Produção e Eventos de Moda

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Conceitos, definições, planejamento, organização, e tudo o que possa envolver um evento.

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Produção e Eventos de Moda

  1. 1. PRODUÇÃO E EVENTOS DE MODA I Prof. Márcio Duarte FAIP/FAEF
  2. 2. Organização de Eventos 
  3. 3. O Que é um evento? • Em termos de comunicação e marketing: “Todo acontecimento que resulta de um projeto devidamente planejado e executado” • Objetivos e público alvo previamente definidos
  4. 4. Utilidade do evento • Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços • Estreitar relacionamentos • Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de uma instituição • Promover valores culturais • Motivar os funcionários
  5. 5. Elaboração de eventos 
  6. 6. Elementos básicos • Custos • Temário • Programação • Data • Local • Ambiente • Serviços • Contribuições 
  7. 7. Logística • Considerando a logística na sua principal definição que é a de planejar, elaborar, realizar projetos e desenvolvimento. • É importante salientar que a primeira iniciativa deverá ser a de criar comissões ou equipes responsáveis pelas diversas tarefas que surgirão, como suporte para a realização do evento. • A coordenação das equipes ficará a cargo da Entidade Organizadora ou de pessoas por ela designada.
  8. 8. Modalidades de Eventos
  9. 9. Eventos conjuntos • Pode se planejar eventos em conjunto, por exemplo, reunindo duas ou mais instituições da mesma cidade ou de cidades, ou até de países diferentes. • Numa escala menor, os eventos em conjunto podem ser planejados entre os Grupos de um mesmo país ou cidade, onde, institui-se um cronograma com diversas tarefas envolvendo a todos.
  10. 10. Eventos conjugados • Pense a realização de um Congresso. • Simultaneamente com as datas que antecedem e sucedem os grandes eventos, cresce o número de conferências nos países próximos, cidades do país, ou Instituições da cidade anfitriã. • Isso dinamiza a troca de experiências com grandes benefícios para o todos os eventos.
  11. 11. Classificação de eventos
  12. 12. Classificação do evento O evento pode ser classificado de acordo com as seguintes variáveis: •Porte – Pequeno: até 150 participantes – Médio: entre 151 e 500 participantes – Grande: de 501 a 5 mil participantes – Megaeventos: acima de 5 mil participantes
  13. 13. Classificação do evento • Periodicidade – Determinada: realização regular em data fixa – Variável ou móvel: realização regular, em data que varia conforme interesses do promotor – Indeterminada ou esporádica: realização esporádica ou única
  14. 14. Classificação do evento • Perfil do público-alvo – Idade – Sexo – Classe socioeconômica – Formação escolar – Profissão – Áreas de interesse
  15. 15. Classificação do evento
  16. 16. Classificação do evento • Formatos ou Tipologia (Baseados nas reuniões dialogais): – Reunião – Brainstorming – Congresso – Curso – Palestra – Fórum – Entrevista coletiva – Mesa Redonda – Teleconferência ou videoconferência
  17. 17. Classificação do evento • Competitivos: – Campeonato – Olimpíadas – Torneio – Concurso
  18. 18. Classificação do evento • Demonstrativos ou expositivos: – Excursão – Espetáculo – Festival – Desfile – Inauguração – Leilão – Noite de Autógrafos – Feira – Roadshow
  19. 19. Classificação do evento • Baseados em reuniões sociais: – Brunch – Noivado – Coffee Break – Casamentos – Coquetel – Batizados – Happy Hour – Homenagens – Festas beneficentes – Debutantes
  20. 20. Tipos de eventos 
  21. 21. Tipos de Eventos • De acordo com sua natureza, formato e objetivos, os eventos são divididos em 3 categorias básicas: – Eventos Profissionais – Eventos Promocionais – Eventos Sociais
  22. 22. Congressos • Devido ao grande planejamento e esforços que são envolvidos, os Congressos, em alguns casos, realizam- se anualmente, bienalmente ou a cada três anos, conforme decisão da organização instituidora. • Normalmente são necessários de 2 ou 3 ou mais dias para sua realização. • O público esperado gira em torno de 500 a 2000 pessoas ou mais, dependendo do país que o promova. Vários expositores de diferentes setores da sociedade discutem um mesmo tema abrangendo todos os seus aspectos. Propõem o debate aberto com o público e chegam a conclusões, registradas em documento final com as resoluções. • Em muitos Congressos, senão na grande maioria, são contratadas empresas especializadas para dar a assessoria e suporte técnicos. Isso, contudo, implica em maior necessidade de recursos financeiros. • Há que se levar em consideração que os Congressos, como os grandes eventos internacionais, recebem pessoas, espíritas ou não, de todos os continentes. Procurar conciliar a localização do evento próximo a hotéis que permitam fácil locomoção. • Toda a coordenação deverá estar sob a respondabilidade dos espíritas, quanto a verificação de material enviado, material de divulgação, material técnico a ser expedido, toda a literatura, desenhos a serem utilizados em estampas, cartazes, camisetas, crachás, pastas,etc.
  23. 23. Encontros • Como o nome diz, pode ser um encontro entre pessoas que possuem um assunto em comum, utilizando-se, geralmente, um dia para isso, com a carga horária entre 4 e 12 horas, ou como aprouver.
  24. 24. Workshop • Também utilizado para eventos com enfoques mais específicos. • Poderá haver taxa de inscrição simbólica como colaboração. Poderá também haver workshop aberto, sem taxa de inscrição e fornecimento ou não de material.
  25. 25. Simpósio • É um encontro voltado mais à área técnica e científica. • Normalmente são feitos os anais nos simpósios, material que, após o encerramento, fica à disposição do público para consultas técnicas.
  26. 26. Seminário • Os Seminários têm uma característica própria. • Os temas são apresentados e debatidos. Sua duração pode ser de 4, 6 ou 8 horas. Isso não é regra geral, sofrendo a adaptação da disponibilidade do local e da necessidade de elucidação do tema. • A organização terá em suas mãos a definição da carga horária, visando o melhor aproveitamento.
  27. 27. Conferência • Muito utilizadas também pelos cientistas, como o título diz: conferir. Uma reunião onde todos têm a oportunidade de conferir seus conhecimentos, expor e recolher informações em área específica. • Um especialista desenvolve determinado tema, com tempo previamente estabelecido de duração. • Os apartes não são permitidos e nem sempre existe debate ao final da exposição. • As conferências normalmente tem platéia mista, acadêmica e leiga, mas não é regra geral.
  28. 28. Palestras • É um encontro mais simples, pode ser feito por várias pessoas num mesmo local, dentro de um mesmo evento e data, em alguma comemoração especial de aniversário da casa, ou simplesmente as palestras que as Casas Espíritas oferecem semanalmente ao público. • Também, neste caso, é aconselhável o intercâmbio de informações, seja entre países, seja entre os grupos espíritas. É muito importante conhecer ou obter referências sobre o palestrante quando se oferece e convida o público em geral.
  29. 29. Forum • Este tipo de evento é bastante utilizado por órgãos do governo em parceria com instituições filantrópicas como fundações, ONGs, etc. • Como exemplo citamos o FÓRUM DO MEIO AMBIENTE, FÓRUM DA COMUNICAÇÃO, FÓRUM DA ADOLESCÊNCIA, etc.
  30. 30. Planejamento de Eventos
  31. 31. Planejamento • É o ponto de partida, criação de estratégias ou táticas para alcançar o objetivo do evento: – Desenvolvimento do conceito ou idéia – Estudo da viabilidade – Preparação da aprovação – Produção – Finalização – Avaliação dos resultados
  32. 32. Fases do Evento Pré-evento É a fase da concepção e planejamento do evento, a partir de interesses, objetivos e estratégias envolvidas – Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos e perspectivas, aliado as estratégias – Escolha do local e data: De acordo com o perfil e objetivos do evento
  33. 33. Fases do Evento – Orçamento e propostas: Levantamento de todas as possibilidades de fornecedores de serviços e produtos – Contrato: Formalização de tudo que foi combinado e estabelecido para o evento – Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que será necessário para o atendimento das necessidades do evento
  34. 34. Fases do Evento Transevento É a fase de organização e realização na prática do evento, quando todas as atividades planejadas são implementadas – Cronograma: É um descritivo de atividades previstas no período de tempo que antecede o evento – Check list: É uma lista de providências a serem tomadas para a realização do evento – Matriz de responsabilidades: Ferramenta que indica as funções de cada membro da equipe
  35. 35. Fases do Evento Pós-evento Nesta fase ocorre a desmontagem do evento. Também é a etapa de verificação de alcance dos resultados almejados. É importante: – Realizar reuniões de avaliação – Aplicar questionários – Elaborar relatórios
  36. 36. ETAPAS de planejamento 
  37. 37. Porque? • Definição de objetivos e justificativas: devem responder aos seguintes pontos: – O que? – Como? – Quando? – Quanto? • Justificativa: detalhamento dos motivos que justifiquem a realização do evento.
  38. 38. Nome do evento • Tipologia e título do evento - Ex: Número tipologia abrangência Assunto XIII Jornada Paulista de Radiologia 8 Festa de Barretos do Peão Boiadeiro
  39. 39. Local • Deverá ser observados os itens abaixo: – acessibilidade – estacionamento próprio – serviços de transportes públicos e privados – sinalização externa e interna do local – entrada principal (fácil acesso, ampla) – facilidades (farmácia, pronto-socorro etc.) – elevadores e rampas de acesso – elevadores de acesso e de carga em número suficientes
  40. 40. Local do Evento • Vale considerar alguns critérios: – Localização geográfica – Vias de acesso – Opções de locomoção – Infra-estrutura – Segurança – Estacionamento – Diferenciais
  41. 41. Local do Evento • As alternativas são muito variadas: – Centro de convenções – Pavilhões – Buffets – Clubes – Casas de Shows / Casas Noturnas – Restaurantes – Chácaras, sítios e fazendas – Galpões – Espaços alternativos
  42. 42. Data e duração
  43. 43. Público-alvo
  44. 44. Temário e programação
  45. 45. Receita • Estudo de viabilidade econômica: – Caixa inicial – Inscrições – Comercialização do evento (inscrições, taxas de adesões, ingressos, cota de patrocínio apoio, parceria, merchandising, doações etc...) – Despesas • Estratégia de comunicação e marketing: – elaboração de briefing
  46. 46. Despesas • Estratégia de comunicação e marketing: – elaboração de briefing • Recursos Materiais: – Audiovisuais – Expediente – Participante (caneta, brinde, blocos, pastas etc.) – Divulgação (todos os impressos) – Diversos (combustível, transporte, cinzeiros etc..) • Impostos (ECAD, ISS, SUCOM etc..)
  47. 47. Despesas • Recursos Humanos – Lista de fornecedores e prestadores de serviços: 1. agente de viagens; 2. produtores cultuais; 3. Arquitetos; 4. Artesãos; 5. Artistas; 6. Bombeiros; 7. Cinegrafistas; 8. Cozinheiros; 9. Decoradores; 10. Eletricistas; 11. especialistas em organização de eventos; 12. Floristas; 13. Fotógrafos; 14. Garçons; 15. guias de turismo; 16. Hoteleiros; 17. Jornalistas; 18. manobristas; 19. mestres-de-cerimônia; 20. monitores de lazer e recreação; 21. operadores de recursos audiovisuais; 22. Policiais; 23. programadores visuais; 24. promotores/vendedores; 25. proprietários de espaços e restaurantes; 26. Publicitários; 27. Recepcionistas; 28. relações públicas; 29. Seguranças; 30. Taxistas; 31. técnicos em turismo; 32. tradutores, intérpretes
  48. 48. Despesas Mão–de-obra % Recepcionistas 90 Fotógrafos 76 Seguranças 74 Pessoal de limpeza 64 Mestres-de-cerimônias 64 Garçons/ maîtres 63 Decoradores 53 Manuseadores de mala direta/ correspondências 50 Eletricistas 49 Operadores de telemarketing 34 Animadores / recreadores 26 Outros (arquitetos, assessores de imprensa, secretárias, aristas etc.) 31 Fonte: Pesquisa FBC&VB/Sebrae/CTI. São Paulo, nov.2001
  49. 49. Despesas Obs: Tão importante quanto escolher bem seus fornecedores é fazer com que eles conheçam uns aos outros e falem a mesma “linguagem”, ou seja, tenham o mesmo padrão de qualidade e atendimento.
  50. 50. Infra-estrutura interna • infra-estrutura física • equipamentos e mobiliário • material de secretaria • limpeza e segurança • alimentos e bebidas • comunicação social • programação visual, cultural e turística
  51. 51. Infra-estrutura externa • infra-estrutura física • welcome desk • postos de atendimento • transporte local
  52. 52. Avaliação • Clientes • Participantes • Expositores • Convidados • Fornecedores • Patrocinadores
  53. 53. Etiqueta social • É a arte de boas maneiras e bons costumes: – Comportamento e postura – Gestos – Vestimentas – Apresentações – Comportamento à mesa – Convites – R.S.V.P. (confirmação de presença)
  54. 54. Planejamento em A&B • Os serviços mais utilizadas são: – Banquetes – Buffets – Café-da-manhã – Chá da tarde – Coquetel – Ceia
  55. 55. Planejamento em A&B • Modalidades de serviços em A&B: – À francesa: Garçom ou copeira seguram a travessa, enquanto os convidados se servem sentados – À inglesa direto: Garçom serve os convidados sentados – À inglesa indireto: Garçom prepara o prato no guerridón (carrinho de apoio) e serve os convidados sentados
  56. 56. Planejamento em A&B • Modalidades de serviços em A&B: – À americana: convidado se serve no buffet previamente montado com todos os alimentos – Franco-americano: o prato de entrada é servido pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet – Empratado ou de prato passado: o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente – À russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa
  57. 57. Composição de cardápios • Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água, salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães, sanduíches, patês, frios • Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções • Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe, entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas, sobremesa
  58. 58. Marketing de Eventos
  59. 59. Marketing • Necessidade de marketing: Envolve plano de mídia, ações promocionais diversas, elaboração de contratos, e um relatório final que avalie os resultados • Expectativas do consumidor: Surgem da combinação de mensagens de marketing, do boca a boca, experiências de outros eventos e a imagem da marca • Captação de patrocínio: É uma troca, parceria momentânea em custos, serviços, divulgação e até depoimentos
  60. 60. Tipos de apoio • Patrocínio: Operação comercial, em dinheiro, de promoção e marketing com a iniciativa privada • Subvenção: Apoio financeiro e/ou concessão (passagem, ingressos, etc) de órgãos públicos e governamentais • Permuta: Troca de produtos e serviços (anúncios publicitários, suporte, logística, entre outros) • Doação: Colaboração espontânea (em dinheiro, produtos e serviços), sem qualquer expectativa de retorno, com pessoas ou empresas • Mecenato: Interesse de determinada empresa em patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar um retorno proporcional ao investimento
  61. 61. Produção de eventos A produção de eventos envolve diversas áreas, como Publicidade, Relações Públicas, Jornalismo, Turismo, Segurança, Arquitetura, Engenharia Elétrica, entre outras •Produtor de eventos precisa agregar: – Cultura – Capacidade de organização – Conhecimentos técnicos
  62. 62. Produção de eventos • Produção técnica: – Iluminação – Áudio – Transmissão / Projeção de imagens – Cenografia – Palco – Arquibancadas – Layout do espaço
  63. 63. Produção de eventos • Serviços de apoio: – Policiamento: Solicitado com antecedência, tem caráter preventivo – Trânsito: É aconselhável requisitar o apoio, se houver expectativa de intenso fluxo de veículos – Ônibus: Possibilidade de implantação de linhas especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários – Corpo de bombeiros: Para orientações e fiscalizações prévias, o evento deverá ter brigada – Serviço médico: É fundamental, sempre manter um médico de plantão
  64. 64. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
  65. 65. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos 1. Elaborar o Projeto Geral do Evento e o Projeto para Captação de Patrocínio. 2. Definir objetivos. 3. Levantar o investimento total previsto. 4. Definir o tema do evento. 5. Definir o público-alvo do evento. 6. Definir a data do evento. 7. Escolher horário (s) para o evento. 8. Escolher a disposição da (s) sala (s) ou do (s) ambiente (s). 9. Definir o projeto de layout do espaço. 10.Fechar contrato de locação do espaço.
  66. 66. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos 11. Verificar e analisar o orçamento disponível. 12. Definir estratégias mercadológicas a serem adotadas. 13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras. 14. Desenvolver material promocional. 15. Definir promoções e atrações. 16. Definir mecanismo para a divulgação do evento. 17. Reunir os grupos de trabalho. 18. Vender quotas de patrocínio do evento. 19. Contratar assessoria de imprensa. 20. Solicitar e preencher o Manual do Expositor.(no caso de feiras) 21. Elaborar os manuais e as regras de orientações gerais para o evento.
  67. 67. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos 22. Solicitar crachás e convites. 23. Enviar os convites. 24. Reunir os grupos de trabalho. 25. Fazer o levantamento dos equipamentos necessários (check list). 26. Fazer o levantamento dos estoques de materiais, produtos e dos serviços necessários. 27. Contratar serviços de terceiros. 28. Definir as estratégias de divulgação. 29. Verificar o estoque do material promocional. 30. Preparar o sistema de cadastro dos visitantes. 31. Definir o sistema de divulgação interna e externa dos patrocinadores, apoiadores e outros parceiros.
  68. 68. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos 32. Definir regras gerais e de despesas com alimentação, transporte e estacionamento e outras. 33. Preparar os formulários de controle. 34. Preparar os formulários e questionários de avaliação. 35. Verificar o investimento total previsto para o evento. 36. Verificar os trabalhos desenvolvidos pelos grupos de trabalho. 37. Acompanhar o andamento dos trabalhos durante o evento, através de reuniões sistemáticas e/ou formulários específicos, conforme as ações definidas no projeto do evento. 38. Verificar a necessidade de mudanças e/ou ajustes na programação do evento e acompanhar suas respectivas realizações
  69. 69. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos 39. Verificar dos equipamentos alugados para posterior devolução. 40. Tabular os dados dos questionários de avaliação do evento. 41. Realizar os pagamentos pendentes. 42. Fazer o balanço contábil do evento. 43. Enviar cartas de agradecimento a patrocinadores, parceiros e apoiadores. 44. Elaborar o relatório final do evento e encaminhá-lo aos interessados. 45. Definir ações de agradecimento e pós-evento necessárias. 46. Arquivar o dossiê do evento para posterior consulta.
  70. 70. CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES Evento:Evento: Coordenação (ões) Envolvida (s):Coordenação (ões) Envolvida (s): Data:Data: Hora:Hora: Local:Local: Elenco de Atividades e AtribuiçõesElenco de Atividades e Atribuições NºNº AtividadesAtividades InícioInício PrazoPrazo FinalFinal ResponsávelResponsável ObservaçõesObservações 0101 0202 0303 0404 0505 0606 0707 0808 0909 1010 Exemplo de Cronograma de Atividades para Planejamento de Eventos

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