Formation msproject pro 2013

Formation
Microsoft Project 2007

Objectif de la formation
Traduire un projet sur MS Project qui est un logiciel
de modélisation de projet (et non pas un logiciel de
gestion de projet).
Il vous permettra de suivre le projet au cours des
différentes phases en utilisant les fonctionnalités de
planification, de contrôle et de création de rapports de
Microsoft Project

PLAN
 Objectif de la formation
 Introduction à la gestion des projets
 Fonctionnalités principales : Présentation de l’écran de travail de MS
Project
 Présentation du projet pédagogique : Construction d’un parcours de golf
 Définition du calendrier de travail
 Planification des tâches
 Planification des ressources
 Planification des coûts
 Optimisation du projet
 Suivi de projet
 Rapports et Impression
 Exporter et importer des données

Cycle de vie d'un projet
Identification
Planification
Mise en
forme
informatisée
Pilotage
informatisé
Terminaison

Introduction à la gestion de projet
La gestion de projet consiste à :
 planifier,
 coordonner,
 diriger et
 surtout contrôler
Besoin de déployer des méthodes et des outils spécifiques
Il n’existe pas une façon unique pour gérer un projet.

Les méthodes de gestion de projet permettent
d'optimiser :
 Les délais
 Les coûts
 La qualité du résultat
Qualité
DélaisCoûts
Introduction à la gestion de projet

Diagramme de Gantt
Réseau PERT
Chemin critique
OUTILS

Définition
Projet :
Démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et
progressivement une réalité à venir. Il est déterminé par ces quatre éléments:
 Il répond à un besoin exprimé
 Il a un début et une fin
 Il a un budget défini
 Il utilise des ressources identifiées
Tâche :
Travail qui comprend un début et une fin. L’achèvement d’une tâche est
nécessaire à l’achèvement d’un projet. Les projets sont composé de tâches.
Une tâche qui a une durée nulle s’appelle Jalon

Ressource :
Élément nécessaire à l’accomplissement des tâches
(humaine / matérielle / financière)
Échéance
Date cible à laquelle vous voulez qu'une tâche soit terminée.
Type de tâche
Il existe trois types de tâches : capacité fixe, travail fixe et durée fixe.
Prévisions pilotées par l'effort
Méthode de prévision par défaut dans Microsoft Project. La durée d'une tâche
se réduit ou s'allonge au fur et à mesure que des ressources sont ajoutées ou
supprimées de la tâche, tandis que l'effort nécessaire à l'exécution de la tâche
reste inchangé.

Contrainte
Restriction définie par rapport à la date de début ou de fin d'une tâche.
Type de contrainte
Restriction sur la date de début ou de fin permise pour la tâche. Les types
de contraintes sont les suivants :
• Le Plus Tard Possible
• Dès Que Possible
• Fin Au Plus Tôt Le
• Fin Au Plus Tard Le
• Doit Finir Le
• Doit Commencer Le
• Début Au Plus Tôt Le
• Début Au Plus Tard Le

Présentation de de MS Project

MS Project 2013 est proposé en plusieurs versions :
• Microsoft Project Standard
Planning et gestion mono-multiprojets. Gestion des ressources et suivi non
automatisés et sans workflow (validation).
• Microsoft Project Pro
se connecte à MS Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures,
mêmes possibilités que MS Project Standard
• Microsoft Project Server
Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources, structure hiérarchisée
du travail (rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow (validations),
Il faut MS Project Pro pour faire de la planification des projets.

Etendu d’application de chacun de ces produits
 Outil de pilotage de projet autonome (monoposte):
Microsoft Office Project Standard
(Ou Microsoft Office Project Professionnel)Solution EPM:
Entreprise Project Management
Microsoft Office Project Professionnel
Microsoft Office Project Server
Microsoft Office PWA

Les principales fonctionnalités de Ms Project :
1. Modélisation de projets
2. Plannings
3. Affectation et suivi du travail des ressources (à ne pas
confondre avec la gestion des ressources)
4. Création des rapports dynamiques et des vues personnalisées

Présentation de l’écran de travail de MS Project
command
e
Le diagramme
de Gantt
La liste des
tâches
Barre de
saisie
La barre d'outil
accès rapide

Ateliers
 Modélisation d’un Projet dans
MS Project 2013

Projet pédagogique : Construction d’un parcours de Golf

Atelier 1 : Définition du calendrier de travail
Atelier 2 : Planification des tâches
Atelier 3 : Planification des ressources
Atelier 4 : Planification des coûts
Atelier 5 : Optimisation du projet
Atelier 6 : Suivi du projet
Atelier 7 : Rapport et impression
Atelier 8 : Exporter et importer des données
Organisation des travaux d’application

Ateliers 1
Objectif
: Définition du calendrier de travail
Présenter brièvement l’environnement de Ms Project
et définir le calendrier de base et les temps de travail
Exercice 1 : Calendrier de base
Exercice 2 : Modification du temps de travail
Durée de l’atelier : 20 mn

Ateliers 2
Objectif
: Planification des tâches
Identifier le projet, saisir les tâches et les durées,
hiérarchiser les tâches et bâtir la planification.
Exercice 1 : Définition du projet
Exercice 2 : Définition des périodes ouvrées du projet
Exercice 4 : Organisation des tâches en phases
Exercice 5 : Planification des tâches
Exercice 3 : Saisie des tâches
Exercice 6 : Suppression d’un lien
Exercice 7 : Contraintes des tâches
Exercice 8 : Echéance
Exercice 9 : Tâche périodique

Ateliers 3
Objectifs
: Planification des ressources
- Saisir, affecter et modifier les ressources.
- Créer le calendrier des ressources.
Exercice 1 : Saisie des ressources
Exercice 2 : Calendrier des ressources
Exercice 4 : Modification des ressources
Exercice 5 : Visualisation graphique
Exercice 3 : Affectation des ressources

Ateliers 4
Objectif
: Planification des coûts
Définir les coûts des tâches et ressources.
Exercice 1 : Affectation des coûts
Exercice 2 : Visualisation des coûts
Exercice 3 : Autres visualisations

Ateliers 5
Objectif
: Optimisation du projet
Revoir la planification pour d’éventuelles corrections et
une meilleur répartition des ressources et leurs charges .
Exercice 1 : Méthode du chemin critique
Exercice 2 : Gestion des surcharges de ressources
Exercice 4 : Audit Lissage
Exercice 5 : Audit Nivellement
Exercice 3 : Audit Ms Project
Exercice 6 : Audit des coûts

Ateliers 6
Objectifs
: Suivi du projet
Piloter le projet pendant sa phase de réalisation.
Exercice 1 : Sauvegarde de la planification initiale
Exercice 2 : Mise à jour des réalisations
Exercice 4 : Mise à jour manuelle
Exercice 5 : Mise à jour automatique
Exercice 3 : Mise à jour par la barre d’outils suivi
Exercice 6 : Mise à jour par le travail
Exercice 7 : Suivi des coûts
Exercice 8 : Audit des coûts

Ateliers 7
Objectif
: Rapport et impression
Mettre en forme et éditer les données pour faciliter la
communication avec les collaborateurs.
Exercice 1 : Rapports prédéfinis
Exercice 2 : Rapports personnalisés
Exercice 4 : Mise à jour manuelle
Exercice 3 : Mise en page et impression

Ateliers 8
Objectif
: Export et import des données
Transférer les données en vue de mieux les exploiter.
Exercice 1 : Exporter un projet vers Excel
Exercice 2 : Exporter des données sélectives vers Excel
Exercice 4 : Importer un projet de Excel
Exercice 3 : Lier ou incorporer des données Excel

Travail = Unités x Durée
Champ
modifié
Capacité fixe Travail fixe Durée fixe
Travail Durée Durée Unités
Durée Travail Unités Travail
Unités Durée Durée Travail

Marge totale :inf((Fin_Tard – Fin_tôt);(Début_Tard – Début_Tôt))
Marge libre : inf((Début_Tôt – Fin_tôt);(Début_Tard –Fin_Tard))

MS-PROJECT
Séance 07
MS Project-Complément

Évaluation des prévisions
Type de tâche - Introduction
 Le type de tâche est directement lié à la
quantité de ressources nécessaire pour
compléter celle-ci. Il existe trois types de
tâche :
 tâche à capacité fixe (fixed units)
 tâche à travail fixe (fixed work)
 tâche à durée fixe (fixed duration) :

Calcul de la durée dans
MSProject
Durée = travail / ressources (capacité)
Duration = work / units
 Durée: nombre d’heures totales pour
compléter la tâche
 Travail: nombre d’heures travaillées par
chaque ressource (travail total: nombres
d’heures travaillées par l’ensemble des
ressources affectées à la tâche)
 Ressource (capacité): % d’allocation des
ressources

Type de tâche - Définition
 tâche à capacité fixe (fixed units) :
 c’est le type de tâche par défaut. Si vous ajoutez des
ressources, la durée s’ajustera en conséquence. (Si on
augmente le nombre de ressources, la durée diminue)
 tâche à travail fixe (fixed work) :
 c’est un type de tâche ou l’effort des ressources est fixé de
façon constante. Si vous ajoutez du temps à la durée de la
tâche, la quantité de ressource s’ajustera. (Le nombre d’heures
travaillées par chaque ressource est fixé. Si on augmente la
durée de la tâche, les unités des ressources diminuent.)
 tâche à durée fixe (fixed duration) :
 la durée de la tâche restera au niveau fixé. Le logiciel ajustera
la répartition des ressources. (Si on augmente le nombre de
ressource, les unités de ressources diminuent.)
Source : LALONDE & ST-PIERRE. Microsoft Project 2002, Éditions M.-F.

Exemples - Situation de départ
Situation de départ :
•le type de tâche est déjà à capacité fixe

Exemple 1 - Tâche à capacité (unités) fixe
Modification 1 :
•augmentation de la durée de la tâche 2 de 4 h à 6 h
Résultat :
•la durée de la tâche est augmentée de 2 h
•les ressources R2 et R3 ont maintenant 6 h de travail sur la tâche 2
augmentation de la durée
de la tâche 2 de 4 h à 6 h
la durée de la tâche est
augmentée de 2 h

Exemple 1 - Tâche à capacité fixe (suite)
les ressources R2 et R3 ont
maintenant 6 h de travail sur la
tâche 2
Explication
•Données initiales :
•Durée: 4h
•Unités de ressources: 100%
•Nombre de ressources: 2
•Travail total: 4h x 200% = 8h
•Modification 1
•Durée = 6h
 Travail total= 6h x 200% = 12h

Évaluation des prévisions Exemple 2 -
Tâche à capacité fixe
Modification 2 :
•augmentation du nombre de ressources sur la tâche 2
•ajout de la ressource R4 avec une disponibilité de 100%
Résultat :
•la durée de la tâche 2 est diminuée de 1.33 h (4 h - 2.67 h = 1.33 h)
•les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 2.67 h de travail sur la tâche 2
la durée de la tâche 2 est
diminuée de 1.33 h
ajout de la ressource R4
avec une disponibilité de
100%

Exemple 2 - Tâche à capacité fixe (suite)
les ressources R2, R3 et R4 ont
maintenant chacune 2,67h de
travail sur la tâche 2
calcul du résultat
•départ : 4 h pour 200% de ressources
•calcul 1 :
•combien de temps pour 100% de
ressources?
•pour 100% de ressource, la durée sera de
4 × 200% = 8 h
•calcul 2 :
ressources?
•pour 300% de ressource, la durée sera de
8 / 300% = 2.67 h
Explication
•Durée: 4h
•Modification 2
 Durée = 8h / 300% = 2,67

Tâche à travail fixe
Modification 3 :
•modification du type de tâche à tâche à travail fixe (fixed work)
Résultat :
•l’utilisation des ressources R2 et R3 est modifié à 67% sur la tâche 2
de la tâche 2 de 4h à 6h
l’utilisation des ressources
R2 et R3 est modifié à 67%

Exemple 3 - Tâche à travail fixe (suite)
les ressources
R2 et R3 ont
maintenant 4 h
de travail sur la
tâche 2
calcul du résultat
•calcul 1 :
•combien de temps pour 100% de ressource?
•pour 100% de ressource, la durée de départ est de 4
× 200% = 8 h
•calcul 2 :
•quel sera le % si 2 ressources travaillant 4 h (tâche à
travail fixe) doivent effectuer une tâche d’une durée
de 6 heures (12 h au total)? (elles ont toujours
chacune 4h de travail à faire mais ont maintenant
chacune 6h de temps disponible)
•pour 200% de ressource, la durée sera de 8 / 12 =
66.67%
Explication
•Durée: 4h
•Modification 1
•Durée: 6h
•Travail par ressource: 4h
Unités de ressources: 4h / 6h = 0,67
(elles ont toujours 8h de travail total à faire (tâche à
travail fixe) mais ont maintenant chacune 6h de temps
disponible (12h au total)
L’unité de ressource = 8h / 12h = 66,67%)

Exemple 4 - Tâche à travail fixe
Modification 4 :
•ajout de la ressource R4 (l’ordinateur fixe lui-même la disponibilité)
Résultat :
•la durée de la tâche 2 est diminuée de 1.33 h (4 h - 2.67 h = 1.33 h)
•les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 2.67 h de travail sur la tâche 2
diminuée de 1.33 h
100%

Exemple 4 - Tâche à travail fixe (suite)
maintenant 2.67 h de travail sur la
tâche 2
calcul du résultat
•calcul 1 :
ressources?
•pour 100% de ressource, la durée sera de 4h
× 200% = 8 h
•calcul 2 :
ressources?
•pour 300% de ressource, la durée sera de 8 /
300% = 2.67 h
Explication
•Durée: 4h
•Modification 2
Travail par ressource: 8h / 3
ressources = 2,67h

Tâche à durée fixe
Modification 5 :
•modification du type de tâche à tâche à durée fixe (fixed duration)
Résultat :
de la tâche 2 de 4h à 6 h
l’utilisation des les
ressources R2 et R3 est
modifié à 100%

Tâche à durée fixe (suite)
les ressources
R2 et R3 ont
maintenant 6h
de travail sur la
tâche 2
Aucun calcul n ’est associé à cette valeur de
6 h. C’est tout simplement que chaque
ressource doit faire 6h de travail si elle
fonctionne à un taux d’utilisation de 100%
Aucun calcul n ’est associé à cette valeur de
6h. C’est tout simplement que chaque
ressource fera 6h de travail si son unité est de
100%

Tâche à durée fixe
Modification 6 :
•ajout de la ressource R4 (l’ordinateur fixe lui-même la disponibilité)
Résultat :
•la durée de la tâche 2 est toujours de 4 heures
•les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 4 h de travail sur la tâche 2
fixée à 4 h
66.7%%
L’ajout de la ressource R4
modifie les unités de toutes
les ressources à 66,7%

Tâche à durée fixe (suite)
maintenant 2.67 h de travail sur la
tâche 2
calcul du résultat
•calcul 1 :
ressources?
•pour 100% de ressource, la durée sera
de 4 × 200% = 8 h
•calcul 2 :
•combien de taux d’utilisation (%) de
ressources pour accomplir 8 heures de
travail avec 3 ressources?
•le temps de travail pour une ressource
est de 8 heures / 3 = 2.67 h
•donc le taux d’utilisation d’une
ressource est de 2.6666 h / 4h = 66.7%
Explication
•Durée: 4h
•Modification 2
Travail par ressource: 8h / 3
ressources = 2,67h
Unités de ressources = 2,67h / 4h
= 66,7%

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