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Gerencia de Proceso
TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN ORIENTADA POR PROCESOS


Marta Silvia Tabares B., Ph.D
mstabare@udem.edu.co
El contenido temático de esta unidad se basa en los textos contenidos en esta bibliografía


• Mariño, Hernando. Gerencia de Procesos. Ed. Alfaomega. 2003.
• Kaplan, Robert S. y Norton, David P. Dominar el Sistema de Gestión. Pub. en Harvard
  Business Review.
• Chang, Richard Y. Mejora continua de procesos.
• Roca Cusidó, Alfred. Control de procesos.
• Deming, W Edwards. Mejoramiento de la productividad mediante la acción de la
  gerencia.
• Drucker, Peter. La Administración: La Organización Basada en la Información, la
  Economía y la Sociedad.
• Hoer, David. El cambio en la Organizaciones
• Norton and Kaplan, Balanced scored card
• Senge, Peter M. La quinta disciplina: cómo impulsar el aprendizaje en la organización
• Senge, Peter M. La quinta disciplina: cómo construir una organización inteligente.
• Chiavenato, Adalberto Introducción a la teoría general de la administración.
• Michael Havey. Essential Business Process Modeling.



Bibliografía
TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN ORIENTADA POR
 PROCESOS

 • Ciclos y Estructuras de la Organización
 • Evolución de las organizaciones a la gerencia de procesos
 • Las organizaciones orientadas por procesos




Temas a tratar
CICLOS Y ESTRUCTURAS DE LA
ORGANIZACIÓN
Las organizaciones se orientan por ciclos o modelos que la
dinamizan para su sostenimiento, renovación e innovación.
Planificación




     Control                   Organización




               Dirección




Ciclo de la Administración
Desarrollo de
                              la Estrategia


                                                           Traducción de
 Revisión y                                               la estrategia en
 ajuste de la                                               objetivos o
  Estrategia                                                indicadores



                Monitoreo y                     Plan
                Aprendizaje                   Operativo




Ciclo de la Gestion
CREAR Y CAPTURAR

            renovación       Crear y capturar         inteligencia
                             nuevo conocimiento
                             interno y externo y
                             lo almacena
REUTILIZAR Y                                                         DISTRIBUIR Y
RENOVAR                                                              COMPARTIR
     Reutilizar el          Mapa de Conocimiento,       Hacer el conocimiento
     conocimiento y         Fuentes de aprendizaje,     accesible por medio de
     renovarlo bajo los     Indicadores del Capital
                                                        la distribución,
     conceptos de                 Intelectual
                                                        difusión y transmisión
     innovación


                            Una vez se accede
                            al conocimiento, las
                            personas lo
           aprendizaje      interpretan, asimila      distribución
                            y aplica
                          ASIMILAR Y APLICAR

  Ciclo del Conocimento
Fuente: Imagenes Google




Ciclo de la Información
Fuente: Imagenes Google




Ciclo del Proceso
EVOLUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES A
LA GERENCIA DE PROCESOS
Tipos de Estructuras y la relación de la Gestión de
Proyectos con la Gestión por Procesos
«La estructura de la organización es un factor ambiental de
la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e
 influir en el modo de dirigir los proyectos. Las estructuras
abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura
   orientada a proyectos, con una variedad de estructuras
               matriciales entre ellas». (Fuente: PMI)




Estructura Organizacional
«Las estructuras orientadas por proyectos
normalmente se apoyan en una estructuras basada
                 en procesos»




Estructura Organizacional
Tipos de Estructuras Organizacionales


                                              Reponsables de
                                               los procesos




                                        Fuente: PMI




Estructura Organizacional
Tipos de Estructuras Organizacionales




                                                       Ejecutores o
                                                      participantes de
                                                       los procesos




                                        Fuente: PMI




Estructura Organizacional
Tipos de Estructuras Organizacionales               Oficina de
                                                               Procesos –
                                                              Planeación u
                                                             Organización y
                                                                Métodos




 coordinador del
    procesos




                                               Fuente: PMI




Estructura Organizacional
Tipos de Estructuras Organizacionales
                                                    Oficina de
                                                    Procesos –
                                                   Planeación u
                                                  Organización y
                                                     Métodos




                                                  coordinador del
                                    Fuente: PMI      procesos



Estructura Organizacional
Tipos de Estructuras Organizacionales




                           Fuente: Imagenes Google



Estructura Organizacional
1. Identifique qué ciclos organizacionales usa la
   organización donde usted labora.
2. Identifique qué tipo de estructura determina el actuar de
   la organización donde uste labora.
3. Identifique los elementos que la organización necesita
   para ir de la estrategia a la gestión por procesos; esto
   basado en el artículo de: Melba Lida mejía. Estructuras y cargos
   por procesos, orientados a resultados, entregado en clase.




TALLER - 1
LAS ORGANIZACIONES
ORIENTADAS POR PROCESOS
Una arquitectura de negocio establece los actores, las actividades y la gestión de los
procesos que orientan el modelo sistémico y flexible de la organización para lograr las
metas con sentido de mejora continua.
La organización y la gestión
                               por procesos, aparecen como
                               una de las alternativas para
                               responder a los desafíos de los
                               nuevos mercados.
                               Fuente: Mejía, Melba. Estructuras y cargos por
                               procesos, orientados a resultados




Estructura Estratégica apoyada por la Gestión
por Procesos
Preguntas
¿Cuales son los problemas que causa la estructura actual de
la organización, tanto para la administración y la gestión
organizacional así como a sus clientes?

¿La organización es consciente o se rige por los procesos?

¿ Usted sabe cómo contribuye a la mejora del proceso?


Organizaciones orientadas
por procesos
Videos de apoyo a los conceptos tratados en clase (fuente Youtube
– Fundación Vasca para la Excelencia):

 Gestión por procesos 1/3
   (http://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js)
 Gestión por procesos 2/3
   (http://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo)
 Gestión por procesos 3/3
   (http://www.youtube.com/watch?v=IiNpbLjaqjQ)



Organizaciones orientadas por
procesos
¿Qué es un
        proceso?
   “Conjunto de actividades
 secuenciales que realizan una
transformación de una serie de
    entradas en las salidas
  deseadas añadiendo valor”
 (Fuente: James Chang. Business Process Management
                      Systems)
                                                     Metodologías    Fuente: ICONTEC

                                                     Programas ...




    Conceptos Generales
¿Qué es un proceso?
 “Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se
   encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un
resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al
                          que va dirigido”

                       “Una serie de tareas
                      de valor agregado que
                     se vinculan entre sí para
                   transformar un insumo en un
                Producto ya sea un bien o servicio”


                 (Fuente: James Chang. Business Process Management Systems)




Conceptos Generales
Concepto            Estructura por Procesos
  Eje Central         Proceso
  Unidad de Trabajo   Equipo de Trabajo
  Mediciones          De punta a punta (horizontal)
  Foco                El Cliente
  Papel Directivo     El orientador o instructor
  Figura clave        El dueño del proceso
  Cultura             Colaborativa




Organizaciónes por procesos
Funcionales                       Procesos
  Los empleados son el problema   El proceso es el problema

  Hacer mi trabajo                Ayudar que se hagan las cosas

  Comprender mi trabajo           Saber que lugar ocupa mi trabajo en el
                                  proceso
  Evaluar a los individuos        Evaluar el proceso

  Control de los empleados        Desarrollo de las personas

  ¿Quién cometió el error?        ¿Qué permitió el error?

  Corregir errores                Reducir la variación




Organizaciones Funcionales vs Por Procesos
Modelo de Excelencia Empresarial de la EFQM
(European Foundation for Quality Management)
                                                            Fuente: Guia para la Gestión por procesos
                                                            Instituto Andaluz de Tecnología




       Pone de manifiesto la finalidad de los sistemas de gestión


   Organizaciónes por procesos
Fuente: ICONTEC




Organizaciónes por procesos
Procesos de Dirección



Clientes/                                            Salidas      Clientes/
              Entradas
Partes                     Procesos de Realización                Partes
Interesadas                                                       Interesadas




                         Procesos de Soporte
                                                           Fuente: ICONTEC




   Mapa de Procesos – Ejemplo 1
Fuente: Guia para la Gestión por procesos
                       Instituto Andaluz de Tecnología




Mapa de Procesos – Ejemplo 2
Fuente: Guia para la Gestión por procesos
                       Instituto Andaluz de Tecnología



Mapa de Procesos – Ejemplo 3
• Formulación de la misión y la visión.

• Diseño de las políticas y objetivos.

• Diseño y desarrollo de la estrategia.

• Planificación y desarrollo.




Procesos de Dirección
 Son aquellos a través de los cuales se
 desarrollan, generan y atienden los requisitos del
 destinatario del bien o servicio.

 Se asocian a la generación de valor




Procesos de Realización
 RRHH
Comunicaciones internas
Mantenimiento.
Logística
Administracion
Capacitación
Servicios generales



Procesos de Apoyo
Ejemplo: Mapa de Procesos
Fuente: Mariño,
                            Hernando.
                            Gerencia de
                            Procesos




Ejemplo: Mapa de Procesos
Las organizaciones orientadas más a la administración que al servicio,
normalmente son manejadas bajo estructuras funcionales. Esto lleva a que la
gestión no tenga una relación directa con los procesos (si es que estos existen en
la organización). Así, la gestión se podría entiende como la forma de darle una
dinámica a las estrategias durante el ciclo de la administración para que la
organización se mantenga competitiva en el tiempo.

Las organizaciones que son conscientes de gestionar para administrar, definen
los procesos como la base de la gestión concentrando la estrategia
organizacional en estos. Así, la organización se hace sostenible a partir de
capacidad de producir, aprender e innovar en función de los servicios que
provee a sus cliente espera.




Conclusiones

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Gerencia de procesos - Organizaciones orientadas por procesos

  • 1. Gerencia de Proceso TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN ORIENTADA POR PROCESOS Marta Silvia Tabares B., Ph.D mstabare@udem.edu.co
  • 2. El contenido temático de esta unidad se basa en los textos contenidos en esta bibliografía • Mariño, Hernando. Gerencia de Procesos. Ed. Alfaomega. 2003. • Kaplan, Robert S. y Norton, David P. Dominar el Sistema de Gestión. Pub. en Harvard Business Review. • Chang, Richard Y. Mejora continua de procesos. • Roca Cusidó, Alfred. Control de procesos. • Deming, W Edwards. Mejoramiento de la productividad mediante la acción de la gerencia. • Drucker, Peter. La Administración: La Organización Basada en la Información, la Economía y la Sociedad. • Hoer, David. El cambio en la Organizaciones • Norton and Kaplan, Balanced scored card • Senge, Peter M. La quinta disciplina: cómo impulsar el aprendizaje en la organización • Senge, Peter M. La quinta disciplina: cómo construir una organización inteligente. • Chiavenato, Adalberto Introducción a la teoría general de la administración. • Michael Havey. Essential Business Process Modeling. Bibliografía
  • 3. TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN ORIENTADA POR PROCESOS • Ciclos y Estructuras de la Organización • Evolución de las organizaciones a la gerencia de procesos • Las organizaciones orientadas por procesos Temas a tratar
  • 4. CICLOS Y ESTRUCTURAS DE LA ORGANIZACIÓN Las organizaciones se orientan por ciclos o modelos que la dinamizan para su sostenimiento, renovación e innovación.
  • 5. Planificación Control Organización Dirección Ciclo de la Administración
  • 6. Desarrollo de la Estrategia Traducción de Revisión y la estrategia en ajuste de la objetivos o Estrategia indicadores Monitoreo y Plan Aprendizaje Operativo Ciclo de la Gestion
  • 7. CREAR Y CAPTURAR renovación Crear y capturar inteligencia nuevo conocimiento interno y externo y lo almacena REUTILIZAR Y DISTRIBUIR Y RENOVAR COMPARTIR Reutilizar el Mapa de Conocimiento, Hacer el conocimiento conocimiento y Fuentes de aprendizaje, accesible por medio de renovarlo bajo los Indicadores del Capital la distribución, conceptos de Intelectual difusión y transmisión innovación Una vez se accede al conocimiento, las personas lo aprendizaje interpretan, asimila distribución y aplica ASIMILAR Y APLICAR Ciclo del Conocimento
  • 8. Fuente: Imagenes Google Ciclo de la Información
  • 10. EVOLUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES A LA GERENCIA DE PROCESOS Tipos de Estructuras y la relación de la Gestión de Proyectos con la Gestión por Procesos
  • 11. «La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas». (Fuente: PMI) Estructura Organizacional
  • 12. «Las estructuras orientadas por proyectos normalmente se apoyan en una estructuras basada en procesos» Estructura Organizacional
  • 13. Tipos de Estructuras Organizacionales Reponsables de los procesos Fuente: PMI Estructura Organizacional
  • 14. Tipos de Estructuras Organizacionales Ejecutores o participantes de los procesos Fuente: PMI Estructura Organizacional
  • 15. Tipos de Estructuras Organizacionales Oficina de Procesos – Planeación u Organización y Métodos coordinador del procesos Fuente: PMI Estructura Organizacional
  • 16. Tipos de Estructuras Organizacionales Oficina de Procesos – Planeación u Organización y Métodos coordinador del Fuente: PMI procesos Estructura Organizacional
  • 17. Tipos de Estructuras Organizacionales Fuente: Imagenes Google Estructura Organizacional
  • 18. 1. Identifique qué ciclos organizacionales usa la organización donde usted labora. 2. Identifique qué tipo de estructura determina el actuar de la organización donde uste labora. 3. Identifique los elementos que la organización necesita para ir de la estrategia a la gestión por procesos; esto basado en el artículo de: Melba Lida mejía. Estructuras y cargos por procesos, orientados a resultados, entregado en clase. TALLER - 1
  • 19. LAS ORGANIZACIONES ORIENTADAS POR PROCESOS Una arquitectura de negocio establece los actores, las actividades y la gestión de los procesos que orientan el modelo sistémico y flexible de la organización para lograr las metas con sentido de mejora continua.
  • 20. La organización y la gestión por procesos, aparecen como una de las alternativas para responder a los desafíos de los nuevos mercados. Fuente: Mejía, Melba. Estructuras y cargos por procesos, orientados a resultados Estructura Estratégica apoyada por la Gestión por Procesos
  • 21. Preguntas ¿Cuales son los problemas que causa la estructura actual de la organización, tanto para la administración y la gestión organizacional así como a sus clientes? ¿La organización es consciente o se rige por los procesos? ¿ Usted sabe cómo contribuye a la mejora del proceso? Organizaciones orientadas por procesos
  • 22. Videos de apoyo a los conceptos tratados en clase (fuente Youtube – Fundación Vasca para la Excelencia):  Gestión por procesos 1/3 (http://www.youtube.com/watch?v=aA07Lu5h3js)  Gestión por procesos 2/3 (http://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo)  Gestión por procesos 3/3 (http://www.youtube.com/watch?v=IiNpbLjaqjQ) Organizaciones orientadas por procesos
  • 23. ¿Qué es un proceso? “Conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de entradas en las salidas deseadas añadiendo valor” (Fuente: James Chang. Business Process Management Systems) Metodologías Fuente: ICONTEC Programas ... Conceptos Generales
  • 24. ¿Qué es un proceso? “Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido” “Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un Producto ya sea un bien o servicio” (Fuente: James Chang. Business Process Management Systems) Conceptos Generales
  • 25. Concepto Estructura por Procesos Eje Central Proceso Unidad de Trabajo Equipo de Trabajo Mediciones De punta a punta (horizontal) Foco El Cliente Papel Directivo El orientador o instructor Figura clave El dueño del proceso Cultura Colaborativa Organizaciónes por procesos
  • 26. Funcionales Procesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Hacer mi trabajo Ayudar que se hagan las cosas Comprender mi trabajo Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar a los individuos Evaluar el proceso Control de los empleados Desarrollo de las personas ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error? Corregir errores Reducir la variación Organizaciones Funcionales vs Por Procesos
  • 27. Modelo de Excelencia Empresarial de la EFQM (European Foundation for Quality Management) Fuente: Guia para la Gestión por procesos Instituto Andaluz de Tecnología Pone de manifiesto la finalidad de los sistemas de gestión Organizaciónes por procesos
  • 29. Procesos de Dirección Clientes/ Salidas Clientes/ Entradas Partes Procesos de Realización Partes Interesadas Interesadas Procesos de Soporte Fuente: ICONTEC Mapa de Procesos – Ejemplo 1
  • 30. Fuente: Guia para la Gestión por procesos Instituto Andaluz de Tecnología Mapa de Procesos – Ejemplo 2
  • 31. Fuente: Guia para la Gestión por procesos Instituto Andaluz de Tecnología Mapa de Procesos – Ejemplo 3
  • 32. • Formulación de la misión y la visión. • Diseño de las políticas y objetivos. • Diseño y desarrollo de la estrategia. • Planificación y desarrollo. Procesos de Dirección
  • 33.  Son aquellos a través de los cuales se desarrollan, generan y atienden los requisitos del destinatario del bien o servicio.  Se asocian a la generación de valor Procesos de Realización
  • 35. Ejemplo: Mapa de Procesos
  • 36. Fuente: Mariño, Hernando. Gerencia de Procesos Ejemplo: Mapa de Procesos
  • 37. Las organizaciones orientadas más a la administración que al servicio, normalmente son manejadas bajo estructuras funcionales. Esto lleva a que la gestión no tenga una relación directa con los procesos (si es que estos existen en la organización). Así, la gestión se podría entiende como la forma de darle una dinámica a las estrategias durante el ciclo de la administración para que la organización se mantenga competitiva en el tiempo. Las organizaciones que son conscientes de gestionar para administrar, definen los procesos como la base de la gestión concentrando la estrategia organizacional en estos. Así, la organización se hace sostenible a partir de capacidad de producir, aprender e innovar en función de los servicios que provee a sus cliente espera. Conclusiones