O documento fornece regras e etapas para a elaboração de projetos de eventos. As regras incluem ter uma boa ideia criativa, escolher as pessoas certas, verificar padrões de investimento, e privilegiar os interesses dos patrocinadores. As etapas são justificar a escolha do evento, definir objetivos, organizar detalhes do evento e orçamento, e estimar o retorno esperado. O roteiro de projeto lista seções essenciais como título, localização, objetivos, público-alvo, cronograma e anexos

1. Projetos de Eventos
Como elaborar
projetos de eventos
Gestão de Eventos
Prof. Paulo Marquêz

2. Regras para elaboração
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REGRA 1: É necessário um bom projeto. Um bom projeto parte de
uma idéia nova, criativa.
REGRA 2: Procure as pessoas certas para o seu projeto.
REGRA 3: Verifique o padrão de investimento em projetos de
eventos utilizados por cada empresa.
REGRA 4: O projeto deve privilegiar os pontos de interesse de
quem vai “patrocinar” o projeto: local, período, publico,
merchandising, mídia e divulgação.

3. Regras para elaboração
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REGRA 5: Seja breve em sua exposição (Por que investir no projeto
é um bom negocio?).
REGRA 6: O projeto deve conter anexos (parte ilustrativa do projeto:
croquis do local, fotos, clipping, material promocional, etc..)
REGRA 7: O projeto deve propor ações promocionais conjuntas
(identificar a imagem de quem patrocina com os objetivos do evento
proposto).
REGRA 8: Qualidade é a palavra chave. Eventos de qualidade
dependem de projetos de qualidade.

4. As etapas
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Justificativas (por que a escolha daquela modalidade de
evento). Enfatizar fatores determinantes da escolha do evento.
Definição dos objetivos (são os objetivos que o patrocinador
vai atingir por meio da promoção do evento: maximizar a
marca, estreitar laços com os públicos de relacionamento,
aumento de vendas, etc..).
Organização do evento (descrição do público, audiência
estimada, local e período de realização, atividades a serem
desenvolvidas, divulgação e promoção).

5. As etapas
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Orçamento previsto, contendo custos de pessoal,
operacional e administrativos e os valores referentes às
cotas de patrocínio.
Retorno esperado (nesse caso, deve ser explicitado o
apoio da mídia, caso exista, e o cálculo do custobenefício, através da relação valor do patrocínio x
audiência estimado do evento).

6. Roteiro de projeto
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Título
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Entidade e/ou empresa promotora
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Entidade e/ou empresa organizadora
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Cidade
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Local do evento
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Tema do evento
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Objetivos
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Justificativa
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Publico e numero previsto de participantes

7. Roteiro de projeto
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Descrição do evento
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Período de realização do evento e horário
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Inscrições e informações
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Recursos necessários:
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Recursos materiais (administrativos)
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Materiais de divulgação
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Recursos humanos
Recursos audiovisuais e equipamentos
Instalações

8. Roteiro de projeto
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Previsão orçamentária (despesas e receitas)
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Cronograma
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Considerações finais
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Anexos
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Modelo de material de divulgação
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Modelo de ficha de inscrição
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Modelo de certificado (se for o caso)
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Modelo de formulários em geral