Cours access

UNIVERSITE D’ABOMEY –CALAVI
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FACULTE DES SCIENCES AGRONOMIQUES (FSA)
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COURS : ACCESS 2007
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parparparpar
Moïse K.B. SODJINOU
2012
ACCESS
2007

Spécialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037
Guide du volet de navigation
Cette rubrique explique comment utiliser le volet de navigation, une nouvelle
fonctionnalité de Microsoft Office Access 2007. Le volet de navigation
remplace un ancien outil, appelé fenêtre Base de données. Vous pouvez
également l'utiliser en remplacement des menus généraux ; ces écrans
permettaient de parcourir une base de données et d'effectuer des tâches, telles
que l'exécution des états.
Dans les versions précédentes d'Access, vous utilisiez la fenêtre Base de
données pour manipuler les objets de la base de données : les tables, les
formulaires, les états et les autres composants. Vous l'utilisiez par exemple pour
ouvrir des objets afin de les utiliser ou lorsque vous souhaitiez modifier leur
conception. Vous pouvez maintenant effectuer ces tâches à l'aide du volet de
navigation.
Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser le volet de navigation pour créer des
groupes personnalisés contenant les objets d'une base de données. Ces groupes
sont également une nouveauté dans Office Access 2007 ; vous pouvez les
utiliser à la place des menus généraux. Par exemple, si vous utilisiez un menu
général dans une version précédente d'Access pour ouvrir deux formulaires
d'entrée des données et que vous exécutiez trois états, vous pouvez créer un
groupe personnalisé dans Office Access 2007 qui crée juste ces formulaires et
états et masque les autres objets de la base de données.
Présentation du volet de navigation
Lorsque vous ouvrez une base de données nouvelle ou existante dans Office
Access 2007, les objets de votre base de données — les tables, les formulaires,

les états, les requêtes, les macros, etc. — apparaissent dans le volet de
navigation. Cette figure illustre le volet :
Le volet de navigation apparaît par défaut lorsque vous ouvrez une base de
données dans Office Access 2007 — le volet remplace la fenêtre Base de
données utilisées dans les versions antérieures d'Access. En règle générale, dans
les cas où vous utilisiez la fenêtre Base de données (dans une version précédente
d'Access) pour effectuer une tâche, vous exécuter à présent cette même tâche en
utilisant le volet de navigation. Par exemple, si vous devez exécuter un état ou
entrer des données directement dans une nouvelle ligne de la table, vous utilisez
maintenant le volet de navigation.
Nouvelles tâches qui peuvent désormais être effectuées dans le volet de
navigation
Outre pour les tâches habituelles, vous pouvez utiliser le volet de navigation
pour importer des données de ou exporter des données vers Microsoft Office
Excel 2007 ou Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez
également utiliser la nouvelle fonctionnalité Collecte de données fournie par
Microsoft Office Outlook 2007. Pour obtenir de plus amples informations sur
l'utilisation de la fonctionnalité de collecte de données, consultez la section
Collecter des données à l'aide du courrier électronique de cet article.
Consultez également l'article Collecter des données à l'aide de messages
électroniques.

Le volet de navigation et les menus généraux
Pour les bases de données que vous créez dans Office Access 2007, le volet de
navigation peut aussi remplacer les menus généraux pour les opérations de
navigation les plus courantes. Si vous ne connaissiez pas encore Access, les
menus généraux sont des écrans qui regroupent des ensembles de tâches, par
exemple : l'exécution d'un état ou l'ouverture d'un ou de plusieurs écrans d'entrée
de données.
L'illustration suivante présente un menu général typique créé dans une version
précédente d'Access.
Le volet de navigation présente de nombreux avantages par rapport aux menus
généraux. Par exemple, vous pouvez gérer les objets d'une base de données (les
copier, les supprimer, modifier leur conception, etc.), ce que vous ne pouviez
pas faire avec un menu général. En outre, le volet de navigation reste visible en
permanence — en revanche, un menu général peut être masqué par d'autres
fenêtres ouvertes.
Si vous ne souhaitez pas afficher tous les objets d'une base de données, mais que
vous ne voulez pas créer de menu général, vous pouvez créer des catégories et
des groupes personnalisés d'objets dans une base de données ; vous pouvez alors

afficher uniquement cette liste personnalisée dans le volet de navigation.
Supposons, par exemple, que vous exécutiez un ensemble de trois états tous les
vendredis matin. Au lieu de parcourir une liste d'objets de base de données pour
trouver ces états, vous pouvez créer une catégorie personnalisée dans le volet de
navigation et y placer un groupe de raccourcis vers ces états. Vous apprendrez
plus loin dans cette rubrique comment procéder.
Si vous aviez créé des menus généraux dans les versions précédentes d'Access,
ces écrans s'ouvrent et s'exécutent dans Office Access 2007, mais ils ne
fonctionneront peut-être pas exactement de la même manière. Par exemple, dans
les versions précédentes d'Access, de nombreux menus généraux contenaient un
bouton ou un autre contrôle qui affichait la fenêtre Base de données. Si vous
cliquez sur un tel contrôle dans un menu général, Office Access 2007 active le
volet de navigation, puisqu'il remplace la fenêtre Base de données. Pour plus
d'informations sur la création de groupes et catégories personnalisés, voir la
section Créer des catégories et groupes personnalisés (menus généraux) plus loin
dans cette rubrique.
Les sections suivantes présentent le volet de navigation et expliquent comment
l'utiliser.
Fonctionnalités et contrôles du volet de navigation
La figure suivante illustre le volet de navigation et les contrôles qu'il fournit et
décrit brièvement leur utilisation.

Menu Définit ou modifie les catégories par lesquelles le volet regroupe des
objets de base de données. Cliquez sur le menu pour afficher la catégorie en
cours d'utilisation. Cliquez avec le bouton droit sur le menu pour effectuer
d'autres tâches telle que le démarrage de la boîte de dialogue Options de
navigation. Pour plus d'informations sur l'utilisation de catégories et groupes,
consultez la section "Comment le volet de navigation groupe des objets", plus
loin dans cet article.
Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement Développe ou réduit le
volet de navigation. Le bouton ne masque pas entièrement le volet. Pour y
parvenir, vous devez définir une option de base de données globale. Pour savoir
comment procéder, consultez la section "Définir des options globales pour le
volet de navigation", qui apparaît plus loin dans cet article.
Zone Rechercher Trouvez rapidement des objets dans des bases de données
volumineuses en entrant une partie ou la totalité du nom d'un objet. En cours de
saisie, le volet masque tous les groupes qui ne contiennent pas d'objets
correspondant au texte de votre recherche. Pour obtenir de plus amples
informations sur l'utilisation de la recherche, consultez la section "Utiliser la

recherche pour trouver rapidement des objets dans des bases de données
volumineuses," qui apparaît plus loin dans cet article.
Groupes Par défaut, le volet affiche les groupes visibles comme des ensembles
de barres. Pour développer ou fermer un groupe, cliquez sur les flèches haut ou
bas. N'oubliez pas que les noms de groupe changent lorsque vous modifiez les
catégories. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez la section "Comment
le volet de navigation groupe des objets," qui apparaît plus loin dans cet article.
Objets de base de données Les tables, formulaires, états, requête et autres
objets d'une base de données. Les objets qui apparaissent dans un groupe donné
dépendent de la logique qui se trouve à la base de la catégorie parent. Par
exemple, su vous utilisez la catégorie Type d'objet, le volet crée des groupes
distincts pour les tables, les formulaires, les rapports, etc. À son tour, chaque
groupe affiche les objets qui font logiquement partie de celui-ci — le groupe des
tables affiche uniquement les tables et ainsi de suite.
Espace blanc Cliquez droit sur l'espace blanc qui se trouve en bas du volet de
navigation pour exécuter plusieurs tâches. Vous pouvez modifier les catégories,
trier les éléments du volet et afficher ou masquer les détails (notamment la date
de création) pour les objets de chaque groupe.
Access propose deux méthodes pour utiliser les commandes du volet de
navigation. Vous pouvez en exécuter certaines à partir du ruban ou cliquer avec
le bouton droit sur les objets du volet et sélectionner une tâche dans le menu
contextuel qui s'affiche. N'oubliez pas que les commandes d'un menu contextuel
varient selon le type d'objet sélectionné. Par exemple, si vous cliquez avec le
bouton droit sur une table, vous pouvez publier ses données dans Office Word
2007 ou l'exporter vers Office Excel 2007. Mais si vous cliquez avec le bouton
droit sur une macro, Access propose moins de commandes, parce que cela n'a
aucun intérêt d'afficher une macro Access dans Word ou Excel.

Points à retenir avant de continuer :
Le volet de navigation remplace les menus généraux pour la plupart des tâches
de navigation et il remplace également la fenêtre Base de données.
Si vous aviez l'habitude d'utiliser la fenêtre Base de données pour effectuer une
tâche, par exemple, pour ouvrir un état en mode Création, vous accomplissez
maintenant cette tâche à partir du volet de navigation ou des commandes du
ruban.
Les menus généraux créés dans d'anciennes versions d'Access fonctionnent dans
Office Access 2007. Cependant, Office Access 2007 ne prend pas en charge
certaines commandes souvent utilisées dans les menus généraux, par exemple,
une commande pour afficher la fenêtre Base de données.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des menus généraux dans Office Access
2007, consultez l'article Où sont passez mes menus généraux ?.
Le volet de navigation classe vos objets de base de données par catégories, qui
elles-mêmes contiennent des groupes. Ces groupes contiennent, à leur tour, un
ou plusieurs objets de base de données, tels que des tables, formulaires et états.
Access fournit un ensemble de catégories prédéfinies (p. ex. Tables et vues) qui
regroupent les objets d'une base de données selon la table à laquelle ils font
référence. Par exemple, si vous avez une table de données de fournisseurs et un
formulaire pour entrer et modifier ces données, ces objets figurent dans le même
groupe. Vous pouvez à tout moment définir un groupe personnalisé.
Vous utilisez principalement deux types d'éléments dans le volet de navigation :
les objets de base de données et les raccourcis menant à ces objets. Souvenez-
vous que les raccourcis ne peuvent exister que dans les catégories et groupes
personnalisés. Chaque fois que vous manipulez des objets en dehors d'un groupe
personnalisé, vous utilisez les objets proprement dits. Par exemple, vous pouvez

supprimer un raccourci sur la table d'un groupe personnalisé sans risque. En
revanche, si vous ouvrez une catégorie ou un groupe prédéfini et supprimez une
table, vous risquez d'altérer une partie ou la totalité du fonctionnement de votre
base de données.
N'oubliez pas non plus que les objets de base de données des catégories et
groupes prédéfinis peuvent fournir des jeux de tâches et de commande différents
de ceux des raccourcis des catégories et groupes personnalisés. Par exemple,
vous pouvez supprimer des objets d'une catégorie ou d'un groupe personnalisé,
mais vous ne pouvez pas les supprimer d'une catégorie ou d'un groupe prédéfini.
Les étapes des sections suivantes expliquent comment effectuer les diverses
tâches dans le volet de navigation, p. ex. : modifier les groupes d'objets dans le
volet, ouvrir des tables ou formulaires afin de les utiliser, renommer des objets
et définir et modifier les propriétés des éléments.
Comment le volet de navigation regroupe les objets
Par défaut, le volet de navigation affiche tous les objets d'une base de données et
les classe par catégories. Il divise encore les objets de chaque catégorie en
groupes. La catégorie par défaut des nouvelles bases de données créées dans
Office Access 2007 est Tables et vues associées et le groupe par défaut de cette
catégorie est Toutes les tables. Ce nom de groupe par défaut apparaît dans le
menu situé en haut du volet de navigation. La catégorie Tables et vues associées
groupe les objets d'une base de données selon les tables auxquelles ils sont
associés. Par exemple, si une table nommée Contacts est associée à un
formulaire, deux requêtes et un état, le volet de navigation place ces objets dans
un groupe nommé Contacts.

Remarque Certains objets peuvent apparaître plusieurs fois dans la catégorie
Tables et vues associées. Lorsqu'un objet est basé sur plusieurs tables, il apparaît
dans les groupes créés pour chaque table. Par exemple, si un état prend ses
données dans deux tables, il apparaîtra dans les groupes créés pour chaque table.
Important Tandis que vous continuez, n'oubliez pas que si vous supprimez l'un
de ces objets (même s'il semble y avoir un doublon), vous supprimez l'objet lui-
même et vous pouvez altérer en partie ou totalement le fonctionnement de votre
base de données. Si vous souhaitez masquer des objets en double, cliquez droit
sur l'objet, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.
Pour les bases de données créées dans des versions plus récentes d'Access, la
catégorie par défaut est Type d'objet et le groupe par défaut est Tous les objets
Access. Cette catégorie regroupe les composants de vos bases de données par
type : les tables se trouvent dans le groupe Tables, les formulaires dans le
groupe Formulaires, etc. La figure suivante présente les groupes de la catégorie
Type d'objet.
Remarque : Si vous ouvrez une base de données non approuvée (c'est-à-dire
que la Barre des messages apparaît à l'ouverture de la base de données), Access
bloque tout le contenu potentiellement dangereux par défaut et aucun objet
bloqué n'apparaît dans la catégorie ou dans le groupe correspondant dans le volet
de navigation. En revanche, ces objets bloqués apparaissent dans le groupe
Objets non associés. Par exemple, si un objet tel qu'une requête contient une
fonctionnalité peu sûre, elle apparaîtra dans le groupe Objets non associés du

volet de navigation. En outre, si vous utilisez cette requête comme source de
données pour un contrôle d'un formulaire ou d'un état, vous ne pourrez pas
ouvrir ce formulaire ni cet état depuis le volet de navigation. Pour restaurer un
objet dans son groupe normal, ou pour pouvoir ouvrir des objets désactivés,
vous devez tout d'abord approuver la base de données. Pour en savoir plus sur
l'approbation des bases de données et sur la sécurité dans Office Access 2007,
consultez l'article Sécuriser une base de données Access 2007.
Si vous souhaitez regrouper vos objets différemment, vous pouvez sélectionner
une autre catégorie à l'aide du menu situé en haut du volet de navigation. La
figure suivante illustre le menu.
Catégories Affiche les catégories prédéfinies et personnalisées pour la base de
données ouverte. La coche indique la catégorie actuellement sélectionnée.
Sélectionnez la catégorie qui regroupe le plus logiquement les objets de votre
base de données.
Groupes Les groupes prédéfinis ou personnalisés qui se trouvent dans une
catégorie donnée. Les groupes changent en fonction de la catégorie sélectionnée.
Points à retenir lorsque vous utilisez ce menu :

La partie supérieure du menu contient les catégories, tandis que les groupes sont
situées dans la partie inférieure. Les groupes changent selon la catégorie
sélectionnée et le titre du menu varie selon le groupe ou la catégorie choisie. Par
exemple, si vous choisissez la catégorie Tables et vues associées, Access crée un
groupe appelé Toutes les tables et ce groupe devient le titre du menu.
Si les catégories et groupes prédéfinis ne répondent pas à vos besoins, créez des
groupes personnalisés. Access en fournit un de base que vous pouvez modifier,
mais vous pouvez en créer un de toutes pièces.
Si vous souhaitez créer l'équivalent d'un menu général ou en remplacer un qui
existe déjà, vous devez créer un groupe personnalisé. Pour plus d'informations
sur cette procédure, consultez la section Créer des catégories et groupes
personnalisés (menus généraux) plus loin dans cet article.
Vous ne pouvez pas filtrer directement les éléments du menu, mais les
catégories et les groupes constituent une sorte de filtrage. Supposons par
exemple que vous souhaitiez voir uniquement les requêtes. Pour cela,
sélectionnez la catégorie Type d'objet, puis Requêtes dans la zone des groupes
du menu.
Utiliser le volet de navigation pour gérer les objets de base de
données
Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment utiliser
le volet de navigation pour gérer les objets de vos bases de données. Vous
connaissez peut-être déjà certaines tâches, comme le changement de nom d'un
objet, mais d'autres sont spécifiques à Office Access 2007, par exemple la
définition des options d'affichage pour les bases de données stockées sur un
serveur SharePoint.
Ouvrir et fermer le volet de navigation et ses objets

Par défaut, le volet de navigation s'affiche lorsque vous ouvrez une base de
données dans Office Access 2007, y compris si elle a été créée dans une version
précédente d'Access. Vous pouvez empêcher que le volet de navigation s'affiche
automatiquement en définissant une option globale. Les étapes suivantes
expliquent en détail comment procéder.
Afficher ou masquer le volet
Cliquez sur le bouton dans l'angle supérieur droit du volet de navigation.
Raccourci clavier Appuyez sur F11.
Remarque Lorsque le volet de navigation est masqué, vous pouvez l'afficher en
cliquant sur le texte vertical Volet de navigation ou en appuyant sur la touche
F11.
Empêcher le volet de navigation de s'afficher par défaut
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.
La boîte de dialogue Options Access s'affiche.
Cliquez sur Base de données actuelle et, sous Navigation, activez ou désactivez
la case à cocher Afficher le volet de navigation. Cette option est activée par
défaut.

Remarque Nous vous conseillons de masquer le volet de navigation
uniquement si vous disposez d'un formulaire, d'un menu général ou d'une autre
méthode pour démarrer les objets de votre base de données.
Utiliser la Zone de recherche pour rechercher des objets de la base de données
Les bases de données volumineuses peuvent contenir un grand nombre d'objets
— des tables, des formulaires, des états, des requêtes, etc. Utilisez la zone
Rechercher pour trouver un objet rapidement.
Rechercher un objet
Dans la zone Rechercher, entrez une partie ou la totalité du nom d'un objet de la
base de données.
Lorsque vous entrez votre texte à rechercher, la liste de groupes dans le volet de
navigation est modifiée. Le volet masque spécifiquement tous les groupes sauf
une le qui contient l'objet que vous recherchez.
Pour arrêter votre recherche et pour restaurer tous les groupes masqués,
supprimez le texte de votre recherche ou cliquez sur l' Effacer la chaîne de
recherche, située à droite de la zone Rechercher.
Remarque La liste des groupes du volet de navigation est modifiée dès lors que
vous entrez du texte dans la zone de recherche. Si vous entrez un texte qui ne
correspond à aucun objet de votre base de données, le volet de navigation
masque tous les groupes de la base de données ouverte. Si le volet devient
subitement vide, vous savez que vous devez modifier votre texte.

Ouvrir un objet de base de données
Pour exécuter un objet de base de données individuel, tel qu'un formulaire, un
état ou une requête, ou pour modifier la conception d'un de ces types d'objets,
ouvrez-les directement à partir du volet de navigation. Retenez ceci avant de
continuer :
Vous ne pouvez pas exécuter de modules de code Visual Basic pour
Applications (VBA) à partir de ce volet. En double-cliquant sur un module (ou
en le sélectionnant et en appuyant sur ENTRÉE), vous démarrez simplement
l'éditeur Visual Basic.
Vous pouvez exécuter des macros à partir de ce volet, mais vous ne verrez peut-
être pas les résultats et, selon ce que fait la macro, vous risquez de provoquer
une erreur.
Ouvrir un objet de base de données afin de l'utiliser
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table, la requête, l'état ou tout
autre objet que vous souhaitez ouvrir. Vous pouvez aussi faire glisser un objet
dans l'espace de travail d'Access ou mettre un objet en surbrillance et appuyer
sur ENTRÉE.
Ouvrir un objet de base de données en mode Création
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet de base de
données à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
Vous pouvez aussi mettre un objet en surbrillance et appuyer sur
CTRL+ENTRÉE.
Remarque La modification de la conception d'un objet de base de données peut
s'avérer complexe. Pour plus d'informations, voir l'article Concepts de base sur
la conception d'une base de données.

Renommer ou supprimer des objets
Vous pouvez renommer ou supprimer n'importe quel objet d'une base de
données.
Important La suppression d'un objet risque de perturber le fonctionnement d'une
base de données. En effet, une base de données relationnelle n'est pas un simple
« fichier » comme le sont les documents Word ou les classeurs Excel. Les bases
de données sont des ensembles de composants associés. Par exemple, une table
peut fournir des données à un formulaire, un état et une requête. La requête peut,
à son tour, fournir des données pour un autre formulaire et un autre état. Si vous
supprimez un objet dans cet ensemble de composants, vous risquez de
compromettre une partie ou la totalité des fonctionnalités de la base de données.
Les changements de nom posent moins de problèmes. Lorsque vous renommez
un objet, Access tente, par défaut, de propager cette modification à tous les
autres objets de base de données qui en dépendent. Toutefois, Access ne peut
pas propager les changements de nom dans les modules de code VBA ; vous
devez le faire manuellement, sinon votre code ne fonctionnera plus. De plus,
vous devez activer la correction automatique des noms pour que la propagation
puisse avoir lieu.
Comment activer la correction automatique de nom ?
Cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Options d'accès.
Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Base de données actuelle.
Sous Options de correction automatique de nom, cliquez sur Suivi des
informations de correction automatique de nom, puis sur OK au moment de
confirmer la modification.

Lorsque Access a fini de créer des mappages de noms pour la base de données,
cliquez sur Correction automatique de nom.
Renommer un objet de base de données
Dans le volet de navigation, trouvez l'objet à renommer et cliquez dessus avec le
bouton droit, puis cliquez sur Renommer.
–ou– Mettez l'objet en surbrillance et appuyez sur F2. Access vous donne accès
à la zone de saisie du nom de l'objet pour vous permettre de le modifier :
.
Tapez le nouveau nom et appuyez sur ENTRÉE.
Supprimer un objet de base de données
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à supprimer
et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi mettre l'objet en surbrillance et
appuyer sur SUPPRESSION.
Afficher ou masquer des objets et des groupes
Vous pouvez masquer les groupes dans les catégories prédéfinies et
personnalisées et vous pouvez aussi masquer certains objets ou tous les objets
d'un groupe. Retenez ceci avant de continuer :
Vous pouvez rendre les groupes et les objets masqués totalement invisibles ou
les afficher dans le volet de navigation sous la forme d'icônes désactivées, c'est-
à-dire semi-transparentes. Pour cela, activez ou désactivez l'option Afficher les
objets cachés dans la boîte de dialogue Options de navigation ; ce paramètre
s'applique aux groupes et aux objets. Vous devez également définir cette option
lorsque vous souhaitez afficher ou restaurer un objet masqué. En règle générale,
cette option facilite l'affichage ou la restauration d'un groupe ou objet masqué.

Vous pouvez masquer un objet uniquement dans son groupe ou bien partout
(dans tous les groupes) à l'aide de sa propriété de masquage.
Vous pouvez masquer des groupes et des objets sans perturber le
fonctionnement d'une base de données.
Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment afficher les
objets masqués comme étant désactivés et comment masquer et réafficher des
groupes et objets.
Afficher des groupes et des objets comme étant semi-transparents et désactivés
Lorsque volet de navigation est ouvert, cliquez droit sur la barre de menu située
en haut du volet, puis cliquez sur Options de navigation.
Sous Options d'affichage, activez la case à cocher Afficher les objets masqués.
Masquer un groupe dans une catégorie
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur la barre de titre du groupe que vous
souhaitez masquer, puis cliquez sur Masquer.
Restaurer un groupe masqué dans une catégorie
Si vous souhaitez afficher les groupes masqués comme des icônes semi-
transparentes désactivées, cliquez droit sur le groupe masqué, puis sur Afficher.
–ou– Si vous avez choisi de rendre les groupes masqués complètement
invisibles, suivez cette procédure :
Lorsque volet de navigation est ouvert, cliquez droit sur la barre de menu située
en haut du volet, puis cliquez sur Options de navigation.
Dans le volet Catégories, sélectionnez la catégorie où se trouve le groupe
masqué.

Dans le volet Groupes pour « catégorie », activez la case à cocher du groupe
masqué.
Cliquez sur OK.
Masquer un ou plusieurs objets dans un seul groupe parent
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs
objets, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.
Restaurer (réafficher) un ou plusieurs objets masqués uniquement dans un
groupe parent
Cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs des objets masqués, puis cliquez
sur Afficher dans ce groupe.
Remarque Si vous avez décidé de rendre les objets masqués complètement
invisibles, suivez la procédure ci-dessus pour les afficher en semi-transparence,
puis cliquez avec le bouton droit sur ces objets.
Masquer un objet dans toutes les catégories et tous les groupes
Cliquez avec le bouton droit sur l'objet à masquer, puis sélectionnez Afficher les
propriétés. Une boîte de dialogue s'affiche avec les propriétés de l'objet.
Activez la case à cocher Masqué.
Restaurer un objet masqué dans toutes les catégories et tous les groupes
Cliquez avec le bouton droit sur l'objet, cliquez sur Afficher les propriétés, puis
désactivez la case à cocher Masqué.
Couper, copier et coller des objets de base de données
Les règles de suppression d'un objet de la base de données s'appliquent
également lorsqu'il s'agit de couper un objet — si vous ne le coupez pas

correctement, vous risquez d'endommager une partie ou la totalité de votre base
de données. Copier et coller des objets permet notamment d'effectuer les
opérations suivantes :
déplacer un objet d'un groupe personnalisé à un autre, surtout si vous n'utilisez
pas de souris ;
ajouter un objet à une autre base de données
insérer un objet dans un autre fichier, par exemple un document Word ou une
diapositive Microsoft Office PowerPoint 2007.
Couper un objet
Si l'objet que vous voulez couper est ouvert, fermez-le.
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur l'objet à couper, puis sur Couper.
- ou - Dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil, cliquez sur Couper.
Raccourci clavier Mettez en surbrillance l'objet que vous souhaitez couper, puis
appuyez sur CTRL+X.
Copier un objet
Dans le volet de navigation, sélectionnez l'objet à copier, puis dans le groupe
Presse-papiers de l'onglet Accueil, cliquez sur Copier. Vous pouvez aussi cliquer
avec le bouton droit sur l'objet à copier, puis sélectionner Copier ou appuyer sur
CTRL+C.
Coller un objet
Dans le volet de navigation, sélectionnez l'emplacement pour l'objet coupé ou
copié. Ce peut être ailleurs dans le même volet de navigation ou dans le volet de
navigation d'une autre base de données.

Dans l'onglet Accueil, dans la section Presse-papiers, cliquez sur Coller. Vous
pouvez aussi sélectionner un groupe et appuyer sur CTRL+V.
–ou– Cliquez avec le bouton droit sur un groupe dans le volet de navigation et
cliquez sur Coller.
Importer un objet dans une base de données
Vous pouvez importer des tables de base de données, des fichiers texte, des
classeurs Excel et d'autres sources de données valides dans vos bases de données
Access. En règle générale, vous devez utiliser les commandes du groupe
Importer de l'onglet Données externes pour importer des données. Cependant,
vous pouvez également démarrer le processus d'importation en cliquant droit sur
une table du volet de navigation.
Démarrer le processus d'importation
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur une table.
Dans le menu contextuel, pointez sur Importer, puis sélectionnez le type d'objet
que vous souhaitez importer.
L'Assistant Données externes —Type d'objet apparaît.
Suivez les étapes de l'assistant pour importer l'objet dans votre base de données.
Exporter un objet
Vous exportez un objet lorsque vous devez travailler avec des données dans un
autre programme, tel qu'Excel ou Word, et lorsque vous souhaitez partager des
données avec une autre base de données. Vous pouvez exporter des données de
tables, jeux de résultats de requêtes et formulaires. Les programmes vers
lesquels vous pouvez exporter des données varient selon ce que vous voulez
exporter. Par exemple, si vous exportez une table ou des résultats de requêtes,
vous aurez le choix entre des bases de données ODBC, dBASE et Paradox. Si

vous exportez un formulaire, Access fournit moins d'options parce que vous ne
pouvez pas partager de formulaires avec d'autres programmes de gestion de base
de données.
Exporter des données
Dans le volet de navigation, sélectionnez l'élément à exporter.
Dans l'onglet Données externes, cliquez sur l'option souhaitée sous Exporter.
Ou Cliquez droit sur l'objet, cliquez sur Exporter, puis sélectionnez une option.
Selon l'option sélectionnée, vous verrez apparaître une boîte de dialogue ou un
Assistant. Par exemple, si vous exportez une table vers Excel, la boîte de
dialogue Exporter – Feuille de calcul Excel s'affiche.
Spécifiez les options et les paramètres fournis par la boîte de dialogue ou
l'Assistant pour terminer l'exportation.
Définir le type d'affichage du volet de navigation
Vous pouvez afficher les détails des objets d'un groupe, par exemple la date de
création de chaque objet. Vous pouvez aussi afficher les objets sous forme de
listes ou d'icônes.
Définir l'affichage
Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, pointez sur
Afficher par, puis cliquez sur Détails, Icône ou Liste.

Vous pouvez également afficher le menu Afficher par en cliquant droit sur la
zone vide située au bas du volet de navigation.
Afficher les groupes d'une catégorie
Pour utiliser cette commande, la catégorie du volet de navigation doit contenir
au moins un groupe masqué.
Afficher tous les groupes
Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur
Afficher tous les groupes.
Afficher et définir les propriétés d'un objet de base de données
Chaque objet d'une base de données Access possède un ensemble de propriétés,
dont la date de la création et le type d'objet (p. ex. : formulaire ou état). Access
génère la plupart des propriétés automatiquement, mais vous pouvez aussi
ajouter une description à chaque objet et vous pouvez activer ou désactiver la
propriété Masqué d'un objet.
Pour comprendre la propriété Masqué, vous devez comprendre la manière dont
le volet de navigation regroupe les objets d'une base de données et comment
vous pouvez modifier ces regroupements. Pour savoir comment le volet
regroupe les objets, consultez la section Comment le volet de navigation groupe
des objets, qui apparaît plus haut dans cet article.
Définir les propriétés d'un objet
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'élément dont vous
souhaitez afficher ou définir les propriétés et cliquez sur Afficher les propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés s'affiche et Access ajoute le nom de l'objet au
titre de la boîte de dialogue. Par exemple, si vous ouvrez un formulaire appelé

Commandes, le titre de la boîte de dialogue est : Propriétés de Commandes. La
figure suivante présente la boîte de dialogue.
Si vous le souhaitez, entrez une description pour l'objet dans la zone
Description. La figure précédente donne un exemple de description.
Au besoin, activez la case à cocher Masqué.
L'activation de l'option Masqué rend l'objet invisible, quels que soient la
catégorie ou le groupe que vous ou d'autres utilisateurs décidez d'afficher dans le
volet de navigation.
Collecter des données à l'aide de la messagerie électronique
Parmi les nouvelles fonctionnalités d'Office Professional 2007, citons la
possibilité de créer des systèmes de Collecte de données. Ces systèmes
combinent des messages électroniques créés dans Office Outlook 2007 avec des
formulaires au format HTML ou Microsoft Office InfoPath 2007. Vous
incorporez le formulaire dans le message, puis vous stockez les données
obtenues dans une table Access.

Remarque La procédure décrite dans cette section explique comment
entreprendre la création d'un système de collecte de données. Le reste de
l'opération dépasse le cadre de cet article. Vous trouverez des informations
détaillées sur la création d'un système de collecte de données dans l'article
Collecter des données par messagerie.
Début de la collecte de données par courrier électronique
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table ou la
requête où se trouvent les données collectées, puis cliquez sur Collecter et
mettre à jour les données par messagerie.
L'Assistant Collecte de données par messagerie démarre.
Suivez les instructions de cet Assistant pour créer et envoyer un message de
collecte de données. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette
fonctionnalité, voir l'article Collecter des données par messagerie.
Utiliser le Gestionnaire de tables liées
Utilisez le Gestionnaire de tables liées pour mettre à jour les liens entre une ou
plusieurs tables liées. Pour cela, votre base de données doit contenir une table
liée.
Pour en savoir plus sur l'importation et la liaison, consultez les articles suivants :
Importer ou lier à des données d'une autre base de données Access, Importer ou
lier à des données d'un classeur Excel, Importer depuis ou lier à une liste
SharePoint et Importer ou lier à des données d'un fichier texte.
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table liée, puis
sélectionnez Gestionnaire de tables liées.
La boîte de dialogue Gestionnaire de tables liées s'affiche.
Sélectionnez la ou les tables à mettre à jour et cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Nouvel emplacement pour Nom de la table s'affiche.
Utilisez la liste Regarder dans pour accéder au nouvel emplacement de la table
ou des tables liées choisies à l'étape 2, puis cliquez sur Ouvrir.
Utiliser les catégories et groupes prédéfinis qu'Access fournit
Les procédures décrites dans ces sections expliquent comment regrouper les
objets d'une base de données à l'aide des catégories et groupes prédéfinis que
fournit Office Access 2007. Pour plus d'informations sur la création de groupes
personnalisés, voir Créer des catégories et groupes personnalisés (menus
généraux) plus loin dans cette rubrique.
Utiliser des catégories et des groupes
Le volet de navigation étant ouvert, cliquez sur le menu tout en haut de ce volet.
Pour sélectionner une catégorie, cliquez sur l'élément souhaité dans la partie
supérieure du menu.
–ou– Pour sélectionner un groupe, cliquez sur l'élément souhaité dans la partie
inférieure du menu.
Utiliser une autre méthode pour sélectionner des catégories
Cliquez droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, pointez sur
Catégorie, puis cliquez sur la catégorie souhaitée.
Remarques
Retenez ceci avant de continuer :

Lorsque vous sélectionnez une catégorie, les groupes peuvent changer dans la
partie inférieure du volet. Par exemple, si vous passez de Type d'objet à Date de
création, les groupes changent pour correspondre aux dates auxquelles ils ont été
créés.
Lorsque vous sélectionnez un groupe, les objets du volet de navigation changent
en conséquence. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie Type d'objet et le
groupe Tables, vous ne voyez apparaître que les tables de la base de données
ouverte dans le volet.
Chaque fois que vous sélectionnez une catégorie, Access crée un groupe global
qui contient tous les objets de la base de données. Autrement dit, Access
suppose que puisque vous regroupez les objets d'une certaine manière (p. ex. par
tables), vous voulez aussi voir tous les composants. Vous avez toujours accès au
groupe global d'une catégorie donnée, parce qu'Access ajoute le terme
Tous/Toutes au nom du groupe. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie
Tables et vues, Access crée un groupe global appelé Toutes les tables. De plus,
Access utilise ce nom comme titre du menu jusqu'à ce que vous sélectionniez un
autre groupe.
Modifier ou supprimer une catégorie prédéfinie
Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer les catégories prédéfinies d'Access.
Par exemple, vous ne pouvez pas supprimer une catégorie prédéfinie, ajouter un
groupe à l'une d'elles ni supprimer un de leurs groupes. Vous avez toutefois cette
possibilité lorsque vous créez une catégorie personnalisée et y ajoutez des
groupes personnalisés. Pour plus d'informations, voir la section suivante, Créer
des catégories et groupes personnalisés (menus généraux). Par ailleurs, vous
pouvez masquer n'importe quel groupe d'une catégorie prédéfinie et n'importe
quel objet de ces groupes. Les sections suivantes expliquent ces procédures.

Créer des catégories et groupes personnalisés
Vous créez des catégories et groupes personnalisés chaque fois que vous
souhaitez limiter ou personnaliser les groupes et objets du volet de navigation et
lorsque vous voulez créer l'équivalent Office Access 2007 d'un menu général.
Quand vous créez une catégorie personnalisée, vous la créez pour la base de
données ouverte et elle se déplace avec cette base. Vous ne pouvez pas
transférer des catégories et groupes personnalisés dans d'autres bases de
données.
Pour créer et gérer les catégories et groupes personnalisés, vous utilisez la boîte
de dialogue Options de navigation. La procédure générale est la suivante :
Commencez par créer une catégorie personnalisée. Vous pouvez aussi utiliser
celle que fournit Access : Personnalisé. Renommez-la et ajoutez ou supprimez
des groupes selon vos besoins. Vous pouvez aussi créer une catégorie quand
vous le souhaitez.
Une fois que vous avez créé une catégorie, vous pouvez créer un ou plusieurs
groupes pour celle-ci.
Fermez la boîte de dialogue Options de navigation. Dans le volet de navigation,
faites glisser et déposez ou copiez et collez les objets de base de données (les
tables, les formulaires, les états, etc.) que vous souhaitez attribuer à votre groupe
personnalisé. L'ensemble d'objets au complet se trouve dans un groupe appelé
Objets non attribués. Access crée ce groupe pour vous lorsque vous créez votre
catégorie personnalisée.
Remarque Lorsque vous ajoutez un objet de base de données à un groupe
personnalisé, Access lui crée un raccourci. Vous ne déplacez pas et ne copiez
pas l'objet lui-même. Si vous renommez ou supprimez un raccourci dans un

groupe personnalisé, ces modifications n'affectent pas l'objet parent, mais
uniquement le raccourci.
Lorsque vous avez fini de remplir votre ou vos groupes personnalisés, vous
pouvez masquer le groupe Objets non attribués ainsi que tous les groupes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Créer une catégorie personnalisée
Cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation,
puis cliquez sur Options de navigation.
- ou - Cliquez droit sur la zone vide située en bas du volet de navigation, puis
cliquez sur Options de navigation.
Sous Catégories, cliquez sur Ajouter un élément. Une nouvelle catégorie
apparaît dans le volet de navigation, prête à être nommée. Cette figure présente
le volet et la nouvelle catégorie :
Vous pouvez ajouter au maximum 10 catégories personnalisées à une base de
données.
Tapez un nom pour la nouvelle catégorie et appuyez sur ENTRÉE.

Au besoin, essayez de lui donner un nom qui a un sens pour les personnes qui
utilisent votre base de données. Ensuite, notez que la légende du volet de droite
change pour afficher ce nom. Par exemple, si vous appelez la nouvelle catégorie
« Mon menu général », la légende du volet de droite indique Groupes de « Mon
menu général ». De plus, vous voyez que ce volet contient un groupe appelé
Objets non attribués. Access crée ce groupe par défaut. Il contient tous les objets
de votre base de données et vous utilisez les objets de ce groupe pour remplir
votre groupe personnalisé.
Une fois que vous avez créé une catégorie personnalisée, vous pouvez créer
autant de groupes que vous souhaitez pour celle-ci. Laissez la boîte de dialogue
Options de navigation ouverte et passez à l'étape suivante.
Créer un groupe personnalisé
Dans le volet Groupes pour « Nom du groupe », cliquez sur Ajouter un groupe,
puis tapez un nom pour le groupe. Répétez cette opération autant de fois que
nécessaire. Par exemple, Mon menu général peut contenir trois groupes : Entrée
de données, États et Requêtes. Ce sont les besoins des utilisateurs, ou vos
propres préférences, qui déterminent les groupes que vous ajoutez à ce stade.
Laissez la case à cocher Objets non attribués activée et cliquez sur OK. Access
referme la boîte de dialogue Options de navigation et ajoute votre nouveau
groupe personnalisé dans le volet de navigation. Vous ne le voyez pas parce que
vous ne regardez pas encore dans votre nouvelle catégorie.
Passez à la procédure suivante pour afficher le nouveau groupe et y ajouter des
objets.
Ajouter des objets à un groupe personnalisé
Cliquez sur le menu situé en haut du volet de navigation et dans la partie
supérieure du menu, cliquez sur votre nouvelle catégorie personnalisée. Le ou

les groupes créés pour cette catégorie figurent dans la partie inférieure du menu,
avec le groupe Objets non attribués.
Dans le volet de navigation, dans le groupe Objets non attribués, sélectionnez les
éléments que vous souhaitez utiliser dans votre groupe personnalisé, puis
déplacez-les vers ce groupe. Access propose plusieurs méthodes pour déplacer
les éléments sélectionnés. Vous pouvez :
faire glisser et déplacer les éléments un par un ;
maintenir la touche CTRL enfoncée, cliquer sur plusieurs éléments, puis les
faire glisser dans votre groupe personnalisé ;
cliquer avec le bouton droit sur les éléments sélectionnés, pointer sur Ajouter à
un groupe, puis cliquer sur le nom de votre groupe personnalisé.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez laisser le groupe Objets non attribués
affiché dans le volet de navigation ou le masquer.
Masquer le groupe des objets non attribués
Cliquez droit sur le menu situé dans la partie supérieure du volet de navigation,
Dans le volet Groupes pourcatégorie, désactivez la case à cocher Objets non
attribués.
Une fois que vous avez créé une catégorie et un groupe personnalisés, puis
ajouté des raccourcis à ce groupe, vous pouvez utiliser ces raccourcis pour créer
d'autres groupes. La procédure suivante explique comment procéder.
Créer un nouveau groupe personnalisé à l'aide d'un objet d'un groupe
personnalisé existant

Remarque Pour utiliser cette technique, vous devez d'abord créer une catégorie
et un groupe personnalisés selon les procédures décrites dans les sections
précédentes.
Avec une catégorie et un groupe personnalisés ouverts dans le volet de
navigation, cliquez avec le bouton droit sur un objet que vous souhaitez placer
dans un nouveau groupe.
Pointez sur Ajouter à un groupe, puis cliquez sur Nouveau groupe.
Un nouveau groupe apparaît dans le volet de navigation
Entrez un nom pour ce nouveau groupe, puis faites glisser et déposez d'autres
raccourcis vers ce nouveau groupe, selon les besoins.
Masquer les groupes et les objets d'une catégorie personnalisée
Pour masquer les groupes d'une catégorie personnalisée ou les objets d'un
groupe personnalisé, utilisez les mêmes méthodes que pour masquer des
éléments dans les catégories et groupes prédéfinis. Vous trouverez la liste des
tâches possibles et des procédures permettant de les effectuer plus haut dans
cette rubrique, dans la section Afficher ou masquer des objets et des groupes.
Supprimer et restaurer des objets dans les groupes personnalisés
Vos groupes personnalisés peuvent changer au fil du temps, en fonction des
besoins des utilisateurs et de l'entreprise. À tout moment, vous pouvez
supprimer et restituer des objets dans un groupe. Les sections suivantes
expliquent comment procéder.
Supprimer des objets d'un groupe personnalisé

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à retirer et
cliquez sur Supprimer.
Restaurer un objet dans un groupe personnalisé
Si le groupe Objets non attribués est masqué, affichez-le.
Procédure
Dans le volet Groupes pour « catégorie », activez la case à cocher Objets non
attribués.
Faites glisser et déposez l'objet souhaité du groupe Objets non attribués vers
votre groupe personnalisé.
Renommer un objet dans un groupe personnalisé
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à renommer
et sélectionnez Renommer le raccourci.
Access entoure le nom d'une case de saisie et sélectionne le nom d'origine ; il ne
vous reste plus qu'à taper le nouveau nom.
Tapez le nouveau nom du raccourci, puis appuyez sur ENTRÉE.
Ajouter des objets de groupes personnalisés dans d'autres groupes personnalisés
Au fil de l'évolution de la base de données, vous pouvez créer un certain nombre
de catégories personnalisées, qui peuvent contenir plusieurs groupes. Access
propose une méthode pour déplacer rapidement et aisément les objets entre les
groupes d'une catégorie personnalisée. Vous pouvez également utiliser cette
procédure pour créer un nouveau groupe dans une catégorie. Pour cela, vous
devez afficher une catégorie personnalisée dans le volet de navigation. Pour plus

d'informations, voir la section Comment le volet de navigation regroupe des
objets plus haut dans cet article.
Déplacer des objets entre plusieurs groupes personnalisés
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à ajouter
dans un autre groupe, pointez sur Ajouter à un groupe, puis cliquez sur le groupe
de destination souhaité.
Créer des groupes personnalisés
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet pour lequel
vous souhaitez créer un groupe personnalisé, pointez sur Ajouter à un groupe,
puis cliquez sur Nouveau groupe.
Un nouveau groupe s'affiche dans le volet de navigation.
Entrez un nom pour le nouveau groupe.
Faites glisser les objets à partir de n'importe quel groupe personnalisé, ou du
groupe Objets non attribués, vers le nouveau groupe.
Définir les options globales du volet de navigation
Vous pouvez définir et modifier plusieurs options globales dans le volet de
navigation. Cette section fournit une référence pour chacune de ces options.
Définir les options
Le tableau suivant récapitule les options et explique comment les utiliser.

Option À utiliser pour... Disponible pour
Afficher les
objets
masqués
Afficher les objets masqués sous la forme
d'icônes désactivées, en semi-transparence.
Désactivez cette option si vous souhaitez
masquer complètement les objets.
Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Afficher les
objets
système
Afficher les objets système, tels que les
tables système
Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Simple clic Ouvrir les objets avec un seul clic de souris. Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Double-clic Ouvrir les objets avec un double-clic Groupes
prédéfinis et
personnalisés
Pour plus d'informations sur la définition des options, voir l'article Boîte de
dialogue Options de navigation.
Concepts de base sur la conception d'une base de données
Une base de données conçue avec précision permet d'accéder à des informations
à jour et exactes. Parce qu'une conception correcte est essentielle à la réalisation
de vos objectifs et à l'utilisation de la base de données, l'investissement en temps
nécessaire à l'apprentissage des concepts de création est très important. Vous
aurez ainsi la garantie que la base de données conçue répond à vos besoins et
peut évoluer.

Cet article présente des conseils pour la planification d'une base de données.
Vous apprendrez à faire le tri parmi les informations qui vous sont nécessaires, à
répartir les informations entres les tables et les colonnes et à établir un lien entre
les tables. Il est conseillé de lire cet article avant de commencer à créer votre
première base de données.
Terminologie relative aux bases de données
Microsoft Office Access 2007 organise les informations en tables : listes de
lignes et de colonnes, rappelant les livres de comptabilité ou les feuilles de
calcul Microsoft Office Excel 2007. Dans une base de données simple, vous
pouvez avoir une seule table. Pour la plupart des bases de données, vous aurez
besoin d'utiliser plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une table qui
stocke des informations sur des produits et une autre table qui stocke des
informations sur des commandes et une autre encore contenant des informations
sur les clients.
Chaque ligne est également appelée « enregistrement » et chaque colonne est
également appelée « champ ». Un enregistrement est un moyen cohérent de

combiner des informations portant sur un élément précis. Un champ est un
élément d'information unique qui figure dans chaque enregistrement. Dans la
table des produits, par exemple, chaque ligne ou enregistrement contient des
informations sur un produit en particulier. Chaque colonne ou champ contient un
certain type d'information sur ce produit, comme son nom ou son prix.
Critères d'une base de données bien conçue
Certains principes guident le processus de création d'une base de données. Le
premier principe est celui relatif aux données dupliquées également appelées
données redondantes et qui doivent être évitées car cela consomme de l'espace et
augmente la probabilité de l'apparition d'erreurs et d'incohérences. Le deuxième
principe concerne l'exactitude des informations. Si votre base de données
contient des informations incorrectes, les états qui utilisent ces informations
contiendront également des informations incorrectes. Par conséquent, toutes les
décisions que vous prendrez après avoir consulté ces états seront établies sur la
base d'informations erronées.
Une base de données bien conçue est une base de données qui :
Répartit les informations dans des tables dédiées à des sujets précis afin
d'éviter la redondance des données.
Fournit à Access les informations nécessaires pour lier les informations
dans les tables.
Garantit l'exactitude et l'intégrité des informations.
Répond à vos besoins en termes de traitement des données et de création
d'états.

Le processus de conception
Le processus de conception se compose des étapes suivantes :
Déterminer les objectifs de la base de données
Cette étape vous aide à vous préparer pour les étapes restantes.
Rechercher et organiser les informations requises
Rassembler tous les types d'informations que vous souhaitez stocker dans
la base de données, tels que les noms de produit et les numéros de
commande.
Répartir les informations dans des tables
Répartissez vos éléments d'information en entités ou sujets principaux,
tels que Produits ou Commandes. Chaque sujet devient ensuite une table.
Convertir des éléments d'information en colonnes
Choisissez les informations que vous souhaitez stocker dans chaque table.
Chaque élément d'information devient un champ et est affiché sous la
forme d'une colonne dans la table. Par exemple, une table Employés peut
contenir des champs du type Nom et Date d'embauche.
Définir des clés primaires
Choisissez la clé primaire de chaque table. La clé primaire est une
colonne qui sert à identifier de façon unique chaque ligne par exemple,
une colonne Numéro de produit ou Numéro de commande.
Définir les relations entre tables
Étudiez chaque table et déterminez de quelle façon les données d'une
table sont liées aux données des autres tables. Ajoutez des champs aux

tables ou créez de nouvelles tables pour clarifier les relations, le cas
échéant.
Affiner la structure
Analysez votre conception et recherchez les erreurs qu'elle peut contenir.
Créez les tables et ajoutes des enregistrements contenant des données
exemple. Vérifiez si vous obtenez les résultats attendus des tables créées.
Apportez des modifications en conséquence.
Appliquer les règles de normalisation
Appliquez les règles de normalisation des données pour vérifier si vos
tables sont structurées correctement. Si nécessaire, apportez des
modifications.
Déterminer les objectifs d'utilisation de la base de données
Il est conseillé de noter par écrit l'objectif de la base de données : à quoi va-t-elle
servir, comment souhaitez-vous l'utiliser et qui l'utilisera. Dans le cas d'une base
de données de petite taille conçue pour une utilisation domestique, vous pouvez
noter quelque chose du type : la base de données contient des informations
relatives aux clients, lesquelles permettront de réaliser des publipostages et de
créer des états. Si la base de données est plus complexe et si elle est utilisée par
plusieurs personnes, ce qui est souvent le cas dans les entreprises, l'objectif peut
facilement être exprimé dans un ou plusieurs paragraphes et il doit préciser à
quel moment la base de données sera utilisée et comment chaque personne devra
l'utiliser. Le but étant de fournir un exposé le plus précis possible auquel il
pourra être fait référence tout au long du processus de conception. Une fois cet
exposé établi, il vous est ensuite possible de vous concentrer sur les objectifs à
atteindre lorsque vous devez prendre des décisions.

Rechercher et organiser les informations requises
Pour rechercher et organiser les informations nécessaires, commencez par les
informations existantes. Par exemple, si vous conservez vos bons de commande
dans un registre ou si vous conservez les informations client sur des formulaires
papier classés dans une armoire, rassemblez ces documents et établissez la liste
de chaque type d'information (par exemple, de chaque zone à compléter dans les
formulaires). Si vous ne possédez aucun formulaire, imaginez alors que vous
devez en concevoir un pour enregistrer les informations client. Quelles
informations envisageriez-vous de noter sur ce formulaire ? Quelles cases
souhaiterez-vous créer ? Identifiez chacun de ces éléments et établissez-en la
liste. Supposez par exemple que la liste de vos clients se présente actuellement
sous la forme de fichez. Si vous étudiez ces fiches, vous constaterez qu'elles
mentionnent toutes un nom, une adresse, une ville, un code postal et un numéro
de téléphone. Chacun de ces éléments peut constituer une colonne potentielle
dans une table.
Lorsque vous préparez cette liste, ne vous préoccupez pas encore de sa
perfection. Préoccupez-vous plutôt d'établir la liste de chaque élément qui vous
vient à l'esprit. Si d'autres personnes doivent utiliser la base de données,
suggérez-leur de vous donner des idées. Vous pourrez affiner cette liste
ultérieurement.
Penchez-vous ensuite sur le type d'états ou de publipostages que vous souhaitez
créer à partir de la base de données. Par exemple, vous pouvez envisager de
créer un état des ventes montrant les ventes par région ou un état du stock qui
montre les niveaux du stock par produit. Vous pouvez également souhaiter
générer des lettres à envoyer aux clients pour leur annoncer un événement
commercial ou une promotion. Imaginez à quoi pourrait ressembler cet état.
Quelles informations doivent y figurer ? Établissez une liste contenant chaque

élément. Procédez de la même façon pour les lettres et pour tout autre état que
vous envisagez de créer.
Le fait de réfléchir aux états et aux publipostages que vous souhaitez créer, vous
permet d'identifier les éléments dont vous aurez besoin dans votre base de
données. Supposez par exemple, que vous offrez aux clients la possibilité de
recevoir ou non des mises à jour périodiques par courrier électronique et que
vous souhaitez imprimer le listing des clients qui ont opté pour la réception de
cette mise à jour. Pour enregistrer cette information, vous ajoutez une colonne «
Envoyer courrier électronique » dans la table des clients. Pour chaque client,
vous pouvez affecter la valeur Oui ou Non.
La nécessité d'envoyer des messages électroniques aux clients implique
d'enregistrer un autre élément d'information. Une fois que vous avez enregistré
le fait qu'un client souhaite être averti par message électronique, vous devez
vous procurer son adresse de messagerie. Par conséquent, vous devez enregistrer
une adresse de messagerie pour chaque client.
Il convient de créer un prototype pour chaque état ou listing et de se pencher sur
les éléments d'information nécessaires pour les produire. Par exemple, lorsque
vous réfléchissez à la lettre type, plusieurs choses vont vous venir à l'esprit.

Vous souhaiterez certainement y faire figurer une salutation — et par exemple,
une chaîne du type « M. », « Mme » ou « Melle ». Vous devrez donc créer un
élément de salutation. Par ailleurs, vous souhaiterez également commencer la
lettre par « Cher M. Dupont » et non par « Cher M. Jean Dupont ». Cela signifie
donc que vous devrez stocker le nom de famille séparément du prénom.
Il est important de noter que les informations doivent être scindées en plusieurs
parties utiles. Dans le cas d'un nom, pour faire en sorte de pouvoir utiliser
uniquement le nom, vous diviserez le nom en deux parties — le prénom et le
nom. Afin de trier un état par nom par exemple, il est utile de stocker le nom des
clients séparément. En règle générale, si vous souhaitez trier, rechercher,
calculer ou créer des états basés sur un élément d'information seulement, vous
devez stocker cet élément dans un champ qui lui est propre.
Établissez la liste des questions auxquelles vous souhaitez répondre en vous
aidant de la base de données. Par exemple, à quel montant s'élèvent les ventes de
votre produit vedette en clôture le mois dernier ? Quel est le lieu d'habitation de
vos meilleurs clients ? Qui est le fournisseur du produit qui enregistre les
meilleures ventes ? En anticipant ainsi, vous pourrez réduire le nombre
d'éléments à ajouter dans la base de données.
Une fois ces informations collectées, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.
Répartir des informations dans des tables
Pour répartir les informations dans des tables, vous devez décider quels sont les
entités et les sujets principaux. Par exemple, après avoir collecté et organisé les
informations pour une base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes
de produits, la liste de départ pourrait ressembler à ce qui suit :

Les entités principales notées ici sont : les produits, les fournisseurs, les clients
et les commandes. Il est par conséquent logique de commencer avec quatre
tables pour stocker les faits concernant les produits, les fournisseurs, les clients
et les commandes. Bien que cela ne suffise pas à créer une liste complète, c'est
un point de départ. Vous pouvez continuer à affiner cette liste jusqu'à ce que
vous soyez satisfait du modèle obtenu.
Lorsque vous consultez cette première liste, vous pouvez être tenté de placer
tous les éléments d'informations dans une seule et même table au lieu de les
stocker dans quatre tables comme le montre l'illustration précédente. Vous allez
apprendre ici pourquoi cette idée est mauvaise. Penchez-vous un moment sur la
table représentée ici :
Dans le cas présenté ici, chaque ligne contient des informations relatives à la
fois à un produit et à ses fournisseurs. Étant donné que vous pouvez avoir
plusieurs produits pour un même fournisseur, le nom et l'adresse de ce

fournisseur devront être répétés plusieurs fois, ce qui utilise de l'espace disque
inutilement. En enregistrant les informations du fournisseur une seule fois dans
une table distincte appelée Fournisseurs et en liant cette table à la table Produits,
vous adoptez une bien meilleure solution.
Le deuxième problème que pose votre conception est lié à la modification des
informations des fournisseurs. Supposez par exemple, que vous deviez modifier
l'adresse d'un fournisseur. Cette adresse étant répétée en plusieurs endroits, vous
risquez de la modifier dans une table et d'oublier de la modifier dans les autres.
Ce problème est éliminé si vous enregistrez l'adresse dans une seule table.
Lorsque vous concevez votre base de données, essayez toujours d'enregistrer
chaque fait une seule fois. Si vous constatez que vous répétez une même
information dans plusieurs endroits, telle que l'adresse d'un fournisseur, placez
cette information dans une table distincte.
Enfin, supposez qu'un seul produit soit fourni par Le Cru Coho et que vous
souhaitiez supprimer le produit tout en conservant le nom et l'adresse du
fournisseur. Comment pourrez-vous supprimer le produit sans perdre également
les informations relatives au fournisseur ? Vous ne pourrez pas. Étant donné que
chaque enregistrement contient des faits sur un produit et des faits sur un
fournisseur, vous ne pouvez pas en supprimer un sans supprimer l'autre. Pour
que ces faits soient séparés, vous devez diviser la table en deux : une table pour
les informations produit et une table pour les informations fournisseur. La
suppression d'un produit entraînera uniquement la suppression des faits
concernant ce produit et non les faits concernant le fournisseur.
Une fois que vous avez choisi le sujet qu'une table doit représenter, les colonnes
de cette table doivent alors stocker des faits concernant uniquement ce sujet. Par
exemple, la table des produits doit stocker des faits sur des produits. Étant donné

que l'adresse d'un fournisseur est un fait concernant un fournisseur et non un fait
concernant un produit, elle doit être stockée dans la table des fournisseurs.
Convertir des éléments d'information en colonnes
Afin de déterminer quelles colonnes doivent constituer une table, vous devez
choisir les informations que vous souhaitez suivre concernant le sujet enregistré
dans la table. Par exemple, la table Clients peut être constituée, pour
commencer, des colonnes Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier
électronique, Salutation et Adresse de messagerie. Chaque enregistrement de la
table contient le même jeu de colonnes et vous pouvez donc stocker les
informations Nom, Adresse, Ville, Code postal, Envoyer courrier électronique,
Salutation et Adresse de messagerie pour chaque enregistrement. Par exemple,
la colonne Adresse contient les adresses du client. Chaque enregistrement
contient des données sur un seul client et le champ d'adresse contient l'adresse
de ce client.
Une fois que vous avez déterminé le premier jeu de colonnes pour chaque table,
vous pouvez affiner davantage les colonnes. Par exemple, cela a plus de sens de
stocker le nom du client dans deux colonnes distinctes : Nom et Prénom, ce qui
permet d'appliquer un tri, d'effectuer des recherches ou d'indexer une colonne
seulement. De la même façon, comme l'adresse se compose de quatre éléments
séparés (l'adresse, la ville, le code postal et le pays), il est logique de stocker ces
éléments dans des colonnes distinctes. Si vous souhaitez effectuer une
recherche, appliquer un filtre ou un tri par ville par exemple, vous devrez
nécessairement stocker cet élément d'information dans une colonne séparée.
Vous devez également vous demander si les informations stockées dans la base
de données seront uniquement locales ou également internationales. Par
exemple, si vous envisagez de stocker des adresses internationales, il est
préférable de créer une colonne Zone géographique plutôt qu'une colonne

Département car il vous sera ainsi possible de stocker à la fois des informations
concernant les départements et les régions d'autres pays.
La liste suivante présente des conseils pour vous aider à déterminer les colonnes
qui constitueront votre base de données.
Ne pas inclure de données calculées
Dans la majorité des cas, il est conseillé de ne pas stocker le résultat de
calculs dans les tables. Vous devez au contraire laisser Access effectuer
ces calculs. Supposez par exemple, qu'un état Produits en commande
affiche le sous-total des unités en commande pour chaque catégorie de
produit stockée dans la base de données et qu'il n'existe cependant aucune
colonne Sous-total des unités en commande dans aucune des tables, mais
qu'il existe par contre dans la table Produits, une colonne Unités en
commande qui stocke les unités en commande pour chaque produit.
Access utilise ces données pour calculer le sous-total demandé à chaque
fois que vous imprimez cet état. Le sous-total lui-même ne doit pas être
stocké dans une table.
Stocker la plus petite partie logique d'information
Vous pouvez être tenté de stocker dans un seul et même champ des noms
complets de personnes ou des noms de produits et leurs descriptions. Si
vous combinez plusieurs types d'informations dans un même champ, il
sera difficile par la suite d'extraire des faits individuellement. Essayez
donc de décomposer les informations en parties logiques et créez par
exemple des champs séparés pour le nom et le prénom ou pour le nom du
produit, sa catégorie et sa description.

Une fois que vous avez atteint un degré de précision suffisant pour les colonnes
de données des tables, vous êtes prêt à choisir la clé primaire de chaque table.
Définir des clés primaires
Chaque table contient une colonne ou un jeu de colonnes qui identifie de façon
unique chaque ligne stockée dans la table. Il s'agit souvent d'un numéro
d'identification unique tel qu'un numéro d'employé ou un numéro de série. Dans
la terminologie des bases de données, cette information est appelée clé primaire
de la table. Access utilise des champs de clés primaires pour associer rapidement
des données issues de plusieurs tables et pour les rassembler pour votre usage.
Si vous utilisez déjà un identificateur unique pour une table, tel qu'un numéro de
produit qui identifie de façon unique chaque produit d'un catalogue, vous pouvez
l'utiliser comme clé primaire de la table — mais uniquement si les valeurs de
cette colonne seront toujours différentes pour chaque enregistrement. Une clé
primaire ne peut pas contenir de valeurs en double. Par exemple, n'utilisez pas
des noms de personnes comme clé primaire car les noms ne sont pas uniques. Il
est courant de compter dans la même table deux personnes portant le même
nom.

Une clé primaire doit toujours contenir une valeur. Si la valeur d'une colonne
risque à un moment donné de ne plus être attribuée ou d'être inconnue (valeur
manquante), elle ne pourra pas être utilisée en tant que composant dans une clé
primaire.
Il est conseillé de toujours choisir une clé primaire dont la valeur ne sera pas
amenée à changer. Dans une base de données contenant plusieurs tables, la clé
primaire d'une table peut être utilisée comme référence dans les autres tables. Si
la clé primaire est modifiée, la modification doit être apportée dans l'ensemble
des tables dans lesquelles elle est référencée. Le fait d'utiliser une clé primaire
qui ne doit pas changer, réduit le risque que cette clé primaire ne soit plus
synchronisée avec les autres tables dans lesquelles elle est référencée.
Les numéros uniques arbitraires sont souvent utilisés comme clé primaire. Vous
pouvez par exemple, attribuer à chaque commande un numéro de commande
unique, l'objectif unique de ce numéro de commande étant d'identifier une
commande. Une fois attribué, ce numéro ne change jamais.
Si vous ne pensez à aucune colonne ou ensemble de colonnes en particulier
pouvant être utilisé comme clé primaire, envisagez d'utiliser une colonne dont
les données sont du type NuméroAuto. Lorsque vous utilisez le type de données
NuméroAuto, Access attribue automatiquement une valeur à votre place. Un
identificateur de ce type n'est lié à aucun fait ; il ne contient aucune information
factuelle décrivant la ligne qu'il représente. Ces identificateurs conviennent
parfaitement comme clé primaire car ils ne changent pas. Une clé primaire qui
contient des faits relatifs à une ligne — un numéro de téléphone ou un nom de
client par exemple — est plus susceptible de changer, car les informations
factuelles peuvent changer.

Une colonne dont le type de données est NuméroAuto peut souvent servir de
clé primaire. Aucun numéro de produit n'est identique.
Dans certains cas, vous pourrez souhaiter utiliser plusieurs champs pour
constituer la clé primaire d'une table. Par exemple, une table Détails des
commandes qui stocke des articles pour des commandes pourra utiliser deux
colonnes dans sa clé primaire : la colonne Numéro de commande et la colonne
Numéro de produit. Lorsqu'une clé primaire se compose de plusieurs colonnes,
on parle de clé composite.
Pour la base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes de produits,
vous pouvez créer une colonne NuméroAuto pour chaque table devant être
utilisée comme clé primaire : Numéro de produit pour la table Produit, Numéro
de commande pour la table Commande, Numéro de client pour la table Clients
et Numéro de fournisseur pour la table Fournisseurs.

Créer les relations entre tables
Maintenant que vous avez réparti vos informations dans des tables, vous devez
trouver le moyen de les rassembler de façon cohérente. Le formulaire suivant
inclut par exemple des informations issues de plusieurs tables.

Les informations de ce formulaire proviennent de la table
Clients...
...de la table Employés...
...de la table Commandes...
...de la table Produits...
...et de la table Détails des commandes.
Access est un système de gestion de base de données relationnelles. Dans une
base de données relationnelles, les informations sont réparties dans des tables
séparées, basées sur des sujets. Les relations entre les tables servent ensuite à
rassembler les informations, selon les besoins.
Création d'une relation un-à-plusieurs
Penchez-vous sur cet exemple : les tables Fournisseurs et Produits de la base de
données des commandes de produits. Un fournisseur peut fournir n'importe quel
nombre de produits. Par conséquent, pour tout fournisseur représenté dans la
table Fournisseurs, il peut exister plusieurs produits représentés dans la table
Produits. La relation entre la table Fournisseurs et la table Produits est donc une
relation un-à-plusieurs.

Pour représenter une relation un-à-plusieurs dans votre base de données, prenez
la clé primaire du côté « un » de la relation et ajoutez-la comme colonne
supplémentaire dans la table du côté « plusieurs » de la relation. Dans ce cas par
exemple, vous ajouteriez la colonne Numéro de fournisseur de la table
Fournisseurs dans la table Produits. Access peut ensuite utiliser le numéro
d'identification de la table Produits pour trouver le fournisseur correspondant à
chaque produit.
La colonne Numéro de fournisseur dans la table Produits est appelée une clé
étrangère. Une clé étrangère est la clé primaire d'une autre table. La colonne
Numéro de fournisseur de la table Produits est dite clé étrangère car elle est
également la clé primaire dans la table Fournisseurs.

Pour joindre des tables liées, vous devez établir des paires de clés primaires et
de clés étrangères. Si vous ne savez pas exactement quelles tables doivent
partager une colonne commune, identifiez une relation un-à-plusieurs pour vous
assurer que les deux tables concernées nécessitent en effet une colonne partagée.
Création d'une relation plusieurs-à-plusieurs
Prenez l'exemple d'une relation entre une table Produits et une table
Commandes.
Une commande peut porter sur plusieurs produits et un même produit peut
figurer dans plusieurs commandes. Par conséquent, pour un enregistrement dans
la table Commandes, il peut en exister plusieurs dans la table Produits et pour un
enregistrement dans la table Produits, il peut en exister plusieurs dans la table
Commandes. Ce type de relation est appelée une relation plusieurs-à-plusieurs
car pour un produit, il peut exister plusieurs commandes et à une commande,
peuvent correspondre plusieurs produits. Notez que pour déterminer la présence
de relations plusieurs-à-plusieurs entre des tables, il est important d'étudier les
deux côtés de la relation.

Les sujets des deux tables — commandes et produits — sont liées par une
relation plusieurs-à-plusieurs. Cela pose un problème. Pour comprendre ce
problème, imaginez ce qu'il se passerait si vous tentiez de créer une relation
entre ces deux tables en ajoutant le champ Numéro de produit dans la table
Commandes. Pour avoir plusieurs produits par commande, vous devez avoir
plusieurs enregistrements par commande dans la table Commandes. Il vous
faudra alors répéter les informations de la commande pour chaque ligne des
commandes, ce qui aboutira à des tables inefficaces et risquera de poser des
problèmes d'inexactitude des données. Le même problème se posera si vous
placez le champ Numéro de commande dans la table Produits — vous aurez
plusieurs enregistrements dans la table Produits pour chaque produit. Comment
pourrez-vous contourner ce problème ?
La solution consiste à créer une troisième table, souvent appelée une table de
jointure, qui scinde la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-
plusieurs. Vous devez ajouter la clé primaire de chacune des deux tables dans la
troisième table. La troisième table stocke ainsi chaque occurrence ou instance de
la relation.

Chaque enregistrement dans la table Détails de la commande représente un
article d'une commande. La clé primaire de la table Détails de la commande
compte deux champs — les clés étrangères des tables Commandes et Produits.
L'utilisation du champ Numéro de commande seul, ne convient pas comme clé
primaire pour cette table, car une même commande peut compter plusieurs
articles. Le numéro de commande est répété pour chaque article d'une
commande et le champ ne contient donc pas de valeurs uniques. L'utilisation du
champ Numéro de produit seul ne convient pas non plus car un produit peut
figurer dans plusieurs commandes différentes. Ensemble cependant, ces deux
champs produisent toujours une valeur unique pour chaque enregistrement.
Dans la base de données dans laquelle sont enregistrées les ventes de produits, la
table Commandes et la table Produits ne sont pas liées l'une à l'autre
directement. Elles sont au contraire liées indirectement par l'intermédiaire de la
table Détails de la commande. La relation plusieurs-à-plusieurs entre les
commandes et les produits est représentée dans la base de données en utilisant
deux relations un-à-plusieurs :
La table Commandes et la table Détails de la commande sont liées par une
relation un-à-plusieurs. Chaque commande peut porter sur plusieurs
articles, mais chaque article est lié à une seule commande.
La table Produits et la table Détails de la commande sont liées par une
relation un-à-plusieurs. Chaque produit peut être associé à plusieurs
articles, mais chaque article correspondant à un seul produit.
À partir de la table Détails de la commande, vous pouvez déterminer tous les
produits qui doivent figurer sur une commande en particulier. Vous pouvez
également déterminer toutes les commandes réalisées pour un produit en
particulier.

Lorsque la table est intégrée à la table Détails de la commande, la liste des tables
et des champs peut ressembler à ce qui suit :
Création d'une relation un-à-un
Il existe un autre type de relation, la relation un-à-un. Supposez par exemple,
que vous deviez enregistrer d'autres informations complémentaires très
spécifiques pour un produit et que vous utiliserez rarement ces informations ou
qu'elles ne concerneront que quelques produits. Étant donné que vous n'aurez
pas souvent besoin de ces informations et que leur enregistrement dans la table
Produits impliquerait la présence d'espaces vides pour les produits auxquels elles
ne s'appliquent pas, vous placerez ces informations dans une table distincte.
Tout comme pour la table Produits, vous utilisez la colonne Numéro de produit
comme clé primaire. La relation entre cette table supplémentaire et la table
Produits est une relation un-à-un. Pour chaque enregistrement dans la table
Produits, il existe un seul enregistrement dans la table supplémentaire. Lorsque

vous identifiez une relation de ce type, les deux tables doivent partager un
champ commun.
Lorsque vous déterminez le besoin d'établir une relation un-à-un dans votre base
de données, demandez-vous si vous pouvez placer dans une même table les
informations des deux tables. Vous pouvez ne pas souhaiter procéder ainsi pour
une raison quelconque par exemple, parce que cela créerait trop d'espaces vides.
Voici comment vous pouvez représenter cette relation :
Si les deux tables possèdent le même sujet, vous pouvez probablement
établir la relation en utilisant la même clé primaire dans les deux tables.
Si les deux tables possèdent des sujets différents avec des clés primaires
différentes, choisissez l'une des tables et ajoutez sa clé primaire dans
l'autre table en tant que clé étrangère.
En déterminant les relations qui existent entre des tables, vous vous assurez par
là-même que vous disposez des tables et des colonnes appropriées. Lorsqu'une
relation un-à-un ou un-à-plusieurs existe, les tables impliquées doivent partager
une ou plusieurs colonnes en commun. Lorsqu'une relation plusieurs-à-plusieurs
existe, une troisième table est nécessaire pour représenter la relation.
Affiner la structure
Une fois que vous avez créé les tables, les champs et les relations nécessaires,
vous devez remplir vos tables de données exemple pour tester leur
fonctionnement : créer des requêtes, ajouter des enregistrements, etc. Ces tests
permettent de mettre en évidence les éventuels problèmes — vous pourrez par
exemple découvrir à cette occasion que vous devez ajouter une colonne que
vous avez oubliée d'ajouter au moment de la conception ou bien que vous devez
scinder une table en deux pour supprimer des doublons.

Utilisez la base de données pour vérifier si vous obtenez les réponses attendues.
Créez des formulaires et des états brouillons et vérifiez s'ils contiennent les
données attendues. Recherchez les doublons inutiles et si vous en trouvez,
modifiez la conception de votre base de données pour les éliminer.
Lors des essais de votre première base de données, vous découvrirez
certainement des occasions pour apporter des améliorations. Voici quelques
éléments à vérifier :
N'avez-vous oublié aucune colonne ? Si oui, demandez-vous si les
informations appartiennent aux tables existantes ? Si ces informations
concernent d'autres sujets, vous devrez peut-être créer une autre table.
Créez une colonne pour chaque élément d'information nécessaire. Si les
données ne peuvent pas être calculées à partir d'autres colonnes, vous
aurez très probablement besoin d'une nouvelle colonne.
Certaines colonnes ne sont-elles pas inutiles puisqu'elles peuvent être
calculées à partir de champs existants ? Si un élément d'information peut
être calculé à partir d'autres colonnes existantes — une remise calculée à
partir d'un prix au détail par exemple — il est généralement préférable de
le calculer au lieu de créer une nouvelle colonne.
Répétez-vous la saisie de données dans l'une de vos tables ? Si oui, vous
avez probablement besoin de scinder votre table en deux tables liées par
une relation un-à-plusieurs.
Possédez-vous des tables contenant plusieurs champs, un nombre limité
d'enregistrements et beaucoup de champs vides dans certains
enregistrements ? Si oui, envisagez de reconcevoir la table de façon à ce
qu'elle contienne moins de champs et plus d'enregistrements.

Les éléments d'information ont-ils été divisés en petites parties logiques ?
Si vous devez créer des états, effectuer des tris, des recherches ou des
calculs sur un élément d'information en particulier, placez-le dans une
colonne qui lui est propre.
Chaque colonne contient-elle un fait sur le sujet de la table ? Si une
colonne ne contient pas d'informations sur le sujet de la table, cela signifie
qu'elle doit appartenir à une autre table.
Les relations entre les tables sont-elles bien toutes représentées soit par
des champs en commun, soit par une troisième table ? Les relations un-à-
un et un-à-plusieurs impliquent l'existence de colonnes communes. Les
relations plusieurs-à-plusieurs nécessitent une troisième table.
Affinement de la table Produits
Supposez les produits de la base de données enregistrant les ventes de produits
appartiennent tous à une catégorie générale du type Boissons, Condiments ou
Fruits de mer. La table Produits peut inclure un champ qui indique la catégorie
de chaque produit.
Supposez qu'après avoir étudié puis affiné la conception de la base de données,
vous décidez de stocker une description de la catégorie en plus de son nom. Si
vous ajoutez un champ Description de la catégorie dans la table Produits, vous
devrez répéter la description de la catégorie pour tous les produits qui
appartiennent à cette catégorie et cette solution n'est pas idéale.
La meilleure solution consiste à définir la catégorie comme sujet de la base de
données et de lui dédier sa propre table avec sa propre clé primaire. Vous
pouvez ensuite ajouter la clé primaire de la table Catégories dans la table
Produits, en tant que clé étrangère.

Les tables Catégories et Produits sont liées par une relation un-à-plusieurs : une
catégorie peut inclure plusieurs produits, mais un produit peut appartenir à une
seule catégorie.
Lorsque vous passez en revue la structure de vos tables, recherchez les groupes
qui se répètent. Prenez l'exemple d'une table qui contient les colonnes suivantes :
Numéro de produit
Nom
Numéro de produit 1
Nom 1
Nom 2
Nom 3
Ici, chaque produit correspond à un groupe de colonnes qui diffère des autres
uniquement par le numéro ajouté à la fin du nom de colonne. Si vous trouvez
des colonnes numérotées de cette façon, vous devez modifier la conception de
votre base de données.
Une conception de ce type présente plusieurs imperfections. Tout d'abord, elle
oblige à définir une limite supérieure dans le nombre de produits. Dès que cette
limite est dépassée, vous devez ajouter un nouveau groupe de colonnes à la
structure de tables, ce qui représente une tâche administrative lourde.
Cette conception pose un autre problème car il y aura une perte d'espace pour les
fournisseurs pour lesquels existe un nombre de produits maximal inférieur,

puisque les colonnes supplémentaires seront vides. Le problème le plus
important que pose cette conception est qu'il est difficile d'effectuer un grand
nombre de tâches telles que le tri ou l'indexation de la table par numéro ou non
de produit.
Dès que vous constatez que des groupes sont répétés, repassez attentivement la
conception en revue et envisagez de scinder la table en deux. Dans l'exemple ci-
dessus, il est préférable d'utiliser deux tables, une pour les fournisseurs et une
pour les produits, liées par numéro de fournisseur.
Appliquer les règles de normalisation
Vous pouvez ensuite appliquer des règles de normalisation des données (parfois
appelées simplement « règles de normalisation »). Ces règles permettent de
s'assurer que la structure des tables est correcte. Le processus qui consiste à
appliquer des règles à la conception de la base de données est appelé «
normalisation de la base de données » ou simplement « normalisation ».
Il est particulièrement utile d'appliquer une normalisation après avoir représenté
tous les éléments d'informations et après avoir atteint une conception
préliminaire. L'idée étant de s'assurer que vous avez réparti les éléments
d'informations dans les tables appropriées. Ce que ne permet pas la
normalisation, c'est de s'assurer que vous disposez de tous les éléments
d'information nécessaires.
Les règles s'appliquent successivement, à chaque étape pour s'assurer que votre
conception a bien atteint les formes connues sous le nom de « formes normales
». On reconnaît cinq formes normales. Cet article décrit les trois premières car il
s'agit de celles qui sont nécessaires pour la majorité des bases de données.

Première forme normale
La première forme normale établit qu'à l'intersection entre chaque ligne et
chaque colonne de la table, il existe une valeur unique et jamais une liste de
valeurs. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir un champ appelé Tarif si vous y
placez plusieurs prix. Représentez-vous chaque intersection de lignes et de
colonnes comme une cellule ne pouvant contenir qu'une seule valeur.
Deuxième forme normale
La deuxième forme normale est atteinte si chaque colonne non clé est
entièrement dépendante de toute la clé primaire et pas uniquement d'une partie
de la clé. Cette règle s'applique lorsque la clé primaire est composée de plusieurs
colonnes. Par exemple, supposez que vous disposez d'une table contenant les
colonnes suivantes et où les colonnes Numéro de commande et Numéro de
produit forment la clé primaire :
Numéro de commande (clé primaire)
Numéro de produit (clé primaire)
Nom de produit
Cette conception viole la deuxième forme normale car la colonne Nom de
produit est dépendante de la colonne Numéro de produit mais non de la colonne
Numéro de commande et elle n'est donc pas dépendante de toute la clé primaire.
Vous devez supprimer la colonne Nom de produit de la table. Elle appartient à
une autre table (Produits).
Troisième forme normale

La troisième forme normale nécessite non seulement que les colonnes non clé
soient dépendantes de toute la clé primaire, mais aussi qu'elles soient
indépendantes les unes des autres.
Pour le formuler autrement, chaque colonne non clé doit être dépendante de la
clé primaire et de rien d'autre que la clé primaire. Supposez par exemple, que
vous disposiez d'une table contenant les colonnes suivantes :
Numéro de produit (clé primaire)
Nom
Prix de vente conseillé
Remise
Considérez que la colonne Remise dépend de la colonne Prix de vente conseillé.
Cette table ne respecte pas la troisième forme normale car une colonne non clé,
Remise, est dépendante d'une autre colonne non clé, la colonne Prix de vente
conseillé. L'indépendance des colonnes implique que vous devez pouvoir
modifier une colonne non clé sans incidence sur les autres colonnes. Si vous
modifiez une valeur dans la colonne Prix de vente conseillé, la colonne Remise
se modifie en conséquence et viole ainsi cette règle. Dans ce cas, la colonne
Remise doit être déplacée dans une autre table qui est indexée à la colonne Prix
de vente conseillé.
Haut de la page
Informations complémentaires
Pour plus d'informations sur les concepts de base sur la conception d'une table,
voir l'article Création de tables dans une base de données.

Pour plus d'informations sur la conception d'une base de données, consultez les
ouvrages suivants :
Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On
Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley
Professional. 2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational
Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-
Wesley Professional. 2005.
Access > Tables
Créer des tables dans une base de données
Lorsque vous créez une base de données, vous stockez vos données dans des
tables —que ce soit des listes de lignes et de colonnes basées sur des objets. Par
exemple, vous pouvez créer une table de contacts pour stocker une liste de
noms, d'adresses et de numéros de téléphone ou une table de produits pour
stocker des informations sur des produits. La création d'une base de données doit
toujours débuter par la création de ses tables — avant même de créer les objets
de base de données.
Cet article explique comment ajouter des tables. Vous allez apprendre à créer
une table, à ajouter des champs à une table et à définir une clé principale pour
une table. Vous apprendrez également ce que sont les types de données et
pourrez définir des propriétés de champ et de table.
Avant de créer des tables, vous devez étudier attentivement vos besoins et
concevoir votre base de données en fonction des tables nécessaires. Pour des

informations sur la planification et la conception d'une base de données, voir
l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.
Dans cet article
Définition d'une table
Création d'une table
Création d'une table à partir d'un modèle
Importation ou création d'un lien pour créer une table
Création d'une table à partir d'une liste SharePoint
Ajout de champs à une table en mode Feuille de données
Ajout de champs en utilisant des modèles de champ
Ajout du champ d'une table existante
Définition du type de données d'un champ en mode Feuille de données
Enregistrement d'une table
Définition de la clé primaire
Définition des propriétés de champ
Définition des propriétés de table
Définition d'une table
Une table contient des données sur un sujet particulier, tel que des employés ou
des produits. Chaque enregistrement dans une table contient des informations

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