Organização de eventos

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Organização de eventos

  1. 1. Organização de eventos Sugestões práticas
  2. 2. As perguntas essenciais <ul><li>O quê? </li></ul><ul><li>Para quê? Qual é o resultado final desejado? </li></ul><ul><li>Para quem? </li></ul><ul><li>Onde? Como? Quando? </li></ul><ul><li>Quem faz o quê? </li></ul><ul><li>Que recursos? </li></ul><ul><li>Concorrência? </li></ul>
  3. 3. Planeamento do evento <ul><li>Definição exacta do que se pretende fazer e de quais são os resultados finais a alcançar (metas) </li></ul><ul><li>Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa. </li></ul><ul><li>Cronograma, com tempos bem definidos. </li></ul>O quê? / Para quê?
  4. 4. Planeamento (cont.) <ul><li>Fluxo dos convidados. (entrada, passagem, saída,..alternativas de segurança). </li></ul><ul><li>Quem conduz a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de elementos. </li></ul><ul><li>Responsáveis por etapa. </li></ul>O quê? / Para quê?
  5. 5. Convites <ul><li>Definição do universo de convidados. Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais. </li></ul><ul><li>Mensagem do convite. Não esquecer informação essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…). </li></ul>Para quem?
  6. 6. Convites (cont.) <ul><li>Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72 h. antes. </li></ul><ul><li>Publicitação abrangente para eventos de espectro largo: anúncio media, site institucional,.. </li></ul><ul><li>Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro, google maps)+local de estacionamento + próximo.. </li></ul>Para quem?
  7. 7. MCS <ul><li>Lista segmentada de jornalistas. </li></ul><ul><li>Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo do mais importante para o menos – pirâmide invertida). </li></ul><ul><li>Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedência. </li></ul><ul><li>(á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais / documentação acessória, imagens digitais,...) </li></ul>Para quem?
  8. 8. MCS (cont.) <ul><li>Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias. </li></ul><ul><li>(no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente. </li></ul>Para quem?
  9. 9. Equipa <ul><li>Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de ninguém..” </li></ul><ul><li>Quem coordena. </li></ul><ul><li>Reunir competências diversas: relações públicas, operação som/luz/computador, comunicação,.. </li></ul><ul><li>Guião mt detalhado com toda a informação.. </li></ul><ul><li>Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..) </li></ul><ul><li>Reuniões: </li></ul><ul><ul><li>De arranque e planeamento </li></ul></ul><ul><ul><li>De monitorização da preparação </li></ul></ul><ul><ul><li>De véspera (ensaios / testes) </li></ul></ul><ul><ul><li>De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação) </li></ul></ul><ul><ul><li>De avaliação </li></ul></ul>Quem faz o quê?
  10. 10. Recepção / Acolhimento <ul><li>Prever uma zona de acolhimento. </li></ul><ul><li>As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um evento num acontecimento “quente”. </li></ul><ul><li>Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até à sala; prever “buracos negros”. </li></ul>Onde? Como? Quando?
  11. 11. Recepção / Acolhimento (cont.) <ul><li>Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas. </li></ul><ul><li>Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail) </li></ul><ul><li>Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar. </li></ul>Onde? Como? Quando?
  12. 12. Sala <ul><li>Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo; </li></ul><ul><li>Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados.. </li></ul><ul><li>Cálculo da capacidade para gestão de entradas. </li></ul><ul><li>Cadeiras: conforto, ruído, distância,.. </li></ul><ul><li>Iluminação: natural/artificial; garantir destaque para centro do evento; redução com projecções; </li></ul>Onde? Como? Quando?
  13. 13. Sala (cont.) <ul><li>Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio também. </li></ul><ul><li>Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum tempo e para eventos com mt gente. </li></ul><ul><li>Projecção: </li></ul><ul><ul><li>suficientemente legível da última fila. </li></ul></ul><ul><ul><li>Operador ou apoio técnico sempre presente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Apresentações previamente instaladas e testadas. </li></ul></ul>Onde? Como? Quando?
  14. 14. Segurança <ul><li>Verificação de extintores mais próximos. </li></ul><ul><li>Saídas de emergência desimpedidas. </li></ul><ul><li>Contactos de Bombeiros e polícia em local acessível. </li></ul><ul><li>(VIP) Garantir vigilância do circuito de transito com atenção a qualquer elemento estranho </li></ul><ul><li>Protocolo de acção para indisposições, desmaios,.. </li></ul>Onde? Como? Quando?
  15. 15. Higiene <ul><li>Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos. </li></ul><ul><li>Garantir a sua higiene: antes, durante e depois – piquete de limpeza </li></ul><ul><li>Não falhar pormenores: papel higiénico, sabonete líquido, toalhas de papel, caixotes de lixo.. </li></ul><ul><li>Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotação,.. </li></ul>Onde? Como? Quando?
  16. 16. Ensaios e testes <ul><li>Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de começar, ligando os micros e verificando que estão a funcionar bem. </li></ul><ul><li>Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,…). </li></ul>Onde? Como? Quando?
  17. 17. Composição da mesa <ul><li>Precedências: </li></ul>mesa Plateia 1 2 3 4 6 5 7 Onde? Como? Quando?
  18. 18. <ul><li>No centro da mesa fica o convidado mais importante. </li></ul><ul><li>A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, … </li></ul><ul><li>O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar (é esse que nós preferimos…) </li></ul><ul><li>Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem ascendente de importância. Depois do convidado principal – último a falar – mais ninguém intervém. </li></ul><ul><li>Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte. </li></ul>Onde? Como? Quando?
  19. 19. Curso da sessão <ul><li>Cumprimento do guião </li></ul><ul><li>Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos. </li></ul><ul><li>Papel do moderador e da organização. Controle on-going </li></ul><ul><li>Comunicação de olhares: chefe do evento - lugar tenente - equipa. </li></ul><ul><li>Importância essencial dos factores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,… </li></ul>Onde? Como? Quando?
  20. 20. Cenários de contingência <ul><li>Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras alargando espaços, chamar figurantes,.. </li></ul><ul><li>Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas,.. </li></ul><ul><li>Falha de conferencistas – o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão </li></ul><ul><li>Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil alternativo,… </li></ul><ul><li>Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de presença,.. </li></ul>Onde? Como? Quando?
  21. 21. Materiais de apoio <ul><li>Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (– 2 palmos) </li></ul><ul><li>Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo. </li></ul><ul><li>Audiovisuais: projector, tela, sistema som </li></ul><ul><li>Computador portátil </li></ul><ul><li>Bandeiras </li></ul><ul><li>Cenário de fundo. </li></ul><ul><li>Plantas e flores. </li></ul><ul><li>Placas comemorativas. </li></ul><ul><li>Bastidores e mesa de apoio organização. </li></ul><ul><li>Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e reabastecimentos.) </li></ul><ul><li>Identificadores ( toblerones ) de dupla face para conferencistas qd existe mesa. </li></ul>Recursos?
  22. 22. Som <ul><li>Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,.. </li></ul><ul><li>Pés e suportes – capacidade de ajustamento. </li></ul><ul><li>Amplificador e colunas. </li></ul><ul><li>Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é necessário compensar. </li></ul><ul><li>Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a reentrar nos micros. </li></ul><ul><li>Ruídos parasitas. </li></ul><ul><li>Operador sempre presente (depois do último teste – 1 min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle </li></ul>Recursos?
  23. 23. Decoração <ul><li>Do espaço: sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia. </li></ul><ul><li>mesa presidencial: </li></ul><ul><ul><li>Plantas: base da mesa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Flores: em cima da mesa (que não tapem, nem incomodem..) </li></ul></ul>Recursos?
  24. 24. Tradução simultânea <ul><li>Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução. </li></ul><ul><li>indicação dos canais por língua. </li></ul><ul><li>Disponibilização de textos (qd existem) para facilitação do trabalho dos tradutores. </li></ul><ul><li>Avisar conferencistas para falarem + lento. </li></ul>Recursos?
  25. 25. Concorrência <ul><li>Verificação prévia de: </li></ul><ul><ul><li>Datas incompatíveis (feriados) ou inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte) </li></ul></ul><ul><ul><li>Outros eventos agendados, na mesma área temática </li></ul></ul><ul><ul><li>Outros eventos de grande impacto mediático </li></ul></ul><ul><ul><li>Greves marcadas. </li></ul></ul>Concorrência?

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