Finance NEC

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    1. 1. NATIONAL EDUCATION CYCLE FINANCE
    2. 2. FINANÇAS A área de Finanças tem como objectivo a gestão e alocação de recursos financeiros, de modo a que a sustentabilidade e o crescimento das actividades do comité estejam assegurados. É também responsável pela parte da legalidade de todos os processos, para que tudo esteja de acordo com o compêndio (local e nacional) e políticas dos programas de intercâmbio. Tem também a componente estratégica, dando suporte e tracking às áreas operacionais. Gestão Financeira implica planeamento, organização, controle e monitoramento de recursos financeiros da pra a organização alcançar os objectivos. Finanças garante eficiência dos processos de forma a assegurar que os projectos gerammais exchange. Garante uma situação financeira que permita atingir asmetas.
    3. 3. FINANÇAS E EXCHANGE Em termos financeiros, é crucial proporcionar à organização uma plataforma financeira sustentável para aumentar o impacto da AIESEC e tornar possível a realização das suas actividades numa perspectiva de longo prazo. A área de finanças suporta directamente as áreas operacionais (OGX e ICX) com os recursos financeiros necessários, de modo a que se consiga chegar a mais stakeholders (investimento em promoção) para obter maior número de intercâmbios, e commaior qualidade (investimento em logística). A área deve também dar suporte aos membros do comité, por exemplo nas condições de trabalho. Deste modo é que Finanças está ligado ao número de experiências da sua entidade (membros e intercâmbios).
    4. 4. FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL Princípios de Finanças: Contabilidade: A contabilidade é uma responsabilidade, uma obrigação moral ou legal, colocada sobre um indivíduo, grupo ou organização, para explicar como os fundos e equipamentos têm sido utilizados. Transparência: Os sistemas devem ser estabelecidos segundo o qual todas as informações financeiras são registradas com precisão e apresentados de forma clara, e pode ser facilmente divulgado para aqueles que têm o direito de solicitá-lo. Se isso não for alcançado, pode dar a impressão de que há algo a esconder. Coerência: Os sistemas financeiros de uma organização devem ser consistentes ao longo dos anos para que possam ser feitas comparações, tendências analisadas e transparência facilitada. Isto não quer dizer que os sistemas não podem ser refinados. Mas abordagens incoerentes a gestão financeira podem ser vistas como uma indicação demanipulação por parte de indivíduos.
    5. 5. FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL Princípios de Finanças: Financiamento não deficitário: Uma organização não deve propor-se a atingir os seus objectivos até que esteja confiante de que terá fundos suficientes para cobrir todas as suas atividades. Fazer o contrário é assumir compromissos que não podem ser cumpridos e utilizar recursos que podem vir a ser desperdiçados. Documentação Padrão: O sistema de manutenção de registros financeiros e documentação deve observar os padrões internacionalmente aceites e princípios contábeis. Integridade: ou honestidade e confiabilidade - de uma organização, e os indivíduos dentro dela, tem de ser inquestionável para a gestão financeira adequada. Para alcançar este objectivo não devem haver dúvidas sobre como os fundos são utilizados, os registos devem ser um verdadeiro reflexo da realidade e procedimentos adequados são estabelecidos e seguidos por todos os membros.
    6. 6. FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL Ferramentas para gestão financeira Planeamento: Trata-se de uma fase fundamental para qualquer processo de gestão e envolve olhar à frente para preparar o melhor possível para o futuro. No curso de colocar um plano em prática, os gestores irão considerar várias alternativas possíveis e fazer uma série de escolhas e decisões. O planeamento deve sempre preceder o fazer. Ferramentas: plano estratégico, plano de actividades, orçamentos, planos de trabalho, previsão de fluxo de caixa, estudo de viabilidade ... etc. Organização: Os recursos da organização - funcionários e voluntários, veículos, imóveis, dinheiro - têm de ser coordenados para garantir a implementação do plano que os envolve. Este deve ser claro quanto às actividades e responsabilidades que devem ser realizadas, quando e por quem. Ferramentas: Compêndio, organogramas, diagramas de fluxo, descrições de cargos, política financeira, orçamentos ... etc.
    7. 7. FINANÇAS E O COMITÉ LOCAL Ferramentas para gestão financeira Tracking: Isto envolve a produção de informação regular e atempada para os gestores e partes interessadas para fins de acompanhamento. Tracking consiste em comparar o desempenho real com os planos para avaliar a eficácia dos planos, identificar pontos fracos no início e tomar acções correctivas, se necessário. Ferramentas: relatórios de avaliação, relatórios de tracking do orçamento, relatórios de fluxo de caixa, demonstrações financeiras, relatórios de projetos, relatórios de doadores, relatórios de auditoria, relatórios de avaliação ... etc. Controlo: Um sistema de controlo, verificações e balanços são essenciais para garantir a correcta aplicação dos procedimentos e recursos durante a execução de programas. Ferramentas: Orçamentos, autoridade delegada, processo de adjudicação, de reconciliação, de auditoria interna e externa, cadastro de imobilizado, seguro ... etc.
    8. 8. ORÇAMENTO Um orçamento descreve as quantias de dinheiro que a organização planeia angariar e gastar para um certo propósito, durante um determinado período de tempo. O orçamento é a principal ferramenta de planeamento financeiro na organização. > Controlar os recursos > Motivar a gestão para entrega e alcance de metas orçamentais. > Avaliar a performance dos gestores
    9. 9. PRINCÍPIOS DE ORÇAMENTO • Define metas e estratégias. • Ser transparente • Traduzir actividades em números • Ter clareza das necessidades do comité • Estabelecer limites de uso de recursos • Usar o orçamento como guia • Rever o orçamento de acordo com a performance
    10. 10. PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO Planeamento Financeiro é o processo de estimar o capital necessário e determinar a sua competência. Este processo enquadra as políticas financeiras em relação aos contractos, investimentos e administração de fundos. O planeamento financeiro é tanto um processo estratégico como operacional, ligado à realização dos objetivos organizacionais. Envolve a construção de ambas as estratégias de financiamento mais a longo prazo e orçamentos e previsões de curto prazo. Encontra-se no coração de uma gestão financeira eficaz. Orçamentos eficazes só podem ser produzidos como resultado de bons planos subjacentes.
    11. 11. PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO Planeamento a longo-prazo (Budgeting) Para iniciar um mandato, é necessário criar um plano estratégico para a entidade. Depois disso, cria-se o orçamento como representação monetária desse plano estratégico para o período. A estrutura do orçamento deve estar alinhada com a estrutura da sua entidade e representar os principais processos da entidade. Toda a EB deve participar na elaboração do orçamento, pois não é apenas responsabilidade do LCVP Fin criar um Orçamento. Todas as áreas devem criar um plano de despesas para o período planeado, incluindo os seus próprios projectos. Depois, essas informações devem ser transmitidas ao Financier responsável. Depois da consolidação das despesas e criação do seu plano, planea-se também os rendimentos esperados. Mais uma vez, todo a EB deve ser envolvida, especialmente o responsável ER, e FIN e ER devem colocar metas financeiras para juntos as alcançarem. O Plano Financeiro (Budget, etc) é um guia directo da EB.
    12. 12. PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO Replaneamento Pode ser relevante replanear (update) oOrçamento de vez em quando na sua entidade. Ambos MC e LC pode fazer replaneamento financeiro trimestral ou uma vez a cada 6 meses. Pode ser relevante especialmente para o ER responsável, quem sabe sobre as mudanças nos pagamentos das empresas. Em qualquer caso, o orçamento deve ser um plano financeiro relevante e representativo das atividades da entidade e deverá ser usado sempre que necessário. Replaneamento inclui a revisão e actualização do plano de Receitas e Despesas (Receitas e Custos, etc) de acordo com as realidades externas ou internas da entidade, as mudanças no Plano Estratégico da entidade, novas fontes de receita, as mudanças na estratégia da entidade / táticas etc .
    13. 13. PLANEAMENTO FINANCEIRO E PREVISÃO Planeamento a curto-prazo (Previsão) Para garantir a disponibilidade da entidade para realizar o seu plano financeiro, deve-se efectuar o planeamento de curto prazo ou previsão por mês. Pode parecer uma actualização mensal do plano de orçamento para o uso da EB. No final do mês, compara-se a previsão mensal com plano de orçamento para o mesmo mês e com os números realizados. Pode ser útil quando se trabalha num ambiente de rápida mudança, onde é necessária uma previsão financeira mensal relevante para gerir os recursos da entidade.
    14. 14. GESTÃO DE RISCO FINANCEIRO Gestão de Fisco Financeiro é o balanceamento de controle de riscos sobre a organização para permitir alcançar os objectivos da mesma. Prevenção de gastos: trata-se da prevenção de de um custo de um activo, antes da sua ocorrência. Controlo de gastos: serve para reduzir um gasto ocorrido, ou que ainda pode ocorrer.
    15. 15. GESTÃO DE RISCO FINANCEIRO Como avaliar o risco? 1. Atribuir índice de probabilidade de risco, de 0.1 a 1 , em que 0.1 é o menos provável e o 1 o mais provável. 2. Atribuir índice de impacto de risco, de 0.1 a 1, em que 0.1 é o menos impactante e 1 é o que tem mais impacto na actividade/finanças 3. Multiplicar os custos financeiros de risco pelo 1º e 2º índice.
    16. 16. GESTÃO DE RESERVAS Fundos de reserva – trata-se de um fundo para ser usado em caso de emergências ou oportunidades especiais para permitir a cobertura das despesas não financiadas por doadores e tomadores de subsídios. Eles também servem como um amortecedor, dando a organização mais tempo para se adaptar a novas circunstâncias. O número de meses de reserva mínimo ideal é de 3, e significa que se por alguma razão externa não controlável o comité não exercer funções, e portanto não obtiver qualquer receitas (planeadas ou não), conseguirá sobreviver durante 3 meses, de modo a resolver a situação. É importante comunicar internamente que decidiu construir Fundo de Reserva e a razão para fazê-lo. Isso pode ser feito pela criação de uma Política de Reservas da organização.
    17. 17. GERAÇÃO DE REEICEITAS Toda a empresa, organização, associação precisam de investimentos para começar o ciclo das actividades da entidade. Fee dos programas de exchange Fundos Donativos Subsíduos governamentais
    18. 18. RELATÓRIOS E BASES FINANCEIRAS Os relatórios são um processo muito importante para a organização, pois estes mostram os resultados e a posição da organização a um certo ponto no tempo. É aqui que se consegue avaliar o desempenho da organização, tirar os principais key learning points, para possivelmente implementar novas estratégias, ou replanear algumprocesso. Estes devem ser mensais, em que não só a EB tem perfeita consciência da posição do comité em cada período de tempo, mas também os membros devem saber de uma forma geral da saúde financeira da entidade (por exemplo, apresentação do mapa de cach flows em LC Meetings). Relatório trimestral: deve ser realizado para que se tenha uma base sólida nos replaneamentos trimestrais que devem ser feitos pela direção de cada entidade. Relatório anual: Trata-se de um relatório que exprime todas as actividades e contas de um mandato completo (um ano). Serve também de base para os seguintes mandatos, em que podem, por exemplo, avaliar onde se devem focar mais, resolver alguma situação que esta a empenhar o comité, etc.
    19. 19. PROCESSOS EM FINANÇAS  Orçamentação Processos em Finanças  Simulações orçamentais  Gestão de Cash flow  Petty cash  Operações bancarias  Financial trackers  Definição de politicas de despesas
    20. 20. CASH FLOW & REVENUES & EXPENSES Cash Flow (fluxos de caixa) - Refere-se a circulação de dinheiro dentro ou fora de um negócio, projecto ou na organização. Normalmente mede-se durante um período especifico de tempo ( 1 ano de contabilidade). É de extrema importância, no orçamento anual fazer a previsão dos fluxos de caixa mensais, de modo a garantir que a entidade estará sempre financeiramente saudável, e com o crescimento que é desejado. Revenues [Cash IN flows] (receitas) - as receitas resultam em todas a entradas em diversas formas na organização (em dinheiro ou bancário). Expenses [Cash OUT flows] (despesas) – as despesas resultam de todas as saídas em diversas formas na organização (em dinheiro ou bancário).
    21. 21. PREVISÃO DE FLUXO DE CAIXA Previsão do dinheiro disponível que a entidade terá em cada mês, com base no seu orçamento. Nota: Deve haver um forte acompanhamento (tracking) às operações e relações externas, de modo a que os fluxos de caixa ocorram de maneira como foram planeados no orçamento.
    22. 22. PETTY CASH Trata-se de um fundo de maneio físico de pequena dimensão, onde não deve ultrapassar os 3,000.00MT. Este fundo de dinheiro deve ser usado apenas para pequenas despesas acessórias e não como um método para contornar os procedimentos adequados de pagamentos e reembolsos. Todos as entradas e saídas deste fundo (bem como de todos os fundos) devem ser devidamente registados com as políticas em vigor, e devem ter o comprovativo legal de movimentação, ou seja, caso haja uma saída de dinheiro, deve haver um recibo associado, e caso haja uma entrada de dinheiro, deve haver também uma factura emitida pelo próprio comité.
    23. 23. LEGALIDADE Compêndio Toda a entidade deve saber o compêndio, quer nacional, quer local, especialmente Finanças, pois deve garantir que todas as regras e processos são seguidos. XPP Finanças deve ter também especial atenção às políticas dos programas de Exchange. [Ver compêndio internacional – XPP] Auditoria
    24. 24. LEGALIDADE Auditoria A auditoria é um processo sistemático de obtenção e avaliação objetiva de evidências sobre afirmações a respeito de ações e eventos econômicos para verificar o grau de correspondência entre essas afirmações e critérios estabelecidos, e comunicar os resultados aos usuários interessados. Na AIESEC usamos dois tipos de auditoria: interna e externa Enquanto a auditoria externa tem como objetivo fornecer pareceres sobre as demonstrações financeiras, a principal função da auditoria interna é avaliar o processo de gestão, no que diz respeito aos seus diversos aspectos, tais como governança corporativa, gestão de riscos e aderência aos procedimentos normas regulamentares, apontando eventuais discrepâncias e vulnerabilidade que a organização está sujeita.
    25. 25. OBJECTIVOS DE AUDITORIA  Adequação e eficácia dos controles;  Integridade e confiabilidade das informações e registros;  Integridade e confiabilidade dos sistemas estabelecidos para assegurar a conformidade com as políticas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos, bem como seu uso efetivo;  Eficiência, eficácia e economia de uso e desempenho dos recursos, procedimentos e métodos para proteger os activos e a comprovação de sua existência, bem como a exatidão dos activos e passivos;  As operações e programas compatíveis com o objetivos, planos e meios de execução estabelecidos;  Medição de problemas e riscos, bem como oferecer alternativa solução.
    26. 26. MODELO FINANCEIRO O modelo financeiro é desenvolvido com o propósito de assegurar o crescimento e a sustentabilidade da organização. Este visa a prover o MC com liquidez e sustentabilidade para entregar o seu suporte aos comités locais e à organização. É baseado em orçamentos anuais do MC onde todos os CLs contribuem para o orçamento de MC de acordo com modelo e método de calculo específico. Este tem componente de contribuição dos CL e fundos externos. Contribuição dos CL- usa se método de calculo especifico para definir taxas de LC para orçamento do MC para cada ano, incluindo custos de Exchange, entre outros. Fundos externos – O MC define sistemas de gestão de fundos para suportar iniciativas essenciais de longo termo.
    27. 27. MODELO FINANCEIRO Taxa trimestral suportada por cada comité local 5,000.00 MT + 25% GIP Programs oGIP 3,000.00 MT LC Fee Programs Price oGCDP 1,000.00 MT iGIP 12,000.00 MT iGCDP 3,000.00 MT
    28. 28. + informação brevemente!
    29. 29. INFO - CONTACTOS Não se contente com esta informação, procure mais! MyAIESEC – http://www.myaiesec.net GIS – http://experience.aiesec.org MCVP Finance: Rúben Lima Email: ruben.lima@aiesec.net Telemóvel: 84 242 4108

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