1. Inwentaryzacja
środki trwałe | zapasy | rozliczenie inwestycji budowlanych
Sposób na sprawną inwentaryzację…

2. Czy inwentaryzacja jest konieczna?
Konieczność inwentaryzacji majątku jednostki z jednej strony wynika
z wymogów polskiego prawa bilansowego [tj. Ustawy z dnia 29 września
1994r. o rachunkowości], z drugiej strony inwentaryzacja jest świetną
kontrolą wewnętrzną weryfikującą stan ilościowy posiadanego majątku, jak
i jego wartość. Spis z natury należy przeprowadzać regularnie, ale co
ważniejsze, warto zrobić to efektywnie, kompletnie i dokładnie, osiągając
określone cele i założenia tego procesu.
Zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z Ustawy o rachunkowości, jednostka
gospodarcza powinna co najmniej raz na 4 lata przeprowadzić spis z natury
w odniesieniu do:
• Nieruchomości zaliczanych do środków trwałych;
• Innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym;
• Maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Co w odniesieniu do składników rzeczowego majątku trwałego nie ujętego w
powyższej specyfikacji? Naszym zdaniem, w takich wypadkach inwentaryzacja
powinna być przeprowadzana na koniec każdego roku obrotowego, nie
wcześniej niż 3 miesiące przed jego końcem, i nie później niż 15 dni po dniu
bilansowym.
Sprawna inwentaryzacja
według MDDP to
dobrze przeprowadzone
procesy:
• Planowanie inwentaryzacji
• Spis
• Oznakowanie
• Rozliczenie inwentaryzacji
• Doradztwo księgowe
dotyczące zasad ewidencji
majątku trwałego
Jaki jest cel procedury inwentaryzacji składników
rzeczowego majątku trwałego?
Proces inwentaryzacji jest procesem kontroli wewnętrznej, której celem jest:
• Fizyczna weryfikacja istnienia danego składnika rzeczowego majątku trwałego przynależnego do
jednostki;
• Weryfikacja stopnia jego zużycia;
• Stwierdzenie wykorzystywania składnika rzeczowego majątku trwałego przez jednostkę.
W celu osiągnięcia podstawowych celów inwentaryzacji konieczne jest, aby proces został przeprowadzony w
sposób dokładny i kompletny (tj. zliczone zostaną wszystkie składniki rzeczowego majątku trwałego i zostaną
zliczone tylko jeden raz). Sam spis powinien obejmować fazy planowania, jego przeprowadzenia oraz
opracowania wyników spisu.
Faza przygotowawcza Przeprowadzenie inwentaryzacji Przetworzenie informacji
Opracowanie planu
inwentaryzacji
• Przygotowanie procedury
• Analiza polityki
rachunkowości
• Opracowanie
harmonogramu działań
Spis
inwentaryzacyjny
• Przygotowanie protokołu
rozpoczęcia
• Wydzielenie obszarów spisu
• Spis z natury
• Zestawienie wyników spisu
Proces
dokumentowania
• Analiza kompletności spisu
• Wyjaśnienie różnic oraz
opracowanie raportu różnic
• Przygotowanie protokołu
zakończenia
Raportowanie
• Przekazanie kierownictwu
kompletu dokumentacji
• Opracowanie rekomendacji
• Opracowanie innych
raportów i list kontrolnych w
uzgodnionym formacie

3. A może warto współpracować z firmą zewnętrzną?
Nasze doświadczenia w pracy z Klientami potwierdzają fakt, że efektywne przeprowadzenie inwentaryzacji
składników rzeczowego majątku trwałego jest ważnym procesem dla przedsiębiorstwa. Planowanie,
przeprowadzenie, a następnie poprawne rozliczenie inwentaryzacji wymaga odpowiednich zasobów ludzkich
- osób posiadających doświadczenie w realizacji spisu w naturze na etapie zliczenia, jak i osób posiadających
doświadczenie w planowaniu i zarządzaniu całym procesem. majątku trwałego.
INWENTARYZACJA
Z MDDP:
• KOMPLEKSOWA
WIEDZA KSIĘGOWO-
PODATKOWA
• REGIONALNE ZESPOŁY
SPISOWE
• NARZĘDZIA PRACY
• METODOLOGIA
• ROZLICZENIE
INWENTARYZACJI W
KSIĘGACH
• DOŚWIADCZENIE
W PROJEKTACH
INWENTARYZACYJNYCH
Korzyści, jakie możecie Państwo osiągnąć poprzez zaangażowanie konsultantów MDDP w proces inwentaryzacji:
• Posiadamy zespół konsultantów o dużej wiedzy i doświadczeniu zdobytym w
trakcie przeprowadzonych projektów ;
• Przygotujemy pełną dokumentację procesu inwentaryzacji, począwszy od etapu
planowania, skończywszy na etapie rozliczania i ewidencji księgowej;
• Zaproponujemy Państwu metodologię przeprowadzania inwentaryzacji składników
rzeczowego majątku trwałego w odniesieniu do wszelkiego rodzaju pozycji majątku;
• Pomożemy Państwu zweryfikować wycenę księgowa składników majątku, ich
przydatność, a następnie pomożemy uaktualnić ewidencję księgową;
• Posiadamy fachową wiedzę księgową i podatkową w zakresie ewidencji składników
rzeczowego majątku trwałego;
• Proces inwentaryzacji będzie koordynowany przez doświadczonego konsultanta,
który będzie w stanie rozwiązać wszelkie problemy merytoryczne;
• Zapewnimy odpowiednią liczbę uczestników procesu inwentaryzacji, tak, aby
proces ten w minimalnym stopniu kolidował z codziennymi zadaniami Państwa
pracowników;
• Możemy przeprowadzić szkolenia z zakresu metodologii przeprowadzania
inwentaryzacji skierowane do zespołów spisowych oraz osób odpowiedzialnych za
nadzór i koordynacje inwentaryzacji w Państwa jednostce;
• Wiemy jak wykorzystać narzędzia oparte na kodach kreskowych w taki sposób, aby
maksymalnie zautomatyzować cały proces, co ułatwi weryfikację stanu składników
rzeczowego majątku trwałego w przyszłości oraz kolejne inwentaryzacje;
• Proponujemy Państwu wsparcie w procesie budowania koncepcji wdrożenia
rozwiązań IT służących do ewidencji i zarządzania składnikami majątku trwałego,
zwłaszcza przy rozproszonej strukturze lokalizacji majątku trwałego.
Szkolenia
Przygotowanie
procedur
Przeprowadzenie
pełnego procesu
MDDP posiada unikatowe doświadczenie i kompetencje w obszarze inwentaryzacji, które można przedstawić
następująco:
• Szkolenia indywidualne i
grupowe dla osób
nadzorujących proces
• Kompleksowe szkolenia dla
zespołów inwentaryzacyjnych
• Szkolenia z zakresu organizacji
procesu
• Tworzenie procedur
inwentaryzacyjnych
• Organizacja procesu
inwentaryzacji –
harmonogram
• Optymalizacja polityki
rachunkowości
• Przeprowadzenie pełnej
inwentaryzacji w wielu
lokalizacjach
• Nadzór i weryfikacja nad
zespołami liczącymi
• Wsparcie w procesie
rozliczania inwentaryzacji

4. Ogrodzenia
Grunty
Drogi, chodniki,
place
Środki trwałe
Nasze doświadczenia w pracy z Klientami potwierdzają fakt, że efektywne przeprowadzenie inwentaryzacji składników
rzeczowego majątku trwałego jest ważnym procesem dla przedsiębiorstwa. Planowanie, przeprowadzenie, a następnie
poprawne rozliczenie inwentaryzacji wymaga odpowiednich zasobów ludzkich - osób posiadających doświadczenie w
realizacji spisu w naturze na etapie zliczenia, jak i osób posiadających doświadczenie w planowaniu i zarządzaniu całym
procesem inwentaryzacji majątku trwałego. MDDP do realizacji projektów inwentaryzacyjnych, polegających na
przeprowadzeniu spisu z natury środków trwałych w wielu lokalizacjach na terenie Polski w krótkim czasie, angażuje
doświadczone zespoły spisowe zlokalizowane w głównych miastach Polski: w Warszawie, Gdańsku, Poznaniu, Wrocławiu
i Katowicach, dzięki czemu osiąga wyższą efektywność realizowanych prac.
Zapasy
Spis z natury polega na przeliczeniu,
zważeniu lub zmierzeniu ilości
danego składnika aktywów,
porównaniu wyniku spisu z danymi
z ksiąg rachunkowych oraz
wyjaśnieniu i rozliczeniu
ewentualnych różnic.
Inwentaryzacja zapasów jest często
procesem żmudnym, wykonywanym
po godzinach pracy, gdy nie są
realizowane bieżące czynności
operacyjne. Pracownicy MDDP
realizują inwentaryzację w godzinach
elastycznych dla swoich klientów
zapewniając przy tym, że zostanie
one wykonana w sposób należyty
i zgodnie z zasadami modelu „CAVE”.
Pracownicy MDDP przeprowadzali kompleksowe rozliczenia inwestycji, których celem było dostarczenie kompletnego
rejestru środków trwałych, uwzględniającego wykładnię polskich jak i międzynarodowych standardów rachunkowości,
przepisów podatkowych oraz zasad klasyfikacji według GUS.
Rozliczenie inwestycji budowlanych
W procesie rozliczenia inwestycji biorą udział doradcy podatkowi MDDP.
Doradcy na bazie opracowanego rejestru środków trwałych weryfikują
posiadany majątek inwestora w ramach rozliczanej inwestycji oraz dokonują
klasyfikacji obiektów budowlanych zgodnie z wykładnią polskich przepisów
podatkowych. Następnie opracowywane są dane do deklaracji podatku od
nieruchomości, przy uwzględnieniu możliwości zastosowania mechanizmów
optymalizacji podatkowej.
Budynki
Budowle
(Completeness)
(Accuracy)
(Validation)
(Existense)
Pracownicy MDDP realizowali projekty inwentaryzacji zapasów, w których
kluczowe było przeprowadzenia liczenia i identyfikacji zapasów krótkim
okresie czasu (np. noc), przy wykorzystaniu skanerów do odczytu kodów
kreskowych,.

5.  Trwałe oznakowanie środka trwałego etykietą z
kodem kreskowym umożliwi w przyszłości łatwą
identyfikację za pomocą kolektora skanującego
 Wykorzystywane do oznakowania etykiety są
dopasowywane do potrzeb Klientów pod
względem umieszczonych symboli i oznaczeń,
jak również pod względem parametrów
wytrzymałościowych samej etykiety.
Oznakowanie kodami kreskowymi
 MDDP zaleca wykorzystanie prostych etykiet
zawierających 10 cyfrowy unikatowy numer
środka trwałego, umożliwiający bezpośrednie
powiązanie numeru etykiety do środka trwałego.
 Takie podejście zapewni elastyczność w
sczytywaniu i przetwarzaniu danych w przyszłości.
Kolektory wykorzystywane przez MDDP (Cipher
Lab 8001), generują zrzut danych do pliku
tekstowego, który można dowolnie przetwarzać na
dalszym etapie w aplikacji MS Excel.
Systemy informatyczne
W celu oznakowania i późniejszej inwentaryzacji wykorzystujemy: kolektory skanujące kody kreskowe,
drukarki etykiet, oraz wysokiej klasy materiały eksploatacyjne dopasowane do potrzeb Klientów pod
względem dopasowania ich jakości do warunków eksploatacji.
MDDP korzysta z urządzeń skanujących Cipher Lab 8001, które są idealnym rozwiązaniem
do inwentaryzacji pomieszczeń biurowych i usługowych dzięki małym gabarytom,
niewielkiej wadze oraz wytrzymałej baterii.
Kolektor skanujący dane ze stacja dokującą
MDDP posiada drukarkę kodów kreskowych. MDDP posiada także edytor do
indywidualnego projektowania etykiet kodów kreskowych. Drukarka umożliwia wydruk
dużej ilości etykiet m. in. na papierze, tabliczkach znamionowych, folii, tekstyliach.
Etykieta:
Standardowa etykieta (srebrna) wykonana jest z materiału przylegającego się do wielu
powierzchni, (drewno, metal, papier, plastik). Standardowa etykieta składa się z 10
znaków oraz oznaczenia nazwy właściciela środków trwałych.
Etykiety 2D (biało-czarna), kody o bardzo niewielkich wymiarach stosowane dla tych
składników majątku, które dysponują niewielką ilością miejsca np. urządzenia serwerowe,
telefony komórkowe, aparaty fotograficzne itp.
Materiały eksploatacyjne
Drukarka kodów kreskowych

6. Lista referencyjna wybranych projektów:
Inwentaryzacja środków trwałych w 162 sklepach Empik na terenie Polski
Stworzyliśmy metodologię pracy, opracowaliśmy podręcznik inwentaryzacji, wspólnie z klientem przygotowaliśmy
katalog ŚT podlegających spisowi. Pracowaliśmy w oparciu o 6 zespołów spisowych realizujących swoje zadania w
przydzielonych obszarach geograficznych Polski. Dokonaliśmy rozliczenia wyniku inwentaryzacji do ksiąg
rachunkowych Empik.
Inwentaryzacja środków trwałych w magazynach logistycznych Rossmann
Stworzyliśmy instrukcję inwentaryzacji, zaprojektowaliśmy etykietę techniczną do oznakowania środków trwałych,
które nie posiadały etykiety Rossmann. Prace spisowe przeprowadziły dedykowane zespoły spisowe. Środki trwałe
obejmowały sprzęt biurowy, sprzęt IT, oraz specjalistyczne urządzenia magazynowo – logistyczne. Dokonaliśmy
rozliczenia wyniku inwentaryzacji do ksiąg rachunkowych UDT.
Inwentaryzacja środków trwałych w 35 jednostkach terytorialnych UDT
Stworzyliśmy metodologię pracy, zaprojektowaliśmy etykietę z kodem kreskowym spełniającą potrzeby ewidencji
środków trwałych w UDT. Prace spisowe przeprowadziły regionalne zespoły spisowe MDDP (Warszawa, Wrocław,
Poznań, Katowice, Gdańsk). Dokonaliśmy rozliczenia wyniku inwentaryzacji do ksiąg rachunkowych UDT.
Inwentaryzacja środków trwałych w salonach sprzedażowychSuper-Pharm
Inwentaryzacja ŚT we wszystkich salonach sprzedażowych Super-Pharm na terenie Polski oraz w siedzibie firmy.
Zgodnie ze specyfikacją klienta oznakowaliśmy środki trwałe dedykowanymi etykietami zawierającymi kod kreskowy.
Dokonaliśmy rozliczenia wyniku inwentaryzacji do ksiąg rachunkowych Empik.
Inwentaryzacja środków trwałych w Banku
Przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w banku oraz oznaczenie środków trwałych kodami kreskowymi,
zapewniającymi powiązanie poszczególnych pozycji majątku ze stanem księgowym.
ŚrodkiTrwałe
Inwentaryzacja zapasów dla sieci Aptek
Przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów dla aptek sieci Euro-Apteka. Nasze prace dotyczyły przeprowadzenie
inwentaryzacji stanu zapasów w 66 aptekach na terenie całego kraju. Inwentaryzacje odbywały się podczas godzin
nocnych, w których apteki nie prowadziły sprzedaży. Dokonaliśmy rozliczenia wyniku inwentaryzacji do ksiąg
rachunkowych.
Inwentaryzacja zapasów dla sieci Aptek
Przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów aptek sieci Bliska. Nasze prace dotyczyły przeprowadzenie inwentaryzacji
stanu zapasów w 3 aptekach w okolicach Warszawy. Inwentaryzacje odbywały się podczas godzin nocnych, w których
apteki nie prowadziły sprzedaży. Dokonaliśmy rozliczenia wyniku inwentaryzacji do ksiąg rachunkowych.
Opracowanie koncepcji inwentaryzacji ciągłej zapasów
Dokonaliśmy oceny możliwości przeprowadzania inwentaryzacji zapasów w trybie ciągłym na terenie magazynów
wydawnictwa OSDW Azymut w Strykowie. Przedstawiliśmy cele i dobre praktyki inwentaryzacji zapasów,
dokonaliśmy analizy porównawczej inwentaryzacji w trybie ciągłym oraz trybie okresowym, określiliśmy specyfikę
organizacji magazynów OSDW Azymut w Strykowie w zakresie przeprowadzenia procedury inwentaryzacji zapasów w
trybie ciągłym.
Szkolenie z zasad przeprowadzania inwentaryzacji zapasów
Organizowanie szkolenia dla pracowników magazynowych Virtu, odpowiedzialnych za przeprowadzenie procesu
inwentaryzacji zapasów. Szkolenie dla komisji spisowej sprawującej nadzór na inwentaryzacją zapasów. Koordynacja i
obserwacja procesu inwentaryzacji zapasów w magazynach Virtu.
Zapasy
Rozliczenie inwestycji oraz inwentaryzacja środków trwałych
Rozliczenie inwestycji w kilkunastu hotelach na terenie całego kraju. Przeprowadzenie inwentaryzacji powykonawczej
i wydzielenie środków trwałych (m.in. urządzeń, wyposażenia). Dla każdego z inwentaryzowanych budynków,
stworzenie rejestru środków trwałych (w formie pliku eksportowanego do systemu finansowo-księgowego Klienta).
Posiadamy wiedzę branżową w zakresie posiadanych składników majątku trwałego w hotelach.
Rozliczenie inwestycji oraz inwentaryzacja środków trwałych
Rozliczenie inwestycji w budynki biurowe kompleksu Eko-Park w Warszawie. Przeprowadzenie inwentaryzacji
powykonawczą oraz wydzielenie środków trwałych (m.in. urządzeń, wyposażenia). Dokonaliśmy oznaczenia środków
trwałych z wykorzystaniem etykiety z kodami kreskowymi.
Wsparcie wdrożenia oprogramowania do ewidencji środków trwałych
i zapasów
Wsparcie w procesie wdrożenia oprogramowania do ewidencji środków trwałych i zapasów za pomocą kodów
kreskowych. Wykonanie analizy fundamentalnej procesu wraz z opracowaniem koncepcji wdrożenia. Usprawnienie
procedur obrotu dokumentów oraz kontroli wewnętrznych związanych z obrotem magazynowym.
Szkolenie dla Banku z zasad realizacji inwentaryzacji środków trwałych
Organizowanie szkolenia dla personelu Banku, odpowiedzialnego za przeprowadzenie
i nadzór nad inwentaryzacją środków trwałych w około 400 placówkach.
Rozliczenieinwestycji

7. Skontaktuj się z nami
MDDP Business Consulting
Ul. Mokotowska 49 | 00-542 Warszawa | www.mddp-bc.pl
Paweł Kubik tel. 22 322 68 88|fax 22 322 68 89 |pawel.kubik@mddp.pl
Karol Plewa tel. 22 376 52 60|kom 506 177 875 |karol.plewa@mddp.pl
MDDP Business Consulting
MDDP Business Consulting to dynamicznie rozwijający się zespół ekspertów z doświadczeniem
zdobytym w międzynarodowych firmach doradczych oraz w największych zagranicznych i polskich
przedsiębiorstwach.
Oferujemy szeroki zakres usług konsultingowych. Towarzyszymy naszym klientom od momentu
wypracowywania i wdrażania strategii, poprzez optymalizację procesów i zarządzanie zmianą, po
wsparcie w transakcjach kapitałowych.
Od 2006 roku dostarczamy najwyżej jakości usługi doradcze, dzięki czemu zaufało nam już ponad sto
przedsiębiorstw z różnych branż. Współpracujemy z największymi międzynarodowymi i polskimi
firmami, w tym notowanymi na WIG20, jak i rozwijającymi się przedsiębiorstwami działającymi
lokalnie.
Restrukturyzacja –
redukcja kosztów
Optymalizacja procesów
biznesowych
Key Performance
Indicators / Balanced
Scorecard
Projektowanie struktur
organizacyjnych
Warsztaty strategiczne
Planowanie
i budżetowanie
Raportowanie zarządcze
dla Grup Kapitałowych
Konsolidacja
sprawozdań
finansowych
Zarządzanie projektami
– metodologia
Outsourcing
menedżerów projektów
Narzędzia IT wspierające
zarządzanie projektami
Wsparcie w transakcjach
kapitałowych
i pozyskiwaniu kapitału
Doradztwo w sporach
Audyt wewnętrzny
Zarządzanie ryzykiem i
SOX
Poprawa
efektywności
Planowanie,
raportowanie
i konsolidacja
Zarządzanie
projektami
Doradztwo
transakcyjne
i zarządzenie
ryzykiem
Dedykowane rozwiązania informatyczne