2. 1.- Bases de dades
Una base de dades és una
col·lecció de dades referents
a un determinat tema. Un
Sistema Gestor de Bases de
Dades (SGBD) és aquell
element del software que
conté diferents aplicacions, a
més de la base de dades, que
permet realitzar diferents
operacions sobre les pròpies
dades com consultes,
informes, etc.
3. 1.- Bases de dades
Hi ha molts tipus de bases de dades depenent
dels diferents criteris de classificació. També
diferents solucions de software, el més utilitzat
és el Microsoft Access, el paquet ofimàtic de
Microsoft Office, ja que és el de major
implantació gràcies a les seves altes prestacions i
compatibilitats.
4. 1.- Bases de dades
Pràctica: Busqueu aquest programa a
l’ordinador que teniu a davant.
5. 1.- Bases de dades
Avui és imprescindible tenir una base de dades
per la gestió de la informació d’un arxiu, sigui
quin sigui el seu suport:
- Digital: S’encarrega de la gestió, tant de la
documentació com de la informació derivada
a través de les metadades.
- Tradicional: S’encarrega de la informació
derivada de la pròpia documentació, és a dir,
dels camps que manualment s’indexin.
6. 1.1.- Tipus i característiques de Bases
de dades
Hi ha diversos tipus de bases de dades, les
principals són:
- Les jeràrquiques, establint una jerarquia entre
les diferents fitxes d’informació. Utilitzen una
estructura d’informació arborescent i existeixen
dependències entre les fitxes.
7. 1.1.- Tipus i característiques de Bases
de dades
- Bases de dades en xarxa: com en les anteriors
cada un dels objectes estan relacionats entre sí,
però amb una diferència: les relacions poden
donar-se també al mateix nivell. Aquesta
estructura va ser la utilitzada pels primers SGBS,
però ara està en desús, ja que és massa
complexa per programar i no hi ha controls
d’integritat.
8. 1.1.- Tipus i característiques de Bases
de dades
- Bases de dades relacionals, les més utilitzades
en els sistemes d’arxius ja que permeten
representar la base de dades com un conjunt de
taules establint relacions entre elles.
9. 1.1.- Tipus i característiques de Bases
de dades
En nivells informàtics més avançats també hi
hauria dues tipologies molt més complexes:
- Les bases de dades orientades a objectes
- Les bases de dades multidimensionals.
10. 1.1.- Tipus i característiques de Bases
de dades
Pràctica: Quina base de dades utilitzaries pels
teus arxius?
11. 1.2.- Estructura de les Bases de dades
L’estructura d’una base de dades relacional es
basa en un conjunt de taules interrelacionades.
Cada taula de dades està composada per camps
(atributs - columnes) i registres (tuples - línies
d’informació).
12. 1.3.- Funcions de les Bases de dades
Els sistemes de de gestió de bases de dades són
eines completes que tenen moltes funcions, tant a
nivell d’organització de la informació com des del
punt de vista administratiu, sent capaços per
exemple de generar informes de presentació de la
informació.
Per l’usuari extern dels arxius, el factor més
interessant de la base de dades és el fet de proveir
d’una Interface amigable i que respongui a les
consultes de la informació requerides.
13. 1.3.- Funcions de les Bases de dades
Resumint, entre les múltiples funcions d’un SGBD,
destaquen les següents:
- Mantenir la integritat de les dades
- Facilitar l’accés a les dades
- Organitzar sistemàticament la informació
- Permetre la interoperabilitat amb altres aplicacions
- Generar informes
- Importació i exportació de dades en diversos formats
- Evitar redundàncies i inconsistència de dades.
14. 1.3.- Funcions de les Bases de dades
Segons un autor anomenat Codd, les bases de dades han de complir les següents
funcions per ser eficients:
- Respectar la totalitat de la informació a les taules
- Garantir l’accés a totes les dades de les que coneguem la clau, el nom de la
columna o atribut que conté la dada.
- Tractar adequadament els valors nuls
- Proporcionar accessibilitat a les metadades utilitzant un esquema relacional.
- Actualitzar les vistes que mostrin informació
- Possibilitar la inserció, modificació de dades de nivell
- Garantir la independència física de les dades
- Garantir la independència lògica de les dades
- Proporcionar regles d’integritat
- Garantir la independència de la distribució
- Proporcionar un llenguatge que permeti un recorregut registre a registre que no
es pugui utilitzar per incomplir les regles relacionals
15. 1.4.- Assistents
EL GBD Microsoft Access compta amb ajudes
guiades, és a dir, assistents pel disseny de
diferents elements: Consultes, informes i
formularis.
17. 1.4.- Assistents
- Assistent per consultes: Permet crear una
consulta amb els camps que l’usuari
determini. Hi ha assistents per consultes
senzilles, per consultes de taules de
referència creuada, per busca de duplicats,
per busca de no coincidències.
19. 1.4.- Assistents
Per realitzar per exemple una consulta bàsica
farem clic sobre l’opció “assistent per consultes
senzilles”. Un cop fer això apareixerà una
finestra en la que caldrà seleccionat en primera
instància, les taules d’on volem que siguin les
dades a consultar. I després passar a la casella
de seleccionades les dades de cada taula que
vulguem que apareguin a la consulta.
23. 1.4.- Assistents
Pràctica: quan ja teniu la base de dades
relacional pràcticament acabada, el cap del
projecta qüestiona haver escollit aquest tipus
de base de dades relacional, com que vosaltres
esteu segur de l’elecció li feu el següent
raonament:
24. 1.5.- Organització
En els SGBD, els arxius s’organitzen per agrupacions o
clusters. Cada arxiu està format per registres que
contindran informació sobre la mateixa entitat.
La base de dades per la gestió d’aquests arxius es
recolzarà en el sistema gestor d’arxius del sistema
operatiu de l’equip en el que s’instal·li, tot i que a
vegades, si el SDGB és molt extens, es generarà un arxiu
de gran mida específic en el gestor d’arxius del sistema
operatiu, però serà el propi SGDB el que s’encarregui de
la seva administració. A la capçalera de cada arxiu hi
haurà informació sobre el contingut del mateix.
25. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Les bases de dades relacionals basen el seu
funcionament en una sèrie de taules que
contenen dades que es relacionen entre sí.
A Microsoft Access la informació pot ser de
dues formes:
- Directament sobre la taula de dades
- A través de formularis d’introducció de dades
26. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
La utilització d’un o altre
sistema dependrà de la
perícia o els gustos dels
usuaris. Per introduir
dades en una base de
dades, el primer que cal
fer és crear-la. Es pot
crear una base de dades
en blanc o utilitzar
plantilles pre definides si
s’adapten a les nostres
necessitats.
27. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Farem clic sobre l’opció escollida i nombrarem
la nostra base de dades, després clicarem
“crear”.
28. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Pràctica: Crea la plantilla d’una base de dades
amb el sistema que prefereixis.
29. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Quan tinguem la base de dades creada, caldrà
començar a crear els camps de les taules. El
camp serà cada una de les columnes.
30. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Totes les taules necessiten la creació d’un
“camp clau”, aquell que sempre es cobreix i és
irrepetible per un altre registre (ex. DNI).
31. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
I cada un dels camps
definits s’ha
d’associar a un tipus
de dades a través
d’un menú
desplegable, per tant
es definiran les
característiques de
les dades que es
puguin insertar en
aquests camps.
32. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Cada una d’aquestes
dades conté unes
característiques
específiques, uns
paràmetres per definir
el tipus de dada, que
poden ser
configurades un cop
ho tinguem clar,
utilitzant un formulari.
33. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Un cop creada la taula caldrà
tornar a realitzar aquest
procés per definir els camps i
els tipus de dades.
Les taules que hem creat, i
també altres objectes com
consultes, informes o
formularis, els veurem al
marge esquerra de l’aplicació.
* Si cal ajuda sempre es pot
prémer F1.
34. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Pràctica: Crea els camps de la teva base de
dades.
35. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
El següent pas serà introduir les dades a la
taula, i ho podem fer:
- Directament completant la taula
36. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
- A través d’un formulari d’introducció de
dades. En aquest cas caldrà usar l’assistent de
creació de formularis, i seleccionar els camps
que vulguem omplir.
37. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Tal i com vam veure en l’assistent de consultes,
caldrà seleccionar la taula, i passar els camps.
Després caldrà escollir com volem que sigui el
disseny del formulari d’introducció de dades.
38. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
El pas següent ja és introduir les dades.
Cada vegada que haguem de donar un registre
d’alta caldrà anar al formulari per introduir les
dades.
39. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Pràctica: Localitza el formulari d’introducció de
dades a l’Access del teu ordinador.
40. 2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de
dades: introducció, ordenació, assistents per formularis
d’introducció d’informació i actualització de dades
Pel que fa a l’actualització de la base de dades
es pot fer:
- De forma manual canviant, introduint o
borrant les dades correctes.
- En bloc important dades d’altres aplicacions.
41. 3.- Busques d’informació en
aplicacions de bases de dades
Una de les funcions més valorades d’una base de dades
és la possibilitat de realitzar busques en els registres
emmagatzemats. Depenent del suport de la
documentació del nostre arxiu, la busca pots ser de dues
formes:
- Per elements indexats, és a dir, per cada una de les
dates que l’arxiver hagi implementat a la base de dades
sobre el document.
- A text complert, quan la documentació es troba
digitalitzada i el sistema permet recuperar informació
que conté el text del propi document, tot i no haver
estat indexat.
42. 3.- Busques d’informació en
aplicacions de bases de dades
En qualsevol sistema de gestió de bases de
dades, existeixen dos sistemes principals de
recuperació d’informació:
- Filtres: s’apliquen a tota la informació
continguda en una taula.
- Consultes: es requereix un disseny previ i es
poden aplicar a varies taules de dades a la
vegada.
43. 3.1- Filtres
Els filtres permeten recuperar determinats
registres d’una taula que compleixi amb els
requisits prèviament definits per l’usuari. Són
més fàcils d’utilitzar que les consultes, però no
permeten combinar registres de diferents
taules. Els filtres, a més de poder definir-se en
una taula, també poden establir-se pels resultats
d’una consulta o un formulari.
44. 3.1- Filtres
Hi ha 4 tipus de filtres:
- Filtrar per entrada, és a dir,
que es filtrin les dades per
aquells que coincideixin
completament amb el
terme introduït per
l’usuari.
- Filtrar per selecció, de
manera que solament es
mostrin els valors dels
registres que continguin la
dada seleccionada per
l’usuari.
- Filtrar excloent la selecció,
per tal que es mostrin
solament les dades que no
continguin la selecció feta
per l’usuari. És l’operació
inversa a l’anterior.
45. 3.1- Filtres
- Filtrar per formulari,
consisteix en especificar el
valor o valors que s’estan
buscant en una vista de la
fulla de dades (o formulari)
amb camps en blanc (enlloc
de dades). Especificar el
valor pel que desitja
localitzar escrivint
directament en el camp
apropiat, especificant el
valor pel que es desitja
filtrar escrivint-lo al camp.
47. 3.2- Consultes
Les consultes són interrogacions que
l’usuari fa a la base de dades sobre la
informació que compleixi uns
determinats paràmetres que aquest
marqui. Existeixen diferents tipus de
consultes que pràcticament tots els
sistemes gestors de base de dades
comercials permet realitzar. Les
principals són:
- Consultes de selecció: mitjançant
les que podrem seleccionar
informació dels registres o els
registres complerts, crear nous camps
de dades, realitzar resums dels
resultats, etc.
48. 3.2- Consultes
Dins de les Consultes de selecció
hi ha diferents tipologies
depenent de l’acció realitzada:
- Consulta de creació de
taules: que s’utilitza per
les taules noves de dades
amb registres que
compleixin els criteris que
prèviament s’han establert
en la consulta.
49. 3.2- Consultes
- Consulta d’eliminació: utilitzada per
actualitzar aquells registres que compleixin
els requisits marcats per l’usuari al realitzar
la consulta.
50. 3.2- Consultes
Dins de les Consultes de selecció hi ha diferents
tipologies depenent de l’acció realitzada:
- Consulta de dades annexades: que és la
que s’utilitza per afegir registres d’una o
més taules que compleixin amb els
requisits establerts per l’usuari, al final de
l’altra taula.
51. 3.2- Consultes
- Consultes SQL, mitjançant un llenguatge
específic de consulta d’aquest tipus de base de
dades, és més complicat d’utilitzar i per això no
està a l’abast de tots els usuaris. És la consulta
preferida per aquells usuaris especificats ja que
afirmen que és la més potent.
52. 3.2- Consultes
- Consultes de taules de referències creuades,
que permet agrupar les dades en categories i
mostrar-les en format similar a l’utilitzat per les
fulles de càlcul.
53. 3.3- Assistent per consultes i altres
prestacions
Per simplificar la realització de consultes, les
sistemes gestors de bases de dades contenen
assistents que ajuden a la realització de les
mateixes. És una ajuda guiada.
54. 3.3- Assistent per consultes i altres
prestacions
Pràctica: Localitza l’assistent de consultes del
teu Access.
55. 4.- Presentació d’informació en
aplicacions de bases de dades
Una altra de les importants utilitats de les bases
de dades és la possibilitat de realitzar
presentacions d’informació. Totes les dades
emmagatzemades a la nostra base no servirien
de res si no poguessin ser mostrades. Per això
els sistemes de gestió de bases de dades han de
tenir la utilitat de poder realitzar informes de
dades a partir tant de les taules de registres,
podent escollir els camps que s’inclouran, com
de consultes prèviament realitzades.
56. 4.- Presentació d’informació en
aplicacions de bases de dades
Microsoft Access ens dona aquesta possibilitat, i
compta amb un assistent per la creació de
presentacions.
Mostrar
informació
Informes
Assistent per
informes
57. 4.1- Informes
Un informe és una forma de presentació de la
informació d’una base de dades de forma
ordenada, resumida i seguint uns criteris
prèviament establerts. Es fan quan cal obtenir
una sèrie de dades per realitzar operacions com
comparacions o simplement veure de forma
resumida un resultat.
58. 4.1- Informes
Es pot generar en qualsevol moment i hi posarà les
dades actualitzades de la base de dades. Es poden
fer de dues maneres:
- Des de la pròpia taula mostrant els camps
escollits per l’usuari.
- Des d’una consulta prèviament feta, de manera
que mostri solament els resultats d’aquesta
consulta. Normalment aquest cas és el més
utilitzat, ja que és més útil perquè les dades es
filtren al principi i després són més senzilles de
veure.
59. 4.1- Informes
És habitual que l’informe, igual que la consulta
respongui a una pregunta determinada de
l’usuari. Ex: podem preguntar a la base de dades
quants alumnes de la classe fan anglès? Fent
una consulta obtindrem aquestes dades
presentades en forma de registre. Si els volem
tenir ordenats visualment en un sol document
de disseny atractiu, generarem un informe
partint de la consulta anterior.
61. 4.1- Informes
Els informes són molt útils per:
- Casos en els que es fa servir una gran
quantitat de dades.
- Quan les persones a les que cal facilitar les
dades no estan familiaritzades amb els
formats de les bases de dades.
- Per imprimir les dades o exportar-les a altres
aplicacions.
62. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem
trobar quatre tipus bàsics
d’informes:
- Segons el disseny:
- Els informes tabulars: són
aquells que mostres les dades
en files i columnes, obtenint
un resultat molt semblant a
una taula de dades.
Normalment s’utilitzen amb
dades numèriques i quan es
mostren dades com totals o
subtotals.
63. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar quatre tipus
bàsics d’informes:
- Segons el disseny:
- Els informes en columnes: mostren les dades de
l’informe en format columnes.
64. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar quatre tipus
bàsics d’informes:
- Segons el disseny:
- Els informes de gràfics: mostren les dades de
l’informe de forma gràfica.
65. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar quatre tipus
bàsics d’informes:
- Segons el disseny:
- Els informes per etiquetes: mostren les dades en
format d’etiqueta i són utilitzades per imprimir
grans quantitats d’etiquetes normalment en
direccions postals per l’enviament de
correspondència.
66. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar quatre tipus
bàsics d’informes:
- Segons la disposició de les dades:
- Els informes plans: que tot i contenint dades de
diferents taules o consultes es mostren connectats
en el mateix pla.
67. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar
quatre tipus bàsics d’informes:
- Segons la disposició de les
dades:
- Els informes jeràrquics: els que
contenen altres informes als que
s’anomena subinformes, que
s’inserten a l’informe principal
quan és necessari mostrar dades
d’altres taules o consultes
diferents per una determinada
dada de l’informe principal.
68. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar quatre tipus
bàsics d’informes:
- Segons la disposició de les dades:
- Els informes amb registres ordenats: segons la
seva procedència.
69. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem trobar quatre tipus
bàsics d’informes:
- Segons la disposició de les dades:
- Els informes amb registres agrupats, segons les
especificacions d’un o varis nivells per part de
l’usuari, i aquests ordenats segons criteris pre
establerts.
70. 4.1- Informes
A Microsoft Access podem
trobar quatre tipus bàsics
d’informes:
- Segons la disposició de les
dades:
- Els informes de taules de
referència creuades, que
vindran de les consultes de
taules de referències creuades.
71. 4.1- Informes
Microsoft Access inclou entre les seves eines varies
formes de crear informes:
- Autoinforme: utilitzats per crear ràpidament i que
inclogui totes les dades d’una taula determinada o
els obtinguts a través d’una consulta. Aquesta és
una forma senzilla i ràpida de realitzar informes,
però té el problema que solament permet utilitzar
una taula o una consulta per realitzar l’informe, és a
dir, no permet combinar dades de diferents taules o
consultes de dades.
73. 4.1- Informes
- Creació manual a través de la vista “disseny”:
és la forma més difícil de fer-ho, però permet
més personalització i ajustar-ho a les nostres
necessitats perquè es poden ordenar i filtrar
les dades en major grau que si utilitzem
l’assistent; i a nivell de disseny, permet canviar
fons, quadres, vinyetes, etc.
- Assistent per informes: és la forma més
senzilla de generar-los.
74. 4.2.- Assistent per informes
Microsoft Access compta amb diferents
assistent i en el cas del dels informes cal que
anem a: “Informes”, del submenú “Assistents” i
del menú “eines”. Després clicar a “Assistent
per informes” i ens apareixerà aquesta finestra:
75. 4.2.- Assistent per informes
En aquesta finestra podem veure una casella
amb el menú desplegable en el que podem
escollir la taula, o també la consulta de la que
vulguem que provinguin les dades.
76. 4.2.- Assistent per informes
Les dades a incloure a l’informe poden provenir
de diferents taules i consultes. N’escollirem
una, passarem els camps i a continuació
repetirem l’operació tantes vegades com
consultes o taules diferents vulguem incloure a
l’informe.
77. 4.2.- Assistent per informes
Després clicarem el botó “següent” i a la
següent pantalla escollirem l’aspecte i la forma
que li vulguem donar a l’informe.
78. 4.2.- Assistent per informes
A la següent pantalla serà en la que definirem
si volem algun nivell d’agrupament i si és així,
quin:
79. 4.2.- Assistent per informes
En el següent pas, definirem (si és que ens
convé per les nostres necessitats) els criteris
d’ordenació de l’informe:
80. 4.2.- Assistent per informes
Després establirem el disseny en el que
vulguem que es mostrin les dades:
82. 4.2.- Assistent per informes
I quan haguem acabat la realització de
l’informe obtindrem el resultat. Un cop
obtingut podrem fer ús de “Vista disseny” per
canviar el disseny del nostre formulari o
retocar-lo perquè s’adapti a les nostres
necessitats.
83. 4.2.- Assistent per informes
Amb l’opció “Vista disseny” podrem veure una
quadrícula amb els elements de l’informe, la
qual mourem al nostre gust, arrossegant amb el
ratolí, així com canviar el tipus de lletra, els
colors de fons, etc.
84. 4.2.- Assistent per informes
Pràctica: Localitza l’assistent per informes del
teu Access.
85. 5.- Interrelacions amb altres
aplicacions
Els sistemes de gestió de bases de dades
comercials poden interrelacionar-se amb altres
aplicacions, és a dir, exportar i importar dades
compatibles per poder operar amb ells.
Microsoft permet realitzar aquestes operacions
a través del menú “dades externes”.
86. 5.- Interrelacions amb altres
aplicacions
Microsoft Access pot interactuar amb diferents
aplicacions:
- Pot importar bases de dades des de:
- Altres bases de dades Access
- Fulles de càlcul
- Documents de text
- Bases de dades ODBC
- Arxius XML
- Llistes de Share Point
- Documents HTML
87. 5.- Interrelacions amb altres
aplicacions
Les importacions funcionaran sempre de la
mateixa manera: senyalant l’origen de les
dades; podem exportar dades des de la base de
dades o directament enviar-lo per correu
electrònic.
88. 5.- Interrelacions amb altres
aplicacions
En el cas de les exportacions de bases de dades,
podrem realitzar-les cap a:
- Arxius de text
- Fulles de dades
- Arxius XML
- Arxius PDF o XPS
89. 5.- Interrelacions amb altres
aplicacions
O directament enviar per e-mail. En aquest cas
haurem de senyalar el nom i el format d’arxiu
en el que vulguem guardar les dades.
90. 6.- Aplicació de normes vigents de
seguretat i confidencialitat en la
manipulació de les dades
En aquest punt farem de nou referència a la Llei
15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de
Dades de Caràcter Personal (LOPD), i al Real Decret
1720/2007, de 21 de desembre, que aprova el
Reglament de desenvolupament de la LOPD, el
qual estableix les mesures de caràcter tècnic i
organitzatiu que ha de ser adoptades per totes les
empreses, Organitzacions, Associacions i
Institucions, tant Públiques, com Privades, que
emmagatzemin, tractin i accedeixin a fitxers de
caràcter personal.
91. Moltes gràcies per la vostra atenció i
interacció!
Marta Costa Montmany
Marketing per tu, creant marketing a mida
Tel. 696 85 70 52
http://marketingpertu.com
www.facebook.com/Marketingpertu
@Marketingpertu
http://www.slideshare.net/marketingpertu
* Bibliografia: “Gestión de Archivos” – Natalia
de la Peña Calvo