Lug2009 Email Management1. Daad kracht in v o o ruitg ang
E-mail Management in Domino
environments
Punten om niet te vergeten m.b.t. mail management
Sander Zwart Martijn de Jong
szwart@ilionx.com mdejong@ilionx.com
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
2. Even voorstellen... Sander Zwart
■ Wie ben ik?
■ Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant
■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino
System Administrator
■ 2005: Consultant voor ilionx
■ Migratie trajecten voor o.a ABN-Amro, Fortis, PwC, Vopak
■ Diverse Domino 8.5 migraties
■ Infrastructuur advies met behulp van Quick Scan
■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl
■ Twitter: twitter.com/sanderzwart
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
3. Even voorstellen... Martijn de Jong
■ Wie ben ik?
■ Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft
■ Psychologie & Ergonomie aan de universiteit van
Stellenbosch, Zuid-Afrika
■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino 8 Application Developer
& System Administrator en een Certified Lotus Instructor
■ 2000: Lotus Notes trainer voor IBM
■ 2002: Begonnen met Domino applicatie ontwikkeling, maar gestart met een Domino
System Administration job
■ 2004: Lotus Notes Consultant voor ilionx
■ 2006: Applicatie ontwikkelaar voor het ABN AMRO Bank Messaging & Groupware
Architecture Team
■ 2009: Spreker op Lotusphere met als onderwerp “10 Things to Consider when
Developing & Deploying Applications in Large Scale Environments
■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl
■ Twitter: twitter.com/martdj
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
4. Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
6. Waarom Standaarden
■ Minder calls naar de helpdesk
■ Betere stabiliteit van je omgeving
■ Zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
7. Welke Standaarden
■ ACL
■ Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten?
■ Hebben -Default- en Anonymous* niet teveel rechten?
■ Is de gebruiker editor of manager op zijn/haar mailfile?
* Als Anonymous niet bestaat in de ACL, heeft Anonymous de rechten van -Default- t/m Reader niveau
■ Mailfile Quota
■ Database Properties
■ Replication Settings
■ Calendar Profile
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
8. Policies
■ Mail policies
■ Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf
hoeven te doen
■ Om uniformiteit af te dwingen
■ Om het gebruikersgemak te vergroten
■ Desktop policies
■ Ook in de dekstop policies staan mail gerelateerde settings
■ Registratie policies
■ Voor consistente registratie van gebruikers
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
9. Waarom Procedures
■ Compliancy
■ Operationele behoefte
■ Risicobeheersing
■ Voortschrijdende ontwikkeling
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
12. Uniformiteit binnen ABN AMRO (3)
Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
13. Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
14. Optimalisatie
Beperk de grootte van je mailfiles
■ Quota
■ LZ1 attachment compression
■ Design note compression
■ Document Data Compression
■ DAOS
■ Archivering
■ Beperken van Simple Search
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
15. DAOS
■ Mail routing zonder DAOS
3mb 3x 3mb
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
16. DAOS
■ Mail routing met DAOS
3mb 3mb
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
17. ●
DAOS Estimator tool
■ Besparingen op individuele databases
■ Totale besparing op Domino omgeving
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
18. Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
19. Mailtemplate Management
Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients
■ Vanaf Notes/Domino 6.5 via een Desktop Policy:
■ Daarvoor via custom oplossingen...
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
20. Mailtemplate Management in ABN AMRO
■ Mailfile Upgrade Tool
■ Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop policy mogelijk is
■ Maar werkt ook op oudere client versies (pre-6)
■ Gebruiker kiest of zijn/haar mailfile een nieuw template moet krijgen
■ Administrator kan overrulen
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
21. Agenda
Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:
1 Uniformiteit
2 Optimalisatie
3 Mailtemplate management
4 Archivering
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
22. ●
Archivering
■ Domino gebaseerd archiveren
■ Mogelijk op basis van policies
■ Gebruiker zoekt door meerdere mailbestanden
■ Op basis van IBM Content Collector
■ Data opslag in Filenet of Commonstore
■ Complex
■ Third party domino archivering
■ Archief opslag in Domino
■ Zoeken door archief vanuit mailfile
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
23. Archivering bij ABN AMRO
Domino based archiving
■ Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd
■ Domino Web applicatie geeft advies over de beste
archiveringsperiode voor jou en de mogelijkheid om die periode
in te stellen
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
24. Conclusie
■ Het loont om je mail omgeving te optimaliseren
■ Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met
het definiëren van standaarden. Leid
daar je procedures en policies uit af
■ Compressie en DAOS schelen niet alleen
diskruimte, ze verbeteren ook je server
performance
■ Idem voor archivering
■ Bij grotere aantallen gebruikers kan het lonen
om je mail management te automatiseren
© 2009 ilionx bv November 6, 2009
25. Vragen?
Meer info:
Sander Zwart / Martijn de Jong
Tel. 030 – 686 69 20
Mail szwart@ilionx.com / mdejong@ilionx.com
Site http://ics.ilionx.com / http://www.socialsoftwareblog.nl
© 2009 ilionx bv November 6, 2009