How to implement a zero paper project at an institution.

1. 1
Como implementar Consultoría Capacitación
Gerencia
un proyecto de cero
de
Proyectos
papel en una
organización?
2
Agenda de la conferencia Como implementar un Consultoría Capacitación
proyecto de cero papel en una organización: Gerencia
de
Proyectos
• Cuál es la Visión del Gobierno en Línea 3.1 y en Cero Papel?
• Cuáles son los retos en Organizaciones Digitales o Colaborativas
Inteligentes?
• Cuáles son los retos en Administración Inteligente de Información y
Documentos?
• Cuáles son los retos en Metas y Mejores Prácticas para proyectos en
Cero Papel?
• Cuáles son los retos en Planeación Estratégica de Arquitectura
Empresarial Estatal, de Información y Cero Papel?
• Cuáles son los retos en Administración de Proyectos de Cero Papel?
• Caso: Sistema Nervioso Digital para Gobierno Departamental y
Municipal en Línea en el Valle del Cauca - Año 2000
• Reflexión y Conclusiones
• Preguntas
1

2. 3
Cuál es la Visión del Gobierno en Línea
3.1 y en Cero Papel? Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Copyright Quino
4
Alineación con tendencias globales en Gobierno
Consultoría Capacitación
Colaborativo Inteligente Gerencia
de
Proyectos
GOBIERNO COLABORATIVO
GOBIERNO INDUSTRIAL
INTELIGENTE
NUEVO ORDEN
MUNDIAL
BUROCRACIA EMPODERAR AL CLIENTE
PRESTACION ELECTRONICA
PAPELEO ARCHIVO DE SERVICIOS – CERO PAPEL
CONTROLES Y APROBACION
CONTROL EXPLICITO IMPLICITA
TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIA
MANUALES ELECTRONICA DE FONDOS
DEMOCRACIA
GOBIERNO POR PARTICIPATIVA
POCO TIEMPO
“Colombia es el próximo país que se instalará, definitivamente,
en las tecnologías del futuro para construir una mejor realidad”
Presidente Juan Manuel Santos
2

3. 5
Alineación del Gobierno en Línea 3.1 de Colombia con
Consultoría Capacitación
tendencias globales Gerencia
de
Proyectos
6
MINTIC – Estrategia Gobierno en Línea 3.1 en Colombia –
Consultoría Capacitación
Visión a 2015 / 2016 / 2017 Gerencia
de
Proyectos
Ciudadanía Beneficios
• Tendrá acceso de forma oportuna a • Mejor participación en el proceso
más y mejor información bajo un de toma de decisiones y un mejor
esquema de comunicación en doble ejercicio del control social.
vía y de rendición de cuentas • Relación más fácil, con menores
permanente y en tiempo real. costos y que genere mayor
• No tendrá la necesidad de hacer filas confianza y satisfacción.
ni asistir personalmente a las
entidades para llevar a cabo sus
trámites y recibir los servicios del
Estado.
3

4. 7
MINTIC – Estrategia Gobierno en Línea 3.1 en Colombia –
Consultoría Capacitación
Visión a 2015 / 2016 / 2017 Gerencia
de
Proyectos
Organismos y Entidades Digitales Beneficios
• Se habrán transformado en entidades • Transformación de su funcionamiento
digitales abiertas y habrán incorporado las interno y la relación con sus usuarios.
TIC de forma transversal en su operación • Observación permanentemente las
tradicional. condiciones de accesibilidad,
• Contarán con sedes electrónicas, en usabilidad, calidad, seguridad, reserva
donde se dispondrá de acceso multicanal y privacidad.
a toda la información, así como a la • Existencia de condiciones para que
gestión en línea de trámites y servicios. terceros creen nuevos servicios que
• Se habrá creado una cultura de generan valor a la ciudadanía.
colaboración y participación, en donde se • Aumento de su eficiencia debido a la
intercambiará activamente información por optimización y uso de medios
medios electrónicos entre entidades, se electrónicos en sus procesos y
construirán políticas y estrategias con la procedimientos.
participación electrónica de actores clave. • Generación de esquemas de
• Habrá reducido al menos el 30% de su innovación y mejoramiento permanente
consumo de papel.
• Conocen las necesidades de los usuarios,
adoptaron nuevas tendencias tecnológicas
e implementaron buenas prácticas.
8
Lineamientos de la Política Cero Papel y Eficiencia
Administrativa en la Administración Pública Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Organismos y Entidades Digitales Beneficios
• Sustitución de los flujos • Impactos en favor del ambiente.
documentales en papel por soportes • Impactos en incrementar la
y medios electrónicos, sustentados eficiencia administrativa.
en la utilización de Tecnologías de • Eliminar duplicidad de funciones y
la Información y las barreras que impidan la oportuna,
Telecomunicaciones. eficiente y eficaz prestación del
• Deberán identificar, racionalizar, servicio en la gestión de las
simplificar, y automatizar los entidades.
trámites y los procesos, • Tener una gestión pública
procedimientos y servicios internos. efectiva, eficiente y eficaz.
4

5. 9
Visión – Metas de Entidad Digital Abierta del
Gobierno en Línea 3.1 de Colombia Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Acceso a la Competitividad, colaboración Capacidad de Seguridad. Gestión
Índice información servicios, calidad de vida, innovación, del TI, Cultura El
GEL Transparencia Eficiencia Participación usuario como centro
Información en Interacción en Transacción Transformación Democracia Elementos
línea línea en línea (Cero Papel) en línea Transversales
Herramientas de apoyo para implementar Gobierno en Línea
Políticas y Capacitación y Infraestructura
regulatorias acompañamiento tecnológica
10
Fases de la Estrategia de Gobierno en Línea 3.1 en
Colombia Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
• Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en línea.
1- Elementos • Centrar la atención en el usuario.
Transversales • Implementar un sistema de gestión de Tecnologías de Información.
• Implementar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI).
• Publicación de información.
2- Información en línea • Publicación de datos abiertos.
• Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones,
3- Interacción en línea • Habilitar espacios de interacción.
• Formularios para descarga y/o diligenciamiento en línea,
• Expedición en línea de certificaciones y constancias,
• Automatización de trámites y servicios,
4- Transacción en línea • Ventanillas Únicas Virtuales,
• Pagos en línea,
• Uso de firmas electrónicas y digitales, entre otros.
5- Transformación • Actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y
procedimientos internos,
(política de Cero Papel) • Actividades para intercambiar información entre entidades.
• Definir la estrategia de participación;
• Construir participativamente las políticas y planeación estratégica;
6- Democracia en línea • Abrir espacios para el control social;
• Abrir espacios de innovación abierta.
5

6. 11
Modelo de Madurez en Gobierno en Línea 3.1 en
Colombia para 2012 – 2015 - 2017
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
La Estrategia de Gobierno en
línea da respuestas satisfactorias
a los siguientes interrogantes:
Nivel en el cual hay interiorización, innovación y réplica de 1. ¿Cómo hacer más fácil la
experiencias exitosas en cuanto al Gobierno en línea
relación del Estado con la
ciudadanía?
2. ¿Cómo hacer más eficiente la
Nivel en el cual se masifica la prestación de trámites y gestión pública?
servicios en línea de acuerdo con las necesidades
identificadas de los ciudadanos y usuarios
3. ¿Cómo mejorar la
satisfacción de los usuarios?
Nivel en el cual hay evidencia de prestación de
4. ¿Cómo proteger y optimizar
trámites y servicios en línea los recursos públicos?
5. ¿Cómo innovar ante los retos
institucionales?
Nivel en el cual se cuenta con las condiciones
institucionales 6. ¿Cómo promover y hacer
más y mejor control social?
12
Cuáles son los retos en Organizaciones
Consultoría Capacitación
Digitales o Colaborativas Inteligentes? Gerencia
de
Proyectos
La 3ra parte de los ejecutivos toma decisiones
importantes con información incompleta o no fiable!
Más del 95% de
decisiones de negocio
están basadas en un
documento
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009
6

7. 13
Reto: Economía Digital Inteligente con crecimiento veloz
en volumen, variedad y granularidad de información Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Una Economía Inteligente hacia un
crecimiento inteligente, sostenible,
colaborativo e integrador
instrumentada, interconectada e inteligente
+ + =
La Información
y documentos
se están
duplicando
cada 18
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009 meses
14
7 Indicadores de la Organización Colaborativa
Inteligente vs. La Organización Actual Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Organización Actual Organización Colaborativa Inteligente
Recopila datos procedentes de sus propios 1- Se nutre de datos de todas partes: internos, externos,
sistemas de transacciones y fuentes sociales e incluso no instrumentados y tiene capacidad Atenta
internas, y genera datos Internamente. para analizarlos.
Distintas personas y departamentos 2- Posee una única versión de la información a lo largo y
interpretan la información de forma ancho de toda la empresa, con el nivel de precisión Precisa
diferente, con niveles de detalle limitados. adecuado.
Procesa grandes bases de datos que le 3- Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae
proporcionan una “foto fija” del pasado. conclusiones en tiempo real o cuando se necesite. Analítica
Utiliza la experiencia personal y la intuición 4- Construye modelos de simulación que prevean los
para tomar decisiones. efectos de las decisiones, basándose en datos fidedignos. Predictiva
Reacciona a los riesgos una vez que estos 5- Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos
ya son una realidad. Gestiona de forma y posee de antemano una respuesta táctica en cada suceso Anticipada
reactiva. antes de que fuera necesario realizar alguna acción.
El trabajo no fluye fácilmente a lo largo de la 6- Las personas, los sistemas tecnológicos, los socios
organización por las barreras organizativas o externos están “conectados” de tal manera que el trabajo Interconectada
tecnológicas. fluye fácilmente.
Proporciona volúmenes de datos 7- Proporciona sólo los datos que se precisan para tomar
descontextualizados. una decisión. Mejora y amplía las perspectivas y autoridad Potenciadora
para decidir y actuar.
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009
7

8. 15
Reto: Organizaciones Digitales u Organizaciones
Colaborativas Inteligentes Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
“Son organizaciones colaborativas
sanas y sostenibles que crean
un sistema nervioso digital inteligente
que les permite reaccionar, cambiar y
mantener
en su gestión gerencial y operativa
el esencial balance interno y externo
con flexibilidad, rapidez y eficiencia.
Son organismos vivos, con todas sus
partes interconectadas e
interrelacionadas
en una perfecta síntesis
entre personas, procesos, información y
tecnología”
James Martin, CyberCorp, 1996
16
Reto: Implementar un Buen Gobierno Colaborativo
Inteligente en cada Unidad de las Organizaciones Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Estrategia del Riesgos del
Negocio Gobierno Entorno
Actividades
Directivas
Evaluación
Dirección Monitoreo
Propuestas
Políticas
Desempeño
Planes
Actividades
Operativas
Operaciones
Proyectos Procesos
6 principios del buen Gobierno
• Responsabilidad • Adquisición • Conformidad
• Estrategia • Desempeño • Comportamiento Humano
8

9. 17
Reto: Diseñar e Implementar una Arquitectura de
Procesos, Controles y Métricas de mejor práctica Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Objetivos Alineados con 4 Perspectivas Estratégicas del BSC - KGIs + KRIs
Calidad e Innovación
¿Con quién Cómo lo hacemos? Para qué lo hacemos?
lo hacemos? ¿Con qué lo hacemos? Procesos, Qué producimos? Para quién lo hacemos?
Proveedores Entradas Controles y Métricas Resultados Clientes
SLAs Estratégicos KPIs SLAs
Sistema Insumos & Sistema de
S
E A
N P
r L
T I
R o
c D
E S A A
N P a D e C
Gerenciales
r s L
T l A E
R o i o I
c E
A d E
D e a E N
P s
R A ST
o E E AE
Recursos Demanda
O A N N P
Abastecimiento
P
r LS
Productos,
V A r
A T ST I
E R o aR o
E c c DE
A lA AX
D D e iD e
O E s s T
P
A dA DE
R N o a o
r S R
E T aC D
S R o D N
c l C C
A O
i
E D e S
s d
X A a
o
KPIs
T
E B B
$, Infraestructura,
R B
Servicios,
N
(Proveedores, (Mercados: Personal,
O
S
S E
P A
Misionales
N
r L
T I
R o
c D
E S A A
N P a D e C
r s L
T l A E
R o i o I
A c d E
E
e
Humanos, TICs,
P D a E N
A s ST
R E E
Empresas,
o AE
Hogar, Comunidad
O A N P N P
LS
Información,
V A T r r
A ST I
E R o aR o
E c c DE
A lA AX
D D e iD e
O E s s T
A dA DE
R N P o o
r S a
E T R
aC D
S R o C D N
c l C
A O
i
Información,
E D e S
s d
X A a
Instituciones) Corporativo
T o
E B B
KPIs
R B
Documentos
N
O
Apoyo y
S
S
E A
N P
r L
Documentos
T I
R o
c D
y Sociedad)
E S A A
N P a D e C
r s L
T l A E
R o i o I
c E
A d E
e E
Evaluación
P D a N
s ST
R A E E
o A N AE
O P N P
V A r LS
A T r ST I
E R o aR o
OLAs
E c DE
A c lA AX
OLAs
D D e iD e
O E s s T
P
A dA DE
R N o a o
r S R
E T aC D
S R o D N
l C C
c O
A i
E D e S
s d
X A a
T o
E B B
R B
N
O
S
Impacto & Cobertura
Efectividad
Eficacia,
Costo, Eficiencia:
Oportunidad,
Resiliencia Funcionales
Cumplimiento
De Actividad
Productividad
Competitividad / Equidad
SLAs = Acuerdos de Nivel de Servicio OLAs = Acuerdos de Nivel de Operación
KGIs = Indicadores de Gestión de Objetivos KRIs = Indicadores de Gestión de Riesgos
KPIs = Indicadores de Gestión de Objetivos
18
Reto: Crear Macroproceso de Administración Inteligente
del Desempeño y de Información en Mapa de Procesos Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
ESTRATEGICO
Y GERENCIAL
ADMINISTRACION ADMINISTRACION ADMINISTRACION ADMINISTRACION
RELACIONES CON GOBIERNO, ADMINISTRACION ADMINISTRACION PROYECTOS ARQUITECTURA ADMINISTRACION
STAKEHOLDERS Y RIESGOS ESTRATEGICA DEL DESEMPEÑO, PROGRAMAS Y EMPRESARIAL, CAMBIO
RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO Y OPERACIONES INTELIGENCIA ANALITICA PORTAFOLIO PROCESOS ORGANIZACIONAL
SOCIAL REGULATORIO ADMON. DE INFORMACION DE INICIATIVAS Y CALIDAD
COMPETITIVIDAD, INNOVACION Y CONOCIMIENTO COMERCIAL
GESTION DE OPERACIONES
MISIONAL
CADENA DE ABASTECIMIENTO
ADMINISTRACION
APOYO
ADMINISTRACIO ADMINISTRACION ADMINISTRACION SEGURIDAD Y
ADMINISTRACION ADMINISTRACION
Y DESARROLLO DE SERVICIOS Y SEGURIDAD SALUD LABORAL,
RECURSOS JURIDICA
TALENTO TECNOLOGIA FISICA AMBIENTAL
FINANCIEROS
HUMANO INFORMATICA Y LOGICA Y ENERGÉTICA
EVALUACION
ADMINISTRACION
DE AUDITORÍA,
Y CONTINUIDAD
DE LOS NEGOCIOS
9

10. 19
Reto: Alineación Estratégica con Administración
Inteligente del Desempeño Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GOBIERNO Y ESTRATEGIA CORPORATIVA
FORMULACIÓN
ESTRATÉGICA
ADMINISTRACIÓN
INTELIGENTE DEL VERIFICACION,
DESEMPEÑO PRUEBA Y PLANEACIÓN
ADMINISTRACIÓN ADAPTACION ESTRATÉGICA
DE PORTAFOLIO DE ESTRATEGICA GOBIERNO
ADMINISTRACIÓN INICIATIVAS, CORPORATIVO
DEL DESEMPEÑO PROGRAMAS Y
PROYECTOS PLAN
ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICA Y
ESTRATEGICO
OPERATIVA
Y OPERATIVO
INNOVACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DESARROLLO DEL
DE INTELIGENCIA CICLO DE VIDA DE EJECUCIÓN ALINEACIÓN
ANALITICA NEGOCIOS, ESTRATEGICA ORGANIZACIONAL
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
PLANEACIÓN
OPERATIVA
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN
DE INFORMACIÓN DE ARQUITECTURA
EMPRESARIAL
(DATOS Y PROCESOS, Y ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTOS) CALIDAD DE GOBIERNO,
RIESGO Y
CUMPLIMIENTO
20
Reto: Cumplimiento de Cartografía y requerimientos en Consultoría Capacitación
regulaciones y estándares de mejor práctica Gerencia
de
Proyectos
LENGUAJES DE PROCESOS & CUMPLIMIENTO REGULATORIO Y
ESPECIFICACIONES JURIDICO
Lean Six Sigma Basel II
UML FDA
BPMN MiFID
Rational Unified Process (RUP) COSO
Business Rules Extension Sarbanes Oxley
GEL-XML Estado Colombiano Leyes, Normas y Directivas Estatales
FRAMEWORKS DE FRAMEWORKS DE MEJOR
ARQUITECTURA EMPRESARIAL PRACTICA
Zachman APQC, KPI Library
TOGAF CMMI, SOA, CobIT, ITIL
SOA (OASIS) eTOM
FEAF DAMA DMBOK
DODAF SCOR
ESTANDARES ISO/IEC ESTANDARES DE GOBIERNO Y
ISO/IEC 9001 CONTABLES
ISO/IEC 20000 Australian Code of Governance
ISO/IEC 27001 Belgium Code of Governance
ISO/IEC 19770 FSA
ISO/IEC 30300 IFRS
ISO/IEC 15489 Códigos de Buen Gobierno
ISO TR 13208
10

11. 21
Reto: Integración en el Gobierno y la Gestión
Operativa y Gerencial Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
GESTION GESTION
GERENCIAL OPERATIVA
Infraestructura
GESTION ANALITICA
GESTION COLABORATIVA
GESTION TRANSACCIONAL
Gobierno y Organización
22
Reto: Desempeño Inteligente = Administración Inteligente +
Información Inteligente + Decisiones Inteligentes Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
ADMINISTRACION INTELIGENTE
DATOS
INFORMACION
CONOCIMIENTO
INFORMACIÓN
ANALÍTICA
INFORMACIÓN
INTELIGENTE
Gobierno y Organización
ADMINISTRACION DESEMPEÑO
INTELIGENTE INTELIGENTE
11

12. 23
Reto: Modelo Colaborativo de Administración Inteligente
del Desempeño para su Gobierno y Gestión
Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
PROCESOS ROLES / RESPONSABILIDADES / TICs / RECURSOS
MACROPROCESO ADMON. LÍNEA DE NEGOCIO STAFF COMITE GEOGRAFIAS
INTELIGENTE DEL DESEMPEÑO Director Gerente Analista Líder Supervisor Gerencia Local Nal.
1.1 Admon. del Desempeño
1.2 Admon. de Inteligencia Analítica
1.3 Admon. Inteligente de Información
La matriz REVIA plasma las
MACROPROCESOS GERENCIALES
Gobierno, Riesgos y Cumplimiento
responsabilidades que tienen
Regulatorio que asumir los roles en cada
Admón. Estratégica y Operacional uno de los procesos de
Admón, Inteligente del Desempeño
Gestión de Proyectos
Admón. Arquitectura Empresarial,
Procesos y Calidad
Admón. de Proyectos, Programas e
Iniciativas Responde Ejecuta Verifica Informado Aprueba
Admón. Relaciones con Stakeholders y
Responsabilidad Social
Admón. del Cambio Organizacional
24
Reto: Medir Desempeño con Mapas Estratégicos,
Balanced Scorecard y Dashboards Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Valor Generado
BSC y Dashboards
F1. Aumentar la rentabilidad
Operaciones Financiera
neta del negocio Recursos
C1. Asegurar la C2. Proveer servicios
Clientes satisfacción de los innovadores a los
clientes
clientes
Procesos P1. Entregar servicios de P2. Construir relaciones a P3. Optimizar los
mayor calidad al menor largo plazo con los procesos claves del
costo posible clientes negocio
Indicadores KPIs Presupuesto
Aprendizaje y
A.1 Gestionar las A.2 Seleccionar A.3 Contar con un clima
Crecimiento colaboradores con las laboral favorable que
competencias en Relaciones mejores competencias apoye los objetivos
Humanas y experiencia estratégicos
Proyectos Procesos
Problemas, Riesgos, Cambios
12

13. 25
Reto: Generar y Preservar Valor con Decisiones
Inteligentes en el Gobierno en Línea Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
26
Reto: Madurar como una Organización que Administra Consultoría Capacitación
Inteligentemente el Desempeño y la Información Gerencia
de
Proyectos
Descriptiva Integrada Predictiva Optimizada
Grado de Complejidad
Sabiduría ¿Qué acciones
integradas son Optimización de
necesarias? las Decisiones y
¿Qué acciones son ¿Cuáles son las áreas
necesarias? involucradas en el el Desempeño
¿Cuál es el problema problema exactamente?
Conocimiento exactamente? ¿Cómo podemos
¿Por qué está Pronósticos de lograr el mejor
pasando? Desempeño resultado, incluyendo
Consolidación los efectos de la
Estratégica de variabilidad?
Desempeño ¿Qué será lo próximo ¿Cómo podemos
Información ¿Cuánto, cuántas Alineación que podría pasar? alcanzar el mejor
veces, dónde? Estratégica del ¿Qué pasará si esta resultado?
¿Qué pasó? Desempeño tendencia continua?
¿Qué pasará después
si…?
Medición del
Datos Desempeño
Consistente
Estabilización y Generación y Integración de Proyección de Inteligencia Competitiva
Reducción de Protección de Valor Valor con Inteligencia Analítica
Riesgos Valor
Gestión del Valor y Capacidad de Inteligencia Analítica
13

14. 27
Reto: Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales
de Admón. Inteligente del Desempeño y de Información Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Competencias Competencias
Metodológicas Y Personales,
Herramientas Relacionales y
Informáticas Gerenciales
Competencias en
Administración de
Información,
Analíticas y de
Desempeño
Competencias en
Mejores Prácticas, Competencias
Gerencia de Funcionales y de
Procesos y de Gobernabilidad
Proyectos
28
Reto: lograr beneficios al Transformarse en una
Organización Inteligente Colaborativa Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
• Optimizan el • Menos vulnerables
despliegue de
recursos y • Mayor seguridad en los
capital para ser Gestión
resultados futuros
más eficaces proactiva • Capacidad de predicción e
• Gestionan los de riesgos identificación de riesgos
costos de • Mayor preparación para
forma paralela a responder adecuadamente a
sus objetivos riesgos
estratégicos
Eficacia y
ahorro de
costos
Crecimiento
rentable
• Tienen más oportunidades para: inteligente
• Ganar clientes
• Mejorar las relaciones
• Identificar nuevos mercados
• Desarrollar nuevos productos y
servicios
14

15. 29
Cuáles son los retos en Metas y Mejores
Consultoría Capacitación
Prácticas para proyectos en Cero Papel? Gerencia
de
Proyectos
30
Reto: Publicar la Información mínima de las
Organizaciones Estatales de Colombia Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Planeación, Normatividad,
Gestión y Contratación políticas y
Control lineamientos
Servicios de Trámites y Datos de
Información Servicios Contacto
Recurso Información Información
Humano Financiera General de
y Contable la Entidad
15

16. 31
Qué se hace con la Información transaccional,
colaborativa y analítica? Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Proteger Almacenar Recuperar Clasificar
Analizar
Validar Evaluar
Clasificar
Transformar
Generar
Destruir Distribuir Sintetizar
y/o capturar
Información:
INFORMACIÓN
ANALÍTICA • Estructurada
Utilizar
• Semi-Estructurada
INFORMACIÓN
INTELIGENTE • No-Estructurada
• Fija
• Dinámica
32
Reto: Implementar y Alinear Estrategia de IMO - Oficina
de Administración (Gobierno y Gestión) de Información Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Gobernabilidad
y Políticas Generación y
Protección
Competencias de Valor
Técnicas y Humanas Misión y Visión
Disponibilidad
Roles y
Responsabilidades Principios y Valores
Integración
Metodologías y
Estándares Políticas
Calidad
Métricas de Seguridad
Desempeño Objetivos
Continuidad y
Resiliencia
Tecnología Servicios
Informática
Procesos y
Controles
16

17. 33
Reto: Administración Inteligente = Gobierno Inteligente +
Gestión Inteligente basada en CobIT V5 + ISO 38500 Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Gobierno
Evaluación
Retroalimentación
Dirección Monitoreo
Gerencial
Gestión
Planeación
Ejecución
Operativa
... Servicios Control
33
34
Reto: Implementar el Modelo de Gestión de Datos
en Colombia Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
17

18. 35
Reto: Verificar, clasificar y revisar la Información de
los Procesos en cada Entidad en Colombia Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Información relacionada con los trámites, actores, sujetos y
dominios en servicios y procesos que soportan el “día a día”
Información por ejemplo relacionada con la prestación de
los servicios de la entidad, la atención a los usuarios
Información que es generada y que soporta los
procesos de apoyo relacionados con la
contratación, el recurso humano, la información
financiera y contable
Información que soporte la toma de
decisiones y los procesos de monitoreo y
evaluación dentro de la entidad.
36
Reto: Generación y Preservación de Valor en
Administración de Información y Documentos Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Definición
Estratégica
Alineación
¿Hacemos Estratégica ¿Obtenemos
las cosas los
correctas? beneficios?
Generación Preservación
de Valor de Valor
Gestión Gestión
de Valor de Riesgos
Cosas buenas Cosas malas
por suceder que no suceden
Resolución de
problemas
¿Las
Gestión ¿Logramos
hacemos en
de Recursos hacerlas
la forma
“bien hechas”
adecuada? Mejoramiento
Continuo
Gestión
del Desempeño
Medición
de resultados
18

19. 37
Cuáles son los retos en Metas y Mejores
Consultoría Capacitación
Prácticas para proyectos en Cero Papel? Gerencia
de
Proyectos
38
Reto: Cumplimiento de Metas y Métricas de Política de
Cero Papel Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
19

20. 39
Reto: Implementación de Cero Papel a través de buenas
prácticas, Procesos y Documentos Electrónicos Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
40
DAMA – DMBOK – Framework de Gobernabilidad,
Administración y Servicios de Datos Consultoría Capacitación
Gerencia
de
Proyectos
Funciones de los Datos Elementos del Entorno
Management
Organización y
Cultura
Herramientas Actividades
Tecnológicas
Metas y
Principios
Prácticas y Entregables
Técnicas
Roles y
Responsabilidades
20