O documento discute arquivos digitais, definindo-os como conjuntos de documentos organizados e preservados digitalmente. Detalha como os arquivos aproveitam as tecnologias digitais para servir a sociedade da informação, e descreve processos como digitalização, esquemas de metadados e softwares para gestão de arquivos digitais.
2. O que é um Arquivo?
Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de
Janeiro:
“Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data
ou suporte material, reunidos no exercício da sua
actividade por uma entidade, pública ou privada, e
conservados, respeitando a organização original, tendo
em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou
de informação, ao serviço das entidades que os detêm,
dos investigadores e dos cidadãos em geral”
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3. O Arquivo Digital na Sociedade
da Informação
Os arquivos existem desde o tempo da
Roma Antiga (chamados na altura
Tabularium)
Com o evoluir da sociedade, os arquivos
aproveitam o desenvolvimento tecnológico, e
passam a desempenhar um papel
fundamental na Sociedade da Informação
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5. Arquivos Digitais Nacionais
Projecto RODA – Direcção Geral de Arquivos
Objectivo: concretizar o estudo de uma solução, de
modo a ir ao encontro dos propósitos do eGoverno.
Metodologia: definição de requisitos para um arquivo
digital - um modelo conceptual e um modelo de
dados; uma estrutura de meta-informação, requisitos
técnicos, etc.
3 fases: Planeamento, prototipagem e disseminação
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6. Arquivos Digitais Nacionais
A Biblioteca Nacional Digital
Objectivo: cumprir as suas funções legais através da
utilização das tecnologias da informação para poder
fornecer documentos digitalizados e edição digitais
aos seus utilizadores.
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7. Arquivos Digitais Nacionais
O Digitarq – Arquivo Distrital do Porto
Objectivo: projecto para servir de base à construção
de um arquivo digital
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8. Implementação de um
Arquivo Digital
Planeamento
Criação de um grupo de trabalho
Definição dos objectivos
Análise SWOT
Desenho do workflow da documentação
Identificação dos sectores intervenientes no
processo
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9. Implementação de um
Arquivo Digital
Atribuição de permissões de acesso e
modificações
Requisitos:
Físicos (equipamento, espaço,…)
Humanos (nº de técnicos, necessidade de
especialização ou não,…)
Identificação de possíveis obstáculos:
Verbas, tempo,…
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10. Implementação de um
Arquivo Digital
Digitalização
Recomendações da National Library of Australia:
Garantir que as mãos estão sempre limpas;
Utilizar luvas de algodão para carregar os
documentos;
Ter sempre bastante espaço para acomodar o
material com que se trabalha;
Transportar os materiais sempre que possível dentro
de pastas;
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11. Implementação de um
Arquivo Digital
Não molhar os dedos para manusear material original;
Garantir que todos os itens são transportados na sua
totalidade;
Os materiais danificados devem ser transportados
dentro de bolsas de polyester ou pastas;
Evitar tocar directamente na superfície do material;
Nunca utilizar o material original como suporte para
escrever;
Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e
pinturas);
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12. Implementação de um
Arquivo Digital
Não deve haver comida nem bebida perto dos
documentos;
Remover clips e pins cuidadosamente;
Substituir os clips e pins por clips de plástico:
Se for necessário marcar uma página, utilizar um
pedaço de papel branco e não post-its;
Evitar a tentação de reparar itens danificados, e
nunca usar fita cola para reparar;
Limpar sempre os scanners antes das digitalizações.
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15. Implementação de um
Arquivo Digital
Formatos de imagens aconselhados
A mesma imagem deve ser digitalizada em 2
formatos:
TIFF - para as imagens matriz (formato de
armazenamento);
JPEG - para as imagens que vão ser visualizadas
regularmente (formato de compressão)
Definição de títulos normalizados para todas as
imagens
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16. Implementação de um
Arquivo Digital
Esquemas de meta-informação
O que é meta-informação?
Informação que descreve outra informação e
sistemas de informação.
Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a
informação que deve ser criada e associada aos
documentos de arquivo, por forma a facultar a sua
compreensão no contexto de produção e a facilitar e
documentar a gestão contínua dos mesmos.
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17. Implementação de um
Arquivo Digital
Esquemas de meta-informação:
Descritiva
Descreve e identifica os objectos
Ex: ISAD (G), ISAAR (CPF)
Preservação
Garante a autenticidade dos objectos
Ex: PREMIS
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18. Implementação de um
Arquivo Digital
Técnica
Relacionada com o funcionamento do sistema
Ex: NISO Z39.87
Estrutural – Organiza e estrutura objectos complexos
(livros – capítulos – secções – página)
Ex: METS
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19. Implementação de um
Arquivo Digital
Plano de preservação
Os diferentes dispositivos de armazenamento
digital, têm requisitos diferentes de software e
hardware
Existem várias ameaças a estes dispositivos.
Deteoração física
Evolução tecnológica (que pode tornar estes
dispositivos obsoletos)
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20. Implementação de um
Arquivo Digital
Deve ser criado um plano de preservação física
(ou plano de backups):
Os
objectos digitais (imagem + meta-informação)
deverão ser armazenados no disco rígido de um ou
mais servidores, e em unidades de armazenamento
portáteis (CD-R e DVD).
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21. Implementação de um
Arquivo Digital
Cópias
dos objectos digitais sempre em dois tipos de
armazenamento
Pelomenos uma cópia deverá ser guardada numa
localização diferente da original
Os
dispositivos devem ser “refrescados”(copiar o seu
conteúdo para outro dispositivo igual) com alguma
regularidade
Todas
as transferências para dispositivos portáteis
devem ter um registo 21
22. Software para a gestão de
arquivos digitais
GISA- Gestão Integrada de Sistemas de
Arquivo
Software proprietário de Gestão de Arquivos,
concebido para acompanhar diversas fases do
ciclo vital da informação e as várias operações da
cadeia arquivística.
http://gisa.paradigmaxis.pt
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23. Software para a gestão de
arquivos digitais
FEDORA - Flexible Extensible Digital
Object Repository Architecture
Softwareopen source para gerir, preservar e ligar
o conteúdo digital
www.fedora-commons.org
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24. Vídeo 1- O processo de
digitalização (http://roda.iantt.pt/pt)
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25. Vídeo 2 - Preservação Digital
(http://www.digitalpreservationeurope.eu/)
Arquivos Digitais - Marta Antunes 25
26. Legislação
Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro
Estabelece o regime geral dos arquivos e do
património arquivístico.
Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto
Aprova o regime jurídico dos documentos
electrónicos e da assinatura digital.
Lei nº 67/98, de 26 de Outubro
Lei de protecção de dados pessoais.
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27. Bibliografia e
Referências Electrónicas
ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão
de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara
Municipal do Porto, Porto: Universidade do Porto, Faculdade de
Letras, 2007
FARIA, Luís e CASTRO, Rui - relatório da primeira fase RODA:
Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho:
Universidade do Minho, 2006
TANNER, Simon - From vision to implementation: strategic and
management issues for digital collections. Loughborough: A British
Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. (http://
heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf) 27