Guia rápido em Gestão de Projetos

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Este projeto surgiu como parte integrante da matéria “Gestão de Projetos” do Curso de MBA Executivo da BBS (turma 1º. Semestre de 2012), com o objetivo Desenvolver e fornecer um guia rápido de gerenciamento de projetos para a introdução de conceitos básicos de forma DIVERTIDA PARA APRENDER e de FACIL ENTENDIMENTO.

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Guia rápido em Gestão de Projetos

  1. 1. Guia Rápido para Gestão de ProjetosAprenda, compreenda, lembre e aplique conceitos importantes de gestão de projetos, e de forma simples. Apoio Realização
  2. 2. SumárioIntrodução.....................................................................................................................................................02Processos de Gerenciamento de Projetos.................................................................................03Áreas de Conhecimento.........................................................................................................................04Gerenciamento da INTEGRAÇÃO.....................................................................................................05Gerenciamento de ESCOPO..................................................................................................................06Gerenciamento de TEMPO....................................................................................................................07Gerenciamento dos CUSTOS................................................................................................................09Gerenciamento da QUALIDADE..........................................................................................................10Gerenciamento dos RECURSOS HUMANOS......................................................................................11Gerenciamento das COMUNICAÇÕES................................................................................................12Gerenciamento dos RISCOS...................................................................................................................13Gerenciamento das AQUISIÇÕES.........................................................................................................14Este material é destinado para fins acadêmicos e não pode ser publicadonem comercializado sem fazer referências às fontes de origem.Foi elaborado como parte de um trabalho de MBA da escola BBS, pelosalunos da matéria de Gestão de Projetos em 2012.Utilizou-se como fonte de pesquisa e estudo os seguintes livros:Head First PMP 2ª Edição - Jennifer Greene, PMP e Andrew Stellman, PMPPreparatório para o exame PMP – Rita Mulcahy, PMP
  3. 3. Talvez você, como muitas pessoas, chame seu Introdução trabalho de Projeto quando ele não é. 1 O que é um PROJETO? Ÿ É um empreendimento temporário , com um Não seria fantástico um início e um fim. guia rápido para me ajudar Ÿ Cria um produto, serviço ou resultado sobre Gerenciamento de Projetos exclusivo. de uma forma mais divertida O que é Gerenciamento do que ir ao dentista? 2 de PROJETOS? O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos. 3 O que é PROGRAMA?Um programa é um conjunto de projetos que sãogeridos em conjunto por causa de um benefíciocompartilhado. 4 O que é um PORTFÓLIO?Portfólio contém ambos Programas e Projetos.Um portfólio irá acompanhar o desempenho acordado para os programas e projetos, e dizer se o seucomportamento está bem sucedido. 5 Lidar com as Restrições do projeto Toda vez que houver mudanças em seu projeto, você vai precisar saber como esta mudança afetará todas as restrições. Se você não gerenciar todas as seis restrições ao mesmo tempo, você corre o risco de gestão a favor de apenas uma restrição. 6 Gerenciar expectativas das partes interessadasHá uma grande quantidade de pessoas ou organizações envolvidas em fazer a maioria dos projetosacontecer! Perceba que as partem interessadas incluem mais do que Gerentes de Projeto, o cliente, opatrocinador e a equipe. São pessoas ou organizações cujos interesses podem sofrer impactos positivos ounegativos com o projeto. E uma grande parte do trabalho do GP é se comunicar com todos e ter certeza deque suas necessidades sejam atendidas. Tudo se encaixa... 02
  4. 4. Processos de O que é feito durante Gerenciamento cada PROCESSO de de Projetos gerenciamento de Projetos?INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO ENCERRAMENTO E CONTROLEEste grupo inclui É onde você planeja Aqui é onde todo o Mede e monitora Uma vez que oos processos para como vai gerenciar trabalho é feito. regularmente o trabalho foi feito, vocêdefinir e autorizar todos os aspectos do Todo o material progresso em relação precisa manter ouma versão Projeto, incluindo que é produzido ao plano do projeto, registro de que opreliminar do escopo, risco, tempo, neste grupo, é auxiliando na tomada projeto foi realizado.escopo do projeto. custo, qualidade e acompanhado no de ações corretivas e Certifique-se da um pouco mais. próximo. ajustes quando liberação de recursos. necessário.Desenvolver o Termo Desenvolver o Plano de Orientar e Gerenciar a Monitorar e Controlar o Encerrar o projeto ou ade Abertura do Projeto Gerenciamento do Projeto Execução do projeto trabalho do projeto fase(TAP) Coletar os Requisitos Mobilizar a equipe do Verificar o Escopo Encerrar as AquisiçõesIdentificar as Partes projetoInteressadas Definir o Escopo Controlar o Escopo(Stakeholders) Gerenciar a equipe do Criar a Estrutura Analítica projeto Controlar o Cronograma do Projeto (EAP) Desenvolver a equipe do Controlar os Custos Planejar o gerenciamento projeto dos Riscos Realizar o controle de Conduzir as Aquisições Qualidade Identificar os Riscos Realizar a garantia de Reportar o desempenho Realizar a análise Qualidade Qualitativa dos Riscos Monitorar e controlar os Distribuir as informações Riscos Realizar a análise Quantitativa dos Riscos Gerenciar as expectativas Administrar as Aquisições das partes interessadas Planejar a resposta aos Realizar o controle Riscos integrado de Mudanças Definir as atividades Sequenciar as atividades Acredite, este mapa irá ajudá-lo a Estimar os recursos das compreender e organizar atividades como fazer as coisas... Estimar duração das atividades Desenvolver o plano de RH Estimar os Custos Determinar o Orçamento Forma sintética contendo os 42 processos distribuídos Planejar as Aquisições em 5 grupos de processos Planejar as Comunicações de gerenciamento de um projeto descritos no PMBOK 4ª Edição. Planejar a Qualidade 03
  5. 5. Aplicação das Áreas Áreas de de Conhecimento em Conhecimento processos apropriados.1 Todo o trabalho que você faz em um projeto é composto de processos. Uma vez que você conhece como todos os processos2 se encaixam em seu projeto, é fácil lembrar de tudo!3 Há um padrão para todo o trabalho que é feito em seu projeto. Primeiro você planeja, então você começa a trabalhar. Enquanto você estiver fazendo o trabalho, você está sempre comparando seu projeto com o plano original. Quando as coisas começam a ficar fora do plano, é a sua4 vez de fazer correções e colocar tudo de volta nos trilhos. Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave5 para que tudo isso possa acontecer sem problemas Os GRUPOS DE PROCESSOS ajudamAs ÁREAS DE CONHECIMENTO irão você a organizar os processos deajudá-lo a organizar por assunto os gerenciamento de um projeto de formaprincipais aspectos envolvidos em um projeto. eficaz por tipo de trabalho a fazer. Os seguintes nove elementos de como se fazer um Cookie refletem as 9 Áreas do conhecimento descritas no Guia PMBOK ®. Integração Escopo Certifique-se que todos as partes Você poderia ter decorado os cookies? (ingredientes, ajudantes, utensílios) estejam ou feito um tamanho menor? disponíveis na ordem correta, e no momento ou mais uma fornada? certo para todo o projeto Cookie. Tempo Custo Preparação e tempo de cozimento. Orçamento para o projeto Cookie. Qualidade Recursos Humanos Verificando se a aparência e o Garanta que sua programação esteja clara gosto estão como esperados e entre as partes interessadas, e que elas atendendo aos requisitos. estejam disponíveis para saborear o Cookie. Comunicação Risco Certifique-se que você esteja Você poderia queimar os Cookies ou utilizando o sistema internacional a si mesmo ao assá-los? Os ovos são frescos? de medidas (ml, Kg) Aquisição Selecionando a loja mais apropriada parafornecer os seus ingredientes. 04
  6. 6. Você sempre começa Gerenciamento com as necessidades da Integração do cliente.Necessidades Início Planejamento Execução Fechamento SUCESSO! 1 Elabore o Termo 2 Elabore o Plano de 3 Direcionar e 6 Feche o projeto de Abertura Gestão do Projeto Gerir a Execução 4 Monitorar e Controlar o trabalho do projeto Monitoração e Controle 5 Implemente o Controle de mudança integrado 1 Termo de Abertura do Projeto (TAP) Caso de negócio Contrato Projeto 3 Direcionamento e Gestão da Execução Avaliação do Fatores do processo Requisição de ambiente organizacional Mudança Plano de da empresa Declaração de trabalho Aprovada gerenciamento Fatores do ambiente da empresa Avaliação do processo Direcionar & Gerenciar a Execução organizacional Sistema da informação do Gerenciamento do Projeto Avaliação do Especialista Elabore o TAP TAP Dados de Requisição de Desempenho mudança Entregas 2 Plano de Gerenciamento do Projeto Avaliação do processo organizacional TAP Saídas do Processo de Planejamento Fatores do - Plano de Gerenciamento do Escopo ambiente da empresa - Plano de Gerenciamento de Requisitos - Plano de Gerenciamento do Cronograma Elaboração do plano de gerenciamento do projeto - Plano de Gerenciamento de Custo - Plano de Gerenciamento da Qualidade - Plano de Recursos Humanos - Plano de Gerenciamento de Comunicação Avaliação do - Plano de Gerenciamento de Riscos Especialista - Plano de Gerenciamento de Aquisições 05
  7. 7. Definição Gerenciamento 1 Escopo pode ser definido como uma garantia de que o de Escopo projeto contemple somente o trabalho necessário para atingir os seus objetivos. Mas para isso, necessitamos descobrir o que está fora do escopo. 2 Problemas de Escopo Escopo do Escopo do Aumento do Produto Projeto Escopo Características e Todo trabalho que Mudanças não funções do produto precisa ser feito controladas que que está sendo para criar o oneram a equipe construído. produto. em horas adicionais de trabalho. 3 Processo de Gestão de Escopo Estrutura analítica do Termo de projeto abertura do Input projeto xyz xyz xyz xyz Registro dos Stakeholderes Output Documento de requisitos 4 Controle de Escopo Apenas uma ferramenta no processo de controle faz a análise de variância. Onde Declaração de constantemente podemos comparar a escopo do projeto informação que está sendo recolhida sob a forma de como o será encaixada na base de escopo. Output5 Verificação processo de escopo Atualização plano de O processo de verificação de escopo Atualização dos gerencimanto de Medidas de consiste na inspeção de onde as partes processos desempenho projetos organizacionais interessadas vão realmente olhar de perto. Nessa etapa é necessário que seja verificado que o produto que esta sendo entregue está correto. Output .. Atualização do documento do Pedido de projeto mudança Aceite dos resultados 06
  8. 8. Gerenciamento do Tempo1 Definição das Atividades 1) Base Escopo 1) Lista de do Projeto Atividades 2) Fatores Ambientais 2) Atributos das da Empresa Atividades 3) Ativos de Processos 3) Lista de Marcos Organizacionais2 Sequenciar as Atividades1) Lista de Atividades Sequenciar as atividades2) Atributos das 1) Diagrama deAtividades Rede do Cronograma do Projeto3) Lista de Marcos Estimar os 2) Atualizações recursos da4) Declaração do dos Documentos atividadeEscopo do Projeto do Projeto Estimar a5) Ativos de Processos duração daOrganizacionais atividade3 Estimar os Recursos da Atividade 1) Lista de atividades 2) Atributos das 1) Requisitos do atividades recurso da atividade 3) Calendário de 2) Estrutura analítica recursos dos recursos 4) Fatores ambientais 3) Atualizações dos da empresa documentos do projeto 5) Ativos de processos organizacionais Cronograma 07
  9. 9. Gerenciamento do Tempo 4 Estimar a Duração da Atividade 1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 1) Estimativas da 3) Requisitos do recurso da atividade duração da atividade 4) Calendário de recursos 2) Atualizações dos documentos 5) Declaração do escopo do projeto do projeto 6) Fatores ambientais da empresa 7) Ativos de processos organizacionais 5 Desenvolver Cronograma 1) Lista de atividades 1) Cronograma 2) Atributos das atividades do projeto 3) Diagramas da rede do cronograma 2) Linha base do projeto do cronograma 4) Requisitos do recurso da atividade 3) Dados do cronograma 5) Calendário de recursos 4) Atualizações dos 6) Estimativas da duração da atividade documentos do projeto 7) Declaração do escopo do projeto 8) Fatores ambientais da empresa 9) Ativos de processos organizacionais 6 Controlar Cronograma 1) Medição do 1) Plano de gerenciamento do projeto desempenho do trabalho 2) Cronograma do projeto 2) Atualizações de ativos de processos 3) Informações sobre o desempenho organizacionais do projeto 3) Solicitações de 4) Ativos de processos organizacionais mudanças 4) Atualizações do plano de gerenciamento do projeto 5) Atualizações dos documentos do projeto 08
  10. 10. Gerenciamento de Custo Gerenciamento 1 Este processo é composto de 3 etapas, sendo uma dos Custos primeira estimativa do custo do projeto, a confecção do Budget (orçamento) e o controle dos custos do projeto e correções no mesmo.2 Estimar Custo Estimar Determinar Controlar Custo Orçamento CustosAbaixo temos os esquemas básicos para umaestimativa preliminar de custos, no entanto esteprocesso disponha de algumas ferramentas, tais $como: Estimativa Bottom-up, Estimativa top-down ou análoga, etc. Outputs $ Plano de Cronograma do Projeto Recursos Humanos Estimativa de Custo $ Estimativa Documentos Básica do Projeto de Custos Atualizados Escopo Solicitações de Mundança3 Determinar OrçamentoDo processo anterior temos a primeira ferramenta para a confecção do budget a estimativa de custo,vamos gerar e precisar de outros documentos, tais Custos, Contrato, Recursos, Cronograma, Escopo edestas informações geraremos o nosso Budget. $ $ $ $ $ $ Estimativa Orçamento Base Estimativa Orçamento de Custo Custo das Básica Outputs Análises Desempenho Atividades de Custo de Custos4 Controle de CustosÉ uma parte importante do controle do projeto e abaixo segue alguns requisitos para este controle serbem sucedido. $ Base Desempenho de Custo Fundos do Projeto Plano de Gerenciamento de Custo Informações do Relatórios de Execução Desempenho do Trabalho 09
  11. 11. Qualidade é a medida pela qual Gerenciamento um produto preenche aquilo que foi da Qualidade requerido pelo cliente. O primeiro passo é definir que tarefas o seu produto será capaz de fazer para assim poder julgar a sua qualidade. O seu produto poderá ser considerado deQuais são as metas que devemos alta qualidade se conseguir preencher os requisitos queatingir através da qualidade? foram determinados quando o projeto começou.• Satisfação do cliente (quem paga deve estar Como você sabe se este ésatisfeito ... Cuidado com requerimentos não um produto de alta qualidade? ?explícitos –e aqui entra o bom senso - mas quesão inerentes ao projeto).• Adequado às necessidades do cliente: éabsolutamente necessário que atenda estasnecessidades (não adianta ter outras qualidades, Melhor prevenir!design etc. se não servir a este requisito)• Conformidade com o que foi solicitado pelocliente (o produto será julgado por como foiconstruído e por como foi prometido que seriaconstruído)3 processos de gerenciamento de qualidadePlanejar a qualidade: Realizar a garantia de Realizar o controle deidentificar os requisitos qualidade: O processo de qualidade: é a atividade dee os padrões de qualidade auditoria dos requisitos de controle e monitoramentodo projeto e do produto qualidade - é necessário onde é revista cada entrega e dar um passo atrás e são inspecionados possíveis• Declaração de Escopo observar se a entrega é defeitos, avaliado o desempenho• Registro partes interessadas compatível com o nível e recomendadas as• Linha de base do desempenho de Custos• Registro dos Riscos de qualidade e as mudanças se for o caso• Fatores “ambientais”da empresa normas da sua empresa • Plano de gerenciamento do projeto • Auditorias de qualidade • Métricas de qualidade • Análises de processos • Listas de verificação de qualidade • Medição de desempenho do trabalho • Solicitação de mudanças aprovadas• Plano de gerenciamento • Medição de qualidade• Medidas de qualidade • Atualização em ativos de processos • Validação de Mudanças• Lista de verificação organizacionais • Validação de entregas• Processo de melhoramento • Solicitações de mudanças • Atualização de processos e solicitação de• Atualizações • Atualização do plano de gerenciamento mudanças • Atualização dos documentos • Atualização do Plano de gerenciamento • Atualização de documentos 10
  12. 12. Gerenciamento de Recursos HumanosPlano deRecursos HumanosQuem será necessário no seu time,em que momento, quais serão seus Por trás de todo projeto depapéis e responsabilidades, quais sucesso existe um ótimo time.habilidades deverão ter, comotreinará e motivará sua equipe.Habilidades Relacionadas Uma vez iniciado• Habilidades de Líder o projeto, você Plano de• Gestão de conflitos precisa reunir Gerenciamento• Reportes da performance do projeto seu time. Isso do Projeto• Reportes de problemas significa que• Habilidades interpessoais• Observação e conversas você precisa negociar alguns de seus recursos. Adquirir Equipe de Projeto Você precisará treinar seu time e mantê-lo motivado com premiações e Esse reporte é recompensas para Desenvolver Equipe de Projeto gerado a partir que o projeto seja do Projeto de executado da desenvolvimento melhor forma. do time e mostra como o trabalho está sendo Motivar seu time executado. A melhor maneira de resolver um conflito é enfrentar o problema: Reportar Status de Performance investigue e conclua o que está por trás e corrija a causa raiz Gestão de Conflitos (Confronte o problema) 11
  13. 13. 1 Anatomia da Comunicação Gerenciamento Comunicação entre o gestor e a equipe do projeto. das Comunicações Pensar Codificar Transmitir Decodificar ? Se algo acontecer de errado durante atransmissão, a equipe pode não entender ? Exemplos de falhas comunicação: Pessoa errada pode pegar a o a mensagem desejada. mensagem, barulho, barreiras, problemas com o telefone. 2 Gerenciamento da ComunicaçãoProcessos criados para diminuir as falhas na comunicação, já Comunicação Efetiva -que 90% do trabalho do gestor de projeto é a comunicação. Inclui a comunicação verbal, a não verbal, feedback e paralingual. Distribuir Informação Formas de comunicação: Definir Stakeholders Formal (escrita e verbal) ou Plano de Comunicação Informal (escrita ou verbal)Registro dos Stakeholders ajuda a traçar estratégias direcionadas a cada um Monitorar e Controlar a Comunicação Gerenciar a Expectativa dos Stakeholders - Tenha certeza de que todos pegaram a mensagem certa para serem tomadas as decisões certas. Reportar Performance – reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo. Matriz de responsabilidade – ajuda a verificar as entregas do projeto e a fazer previsões do que precisará ser feito 3 Reportar PerformanceReports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo.Utiliza o output do Executivo e o transforma em previsões e Report Previsão Processos orçamentária 2 Organizacionais Performance dos 3 stakeholders Matriz de Plano de Responsabilidade Gerenciamento do Projeto 3 14 Canais de ComunicaçãoUm bom gerente de projeto precisa controlar todas asformas de comunicação e quantificar todas as suas formas.# Canais de comunicação = n x (n-1)/ 2n = stakeholders 12
  14. 14. O que é um RISCO? Gerenciamento Nem todos os riscos são negativos dos Riscos Alguns eventos (como encontrar uma maneira fácil de realizar uma atividade) ou condições (como preços mais baixos para determinados materiais) podem ajudar o seu projeto! Quando isso ocorre, chamamos isso de OPORTUNIDADE...mas ainda assim é tratada como um risco. Não planeje RISCOS somente no início do Projeto...Um risco é qualquer Mesmo o melhor planejamento não é possível prever tudo,evento incerto ou e um RISCO que você não tinha pensado pode surgir. É por isso que você precisa monitorar constantementecondição que possa seu projeto através do registro de Riscos. Quando se trata deafetar seu projeto. Risco, quanto mais cedo você pode reagir, é melhor para todos! Como lidar com RISCOS? EVITAR MITIGAR TRANSFERIR ACEITAR A melhor coisa Se você não Uma maneira Quando você que você pode puder evitar o eficaz para não pode evitar, fazer com um risco, você pode lidar com um mitigar ou transferir risco é evitá-lo mitigá-lo. risco é pagar um risco, então que ocorra. ou contratar você deve aceitá-lo. Isto significa alguém para Isto definitivamente tomar algumas aceitá-lo por Ao analisar as não vai prejudicar ações que irão você. alternativas,você o seu projeto. evitar danos ao saberá o que vai seu projeto, acontecer caso quando possível. ele ocorra. Planejando e Gerenciando RISCOS Identifique e Análise Qualitativa Análise Quantitativa Plano de Respostas Priorize os RISCOS dos RISCOS dos RISCOS aos RISCOS Esta análise Você pode ... e descobrir ajuda você a realmente o que você vai priorizar descobrir o fazer se os riscos cada risco e quanto estes acontecerem. descobrir a sua riscos irão custar PROBABILIDADE para o seu projeto. e IMPACTO. Escopo Input Projeto Custo Projeto Cronograma Projeto Plano de Gerenciamento Comunicação Registro de de RISCOS Projeto Output RISCOS 13
  15. 15. Pode ser que sua empresa não tenha experiência ou Gerenciamento equipamento para fazer determinado trabalho. Quando isso acontece, você precisará gerenciar aquisições e das Aquisições encontrar uma empresa que faça o trabalho para você. Processos de Gerenciamento de Contratos Planejar compras e aquisições Planeje o que você vai comprar, e como e quando você vai precisar negociar contratos para o seu projeto. Planejar contratações Decida sobre o vendedor (ou vendedores) com quem você vai trabalhar e assine o contrato. Administrar Contratos Mantenha o controle sobre o contrato. Certifique-seque sua empresa está recebendo pelo que foi pago. Encerramento de Contratos Confirme que o trabalho foi bem feito e que todas as obrigações foram cumpridas de ambos os lados.Tipos de ContratosPreço FixoSignifica que você irá pagar um preço fixo para o contrato, não se importando comalterações que venham a acontecer. Um contrato de preço fixo só faz sentido em casosem que o escopo é muito bem conhecido.Preço Fixo + Taxa de IncentivoSignifica que você vai pagar um preço fixo para o contrato e dar um bônus com base emalgumas metas de desempenho.Contratos de Custos ReembolsáveisCustos + Taxa FixaVocê paga ao vendedor os custos envolvidos na realização da obra,além de você concordar com um valor que você pagará em cima disso.Custos + Taxa PrêmioÉ semelhante ao contrato de custo mais taxa fixa, exceto que em vezde pagar uma taxa em cima dos custos, você concorda em pagar uma taxabaseada na avaliação do comprador sobre o desempenho do vendedor.Custos + Taxa IncentivoSignifica que você vai reembolsar os custos do projeto e pagar umataxa se algumas metas de desempenho forem cumpridas. 14
  16. 16. Guia Rápido para Gestão de Projetos Elaboração Claudinei Cavalcante Cleber Lima Fábio Oliveira Fernanda Magalhães Gerson Bispo Giuseppe Lenti José Fernandes Bressan Mônica Roque Rafael Gasparetti Raquel Medeiros Raquel Tedesco Renan Bassi Orientação Prof. Álvaro Antônio Bueno de CamargoApoio Realização

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