Calon bidan belajar IT meliputi penggunaan program aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Microsoft Word digunakan untuk membuat dokumen seperti surat dan laporan, sedangkan Microsoft Excel digunakan untuk mengolah data, menghitung, dan mempresentasikan hasil analisis data.
2. Microsoft Word
• Apa itu Microsoft Word?
Microsoft Word adalah sebuah program
aplikasi untuk pengolahan data yang yang
biasa digunakan untuk membuat laporan,
membuat dokumen berbentuk surat kabar,
membuat label surat, membuat table pada
dokumen, dan lan-lain
3. Bagaimana menggunakannya?
Untuk membuka Microsoft Word salah satunya
dengan cara:
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu Program kemudian cari aplikasi
microsoft.
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft
Word.Tunggu sampai jendela program Microsoft
Word terlihat.
4. Bagaimana membuat dokument
baru?
Saat kita baru memulai mengoperasikan
Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan
dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun,
jika komputer tidak secara otomatis menyediakan
dokumen kosong, dapat dengan cara berikut ini:
1. Pilih menu File pada jendela microsoft word, klik
tombol New, kemudian klik tombol General.
2. Double klik pada icon Blank Document untuk
membuat dokumen baru.
3. Jendela siap untuk digunakan.
5. Bagaimana membuka file yang udah
kita simpan?
Cara membuka file yang telah kita simpan yaitu :
1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan
tampil kotak dialog Open.
2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan
letak foldernya terlebih dahulu.
3. Klik pada nama file yang akan dibuka.
4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan
dibuka.
6. Bagaimana menyimpan file yang
sudah kita ketik?
Menyimpan file yang sudah kita ketik caranya
yaitu :
1.Segera lakukan penyimpanan setelah melakukan
pengetikan. Ini bertujuan menjaga kemungkinan
kehilangan dokumen.
2. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File,
klik tombol Save (atau ctrl + S).
7. Bagaimana keluar dari jendela
word?
• Setelah menyimpan file dokumen, untuk
menutup file, pada jendela Microsoft Word,
pilih menu File, klik tombol Close, maka
Microsoft Word akan menutup file dokumen
yang sedang aktif.
8. Mail Merge
Mail merge adalah sebuah fasilitas di
Microsoft office word yang digunakan untuk membuat
sebuah dokumen yang template nya sama namun
tujuan penerimanya berbeda. Mail merge atau surat
masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk
mempermudah user melakukan pekerjaan dengan
hanya membuat satu format surat namun dengan
berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.
9. Cara membuat mail merge
1. Bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word,
Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian
pilih Microsoft Office, kemudian klik pada
Microsoft Office.
10. 2. Setelah Program Microsoft word terbuka, sebagai
latihan ketiklah contoh data seperti di bawah
ini. Untuk teks yang diberi tanda kurung
seperti <…> dan itu nantinya sebagai tempat kode
mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.
12. 4. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya
membuat data mail Merge.
Klik pada Menu
Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start maili
Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge
Wizard
13. 5. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft
word, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select
document type pilih letters, kemudian klik pada Next:
Starting document ,
14. 6. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih
Use the current document, kemudian pilih Next: select
recipients
15. 7. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada
Type a New list, lalu klik pada Create …
16. 8. Setelah kamu klik tombol create, Jendela New
Address list akan terbuka seperi gambar di bawah
ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan
tiga address yaitu , , dan , maka kita buat ketiga
address tersebut secara manual, dengan cara klik pada
tombol customize Columns
17. 9. Setelah kamu klik Customize Columns, akan
terbuka jendela Customize addres list seperti gambar
di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field
names dengan cara Klik pada tombol Delete,
10. Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di
bawah ini, klik saja Yes.
18. 11. Setelah kamu menghapus semua Field names , klik
pada Add.. , untuk menambahkan Field baru,
kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK.
(nama field pada atihan ini “nama”, “alamat”, dan
“kota”)
19. 12.Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. kemudian klik
tombol OK
13. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di
bawah ini, dan Klik pada tombol OK
20. 14. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela
penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom
file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu),
kemudian klik tombol Save.
21. 15.Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok
16. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang
telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang , , dan . kita mulai dari
dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di
bawah tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.
22. 17.Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field,
sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan
langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.
18. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
23. 19. Untuk merubah kode , , dan menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon Preview
Result
20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
24. 21. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua,
ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke
kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda
panah ke kiri.
25. Microsoft excel
Microsoft Excel adalah program aplikasi
spreadsheet (lembar kerja) yang paling popular dan
paling banyak digunakan saat ini, yang membantu
anda
dalam
menghitung,
memproyeksikan,
menganalisa, dan mempresentasikan data.
Program aplikasi ini sangat mudah dipakai,
bersifat fleksibel dan mudah diintegrasikan dengan
program aplikasi lain.
26. Membuka Microsoft Excel
Untuk membuka Microsoft Excel salah satunya dengan
cara:
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu Program kemudian cari aplikasi
microsoft.
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft
Excel.Tunggu sampai jendela program Microsoft
Excel terlihat.
27. Membuka File
1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan
tampil kotak dialog Open.
2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan
letak foldernya terlebih dahulu.
3. Klik pada nama file yang akan dibuka.
4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan
dibuka.
29. Keluar dari jendela Excel
Setelah menyimpan file dokumen, untuk
menutup file, pada jendela Microsoft Excel,
pilih menu File, klik tombol Close, maka
Microsoft Excel akan menutup file dokumen
yang sedang aktif.
30. Kategori Fungsi pada Excel
1. Fungsi Matematika dan Trigonometri
2. Fungsi Logika
3. Fungsi Teks dan Data
4. Fungsi Lookup dan Referensi
5. Fungsi Statistik
6. Fungsi Database
7. Fungsi Cube (kubus)
8. Fungsi Informasi
9. Fungsi Engineering (Rekayasa)
10.Fungsi Keuangan
31. 1. Fungsi Matematika dan Trigonometri
- Fungsi ROUND berguna untuk membulatkan bilangan desimal
Syntax :
ROUND(number,num_digits)
Penjelasan :
number adalah bilangan desimal atau cel referensi yang mengandung nilai bilangan desimal
num_digits adalah jumlah pembulatan angka dibelakang koma misalnya 2 maka akan
dihasilkan 2 angka dibelakang koma
Contoh :
=ROUND(2.149,1)
- Fungsi ROUNDUP untuk pembulatan keatas bilangan desimal
Syntax :
ROUNDUP(number,num_digits)
Penjelasan :
number adalah bilangan desimal atau cel referensi yang mengandung nilai bilangan desimal
num_digits adalah jumlah pembulatan angka dibelakang koma misalnya 2 maka akan
dihasilkan 2 angka dibelakang koma
Contoh :
=ROUNDUP(3.14159,3)
32. - Fungsi ROUNDDOWN berguna untuk pembulatan kebawah bilangan desimal
Syntax :
ROUNDDOWN(number,num_digits)
Penjelasan :
number adalah bilangan desimal atau cel referensi yang mengandung nilai bilangan
desimal
num_digits adalah jumlah pembulatan angka dibelakang koma misalnya 1 maka
akan dihasilkan 1 angka dibelakang koma
Contoh :
=ROUNDDOWN(3.14159,1)
- Fungsi INT berguna untuk mengkonfersi bilangan desimal menjadi bilangan bulat
Syntax :
INT(number)
Penjelasan :
number adalah bilangan desimal atau cel referensi yang mengandung nilai bilangan
desimal
Contoh :
=INT(8.98763
33. - Fungsi SQRT berguna untuk menghasilkan akar kuadrat bilangan positif
syntax :
SQRT(number)
Penjelasan
number adalah bilangan positif atau cel referensi yang mengadung angka atau
bilangan positif
Contoh:
=SQRT(16)
- Fungsi MOD untuk menjadi nilai sisa hasil bagi
syntax
MOD(number,divisor)
Penjelasan
number adalah jumlah atau cel referensi yang akan dibagi
divisor adalah pembagi atau angka yang digunakan untuk membagi number.divisor
atau pembagi tidak bisa menggunakan angka 0
Contoh
=MOD(3,2)
34. - Fungsi ROMAN berguna untuk mengkonfersi bilangan menjadi Angka Romawi
Syntax
ROMAN(number,form)
Penjelasan
number adalah jumlah atau cel referensi yang berisi nilai yang akan di konfersi ke
angka romawi
form adalah angka konstan untuk menentukan jenis angka romawi yang kita
inginkan. yang terdiri dari 0 s/d 4
Ketentuan:
Jika Number adalah bilangan bilangan negatif maka hasil yang diperoleh adalah
nilai error #VALUE!
Jika Number lebih dari 3999 maka hasil yang diperloh adalah nilai error #VALUE!
Contoh :
=ROMAN(499,0)
- Fungsi SUM berguna untuk menjumlah nilai atau range sel
syntax
SUM(number1, [number2], [number3], [number4], …)
–Fungsi SIN untuk mencari nilai Sinus
syntax
SIN(number)
35. - Fungsi COS untuk Mencari nilai Cosinus
syntax
COS(number)
- Fungsi TAN untuk mencari nilai Tangen
syntax
TAN(number)
2. FUNGSI LOGIKA
Fungsi-fungsi logika pada Excel biasanya digunakan untuk membandingkan dua kondisi atau
lebih.
yang terdiri atas :
- Fungsi AND akan bernilai Benar (TRUE) jika semua kondisi terpenuhi benar
Syntax
:
AND(logical1, [logical2], …)
Contoh :
=AND(2+2=4, 2+3=5) hasilnya akan bernilai TRUE
=AND(2+2=5, 2+3=5) hasilnya
akan bernilai FALSE
- Fungsi OR akan bernilai benar (TRUE) jika salah satu Kondisi sudah terpenuhi benar
Syntax:
OR(logical1,logical2,…)
Contoh :
=OR(1+1=2,2+2=5) hasilnya akan bernilai TRUE
36. - Fungsi OR akan bernilai benar (TRUE) jika salah satu Kondisi sudah terpenuhi benar
Syntax:
OR(logical1,logical2,…)
Contoh:
=OR(1+1=2,2+2=5) hasilnya akan bernilai TRUE
- Fungsi NOT akan bernilai Benar (TRUE) jika kondisinya tidak terpenuhi dan sebaliknya
Syntax
NOT(logical)
Contoh
:
=NOT(1+1=3)
hasilnya
akan
bernilai
TRUE
=NOT(1+1=2) hasilnya akan bernilai FALSE
-Fungsi IF merupakan fungsi logika yang bisa digunakan untuk menghitung nilai dari sebuah
pernyataan
berjenjang. Fungsi if ini biasanya dikenal dengan fungsi if nested (if bercabang atau if bersarang)
Syntax:
IF(logical_test, value_if_true,value_if_false)
Dimana :
logical_test merupakan syarat dari percabangan.
value_if_true merupakan nilai jika syarat percabangan terpenuhi.
value_if_false merupakan nilai jika syarat percabangan tidak terpenuhi.
Contoh :
=IF(A1>=70,”Lulus”,”Remedial”)
=IF(A2>89,”A”,IF(A2>79,”B”, IF(A2>69,”C”,IF(A2>59,”D”,”F”))))
37. 3. Fungsi Tanggal dan Waktu dalam microsoft office excel digunakan untuk mengkoversi serta
menghitung tanggal dan waktu. beberapa fungsi yang sering digunakan antara lain:
Fungsi DAYS360
Fungsi NOW
Fungsi TODAY
Fungsi YEAR
Fungsi MONTH
Contoh
1.
Menghitung selisih Tahun, Bulan, dan Hari
Pada Cell A1 masukan tanggal contohnya tanggal lahir 24/09/1982
a.
Menghitung Selisih Tahun
Untuk menghitung Umur (Selisih tahun) masukan Rumus :
=YEAR(TODAY())-YEAR(A1)
b. Menghitung selisih bulan
Untuk menghitung selisih bulan dengan tanggal sekarang (14/4/2011menggunakan rumus :
=DATEDIF(A1,TODAY(),”m”)
c. Menghitung Selisih Hari
Untuk menghitung selisih hari dengan tanggal sekarang (14/4//2011)
menggunakan rumus :
=DATEDIF(A1,TODAY(),”d”)
2. Mencari hari dan tanggal terakhir dari bulan
Rumus yang digunakan adalah :
=EOMONTH(TODAY(),0)
38. 4. Fungsi VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu data secara vertikal,
lalu mengambil nilai yang diinginkan pada table tersebut berdasarkan kunci tertentu.
Fungsi ini adalah yang paling sering digunakan daripada fungsi HLOOKUP.
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah sbb:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, range_lookup)
Keterangan :
Lookup_value adalah sel referensi/nilai yang hendak dijadikan kunci dalam pencarian
data.
Table_array adalah tabel/range yang merupakan table yang menyimpan data yang
hendak kita cari.
Col_index_num adalah nomor kolom yang hendak kita ambil nilainya.
Col_index_num harus berisi nilai sama dengan atau lebih besar dari 1. Jika kurang
dari 1, VLOOKUP akan mengembalikan nilai error = #VALUE!. Jika
col_index_num lebih besar dari jumlah kolom pada table_array nya, VLOOKUP
akan mengembalikan nilai error = #REF!.
Range_lookup adalah nilai logika TRUE / FALSE yang mana VLOOKUP akan
mencari data secara tepat atau secara kira-kira atau pendekatan.
39. 5. FUNGSI TEKS
Berikut ini penjelasan beserta Syntax fungsi-fungsi Teks pada mikrosoft Excel yang sering digunakan
LEFT
Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan hasil beberapa huruf paling kiri. Rumusnya sangat simpel.
=LEFT(text;[num_chars])
text di sini merujuk kepada text yang akan diambil. Bisa berupa nilai sel ataupun langsung diketikkan
textnya di situ, tapi dengan menambahkan tanda petik dua (“) di awal dan di akhir text.
[num_chars] artinya jumlah karakter yang akan ditampilkan
.
RIGHT
Fungsi ini adalah kebalikan dari fungsi LEFT, yaitu mengambil beberapa karakter yang dimulai dari
kanan.
Rumusnya
mirip
sekali
dengan
fungsi
LEFT
yaitu:
=RIGHT(text;[num_chars])
MID
Mid adalah fungsi pembacaan text yang dimulai bukan dari kiri maupun dari kanan. Bisa dimulai dari
karakter
kedua,
ketiga,
dan
seterusnya.
Sintaxnya
adalah:
=MID(text;start_num;num_chars)
start_num adalah posisi dimulainya text yang akan dibaca
40. FIND
Fungsi ini digunakan untuk mencari karakter ke berapa untuk karakter tertentu. Rumusnya adalah:
=FIND(find_text;within_text;num_chars)
find_text
adalah
text
tertentu
yang
akan
dicari
within_text adalah text lengkapnya. catatatan, fungsi ini case sensitif, jadi harus benar-benar sesuai
dengan text yang ada. Kalau tidak sesuai nanti hasilnya akan: #VALUE!
LEN
Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah karakter yang ada di dalam sebuah text. Rumusnya
adalah:
=LEN(text)
UPPER
Fungsi ini akan membuat semua text yang ada di sel menjadi huruf besar semua. Formulanya:
=UPPER(text)
LOWER
Fungsi ini kebalikan dari fungsi UPPER, yaitu menjadikan huruf kecil semua. Rumusnya:
=LOWER(text)
PROPER
Fungsi ini akan membuat text menjadi huruf besar di karakter pertama di setiap kata. Fungsinya:
=PROPER(text)
41. 6. FUNGSI STATISTIK
Berikut ini penjelasan beserta Syntax fungsi-fungsi statsistik yang sering digunakan pada Ms. Excel 2007
AVERAGE
Penjelasan:
Menghasilkan nilai rata-rata untuk semua nilai yang diberikan.
Syntax:
AVERAGE(bilangan1,bilangan2,…)
COUNT
Penjelasan:
Menghitung jumlah cell atau parameter/argument yang berisi bilangan. Parameter/argument yang berupa
bilangan saja yang akan dihitung, selai itu tidak akan dihitung.
Syntax:
COUNT(nilai1,nilai2,…)
COUNTA
Penjelasan:
Menghitung jumlah cell atau parameter/argument yang tidak kosong.
Syntax:
COUNTA(nilai1,nilai2,…)
MAX
Penjelasan:
Mencari bilangan terbesar dalam sekumpulan data yang diberikan.
Syntax:
MAX(bilangan1,bilangan2,…)
FORECAST
Penjelasan:
Menghitung atau memperkirakan, nilai yang belum diketahui berdasarkan nilai-nilai yang sudah diketahui.
Syntax:
FORECAST(x_dicari,y_diketahui,x_diketahui)
42. FREQUENCY
Penjelasan:
Menghitung kemunculan data dengan batasan tertentu pada daftar data yang kita berikan dan mengembalikan kumpulan nilai berupa
array vertical. Karena fungsi FREQUENCY ini menghasilkan nilai berupa array, maka dalam memasukkan fungsi ini harus menekan
Ctrl+Shift+Enter.
Syntax:
=FREQUENCY(array_sumber_data,array_batasan_data).
MEDIAN
Penjelasan:
Mencari median (bilangan tengah) di dalam sekumpulan data yang diberikan.
Syntax:
=MEDIAN(bilangan1,bilangan2,…)
MIN
Penjelasan:
Mencari bilangan terkecil dalam sekumpulan data yang diberikan.
Syntax:
=MIN(bilangan1,bilangan2,…)
GROWTH
Penjelasan:
Menghitung “nilai pertumbuhan” dengan menggunakan data yang sudah diketahui. Karena fungsi GROWTH ini menghasilkan nilai
berupa array,maka ketika memasukkan fungsi ini, maka jangan lupa menekan Ctrl+Shift+Enter.
Syntax:
=GROWTH(y_diketahui,x_diketahui,x_dicari)
QUERTILE
Penjelasan:
Mencari kuartil (nilai paruh) tertentu dari sekumpulan data yang diberikan. Kuartil diperlukan untuk menentukan 25% pemasukkan
tertinggi.
Syntax:
=QUERTILE(data,no_kuartil)
43. Microsoft Power Point
1. Membuat Presentasi
Slide pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara
default, saat program Microsoft PowerPoint baik 2003, 2007 maupun 2010
diaktifkan pada lembar kerja akan secara otomatis tampil kotak judul dan
subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik kotak "Click to add title",
lalu ketikan judul presentasi, misalnya "COMPANY PROFILE IMPROVE
COMPUTER" (maaf nich nama usaha kecil2an punyaku... he hee...). Trus..,
pada sub-title alamat perusahaan, misal: Jl. Kelir-Manyaran No.012,
Manyaran KM.02.
2. Membuat dan Mengedit Teks.
Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada
group Text> klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang
dituliskan tidak sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang
akan diedit
44. 3. Membuat catatan
Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik
area "Click to Add Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide
yang akan ditambahkan.
4. Menyimpan File Presentasi
Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada
Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access
toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point
Presentation di bagian Save as Type, dan akhiri dengan mengklik Save.
5. Mengatur Desain Presentasi
Untuk mempercantik presentasi, anda bisa menambahkan desain yang
menjadi bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point melalui Ribbon Design.
Ribbon itu memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang
slide dengan mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada
group Themes pilih salah satu desain slide. Untuk menampilkan semua
pilihan desain, klik Slide yang akan dipilih akan ditampilkan pada halaman
kanvas.
45. 6. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound
Dalam presentasi, penambahan tabel, Gambar, Video dan Sound akan
memberikan nilai
plus tersendiri
a. Bekerja dengan Tabel
Objek tabel sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang
biasanya dipakai dalam pembuatan laporan.
- Membuat tabel
Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih
Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Tabble> Insert Table dan tentukan jumlah baris
dan kolom. Kemudian masukkan data yang dibutuhkan.
b. Menggunakan Gambar
Penambahan obyek gambar merupakan salah satu komponen pendukung dalam
penyajian presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon Insert. Pada
group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan direktori file image
yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk mengakhiri.
46. c. Menggunakan Video dan Sound
Objek gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi
yang disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.
*Menambahkan file video
Caranya:
pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah satu
sumber file movie
Movie from file
: digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.
Movie from Clip Organizer: digunakan untuk memilih file video dari Clip Organizer
pada task panes Clip Art. Objek movie yang diklik akan tampil pada bidang kanvas.
*Menambahkan Sound
Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut:
1. Pilih Ribbon Insert.
2. Pada group Illustration pilih Sound.
3. Pilih salah satu sumber file sound:
Sound from file
: untuk memilih file sound dari direktori lain.
Sound from Clip Organizer : untuk memilih file sound dari Clip Organizer.
Play CD Auto Track
: untuk memilih file sound dari CD.
Record Sound
: untuk memilih file sound yang merupakan hasil
rekaman.