Morocco Local Governance Project

By My Abderrahman TAMIMY

Morocco Kingdom

Local Governance Project
EPP-I-02-04-00037-00

Local Collectivities
Information System Global Survey
French version January 2006

Project, supported and financed by the USAID
Designed by My Abderrahman TAMIMY for RTI

RTI International, Research Triangle Park, North Carolina, USA


SOMMAIRE

• Vision du projet
• Objectifs identifiés
• Quelles orientations
• Le cadre méthodologique
• Les phases du projet
• Les actions de chaque phase
• Organisation du projet
• L’équipe projet

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La vision du projet

• Préalables :
– Préciser la stratégie et définir les principales orientations du projet,
– Impacts du projet sur les dimensions politique, économique et sociale.
– Obtenir un consensus autour des grandes orientations,
• Atouts & leviers :
– Partenariat DGCL-USAID,
– Volonté du Royaume de se positionner en termes de performance et de
compétitivité,
– Orientations de l’Etat : décentralisation & régionalisation, délégation,
– Évolution des mentalités & prise de conscience au niveau des élus,

3


Identifier les objectifs (1)

Nous identifions les objectifs majeurs sur deux niveaux :

Niveau stratégique :
• Ce qui est souhaitable

Niveau opérationnel :
• Ce qu’il convient de faire.

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Stratégique :
Mettre en place des instruments pour une bonne gouvernance,
Normaliser les processus d’activités et les modes de production,
Instaurer les bonnes pratiques,
Améliorer les capacités de service.

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Opérationnel :
Améliorer les compétences RH pour une meilleure productivité,
Obtenir une visibilité sur les activités pour un meilleur pilotage,
Améliorer le processus de prise de décision pour piloter la performance,
Améliorer le service aux citoyens.

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Les orientations du projet (1)

Les orientations découlent des objectifs fixés :
– Meilleure gouvernance locale (bonnes pratiques),
– Meilleure gouvernance par les instances de contrôle (visibilité),
– Orientations découlant de l’évolution et des mutations (Administration
citoyenne, Régionalisation et Autonomie des régions, etc.),
– Meilleur service aux citoyens,
– Volonté politique : le Maroc compétitif, INDH, etc.

Ces orientations ne sont nullement antagonistes car
elles convergent toutes vers les mêmes objectifs.

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 Ces orientations ne sont nullement antagonistes :
– L’exercice des prérogatives des instances de contrôle contraint les instances locales à
instaurer de bonnes pratiques,
– La modernisation de l’Administration est structurante et impose une mutation
naturelle aux instances locales,
– Les exigences citoyennes contraignent les CLs à améliorer leurs services,
– L’environnement tend vers une mise à niveau généralisée pour une plus grande
compétitivité.

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Conclusions :
– L’ approche centrée sur la régulation et le contrôle ne s’oppose pas à l’approche centrée
sur le service aux citoyens : les 2 approches convergent vers le même objectif de bonne
gouvernance locale,

– Les intérêts des instances de contrôle et du citoyen doivent gouverner le pilotage de la
performance par les instances locales,

– La mise à niveau globale du Royaume est une contrainte d’évolution générale qui s’impose
à toutes les instances.

D’où la nécessité d’obtenir un
consensus sur la finalité et sur
l’approche entre les parties
prenantes du projet.

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Fondements méthodologiques

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Fondements méthodologiques (1)

• la conduite de l’étude de définition nécessite une articulation autour
de 3 principes de base :

L’isomorphie fonctionnelle entre systèmes organisationnel et
informationnel,

L’interdépendance des dimensions de l’organisation,
L’approche par processus d’activité ou l’invariant organisationnel.

11


Principe d’isomorphie :
– Systèmes organisationnel et informationnel présentent une isomorphie
fonctionnelle :
• Le Système d’Information assure l’intendance du Système d’Organisation en
véhiculant les domaines fonctionnels,
• Le S.I participe à la conduite des activités en produisant des indicateurs de
pilotage stratégique et opérationnel,
Processus du PI1 PI2 PI3 PI4 PI5
système
Domaines du système d’information
d’information
Processus
PA1 PA2 PA3 PA4 PA5
d’activités du
système Domaines du système de production
d’organisation

Processus Activité
12



Conséquences du principe d’isomorphie :
Processus du PI1 PI2 PI3 PI4 PI5
système
Domaines du système d’information
d’information
Processus
PA1 PA2 PA3 PA4 PA5
d’activités du
système Domaines du système de production
d’organisation

1. Un projet Système d’Information restructure ipso facto l’Organisation,
2. Nécessité d’éliminer les dysfonctionnements de l’organisation,
3. Reconfigurer les processus sur la base des missions de l’organisation,
4. Organiser l’indépendance du système vis-à-vis des structures hiérarchiques
(organigramme),

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Principe de l’interdépendance des dimensions de l’organisation :
– L’organisation possède 4 dimensions :
1. Ses activités issus de ses missions,
2. Sa structure de travail,
3. Ses Hommes en charge des activités,
4. Ses outils de production.
Les La structure
activités

Les Les
Hommes outils
Paradigme de Leavitt
14


Conséquences du paradigme de Leavitt :
Les La
activités structure

Projet S.I

Les Les
Hommes outils

1. Les 4 dimensions de l’organisation sont interdépendantes,
2. Tout changement dans l’une impacte les 3 autres dimensions,
3. L’introduction d’un nouvel outil de production tel que le S.I impactera:
- les rôles (les hommes et les compétences),
- l’organisation du travail.
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 Principe de l’approche par processus (BPR*):
– Les processus issus des missions sont invariants,
– Il existe 3 natures de processus :
• Les processus opérationnels,
• Les processus d’appui ,
• Les processus fonctionnels.

Besoin Processus fonctionnels GRH COMPTA FINANCES Budget
client
exprimé
Métier 1 : Processus opérationnel Besoin
Processus métiers Métier 2 : Processus opérationnel Client
Métier 3 : Processus opérationnel satisfait

S.I Achats Maintenance Logistique
Processus d’appui
STOCK
Cartographie des processus (norme ISO)

* Business Process Reingeneering : Hammer & Champy 1994. 16


Par ailleurs :
- l’approche processus est orientée et centrée sur le Client (le Client doit être compris au
sens large : organisme, administration, autre processus ou le Citoyen, etc.)
- Les processus sont indépendants du mode d’organisation,
- Les processus sont invariants alors que l’organigramme a une durée de vie
limitée,

 Conséquences de l’approche par processus :
– La réorganisation passe par la reconfiguration des processus métiers,
– Les processus doivent être décomposés au niveau élémentaire,
– Un processus non décomposable est une tâche élémentaire,
– La décomposition du processus en tâche fournit la matrice Tâches-Rôles,

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– La Tâche d’un processus est rattachée à la procédure décrivant :

Le QUOI Nature de la tâche
Le QUI Rôle/Acteur qui exécute la tâche
Le OU Lieu d’exécution/production de la tâche
Le QUAND Condition de démarrage, synchronisation
Le COMMENT Outils, documents, etc.
Le COMBIEN Quantité, durée, délai, éléments de volumétrie
• L’optimisation ou reconfiguration de la Tâche/Procédure est obtenue par
la critique du Pourquoi.
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Conséquences de l’approche par processus :
– La représentation par les processus construit le modèle abstrait,
– La représentation par les procédures construit le modèle descriptif,
– La formalisation du modèle descriptif utilisant un langage de modélisation de type UML*
construit le modèle prescriptif,
– Le modèle prescriptif fournit l’implémentation des composantes du système d’information.
Modèle abstrait
Modèle
processus Tâche 1 Tâche 2 Tâche 3 Tâche 4
prescriptif
Processus décomposé Diagrammes
UML
Modélisation
application

Modèle descriptif
* UML : Unified Modeling Language
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– La norme ISO définit les processus par niveau de maturité :
niveau processus
0 Processus non établi
1 Processus établi non géré
2 Processus établi et géré
3 Processus géré en cours d’optimisation
4 Processus optimisé

1. Il est nécessaire pour une organisation d’atteindre le niveau 2
de maturité de ses processus opérationnels,
2. Le système d’information ne peut prendre en charge que des
processus établis et géré.
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CONDUIRE LE PROJET

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La conduite du projet (1)
• L’étude de définition du Projet Gouvernance Locale est :

Sur le plan technique :
• Similaire à une étude schéma directeur système d’information,
• Ne pose aucune difficulté sur le plan technique,
• Ne pose aucune difficulté sur le plan fonctionnel,
Sur le plan humain :
• Complexe au niveau de l’organisation : multiplicité des entités, des acteurs
et des centres de décision,
• Comporte un risque élevé au niveau des comportements humains : (conflits
d’intérêt, refus de transparence, parties prenantes politiques, etc.)
• Risque de résistance passive et active à la fois, dans la formulation des
besoins,
• Etc.
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• D’où la nécessité de mettre en œuvre :

– Une méthodologie prenant en charge :

• Un processus de réalisation de l’étude,
• Un processus dynamique de spécification des besoins,

– Un véritable projet de conduite du changement :
• Un processus de conduite du changement intégrant :
– L’identification et l’analyse des risques humains, politique, de spécification et technique,
– Un management des risques identifiés tout au long du projet,
– Une stratégie et un plan de communication associé,
– Des actions de sensibilisation multiples.

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• Pour répondre à ces contraintes, nous préconisons les méthodes pour :
– Le pilotage : PMI issue du Project Management Institut,
– La réalisation : DSDM*, standard international de fait,
– En y intégrant :

• Notre approche de l’ingénierie des organisations,
• Notre approche des études schéma directeur,
• Un outil de production informatisé pour le recueil et l’analyse des besoins,
• Un pilotage de la qualité issu du référentiel normatif ISO.

*DSDM : Dynamic System Development Method

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PMI : nous n’aborderons pas le PMI dans cette présentation.
La méthode DSDM met en œuvre :
– Un processus itératif de convergence vers la cible par la capture des besoins,
– Un processus de pilotage, de contrôle et de suivi de la production de l’étude,
– Un processus de conduite du changement,
– L’implication des experts métiers dans les équipes projet,
– Des ateliers de spécification des besoins et de facilitation,
– La hiérarchisation des besoins par niveau de priorité,
– La prise en charge dynamique des demandes de modification tout au long du cycle de
l’étude,
– Des fenêtres de temps (timeboxing) pour chaque itération.

C’est une méthodologie de pilotage par les délais et non par les spécifications

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• Le référentiel qualité ISO/SPICE* intègre :

– La gestion des relations Client-fournisseur et des contrats,
– La gestion du processus d’ingénierie pour la réalisation,
– La gestion du processus Support,
– Le Processus de management du projet,
– Le Processus d’organisation du projet.

* SPICE : System Process Improvment Control dEtermination
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• Les instances projet :
– Définition des instances de pilotage, de contrôle et de réalisation du projet,
– Normalisation des documents projet en entrée/sortie,
– Réunions périodiques des instances,
– Définition des attributions-responsabilités des membres des instances projet.

Plan Assurance Qualité
PAQ

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• Outillage :
Nous proposons un outillage de la démarche méthodologique :

– L’outil s’intégrera aux processus DSDM pour toutes les itérations de spécification
du modèle fonctionnel issu de l’étude,
– Il prend en charge le processus de validation des spécifications fonctionnelles,
– Il prend en charge l’architecture fonctionnelle issue de l’étude,

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Les domaines & Processus

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Les domaines fonctionnels des Collectivités Locales
Conseil Stratégies, Politiques

Administration Gestion Gestion administrative
technique et financière

Urbanisme Projets et Projets Etat Budget et Ressources Achats et
et foncier entretien nationaux civil finances humaines marches

Reporting Services et
réglementaire information

Cibles DGCL, CED/TGR CITOYENS
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Cartographie des processus des Collectivités Locales
Conseil : Politiques & stratégies
Gestion administrative & financière
Compta & Ressources Achats & Moyens Les citoyens
Finances Humaines marchés généraux

Les citoyens Services & informations aux citoyens
Wilayas
Taxes & Polices
redevances administratives
État civil La DGCL
budget Projets
nationaux Préfectures
La DGCL Reporting reglementaire

Urbanisme Gestion de Entretien
& Foncier projet technique CED/TGR

Gestion technique
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Typologie des Collectivités Locales
• La typologie des collectivités locales sera construite en considérant:
– Les communes urbaines
– Les communes rurales
– Les wilayas
– Les préfectures
• Et prendra en charge la spécificité des grandes villes organisées en
arrondissements.
• Cette typologie prendra également en charge le degré d ’évolution et le
niveau d’équipement des C.Ls.
• L’échantillonnage statistique privilégiera les C.Ls disposées à apporter
une forte contribution à l’étude.

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Prise en charge de l’existant
• Les applications développées ou en cours de développement au sein des
collectivités locales seront analysées et prises en charge au niveau fonctionnel
en utilisant un référentiel d’évaluation basé sur la grille de Mc Call.
– L’analyse portera entre autre sur :
• La complétude fonctionnelle.
• La technologie de réalisation.
• L’architecture BDD utilisée.
• Les applications développées ou en cours de développement par les
partenaires des C.Ls seront également analysées et prises en charge.
– L’analyse portera sur :
• L’interface de communication avec le SI global (i.e. : TGR).
• La technologie utilisée en conformité avec la technologie préconisée par l’étude
(i.e. : DGCL)
• Pour chacune de ces applications un diagnostic portera sur :
• Le niveau de complétude fonctionnelle,
• L’intégrabilité,
• La maintenabilité,
• La réingénierie de l’application (rétro-conception),
• Les interfaces de communication,
33


Les phases de l’étude

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Les processus de réalisation de l’étude
PHASE I PHASE II PHASE III PHASE IV PHASE V
Composante Assistance
Architecture
Initialisation Spécifications logiciel technique
fonctionnelle Composante
techniques
technique réalisation
Lancement Architecture Termes de Composante
technique référence réseau réception
1) Objectifs 1) Architecture 1) Spécifications 1) Lancement des 1) Mise en place du
stratégiques, fonctionnelle logiciel détaillées, appels d’offres, référentiel de
réalisation du projet,
2) cadre juridique & 2) Scénarii 2) Spécifications 2) Évaluation des
réglementaire, fonctionnels, techniques, offres, 2) pilotage, contrôl &
suivi de la réalisation,
3) Référentiel 3) Architecture 3) Conventions 3) Sélection des
documentaire, logique, partenariat, prestataires, 3) Processus de
validation &
3) instances pilotage 3) Architecture 4) Trajectoire du
& Suivi, technique, projet, réception,

4) Dispositif qualité, 4) Scénarii 5) budgétisation, 4) Processus de
5) Diagnostic
techniques
6) Termes de
déploiement.
5) Choix & références,
orientations
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Contenu de la phase I
Objectifs de la phase I:
1. Mettre en place :
– des structures de pilotage, de contrôle et de suivi de la réalisation de l’étude,
– des instruments, les outils et les documents du projet,
– des dispositions garantissant la qualité d’exécution des actions à réaliser,
2. Identifier :
- Les partenaires des CLs,
- Les CLs cibles de l’étude par échantillonnage,
3. Réaliser :
– L’étude des CLs et des Partenaires,
– L’analyse et l’évaluation de l’existant,
– Analyser les risques projet,
– Le diagnostic.
Livrables :
 Rapport de diagnostic
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Contenu de la phase II

Objectifs de la phase II :
1. Élaborer l’architecture fonctionnelle
2. Élaboration des scénarii fonctionnels
3. Analyser les risques de chaque scénario
4. Analyser les impacts de chaque scénario sur les composantes
organisationnelles
5. Analyser les coûts d’investissement et les coûts de fonctionnement de
chaque scénario
6. Faire le choix d’un scénario

Livrables :
 Scenarii Fonctionnels
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Contenu de la phase III

Objectifs de la phase III
• Élaborer les spécifications fonctionnelles
• Élaborer les spécifications d’interface
• Élaborer les spécifications techniques
• Élaborer les modèles de convention
• Réaliser l’analyse budgétaire
• Réaliser l’étude de trajectoire de la réalisation
• Élaborer les termes de référence

Livrables :
 Architecture et scenarii techniques.
 Termes de référence.
 Modèles de convention
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Contenu de la phase IV

Les objectifs de la phase IV
• Sélection d’un Intégrateur de solution
• Sélection du fournisseur de la plateforme technique
• Sélection de l’opérateur Réseau & Télécom
Livrables :
Rapport d’évaluation des soumissionnaires.

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Contenu de la phase V

Les objectifs de la phase V :
• Élaborer le référentiel de pilotage du projet de réalisation
• Assurer le contrôle et le suivi de la réalisation
• Réaliser le processus de validation de la solution
• Réaliser le plan de déploiement de la solution
Livrables :
Référentiel de pilotage de la réalisation.

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Organisation du projet

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Organisation du projet
DGCL USAID

Comité de Pilotage

Le Directeur du projet Le Directeur de mission
Comité de Suivi

Cellule communication

Comité Utilisateurs Chef de projet O&M Chef de projet technique

Instances locales Expert fonctionnel Expert technique

Experts support
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Trajectoire de l’étude

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The Project Team
Hal MINIS Mission Manager

My Abderrahmane TAMIMY Project Manager

Said BOULISFANE LGP Information System Components Coordinator.

Abdesselam EL OMARI LGP Information System Components Coordinator
Attaches.

Said EL HASSANI Functional Architect Intégration Manager

Anas BENNANI Change Management and Training Manager

Abderrahman CHEKAYRI Local Collectivities Functional Expert

Other Consultants Prompt Appraisals
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