El documento describe las funciones de organización y administración en una empresa. Explica que la organización consiste en identificar actividades, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, y jerarquizar tanto los puestos como las funciones. También describe los tipos de estructura organizacional como la departamentalización por producto, función, territorio o clientes. Finalmente, explica conceptos como la delegación de autoridad, centralización, descentralización y líneas de autoridad.

1. UNIVERSIDAD
HISPANOAMERICANA
ADMINISTRACIÓN 1
ORGANIZACIÓN
Segunda función de la Teoría de la
Administración Básica
Lic. Miguel A. Herrera Murillo

2. ORGANIZACIÓN
2

3. Consiste en: Identificar las actividades
requeridas, agruparlas en
áreas y puestos de trabajo,
asignaturas y jerarquizar
tantos los puestos como las
funciones correspondientes.
na
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s ia Su importancia radica:
so rev
E p En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa

4. ORGANIZACIÓN
. Estructura intencional formalizada de roles o
posiciones.
Es en este sentido que definimos organizar como:
•Identificación y clasificación de las actividades
requeridas.
•Agrupamiento de las actividades necesarias para
alcanzar objetivos.
•Asignación de cada grupo o un gerente con
autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.
•Disposición de coordinación horizontal (o al mismo
nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente
(como entre las oficinas corporativas, división y
departamento ) en las estructura de la organización.

5. ORGANIZACIÓN:
 Propósito y naturaleza de la
organización
 La organización define y orienta el
trabajo en el interior de la empresa.
 Su principal objetivo es: ayudar a que las
metas de la empresa tengan significado y
sean importantes para todos sus
miembros, contribuyendo a incrementar
la eficiencia organizacional.

6. ORGANIZACIÓN
El organigrama describe gráficamente los puestos
en la compañía y cómo están organizados.
Muestra un retrato de la estructura de mandos y
las diversas actividades que realiza cada persona.
Presidente Las líneas
Los títulos representan la
muestran el relación superior-
Recursos
trabajo Finanzas Humanos Marketing Producción
subordinado
desempeñado
Los cuadros
representan
Producción 1 Producción 2 trabajos
distintos
Los niveles de administración están indicados
por el número de capas horizontales en la gráfica. Obrero 1
Todas las personas o unidades que están en el
mismo rango y reportan a la misma persona están
Obrero 2
en un nivel.

7. ORGANIZACIÓN
 ¿Qué entendemos por una organización formal y una
organización informal?
 Organización formal. Significa la estructura
intencional de roles de una empresa formalmente
organizada. Debe ser flexible y tener lugar para
el razonamiento, la utilización beneficiosa de
talentos creativos y el reconocimiento de gustos
y capacidades individuales en la más formal de
las organizaciones.
 Organización informal. Es una red de
relaciones interpersonales que surgen cuando los
individuos se asocian entren sí. La organización
informar no se representa en la estructura formal
de la empresa.

8. ORGANIGRAMA GENERAL
Organización
Formal

9. Niveles organizacionales y el ámbito de
la Administración
La estructura organizacional vertical es aquella
“caracterizada por una línea de mando angosta y muchos
niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen
muchos niveles entre los administradores de mayor
jerarquía y los de más bajo nivel.
La estructura organizacional horizontal es aquella
“caracterizada por una línea de mando amplia y de pocos
niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen
pocos niveles entre los administradores de mayor
jerarquía y los de más bajo nivel.
Tramo de control: es el número de colaboradores que
reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.

10. Longitud del tramo de control
Un tramo de control - tramo administrativo o tramo de
autoridad, está en función del número de colaboradores
que
dependen de un gerente.
Además tenemos que considerar para estos efectos:
 El tamaño de la organización.
 La tecnología.
 La especialización. G ER EN TE G EN ER AL
 Las actividades empresariales. S TAFF
 Las políticas generales.
P R O D U C C IO N V E N T A S A D M IN IS T R A C IO N
S E C R E T A R IA
PRO DU C TO A D E S P A C H O C O N T A B IL ID A D

11. Organización con tramos estrechos
Ventajas: Desventajas:
Estrecha supervisión. Los superiores tienden a
involucrase en exceso en el trabajo
Control estricto.
de los subordinados.
Rápida comunicación entre
Muchos niveles administrativos.
subordinados y superiores.
Excesiva distancia entre el nivel
más bajo y el más alto

12. Organización con tramos amplios
Ventajas: Desventajas:
Los superiores se ven obligados Tendencia de los superiores
a delegar. sobrecargados de trabajo a
convertirse en cuellos de botella en
Se debe establecer políticas
las decisiones.
claras.
Riesgo de pérdida de control
Los colaboradores deben ser
para el superior.
cuidadosamente seleccionados.
Se requiere de administradores de
calidad excepcionales

13. División organizacional: el departamento
 Departamento: Área, división o sucursal
específica de una organización sobre la que un
gerente tiene autoridad para el desempeño de
actividades establecidas.

14. Estructura de la organización:
departamentalización

15. Departamentalización por producto o
servicios
 Diferenciación y agrupamiento de actividades,
de acuerdo con: diferentes productos, líneas de
productos o servicios que ofrece la empresa.
 Delegar a su ejecutivo divisional, amplia
autoridad para la realización de las diversas
funciones que se desprenden del proceso
aludido a un producto o un servicio.
 Empresas no industriales se
departamentalizan por servicios: Ejemplo
hospitales que tienen unidades de cirugía,
radiología, pediatría, entre otras.

16. Departamentalización por producto o servicios
T í t u lo d e l d ia g r a m a
P R E S ID E N T E
M E R C A D E O P E R S O N A L C O M P R A S F IN A N Z A S
D IV IS IO N D E D IV IS IO N D E D IV IS IO N D E D E V IS IO N D E
L U C E S IN D IC A D . IN S T R U M E N T O S H E R R A M IN D U S . M E D ID O R E S
IN G E N IE R IA IN G E N IE R IA
P R O D U C C IO N P R O D U C C IO N
C O N T A B IL ID A D C O N T A B IL ID A D
V E N T A S V E N T A S

17. Ventajas y desventajas de la departamentalización
por productos o servicios
Ventajas Desventajas
•Coloca atención y esfuerzo en la línea •Requiere más personas con
de productos. habilidades de gerente general.
•Facilita el uso de capital, •Tienen a hacer difícil el
instalaciones, habilidades y mantenimiento económico de servicios
conocimientos especializados. centrales
•Permite el crecimiento y diversidad •Presenta el creciente problema de
de productos y servicios. control de la alta gerencia.
•Mejora la coordinación de actividades
funcionales.
•Coloca la responsabilidad de las
utilidades al nivel divisional.
•Aporta terreno de capacitación
conmensurable para gerentes
generales.

18. Departamentalización por función de la empresa:
Implica la agrupación de
unidades organizacionales,
basada en la especificación
de las actividades acordes a
funciones administrativas; por ejemplo:
Departamentos de Producción,
mercadotecnia y ventas,
Recursos Humanos y Finanzas.

19. Estructura funcional
PRESIDENTE
ASISTENTE DEL PERSONAL
PRESIDENTE
COMERCIALIZACIÓN INGENIERIA PRODUCCION FINANZAS
INVESTIGACION ADMINISTRACION PLANEACION DE PLANEACION
DE MERCADOS DE INGENIERIA LA PRODUCCION FINANCIERA
PLANEACION DE DISEÑO INGENIERIA PRESUPUESTO
MERCADEO PRELIMINAR INDUSTRIAL
PUBLICIDAD Y INGENIERIA INGENIERIA DE CONTABILIDAD
PROMOCION ELECTRICA PRODUCCION GENERAL
ADMINISTRACION INGENIERIA COMPRAS CONTABILIDAD
DE VENTAS MECANICA DE COSTOS
VENTAS INGENIERIA MONTAJE ESTADISTICA Y
HIDRAULICA PROC. DATOS
EMPAQUE PRODUCCION
GENERAL
CONTROL
DE CALIDAD

20. Ventajas y desventajas de la estructura funcional
Ventajas Desventajas
•Es el reflejo lógico de las funciones. •Se resta importancia a los objetivos
•Se mantiene el poder y prestigio de las generales de la empresa.
funciones principales. •El punto de vista del personal clave se
•Se sigue el principio de las sobre especializa y estrecha.
especialización ocupacional. •Se reduce la coordinación entre
•Se simplifica la capacitación. funciones.
•Se cuenta con medios para un •El personal tiende a identificarse más
rigoroso control desde la cima. con su departamento que con la
•Genera líneas de comunicación simple empresa.
•Lenta adaptación a nuevas
y claras
•Simplifica la toma de decisiones condiciones.
•Se limita el desarrollo de gerentes
generales.

21. Departamentalización por territorio o geografía
 Se refiere a la diferenciaciación y agrupamiento de
las actividades, por área o territorio, en relación con
la localización en la que el trabajo será
desempeñado o el área de mercado, a ser servida
por la empresa. Es común en empresas que
operan en áreas geográficas amplias.
Título del diagrama
DIRECCIÓN
GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTE

22. Ventajas y desventajas de la
departamentalización por territorio o geografía
Ventajas Desventajas
•Coloca la responsabilidad a un nivel
más bajo. •La coordinación se vuelve más difícil
•Da importancia al mercados y •Se limita el desarrollo gerencial y su
problemas locales. visión global de la empresa
•Mejora la coordinación en una •El personal tiende a identificarse más
región. con su departamento que con la
•Aprovecha las economías de las empresa
operaciones locales.
•Mejor comunicación frente con los
intereses locales.
•Aporta bases de capacitación
conmensurables para los gerentes
generales.

23. Departamentalización por grupos de clientes
 Agrupar actividades que reflejen un interés principal
en los clientes, es común en una variedad de
empresas. Los clientes son la clave para la forma de
agrupar las actividades cuando cada grupo de
clietes es administrado por un jefe de departamento.
 Ejemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecer
departamentos para damas, caballeros o niños. ii)
empresas de tipo bancario o de seguros.
Título del diagrama
PRESIDENTE
BANCA DE LA BIENES RAICES Y BANCA BANCA
COMUNIDAD PREST, HIPOTECARIOS AGRARIA INSTITUCIONAL

24. Ventajas y desventajas de la
departamentalización por grupo de clientes
Ventajas Desventajas
•Alienta el enfoque en las necesidades •Puede ser difícil coordinar
de los clientes. operaciones entre demandas en
•Da a los clientes la sensación de que competencia de los clientes.
tienen un proveedor compresivo. •Requiere gerentes y personal experto
•Desarrolla experiencia en áreas de en los problemas de los clientes.
clientes. •Los grupos de clientes pueden no
siempre esta bien definidos

25. Delegación de autoridad
La jerarquía divide a la organización en niveles de
autoridad, asignando a los jefes o superiores una
autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en
donde se establece el tipo de autoridad de éstos.
Es el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen la
autoridad a sus colaboradores y se asignan
responsabilidades nuevas o adicionales; se da por
cuatro aspectos:
A. El que delega asigna objetivos a ellos.
B. El que delega concede autoridad.
C. La aceptación es una responsabilidad.
D. El que delega hace que el otro sea responsable de los
resultados.

26. Proceso de Delegar
Diferencia de autoridad versus poder
El Poder es la habilidad para influir en las
personas, grupos, esencial para el logro y
realización de los objetivos individuales,
organizacionales y sociales.
La autoridad es el derecho conferido por el
puesto para dar órdenes.

27. Pirámide jerárquica y toma de
decisiones.
Descentralización
Centralización
Nivel estratégico
Nivel táctico
Nivel operativo

28. s
one
cisi
ma de meno
n a to s per
erso capa altam sonal
so la p citad ente
Una oye
speci
aliza
do.
Características de la
CENTRALIZACIÓN
Menos informes/
pocos niveles jerárquicos

29. Descentralización
La autoridad se delega de los niveles
superiores a los niveles inferiores
La descentralización ayuda en:
1. directivos pueden dedicar su tiempo a promover la
expansión de la empresa ( planeación estratégica).
2.Todos los administradores (de cualquier nivel)
toman decisiones.
3. El nivel motivación de los empleados de niveles
inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones.

30. Autoridad: Línea y staff
 DE LÍNEA: muestra la relación existente entre
un jefe y un colaborador (relación autoridad y
subordinación con la responsabilidad inherente).
 STAFF: unidades que dan a la organización
algún tipo de información especializada o
asistencia técnica, que normalmente, toma la
forma de recomendaciones, consejos o
sugerencias. Se representan con trazos
discontinuos a diferencia de los utilizados para
las relaciones de autoridad lineal.

31. Organización Matricial
 Agrupa a las personas simultáneamente por
funciones y divisiones; es decir, combina las
estructuras funcional y divisional mencionadas.
 No es aplicable en cualquier tipo de empresa.
Pensada para aquellas que trabajan en
proyectos. Conjunto de actividades únicas,
particulares y específicas, que tiene un lapso
determinado para realizarse y al que se le
asignan recursos para conseguirlo.
 Una empresa utiliza esta estructura cuando:
 En esta estructura organizacional “cada
empleado reporta tanto a un administrador
funcional o de división, como a uno de proyecto
o de grupo”

32. Organización Matricial
Ventajas Desventajas
•Debido a que cada proyecto *Es muy fácil que se puedan
se reúnen especialistas de suscitar conflictos de
las diferentes áreas autoridad
funcionales, éstos se *Puede crearse un vacío de
sensibilizan respecto a la autoridad con los
importancia del trabajo que empleados participantes en
realizan las áreas que no los proyectos
son de sus especialidad *La competencia entre
•*Ahorra costo por la
proyectos puede llevar al
flexibilidad en la utilización desequilibrio en el apoyo a
del personal los mismo
•La empresa tiene una
*Se requieren muchas
orientación hacia los reuniones de trabajo
resultados, enfocando la prolongadas.
generación de utilidades de
los proyectos

33. Unidades Estratégicas de Negocios
UEN y la Organización Virtual
 Son “pequeñas empresas establecidas en sí
mismas como unidades de una gran compañía,
para la promoción y manejo de cierto producto, o
líneas de productos, como si se tratará de una
actividad empresarial independiente”
 Una organización virtual es “un concepto más
bien amplio referente a un grupo de empresas o
individuos independientes, enlazados entre sí por
medio de la tecnología de la información”.