Manual deGestãodo TempoAvenida Júlio Dinis, 14 - 2º B1050-131 Lisboa963 069 527LOOKSEGUROS Mediação desegurosgeral@lookseg...
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LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoIntroduçãoUma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, s...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoNoção de tempoÉ extraordinariamente difícil, senão impossível, tentar definir O TEMPO...
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LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoMuitas vezes, tendemos, de forma não consciente, a preencher o tempo de trabalho comt...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempotempo. Isto é, porque nos conhecemos, devemos saber qual o período do dia, em quetrab...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoAssim, podemos definir como TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formasmais adequadas...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoGanhar tempoCOMO MELHORAR A ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GERIR O PRÓPRIO TEMPOExistem três p...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquerlista ...
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LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoA organização dos trabalhos pessoaisHá tarefas que podem e devem ser feitas imediatam...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo2."Documentação externa"-a que só indirectamente diz respeito à empresa e às funçõese...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoOrganização do local de trabalhoPara compatibilizar:1. Ter à mão todos os documentos ...
LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoFactores de desperdício de tempo1. PLANEAMENTO.-Falta de planificação.-Falta de objec...
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  1. 1. Manual deGestãodo TempoAvenida Júlio Dinis, 14 - 2º B1050-131 Lisboa963 069 527LOOKSEGUROS Mediação desegurosgeral@lookseguros.comwww.lookseguros.com
  2. 2. O TEMPO!Deus nos pede do tempo estreita conta!É preciso dar conta a Deus do tempo!Mas como dar, do tempo, tanta conta,Se se perde sem conta tanto tempo!Para fazer a tempo a minha conta,Dado me foi, por conta, muito tempo,Mas não cuidei do tempo e foi-se a conta...Eis-me agora sem conta...Eis-me sem tempo...Ó vós, que tendes tempo e tendes conta,Não o gasteis, por nunca, em passa tempo,Cuidai, enquanto é tempo, o terdes conta.Ah! Se quem esta conta do seu tempoTivesse feito, a tempo preço e conta,Não chorava, sem conta, o não ter tempo.Bernardo Castelo Branco (Teólogo - séc. XVII)
  3. 3. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoÍndiceIntrodução........................................................................................................................ .............3Noção de tempo......................................................................................................................... ...4Ocupação e aproveitamento do tempo................................................................... ...................5Aproveitamento eficaz do tempo............................................................................... .................6As tecnicas individuais de trabalho.................................................................. .........................7Ganhar tempo........................................................................................................... ....................9Determinar as nossas prioridades...................................................................................... ........9Analizar as actividades a hierarquizar.................................................................................. ....10Pontos chave para construir um método pessoal............................................... ...................10A organização practica das tarefas de gestão de tempo........................................................11A organização dos trabalhos pessoais.............................................................. ......................12A organização da documentação........................................................................................ ......12A organização das relações com os outros....................................................................... ......13Organização da utilização do tempo......................................................................... ...............13Organização do local de trabalho................................................................................... ..........14Factores de desperdício de tempo....................................................................... ....................15Acções para organizar o dia............................................................................................... .......16Planificar.......................................................................................................... ...........................17Planear................................................................................................................................... ......18Planificar actividade / Tempo.................................................................................. ..................18A Agenda............................................................................................................ .........................19Exemplo practico de gestão semanal.......................................................... ............................202
  4. 4. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoIntroduçãoUma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, sem dúvida, arentabilização do tempo. Esta rentabilização passa, também pela própria organização queconjuntamente com alguns métodos, conduzem a uma boa e eficaz, gestão do seu tempo.Prática e esforço constante são os grandes meios para atingirmos a nossa meta. Práticaconsiste em testar aquilo que preconizam os métodos de eficiência, adaptá-los ao nosso casopessoal ou, até, fazer o contrário do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre! Esforçoconstante: a dificuldade de aplicação destes métodos não reside na sua complexidade, mas nofacto de exigirem um mínimo de esforço para serem postos em prática. É preciso recomeçarcontinuamente para preencher a distância em relação aos objectivos que nos propomos.Devemos traçar objectivos e controlá-los. Para isso é indispensável preencher mapas diários esemanais da actividade.Uma das causas do insucesso é a falta de programação do trabalho. Podemos imaginar o quesucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai contactar: sem entrevistasmarcadas e sem ter rentabilizado o percurso geográfico desse dia. A falta de organização levaà desorientação e muitos mediadores não conseguem recuperar de algumas falhas cometidaspor esse facto e abandonam a actividade.O desenvolvimento pessoal do indivíduo passa pela aprendizagem da adaptação da sua vidaao factor TEMPO. Isto significa que, não sendo o tempo um elemento integrante da própriavida, não pode ser directamente controlado por cada um de nós. O que podemos fazer é umaadaptação aos ciclos biológicos do tempo, através da imposição pessoal de ritmos de vidaadaptados a esses mesmos ciclos.Qual o tipo de influência que ele (factor tempo) tem em cada um de nós? Com queprofundidade ou intensidade condiciona a nossa vida? Como afecta o desempenho das tarefasdiárias? De que forma ocupamos o tempo? Será que podemos fazer mais coisas ocupandomenos tempo?Conhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o grau de influência que elespodem exercer sobre a nossa vida, podemos tentar responder a todas estas perguntas e,assim, tentar rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.3
  5. 5. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoNoção de tempoÉ extraordinariamente difícil, senão impossível, tentar definir O TEMPO, se não o fizermosem relação a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida está balizada emfunção do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa duração (muito ou pouco), epode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer coisa).Se a noção de tempo só pode ser compreendida, em relação a qualquer coisa, resulta daquium facto, fácil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da suacompreensão. A noção de tempo é RELATIVA e também profundamente VARIÁVEL.Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia de pessoa parapessoa e, também, de ocasião para ocasião, de acordo com a forma como o indivíduopercepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situação é facilmente detectável,quando nós sentimos que determinado espaço de tempo passou muito depressa e, ao nossolado outra pessoa sentiu, precisamente o contrário. Por isso, temos de distinguir duas ideiasou conceitos de tempo:-TEMPO ASTRONÓMICO (absoluto, biológico ou natural).-TEMPO PSICOLÓGICO (aparente ou relativo).O TEMPO ASTRONÓMICO é aquele que é imposto pela natureza e que assenta nadivisão do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas também, oagrupamento dos dias em semanas, a diferenciação das estações do ano, a distinção do dia eda noite, etc. É rigoroso e sobre ele assentam todos os calendários e os horários de trabalho ede lazer.O TEMPO PSICOLÓGICO é a percepção, mais ou menos variável, da forma como otempo astronómico vai ou não ser ocupado, preenchido, vivido. Não é rigoroso, pois varia deindivíduo para indivíduo e também com a ocasião.Se o tempo astronómico está rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedemininterruptamente, uns após outros, sempre da mesma forma, dia após dia, ano após ano, nós4
  6. 6. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempofacilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, a nossa vida de trabalho,fraccionando o tempo em divisões cada vez menores, que servem para precisarmos duraçõesexactas para determinadas tarefas que executamos.Nós chegamos a estabelecer calendários, mais ou menos precisos, onde registamos ouinserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros, não somosjá capazes de viver, se não em função dessas balizas, pois tendemos a calendarizar todas asnossas actividades, com base em referências de tipo cronológico.Se, por um lado, não há dúvida sobre a exactidão do tempo de tipo astronómico, os nossosproblemas começam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo épreenchido.Na verdade, o tempo que temos disponível, nem sempre é convenientemente ocupado,verificando nós, muitas vezes, uma deficiente rentabilização dos períodos de tempo que,supostamente, nós deveríamos ocupar de forma útil e com resultados produtivos.Ocupação e aproveitamento do tempoDimensionando o nosso tempo pessoal, em função de períodos cronológicos, facilmentesentimos que a forma, como ocupamos esses períodos, nem sempre é a mais rentável. Isto é,muitas vezes, temos a sensação de ter "PERDIDO TEMPO", ou de não ter produzido, ouefectuado, tudo aquilo que era suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer.Mas, nós não podemos reduzir o aproveitamento rentável dos períodos de tempo a umasimples dicotomia, caracterizada pela ocupação ou não ocupação do tempo. Na verdade, ofacto de ocuparmos o tempo não significa, sempre, que o façamos de forma rentável. Muitasvezes, "perdemos" tempo com tarefas inúteis, esquecendo ou descurando aquilo que érealmente necessário fazer.Quando, afirmamos expressões do tipo: "hoje a manhã rendeu-me!", ou "a tarde nuncamais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e,principalmente, de o aproveitar em termos psicológicos.5
  7. 7. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoMuitas vezes, tendemos, de forma não consciente, a preencher o tempo de trabalho comtarefas mais agradáveis, em vez das mais desagradáveis. Outras vezes, escolhemos para fazero que já é conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra, tendemosa fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais tarde, e fazendo-o commais lentidão, aquilo de que não gostamos, ou que nos parece mais difícil.Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gestão do tempo pessoal, para assimrentabilizar a ocupação dos períodos de tempo, com tarefas mais produtivas, por norma aalcançar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho.Aproveitamento eficaz do tempoSabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido esta ouaquela metodologia de trabalho, impõe-se definir por onde começar. Isto significa, énecessário definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber, dentro daquilo quenos propomos fazer, o que é mais IMPORTANTE e o que é mais URGENTE.Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, há pois que sabersituar, ao longo do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu própriofaseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, há inúmeras pequenas e grandestarefas a executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo útil desse dia. O mesmo sepode aplicar à semana de trabalho.Porque cada ano tem quatro estações, caracterizadas por tempo quente ou por tempo frio,por dias claros e mais compridos, ou então dias escuros e pequenos, nós podemos distribuir,de forma diferenciada, os vários tipos de trabalhos. Vejamos como os agricultorescondicionam as suas tarefas de acordo com esta calendarização, tendo, como é óbvio, umconhecimento prévio quer dos ritmos naturais do calendário, quer dos objectivos agrícolas aatingir.Mas, também o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas úteis de trabalho, quepodem, e devem, ser preenchidas de forma rentável. Devemos procurar racionalizar as nossastarefas, não só de acordo com o horário do dia, considerando horas de início e de fim, horasde intervalo, etc., mas também temos de entrar em conta com a dimensão psicológica do6
  8. 8. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempotempo. Isto é, porque nos conhecemos, devemos saber qual o período do dia, em quetrabalhamos melhor, ou quais as horas mais próprias para fazer certo tipo de tarefas.Assim, procurando rentabilizar o tempo útil de que dispomos, devemos pois estabelecerPRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e análise das diferentes tarefas aexecutar. Melhor será começar pelas mais difíceis e pelas menos agradáveis, sabendo-se quede manhã temos mais energias e estamos menos cansados, e deixando, para o fim do dia astarefas mais simples e mais rotineiras.Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que é URGENTEdaquilo que é IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo detrabalho, que entre em conta com a definição, a eliminação, ou, pelo menos, com a reduçãoao mínimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente, não fazemosnada.Na verdade, há múltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, há também trabalho que, sefor bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrário, há também tarefas que, peloreduzido grau de importância, não devem exigir de nós, tanta dedicação como outras.Da conveniente organização do nosso tempo pessoal, através duma racional ocupação dotempo, que passe pelo desenvolvimento de TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO,que cada um de nós terá, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultará seguramenteuma economia de tempo que nos permitirá fazer mais e fazer melhor, podendo, porconseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que experimentamos.As tecnicas individuais de trabalhoConsidera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade, seja ela umatarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um mínimo deêxito, tem de o fazer através duma certa técnica, que é a sua própria forma de fazer. Destemodo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a experiência individual,todos nós desenvolvemos formas mais rápidas, menos custosas e mais eficazes de fazer ascoisas.7
  9. 9. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoAssim, podemos definir como TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formasmais adequadas de, para cada situação, analisar e optimizar um qualquer processo detrabalho, em ordem a efectuá-lo com o mínimo de esforço, no menor espaço de tempopossível e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser feito.Desta definição podemos destacar:-AADEQUAÇÃO DA FORMA DE TRABALHAR.-AANÁLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO.-A OPTIMIZAÇÃO DE UM TRABALHO.-A MENOR DURAÇÃO DO TEMPO DE TRABALHO.-A MAIOR MOTIVAÇÃO PARA O TRABALHO.-O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO.-O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO.-O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO.Da conjugação de todos estes elementos, que constituem afinal a eficácia de um trabalho,obtemos pois a definição do que podem ser as técnicas individuais de trabalho. Vamos poisver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo da melhoria do nossodesempenho.8
  10. 10. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoGanhar tempoCOMO MELHORAR A ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GERIR O PRÓPRIO TEMPOExistem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo:1. Aumentar a quantidade de tempo disponível.2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponível.3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível.A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho até onde for possível.Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta deeficiência.A segunda perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma menteorientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para esse tipo detreino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em eficiência e em gestor demétodos em vez de melhorar a sua tomada de decisões, relações humanas e qualidades deliderança.A terceira perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão dotempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais em vezde se entreter com os detalhes massivos de natureza operativa, os quais têm de ser delegadospara outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratégia orientada para a acção. Para quepossa ser funcional, requer uma fase preparatória, um treino de formação e, em geral, umclima organizativo adequado.Determinar as nossas prioridadesHIERARQUIZAR AS NOSSAS PRÓPRIAS ACTIVIDADESIsto consiste em, na véspera ou na manhã do próprio dia:1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar.Uma lista "dentro da cabeça" é muito menos eficaz que uma lista escrita.Ter sob os olhos um conjunto permite-nos olhar as coisas com maior distanciamento.9
  11. 11. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquerlista é inútil.Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto é urgentee importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relação ao resto por serimportante mas não urgente?".Urgências E IMPORTÂNCIA são os critérios mais operacionais para hierarquizarmos asnossas actividades (são facilmente memorizáveis, simples e bastante amplos para englobaremtodos os aspectos de um problema).Em matéria de organização, é sempre melhor utilizar um utensílio que serve para todos oscasos, que é simples e útil em todas as situações da vida quotidiana.Analizar as actividades a hierarquizarOs critérios URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso,acrescentemos-lhes as dimensões:1. Gravidade.2. Repercussão sobre outras actividades ou problemas.Estes dois índices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras pessoasquanto ao estabelecimento de prioridades.Pontos chave para construir um método pessoalO esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquização no seu conjunto e os seus pontos depassagem obrigatórios, que constituem os pontos de referência a partir dos quais cada umpode criar o seu próprio método.1. LISTA DAS ACTIVIDADESÉ indispensável todos os dias. Ainda que oimprevisível possa vir transtornar os planosestabelecidos.2. URGÊNCIACritério básico dasprioridades.2. IMPORTÂNCIACritério básico dasprioridades.10
  12. 12. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo4. ORDENAÇÃO DA LISTA(Decidir; fazer; delegar)Atribuir um número de ordem a cada actividade.É aqui que é necessário pôr o problema dadelegação ou do adiamento da actividade; nesteúltimo caso, é imperativo prever uma datalimite.5. CONTROLO(Diferença entre previsto e realizado)A simples verificação e, melhor ainda, a análise"previsto/realizado" é o ensinamento mais rico,indispensável para quem quer progredir.A organização practica das tarefas de gestão de tempoA gestão eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte:1. Explorar ao máximo os nossos próprios recursos pessoais.2. Fazê-lo com a maior economia de meios que nos for possível.3. Fazê-lo no menor período de tempo possível.A eficácia da pessoa é conseguida através da organização:1. Dos seus trabalhos pessoais.2. Da sua documentação.3. Das suas relações com os outros.4. Da utilização do seu tempo.5. Da arrumação da sua secretária.6. Do estado do seu local de trabalho.11
  13. 13. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoA organização dos trabalhos pessoaisHá tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras há quepodem ser feitas mais tarde, porque não é oportuno ou razoável efectuá-las de imediato.Toda a tarefa que não seja possível efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda,ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter:1. Ordenamento.2. Memorização ou registo.3. Acompanhamento e controlo.Em termos práticos, podem organizar-se quatro sectores de documentação, colocando osdocumentos em quatro pastas ou arquivos distintos:1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgência).2. "À espera de resposta".3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e também para actualização).4. "Pendente" (para assuntos que não estão em movimento, mas que serão recuperadosdentro de um período de tempo previsível).Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com ascircunstâncias.A organização da documentaçãoPara o desempenho das funções de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada,documentação de dois tipos:1. "Documentação interna"-a que diz directamente respeito á empresa e também ásfunções normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informações,circulares, etc. Deve ser arquivada:1.1. De forma analítica.1.2. De forma cronológica.1.3. De forma geográfica.Esta documentação deve ser organizada de forma adaptada à função exercida e aos métodosde trabalho na empresa.12
  14. 14. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo2."Documentação externa"-a que só indirectamente diz respeito à empresa e às funçõesexercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal,etc., com interesse técnico ou cultural. Pode ser arquivada:2.1. Por título do artigo ou do livro.2.2. Por autor.Esta documentação deve ser organizada de acordo com os interesses técnico-culturaiscomplementares às funções exercidas.A organização das relações com os outrosA fim de trocar informação, não é possível entrar em contacto com os outros sempre que sequer, e não é recomendável que se improvise (excepto quando em situação de urgência) paranão perturbar os outros e não perder o nosso próprio tempo.Deste modo é indispensável:1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o nomedo interlocutor.2. Se o contacto é pontual, convém marcar pelo telefone, o momento que convém a ambos.Isto permite a preparação da reunião.A não organização de entrevistas ou reuniões, significa que se deixa a iniciativa á parte maisagressiva ou influente.Organização da utilização do tempoNem sempre é possível ser dono da utilização do tempo (horário) com superiores ou clientes,mas às vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades.Também as diferentes tarefas de carácter repetitivo, devem ser agrupadas em horasadequadas e regulares (a prospecção de possíveis clientes, por exemplo), requerDISCIPLINA.É necessário fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lógica (planificar),dá-las a conhecer à secretária e aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEITÁ-LAS.13
  15. 15. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoOrganização do local de trabalhoPara compatibilizar:1. Ter à mão todos os documentos necessários ao trabalho diário.2. Dispor de espaço para trabalhar, inteiramente livre.14
  16. 16. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoFactores de desperdício de tempo1. PLANEAMENTO.-Falta de planificação.-Falta de objectivos e prioridades.-Fazer primeiro o menos importante.-Mudar de prioridades.-Falta de datas limite.-Datas limite irrealistas.-Ignorar as próprias data limite.-Falta de plano diário por escrito.-Procurar fazer muitas coisas de uma só vez.-Estimativas irreais de tempo.-Actuar sem pensar.-Não prever o inesperado.-Projectos favoritos.-Viagens.-Sonhar acordado.-Tempo de espera.-Reuniões demasiado longas e mal preparadas.2. ORGANIZAÇÃO.-Secretária amontoada.-Desorganização pessoal.-Papeis-Correspondência-Burocracia.-Leitura.-Sistema de arquivo deficiente.-Intervalo de controlo demasiado largo ou curto.-Excessiva organização.3. CONTROLO.-Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmentelongas).-Visitas inesperadas (colegas ou colaboradores que vêmexpor os seus problemas pessoais ou cavaquear).-Reuniões não programadas.-Distracções visuais.-Ruído.-Más condições físicas.-Fadiga.-Falta de autodisciplina.-Incapacidade de dizer "NÃO".-Confundir actividade com resultados.-Falta de normas.-Má memória.-Excesso de controlo.-Almoços demorados.4. COMUNICAÇÃO.-Falta de comunicação.-Comunicação confusa.-Não se manter informado.-Falta de informação.-Não ouvir.-Fazer ruído social.5. DECISÃO.-Indecisão.-Dúvida.-Medo de cometer erros.-Medo de comprometer-se.-Deixar para amanhã o que pode fazer hoje.-Querer possuir todos os dados.-Não pensar nas alternativas.-Não avaliar as consequências negativas.15
  17. 17. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoAcções para organizar o diaTer uma visão global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre oessencial. Quando surgem imprevistos e solicitações quotidianas, é bom podermos aplicar asmedidas e tomar as decisões necessárias em tempo oportuno. Quando está estabelecido oplano de trabalho, é mais fácil decidir com conhecimento de causa e dominar a pressão dosacontecimentos.1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MÍNIMO DE TEMPO à sua preparação: bastamalguns minutos.2-FAÇAA LISTA das tarefas que deseja realizar:Os assuntos correntes que se devem ou deveriam liquidarem.Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir.3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critérios "urgente" e"importante". E tome as decisões necessárias: transferência, delegação.4-COMECE O MAIS CEDO POSSÍVEL a fazer o que está classificado em primeiro lugar,pondo-o à frente daquilo que é menos importante: o imprevisto causa mais dificuldadesquando não podem ser cumpridas tarefas prioritárias porque diferidas.5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os maisimportantes.6-CALCULE o tempo necessário para a realização das actividades (e anote-o) naplanificação do dia.7-PREVEJA uma ou várias zonas de tempo para o imprevisível.8-TENHA EM CONSIDERAÇÃO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar maisem forma.9-NÃO SE ESQUEÇA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de umtrabalho sejam avisadas com a devida antecedência para poderem tomar as suas diligências.10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu emprego dotempo.11-Para as tarefas cuja duração não consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE otempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez.12-TRACE UM RISCO sobre as actividades à medida que as for executando e não se privedo sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todaselas foram riscadas.16
  18. 18. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo13-FAÇA O PONTO DA SITUAÇÃO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderiater ganho tempo.14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.Planificar1-Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles temposfortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob pressão.2-PLANIFICAR é ter uma visão de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um temporazoável e prever uma margem para os imponderáveis. Para isso é indispensável ter sob osolhos todo o período que se pretende planificar.3-PLANIFICAR O QUÊ?3.1.Os compromissos e as obrigações fixas a curto, longo e médio prazo.3.2.As tarefas quotidianas.3.3.Os projectos.4-Planificar não é por algemas. Se uma planificação fosse sentida deste modo, melhor seriarenunciarmos a ela.5-Reservar sistemática e imperativamente tempo para a reflexão, para o trabalho solitário, efazer aparecer no plano este tempo reservado. Se os não programarmos, estes espaços detempo disponíveis evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas.6-Um planeamento deve ser permanentemente visível nos melhores casos.7-Utilizar símbolos e cores, sim, mas com moderação (o planeamento tem de ser legível semtermos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).17
  19. 19. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoPlanear1- De véspera, as actividades do dia seguinte na agenda.2- Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda.3- No dia 25, as actividades do mês seguinte:-O plano de trabalho mensal na agenda.4- Em Dezembro, as actividades do ano seguinte:-Objectivos anuais.-Cargas fixas anuais.-Plano do mês de Janeiro.PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.Planificar actividade / TempoATRIBUIRUMDETERMINADOTEMPOUma tarefa sem tempo determinado corre o risco de seprolongar mais que o necessário.Sem previsão, não há correcções possíveis, úteis etransferíveis para outras situações próximas.FIXARPRAZOSEstimulam se são realistas.Ponto de encontro indispensável.Permitem acender pisca-piscas indicadores de "perigo" nopainel das actividades em curso, se estão em risco de nãoserem respeitados.MEDIR O TEMPOEFECTIVAMENTEUTILIZADONada é mais subjectivo que a duração conforme as situaçõesvividas e as tarefas a realizar.Essa medição dá-nos uma visão mais clara do tempo epermite-nos diagnosticar as melhorias a introduzir.18
  20. 20. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoAAgendaNão existe uma agenda ideal, porque certas exigências são contraditórias. As respostas àsquestões que se seguem permitem uma escolha melhor porque é feita com conhecimento decausa.A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao escolhero seu tamanho.Pode ser importante ter a possibilidade de ler num único relance o plano do dia ou dasemana.Não nos devemos esquecer de programar encontros connosco próprios (ler, reflectir, redigir,etc.).Usar lápis ou caneta? A vantagem de um lápis munido de uma pequena borracha é que nospermite sempre alterar.Delegar o menos possível a tarefa de manter a agenda em ordem.É preferível ter uma agenda vida profissional e vida privada.Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se:- Às pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto;- Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles nos vãosurgindo);- À hierarquização das nossas tarefas;- Às acções em curso que é preciso vigiar.19
  21. 21. LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempoExemplo practico de gestão semanalHorasSegunda Terça Quarta Quinta Sexta910 Pt111 1ª E Pt1 1ª E 1ª E 1ª E12 Pt1131415 1ª E 1ª E 1ª E Pt2 1ª E16 Pt217 1ª E 1ª E 1ª E Pt2 1ª E18 Pt219Tomando por base uma semana tipo, de segunda a sexta com oito horas de trabalho diário,temos 40 horas úteis, que podemos dividir da seguinte maneira:1- 12 Primeiras entrevistas (1ª E) com uma duração aconselhada de 15 minutos cada perfaz 3horas por semana.2- Telefonemas: 7 horas por semana.(Pt1) -Primeiro período telefónico, das 10 horas até às 12 horas, para marcar entrevista naquinta/sexta/segunda/terça.(Pt2) -Segundo período telefónico das 15 horas até às 18 horas, para marcar entrevista nasegunda/terça/quarta/quinta.É preferível um período telefónico compacto para não quebrar o ritmo de trabalho.3- Deslocações: 6 horas por semana.4- Assistência a clientes e segunda entrevista: 9 horas por semana.5- Reuniões e organização: 8 horas por semana. Devem sempre que possível ser remetidaspara as zonas sombreadas na vertical para não prejudicar o tempo útil em que existe maishipóteses de se poder estar ou contactar com potenciais clientes.6- Imprevistos: sobra 7 horas que devem ser reservadas para este fim.7- Almoço das 13 horas até às 14 horas.20

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