Instructivo de utilización del OpenProj

1. Creación de un proyecto con el OpenProj Curso de capacitación en dirección de proyectos BCA Benítez Codas & Asociados Prof. Ing. Manuel Benítez Codas Junio 2009

2. Ing. Manuel Benítez Codas 2 Informaciones del Software

3. Observaciones Ing. Manuel Benítez Codas 3 Esta presentación es sumamente básica, pero permite crear un plan de proyecto de manera rápida y fácil. El ejercicio es un ejemplo de un proyecto de una licitación de un ministerio con financiamiento del Banco Mundial. El software utilizado es el OpenProj de Serena Software y puede ser bajado de Internet de manera gratuita. Este instructivo demuestra la utilización de los recursos básicos del OpenProj, el usuario podrá ir perfeccionando sus conocimientos en la medida que vaya creando más proyectos e investigando los recursos más avanzados.

4. Identificando Las teclas de la barra de herramienta superior. Se recomienda pulsar sobre cada TECLA que figura en la barra de herramientas y luego sobre cada ícono que se despliega debajo de él. Ing. Manuel Benítez Codas 4

5. Al abrir el programa se ve este cuadro de diálogo. Se pulsa el cursor en Crea Proyecto Ing. Manuel Benítez Codas 5

6. Ing. Manuel Benítez Codas 6 Al pulsar esta tecla, se despliegan las funciones disponibles para el mismo, en este caso Nuevo Proyecto, Abrir otro archivo, etc.

7. Ing. Manuel Benítez Codas 7 Al pulsar esta tecla, se despliegan las funciones disponibles para el mismo, en este caso las funciones de edición similares a las de Excel

8. Ing. Manuel Benítez Codas 8 Al pulsar esta tecla, se despliegan las funciones disponibles para el mismo, en este caso las distintas vistas que se pueden obtener.

9. Ing. Manuel Benítez Codas 9 Al pulsar esta tecla, se despliegan la función de insertar una nueva Tarea o Recurso.

10. Ing. Manuel Benítez Codas 10 Al pulsar esta tecla, se despliegan las funciones de cambio de horario de trabajo y de seguimiento.

11. Ing. Manuel Benítez Codas 11 En este cuadro se puede establecer el calendario utilizado por el usuario, indicando las horas de trabajo y los días no laborables y guardando con un nombre de la institución o empresa que lo utilizará.

12. Ing. Manuel Benítez Codas 12 Al pulsar esta tecla, se despliegan las funciones de Proyectos abiertos, la Información de este proyecto y más debajo el nombre del proyecto en que se está trabajando.

13. Ing. Manuel Benítez Codas 13 Al pulsar esta tecla, se despliegan las funciones de Ayuda, Acerca de Serena da las características del Software, Ayuda Serena sirve si se está trabajando en línea y Consejo del día------

14. Los íconos Ing. Manuel Benítez Codas 14 Visualizar impresión Imprimir Guardar proyecto Abrir archivo Abrir nuevo proyecto

15. Los íconos Ing. Manuel Benítez Codas 15 Deshacer Buscar Pegar Cortar Copiar

16. Los íconos Ing. Manuel Benítez Codas 16 Notas de tarea Información de tarea Rehacer Desencadenar Encadenar

17. Los íconos Ing. Manuel Benítez Codas 17 Indenta Asigna recursos Desindenta Despliegue de tarea Cambia calendario Aumenta escala de tiempo Reduce escala de tiempo

18. Ahora se creará un proyecto muy simple Ing. Manuel Benítez Codas 18 Creando un proyecto

19. Al abrir el programa se ve este cuadro de diálogo. Se pulsa el cursor en Crea Proyecto Ing. Manuel Benítez Codas 19

20. En las notas se coloca la información relevante del proyecto, como ser referencias de contrato, normas, antecedentes, observaciones y recomendaciones relevantes, etc. Ing. Manuel Benítez Codas 20 Luego aparece este cuadro de diálogo que lo llena con los datos requeridos.

21. Aparece la plantilla básica del proyecto con formato parecido al Excel. Cada columna tiene un objetivo definido. Se ven: Nombre, Duración e Inicio. Ing. Manuel Benítez Codas 21

22. Ing. Manuel Benítez Codas 22 Pulsando el ícono Cambio de calendario, aparece el calendario, se pulsa en nuevo y aparece esta caja de diálogo donde se escribe el nombre del calendario que va a ser creado. Luego se pulsa OK.

23. Ing. Manuel Benítez Codas 23 Se pulsa Opciones y aparece este nuevo cuadro de diálogo, en el que se colocan las horas de trabajo diarias, las horas por semana y los días del mes que se arbitra.

24. Ing. Manuel Benítez Codas 24 Para marcar los feriados, se pulsa sobre el día y luego se pulsa en No hay tiempo de trabajo. Se termina pulsando OK.

25. En la columna Nombre se escriben las Tareas o Actividades, de manera secuencial. Si es necesario, pueden ser separadas por las etapas del proyecto. Facilita este trabajo si elaboramos la lista de actividades con las duraciones en una planilla de Excel y luego se copia al OpenProj. Ing. Manuel Benítez Codas 25

26. En la columna duración se colocan los días que va a tomar cada actividad. Ing. Manuel Benítez Codas 26

27. Ing. Manuel Benítez Codas 27 2 1 Se pulsa en la primera actividad de cada fase, manteniendo oprimida la tecla Shift se marcan las demás actividades de la fase y luego usando el indicador de flecha a la derecha se marcan las actividades de cada Fase y pulsando la cadena de la barra de herramientas se vinculan secuencialmente las actividades de cada Fase.

28. Se vincula la última actividad de una cadena con la primera de la otra. En este momento se puede observar en la primera línea de cada fase el total de días que lleva realizarla. Ing. Manuel Benítez Codas 28

29. Se llena este cuadro de diálogo con los nombres o las Iniciales de los recursos que serán empleados en el proyecto. Ing. Manuel Benítez Codas 29 Se pulsa sobre el ícono indicado y se abre planilla de Recursos

30. Al volver a la página principal se observan ahora: las actividades, la Duración Acumulada de cada fase del proyecto, la Duración de cada actividad, las fechas de Inicio y Terminado, las Precedencias y los nombres de los Recursos que participarán de cada actividad. Ing. Manuel Benítez Codas 30

31. Al hacer correr la línea que separa el campo de datos del cronograma se puede observar el gráfico de Gantt, pero como la escala temporal es de semanas, el gráfico escapa de la pantalla. Ing. Manuel Benítez Codas 31

32. Pulsando sobre la lupa que dice – se va reduciendo la escala y se puede observar todo el cronograma de barras. Ing. Manuel Benítez Codas 32

33. Ing. Manuel Benítez Codas 33 Los informes

34. Ing. Manuel Benítez Codas 34 Al pulsar el ícono Informes de la parte superior se encuentran los diversos informes que se pueden obtener siendo este el que proporciona el resumen de informaciones del proyecto.

35. En el lado izquierdo de la pantalla se encuentran los informes estándar que ofrece el OpenProj. Este informe es que muestra las horas aplicadas en cada actividad para cada recurso. Ing. Manuel Benítez Codas 35

36. Ing. Manuel Benítez Codas 36 Este es otro tipo de informe que proporciona las horas por actividad

37. Pulsando Proyecto se encuentra este cuadro de diálogo que muestra las informaciones básicas del proyecto. Ing. Manuel Benítez Codas 37

38. Ing. Manuel Benítez Codas 38 Gracias y éxito en sus proyectos