace referencia a la posibilidad de que se generen impactos negativos no previstos en la ejecución del proyecto. 9
  • 12. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2. Actividades Compras Recurso humano Actividades en los subsidios locales Sistematización de experiencia Talleres Trabajo de campo 2.1 Recurso humano Una vez seleccionado el equipo de trabajo y antes de iniciar la ejecución del proyecto, debe remitirse una comunicación a GTZ, presentando las hojas de vida y relacionando el período, las funciones y las actividades diligenciando la siguiente matriz. Relación Recurso Humano Proyecto... Organización Monto del No. Nombre Cargo y funciones contrato Jornadas de trabajo1 01 02 03 04 05 06 1. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas. Es requisito anexar: - Documento que consigne los criterios de selección.En los casos en que los contratos superen 2.500 Euros deberán enviar por lo menos tres propuestas y la adjudicación. - Hojas de vida impresas y a la siguiente dirección de correo electrónico: ________@gtz.de 11
  • 13. Manual de buenas prácticas contables - GTZ - Fotocopias de las cédulas de ciudadanía. La organización procederá a la firma de los contratos, siempre y cuando tengan el visto bueno de GTZ. En el caso en que el contrato tenga alguna modificación, se debe realizar un otrosí al contrato inicial y lo deben informar diligenciando la siguiente matriz 2: Relación Recurso Humano Proyecto... Organización 1. Nombre 2. Cargo y funciones 2. Monto inicial del contrato 3. Monto del otrosí 4. Monto total 5. Jornadas de trabajo. 1. Especificar el tiempo de duración del contrato. Días de trabajo a la semana y cantidad de horas. Por normas de conducta íntegra, las siguientes contrataciones requieren de previa justificación y aprobación de la GTZ.: 1. La contratación del Representante Legal. 2. La contratación de familiares En estos casos es requisito justificar, por medio de una comunicación escrita, las razones de la contratación. Adicionalmente para el primer caso, debe remitirse una certificación de aprobación de la Junta Directiva y las condiciones de remuneración. La GTZ evaluará la pertinencia y la organización adelantará la contratación, siempre y cuando se otorgue el VISTO BUENO. “El recurso humano se maneja a través de contratos laborales o contratos de prestación de servicios”. Contrato laboral En los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de las personas que trabajarán en la ejecución del Proyecto, deben enviar una carta firmada por el Revisor Fiscal informando este hecho; si el contrato está vigente, es necesario enviar copia, debidamente firmada por las partescon las cláusulas modificadas respecto al SALARIO, FUNCIONES y TIEMPO ASIGNADO a las tareas vinculadas con la ejecución del PROYECTO. 12
  • 14. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Elementos del contrato: Prestación Personal del Trabajo Remuneración Subordinación - Cumplimiento de Horario Soportes de los contratos en las rendiciones de cuentas: AL INICIAR EL PROYECTO - Fotocopia del Contrato Laboral - Fotocopia de la cédula de ciudadanía EN LOS PAGOS MENSUALES - Fotocopia del Comprobante de Pago, especificando la parte que corresponde al Proyecto. - Fotocopia de la Autoliquidación de Pago a EPS, AFP (Pensiones), ARP y Caja de Compensación. Resaltando las personas vinculadas al Proyecto. En los pagos mensuales se lleva a costo el Valor del salario cancelado + los aportes a seguridad social equivalente al 29.65% del valor salarial. (Porcentaje vigente para el año 2007). Se debe ajustar estos porcentajes dependiendo de la legislación vigente. A LA FINALIZACION DEL CONTRATO - La Liquidación de las prestaciones sociales - Cesantías, Prima, Vacaciones, Intereses a las Cesantías, equivalentes al 21.83% del valor salarial. 13
  • 15. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Ejercicio: Martha González es la Administradora de la Asociación "Cambio al Progreso", tiene un contrato laboral a término indefinido por $800,000 desde hace dos años, con un horario de medio tiempo. En el Proyecto Jóvenes por la Paz financiado por la GTZ estará encargada de su Coordinación, con una dedicación de medio tiempo durante 6 meses. A este rubro se le aprobó un presupuesto de $1.200.000 mensuales. PASOS A SEGUIR 1. Se envía comunicación a la GTZ informando que Martha González- Administradora de la Institución, trabajará como Coordinadora del Proyecto con una remuneración total (Salario+ seguridad social + prestaciones sociales) de $1.200.000 x 6 meses = $7.200.000 Adjuntando: - Hoja de Vida, Fotocopia del Contrato Laboral actual, Fotocopia de la cédula de ciudadanía. 2. Esperar la Aprobación de la Secretaría Técnica de GTZ 3. Recibida la aprobación se elaborará el OTROSI - Al contrato y se enviará a la GTZ con el primer pago (en el informe financiero). * Ejm. OTRO SI: A partir del 1 de Septiembre de 2006 al 30 de Marzo del 2007, este contrato se modifica y adiciona temporalmente en las siguientes cláusulas: FUNCIONES ADICIONALES: Coordinar el Proyecto Jóvenes por la Paz. DURACION ADICIONAL: Seis meses durante el lapso comprendido entre el 1 de Septiembre del 2006 y el 30 de Marzo de 2007. HORARIO ADICIONAL: De Lunes a Viernes - De 2:00 p.m. a 6:00 p.m. VALOR Y FORMA DE PAGO: Pagos mensuales de $800.000. Al finalizar el Proyecto se le liquidará las respectivas prestaciones de ley respecto a esta adición. 4. Pasado el Primer mes SEPTIEMBRE… y así sucesivamente hasta el mes sexto: SALARIO $ 800.000 EPS 8% $ 64.000 AFP - PENSIONES 11,63% $ 93.000 ARP 0,522% $ 4.176 PARAFISCALES 9% $ 72.000 TOTALES $1.033.176 $1.033.176 X 6 MESES = $ 6.199.056 Cada mes se envía: - Fotocopia del Comprobante de pago - Fotocopia del Comprobante de la Autoliquidación y pago a EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES. 14
  • 16. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 5. Liquidación del Otrosí de este Contrato: CESANTIAS 8.33% $399.840 PRIMA DE SERV. 8.33% $399.840 VACACIONES 4.17% $200.160 INT. CESANTIAS 1% X 6 $ 23.990 TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION $1.023.830 PAGOS SALARIALES Y SEGURIDAD SOCIAL 6.199.056 TOTAL 7.222.886 VR. RECONOCIDO POR GTZ 7.200.000 DIFERENCIA ASUMIDA POR LA ORGANIZACIÓN 22.886 Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidación de Prestaciones Sociales con la firma de recibido, junto con el Comprobante de Egreso respectivo. Contratos de prestación de servicios Los Contratos de Prestación de Servicios no generan vínculo laboral entre las partes, por consiguiente y a diferencia de un contrato laboral no causan gastos adicionales representados en pagos de vacaciones, primas, etc. En la ejecución de subsidios locales, se pactan Contratos de Prestación de Servicios para la entrega de productos (alimentación) o actividades específicas, realizables en un corto tiempo, ( apoyo logístico). De acuerdo a la tarea a desarrollar; bien sea especializada, técnica o de apoyo, se aplica a estos contratos el impuesto de Retención en la Fuente. TIPOS DE CONTRATO: 1. Contrato de Prestación de Servicios: Se pacta para aquellas funciones que requieren de la vinculación permanente a efecto de garantizar la buena marcha en la ejecución del proyecto. Por ejemplo: Coordinación General, Profesional para el diseño y desarrollo de los temas de formación.) CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ENTRE ORGANIZACIÓN XXXXXXX Y XXXXXXXXX Entre los suscritos XXXXXXXX mayor de edad, en calidad de representante legal de la XXXXXXXXXXXX, -identificado con la C.C. No. XXXXXXXX de XXXXX y quien se denominará EL CONTRATANTE, de una parte, y de la otra XXXXXXXX, identificada con la C.C. XXXXXXX de XXXXXX quien se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios el que se regirá por las cláusulas que se estipulan a continuación y en lo no contemplado en ellas, por las normas aplicables de Código Civil, a saber: CLAUSULA PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestación por parte del CONTRATISTA de los servicios (profesionales o logísticos) en el marco del Proyecto “XXXXXXXXXX”, suscrito con la GTZ, conforme al cual realizará las siguientes actividades según los términos de referencia adjuntos y que hacen parte integrante de este contrato (En estos se detallan las actividades y productos que se esperan del contrato) CLAUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Este se obliga a: 1) Cumplir con los servicios de conformidad con la cláusula primera del presente contrato. 2) Colaborar en particular con las instancias 15
  • 17. Manual de buenas prácticas contables - GTZ relacionadas del proyecto. 3) Mantener en absoluta reserva las informaciones que se manejan en el proyecto. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Este se obliga a: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato. 2) Expedir la certificación de prestación de servicios a entera satisfacción. CLAUSULA CUARTA. DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN: El CONTRATANTE se reserva el derecho de ejercer el respectivo control del servicio objeto del presente contrato. CLAUSULA QUINTA. PLAZO DE EJECUCIÓN: El término de duración del presente contrato es (Fecha de Iniciación a la fecha de terminación). SEXTA. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: El presente contrato, para todos los efectos legales tiene un valor de XXXXXXXXXX de pesos m/cte (). El CONTRATANTE reconocerá al CONTRATISTA los pagos así: el XX% del valor del contrato, correspondiente a XXXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXX) con la firma del presente contrato; y el restante XX% del valor del contrato correspondiente a un XXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXXX) fecha de terminación una vez recibido el servicio a satisfacción. PARAGRAFO: Los pagos se hacen contra presentación de factura legal, si el CONTRATISTA esta obligado a facturar o de lo contrario contra cuenta de cobro, acompañada de un informe sobre las actividades ejecutadas como base para la expedición del certificado de cumplimiento a satisfacción por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA SEPTIMA. LUGAR DE EJECUCIÓN:.El lugar de ejecución del presente contrato es la ciudad de XXXXX, y concretamente la sede XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX u otro sitio en la misma ciudad que señale el CONTRATANTE, el cual proveerá los equipos necesarios para la realización de la labor pactada. CLAUSULA OCTAVA. DERECHOS DE AUTOR: Los derechos de autor por las obras que produzca el CONTRATISTA serán de propiedad del CONTRATANTE, siempre que hayan sido realizadas en el ejercicio de las funciones del presente contrato. CLAUSULA NOVENA. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS: El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. CLAUSULA DECIMA. CESIÓN DEL CONTRATO: El CONTRATISTA no podrá ceder ni en todo ni en parte el presente contrato, sin consentimiento previo y por escrito por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMOPRIMERA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: Además de las causales establecidas en la ley, son motivo de terminación del presente contrato, sin dar lugar a indemnización alguna, las siguientes: 1. Mutuo acuerdo de las partes. 2. Finalización del proyecto 3. Terminación de las actividades y entrega de los productos objeto del contrato. CLAUSULA DECIMOSEGUNDA. SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS: Cualquier diferencia que surja como consecuencia del presente contrato, será dirimida por un tribunal de arbitramento integrado por tres miembros, nombrados de la siguiente manera: Uno por el CONTRATISTA, otro por el CONTRATANTE y un tercero nombrado por los dos árbitros anteriores, y las partes pactan su aceptación desde ahora, a la solución acordada por los árbitros. CLAUSULA DECIMOTERCERA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDIC- CIONAL: En lo no estipulado en el presente contrato, se aplicará la normatividad civil, por tratarse de un contrato de esa naturaleza. CLAUSULA DECIMOCUARTA. VINCULO JURIDICO LABORAL: El presente contrato no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. CLAUSULA DECIMOSEXTA. PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. PARÁGRAFO: Cualquier modificación al presente contrato necesariamente deberá ser de común acuerdo y constar por escrito. En constancia se firma el presente contrato en tres ejemplares de un mismo tenor, en XXXXXX el día XXXXXXX. XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX C.C. XXXXXXXXXXX de XXX C.C. XXXXXXXXX de XXX CONTRATANTE CONTRATISTA 16
  • 18. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2. Orden de Prestación de Servicios: Se pacta para trabajos muy puntuales y de corta duración, por ejemplo: talleristas, la persona que elabora los refrigerios, la logística de un eventos, etc. ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NR. Orden de Trabajo Año Nombre Contratista: Identificación C.C Dirección Teléfono OBJETO Descripción de la actividad (Términos de Referencia) DURACIÓN: Fecha Inicio: Fecha Final: VALOR Y FORMA DE PAGO: Valor Total $ Valor Unitario $ Anticipo $ VINCULO JURÍDICO/ El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios LABORAL comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento del presente contrato. La presente orden de prestación de servicios no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. LUGAR Y FECHA Nombre Contratista Nombre Contratante C.C. Cargo 17
  • 19. Manual de buenas prácticas contables - GTZ SOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS: 1. Contrato u Orden de Prestación de Servicios en ORIGINAL 2. Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura. Se debe exigir la Factura de venta en casos de Personas Jurídicas o personas naturales de régimen común obligadas a Facturar. En estos casos Facturan IVA. Factura GTZ NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________ FACTURA DE VENTA IDENTIFICACIÓN NIT : _____________________________________________ DIRECCIÓN: _____________________ AA.________ TEL_______________ No. OO1 e- mail: ________________ TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________ PORCENTAJE ICA ________ RESOLUCION DE FACTURACIÓN _____________________________________ Día Mes Año Vendido a: Fecha de expedición C.C.o NIT Tel. Referencia Artículos y/o servicios prestados Cantidad Valor unitario Valor total Impreso por:____________ NIT ________________ Son: Subtotal: Aceptada: Firma del comprador: IVA: Total: Observaciones: 18
  • 20. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Documento Equivalente a la Factura DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N._____ (Art.3 Decreto 522 de Marzo 07 de 2003) ORGANIZACION (DIRECCION Y TELEFONO) NOMBRE DE LA ORGANIZACION: GTZ NIT: CIUDAD Y FECHA: CONTRATISTA: DIRECCION: TELEFONO: CONCEPTO DEL PAGO: VALOR: $ MENOS RETFTE (%) $ VALOR A PAGAR $ Firma del contratista ___________________ C.C. RECIBIDO A SATISFACCION: En calidad de _____________________ certifico que he recibido el trabajo a satisfacción y este valor puede pasar a costo. NOMBRE C.C. COMPROBANTE DE PAGO: Recibí, la Suma de $_______________ Quedando cancelado este documento equivalente. Nombre C.C. 19
  • 21. Manual de buenas prácticas contables - GTZ El documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentos deben ir numerados en forma consecutiva. Numeración consecutiva. (Dec.522 de 2003 Art.3). - Fotocopia de la cédula de ciudadanía. - Certificación del recibo a satisfacción del Informe de Gestión o del producto recibido con la firma de aprobación del Responsable del Proyecto, indicando que el Informe se encuentra en los Informes de Avance Temáticos. - Este recibido a satisfacción se diligencia cuando se está legalizando un pago en anticipo. RECIBIDO A SATISFACCION En calidad de Responsable del Proyecto ___________________________________, certifico que he recibido del Señor(a)______________________identificado con la C.C._________________ de ___________, el Informe correspondiente a ____________________ ____________________________de acuerdo con los términos de referencia del contrato de prestación de servicios y por lo tanto se puede efectuar el pago según cuenta de cobro adjunta y este valor puede pasar a costo. ______________________________________ NOMBRE C.C. CARGO CIUDAD Y FECHA______________________ 3. Comprobante de egreso completamente diligenciado, con la firma de recibido por la persona que prestó el servicio o en su defecto por quien esté autorizado por parte del contratista en carta independiente. Así mismo, se deben dar visto bueno en los espacios de REVISADO y APROBADO. NOTA: En ningún caso el contratante puede tener en su poder ordenes de prestación de servicios o documentos equivalentes firmados en BLANCO, ni por el contratante ni por el contratista. 20
  • 22. Manual de buenas prácticas contables - GTZ CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CT. ________ Control de Pagos Cod.Cta.: 609910 Fecha: Contrato Nr. Contratista: Plazo de C.C. Contratista Ejecución: Dirección Teléfono COL PESOS VALOR TOTAL CONTRATO: PAGOS Desembolso Fecha Monto Fecha Observaciones prevista real 1er anticipo 2o anticipo 3er anticipo 4o anticipo Pago final Pagos contra presentación de certificado de cumplimiento del contrato por parte del responsable del Proyecto Observaciones Elaborado por: Cada contrato de prestación de servicios debe llevar una de Control de Pagos, donde se estipulan las fechas y los montos a pagar. Luego, en el desarrollo del proyecto, estas hojas de control se deben anexar a cada uno de los pagos realizados, anotando la fecha real y el monto cancelado (No tener en cuenta en esta relación la retención en la fuente) 21
  • 24. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2.2 Talleres Refrigerios Materiales y papelería Listado de asistentes Los talleres se deben numerar y se debe Hospedaje hacer una relación donde se incluyan Talleres y alimentación cada uno de ellos asistentes Transporte asistentes Transporte y hospedaje tallerístas Refrigerios Los refrigerios y almuerzos se legalizan una vez presentados y aceptados los siguientes documentos: - Orden de prestación de servicios. - Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura, especificando: Cantidad, menú (descripción detallada del refrigerio o almuerzo), valor unitario y valor total. - Listados de participantes, identificando nombres, apellidos, dirección, teléfono y correo electrónico de contacto. No se debe elaborar un contrato global. Las contrataciones se deben hacer de acuerdo con las actividades que se vayan realizando. Este es un rubro muy importante en los Planes de Inversión. Materiales y papelería Según el presupuesto aprobado, se recomienda efectuar una sola compra de materiales y papelería; puede efectuarse al inicio o en transcurso de la ejecución. Esta adquisición debe hacerse en un establecimiento comercial que cumpla con todos los requisitos de Ley, de esta manera se evitará la compra en pequeños establecimientos que no expiden facturas. 23
  • 25. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Las facturas deben: - Estar expedidas a: NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN - GTZ (Nit GTZ). Por ejemplo: Asociación de Mujeres Solidarias - GTZ Nit 830099193-1 - Fecha vigente y sin enmendaduras - Entre los datos a verificar es importante que la resolución de facturación, cubra el número de la factura y se encuentre vigente, es decir, que no supere dos años. Las facturas que no cumplan con los requisitos de Ley, no serán aceptadas como TENGA EN CUENTA gasto. En consecuencia, estos gastos, serán asumidos por la organización ejecutora del subsidio. Listado de asistentes Listado de Asistentes Taller de Fechas Documento Nombre de identidad Institución Firma Hospedaje y alimentación asistentes Se debe aclarar el número de asistentes que se hospedarán de acuerdo con los listados de participantes. A las facturas de hotel se debe anexar una relación discriminando: - HUÉSPED - NUMERO DE NOCHES - ALIMENTACIÓN RECIBIDA. 24
  • 26. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Transporte Cuando en el plan de inversión se cuente con un rubro de transporte deben enviar los siguientes documentos en la presentación del primer informe: CONTRATO CON UNA EMPRESA DE TRANSPORTE : - Tener licencia vigente del Ministerio de Transporte. - Tener vigentes los seguros de pasajeros, obligatorio (SOAT) y responsabilidad civil extra contractual (De estos seguros deben anexar fotocopia) - Factura de Venta (Con el lleno de los requisitos de ley). - Para el pago, deben anexar una relación - Hoja de Vida del conductor - Fotocopia de la licencia de conducción vigente. NOTA: Cuando el vehículo es de propiedad de la institución o se hace un contrato con una persona natural se deben cumplir los requisitos antes mencionados. CUANDO SE PAGA EL TRANSPORTE EN FORMA INDIVIDUAL: Este apoyo, no se debe entender como un subsidio para otros fines. Estos proyectos no se conciben como apoyos asistenciales; en estos casos es OBLIGACION de la organización velar porque estos montos sean utilizados para el fin que fueron asignados. En estos casos se diligencia la siguiente relación: APOYO TRANSPORTE Taller Fecha Documento Nombre de identidad Recorrido Valor Firma Vo. Bo. Coordinador 25
  • 27. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Transporte y hospedaje de tallerístas 1. La compra de tiquetes se registra como un ANTICIPO hasta la devolución de las carátulas. 2. Las compras de tiquetes aéreos se deben hacer únicamente a través de GTZ La solicitud debe remitirse a____________________, con mínimo ocho (8) días hábiles de anticipación.. En caso de presentarse alguna modificación, se debe informar de forma inmediata a GTZ. 3. Al regreso los viajeros deben entregar las carátulas y los tiquetes. - Las cuales vendrán adjuntas en la relación del taller. 4. Se elabora una liquidación de gastos de viaje RELACION DE TRANSPORTE TERRESTRE Nombre del asesor Fecha Recorrido Valor Recibido 5. La legalización se debe presentar debidamente soportada con las facturas expedidas por los hoteles y la alimentación de acuerdo con los valores establecidos. 6. Se debe anexar el listado de participantes. RELACION GASTOS DE VIAJE VALOR ANTICIPO $0 NOMBRE ASESOR LUGAR VISITA OBJETO VISITA FECHA Y HORA DE SALIDA FECHA Y HORA DE REGRESO DÍAS NOCHES PASAJE AEREO -TIQUETE # ALOJAMIENTO PASAJE TERRESTRE ALIMENTACION MUNICIPAL LOCAL TOTAL ALOJAMIENTO Y ALIMENTACION TOTAL TRANSPORTE OTROS - IMPREVISTOS TOTAL GASTOS DE VIAJE MENOS ANTICIPO SALDO A FAVOR Recibí, C.C. 26
  • 28. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2.3 Trabajo de campo Entendemos por Trabajo de Campo, aquellas actividades que se desarrollan en lugares donde se encuentra la población beneficiaria. Según el Plan de Inversión aprobado, los gastos pueden corresponder a: - Alimentación (Almuerzo y refrigerios) - Llamadas telefónicas - Materiales - Transporte Estos gastos deben estar detallados. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de trabajo, especificar en un listado con firmas el número de personas que participaron. Las llamadas telefónicas deben estar soportadas de acuerdo con el trabajo que se realiza. El transporte se debe relacionar por recorridos. 2.4 Sistematización de la experiencia En los proyectos donde no se ha contemplado este rubro, se puede manejar como un costo adicional de talleres, materiales o logística según el caso. Desde el inicio de la ejecución del proyecto, cada organización debe documentar el proceso de su práctica; memorias, actas, diarios de campo y fotografías son entre otros los medios del registro. El desarrollo de contenidos temáticos y las guías de taller, son documentos que soportan las actividades realizadas. Soportes Contables: - Facturas por compra de papelería, fotocopias, rollos y revelados fotográficos. 2.5 Compras Cuando en el Plan de Inversión se han aprobado compras, se debe tener en cuenta: - Solicitar por lo menos tres cotizaciones. - Hacer un cuadro comparativo explicando las razones por las cuales se elige el proveedor. - Efectuar la compra en un establecimiento legalmente constituido que expida factura con todos los requisitos de ley. - La donación de éstos elementos debe certificarse mediante un Acta de Entrega con la identificación, datos de contacto y firma de las las personas beneficiarias. Las compras deben tener Visto. Bueno del asesor de la GTZ. 27
  • 29. Manual de buenas prácticas contables - GTZ factura NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________ FACTURA DE VENTA No. OO1 IDENTIFICACIÓN NIT : _____________________________________________ DIRECCIÓN: _____________________ AA.________ TEL_______________ e- mail: ________________ TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________ PORCENTAJE ICA ________ RESOLUCION DE FACTURACIÓN _____________________________________ Día Mes Año Vendido a: Fecha de expedición C.C.o NIT Tel. Referencia Artículos y/o servicios prestados Cantidad Valor unitario Valor total Impreso por:____________ NIT ________________ Son: Subtotal: Aceptada: Firma del comprador: IVA: Total: Observaciones: Las compras deben tener Vo. Bo. Del asesor de la GTZ. 28
  • 30. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 3. Impuestos IVA Al iniciar la ejecución del Proyecto, debe el Revisor Fiscal de la Institución informar a GTZ, si por el objeto social, son ó no responsables del IVA. En caso afirmativo, en la misma comunicación certificarán que los valores des-contables por IVA de las transacciones que se hagan en el proyecto, no serán tomadas como descontable en su declaración, toda vez que las facturas originales son entregadas en los informes financieros a la GTZ. Las facturas que no estén a nombre de GTZ, no serán reconocidas como costo y éste gasto deberá ser asumido por la institución. En los casos de compras a almacenes como LA 14 donde no digitan el cliente, sino que lo anotan a mano, deben sobreponer el sello del almacén, sin esto la factura no se reconoce. En los casos en que son impresas en papel químico se recomienda sacar una fotocopia y anexarla al original. La GTZ no acepta los valores de RETEIVA, toda vez que la institución los podrá recuperar en su declaración. Estos son registros internos de la institución donde registra un IVA descontable en la declaración de IVA y un IVA retenido por pagar en la declaración de Retención en la Fuente. 29
  • 31. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Retención en la fuente Es el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del año gravable en el que se cause (Arts. 365 y 367 del E.T.) 1. La retención se descuenta cuando se presenta y cancela la declaración de retención en la fuente. 2. La entidad debe enviar FOTOCOPIA de la declaración, con una relación discriminando el # GTZ donde se hizo el descuento, el vr. Base y la retención. 3. Si hay descuentos de retención de industria y comercio se maneja de la misma manera. 4. La GTZ no asume impuestos no descontados 5.Así la entidad sea sin ánimo de lucro debe efectuar la aplicación de éste impuesto a los contratos por prestación de servicios 30
  • 32. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 4. Gastos bancarios Los gastos bancarios se incluyen en el presupuesto del proyecto y corresponden al rubro de Costos Operativos. Estos gastos son: - Cuatro x mil - (A efecto de suprimir este costo, puede solicitarse la copia del contrato de exención del impuesto del Cuatro X mil por la procedencia de los recursos). - Chequera - Gastos por transferencia de fondos. - Comisiones , etc. La fotocopia del extracto bancario es el soporte para la legalización de estos gastos. Estos valores se registran en el momento en que hacen la correspondiente conciliación bancaria. El informe financiero debe anexar original y fotocopia del extracto. Una vez verificada TENGA EN CUENTA la validez de la fotocopia, se devuelve el original a la organización. 31
  • 34. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 5. Procedimiento contable 1. La contabilidad que genera la administración contable de la ejecución del Proyecto debe estar incluida en la contabilidad de la Entidad Beneficiaria. 2. En la contabilidad se debe manejar como una cuenta 2815 Ingresos Recibidos para Terceros, es decir, no genera ni ingresos ni gastos. 3. No se debe manejar un consecutivo de documentos independiente para la administración contable de la ejecución del proyecto. 4. El auxiliar de la contabilidad de la entidad con respecto a la administración contable de la ejecución del proyecto, debe ser igual al libro diario presentado a la GTZ y, éste a su vez debe coincidir con el Libro de Bancos. 5. Los comprobantes se organizan por orden cronológico asignándoles un número interno. Éste número se registra en el libro diario y, además debe anotarse en la parte inferior derecha de cada uno de los documentos de soporte. 33
  • 36. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 6. Anticipos y caja menor Los Anticipos y la Caja Menor son recursos económicos que se utilizan para garantizar la marcha en la ejecución del proyecto. Por ejemplo, en caso de requerir fondos para talleres u otras actividades. A continuación se describe el procedimiento de cada uno: Anticipos Se entiende por ANTICIPO la ejecución de un gasto que por un motivo justificado ante el responsable del proyecto, se efectúa antes, es decir, anticipadamente. La experiencia en la administración de pequeños proyectos, indica que en ocasiones en que se requiere efectuar pagos en efectivo, de menor cuantía, se tramita un Anticipo. SOLICITUD DE ANTICIPOS Yo, ___________________________________ en calidad de ____________________________ de la Entidad_______________________________________________ solicito un anticipo por valor de $_______________________ (______________________________________________________) Para:___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Este anticipo será legalizado a más tardar el día ________________________________________ Cordialmente, _______________________ C.C. Ciudad y Fecha_____________________________________ Para un adecuado manejo de los Anticipos, se debe tener en cuenta: 1. La persona responsable debe solicitar por escrito el anticipo, indicando el rubro, la cantidad y la fecha en que se compromete a legalizarlo. 2. Para efectos contables, éste valor se asigna al rubro de Anticipos. 3. En el momento de legalización se registra cada monto en el rubro correspondiente, se reintegra el valor que quedó haciendo una consignación a la cuenta y el total se registra en anticipos con NEGATIVO. 4. Los dineros en anticipos no se tienen en cuenta en la rendición de cuentas como valores ejecutados, sino como valores en caja que deben ser legalizados o reintegrados. 5. En los casos en que algún documento llegue sin soporte, o la factura no esté a nombre de GTZ, o el gasto no se haya aprobado en el presupuesto, estas sumas quedarán como ANTICIPO y deberán ser reintegradas, consignando estos valores en la cuenta bancaria. 35
  • 37. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Caja menor Se entiende por Caja Menor , una cantidad de dinero en efectivo para sufragar gastos de menor cuantía. REGLAMENTO DE CAJA MENOR · La persona responsable de la caja menor será___________ · El valor del Fondo Fijo de Caja Menor será de $______ · El monto máximo por el cual se harán desembolsos será de $____________ · En la caja siempre estará el valor del fondo en dinero efectivo o en recibos. · Cuando se tenga el 70% del monto de la caja gastado, se hará un reembolso de caja, el cual será autorizado en su totalidad por la persona asignada. · Cuando se tienen facturas soportes, no se elaboran recibos de caja menor. · A las facturas se les debe colocar una nota aclarando el detalle de la compra. · El reembolso será firmado por el responsable de la caja con el visto bueno del responsable del proyecto. Para una adecuada administración de estos recursos, se debe tener en cuenta: 1. El responsable del proyecto debe aprobar y firmar cada uno de los gastos. 2. Cuando hay soporte, no se elabora un recibo interno de caja 3. La cantidad de dinero para administrar por Caja Menor, debe ser registrada en el rubro de ANTICIPOS. 4. En los casos en que se requiera hacer un reembolso de Caja Menor, se gira un cheque. Los gastos se asignan a los rubros correspondientes. Con la finalización de la ejecución del proyecto la caja menor debe quedar en cero (0) no se hace ningún egreso y se legalizan los gastos asignándolos a cada rubro y el valor que estaba en anticipos se anota en negativo, si sobra dinero de caja menor se debe consignar. 36
  • 38. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 7. Libro diario GTZ 1. La administración de los recursos financieros requiere de la apertura de cuenta corriente. El carácter de ésta es de exclusividad, es decir, no se permiten consignaciones y retiros, de dineros que no procedan de la administración del subsidio. (Ver Formato Libro Diario en la siguiente página) 2. Anotar el número interno en la primera columna. Este número debe ir en todos los soportes en la parte inferior derecha. 3. Una vez el primer desembolso se haga efectivo, es necesario elaborar un recibo de caja detallando claramente el nombre de la organización, el número del subsidio y el valor. 4. Éste recibo de caja debe enviarse a la GTZ, de forma inmediata, vía FAX al teléfono 091-635 15 52. . 5. Egresos -De acuerdo con el rubro del presupuesto. Egreso = Sum. De rubros 6. Anticipos y reintegros de dineros 7. Gastos bancarios y 4 x mil. 8. Saldo en Bancos = Saldo en Libro Diario 9. Se maneja contabilidad de caja - Es decir, se registra en egresos y en cada rubro lo que efectivamente se canceló. 37
  • 39. Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Nombre Dirección GTZ PN: Fecha Tel: Benef. Cuenta Bco. Liquidación del: AP No. de cuenta email: AV: Manual de buenas No. Fecha contab Fecha factura No. de comprobante No. de cheque Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte 38 GTZ (dia-mes-año) / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano prácticas contables - GTZ Saldo que viene 0 Ingreso por 1er desembolso GTZ Sumas Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. Firma por:
  • 40. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 8. Conciliaciones Bancarias Adjunto a la presentación de informes deben enviar la correspondiente conciliación bancaria: CONCILIACION BANCARIA (INSTITUCION) FECHA___________ CTA BANCARIA No.______________ BANCO __________________ SALDO SEGUN LIBROS XXXXXXXX MENOS SALDO SEGUN EXTRACTO XXXXXXXX = DIFERENCIA XXXXXXXX CHEQUES PENDIENTES DE COBRO XXXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX CH. XXXXXXX MAS NOTAS EN EXTRACTO NO REGISTRADAS EN LOS LIBROS XXXXXXXX MENOS CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS EN EL BANCO XXXXXXXX DIFERENCIA CONCILIADA XXXXXXXX 39
  • 42. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 9. Presentación del informe financiero 1. Libro Diario y Control del Presupuesto debidamente diligenciado, firmado por el Representante Legal, tanto en papel como en medio magnético. 2. Recibo de Caja de todos los desembolsos que la GTZ consigna en la cuenta exclusiva del proyecto. 3. Comprobantes de Egreso con sus correspondientes soportes. En los comprobantes de egreso debe venir la copia al carbón de los cheques girados. 4. Todos los soportes deben venir con el visto bueno de la persona responsable del proyecto o los delegados del representante legal. Los documentos que no registren el visto bueno, no serán incluidos en la rendición de cuentas. 5. Legalizaciones según el caso anexando todos los soportes y detallando por talleres en forma independiente. 6. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SEGÚN EL FORMATO ESTABLECIDO: Este documento es requisito indispensable para tramitar los desembolsos. Debe llegar completamente diligenciada y firmada por el representante legal. Los documentos y soportes se deben pegar en hojas tamaño carta con el fin que toda la documentación llegue organizada al mismo tamaño y así evitar que algún documento se extravíe. Soportes Contables 1. Todos los soportes deben estar autorizados, con el Vo. Bo. De las personas autorizadas y tener detalles claros. 41
  • 43. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 2. Los C.E. Firmados por el beneficiario y se deben firmar también los espacios de revisado y aprobado. 3. Cuando hay C.E. Anulados se debe anexar el cheque debidamente anulado 4. Facturas originales 5. Documentos equivalentes a la factura 6. Extractos Bancarios y conciliación bancaria 7. Copia de las declaraciones de retención en la fuente 8. Evitar los recibos propios en egresos donde entregan soporte. No hacer recibo de caja menor cuando hay factura de venta. 9. Los soportes deben sumar estrictamente el valor girado. Cuando el comprobante tiene de soporte varios recibos, anexar la tirilla de la sumadora. 10. Fotocopia de los comprobantes de pago de aportes a seguridad social cuando haya lugar a esto. 11. Actas de entrega de los activos fijos que reciba la institución. 12. Anexar la declaración de exclusividad de financiación de fondos de la GTZ en El Proyecto. “Los datos consignados en un comprobante/factura, etc. no deben tener tachones, borrones o correcciones/alteraciones en fechas ni valores”. CUALQUIER CAMBIO EN EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR AUTORIZADO PREVIAMENTE POR EL ASESOR DE LA GTZ; DE ESTA AUTORIZACION DEBE QUEDAR CONSTANCIA POR ESCRITO. NO SE ACEPTAN AUTORIZACIONES VERBALES. Todos los documentos y soportes deben tener el número GTZ que se anota en la parte inferior derecha. Estas rendiciones se deben archivar en carpetas AZ o en carpetas de cartón, en ningún caso las deben anillar. Las rendiciones de cuentas se deben enviar mensualmente sin que este plazo supere seis semanas. Esto con el objeto de hacer un seguimiento más oportuno y eficiente. 42
  • 44. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 10. Solicitud de fondos 1. Diligenciar el formato de Solicitud de Fondos. 2. Plan de inversión que cubra el saldo y el valor del desembolso. 3. El último desembolso debe ser financiado por la Entidad. Se girará el último pago cuando se haya ejecutado y soportado la totalidad del presupuesto. 4. La solicitud de fondos se tramita en el momento en que requieran el siguiente desembolso. Es indispensable presentar al mismo tiempo la rendición de cuentas. Cambio presupuestal Todo cambio presupuestal debe contar con la aprobación escrita del Asesor GTZ. Sin éste requisito no se efectuarán modificaciones al Plan de Inversión. 43
  • 45. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Solicitud de desembolso Ciudad, Fecha Señores: Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH Proyecto Atn. Doctor (a) Kra. 13 N.97 -51 302 Bogotá Subsidio Local OZ PN Nr. del Subsidio Solicitud de Fondos Nr: Forma de Pago: Desembolso / Anticipo (Condición: Acuerdo debidamente legalizado) Valor SOLICITADO en COP _____$ Consignación en nuestra cuenta exclusiva para el proyecto: Nombre de la Cuenta Cta. Cte. ____ Ahorros ____ Banco Sucursal * Liquidación desembolso(s) anteriores: Los servicios y suministros liquidados en la rendición de cuenta Nr. fueron recibidos por parte de la entidad a entera satisfacción. Por medio de la presente declaramos que ninguno de los servicios o suministros presentados en nuestra rendición de cuenta Nr. no fueron cancelados o subsidiados por otros fondos o créditos distintos a los provenientes de la GTZ. Representante Beneficiario Vobo AV Anexos: Plan de inversión para la utilización de este desembolso (espacio exclusivo de GTZ): Este monto puede ser COP_____________ contabilizado en costos Firma Responsable GTZ 44
  • 46. Manual de buenas prácticas contables - GTZ 11. Ejercicio Favor diligenciar el libro diario y control de presupuestos con estos datos y anotar cuales serían los documentos soportes en cada caso. GTZ DETALLE RETENCIÓN VR.GIRADO Se autoriza un subsidio de $30,000,000 PRIMER DESEMBOLSO 15.000.000 SEGUNDO DESEMBOLSO 13.000.000 TERCER DESEMBOLSO 2.000.000 1 La entidad beneficiaria presta $200,000 para abrir la cuenta corriente 2 Enero 03 La GTZ gira el primer desembolso 3 Enero 05 Se da un anticipo para un taller en Cali por tres días donde participan 40 jóvenes 2.000.000 4 Enero 05 Se compran los tiquetes para una persona a Cali - Ida y regreso 560.000 5 Reintegro a la Asociación del préstamo hecho al proyecto 6 Enero 10 Pago de 1000 cartillas sobre derechos humanos 2.000.000 70.000 1.930.000 7 Enero 20 Legalización de anticipo de gastos de viaje a Cali Trae carátulas de la aerolínea Hospedaje para 30 personas por una noche 360.000 Alimentación para 80 personas 800.000 Implementos de papelería 450.000 Transporte 100.000 8 Enero 30 Pago Honorarios a Rocio González por asesoría 2.000.000 200.000 1.800.000 Contrato a 3 meses 9 Enero 30 Pago al sociólogo Juan Pérez 1.000.000 100.000 900.000 Contrato a 6 meses 10 Enero 30 Pago de chequera 85.000 11 Gastos bancarios y 4 x mil 36.780 12 Febrero 05 Pago servicio telefónico y de internet 300.000 13 Febrero 07 Cancela retención en la fuente 370.000 14 Febrero 07 Rocio González solicita un anticipo para viaje a Medellín 550.000 1. QUE DOCUMENTOS SE DEBEN ANEXAR EN CADA CASO 2. DILIGENCIAR EL LIBRO DIARIO CON ESTA INFORMACION 3. ANOTAR COMO DEBE SER ENVIADO EL INFORME, TENIENDO EN CUENTA QUE SE VA A PEDIR UN DESEMBOLSO DE $15,000,000 45
  • 47. Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación del: 03-01-02 al 15-02-02 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 email: AV: Sabine Markert Manual de buenas No. Fecha contab Fecha factura No. de comprobante No. de cheque Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte 46 GTZ (dia-mes-año) / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano prácticas contables - GTZ Sumas Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. Firma por: VALOR DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS 0 Fecha:
  • 48. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02 País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación No: 1 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 Entre: 03-01-02 al 15-02-02 email: AV: Sabine Markert Pos. Presupuesto Concepto Presupuesto Inicial Liquidación Acumulada Saldo del Liquidación Presupuesto Actual Nr. 01 COP COP COP COP 1 Material de trabajo 8.000.000 2 Transporte y viáticos 5.000.000 3 Comunicaciones 1.000.000 4 Recurso Humano 16.000.000 30.000.000 Firmas en señal de conformidad: por GTZ: por: Directora Agencia GTZ Representante Legal 47
  • 49. Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Manual de buenas Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación del: 03-01-02 al 15-02-02 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 48 prácticas contables - GTZ email: AV: Sabine Markert No. Fecha contab Fecha No. de No. de Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte GTZ (dia-mes-año) factura comprobante cheque / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano 1 20-12-01 NC.2030 Proyecto GTZ Prestamo para apertura de cta 200.000 200.000 2 03-01-02 RC.0530 Ingreso por 1er desembolso GTZ 15.000.000 0 15.200.000 3 05-01-02 CE.1020 6001 Rocio González Anticipo viaje a Cali 2.000.000 2.000.000 13.200.000 4 05-01-02 CE.1023 6002 Viajes El Sol Tiquetes ida y vuelta a Cali 560.000 560.000 12.640.000 5 05-01-02 CE.1024 6003 Asociación ABC Pago préstamo a la Asociación 200.000 12.440.000 6 10-01-02 CE.1048 6004 Impresores Alpha Impresión de 1000 cartillas 1.930.000 1.930.000 10.510.000 70.000 7 20-01-02 RC.0557 Rocio González Legalización gastos viaje 450.000 1.820.000 -2.270.000 10.510.000 8 30-01-02 CE.1055 6005 Rocio González 1er Pago contrato asesoría N.13 1.800.000 1.800.000 8.710.000 200.000 9 30-01-02 CE.1056 6006 Juan Perez 1er Pago contrato asesoría N.15 900.000 900.000 7.810.000 100.000 10 30-01-02 NB.0128 Bancolombia Valor chequera 85.000 85.000 7.725.000 11 30-01-02 NB.0129 Bancolombia 3 x mil y gastos bancarios 36.780 36.780 7.688.220 12 05-02-02 CE.1070 6007 Asociación ABC Pago teléfono e internet s/n relación 300.000 300.000 7.388.220 13 07-02-02 CE.1083 6008 Administración de Impuestos Pago retención mes de enero 370.000 70.000 300.000 7.018.220 -370.000 14 07-02-02 CE.1090 6009 Rocio González Solicitud anticipo viaje a Medellín 550.000 550.000 6.468.220 Sumas 15.200.000 8.731.780 2.571.780 1.820.000 300.000 3.000.000 840.000 0 Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. VALOR DE LA RENDICION DE CUENTAS 7.691.780 Firma por:
  • 50. Diario de Contabilidad - Subsidio Local ÖZ País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Marzo 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación del: 10/02/02 al 10/03/02 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 email: AV: Sabine Markert No. Fecha contab Fecha factura No. de No. de Beneficiario Objeto del suministro Ingresos Egresos Egresos según posición presupuesto Anticipos Saldo Retfte GTZ (dia-mes-año) comprobante cheque / del servicio Material Trans. Y viáticos Comunicaciones Rec.Humano Saldos Iniciales 15.200.000 8.731.780 2.571.780 1.820.000 300.000 3.000.000 840.000 6.468.220 0 15 10-02-02 NC.2031 Rocio González Legalización anticipos Cali y Med. 15.000 385.000 360.000 80.000 -840.000 6.483.220 16 25-02-02 CE.1115 6010 Rocio González Segundo pago Contrato N.13 2.700.000 2.700.000 3.783.220 300.000 17 25-02-02 CE.1116 6011 Juan Perez Segundo pago Contrato N.15 1.350.000 1.350.000 2.433.220 150.000 18 28-02-02 CE.1120 6012 Colnodo Pago red de internet 300.000 300.000 2.133.220 19 05-03-02 CE.1130 6013 Rocio González Anticipo para taller en Cartagena 1.800.000 1.800.000 333.220 20 10-03-02 CE.1032 6014 Rocio González Legalización taller Cartagena 525.000 656.000 200.000 -1.381.000 333.220 21 10-03-02 CE.1035 6015 Asociación ABC Pago de retención 450.000 450.000 -116.780 -450.000 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780 -116.780 Total segunda rendicion 15.000 6.600.000 910.000 1.016.000 380.000 4.700.000 -421.000 0 Total Acumulado 15.215.000 15.331.780 3.481.780 2.836.000 680.000 7.700.000 419.000 Declaración: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence. VALOR DE LA SEGUNDA RENDICION DE CUENTAS 7.006.000 49 Firma por: prácticas contables - GTZ Manual de buenas
  • 51. Manual de buenas prácticas contables - GTZ Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02 País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación No: 1 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 Entre: 03-01-02 al 15-02-02 email: AV: Sabine Markert Pos. Presupuesto Concepto Presupuesto Inicial Liquidación Acumulada Saldo del Liquidación Presupuesto Actual Nr. 01 COP COP COP COP 1 Material de trabajo 8.000.000 2.571.780 5.428.220 2.571.780 2 Transporte y viáticos 5.000.000 1.820.000 3.180.000 1.820.000 3 Comunicaciones 1.000.000 300.000 700.000 300.000 4 Recurso Humano 16.000.000 3.000.000 13.000.000 3.000.000 0 30.000.000 7.691.780 22.308.220 7.691.780 Firmas en señal de conformidad: por GTZ: por: Asesor Principal Proyecto Representante Legal Control del Presupuesto - Subsidio Local ÖZ 001/02 País: Colombia Nombre FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIÓN SOCIAL Dirección GTZ Agencia GTZ PN: 2002.2049.1-001.00 Fecha Febrero 15 de 2002 Tel: 636 1114 Bogotá Benef. ASOCIACIÓN ABC Cuenta Bco. BANCOLOMBIA Liquidación No: 2 AP No. de cuenta 1030-2045358-4 Entre: 03-01-02 al 15-02-02 email: AV: Sabine Markert Pos. Presupuesto Concepto Presupuesto Inicial Liquidación Acumulada Saldo del Liquidación Presupuesto Actual Nr. 01 COP COP COP COP 1 Material de trabajo 8.000.000 3.481.780 4.518.220 910.000 2 Transporte y viáticos 5.000.000 2.836.000 2.164.000 1.016.000 3 Comunicaciones 1.000.000 680.000 320.000 380.000 4 Recurso Humano 16.000.000 7.700.000 8.300.000 4.700.000 0 30.000.000 14.697.780 15.302.220 7.006.000 Firmas en señal de conformidad: por GTZ: por: Directora Agencia GTZ Representante Legal 50
  • 54. Cooperación Técnica Alemana al Desarrollo (GTZ) Carrera 13 No. 97-51, Oficina 302 A.A. 89836 Bogotá D.C, Colombia Teléfono:++57-1-636 1114 Fax:++57-1-635 1552 E-mail:gtz-kolumbien@gtz.de