Studie Intranettrends 2010

Intranet-Studie 2010 Die Zukunftsfähigkeit des Intranets

Intranet-Studie 2010 Die add-all AG befragte von Februar bis April 2010 in einer Umfrage auf dem www.intranetberater.de 251 Unternehmen zum Thema Intranet. In der Intranet-Umfrage 2010 ging es diesmal um die Zukunftsfähigkeit des Intranets im Hinblick auf die Nutzung sozialer Netzwerkfunktionen, aber auch klassischer Usuability-Faktoren, wie Struktur, Intranet-Suche und Darstellung von wichtigen Informationen. 2 Intranet-Studie 2010 Die Studie wurde durchgeführt von: add-all AG Wingertstraße 18 61381 Friedrichsdorf Telefon: 0 617 5 / 79 87 35 Telefax: 0 61 75 / 79 87 45 Internet: www.add-all.de und www.intranetberater.de

Wie groß ist Ihr Intranetteam? 3 Intranet-Studie 2010 In den meisten der befragten Unternehmen (48%) besteht das Intranetteam aus 2-5 Personen. Allerdings beträgt bei 40% der Unternehmen die Anzahl der Personen eines Intranetteams zwischen 6 und mehr als 20 Personen. Dies macht die zunehmende Wichtigkeit des Intranets im Unternehmen deutlich. Bei der Nielsen Studie „Die 10 besten Intranets im Jahr 2010”* beträgt die durchschnittliche Teamgröße eines Intranetteams 14 Personen. Von den 10 Gewinnern bestehen 7 Intranet-Teams aus externen und internen Mitgliedern, was im Vergleich zu 2006 eine Verdopplung ist. *Quelle: Intranet Design Annual 2010 von Amy Schade, Patty Caya und Jakob Nielsen.

Wie bewerten Sie die Navigation Ihres Intranets? Bei 60% der befragten Unternehmen existiert eine bedingt zufriedenstellende Navigation im Intranet und bei sogar 13% der Unternehmen kann der Nutzer nur selten das finden, was er sucht. Nur in 27% der Unternehmen wird die Navigationsstuktur im Intranet als zufriedenstellend bewertet, da man auf Anhieb das findet, was man sucht. 4 Intranet-Studie 2010 Der Begriff „Navigation„ bezeichnet die Tätigkeit, die ein Benutzer ausführen muss, um gewünschte Informationen zu finden. Häufig ist es für den Benutzer schwierig, Informationen zu einem Thema zu finden. Die Ursache hierfür liegt oftmals in der mangelnden Struktur eines Intranets. Viele Intranets weisen keine nachvollziehbare Gliederung auf.

Kann der Nutzer in Ihrem Intranet die Benutzeroberfläche individuell anpassen? Bei den meisten der befragten Unternehmen (71%) kann der Nutzer seine Benutzeroberfläche nicht individuell anpassen. 5 Intranet-Studie 2010 Eine individuelle Anpassung ermöglicht es den Mitarbeitern , die Hauptseite des Intranets selbstständig einzustellen, was sehr häufig mit der Favoriten-Funktion (Quick Links, My Links) möglich ist. Die Mitarbeiter können sich bei einer individuellen Anpassung nur die Bereiche anzeigen lassen, die für sie relevant sind, was ein effizienteres Arbeiten ermöglicht. Versuchen Sie es selbst einmal im Internet unter http://www.google.de/ig.

Wie übersichtlich ist die Startseite Ihres Intranets? Eine übersichtliche Startseite im Intranet ist sehr wichtig, damit die Mitarbeiter nicht schon auf der Eingangsseite verschreckt werden, was man ja von vielen Internetseiten kennt. Blinkende, neonfarbende Webseiten sind Gott sein Dank die Ausnahme geworden, aber nun füllen viele viele Informationsfetzen (Bloghinweise, Kurznachrichten, Videos, … ) die Seiten im Internet. 6 Intranet-Studie 2010 Bei der Intranet-Studie 2010 haben 62% der Unternehmen angegeben, dass ihre Intranet-Startseite übersichtlich ist und bei sogar 21% ist die Eingangsseite sehr übersichtlich. Das ist sehr positiv! Lediglich bei 17% der Unternehmen wird die Startseite als unübersichtlich eingeschätzt.

Wie werden auf der Startseite die wichtigen Nachrichten präsentiert? Interne Nachrichtentexte dominieren in 70% der Unternehmen bei der Präsentation von Unternehmensnachrichten auf der Startseite des Intranets. Video-Beiträge werden in nur 15% der Unternehmen eingesetzt, um Neuigkeiten über das Intranet zu verbreiten, Audio-Beiträge sogar nur bei 5% der Unternehmen. Einen Pressekiosk mit einer externen Verlinkung zu Meldungen im Internet setzen nur 10% der Unternehmen ein. 7 Intranet-Studie 2010 Podcasts im Intranet können bestimmte Inhalte und Neuigkeiten besser vermitteln als reiner Text, denn Bilder sagen manchmal mehr als tausend Worte… Allerdings sind die Geschwindigkeit und Reihenfolge festgelegt und es fordert eine hohe Konzentration, den Inhalt richtig aufzunehmen, denn Podcasts werden meist nebenbei gehört oder gesehen.

Sind Sie zufrieden mit Ihrer Suchfunktion im Intranet? Die wenigsten Unternehmen (10%) sind mit ihrer Intranet-Suche zufrieden und finden mit Hilfe der Enterprise Search das, was sie suchen. 34% sind bedingt zufrieden und 18% der Unternehmen sind sogar gar nicht zufrieden mit ihrer Suche im Intranet, da sie nie die Informationen finden, die sie suchen. Die meisten Unternehmen, nämlich 38% der Unternehmen, planen ihre Intranet-Suche zu optimieren. 8 Intranet-Studie 2010 Zu demselben Ergebnis kommt man auch in der Nielsen Studie. Hier hat sich ebenfalls herauskristallisiert, dass die Intranet-Suchfunktion in den Unternehmen eine Schwachstelle ist, die es gilt zu optimieren, bspw. durch eine Erweiterung der Suchmöglichkeiten oder mit Hilfe von Listen mit den besten Suchergebnissen.

Gibt es mobile Intranet-Websites, damit Mitarbeiter auch von außerhalb auf spezielle Intranet-Inhalte zugreifen können? Ein Arbeiten von überall ist mit der erweiterten Funktionalität der Mobilgeräte möglich, da man neben den E-Mails und interne Seiten aufrufen kann. Aber der Trend im Internet hat scheinbar noch nicht im Intranet Einzug gehalten. Man kann zwar per Handy auf Facebook nach seinen Freunden suchen, aber den Kollegen im Intranet findet man nicht, da nur die wenigsten Intranets auf den Zugriff „von außen“ gerüstet sind. Bei den Gewinnern der Nielsen Studie zeigen zwei Unternehmen, wie es gehen kann. Sie haben spezielle mobil-ausgerichtete Sites mit geringeren Angeboten bei den wichtigen Inhalten und Anwendungen entwickelt, die von außen ansteuerbar sind. Insgesamt hatten in diesem Jahr 30 % der Intranets spezielle mobile Funktionen. 9 Intranet-Studie 2010 In 14% der Unternehmen plant man immerhin mobile Intranet-Seiten, auf die die Mitarbeiter von außerhalb per Mobilgerät zugreifen können. In 86% der Unternehmen gibt es keine mobilen Seiten und so etwas ist auch nicht geplant! In keinem der teilnehmenden Unternehmen existiert ein Intranet mit speziell mobilen Funktionen. Da „Mobil“ ja der große Trend oder sogar schon Standard im offenen Web ist, hinken die Unternehmen im internen Bereich ganz schön hinterher.

Gibt es soziale Netzwerkfunktionen in Ihrem Intranet? Grundsätzlich kann man sagen, dass soziale Netzwerke im Internet zum Standard gehören, genauso wie die „Apps“ im Internet. Man findet kaum jemanden, der nicht in Xing, Facebook, wer-kennt-wen,… vertreten ist. Die gleiche Entwicklung findet man bei den Sieger-Intranets der Nielsen-Studie, denn hier sind soziale Netzwerkfunktionen in den Intranets üblich. Hier werden soziale Netzwerke genutzt für die einzelnen Mitarbeiter, bspw. im Rahmen von Diskussions- und Profilseiten. Aber auch arbeitsbezogene soziale Netzwerkfunktionen sind bei diesen Intranets zu finden. Im Rahmen von technischen Foren, Expertenfinder-Funktionen und Projektseiten können sich Teams austauschen und ihr Wissen teilen. 10 Intranet-Studie 2010 Bei der Intranet-Studie, bei der 251 Unternehmen teilgenommen haben, ist dieser Trend leider noch nicht so stark zu spüren. Nur bei 19% der Unternehmen gibt es soziale Netzwerkfunktionen im Intranet. In den nächsten Jahren werden diese Funktionen, die aus dem Internet nicht mehr wegzudenken sind, in den Intranets sicher zunehmen. Denn gerade in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten ist der soziale Zusammenhalt und der Austausch der Mitarbeiter eine der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Unternehmen.

Gibt es bei Ihnen im Intranet ein “Chef-Blog“? Damit die Geschäftsleitung „ein Gesicht“ bekommt, gibt es in einigen (7%) der Unternehmen ein Blog, in dem das Management Stellung zu bestimmten Dingen beziehen kann. In 13% der Unternehmen ist ein Chef-Blog geplant. Ein Corporate Blog, in dem die Geschäftsleitung sich äußert , kann sehr viel Positives bewirken, indem man sich in kritischen Situationen zu Wort meldet. Der General Motors Europa-Chef Carl-Peter Forster bspw. bloggt im GM-Blog über die Situation im Konzern und stellt sich somit öffentlich der Diskussion. (http://drivingconversations.gmblogs.com/2009/02/the-reality-of-it-all%E2%80%A6.html) 11 Intranet-Studie 2010

Wie gehen Sie mit Änderungen im Intranet um? Auch die Meinungsabfrage während des Änderunsgsprozesses bei den 30% der Unternehmen lässt eine Einflussnahme seitens der Mitarbeiter noch zu. Dies ist bei den 12% der Unternehmen, die ihre Mitarbeiter erst nach Durchführung der Änderung befragen, nur noch sehr schwer möglich, wenn die Meinungen der Mitarbeiter nicht denen des Intranetteams entsprechen, bzw. die durchgeführte Veränderung als negativ von den Mitarbeitern bewertet wird. 12 Intranet-Studie 2010 Sehr positiv fällt auf, dass in den meisten Unternehmen die Mitarbeiter an irgendeiner Stelle im Änderungsprozess des Intranets mit einbezogen werden. Allerdings ist das bei 30% nicht der Fall. 28% der befragten Unternehmen befragen ihre Mitarbeiter, bevor etwas geändert wird im Intranet, damit man hier gleich die Änderungswünsche der Mitarbeiter mit umsetzen kann, die ja tagtäglich mit dem Intranet arbeiten.

Zusammenfassung Die add-all AG befragte von Februar bis April 2010 in einer Umfrage auf dem www.intranetberater.de 251 Unternehmen zum Thema Intranet. In der Intranet-Umfrage 2010 ging es diesmal um die Zukunftsfähigkeit des Intranets im Hinblick auf die Nutzung sozialer Netzwerkfunktionen, aber auch klassischer Usuability-Faktoren, wie Struktur, Intranet-Suche und Darstellung von wichtigen Informationen. Bei den meisten der befragten Unternehmen existiert eine bedingt zufriedenstellende Navigation im Intranet und bei einigen kann der Nutzer nur selten die Informationen finden, die er sucht. Nur in 27% der Unternehmen wird die Navigationsstuktur im Intranet als zufriedenstellend bewertet. Das kann die Intranet-Suche in den Unternehmen leider auch nicht wett machen, denn in den wenigsten Unternehmen (10%) ist man mit der Intranet-Suche zufrieden. Die meisten der befragten Unternehmen, nämlich 38%, planen ihre Enterprise Search zu optimieren. Sehr positiv ist aufgefallen, dass bei den meisten Unternehmen die Intranet-Startseite übersichtlich ist. Lediglich bei 17% der Unternehmen wird die Startseite als unübersichtlich eingeschätzt. Das liegt eventuell auch daran, dass interne Nachrichtentexte in 70% der Unternehmen dominieren, wenn es um die Darstellung der Unternehmensnachrichten auf der Startseite des Intranets geht. Video- und Audio-Beiträge und auch Pressekiosk-Verlinkungen kommen in den weinigsten Unternehmen auf der Startseite vor, was scheinbar auch zu der guten Übersichtlichkeit beiträgt. Bei der Intranet-Studie 2010 kam allerdings auch Erschreckendes zum Vorschein. Obwohl mobile Seiten (bspw. Apps), die per Mobilgerät empfangen werden können, im Internet zum Standard gehören, und auch soziale Netzwerkfunktionen (bspw. Facebook, Xing,…) nicht mehr weg zu denken sind, sind diese Trends in den Intranets kaum vertreten. Nur in 14% der Unternehmen plant man mobile Intranet-Seiten, auf die die Mitarbeiter von außen per Mobilgerät zugreifen können. In 86% der Unternehmen gibt es keine speziellen Seiten, auf die der Mitarbeiter von Mobilgeräten aus zugreifen kann und nur in 14% der Unternehmen ist so etwas geplant. Genauso verhält es sich mit den sozialen Netzwerkfunktionen im Intranet. Nur bei 19% der Unternehmen gibt es soziale Netzwerkfunktionen im Intranet. In den nächsten Jahren werden diese Funktionen, die aus dem Internet nicht mehr wegzudenken sind und zum Standard gehören, in den Intranets sicher zunehmen. Denn gerade in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten ist der soziale Zusammenhalt und der Austausch der Mitarbeiter eine der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Unternehmen. 13 Intranet-Studie 2010

Die add-all AG Seit 9 Jahren bietet die add-all AG das kostenfreie Informationsportal www.intranetberater.de an, das sich zum führenden Online-Informationsportal im Bereich Intranet entwickelt hat. Intranetverantwortliche aus deutschsprachigen Unternehmen informieren sich regelmäßig zum Thema Intranet auf dem intranetberater.de. Mit dem IntraNETworkhat die add-all AG ein Netzwerk geschaffen, das Intranetverantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit mit dem Medium Intranet unterstützt. Im Mittelpunkt vom IntraNETwork stehen neben umfangreichen Informationen und Anwendungen für das Intranet, der Erfahrungsaustausch und der Kontakt zu Unternehmen und Menschen, die ebenfalls ein Intranet einsetzen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor des IntraNETwork ist, dass Anbieter, Agenturen und Hersteller nicht teilnehmen dürfen! Dadurch garantieren wir einen unabhängigen und tiefgreifenden Informations- und Erfahrungsaustausch innerhalb des Netzwerks. Sie können darauf vertrauen, dass im IntraNETwork ausschließlich Intranet-Zuständige vertreten sind, die sich in ihrem Unternehmen mit dem Intranet beschäftigen und sich tagtäglich den gleichen Herausforderungen stellen wie Sie! 14 Intranet-Studie 2009

Das neue IntraNETwork 15 Das neue IntraNETwork

Das neue IntraNETwork 16 Das neue IntraNETwork IntraNETwork ist ein Netzwerk von Intranetverantwortlichen aus unterschiedlichsten Unternehmen. Im Mittelpunkt vom IntraNETwork steht neben umfangreichen Informationen und Anwendungen für Ihr Intranet der Erfahrungsaustausch zum Thema Intranet. Sie knüpfen Kontakt zu Unternehmen und Menschen, die ebenfalls ein Intranet einsetzen.

Das neue IntraNETwork 17 Die Vorteile vom IntraNETwork auf einen Blick ,[object Object]

Wissenstransfer mit Intranet Profis mit ähnlichen Aufgabengebieten

Einblicke in andere Intranets, um Ideen für das eigene Intranet zu erhalten

Intranet- Vorstellung verschiedener Unternehmen

Intranet-Screenshots verschiedener Unternehmen

Kleine Anwendungen für Ihr Intranet (Adventskalender, Osterquiz, Fußball-Tippspiel,...)

Informationen, Studien, E-Books, Präsentationen, Case Studies,[object Object]

19 Das neue IntraNETwork Die IntraNETwork-Community Lernen Sie Leute kennen, die ebenfalls wie Sie im Bereich Intranet für ihr Unternehmen tätig sind und tauschen Sie sich in der IntraNETwork-Community aus. Erfahren Sie mehr über die IntraNETwork-Mitglieder und die jeweiligen Intranets in den Unternehmen. So haben Sie die Möglichkeit, mit anderen Mitgliedern in Kontakt zu treten, die an denselben Fragestellungen wie Sie arbeiten.

Andere Intranets kennen lernen… Screenshots von Unternehmens-Intranets und Präsentationen von anderen IntraNETwork-Mitgliedern zu Themen rund um das eigene Intranet verschaffen Ihnen einen Einblick in andere Intranets. 20 Das neue IntraNETwork

Kontakte im IntraNETwork 21 Das neue IntraNETwork Ergebnis Eingesetzte Technik: Typo3 Name: Sandra MüllerFirma: XY AG Eingesetzte Technik: Typo3 Name: Alexander BrehmFirma: ABC GmbH Eingesetzte Technik: Typo3 Name: Sascha OttFirma: Muster GmbH Eingesetzte Technik: Typo3 Im IntraNETwork finden Sie eine „Erweiterte Suche“, um die IntranetNETwork-Mitglieder zu finden, die bspw. die gleiche Technik einsetzen, wie Sie im Unternehmen. Dadurch können Sie noch konkreter Ihre Fragen diskutieren.

Das IntraNETwork-Forum Das neue IntraNETwork 22 Im IntraNETwork-Forum haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fragen und Probleme rund um Ihr Intranet zu diskutieren. Des Weiteren bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fragen direkt an alle IntraNETwork-Mitglieder zu stellen und die Antworten gesammelt einzustellen. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass sich die Mitglieder nicht extra einloggen müssen, um auf die Fragen zu antworten, was erfahrungsgemäß zu einer höheren Anzahl von Antworten führt.

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