Impantação do 5 ss

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PLANO DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACOAL – RO

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Impantação do 5 ss

  1. 1. PLANO DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACOAL – RO.1 Cintia Keller Brunes2 Kamila Bueno Guimarães² Marcela Siqueira Galiano² Maximiliano Barroso Bonfá² Simone Marçal3 1. INTRODUÇÃO: TIPIFICANDO A EMPRESA E O 5S 1.1. A Empresa O Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) da Prefeitura Municipal de Cacoal surgiu em meados de 2002, como a Divisão de “Informática”, a partir da idéia e insistência de dois funcionários da Secretaria Municipal de Administração. Esta idéia ganhou força e hoje em 2010 a DTI, como passou a ser chamada a partir da criação da Lei 2543/PMC/2009, integra a “ESTRUTURA POLÍTICO-ADMINISTRATIVA E ORGANIZACIONAL DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACOAL”. “Promover o controle e processamento de dados de tecnologia de informação, bem como a manutenção de computadores e periféricos e demais sistemas;” Segundo a mesma lei estas seriam as atribuições e competência do DTI. Esta lei ainda dispõem da estrutura organizacional do departamento da seguinte forma: “3.9-TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 3.9.1- COORDENAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 3.9.1.1- Departamento de Suporte Técnico 3.9.1.2- Departamento de Manutenção 3.9.1.2.1- Divisão de Hardware 3.9.1.2.2- Divisão de Banco de Dados 3.9.1.2.3- Divisão de Telecomunicação 3.9.1.2.4- Divisão de Eletrônica 3.9.1.2.5- Divisão de Redes de Dados “ 1 Trabalho Elaborado como requisito de atribuição de nota na matéria de Gestão da Profução II do curso de Administração da Fundação Universidade Federal de Rondônia – UNIR. 2 Acadêmicos do Curso de Administração da Fundação Universidade Federal de Rondônia – UNIR. 3 Professora da UNIR, Orientadora do Trabalho.
  2. 2. Hoje o DTI conta com um quadro de 10 colaboradores e dispostos em todas estas divisões acima descritas, e tem como missão e Visão o seguinte: “Implementar o uso das tecnologias de informação e de comunicação. Prestar suporte técnico, desenvolvimento de softwares, projetos técnicos, e outros como apoio na parte tecnológica e prestando diversos trabalhos correlatos a suas funções.” “O Departamento de Tecnologia do Município de Cacoal, tem abrangência disseminada em todas as Secretaria Municipais. Essa multipresencialidade e a diversidade dos trabalhos, colocam o departamento em posição proeminente no que tange à sua contribuição para o funcionamento das Secretarias Municipais, Órgãos, escolas, unidades básicas de Saúde, Hospitais departamentos e outros setores.” 1.2. O programa 5s O programa 5S consolidou-se no Japão a partir da década de 50. Seu nome provém das iniciais das palavras: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU E SHITSUKE, quais podem ser traduzidas como: SEIRI – Senso de Organização; SEITON –Senso de Arrumação; SEISOU – Senso de Limpeza; SIKETSU – Senso de Padronização; SHITSUKE –Senso de Disciplina. Os 5S’s são interpretados como sensos, primeiramente para manter o nome original do programa, e ainda para refletir melhor a idéia de profunda mudança comportamental (OSADA, 1992). O programa mencionado objetiva a educação, treinamento, e busca a qualidade através de constante aperfeiçoamento dos detalhes que compõem a rotina do dia - a- dia de trabalho. Os efeitos dos 5S’s são tão abrangentes que se tornam uma prática fundamental para a obtenção e consolidação do processo educacional de quaisquer atividades. Os conceitos fundamentais do programa devem ser entendidos, incorporados e praticados por todos os níveis hierárquic os, dos empregados à gerência, visando entre outras metas, evitar desperdícios e garantir um ambiente de trabalho cada vez mais saudável (OSADA, 1992). OSADA (1992) sugere que a alta administração deve demonstrar comprometimento com a melhoria, antes de solicitar-lhes qualquer tipo de colaboração. Além do
  3. 3. comprometimento, a alta administração deve realizar um evento oficial de lançamento do programa, com a presença do presidente e diretores, para que todos entendam a importância e a seriedade com que o assunto é tratado. Implantar o Programa 5S por toda a organização é uma decisão que cabe somente à alta administração. No início da implantação a alta administração deve os explicar aos envolvidos seus objetivos e os benefícios da mudança, o suporte da gerência ao Programa 5S no presente pode proporcionar muita economia em termos de qualidade, prevenção de acidentes e produtividade no futuro. Além de melhorias no aspecto motivacional dos operários da empresa. COSTA & ROSA (1999), salientam também o papel essencial da alta administração e acrescentam que o programa destina-se a educação contínua, dessa forma, os colaboradores da empresa poderão incorporar novos hábitos e atitudes em seu ambiente de trabalho. Uma das dificuldades que as construtoras encontram para a implantação efetiva dos Sistemas de Gestão da Qualidade nos canteiros de obra é a resistência nos níveis hierárquicos mais baixos. A adesão dos operários às transformações necessárias é ponto fundamental para que os objetivos do programa sejam alcançados. As deficiências educacionais da população no Brasil agravam esse fator. Segundo Osada (1992), pelo desenvolvimento de cinco conceitos básicos, denominado “5S’s”, torna-se possível a criação de um ambiente propício à mudanças de comportamento e de atitudes das pessoas. A implantação deste programa nas construtoras tem se mostrado um importante instrumento a ser explorado no início dos processos de mudanças, e na introdução de novos conceitos de gestão, pois possibilita uma ligação eficaz entre a engenharia e os trabalhadores, ajudando a transmitir de forma simples os conceitos de Qualidade e os procedimentos para a implantação de Programas de Qualidade mais abrangentes (COSTA & ROSA, 1999). O Programa 5S no canteiro traz benefícios concretos, pois os resultados são facilmente e rapidamente observados. Além disso, os conceitos aplicados são simples, o programa é participativo ou seja, promove o envolvimento de todas as equipes produtivas da obra. O programa se propõe a melhorar a organização e a limpeza das obras, ao mesmo tempo, provoca a mudança de comportamento dos profissionais com relação à cultura do desperdício (COSTA & ROSA, 1999). Dentre os benefícios alcançados com o programa pode-se destacar: • Minimização da quantidade de materiais, ferramentas e objetos no posto de trabalho; • Maior disponibilidade de espaço no canteiro; • Redução do desperdício;
  4. 4. • Economia de tempo; • Redução do índice de acidentes na obra; • Reaproveitamento de materiais da obra; • Incentivo do trabalho em equipe; • Melhoria da qualidade do ambiente de trabalho; • Melhoria da organização e da limpeza do canteiro de obra. 2. METODOLOGIA PARA A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA Iremos partir do ponto de vista de que se trata de um departamento que apesar de sua grande abrangência tem um espaço físico reduzido assim como o numero de colaboradores. Desta forma este plano de implantação do Programa 5S será um tanto quanto resumido e totalmente prático, para se enquadrar no padrão de trabalho e no perfil dos colaboradores do DTI. Vale lembrar também que a maioria dos planos de implantação propostas pelos vários autores consultados só teriam sentido caso fossem aplicados em empresas de grande porte. Uma das premissas básicas do modelo que elaboramos é que as pequenas empresas possuem um pequeno menor número de funcionários quando comparadas com as grandes, o que facilita bastante a comunicação e a disseminação das idéias do 5S. Figura 1: Modelo Proposto para a implantação do Programa 5S É importante ressaltar que, embora o modelo proposto utilize as mesmas etapas sugeridas por Lapa (2005), as atividades constituintes de cada etapa foram adaptadas à realidade do DTI. Como mostra a figura 1, o modelo possui as seguintes etapas: Preparação, Implantação e Manutenção. Analisando de uma forma mais ampla, a implementação do 5S
  5. 5. inclui necessariamente uma etapa anterior de Preparação e uma etapa posterior de Manutenção. No modelo, essas três etapas são executadas de uma forma interativa sendo que a Manutenção nunca termina o que é coerente com a lógica clássica da melhoria contínua. Pode-se afirmar que as etapas do modelo são interligadas por meio do ciclo PDCA (plan-do check-act), o conhecido método que foi consagrado pelos gurus da qualidade Deming e Shewhart. O ciclo PDCA não é exatamente uma etapa do modelo e nem mesmo aparece de uma forma explícita para os funcionários. A representação do ciclo PDCA na figura 1 serve para ressaltar que o processo de implantação do sistema 5S deve passar a fazer parte da rotina de melhoria contínua da empresa e, na medida do possível, deve ser incorporado à cultura organizacional. 2.1. Preparação A etapa de Preparação envolve inicialmente uma discussão com a alta direção, que no caso do DTI é representada pelo Diretor de Tecnologia e Informação. Após a obtenção do comprometimento por parte da diretoria, a intenção passa a ser a obtenção do comprometimento por parte dos funcionários. Para isso, apresenta-se o Sistema 5S a todas as pessoas que estarão envolvidas com o programa, mostrando como a implantação dos 5 sensos poderá trazer benefícios para os próprios funcionários. A atividade posterior à obtenção de comprometimento é a seleção das pessoas-chave que darão apoio ao processo de implantação. Como o sucesso do processo de implantação depende de uma participação ativa de todos os envolvidos, é fundamental ter facilitadores internos que vivenciem a rotina do ambiente de trabalho onde será implantado o sistema. A terceira atividade da etapa de preparação consiste na aplicação de um questionário para avaliar a percepção dos funcionários em relação ao seu ambiente de trabalho. Além de fornecer informações que podem dar suporte à elaboração do plano de implantação, o questionário pode motivar os funcionários para uma mudança de atitude que é fundamental para a eficácia na implantação do 5S, reforçando assim, o comprometimento com o programa. A última atividade de preparação é a realização de um brainstorming (tempestade de idéias) que procura tanto identificar as causas dos problemas percebidos no ambiente de trabalho quanto levantar sugestões preliminares de melhoria. Na identificação das causas dos problemas, é recomendável que seja feito um registro da situação atual, principalmente por meio de fotografias de diferentes partes das instalações. Assim, as idéias levantadas no brainstorming poderão servir de base para a preparação do plano de implantação.
  6. 6. 2.2. Implantação A etapa de Implantação começa com a elaboração do plano de implantação, em que são estabelecidos os objetivos e metas do programa e são detalhadas as ações de acordo a lógica do 5S’s. Embora os objetivos e metas devam envolver a plena implantação de todos os cinco sensos, o plano de ações deve estar focado na implantação imediata dos três primeiros S’s (Organização, Arrumação e limpeza), uma vez que os dois últimos S’s (Padronização e Disciplina) geralmente são alcançados de uma forma mais gradual, dependendo assim, da fase de manutenção. Após, a realização do plano de implantação é feito um trabalho coletivo para a implantação d o primeiro S (Organização). Nesse trabalho, as pessoas que trabalham nas áreas que serão modificadas são estimuladas a questionar a utilização dos diferentes itens que compõem o ambiente físico, tais como, materiais, equipamentos, ferramentas, etc. Durante essa atividade, os elementos são classificados em “necessários” e “desnecessários”, fazendo com que as pessoas já comecem ter uma idéia de como ordenar melhor os itens (senso de ordenação), o que por si só constitui um incentivo e também uma preparação para a próxima atividade. A atividade seguinte é denominada como o “Dia da Faxina Geral”, também chamada de “Dia D”. Assim, escolhe-se um dia para que, em forma de mutirão, sejam colocados em prática o 2º e o 3º sensos (Arrumação e Limpeza). No dia da faxina é muito importante que todos os envolvidos participem da atividade, pois isso é essencial para garantir a manutenção do sistema 5S. Por isso, a idéia de colocar a implantação do primeiro senso antes do Dia da Faxina Geral foi considerada bastante oportuna para o modelo proposto, uma vez que as pessoas já começariam a participar antecipadamente. 2.3. Manutenção Conforme foi ressaltado anteriormente, a etapa de Manutenção constitui um processo permanente de melhoria contínua, sendo responsável pelo desenvolvimento dos dois últimos sensos (Padronização e Disciplina). Nessa etapa, duas atividades são particularmente importantes: a avaliação das fases anteriores e o treinamento permanente. A avaliação das fases anteriores, além de fornecer um feedback aos gerentes em relação ao grau de
  7. 7. assimilação dos 5 sensos, atua como um dispositivo que determina como e quando o processo deve recomeçar, fazendo girar o ciclo PDCA. Uma das diferenças básicas do modelo proposto, em relação aos modelos tradicionais de implantação do 5S, é que não há um treinamento formal na fase de preparação. Nesse caso, a discussão com os funcionários para a obter comprometimento na etapa de preparação já cumpre o mesmo papel que o treinamento em empresas de grande porte, uma vez que a idéia dos cinco sensos já é disseminada nessa atividade. Em pequenas empresas, um treinamento formal poderia criar resistências à mudança, burocratizando o que naturalmente tem a vantagem de ser flexível. Desse modo, o treinamento é considerado como um processo permanente, possibilitando incorporar os princípios do 5S em outros treinamentos relacionados com o programa de qualidade, que normalmente seriam mais abrangentes. Nesse modelo, o treinamento específico do 5S estaria muito mais voltado para o desenvolvimento do senso de autodisciplina, capacitando os colaboradores para que eles pudessem manter o Sistema 5S de forma autônoma, sem a intervenção constante dos gerentes. 3. APLICAÇÃO DO MODELO A partir do plano descrito, abaixo estão alguns passos a serem seguidos para por em prática a metodologia acima elaborada. 3.1. Preparação Na etapa de preparação, inicialmente teríamos que discutir com o Diretor do DTI e em seguida com o restante dos colaboradores, porem esta discussão será feita de forma conjunta. Esta discussão será realizada em forma de seminário, onde os pesquisadores irão explanar sobre o Programa 5S’s e sua importância para a organização. Em seguida, será realizadas a apresentação do roteiro do programa com todas as atividades previstas para o período de implementação. Após as discussões gerais para a obtenção de comprometimento, serão selecionadas as pessoas-chave que darão apoio ao programa. Depois da discussão inicial e da seleção de pessoas-chave para a implantação, será aplicado o questionário de percepção do ambiente de trabalho. Com a aplicação do questionário pode-se perceber se os colaboradores estão descontentes com o ambiente físico
  8. 8. da organização. Além disso, os resultados do questionário possibilitaram uma melhor definição de ações na hora da implantação. A identificação das causas que estão associadas aos problemas do setor poderá ser obtida com a ajuda de um brainstorming, que neste caso será realizado por todos os colaboradores. Assim, com a realização de um brainstorming surgirão idéias aproveitáveis e também informações importantes para a elaboração do plano de implantação do 5S. 3.2. Implantação Após a etapa de preparação, inicia-se a etapa de implantação. Nessa etapa, a primeira atividade será a elaboração do Plano de Implantação, este plano pode ser dividido em duas partes: os objetivos e metas a serem alcançados e o plano de ações para alcançar os objetivos traçados. O plano de ações detalha todo o processo de implantação, sendo elaborado de forma que possa responder a questionamentos do tipo: O que deve ser feito? Quem vai fazer a atividade? Como deve ser feita a atividade? Quando a atividade deve ser feita? Posteriormente ao plano de implantação, inicioa-se a implantação do primeiro senso (Organização). Com a realização desta etapa, será possível observar que os colaboradores do setor se sentirão melhor em tirar de circulação alguns materiais que não estão mais sendo utilizados e que estavam somente ocupando espaço. Logo depois vem a realização do “Dia da Faxina Geral”. No Dia da Faxina Geral será possível observar se a filosofia dos 5 Sensos realmente foi disseminada entre os colaboradores. 3.3. Manutenção Na etapa de manutenção será permitido consolidar os dois últimos sensos no DTI, embora as etapas de preparação e implantação também contribuam indiretamente para fixar a noções de Padronização e Disciplina. Para consolidar as idéias do 5S’s apartir desta etapa serão elaborados treinamentos de manutenção. Para complementar a avaliação de resultados, poderão ser realizadas avaliações regularmente e uma idéia interessante seria montar um mural com fotos de antes e durante. 4. CRONOGRAMA PROPOSTO Segue abaixo um cronograma simplificado com as ações e datas propostas para tal.
  9. 9. Tabela 1: Cronograma de Atividades Propostas. Atividade Data Prevista Seminário de Sensibilização 03-07-2010 Seleção de pessoas-chave 09-07-2010 Questionário de percepção 09-07-2010 Brainstorming 09-07-2010 Elaboração do Plano de Implantação 16-07-2010 DIA “D” 24-07-2010 Avaliação do trabalho 30-07-2010 Inicio do ciclo de Treinamentos de manutenção 20-08-2010
  10. 10. Tabela 1: Cronograma de Atividades Propostas. Atividade Data Prevista Seminário de Sensibilização 03-07-2010 Seleção de pessoas-chave 09-07-2010 Questionário de percepção 09-07-2010 Brainstorming 09-07-2010 Elaboração do Plano de Implantação 16-07-2010 DIA “D” 24-07-2010 Avaliação do trabalho 30-07-2010 Inicio do ciclo de Treinamentos de manutenção 20-08-2010

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