1. Administrasi Perkantoran dan
Pengawasan
Oleh: A’yunur Rochimah
Ika Nur Ridiawati
Aida Musvita
Siti Mufarrohah
Ali Sofyan
2. A. Latar belakang
• Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen
adalah kontrol atau pengawasan, yang
berfungsi membantu memastikan apakah
aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi
sesuai dengan hasil yang diinginkan.
3. A. Pengawasan
1. Proses Pengawasan
Tujuan administrasi perkantoran menurut Odgers
adalah sebagai berikut :
• Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinue
• Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi
• Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil
aktual yang dicapai
• Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi
agar tercapai
• Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau
progam yang dijalankan
4. Selain itu pengawasan dan pelaporan administrsi
kantor memiliki beberapa manfaat antara lain :
• Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh
organisasi.
• Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena
kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan.
• Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas
yang objektif bagi organisasi.
• Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak
sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi
permodifikasiannya.
• Membantu mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline yang
ditetapkan.
5. unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam
proses pengawasan agar dapat berjalan
secara optimal adalah sebagai berikut :
• Faktor-faktor yang diawasi.
• Identifikasi hasil yang diharapkan.
• Pengukuran kinerja.
• Aplikasi tindakan pembenahan
6. Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan
mengontrol pekerjan administrasi kantor
• Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi.
- Penetapan tujuan
- Standar ukuran
1) Standart terukur, merupakan standart kerja yang dapat
diidentifikasikan dan diukur dengan mudah.
2) Standart tak terukur, merupakan standart kerja yang sulit untuk
dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik
hubungan manusia.
- Pengukuran
• Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai.
- Mengurangi hambatan yang ada
- Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja
- Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai
7. • Memotivasi pegawai
- Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai
- Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya
- Memberikan imbalan secara adil
8. Beberapa orang yang dapat dijadikan
pengawas atau penilai :
• Supervisor
• Teman sekerja
• Bawahan
• Menilai diri sendiri
• Pelanggan
• Komputer
• Umpan balik 360 derajat
9. 2. Pengawasan Kualitas
Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan
dalam melakukan pengawasan kualitas adalah
sebagai berikut :
• Inspeksi total
• Pengecekan pada area tertentu
• Pengontrolan Kualitas dengan statistik
• Kesalahan nihil
10. Total Quality Management adalah program yang
diimplementasikan untuk menjamin tercapainya
kualitas manajemen di organisasi. TQM sangat perlu
dilakukan dalam administrasi perkantoran yang
berpijak pada :
• Kepuasan pelanggan
• Pengukuran statistik yang akurat
• Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun
layanan yang diberikan
• Bentuk hubungan baru dengan pegawai
11. 3. Pengawasan Kuantitas
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor
terdapat beberapa tindakan yang dapat dilakukan
antara lain :
• Overtime
• Temporary help
• Part-time help
• Floating work unit
• Cycle billing
12. 4. Metode Pengawasan Alternatif
Terdapat jenis pengawasan alternatif, yaitu :
• Behavior-oriental rating methods: merupakan metode
penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai.
- Tehnik deskripsi
- Tehnik ranking
- Behavior cheklist
- Teknik skala penilaian secara grafis
- Behaviorally anchored rating scales (BARS)
13. • Result-oriented rating methods, merupakan metode yang
menitik beratkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada
pegawai.
- Management by objectives
- Work lanning and review
14. 5. Pengawasan dan Anggaran Biaya
Beberapa manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan
penganggaran:
• Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di
dalam organisasi.
• Anggaran ajan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan
organisasi dan merencanakan bagaimana cara mencapainya. Jika anggaran
tidak dipersiapakan, manajer akan lebih banyak berurusan dengan
aktivitas harian yang akan mengaburkan pencapaian tujuan perusahaan.
• Proses penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke
seluruh bagian organisasi secara efektif dan efesien.
• Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinya bottlenecks activity
(aktivitas yang kurang optimal)
• Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi
dengan mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian.
• Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi
benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan
15. 6. Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain
Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga
kelompok: biaya tetap, biaya variable, dan biaya
semivariabel.
• Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin dikeluarkan dan
tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang dihasilkan.
• Biaya variable memiliki hubungan yang erat dengan hasil
yang dikeluarkan, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak
tetap
• Biaya variable akan meningkat apabila produksi
meningkat, tetapi tidak secara langsung meningkat hasil
produksi
16. 7. Prinsip Pembuatan Anggaran
Terdapat 4 hal yang memfasilitasi pembuatan anggaran di
kantor administrasi
• Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor
administrasi
• Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya
operasional
• Anggaran harus dipersiapkan untuk keadaan diluar
perkiraan
• Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran
17. 8. Pengendalian Anggaran
Sebagian besar organisasi akan meraih
keuntungan yang meningkat apabila
penganggaran yang dilakukan cukup tepat
serta teliti dan perbedaan biaya actual dengan
anggaran adalah minimal. Untuk itulah
beberapa jenis laporan yang dapat
memperbandingkan kedua hal tersebut harus
disiapkan oleh Manajer Administrasi sebagai
dasar pengendalian anggaran.
18. 9. Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal
yang perlu diperhatikan oleh manajer adalah:
• Situasi tertentu.
• Ketika menampilkan angka dalam laporan,
perbandingan dasar harus disajikan.
• Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan
sebanyak mungkin.
• Laporan harus mengandung informasi yang dapat
memberikan penjelasan
• Laporan harus standar.
19. 10. Kontrol Biaya
Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dlam
pengontrolan biaya:
• Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan
administrasi perkantoran
• Mengembangkan kesadaranakan biaya yang ditimbulkan
pada karyawan.
• Membantu pengembangan prosedur operasi yang efesien.
• Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran
sesuai dengan fungsi yang dilakukann
• Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak
efesien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
20. 11. Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan
Administrasi Perkantoran
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk
mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran, yaitu :
• Standar Biaya
• Studi Analisis Biaya
• Mengambil Tindakan Koreksi
21. 12. Mengontrol Biaya Perkantoran
Salah satu tindakan untuk mengontrol biaya adalah
memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya.
Berikut adalah saran yang dapat diberikan :
• Biaya Perorangan
• Biaya Perlengkapan dan Material.
• Biaya Peralatan
• Biaya Proses Kerja
• Biaya Overhead
22. B. Pelaporan
1. Pengertian Pelaporan
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian
fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan,
pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan
dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si
pelapor.
23. 2. Prinsip-Prinsip Penulisan Laporan
Sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat
berikut ini.
• Lengkap
• Jelas
• Benar / akurat
• Sistematis
• Objektif
• Tepat waktu
25. 4. Bentuk Laporan
• Laporan berbentuk Memo
• Laporan berbentuk Surat
• Laporan berbentuk naskah
• Laporan berbentuk Campuran
• Laporan berbentuk formulir.
• Laporan berbentuk buku.
26. 5. Waktu Penyampaian
a) Laporan Insidental; Laporan ini tidak
disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali
saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak
terjadwal tetap.
b)Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode
tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula.
Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan
dan seterusnya.
