Acta reunion hoy

PROCESO GESTION DOCUMENTAL
CODIGO: rDO010
FORMATO MODELO ACTAS
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ACTA No. 01 DEL 2010-08-02
CLASE SE REUNIÓN: Acompañamiento del equipo de calidad al Proceso
Gestión de Recursos Educativos en la fase de Diseño, implementación y
Evaluación del SIGC
FECHA: Agosto 2 del 2010
HORA: 9:00 A.M.
LUGAR: Sala Rectoria Universidad de Cundinamarca
ASISTENTES:Edison Reyes Forero. Calidad
Maria del Pilar Delgado. Calidad.,
Edward Rodriguez, Recurso Educativo
Pedro Sarmiento Torres. Recursos Educativos
Jaime Tovar Sanchez. Recursos Educativos
Julian Ricardo Rivera. Recurso Educativo
Alfonso Albornoz. Recurso Educativo
Alejandro Rodriguez . Calidad
Juan Camilo Salamanca. Recurso Educativo (Monitor)
Nataly A. Rojas. Recurso Educativo (Monitor)
Luis Antonio Molina Y. Recurso Educativo (monitor)
Alfredo Garzon M. Recurso Educativo (Monitor)
Edwin J. Piza F. Recursos Educativo (Monitor)
Diego Armando Castellanos L. Recursos Educativos (Monitor)
Paula Villamizar Roa .Recursos Educativos (Monitor)
Yohan R. Ramirez Sabogal Recursos Educativos (monitor)

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Vilma Suarez Caviedes . Rcursos Educativos.
ORDEN DIA: AGENDA
9:00 – 9:15 Metodología del Evento
9:15 – 9:30 Presentación de los participantes
9:30 – 10:00 Conversatorio componente Estratégico del Sistema Integrado de
Gestión y Control SIGC
10:00 – 10:45 Conversatorio sobre la fase de Diseño e Implementación del
proceso (Caracterización, Procedimientos, Listado Maestro de Documentos y
Listado Maestro de Registros)
10:45 – 11:30 Conversatorio sobre la fase de Evaluación (medición) y Mejora de
los Procesos (Indicadores y Riesgos)
11:30 – 12:00 Proposiciones y varios
DESARROLLO DE LA SESIÓN:
1. Metodología del evento: Fue un conversatorio sobre calidad.
2. Presentación de los participantes .Asistieron 19 personas.
3. Dentro del componente estratégico del SI.G.C, se hablo de los objetivos y
tenemos dos en común que es el 3 correspondiente a los TICS y el 5 que
es de Excelencia Educativa
4. Dentro del diseño e implementación del proceso no tenemos aprobada la
versión No. 2 y se hace necesario ampliar las definiciones de los servicios
Bibliotecarios . Calidad exige protocolos o sea que los manuales tienen que
estar protocolizados que quiere decir ambientes de control, tiene que existir
el manual para lo cual tenemos que haber tenido evidencia colectiva o sea
de todas las personas que trabajan en este recurso aportemos para
hacerlo. Las actividades tienen que estar conformadas por un formato y un
registro, como tarea especial es necesario hacer el formato unificado para
todas las sedes, seccionales ye extenciones., La actividad de Selección de
Material Bibliográfico no podemos decir que el responsable es un comité de
Selección puesto que no existe.lo cual quiere decir que no tenemos
ambientes de control.
Es importante leer el manual de gestión documental de calidad ya que hay
esta la forma de construir los documentos, este manual se encuentra
publicado y ya se esta pensando en la versión 2. Lo podemos conseguir en
el proceso Apoyo, Gestión de la calidad. A Partir de esto se lleva el listado
maestro de documentos. Es importante saber que solo se lleva el del
proceso al cual pertenecemos.
Los listados maestros de registros los podemos tener en medio físico o
magnetico.
Los documentos se pueden modificar siempre y uando vayan a un comité.
Todo esta basado en protocolos y se presen tan a través del SIGC
5. Respecto a la fase de Evaluación , tenemos que hacer medición ya que
mediante esto nos va permitir ver si cumplimos.

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El pca003 es para medir los indicadores respecto al objetivo del proceso, el
rCA017 es el registro ya lleno del indicador , debemos manejar mediciones
pero tiene que ser cuando hayan registros.
El saber los riesgos que tenemos sabemos que tenemos que hacer para
cumplir con los objetivos. Es importante conocer el mapa de riesgos de la
Universidad ya que tenemos que trabajar en indicadores y en minimizar
riesgos, para hacer esto es importante hacer como mínimo 3 reuniones.
5. Proposiciones y Varios.
Se estableció que tenemos que hacer un plan de trabajo de todos los
funcionarios de Recurso Educativo (Biblioteca) utilizando FPI001 con las
respectivas fechas.
No siendo más el orden del día se da por terminada la sesión a las 12: 00.
M
NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE
Cargo (Presidente de la Reunión)
Dependencia
Cargo (Secretario de la Reunión)
Dependencia
.
Transcriptor
Código Serie Documental (Ver Tabla de Retención Documental).
Diagonal 18 No. 20-29 Fusagasugá – Cundinamarca Pie de
Teléfonos (091)8732512/30 Telefax: 8732554 Pagina
www.unicundi.edu.co E-mail: unicundi@unicundi.edu.co
NIT: 890.680.062-2

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ACTA No.#### DEL AAAA-MM-DD 5.c.m
Cuatro interlíneas.
CLASE SE REUNIÓN:
Dos interlíneas.
FECHA:
Dos interlíneas.
HORA:
Dos interlíneas.
LUGAR:
Dos interlíneas.
ASISTENTES: Nombre y Apellidos completos Funcionario
Cargo Funcionario
Nombre y Apellidos completos Funcionario
Cargo Funcionario
.
Nombre y Apellidos completos Funcionario
Cargo Funcionario 3. c.m
4.c.m Dos interlíneas.
ORDEN DIA: 1. Llamado a Lista y Verificación del Quórum.
2. Lectura y aprobación del Acta Anterior.
3. Aprobación de la carga académica.

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4. Lectura de Correspondencia.
Dos interlíneas.
DESARROLLO DE LA SESIÓN:
Dos interlíneas.
1. Llamado a Lista y Verificación del Quórum.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Dos interlíneas.
2. Lectura y aprobación del Acta Anterior.
Dos interlíneas.
3. Aprobación de la carga académica.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Dos interlíneas.
4. Lectura de Correspondencia.
Dos interlíneas.
Dos interlíneas.
No siendo más el orden del día se da por terminada la sesión a las 4:00 p.m.

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Cargo (Presidente de la Reunión)
Dependencia
Cargo (Secretario de la Reunión)
Dependencia.
Dos interlíneas.
Transcriptor Dos interlíneas.
Código Serie Documental (Ver Tabla de Retención Documental).
3 c.m.
Diagonal 18 No. 20-29 Fusagasugá – Cundinamarca Pie de
Teléfonos (091)8732512/30 Telefax: 8732554 Pagina
www.unicundi.edu.co E-mail: unicundi@unicundi.edu.co
NIT: 890.680.062-2
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
MOTIVO
AÑO MES DIA
No. 1 2009 07 27 No Aplica

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