4. PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación es esencial para el funcionamiento
interno de las empresas.
Especialmente, la comunicación es necesaria:
1) Para establecer y diseminar las metas de una
empresa;
2) Desarrollar planes para su logro;
3) Organizar los recursos humanos y otros de la
manera mas eficiente y efectiva;
4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los
miembros de la organización;
5) Liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el
que las personas quieran contribuir, y
6) Controlar el desempeño.
5. El proceso administrativo
Integración de personal
Planeación
Organización
Dirección
Ambiente externo
*clientes
*proveedores
*accionistas
*gobiernos
Control
7. EL EMISOR DEL MENSAJE
La comunicación empieza con
el emisor que:
Desea
expresar
un
pensamiento o idea que se
codifica o se interpreta de
manera que sea entendida
por el receptor.
8. USO DE UN CANAL PARA
TRANSMITIR EL MENSAJE
Información
Mensaje oral
Canal
Emisor
Receptor
o escrito
Transmisión por medios virtuales,
digitales
Se pueden utilizar 2 o más canales
La selección apropiada del canal es vital
para una comunicación efectiva
9. EL RECEPTOR DEL MENSAJE
El
receptor debe estar dispuesto a la
recepción del mensaje para poderlo
decodificar en pensamientos.
La comunicación precisa solo puede
ocurrir cuando el emisor y el receptor
asignan el mismo significado, o al menos
similar, a los símbolos que componen el
mensaje.
10. RUIDO
El ruido es cualquier cosa que entorpece la
comunicación.
Un ruido o un ambiente confinado
La falta de atención puede provocar una
recepción imprecisa
La comprensión es obstaculizada por
prejuicios
11. REALIMENTACIÓN
Para
verificar o comprobar la
efectividad de la
comunicación, la persona
debe tener
REALIMENTACION.
No debemos dar por hecho
o estar seguros de que un
mensaje ha sido bien
transmitido o que ya fue
entendido, hasta que es
confirmado mediante
realimentación
12. FACTORES SITUACIONALES Y
ORGANIZACIONALES
Factores
que afectan el proceso de
comunicación
Educacionales, Sociológicos, Político-legales y
Económicos
Distancia geográfica
Tiempo (información sin precisión)
Tecnología
Se deben tomar medidas para resolver los
problemas o prevenirlos
13. COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN
En
las empresas de hoy, la
información debe fluir
más rápido que nunca
antes.
Es preciso determinar qué
tipo
de
información
necesita un gerente para
una toma de decisiones
efectiva.
14. LA NECESIDAD DE SABER DE LOS
GERENTES
Información
necesaria para desempeñar
funciones y actividades gerenciales.
¿Qué es lo que en verdad necesito saber
para mi trabajo?
¿Qué sucedería si no recibo esta
información con regularidad?
15. EL FLUJO DE LA ORGANIZACIÓN
ASCENDENTE
DESCENDENTE
HORIZONTAL
DIAGONAL
16. En una organización efectiva la
comunicación fluye en varias direcciones:
Hacia arriba,
Hacia abajo y
Cruzada.
La comunicación debe estar bien
distribuida para el buen funcionamiento
de la empresa, esto quiere decir que la
comunicación debe existir desde la cabeza
de la empresa hasta los subordinados.
19. Los medios típicos de comunicación
ascendentes son:
Sistemas de sugerencias
Sistemas de quejas
Sesiones de asesoramiento
Reuniones de grupo
Ombudsman
Requiere de un ambiente donde los
subordinados se sientan libres para
comunicarse
21. COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL
Y NO VERBAL
Los
medios de comunicación escrita y
oral tienen características favorables y
desfavorables;
pero
juntos
se
complementan y a menudo se presentan
juntos, además se le puede emplear
ayuda visual para una comunicación muy
completa y fácil de entender.
22. COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita tiene la ventaja de
proporcionar:
Registros,
Referencias y
Defensas legales.
La comunicación escrita también puede
promover:
Uniformidad en política y
Procedimiento y en algunos casos,
Reducir costos.
23. SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA
COMUNICACIÓN ESCRITA
Utilizar
palabras y frases sencillas
Palabras cortas y familiares
Presentar ilustraciones y ejemplos;
gráficas
Utilizar oraciones y párrafos cortos
Utilizar verbos activos, como “El gerente
proyecta...”
Evitar palabra innecesarias
24. COMUNICACIÓN ORAL
Reunión
de dos personas
Presentación de un gerente ante una
audiencia grande.
La comunicación oral hace posible el
rápido intercambio con realimentación
inmediata.
El efecto de la interacción frente a frente
puede ser notado.
Una reunión con el superior puede dar al
subordinado una sensación de
importancia.
25. SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA
COMUNICACIÓN ORAL
Comuníquese
con una audiencia grande como
lo haría en una conversación de uno a uno
Cuente una historia, una anécdota y presente
ejemplos
Haga pausas, no se apresure
Utilice ayudas visuales
Comunique seguridad y establezca confianza
con una voz fuerte y clara, buena postura y
una sonrisa
Utilice un lenguaje florido
27. BARRERAS E INTERRUPCIONES
EN LA COMUNICACIÓN
Una estructura de organización mal
diseñada no comunica con claridad las
relaciones organizacionales.
Las barreras pueden estar en:
El emisor,
En la transmisión del mensaje,
En el receptor, o
En la realimentación
28. FALTA DE PLANEACIÓN
Dar
los motivos de un mensaje
Seleccionar el canal mas apropiado y
escoger el momento indicado:
Comprensión
29. DISTORSIÓN SEMÁNTICA
Barrera a
la comunicación efectiva
Puede ser deliberada o accidental
“Vendemos por
menos”
Las
palabras pueden evocar diferentes
respuestas
Gobierno: Interferencia o gasto deficitario .
Ayuda, igualación y justicia.
30. MENSAJES MAL EXPRESADOS
No importa cuán clara este la idea en la
mente del emisor de la comunicación, el
mensaje puede estar marcado por:
Palabras mal escogidas,
Omisiones,
Falta de coherencia,
A la organización,
Estructura extraña de la frase,
Perogrulladas,
Verborrea innecesaria y
Dejar de aclarar sus implicaciones
31. PÉRDIDAS POR TRANSMISIÓN Y
MALA RETENCIÓN
Mensaje menos
y menos preciso.
La mala retención es un problema serio.
Repetir
el mensaje y
Utilizar varios canales
32. ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUCIÓN
PREMATURA
“Son muchos los que hablan, pero pocos los que
escuchan”
Hay personas que entran a un análisis con
comentarios que no tienen relación con el tema que
se trata, exponiendo sus propios problemas u
opiniones, en estas situaciones todas las personas
involucradas en la conversación quieren dar a conocer
su punto de vista sin escuchar opiniones de otros. Una
tendencia común es juzgar, aprobar o desaprobar lo
que se dice, más que tratar de comprender el marco
de referencia de quien habla y así poder llegar a un
común acuerdo.
33. COMUNICACIÓN IMPERSONAL
Mejorar
la información no requiere de
medios de comunicación costosos y
sofisticados
Para una comunicación efectiva se
requiere:
Contacto frente a frente
Ambiente de apertura y confianza
Disposición de los superiores
34. DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR
La
desconfianza puede ser el
resultado de un comportamiento
inconsciente del superior.
La
luz de amenazas ya sean
imaginarias o reales.
Un clima de confianza, que facilite una
comunicación abierta y sincera
35. SOBRECARGA DE INFORMACIÓN
Ignorar
cierta información
Se abruman con demasiada información
que al procesarla se pueden cometer
errores
Se pueden demorar el proceso
asimilación y entendimiento de la
información
Se filtra la información
Escape (Ignorar la información)
36. OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN
Percepción selectiva
Influencia
de la actitud (falta de
objetividad)
Diferencias de
estatus y poder entre el
emisor y el receptor
Cuando
la información tiene que pasar por
varios niveles organizacionales, tiende a
distorsionarse
37. GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN
Aclarar el propósito del mensaje
Utilizar codificación inteligible
Consultar los puntos de vista de otros
Considerar las necesidades de los receptores
Utilizar el tono y lenguaje apropiados para
asegurar la credibilidad
Obtener realimentación
Considerar la emociones y motivaciones de los
receptores
Escuchar
38. MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA
COMUNICACIÓN
Las organizaciones adoptan cada vez más
dispositivos electrónicos que mejoran la
comunicación.
Equipo electrónico incluye:
Computadores centrales
Minicomputadoras
Computadoras personales
Sistema de correo electrónico
39. EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO
DE LA INFORMACIÓN Y EL TRABAJO EN REDES
El
procesamiento de datos electrónicos
Manejar grandes cantidades de datos y poner
la información al alcance de un gran número
de personas
Nuevas graficas de computadora pueden
informar visualmente en segundos
La nueva tecnología de la información cambia
la comunicación de manera fundamental
La contratación externa es facilitada por una
comunicación más rápida y mejor.
40. CONCLUSIÓN
La
comunicación es importante en el
funcionamiento interno de la empresa y en
la interacción con el ambiente externo.
En una organización los gerentes deben
tener la información necesaria para hacer
un buen trabajo.
Lograr que el personal de la organización
colabore satisfecho con ella y por lo tanto
sus actividades hacia la empresa sean
positivas mediante la aportación de todo su
apoyo