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ARQUIVOS DIGITAIS
           Marta Antunes

               28/07/2009
O que é um Arquivo?
    Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de
     Janeiro:

         “Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data
          ou suporte material, reunidos no exercício da sua
          actividade por uma entidade, pública ou privada, e
          conservados, respeitando a organização original, tendo
          em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou
          de informação, ao serviço das entidades que os detêm,
          dos investigadores e dos cidadãos em geral”


                                                                  2
O Arquivo Digital na Sociedade
da Informação

  Os  arquivos existem desde o tempo da
   Roma Antiga (chamados na altura
   Tabularium)
  Com o evoluir da sociedade, os arquivos
   aproveitam o desenvolvimento tecnológico, e
   passam a desempenhar um papel
   fundamental na Sociedade da Informação

                                             3
A Digitalização
  A   primeira imagem digitalizada (1957)




                                             4
Arquivos Digitais Nacionais
  Projecto    RODA – Direcção Geral de Arquivos

      Objectivo: concretizar o estudo de uma solução, de
       modo a ir ao encontro dos propósitos do eGoverno.
      Metodologia: definição de requisitos para um arquivo
       digital - um modelo conceptual e um modelo de
       dados; uma estrutura de meta-informação, requisitos
       técnicos, etc.
      3 fases: Planeamento, prototipagem e disseminação


                                                          5
Arquivos Digitais Nacionais
  A   Biblioteca Nacional Digital

      Objectivo: cumprir as suas funções legais através da
       utilização das tecnologias da informação para poder
       fornecer documentos digitalizados e edição digitais
       aos seus utilizadores.




                                                          6
Arquivos Digitais Nacionais
  O   Digitarq – Arquivo Distrital do Porto

      Objectivo: projecto para servir de base à construção
       de um arquivo digital




                                                              7
Implementação de um
Arquivo Digital
  Planeamento


     Criação de um grupo de trabalho
     Definição dos objectivos
     Análise SWOT
     Desenho do workflow da documentação
     Identificação dos sectores intervenientes no
      processo


                                                     8
Implementação de um
Arquivo Digital
     Atribuição de permissões de acesso e
      modificações

     Requisitos:
        Físicos (equipamento, espaço,…)
        Humanos (nº de técnicos, necessidade de
         especialização ou não,…)


     Identificação de possíveis obstáculos:
          Verbas, tempo,…
                                                   9
Implementação de um
Arquivo Digital
  Digitalização


      Recomendações da National Library of Australia:
         Garantir que as mãos estão sempre limpas;
         Utilizar luvas de algodão para carregar os
          documentos;
         Ter sempre bastante espaço para acomodar o
          material com que se trabalha;
         Transportar os materiais sempre que possível dentro
          de pastas;
                                                           10
Implementação de um
Arquivo Digital
    Não molhar os dedos para manusear material original;
    Garantir que todos os itens são transportados na sua
     totalidade;
    Os materiais danificados devem ser transportados
     dentro de bolsas de polyester ou pastas;
    Evitar tocar directamente na superfície do material;

    Nunca utilizar o material original como suporte para
     escrever;
    Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e
     pinturas);

                                                       11
Implementação de um
Arquivo Digital

    Não deve haver comida nem bebida perto dos
     documentos;
    Remover clips e pins cuidadosamente;

    Substituir os clips e pins por clips de plástico:

    Se for necessário marcar uma página, utilizar um
     pedaço de papel branco e não post-its;
    Evitar a tentação de reparar itens danificados, e
     nunca usar fita cola para reparar;
    Limpar sempre os scanners antes das digitalizações.


                                                      12
Implementação de um
Arquivo Digital
     Identificar a tipologia de documentos a digitalizar




                                                            13
Implementação de um
Arquivo Digital
     Atribuição de perfis de digitalização e testes de
      verificação




                                                          14
Implementação de um
Arquivo Digital
     Formatos de imagens aconselhados
      A mesma imagem deve ser digitalizada em 2
      formatos:
        TIFF - para as imagens matriz (formato de
         armazenamento);
        JPEG - para as imagens que vão ser visualizadas
         regularmente (formato de compressão)


     Definição de títulos normalizados para todas as
      imagens
                                                      15
Implementação de um
Arquivo Digital
  Esquemas      de meta-informação

     O que é meta-informação?
         Informação    que descreve outra informação e
          sistemas de informação.
         Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a
          informação que deve ser criada e associada aos
          documentos de arquivo, por forma a facultar a sua
          compreensão no contexto de produção e a facilitar e
          documentar a gestão contínua dos mesmos.

                                                           16
Implementação de um
Arquivo Digital
     Esquemas de meta-informação:

          Descritiva
           Descreve e identifica os objectos
               Ex: ISAD (G), ISAAR (CPF)


          Preservação
           Garante a autenticidade dos objectos
               Ex: PREMIS



                                                  17
Implementação de um
Arquivo Digital
      Técnica
       Relacionada com o funcionamento do sistema
           Ex: NISO Z39.87


      Estrutural – Organiza e estrutura objectos complexos
       (livros – capítulos – secções – página)
           Ex: METS




                                                              18
Implementação de um
Arquivo Digital
  Plano    de preservação

      Os diferentes dispositivos de armazenamento
       digital, têm requisitos diferentes de software e
       hardware
      Existem várias ameaças a estes dispositivos.
          Deteoração   física
          Evolução tecnológica (que pode tornar estes
           dispositivos obsoletos)

                                                          19
Implementação de um
Arquivo Digital
     Deve ser criado um plano de preservação física
      (ou plano de backups):

         Os
           objectos digitais (imagem + meta-informação)
        deverão ser armazenados no disco rígido de um ou
        mais servidores, e em unidades de armazenamento
        portáteis (CD-R e DVD).




                                                           20
Implementação de um
Arquivo Digital
     Cópias
          dos objectos digitais sempre em dois tipos de
    armazenamento

     Pelomenos uma cópia deverá ser guardada numa
    localização diferente da original

     Os
       dispositivos devem ser “refrescados”(copiar o seu
    conteúdo para outro dispositivo igual) com alguma
    regularidade

     Todas
         as transferências para dispositivos portáteis
    devem ter um registo                                 21
Software para a gestão de
arquivos digitais



  GISA- Gestão Integrada de Sistemas de
 Arquivo
    Software   proprietário de Gestão de Arquivos,
    concebido para acompanhar diversas fases do
    ciclo vital da informação e as várias operações da
    cadeia arquivística.
       http://gisa.paradigmaxis.pt

                                                    22
Software para a gestão de
arquivos digitais



  FEDORA - Flexible Extensible Digital
  Object Repository Architecture
    Softwareopen source para gerir, preservar e ligar
    o conteúdo digital
       www.fedora-commons.org



                                                    23
Vídeo 1- O processo de
digitalização (http://roda.iantt.pt/pt)




                                          24
Vídeo 2 - Preservação Digital
(http://www.digitalpreservationeurope.eu/)




                               Arquivos Digitais - Marta Antunes   25
Legislação

    Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro
         Estabelece o regime geral dos arquivos e do
          património arquivístico. 


    Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto 
         Aprova o regime jurídico dos documentos
          electrónicos e da assinatura digital. 


    Lei nº 67/98, de 26 de Outubro 
         Lei de protecção de dados pessoais.   
                                                        26
Bibliografia e
Referências Electrónicas

    ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão
     de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara
     Municipal do Porto, Porto: Universidade do Porto, Faculdade de
     Letras, 2007

    FARIA, Luís e CASTRO, Rui - relatório da primeira fase RODA:
     Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho:
     Universidade do Minho, 2006

    TANNER, Simon - From vision to implementation: strategic and
     management issues for digital collections. Loughborough: A British
     Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000.    (http://
     heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf)                 27
Bibliografia e
Referências Electrónicas
    http://roda.iantt.pt/pt
    http://bnd.bn.pt
    http://www.adporto.org
    http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html
    http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/
     documents/techguid1_0.pdf
    http://www.digitalpreservationeurope.eu
    http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/siade1.pdf
    http://www.ica.org




                                                                 28

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Arquivos digitais formação

  • 1. ARQUIVOS DIGITAIS Marta Antunes 28/07/2009
  • 2. O que é um Arquivo?   Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro:   “Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral” 2
  • 3. O Arquivo Digital na Sociedade da Informação   Os arquivos existem desde o tempo da Roma Antiga (chamados na altura Tabularium)   Com o evoluir da sociedade, os arquivos aproveitam o desenvolvimento tecnológico, e passam a desempenhar um papel fundamental na Sociedade da Informação 3
  • 4. A Digitalização   A primeira imagem digitalizada (1957) 4
  • 5. Arquivos Digitais Nacionais   Projecto RODA – Direcção Geral de Arquivos   Objectivo: concretizar o estudo de uma solução, de modo a ir ao encontro dos propósitos do eGoverno.   Metodologia: definição de requisitos para um arquivo digital - um modelo conceptual e um modelo de dados; uma estrutura de meta-informação, requisitos técnicos, etc.   3 fases: Planeamento, prototipagem e disseminação 5
  • 6. Arquivos Digitais Nacionais   A Biblioteca Nacional Digital   Objectivo: cumprir as suas funções legais através da utilização das tecnologias da informação para poder fornecer documentos digitalizados e edição digitais aos seus utilizadores. 6
  • 7. Arquivos Digitais Nacionais   O Digitarq – Arquivo Distrital do Porto   Objectivo: projecto para servir de base à construção de um arquivo digital 7
  • 8. Implementação de um Arquivo Digital   Planeamento   Criação de um grupo de trabalho   Definição dos objectivos   Análise SWOT   Desenho do workflow da documentação   Identificação dos sectores intervenientes no processo 8
  • 9. Implementação de um Arquivo Digital   Atribuição de permissões de acesso e modificações   Requisitos:   Físicos (equipamento, espaço,…)   Humanos (nº de técnicos, necessidade de especialização ou não,…)   Identificação de possíveis obstáculos:   Verbas, tempo,… 9
  • 10. Implementação de um Arquivo Digital   Digitalização   Recomendações da National Library of Australia:   Garantir que as mãos estão sempre limpas;   Utilizar luvas de algodão para carregar os documentos;   Ter sempre bastante espaço para acomodar o material com que se trabalha;   Transportar os materiais sempre que possível dentro de pastas; 10
  • 11. Implementação de um Arquivo Digital   Não molhar os dedos para manusear material original;   Garantir que todos os itens são transportados na sua totalidade;   Os materiais danificados devem ser transportados dentro de bolsas de polyester ou pastas;   Evitar tocar directamente na superfície do material;   Nunca utilizar o material original como suporte para escrever;   Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e pinturas); 11
  • 12. Implementação de um Arquivo Digital   Não deve haver comida nem bebida perto dos documentos;   Remover clips e pins cuidadosamente;   Substituir os clips e pins por clips de plástico:   Se for necessário marcar uma página, utilizar um pedaço de papel branco e não post-its;   Evitar a tentação de reparar itens danificados, e nunca usar fita cola para reparar;   Limpar sempre os scanners antes das digitalizações. 12
  • 13. Implementação de um Arquivo Digital   Identificar a tipologia de documentos a digitalizar 13
  • 14. Implementação de um Arquivo Digital   Atribuição de perfis de digitalização e testes de verificação 14
  • 15. Implementação de um Arquivo Digital   Formatos de imagens aconselhados A mesma imagem deve ser digitalizada em 2 formatos:   TIFF - para as imagens matriz (formato de armazenamento);   JPEG - para as imagens que vão ser visualizadas regularmente (formato de compressão)   Definição de títulos normalizados para todas as imagens 15
  • 16. Implementação de um Arquivo Digital   Esquemas de meta-informação   O que é meta-informação?   Informação que descreve outra informação e sistemas de informação.   Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a informação que deve ser criada e associada aos documentos de arquivo, por forma a facultar a sua compreensão no contexto de produção e a facilitar e documentar a gestão contínua dos mesmos. 16
  • 17. Implementação de um Arquivo Digital   Esquemas de meta-informação:   Descritiva Descreve e identifica os objectos   Ex: ISAD (G), ISAAR (CPF)   Preservação Garante a autenticidade dos objectos   Ex: PREMIS 17
  • 18. Implementação de um Arquivo Digital   Técnica Relacionada com o funcionamento do sistema   Ex: NISO Z39.87   Estrutural – Organiza e estrutura objectos complexos (livros – capítulos – secções – página)   Ex: METS 18
  • 19. Implementação de um Arquivo Digital   Plano de preservação   Os diferentes dispositivos de armazenamento digital, têm requisitos diferentes de software e hardware   Existem várias ameaças a estes dispositivos.   Deteoração física   Evolução tecnológica (que pode tornar estes dispositivos obsoletos) 19
  • 20. Implementação de um Arquivo Digital   Deve ser criado um plano de preservação física (ou plano de backups):   Os objectos digitais (imagem + meta-informação) deverão ser armazenados no disco rígido de um ou mais servidores, e em unidades de armazenamento portáteis (CD-R e DVD). 20
  • 21. Implementação de um Arquivo Digital   Cópias dos objectos digitais sempre em dois tipos de armazenamento   Pelomenos uma cópia deverá ser guardada numa localização diferente da original   Os dispositivos devem ser “refrescados”(copiar o seu conteúdo para outro dispositivo igual) com alguma regularidade   Todas as transferências para dispositivos portáteis devem ter um registo 21
  • 22. Software para a gestão de arquivos digitais   GISA- Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo   Software proprietário de Gestão de Arquivos, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação e as várias operações da cadeia arquivística.   http://gisa.paradigmaxis.pt 22
  • 23. Software para a gestão de arquivos digitais   FEDORA - Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture   Softwareopen source para gerir, preservar e ligar o conteúdo digital   www.fedora-commons.org 23
  • 24. Vídeo 1- O processo de digitalização (http://roda.iantt.pt/pt) 24
  • 25. Vídeo 2 - Preservação Digital (http://www.digitalpreservationeurope.eu/) Arquivos Digitais - Marta Antunes 25
  • 26. Legislação   Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro   Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico.   Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto   Aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital.   Lei nº 67/98, de 26 de Outubro   Lei de protecção de dados pessoais. 26
  • 27. Bibliografia e Referências Electrónicas   ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, Porto: Universidade do Porto, Faculdade de Letras, 2007   FARIA, Luís e CASTRO, Rui - relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006   TANNER, Simon - From vision to implementation: strategic and management issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. (http:// heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf) 27
  • 28. Bibliografia e Referências Electrónicas   http://roda.iantt.pt/pt   http://bnd.bn.pt   http://www.adporto.org   http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html   http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/ documents/techguid1_0.pdf   http://www.digitalpreservationeurope.eu   http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/siade1.pdf   http://www.ica.org 28