Este documento presenta un seminario internacional sobre gestión de proyectos. Se divide en seis secciones que cubren conceptos básicos, etapas de la gestión de proyectos, herramientas clave y conclusiones. El seminario explica temas como definición de proyectos, ciclo de vida, áreas de conocimiento, estructura organizacional, etapas como inicio, planeación, ejecución, control y cierre, y herramientas como diagrama de Gantt y redes de duración.

1. SEMINARIO INTERNACIONAL:
GESTIÓN DE PROYECTOS
MBA. ROBERTO OROPEZA
robantoy@gmail.com
1

2. Al igual que he aprendido de muchas
personas, en ésta oportunidad comparto
éste material que espera sea de utilidad
para el que lo necesite.
Tan solo pido que una vez utilizado, pueda
ser compartido por otras personas.
Es importante compartir la información,
ya que con ella cada individuo, obtendrá
el beneficio particular del mismo.
Gracias por compartir la información.
2

3. Contenido del Seminario
I.
Presentación.
•
•
I.
Conceptos Básicos de la Gerencia de Proyectos
•
•
•
•
•
•
III.
Objetivo
Objetivos específicos
¿Qué es un Proyecto?
Características de un Proyecto
¿Qué es la Gerencia de Proyectos?
Componentes de la Gerencia de Proyectos
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto
Gerencia de Proyectos
•
•
•
•
Etapas de la Gerencia de Proyectos
Áreas de conocimiento
Involucrados en el Proyecto
Organización para el Proyecto
3

4. Contenido del Seminario
IV.
Etapas de la Gerencia de Proyectos
I.
II.
III.
IV.
V.
Inicio del Proyecto
Planeación del Proyecto
Ejecución del Proyecto
Control del Proyecto
Cierre del Proyecto
V.
Conclusiones
VI.
Lecturas sugeridas
4

5. I. Presentación
Objetivo General
Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en
la Gerencia de Proyectos.
Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la
Gerencia de Proyectos.
Objetivos específicos
•
Presentar las mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.
•
Aplicar la metodología y herramientas para la Gerencia de Proyectos.
•
Desarrollar un caso de estudio.
5

6. II. Conceptos Básicos
• Situación actual
• Requerimientos
• Objetivos
¿Qué es un Proyecto?
INICIO
Es la suma de esfuerzos que en
generar
un
PRODUCTO
O
SERVICIO en particular o UNICO.
• PROYECTO
• Resultados
Tiempo
forma temporal se utilizan para
FIN
6

7. II. Conceptos Básicos
Características de un Proyecto
•
Temporal: cada proyecto tiene un
comienzo y final definido
•
Productos,
servicios
o
resultados únicos: un proyecto
crea productos entregables únicos
•
Elaboración Gradual:
desarrollarlo en etapas
significa
7

8. II. Conceptos Básicos
¿Qué es la Gerencia de Proyectos?
La
aplicación
conocimientos,
racional
habilidades,
herramientas
y
alcanzar
objetivos
los
de
técnicas
de
para
un
proyecto, a través de una serie de
actividades interrelacionadas.
8

9. II. Conceptos Básicos
Componentes de la Gerencia de proyectos
1.
Habilidades clave
•
•
Comunicación
•
Negociación
•
Solución de problemas
•
2.
Liderazgo
Lograr objetivos
Conocimientos
•
Técnicos
•
Administrativos
3.
Herramientas
4.
Técnicas
9

10. II. Conceptos Básicos
Elementos relacionados con el Proyecto
•
Tiempo
•
Calidad
•
Alcance
•
Entorno
•
Recursos
•
Costo
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS
INTERESADOS
10

11. II. Conceptos Básicos
Ciclo de vida del Proyecto
NIVEL DE ACTIVIDAD
3. Ejecución*
*Etapas del
proyecto
2. Planeación*
5. Cierre*
1. Inicio*
4. Control*
INICIO
TIEMPO
TERMINO
11

12. II. Conceptos Básicos
Instalación
completa
100%
$, HH
Operación
completa
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisión de
arranque
Decisiones
trascendentes
Fase 1
Inicio
Fase 2
Planeación
Diseño
Fase 3
Ejecución
Fase 4
Pruebas y
Arranque
12

13. III. Gerencia de Proyectos
Etapas de la Gerencia de Proyectos
origen
equipo del Proyecto
INICIO
carta
PLANEACIÓN
plan
alcance
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
entrega
avance
aceptación
PRODUCTO
13

14. III. Gerencia de Proyectos
Áreas de conocimiento
Integración
Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el
plan de administración, la ejecución, al cierre.
Alcance
Administración, definición de productos y actividades y
su seguimiento.
Costos
Presupuesto y su control.
Recursos
Planeación de recursos, desarrollo y administración de
equipos del proyecto.
14

15. III. Gerencia de Proyectos
Tiempo
Definición
de
cronogramas
Calidad
Planeación, aseguramiento y control de la calidad.
Comunicaciones
Riesgos
Suministros
actividades
interrelacionadas
Definición de la distribución de
proyecto.
y
información del
Planes y administración.
Planeación de adquisiciones,
de proveedores
contrataciones, manejo
15

16. III. Gerencia de Proyectos
Involucrados en el Proyecto
•
Director del proyecto
•
Cliente / usuario
•
Organización ejecutante
•
Miembros del equipo del proyecto
•
Equipo de dirección del proyecto
•
Patrocinador
•
Influyentes
•
Proveedores
16

17. III. Gerencia de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS
MATRICIAL
FUNCIONAL
• El personal reporta
directamente al Mando
Superior
• Reporta al Líder del
proyecto y al Mando
funcional
• Varios responsables
• Control total sobre el
presupuesto, recursos
materiales
• Líder de proyecto de
tiempo completo
• Actúan por
especialidad
• El Mando Superior
tiene responsabilidad
administrativa sobre el
personal
• Superior identificado
• Autoridad y toma de
• Enfoque
decisiones compartidas
fragmentado
• Puede disponerse de
un pool de recursos
17

18. III. Gerencia de Proyectos
Organización para el Proyecto
Competencias técnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Niveles operativos
Mandos medios
Niveles superiores
Habilidades de los equipos de trabajo
18

19. IV. Etapas de la Gestión de Proyectos
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
19

20. IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección
de proyecto
INICIO
• Definición del proyecto
• Carta del proyecto
• Alcance del proyecto
20

21. IV. Etapas de la GP
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
AVANCES
TECNOLÓGICOS
REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS
LEGALES
NECESIDADES DE
LA INSTITUCIÓN
21

22. IV. Etapas de la GP
Carta del Proyecto
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general
¿Qué?
¿Por qué?
¿Quién?
¿Para qué?
¿Cómo?
¿Cuándo?
22

23. IV. Etapas de la GP
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
23

24. IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta crítica
• Matriz de roles
• Plan del proyecto
24

25. IV. Etapas de la GP
Procesos de planeación
• Plan de Gerencia de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o Milestones
• Secuencia de actividades
–
Diagramas de red, lista de actividades
25

26. IV. Etapas de la GP
Procesos de planeación
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
–
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
26

27. IV. Etapas de la GP
Plan de gerencia del Proyecto
• Guía
la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
–
–
–
–
–
–
–
Definición del alcance
Organización del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicación
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administración de riesgos
Procedimientos de control de cambios
27

28. IV. Etapas de la GP
¿Qué es?
•
•
•
Representación de la jerarquía del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definición de alcance
Características
•
•
•
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
•
•
•
•
•
Estimación de costos
Distribución de roles y funciones
Planes técnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y análisis de problemas
28

29. IV. Etapas de la GP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes
detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de
la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y
suficiente
29

30. IV. Etapas de la GP
• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos
para desarrollar productos
PRODUCTO
1
1.1
1.2
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
2
1.3
3
Componentes más
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto
30

31. IV. Etapas de la GP
Gráfica de Gantt
1. Programar las actividades del
Proyecto considerando tiempo y
responsables.
2. Permite registrar avances de
acuerdo con lo planeado.
31

32. IV. Etapas de la GP
Tabla de precedencias
•
Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT,
en el orden en que se ejecutarán.
•
Incluye los siguientes elementos:
–
Clave de la actividad
–
Actividad
–
Duración
–
Actividades precedentes
–
Responsable
32

33. IV. Etapas de la GP
33

34. IV. Etapas de la GP
Tipos de precedencias
Actividad A
Actividad B
Final a Inicio
Actividad A
Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A
Actividad B
Final a Final
Actividad A
Actividad B
Inicio a Final
34

35. IV. Etapas de la GP
3
1
1
2
1
4
2
2
4
5
5
1
1
6
2
2
3
3
2
6
7
Diagrama de Gantt
7
Red / Ruta crítica
1
Hitos
(milestones)
4
2
3
4
6
5
7
35

36. IV. Etapas de la GP
Diagrama de Red (ruta crítica)
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño
36

37. IV. Etapas de la GP
Holgura
• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse
sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan
retrasos al proyecto
37

38. IV. Etapas de la GP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano
o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano
(Ls - Es)
(Lf - Ef)
Es
Ef
Actividad
Ls
Lf
• Las cifras más tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
38

39. IV. Etapas de la GP
0-0
0-7
7 - 13
INICIO
A
D
0
7
14 - 21
6
8 - 14
7
E
0-8
6
B
8 - 16
8
F
21 - 24
24 - 24
I
FIN
3
0
H
8
0-6
6 - 10
C
G
6
4
39

40. IV. Etapas de la GP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
• Se emplea para estimar tiempos y costos.
• Es de utilidad para:
–
Análisis de alternativas
–
Empleo eficiente de recursos
–
Optimización de calendarios
–
Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
40

41. IV. Etapas de la GP
•
Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Más probable (M).
Tiempo esperado entre eventos
(P+4M+O)
6
Desviación estándar
(P-O)
6
Varianza de una tarea
(P-O) 2
6
Duración esperada del proyecto
Suma de duración de las tareas
Desviación esperada del proyecto
Suma de varianza de las tareas
41

42. IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
•
•
•
Sistema de autorización de trabajo
Sistema de información
Reportes de avance
EJECUCIÓN
•
•
•
•
•
Resultados del trabajo
Cambios requeridos
Mejora de calidad
Mejoras en la ejecución
Informes de proyecto
42

43. IV. Etapas de la GP
Procesos de ejecución
•
Dirección del proyecto
–
–
•
Productos de avance
Acciones implantadas
Aseguramiento de calidad
–
Cambios
–
Acciones correctivas
•
Formación y desarrollo de equipo de trabajo
•
Distribución de información
•
Manejo de proveedores
43

44. IV. Etapas de la GP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.
•
Planificar las comunicaciones
•
Generar información
•
Distribuir la información
•
Informar los avances
•
Satisfacer a los interesados
44

45. IV. Etapas de la GP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo
largo del proyecto.
Las metas intermedias:
•
Describen un resultado técnico o un evento
•
Se programan en fechas determinadas
•
Su duración es cero
45

46. IV. Etapas de la GP
Características:
•
Tangibles
•
Medibles
•
Entregables
•
Se deben establecer claramente
46

47. IV. Etapas de la GP
Ventajas:
•
Más fácil de interpretar
•
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de
entregas o avances
•
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la
ejecución y crea un clima de confianza
•
Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa
para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
47

48. IV. Etapas de la GP
Valor ganado del proyecto
Recursos
Planeado
Valor ganado
Real
Tiempo
48

49. IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
•
•
•
•
Análisis de valor ganado
Distribución de información
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos
•
•
•
•
•
•
Actualizaciones del plan
Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptación del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a línea base
CONTROL
49

50. IV. Etapas de la GP
Procesos de control
•
Supervisión y control
•
Control de cambios
•
Verificación y control de alcance
•
Control del cronograma
50

51. IV. Etapas de la GP
Procesos de control
•
Control de costos
•
Control de calidad
•
Seguimiento de desempeño del equipo
•
Informes de resultados
•
Comunicación con interesados
51

52. IV. Etapas de la GP
Administración de cambios
•
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
•
Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y
resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de:
–
Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
–
Dar seguimiento y supervisión de riesgos
–
Documentar la situación actual del Proyecto
52

53. IV. Etapas de la GP
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
•
Prevea riesgos, no catástrofes
•
Aplique su sensibilidad, visión
•
Realice el análisis en grupo y en forma ágil
•
Analice los riesgos más importante
•
Contemple
impacto
•
Repita el análisis de riesgos durante el
proyecto antes de actividades o eventos
críticos
probabilidad
de
ocurrencia
e
53

54. IV. Etapas de la GP
Análisis de valor ganado
Permite evaluar el desempeño del
proyecto, considerando medidas
de tiempo y costo.
–
Valor planeado
–
Valor ganado
54

55. IV. Etapas de la GP
Análisis de calidad
•
Costo de conformidad y no conformidad
•
Análisis costo / beneficio
•
Control de calidad - herramientas estadísticas
55

56. IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
•
Auditorias de procura
•
Informes y reportes de ejecución
CIERRE
Reporte final
56

57. IV. Etapas de la GP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
–
Reporte final
•
Presupuesto
•
Programa
•
Evidencias
•
Lecciones aprendidas
•
Reporte de control de cambios
–
Archivos
–
Plan de transición
57

58. IV. Etapas de la GP
Cierre del Contrato
2. Cierre del contrato
– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas
2. Producto, servicio o resultado final
58

59. V. Conclusiones
Una vez que hemos finalizado nuestro seminario, y haber vivido la experiencia de compartir
situaciones, experiencias, enfoque y puntos de vista de los participantes, podemos concluir
que:
La gestión de proyectos abarca una amplia gama de variables presentes en la labor que a
diario realizamos.
Facilita las mejoras continuas planificadas en la organización
Aporta elementos para fortalecer la cultura del trabajo en equipo y planificado
Contribuye a tener una visión más amplia de lo que se hace
Aporta elementos que facilitan la reducción de costos ociosos en las organizaciones
Estimula la interacción entre distintas áreas de la organización, que tradicionalmente se
encuentran alejadas, por la falsa creencia de que no existe relación entre ellas.
Involucra de manera directa el trabajo en equipo con, otros miembros de la organización
(internos y proveedores (externos).
59

60. ANEXO - EJERCICIO
EJERCICIO A SER EVALUADO A TRAVÉS DEL SEMINARIO GESTIÓN DE PROYECTOS
Se nos presenta el siguiente enunciado, que ofrece amplios detalles sobre casos de estudios reales,
desarrollados en otras organizaciones, se han hecho algunas adaptaciones para darle un sentido más
realista, y siempre buscando que abarque la mayor cantidad de situaciones y características, que le
permitan a los participantes a éste seminario, poder ubicarse lo más cercano posible a una realidad o
situación en la organización que presta sus servicios.
Enunciado:
La empresa MULTINACIONAL DE COMERCIO, es una organización fundada hace más de ochenta años,
en la actualidad se dedica a la comercialización de una variedad de productos y servicios, lo que nos
permite ubicarla en el sector Retail.
Una buena parte de sus productos son: Alimentos, Detergentes, Electrodomésticos, Ropa y accesorios,
tecnología de información, línea marrón. Al igual que posee empresas que comercializan y distribuyen
artículos de ferretería, artículos médicos, posee un banco pequeño, y una aseguradora de vehículos, entre
una amplia gama de negocios.
60

61. ANEXO - EJERCICIO
Posee una plantilla de trabajadores superior a las ocho mil personas, estas personas se encuentran
distribuidas en los diferentes países en los que mantiene presencia MULTINACIONAL DE COMERCIO.
Su presencia fuerte además de Centro América, también se encuentra en el Caribe y Sur América.
Cómo parte de sus planes de crecimiento y expansión, la empresa se centra en analizar escenarios que le
permitan adquirir nuevas empresas e incorporarlas al grupo MULTINACIONAL DE COMERCIO.
Se piensa que es una falla de la directiva, no comunicar sus planes estratégicos a las áreas claves, para
estar preparados ante requerimientos inesperados de servicios.
Usted que forma parte de la corporación, y trabaja en la sede central, está desempeñándose en el área de
(Finanzas, Contabilidad, Tecnología de Información, Administración, Legal, Recursos Humanos, entre
otros), y le convocan a una reunión con carácter de urgencia, a la que usted asiste en la fecha y hora
acordada.
61

62. ANEXO - EJERCICIO
En esa reunión la informan, que la corporación acaba de adquirir tres empresas nuevas, las cuales
presentan características y situaciones muy particulares y disímiles al resto de las que actualmente
operan. Además de ello, le solicitan que prepare un proyecto urgente, que permita:
1.
Incorporar legalmente a las empresas al grupo que conforma la corporación
2.
Que se haga una revisión exhaustiva de los estados financieros de las empresas
3.Que se utilice el estándar de la corporación en la gestión de contabilidad de las tres nuevas empresas
4.Revisión de la estructura organizativa y del personal
4.Que se haga una revisión y adaptación de los sistemas contables, administración y facturación de estas
tres nuevas empresas, tal y como se utiliza en la corporación, esto incluye posiblemente algunas
adaptaciones y/o cambios como:
a.
Adquisición de Software
b.
Adquisición de Hardware
c.
Desarrollo de algunas aplicaciones
d.
Cambios en la infraestructura
e.Entrenamiento
f.Etc.
SE SOLICITA:
•
Utilice a lo largo del seminario éste ejercicio, para ir analizando cada una de las etapas que
conforman la metodología de gestión de proyectos, y sobre todo las de mayor impacto.
62

63. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
63

64. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Control de Versiones
Versiones
Hecho por
Revisado por
Aprobado por
Fecha
Motivo
Project Charter
Nombre del Proyecto
Siglas del Proyecto
Descripción del Proyecto: Qué, Quién, Cómo, Cuando, y Donde ?
Definición del producto del proyecto. Descripción del servicio o actividad a generar
Definición de requisitos del proyecto: Descripción de requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad, etc.
64

65. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Objetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en términos de la triple restricción.
Concepto
Objetivo
Criterio de éxito
1. Alcance
2. Tiempo
3. Costo
Finalidad del Proyecto: Fin último, Propósito General, U otro objetivo de nivel superior, por el
cuál se ejecuta el proyecto, enlace con programas, portafolios, o estrategias de la
organización
Nombre del Proyecto
Siglas del Proyecto
Justificación del Proyecto: Motivos, Razones, o argumentos que justifiquen la ejecución del proyecto
Justificación Cuantitativa
Justificación Cualitativa
Flujo de Ingresos
Flujo de Egresos
VAN o VPN
TIR
Otro
65

66. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Designación del Project Management del Proyecto
Nombre:
Nombre:
Niveles de Autoridad:
Reporta a:
Supervisa a:
Cronograma de Hitos del Proyecto
Cronograma de Hitos del Proyecto
Fecha Programada
Organizaciones o Grupos Organizacionales que intervienen en el Proyecto
Organización o Grupo Organizacional
Rol que Desempeña
66

67. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Principales amenazas del Proyecto (Riesgos Negativos)
Principales oportunidades del proyecto amenazas del Proyecto (Riesgos Positivos)
Propuesta Preliminar el Proyecto
Concepto
Monto
Propuesta Preliminar el Proyecto
Sponsor que Autoriza el Proyecto
Nombre
Empresa
Cargo
Fecha
67

68. 68