PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO EM
EVENTOS
Maíra Medeiros
O QUE É ORÇAMENTO EM EVENTOS
 “O orçamento responderá pelos custos para
implantação do projeto apresentado. (...) Todas a...
COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO
 Relação detalhada e organizada de todos os itens que
representam despesas ou neces...
COMPOSTO DO PLANEJAMENTO
ORÇAMENTÁRIO
 No caso da necessidade de captação de apoio ou
patrocínio, planejamento de propost...
ESTRUTURA PARA
DESENVOLVIMENTO DE PLANO
ORÇAMENTÁRIO PARA EVENTOS
 Em uma empresa: dedicação de um profissional,
preferen...
DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORÇAMENTÁRIO
- RELAÇÃO DETALHADA DOS ITENS
 Exemplo 1
 Exemplo 2
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA
 Custos fixos e custos...
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS
 Fonte própria
Custeio d...
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
 De maneira geral, é realizado o levantamento
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- LEVANTAMENTO DE CUSTOS
 Na hora do fechamento com os fornecedores, é
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- AVALIAÇÃO DOS CUSTOS LEVANTADOS
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- CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO
 “O patrocínio de eventos...
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- CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO
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- CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO
 Organização da proposta:...
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- CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO
 Uso de leis de incentivo...
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- APRESENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO PARA APROVAÇÃO
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PLANO ORÇAMENTÁRIO
- ADEQUAÇÕES OU REVISÕES QUE SE FAÇAM NECESSÁRIAS
 Após a aprovação, ou ap...
DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORÇAMENTÁRIO
- CONTROLE E FLUXO DE CAIXA
 O controle do orçamento durante e pós-evento ...
DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORÇAMENTÁRIO
- AVALIAÇÃO – VERIFICAÇÃO DE CUSTOS NÃO PLANEJADOS OU “SOBRAS”
 Após o tér...
DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO
PLANO ORÇAMENTÁRIO
- RELATÓRIO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO
 Ao fim do evento, é necessário também r...
EXERCÍCIO 1
 Com base nas fotos apresentadas nos próximos slides, faça o planejamento de orçamento
para a organização da ...
FOTOS DO ESTANDE EM 2007
FOTOS DO ESTANDE EM 2007
Recepcionista
Mock-up de produto - interação
FOTOS DO ESTANDE EM 2007
Materiais promocionais
FOTOS DO ESTANDE EM 2007
Serviços: buffet
FOTOS DO ESTANDE EM 2007
Equipe de promotores
FOTOS DO ESTANDE EM 2007
Computadores com acesso
à internet
Exposição de produtos
EXERCÍCIO 2
 Considerem que os projetos apresentados no exercício
anterior foram propostas apresentadas por diversas
agên...
BIBLIOGRAFIA
 CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organização de eventos.
São Paulo: Summus, 1997.
 FREITAS, Sidinéia G. e F...
OBRIGADA!
 Maíra Medeiros
mairamed@uol.com.br
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Planejamento Orçamentário em Eventos 2

  1. 1. PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO EM EVENTOS Maíra Medeiros
  2. 2. O QUE É ORÇAMENTO EM EVENTOS  “O orçamento responderá pelos custos para implantação do projeto apresentado. (...) Todas as atividades propostas à empresa deverão ser amparadas por um orçamento” (FRANÇA e FREITAS, 2002).  O orçamento é composto pela apuração de todas as despesas para o custeio de um projeto, além de identificar as fontes de recursos para a captação de verba para amparar estas despesas planejadas.
  3. 3. COMPOSTO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO  Relação detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas ou necessitam de apoio, patrocínio ou doação para sua captação.  Organização dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variáveis, recursos materiais, humanos ou físicos, etc).  Definição dos processos de captação de recursos (fonte própria, apoio, patrocínios).  Levantamento de custos (via processos de concorrência, para projetos maiores, ou levantamento junto à 3 fornecedores, por exemplo).  Avaliação dos custos levantados (avaliação de fornecedores – relação custo x benefício – comparativo de propostas e orçamentos apresentados).
  4. 4. COMPOSTO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO  No caso da necessidade de captação de apoio ou patrocínio, planejamento de proposta, definição de cotas e benefícios ao patrocinador ou apoiador, e definição do plano de captação (detalhamento sobre o assunto posteriormente).  Apresentação do planejamento orçamentário para aprovação.  Adequações ou revisões que se façam necessárias.  Controle e fluxo de caixa.  Avaliação – verificação de custos não planejados ou “sobras”  Apresentação de relatório sobre os recursos gastos e retornos obtidos (para níveis superiores na empresa, clientes – no caso de agências - patrocinadores ou apoiadores).
  5. 5. ESTRUTURA PARA DESENVOLVIMENTO DE PLANO ORÇAMENTÁRIO PARA EVENTOS  Em uma empresa: dedicação de um profissional, preferencialmente com experiência em eventos, que pode ser o mesmo responsável pela organização do evento todo ou ser destacado um profissional para coordenar as atividades relacionadas ao plano orçamentário.  Em uma agência: o setor de atendimento que tem relacionamento com o cliente “brifa” a área de produção para o levantamento de custos e em seguida condensa e avalia as propostas para apresentação ao cliente.  No caso de captação de patrocínios e apoios, pode-se elaborar o plano internamente, ou terceirizar este trabalho para profissionais especializados no assunto (especialmente recomendado para projetos de grande porte ou que envolvam leis de incentivo fiscal).
  6. 6. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - RELAÇÃO DETALHADA DOS ITENS  Exemplo 1  Exemplo 2 Planejamento orçamentário – feira Photo Image Brasil 2007 Fonte: Samsung Camera – Maíra Medeiros
  7. 7. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA  Exemplo - Recursos Humanos - 1 mestre de cerimônias - 1 pedreiro - 3 garçons - 2 recepcionistas - Recursos Materiais - 1 Construção de pedra - 1 Livro de presença - 1 Urna para documentos - 200 brindes - Recursos Físicos - 1 Restaurante - 20 diárias de hotel - 1 preparo do local do evento - 3 estacionamento - * Fonte: CESCA, 1997.
  8. 8. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA  Custos fixos e custos variáveis “Os custos fixos são os que se mantêm relativamente estáveis no curso do evento independentemente do número de participantes, tais como despesas de pessoal de atendimento, manutenção, publicidade, hospedagem de convidados, etc. Consideram-se como variáveis custos de alimentação e bebidas, uma vez que há relação direta entre o número de participantes e o consumo de alimentos” (ZANELLA, 2004).
  9. 9. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS  Fonte própria Custeio das despesas totais ou em parte pela própria empresa organizadora do evento ou pelo cliente (no caso da organização ser realizada através de agência terceirizada).  Fonte externa Captação de recursos externamente, para custeio total ou parcial das despesas do evento, por meio de:  Patrocínio  Apoio  Venda de ingressos ou inscrições  Venda de espaços ou propostas de ações para mídia em geral  Doações  Parcerias
  10. 10. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - LEVANTAMENTO DE CUSTOS  De maneira geral, é realizado o levantamento com no mínimo 3 fornecedores para os principais itens do orçamento (alguns itens, em decorrência de algum caráter específico – urgência ou raridade – podem ter seu levantamento realizado com apenas um fornecedor).  Neste caso, é importante avaliar não apenas os valores apresentados, mas também a qualidade dos serviços prestados – aqui, vale pesquisar o histórico de serviços ou produtos do fornecedor junto à clientes anteriores ou pesquisar indicações com profissionais da área de eventos.
  11. 11. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - LEVANTAMENTO DE CUSTOS  Na hora do fechamento com os fornecedores, é importante considerar a negociação envolvida, como pedido de descontos, abatimento em troca de benefícios para o fornecedor, entre outras questões.  Para projetos maiores, que envolvam o desenvolvimento completo por apenas uma agência, por exemplo, recomenda-se a escolha da agência fornecedora dos serviços via processo de concorrência (envolvendo a apresentação de propostas por no mínimo 3 agências, a partir de um mesmo briefing, e fazendo comparativo mais complexo para a escolha da empresa vencedora do processo).
  12. 12. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - AVALIAÇÃO DOS CUSTOS LEVANTADOS  É importante fazer uma avaliação prévia dos fornecedores – relação custo x benefício (nem sempre o melhor custo representa o melhor benefício ou proposta para o seu evento).  Comparativo de propostas e orçamentos apresentados – detalhar, via planilha ou materiais diversos, os dados objetivos detalhados das peças ou serviços que foram orçados, fazendo- se cruzamento – qualitativo e quantitativo – dos itens apresentados, para poder-se avaliar com o maior número de fundamentos para justificar as escolhas por um ou outro fornecedor ou proposta.
  13. 13. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO  “O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a imagem no mercado.  (...) As formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:  Contribuição financeira;  Doação de brindes para distribuição gratuita ou venda (...);  Empréstimo de equipamentos, utensílios, móveis etc;  Prestação de serviços técnicos;  Cessão de locais ou dependências;  Instalação de pontos-de-venda;  Serviços de transportes; (...)” (ZANELLA, 2004)
  14. 14. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO  Possíveis benefícios a serem propostos aos potenciais patrocinadores:  “(...) inscrição de logomarca na mídia especializada do evento;  Divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da promotora do evento;  Promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitários, mala direta, boletins, convites, releases para a imprensa, painéis, murais publicitários etc;  Utilização do mailing da promotora para divulgação de produtos e serviços da patrocinadora;  Divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa;  Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário, utensílios etc;  Inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial do evento.” (ZANELLA, 2004)
  15. 15. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO  Organização da proposta:  Organização do projeto do evento;  Planejamento das metas de captação (número de patrocinadores, tipo de apoio, valores, cotas de patrocínio – tamanhos: ouro, prata, bronze);  Seleção dos benefícios a serem apresentados ao patrocinador;  Seleção e avaliação das empresas a serem trabalhadas para a captação (avaliando-se seu perfil, seus objetivos de marketing, suas estratégias e orçamentos destinados à eventos);
  16. 16. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO - PLANEJAMENTO  Uso de leis de incentivo fiscal: troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal (só pode ser oferecida a projetos culturais ou de terceiro setor). Exemplos: Lei Rouanet (incentivo à cultura), Lei do Audiovisual (cinema); Lei de Institutos e OSCIPS (projetos socioculturais), Lei Mendonça (cidade de São Paulo – incentivo à cultura);  Algumas empresas fazem o provisionamento de verba para patrocínios durante o ano fiscal anterior ao de ocorrência do evento. Assim, é importante que um planejamento com bastante antecedência no caso de eventos de grande porte e de que necessitem de aporte de verbas mais volumosas. Algumas empresas tem departamentos estruturados para o recebimento e a avaliação dos projetos, e costumam abrir editais e inscrições durante os meses de setembro e outubro – época do planejamento orçamentário das grandes empresas.
  17. 17. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - APRESENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO PARA APROVAÇÃO  Na apresentação do plano orçamentário para aprovação, é importante:  Estudar com antecedência todos os itens calmamente, para revisá-los e evitar qualquer erro de cálculo;  Estudar as argumentações a favor ou contra determinadas ações ou fornecedores, para estar preparado para argumentar com os níveis superiores de aprovação ou clientes;  Detalhar ao máximo informações e valores, com observações sobre formas de cálculo, conversões e especificações sobre custos fixos e variáveis (as aprovações nem sempre são realizadas com profissionais da área de eventos, portanto, é importante ter em mente que pode-se ter que aprovar um projeto com um profissional leigo.
  18. 18. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - ADEQUAÇÕES OU REVISÕES QUE SE FAÇAM NECESSÁRIAS  Após a aprovação, ou apresentação do plano orçamentário, é possível que sejam solicitadas adequações ou revisões em relação às verbas apresentadas.  Reduções de verba ou adequações no projeto podem ser solicitadas, o que requisitará um novo período de tempo de trabalho para a realização da tarefa. Assim, é importante considerar com folga, quando possível, o espaço de tempo no cronograma do projeto para as adequações e revisões de orçamento do evento.  É importante o retorno a todos os fornecedores requisitados para a prestação de orçamentos, mesmo que não sejam os escolhidos para contratação.  Na renegociação de valores, ou solicitação de outras demandas, é importante ter em mente os prazos necessários de que o fornecedor necessitará para readequar as propostas.
  19. 19. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - CONTROLE E FLUXO DE CAIXA  O controle do orçamento durante e pós-evento é fundamental. Acompanhar as alterações emergenciais, fazer anotações, receber e ler atentamente notas fiscais recebidas, fazer encaminhamento dos procedimentos fiscais internamente – na agência ou na empresa – são tarefas importantes, que devem ter atenção tanto quanto o desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos posteriores com possíveis falhas ou erros de comunicação.  Ter um fluxo de caixa organizado e atualizado é de igual importância. Anotar e organizar todos os recursos obtidos externamente, e igualmente anotar todos os valores de notas de serviços e produtos prestados durante a realização do projeto são importantes para que o trabalho posterior de produção de relatório de despesas se torne mais fácil, detalhado e real.
  20. 20. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - AVALIAÇÃO – VERIFICAÇÃO DE CUSTOS NÃO PLANEJADOS OU “SOBRAS”  Após o término do evento, é necessário o levantamento e análise do fluxo de caixa, para verificação de possíveis desvios ou se tudo ocorreu dentro do planejado. Os desvios podem ocorrer por:  Ações não previstas e alocadas emergencialmente no projeto;  Custos orçados inadequadamente;  Não atualização de custos caso o projeto tenha sido planejado com muita antecedência à sua realização, e não tenham sido considerados aumentos normais da passagem de um ano ao outro;  Verbas orçadas além do necessário (“gorduras” não absorvidas).
  21. 21. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO - RELATÓRIO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO  Ao fim do evento, é necessário também realizar um relatório sobre os recursos gastos e retornos obtidos, para apresentação à níveis superiores na empresa, clientes ou patrocinadores e apoiadores.  Esse relatório deve ser composto pela apresentação de todas as despesas gastas, de forma detalhada – contendo valores, nome do fornecedor e data de pagamentos – e de todos os recursos angariados – por meio de patrocínios, apoios ou ainda de descontos obtidos em negociações com fornecedores, doações ou venda de ingressos ou inscrições.
  22. 22. EXERCÍCIO 1  Com base nas fotos apresentadas nos próximos slides, faça o planejamento de orçamento para a organização da participação com estande da Samsung Camera na feira Photo Image Brasil 2008 (mês de realização – agosto).  Considere:  Simulação de processo de concorrência;  Apresentação de custos para:  Construção de estande;  Locação de espaço;  Materiais promocionais (brindes, revista, folder, ou qualquer outra sugestão);  Recursos humanos (recepcionistas, profissional de limpeza, seguranças, etc);  Serviços diversos (buffet, paisagismo, etc);  taxas diversas;  E outros detalhes que considerar importante para o evento.  Considere a captação de parcerias ou recursos com empresas do segmento.  Incremente o planejamento com o máximo de detalhes possíveis que considerar importante.  Apresente o trabalho com os seguintes itens: detalhamento dos pontos do plano orçamentário (de acordo com a proposta de plano apresentada na aula) e tabela ou quadro com os valores resumidos.  Trabalho em grupos de 5 a 6 pessoas.  Tempo para realização do exercício: 30 min.  Apresentação dos grupos: cada um apresentará o planejamento para a sala com 5 min. cada para a apresentação.
  23. 23. FOTOS DO ESTANDE EM 2007
  24. 24. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Recepcionista Mock-up de produto - interação
  25. 25. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Materiais promocionais
  26. 26. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Serviços: buffet
  27. 27. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Equipe de promotores
  28. 28. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Computadores com acesso à internet Exposição de produtos
  29. 29. EXERCÍCIO 2  Considerem que os projetos apresentados no exercício anterior foram propostas apresentadas por diversas agências a pedido do cliente, em um processo de concorrência para escolha do melhor projeto.  Agora, em seu grupo, elabore uma defesa, argumentando porque seu projeto deve ser o escolhido pelo cliente.  Tempo para elaboração da defesa – 10 min.  Em seguida, todos os grupos devem apresentar suas defesas – cada grupo terá 5 min. para a apresentação.  Após as apresentações, cada grupo deverá escolher um projeto, excluindo o seu próprio, como o melhor projeto apresentado, justificando, em texto de até 10 linhas, o porquê da escolha. O grupo terá 5 min. para elaborar a resposta e entregar por escrito.
  30. 30. BIBLIOGRAFIA  CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organização de eventos. São Paulo: Summus, 1997.  FREITAS, Sidinéia G. e FRANÇA, Fábio. Manual da qualidade em projetos de comunicação. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002.  GIAGAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.  HOYLE JR., Leonard H. Marketing de eventos: como promover com sucesso eventos, festivais, convenções e exposições. Trad. Ailton Bomfim Brandão. São Paulo: Atlas, 2003.  ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2004.
  31. 31. OBRIGADA!  Maíra Medeiros mairamed@uol.com.br
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