Gerenciamento de custos

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Gerenciamento de custos

  1. 1. Universidade de São PauloEscola de Artes, Ciências e Humanidades Prática e Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Custos do ProjetoEquipe:Jhonas P. dos ReisMarcelo MarcianoMário Januário FilhoRodrigo Ferrassa
  2. 2. Introdução O que é gerenciamento de custo? É o conjunto de processos que irá garantir que oprojeto seja executado dentro de um orçamento previsto e pré-aprovado. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  3. 3. Introdução Como fazer? Estimando custos Orçando ControlandoACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  4. 4. Introdução● Interação entre os processos de outras áreas● Frequência● Foco ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  5. 5. Introdução Plano de gerenciamento de custos Um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto que varia de acordo com as necessidades do projetoACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  6. 6. Introdução Plano de gerenciamento de custos Podem estabelecer:●Nível de precisão●Unidade de medida●Ligações entre procedimentos organizacionais●Limites de controle●Regras do valor agregado●Formato de relaórios●Descrição dos processos ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  7. 7. Processos Fonte: PMI(2004) ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  8. 8. Estimativa de Custos Introdução● Desenvolvimento de uma aproximação dos custos dosrecursos necessários para terminar cada atividade docronograma● Na aproximação dos custos, considera-se as possíveiscausas de variação das estimativas de custos, inclusive osriscos● Em geral, as estimativas de custos são expressas emunidades de moeda para facilitar as comparações dentrode projetos e entre eles ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  9. 9. Estimativa de Custos Introdução● Exatidão de uma estimativa de projeto aumentaconforme o projeto se desenvolve● Fontes de informação de entrada aparecem na forma desaídas dos processos do projeto de diversas outras áreas doconhecimento ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  10. 10. Estimativa de Custos Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI(2004)ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  11. 11. Estimativa de Custos Entradas1. Fatores ambientais da empresa ● Condições de mercado ● Bancos de dados comerciais2. Ativos de processos organizacionais ● Políticas de estimativas de custos ● Modelos de estimativas de custos ● Informações históricas ● Arquivos dos projetos ● Conhecimento da equipe do projeto ● Lições aprendidasACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  12. 12. Estimativa de Custos Entradas3. Declaração do escopo do projeto4. Estrutura Analítica do Projeto (EAP)5. Dicionário da EAP6. Plano de gerenciamento do projeto ● Plano de gerenciamento do cronograma ● Plano de gerenciamento de pessoal ● Registro de riscosACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  13. 13. Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas1. Estimativa análoga ● Usa o custo real dos projetos anteriores como base ● Opinião especializada ● Custa menos que outras técnicas, mas é menos precisa ● Projetos verdadeiramente semelhantes 2. Determinar os valores de custo de recursos ● Conhecer valores de custo unitário, afim de estimar oscustos das atividades do cronograma ● Coleta de cotações, bancos de dados comerciais ● Se não for conhecidos, estimar próprios valores ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  14. 14. Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas3. Estimativa “bottom-up” ● Estimativa dos custos de pacotes de trabalho individuais ou de atividades do cronograma individuais ● Nível mais baixo de detalhes ● Custos detalhados são sumarizados para um nível mais alto para fins de distribuição e acompanhamento ● Motivados pelo tamanho e pela complexidade da atividade do cronograma ● As atividades com menor esforço associado aumentam a exatidão das estimativas de custosACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  15. 15. Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas4. Estimativa paramétrica ● Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis ● Níveis mais altos de exatidão: dependendo da sofisticação e da quantidade de recursos e dos dados de custos subjacentes incorporados ao modelo ● Exemplo: Multiplicar a quantidade planejada de trabalho a ser realizado pelo custo histórico por unidade para obter o custo estimadoACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  16. 16. Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas5. Software de gerenciamento de projetos ● Podem simplificar o uso de algumas técnicas de estimativa de custo → Facilitar uma análise rápida de diversas alternativas de estimativa de custos6. Análise de proposta de fornecedor ● Casos em que os projetos foram obtidos através de processos competitivos: Trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais → obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto.ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  17. 17. Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas7. Análise das reservas ● Provisões para contingências ● Problema: Exagerar potencialmente a estimativa de custos da atividade do cronograma ● Critério do gerente de projetos: lidar com eventos antecipados mas não garantidos → “desconhecidos conhecidos” ● Opção I: Agregar a reserva de cada atividade de um grupo de atividades relacionadas, em uma única reserva para contingências que é atribuída a uma atividade do cronograma com duração não nula. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências → as variações de custos são mais exatas: estimativas não pessimistas ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  18. 18. Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas7. Análise das reservas (continuação) ● Opção II: A atividade do cronograma pode ser uma atividade buffer no método da cadeia crítica e é intencionalmente colocada diretamente no final do caminho de rede desse grupo de atividades do cronograma. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências → As variações de custos do grupo de atividades relacionadas são mais exatas → Estimativas de custos não pessimistas8. Custo da qualidade ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  19. 19. Estimativa de Custos: Saídas1. Estimativas de custos da atividade ● Avaliação quantitativa dos custos prováveis para terminar o projeto ● Não se limita a mão de obra, materiais, equipamentos, serviços, provisão de inflação e reserva de contingência.2. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade ● Um documento que fornece de forma clara , profissional e completa do que originou a estimativa de custo. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  20. 20. Estimativa de Custos: Saídas3. Mudanças solicitadas ● Mudanças que podem afetar o plano de gerenciamento de custos, recursos e qualquer outra informação descrita no plano. ● Serão processadas pelo processo de Controle integrado de mudanças4. Plano de gerenciamento de custos (atualizações) ● Atualização das mudanças aprovadas ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  21. 21. Orçamentação Introdução● Agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho● Fornecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto● Declaração do escopo do projeto fornece o orçamento sumarizado, porém, as estimativas de custos são preparadas antes das solicitações de orçamento detalhado e da autorização do trabalho. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  22. 22. Orçamentação Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI(2004)ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  23. 23. Orçamentação Entradas1. Declaração do escopo do projeto2. Estrutura Analítica do Projeto3. Dicionário da EAP4. Estimativas de custos das atividades5. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos daatividade ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  24. 24. Orçamentação Entradas6. Cronograma do projeto7. Calendário de recursos8. Contratos9. Plano de gerenciamento de custos ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  25. 25. Orçamentação Ferramentas e Técnicas1. Agregação de custos ● As estimativas de custos da atividade do cronograma são agregadas por pacotes de trabalho de acordo com a EAP. Pacote de trabalho são então agregadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, e finalmente para todo o projeto ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  26. 26. Orçamentação Ferramentas e Técnicas2. Análise das reservas ● Estabelece as reservas para contingências, como a reserva para contingências de gerenciamento, que são provisões para mudanças não planejadas mas potencialmente necessárias (escopo e custos). Reservas para contingências não fazem parte da base dos custos, mas estão incluídas no orçamento do projeto. Elas não são distribuídas como um orçamento e, portanto, não fazem parte dos cálculos do valor agregado ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  27. 27. Orçamentação Ferramentas e Técnicas3. Estimativa paramétrica ● Utiliza características do projeto como parâmetros em modelos matemáticos para prever os custos totais do projeto ● Podem ser simples: Exemplo, a construção de uma residência custará uma determinada quantia por metro quadrado construído ● Ou complexas: Exemplo, um modelo de custos de desenvolvimento de software usa treze fatores de ajuste separados, sendo que cada um deles possui de cinco a sete pontos ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  28. 28. Orçamentação Ferramentas e Técnicas3. Estimativa paramétrica (continuação) ● Tanto os custos quanto a exatidão dos modelos paramétricos variam amplamente ● Existe maior probabilidade de que eles sejam confiáveis quando: ➢ As informações históricas usadas para desenvolver o modelo são precisas; ➢ Os parâmetros usados no modelo são prontamente quantificáveis; ➢ O modelo é escalável, no sentido de que funciona tanto para um projeto grande quanto para um pequeno. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  29. 29. Orçamentação Ferramentas e Técnicas4. Reconciliação dos limites de financiamento ● Envolve ajustes nos cronogramas do trabalho para nivelar ou regular variações indesejáveis nos gastos ● Realizado colocando restrições de data imposta para alguns pacotes de trabalho, marcos do cronograma ou componentes da EAP no cronograma do projeto ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  30. 30. Orçamentação Saídas1. Linha de base dos custos ● Orçamento dividido em fases ● Soma os custos estimados por período ● Desempenho de custos geral ● Pode haver mais de uma linha de base: ● Custos, recursos e produção de consumíveis ● Representada graficamente por uma curva em SACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  31. 31. Orçamentação Saídas1. Linha de base dos custos (continuação) Exibição de fluxo de caixa, linha de base dos custos e financiamento Fonte: PMI(2004)ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  32. 32. Orçamentação Saídas2. Necessidade de financiamento do projeto ● Derivada da linha de base dos custos ● Pode possuir uma “margem” ● Quantias incrementais e contínuas (Função degrau) ● Total = LinhaDeBase + Contingências ● Reserva não utilizada => Defasagem no final do projeto, entre recursos financeiros alocados e linha de base dos custos e os valores do fluxo de caixaACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  33. 33. Orçamentação Saídas3. Plano de gerenciamento de custos (atualizações) ● Orçamentação => Solicitação de Mudanças aprovadas => Efeitos sobre gerenciamento dos custos => Atualização do Plano de gerenciamento de custos (componente do plano de gerenciamento do projeto4. Mudanças solicitadas ● Orçamentação => Mudanças solicitadas => Afetam componentes do Plano de gerenciamento do projeto => Revisão pelo Controle integrado de mudançasACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  34. 34. Controle de Custos Introdução●Procura causas das variações positivas e negativas e fazparte do Controle integrado de mudançasRegistrar exatamente as mudanças● ● Controlar fatores ● Monitorar ● Garantir acordo ● Limites ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  35. 35. Controle de Custos IntroduçãoEstouro nos custos x Financiamento ● Limites● Variações positivas e negativas x risco ● Monitorar o desempenho● Informar partes interessadas ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  36. 36. Controle de Custos Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI(2004)ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  37. 37. Controle de Custos Entradas1. Linha de base dos custos ● Descrita na Orçamentação: Saídas2. Necessidade de financiamento do projeto ● Descrita na Orçamentação: Saídas3. Relatórios de desempenho ● Os relatórios de desempenho fornecem informações sobre desempenho de custos e de recursos como resultado do progresso do trabalho real ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  38. 38. Controle de Custos Entradas4. Informações sobre o desempenho do trabalho ● São coletadas as informações sobre o desempenho do trabalho relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo realizadas, como: ➢ Entregas terminadas e ainda não terminadas ➢ Custos autorizados e incorridos ➢ Estimativas para terminar as atividades do cronograma ➢ Percentual fisicamente terminado das atividades do cronograma ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  39. 39. Controle de Custos Entradas5. Solicitações de mudança aprovadas ● Solicitações de mudança aprovadas do processo Controle integrado de mudanças podem incluir modificações nas cláusulas relativas a custos do contrato, no escopo do projeto, na linha de base dos custos ou no plano de gerenciamento de custos6. Plano de gerenciamento do projeto ● O plano de gerenciamento do projeto e seu componente plano de gerenciamento de custos, além de outros planos auxiliares, são considerados durante a execução do processo Controle de custos ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  40. 40. Controle de Custos Ferramentas e Técnicas1. Sistema de controle de mudanças nos custos ● Procedimentos que autorizam as alterações na linha de base dos custos ● Formulários e documentações.2. Análise de medição de desempenho ● Técnicas para avaliar e determinar a extensão das variações que podem ocorrer. ● Técnica do Valor agregado ● Variação de custo = VA-CR ● Variação de prazos = VA - VP ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  41. 41. Controle de Custos Ferramentas e Técnicas Fonte: PMI(2004)ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  42. 42. Controle de Custos Ferramentas e Técnicas3. Previsão ● Com ajuda de informações sobre o desempenho do trabalho, ajuda a estimar ou prognosticar condições futuras do projeto com base nas informações do momento.4. Análise de desempenho do projeto ● Marcos esperados e marcos atingidos ● Avaliam as atividades do cronograma, pacote de trabalho ou situação e progresso da cota de custo. ● Analise de variação, analise de tendências e técnica do valor agregado. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  43. 43. Controle de Custos Ferramentas e Técnicas5. Software de gerenciamento de projetos ● Planilhas computadorizadas para monitorar o VP e CR e prever efeito de mudanças ou variações6. Gerenciamento das variações ● Como a variação dos custos serão gerenciadas de acordo com o plano de gerenciamento de custos. ● As maiores variações permitidas no inicio do projeto podem diminuir conforme o projeto se aproxima do término. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  44. 44. Controle de Custos Saídas1. Estimativas de custos (atualizações) ● Modificações nas informações de custos das atividades ● Partes interessadas notificadas conforme necessário ● Estimativas de custos revisadas podem exigir ajustes2. Linha de base dos custos (atualizações) ● Mudanças da linha de base dos custos aprovada ● Valores são revisados somente em resposta a mudanças aprovadas no escopo do projeto ● Variações de custos drásticas: Necessária uma linha de base dos custos revisada → base realista para a medição de desempenhoACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  45. 45. Controle de Custos Saídas3. Medições de desempenho ● Documentação e comunicação às partes interessadas do VC, VP, IDC e IDP de componentes da EAP4. Previsão de término ● Um valor de ENT e EPT é documentado e o valor é comunicado às partes interessadas.5. Mudanças solicitadas ● A análise do desempenho do projeto pode gerar uma solicitação de mudança: Aumento ou uma diminuição do orçamento ● São processadas para revisão e destinação pelo processo Controle integrado de mudanças ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  46. 46. Controle de Custos Saídas6. Ações corretivas recomendadas ● Desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto ● Envolvem o ajuste dos orçamentos das atividades do cronograma, como ações especiais tomadas para equilibrar as variações de custos7. Ativos de processos organizacionais (atualizações) ● Documentação das lições aprendidas: Causas-raiz das variações, motivos pelos quais as ações corretivas foram escolhidas, outros tipos de lições aprendidas de controle de produção de recursos, custos ou recursos → Banco de dados históricos ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  47. 47. Controle de Custos Saídas8. Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) ● Componentes: Estimativas de custos das atividade do cronograma, linha de base dos custos, plano de gerenciamento de custos e do orçamento do projeto ● Todas as solicitações de mudança aprovadas que afetam esses documentos são incorporadas como atualizações desses documentos. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  48. 48. Exemplo: Relatório de Custo de Linha de Base Relatório de Custo de Linha Base 200000 180000 160000 140000 120000 Custo da Linha de Base 100000 Custo 80000 Custo Real 60000 40000 20000 0 Custo da Custo Custo Real Linha de BaseACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  49. 49. Bibliografia●PMI. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos emGerenciamento de Projetos. Pennsylvania, 2004. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05
  50. 50. ATIVIDADE● Tarefa em grupo: Aponte uma possível consequência de não se adotarcorretamente(a) Uma boa estimativa de custos;(b) Boas técnicas de orçamentação e(c) Um bom controle de custos. ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05

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