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Planejamento Orçamentário em Eventos 2

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Planejamento Orçamentário em Eventos

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Planejamento Orçamentário em Eventos 2 Presentation Transcript

  • 1. PLANEJAMENTO  ORÇAMENTÁRIO EM  EVENTOS Maíra Medeiros
  • 2. O QUE É ORÇAMENTO EM EVENTOS  “O orçamento responderá pelos custos para  implantação do projeto apresentado. (...) Todas as  atividades propostas à empresa deverão ser  amparadas por um orçamento” (FRANÇA e  FREITAS, 2002).   O orçamento é composto pela apuração de todas  as despesas para o custeio de um projeto, além de  identificar as fontes de recursos para a captação  de verba para amparar estas despesas  planejadas.
  • 3. COMPOSTO DO PLANEJAMENTO  ORÇAMENTÁRIO  Relação detalhada e organizada de todos os itens que  representam despesas ou necessitam de apoio,  patrocínio ou doação para sua captação.  Organização dos itens por assunto e por tipologia  (fixos e variáveis, recursos materiais, humanos ou  físicos, etc).  Definição dos processos de captação de recursos (fonte  própria, apoio, patrocínios).  Levantamento de custos (via processos de  concorrência, para projetos maiores, ou levantamento  junto à 3 fornecedores, por exemplo).  Avaliação dos custos levantados (avaliação de  fornecedores – relação custo x benefício – comparativo  de propostas e orçamentos apresentados).
  • 4. COMPOSTO DO PLANEJAMENTO  ORÇAMENTÁRIO  No caso da necessidade de captação de apoio ou  patrocínio, planejamento de proposta, definição de  cotas e benefícios ao patrocinador ou apoiador, e  definição do plano de captação (detalhamento sobre o  assunto posteriormente).  Apresentação do planejamento orçamentário para  aprovação.  Adequações ou revisões que se façam necessárias.  Controle e fluxo de caixa.  Avaliação – verificação de custos não planejados ou  “sobras”  Apresentação de relatório sobre os recursos gastos e  retornos obtidos (para níveis superiores na empresa,  clientes – no caso de agências ­ patrocinadores ou  apoiadores).
  • 5. ESTRUTURA PARA  DESENVOLVIMENTO DE PLANO  ORÇAMENTÁRIO PARA EVENTOS  Em uma empresa: dedicação de um profissional,  preferencialmente com experiência em eventos, que  pode ser o mesmo responsável pela organização do  evento todo ou ser destacado um profissional para  coordenar as atividades relacionadas ao plano  orçamentário.  Em uma agência: o setor de atendimento que tem  relacionamento com o cliente “brifa” a área de  produção para o levantamento de custos e em seguida  condensa e avalia as propostas para apresentação ao  cliente.  No caso de captação de patrocínios e apoios, pode­se  elaborar o plano internamente, ou terceirizar este  trabalho para profissionais especializados no assunto  (especialmente recomendado para projetos de grande  porte ou que envolvam leis de incentivo fiscal).
  • 6. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO ­ RELAÇÃO DETALHADA DOS ITENS  Exemplo 1  Exemplo 2 Planejamento orçamentário – feira Photo Image  Brasil 2007 Fonte: Samsung Camera – Maíra Medeiros
  • 7. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO ­ ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA   Exemplo ­ Recursos Humanos ­ 1 mestre de cerimônias ­ 1 pedreiro ­ 3 garçons ­ 2 recepcionistas ­ Recursos Materiais ­ 1 Construção de pedra ­ 1 Livro de presença ­ 1 Urna para documentos ­ 200 brindes ­ Recursos Físicos ­ 1 Restaurante ­ 20 diárias de hotel ­ 1 preparo do local do evento ­ 3 estacionamento ­ * Fonte: CESCA, 1997.
  • 8. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO ­ ORGANIZAÇÃO DOS ITENS POR ASSUNTO E POR TIPOLOGIA   Custos fixos e custos variáveis “Os custos fixos são os que se mantêm  relativamente estáveis no curso do evento  independentemente do número de participantes,  tais como despesas de pessoal de atendimento,  manutenção, publicidade, hospedagem de  convidados, etc. Consideram­se como variáveis custos de  alimentação e bebidas, uma vez que há relação  direta entre o número de participantes e o  consumo de alimentos” (ZANELLA, 2004).
  • 9. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS  Fonte própria Custeio das despesas totais ou em parte pela própria empresa  organizadora do evento ou pelo cliente (no caso da  organização ser realizada através de agência terceirizada).  Fonte externa Captação de recursos externamente, para custeio total ou  parcial das despesas do evento, por meio de:  Patrocínio  Apoio  Venda de ingressos ou inscrições  Venda de espaços ou propostas de ações para mídia em  geral  Doações  Parcerias
  • 10. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ LEVANTAMENTO DE CUSTOS  De maneira geral, é realizado o levantamento  com no mínimo 3 fornecedores para os principais  itens  do orçamento (alguns itens, em decorrência  de algum caráter específico – urgência ou  raridade – podem ter seu levantamento realizado  com apenas um fornecedor).  Neste caso, é importante avaliar não apenas os  valores apresentados, mas também a qualidade  dos serviços prestados – aqui, vale pesquisar o  histórico de serviços ou produtos do fornecedor  junto à clientes anteriores ou pesquisar  indicações com profissionais da área de eventos.
  • 11. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ LEVANTAMENTO DE CUSTOS  Na hora do fechamento com os fornecedores, é  importante considerar a negociação envolvida,  como pedido de descontos, abatimento em troca  de benefícios para o fornecedor, entre outras  questões.  Para projetos maiores, que envolvam o  desenvolvimento completo por apenas uma  agência, por exemplo, recomenda­se a escolha da  agência fornecedora dos serviços via processo de  concorrência (envolvendo a apresentação de  propostas por no mínimo 3 agências, a partir de  um mesmo briefing, e fazendo comparativo mais  complexo para a escolha da empresa vencedora do  processo).
  • 12. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ AVALIAÇÃO DOS CUSTOS LEVANTADOS  É importante fazer uma avaliação prévia dos  fornecedores – relação custo x benefício (nem  sempre o melhor custo representa o melhor  benefício ou proposta para o seu evento).   Comparativo de propostas e orçamentos  apresentados – detalhar, via planilha ou  materiais diversos, os dados objetivos detalhados  das peças ou serviços que foram orçados, fazendo­ se cruzamento – qualitativo e quantitativo – dos  itens apresentados, para poder­se avaliar com o  maior número de fundamentos para justificar as  escolhas por um ou outro fornecedor ou proposta.
  • 13. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO ­ PLANEJAMENTO  “O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas  empresas. Ainda que o resultado não seja mensurável  imediatamente, a médio e longo prazo projeta e  consolida a imagem no mercado.  (...) As formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:  Contribuição financeira;  Doação de brindes para distribuição gratuita ou  venda (...);  Empréstimo de equipamentos, utensílios, móveis etc;  Prestação de serviços técnicos;  Cessão de locais ou dependências;  Instalação de pontos­de­venda;  Serviços de transportes; (...)” (ZANELLA, 2004)
  • 14. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO ­ PLANEJAMENTO  Possíveis benefícios a serem propostos aos potenciais  patrocinadores:  “(...) inscrição de logomarca na mídia especializada do  evento;  Divulgação da empresa patrocinadora por meio da  assessoria de imprensa da promotora do evento;  Promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes  publicitários, mala direta, boletins, convites, releases para  a imprensa, painéis, murais publicitários etc;  Utilização do mailing da promotora para divulgação de  produtos e serviços da patrocinadora;  Divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa;  Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em  uniformes, vestuário, utensílios etc;  Inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial  do evento.” (ZANELLA, 2004)
  • 15. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO ­ PLANEJAMENTO  Organização da proposta:  Organização do projeto do evento;  Planejamento das metas de captação (número de  patrocinadores, tipo de apoio, valores, cotas de  patrocínio – tamanhos: ouro, prata, bronze);  Seleção dos benefícios a serem apresentados ao  patrocinador;  Seleção e avaliação das empresas a serem  trabalhadas para a captação (avaliando­se seu  perfil, seus objetivos de marketing, suas  estratégias e orçamentos destinados à eventos);
  • 16. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ CAPTAÇÃO DE APOIO OU PATROCÍNIO ­ PLANEJAMENTO  Uso de leis de incentivo fiscal: troca de recursos de  patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa  utilizando­se das leis de incentivo fiscal (só pode ser  oferecida a projetos culturais ou de terceiro setor).  Exemplos: Lei Rouanet (incentivo à cultura), Lei do  Audiovisual (cinema); Lei de Institutos e OSCIPS (projetos  socioculturais), Lei Mendonça (cidade de São Paulo –  incentivo à cultura);  Algumas empresas fazem o provisionamento de verba para  patrocínios durante o ano fiscal anterior ao de ocorrência  do evento. Assim, é importante que um planejamento com  bastante antecedência no caso de eventos de grande porte e  de que necessitem de aporte de verbas mais volumosas.  Algumas empresas tem departamentos estruturados para o  recebimento e a avaliação dos projetos, e costumam abrir  editais e inscrições durante os meses de setembro e outubro  – época do planejamento orçamentário das grandes  empresas.
  • 17. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ APRESENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO PARA APROVAÇÃO  Na apresentação do plano orçamentário para  aprovação, é importante:  Estudar com antecedência todos os itens calmamente,  para revisá­los e evitar qualquer erro de cálculo;  Estudar as argumentações a favor ou contra  determinadas ações ou fornecedores, para estar  preparado para argumentar com os níveis superiores  de aprovação ou clientes;  Detalhar ao máximo informações e valores, com  observações sobre formas de cálculo, conversões e  especificações sobre custos fixos e variáveis (as  aprovações nem sempre são realizadas com  profissionais da área de eventos, portanto, é  importante ter em mente que pode­se ter que aprovar  um projeto com um profissional leigo.
  • 18. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ ADEQUAÇÕES OU REVISÕES QUE SE FAÇAM NECESSÁRIAS  Após a aprovação, ou apresentação do plano orçamentário,  é possível que sejam solicitadas adequações ou revisões em  relação às verbas apresentadas.  Reduções de verba ou adequações no projeto podem ser  solicitadas, o que requisitará um novo período de tempo de  trabalho para a realização da tarefa. Assim, é importante  considerar com folga, quando possível, o espaço de tempo  no cronograma do projeto para as adequações e revisões de  orçamento do evento.  É importante o retorno a todos os fornecedores requisitados  para a prestação de orçamentos, mesmo que não sejam os  escolhidos para contratação.   Na renegociação de valores, ou solicitação de outras  demandas, é importante ter em mente os prazos  necessários de que o fornecedor necessitará para readequar  as propostas.
  • 19. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ CONTROLE E FLUXO DE CAIXA  O controle do orçamento durante e pós­evento é  fundamental. Acompanhar as alterações emergenciais,  fazer anotações, receber e ler atentamente notas fiscais  recebidas, fazer encaminhamento dos procedimentos fiscais  internamente – na agência ou na empresa – são tarefas  importantes, que devem ter atenção tanto quanto o  desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos  posteriores com possíveis falhas ou erros de comunicação.  Ter um fluxo de caixa organizado e atualizado é de igual  importância. Anotar e organizar todos os recursos obtidos  externamente, e igualmente anotar todos os valores de  notas de serviços e produtos prestados durante a realização  do projeto são importantes para que o trabalho posterior de  produção de relatório de despesas se torne mais fácil,  detalhado e real.
  • 20. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ AVALIAÇÃO – VERIFICAÇÃO DE CUSTOS NÃO PLANEJADOS OU “SOBRAS”  Após o término do evento, é necessário o  levantamento e análise do fluxo de caixa, para  verificação de possíveis desvios ou se tudo ocorreu  dentro do planejado. Os desvios podem ocorrer por:  Ações não previstas e alocadas emergencialmente no  projeto;  Custos orçados inadequadamente;  Não atualização de custos caso o projeto tenha sido  planejado com muita antecedência à sua realização, e  não tenham sido considerados aumentos normais da  passagem de um ano ao outro;  Verbas orçadas além do necessário (“gorduras” não  absorvidas).
  • 21. DETALHAMENTO DO COMPOSTO DO  PLANO ORÇAMENTÁRIO  ­ RELATÓRIO DO PLANO ORÇAMENTÁRIO  Ao fim do evento, é necessário também realizar  um relatório sobre os recursos gastos e retornos  obtidos, para apresentação à níveis superiores na  empresa, clientes ou patrocinadores e apoiadores.  Esse relatório deve ser composto pela  apresentação de todas as despesas gastas, de  forma detalhada – contendo valores, nome do  fornecedor e data de pagamentos – e de todos os  recursos angariados – por meio de patrocínios,  apoios ou ainda de descontos obtidos em  negociações com fornecedores, doações ou venda  de ingressos ou inscrições.
  • 22. EXERCÍCIO 1  Com base nas fotos apresentadas nos próximos slides, faça o planejamento de orçamento  para a organização da participação com estande da Samsung Camera na feira Photo Image  Brasil 2008 (mês de realização – agosto).  Considere:  Simulação de processo de concorrência;  Apresentação de custos para:  Construção de estande;  Locação de espaço;  Materiais promocionais (brindes, revista, folder, ou qualquer outra sugestão);  Recursos humanos (recepcionistas, profissional de limpeza, seguranças, etc);  Serviços diversos (buffet, paisagismo, etc);  taxas diversas;  E outros detalhes que considerar importante para o evento.  Considere a captação de parcerias ou recursos com empresas do segmento.  Incremente o planejamento com o máximo de detalhes possíveis que considerar importante.  Apresente o trabalho com os seguintes itens: detalhamento dos pontos do plano  orçamentário (de acordo com a proposta de plano apresentada na aula) e tabela ou quadro  com os valores resumidos.  Trabalho em grupos de 5 a 6 pessoas.  Tempo para realização do exercício: 30 min.  Apresentação dos grupos: cada um apresentará o planejamento para a sala com 5 min. cada  para a apresentação.
  • 23. FOTOS DO ESTANDE EM 2007
  • 24. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Recepcionista Mock­up de produto ­ interação
  • 25. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Materiais promocionais
  • 26. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Serviços: buffet
  • 27. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Equipe de promotores
  • 28. FOTOS DO ESTANDE EM 2007 Computadores com acesso  Exposição de produtos à internet
  • 29. EXERCÍCIO 2  Considerem que os projetos apresentados no exercício  anterior foram propostas apresentadas por diversas  agências a pedido do cliente, em um processo de  concorrência para escolha do melhor projeto.  Agora, em seu grupo, elabore uma defesa,  argumentando porque seu projeto deve ser o escolhido  pelo cliente.  Tempo para elaboração da defesa – 10 min.  Em seguida, todos os grupos devem apresentar suas  defesas – cada grupo terá 5 min. para a apresentação.  Após as apresentações, cada grupo deverá escolher  um projeto, excluindo o seu próprio, como o melhor  projeto apresentado, justificando, em texto de até 10  linhas, o porquê da escolha. O grupo terá 5 min. para  elaborar a resposta e entregar por escrito.
  • 30. BIBLIOGRAFIA  CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organização de eventos.  São Paulo: Summus, 1997.  FREITAS, Sidinéia G. e FRANÇA, Fábio. Manual da  qualidade em projetos de comunicação. São Paulo: Pioneira  Thomson Learning, 2002.  GIAGAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e  captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006.  HOYLE JR., Leonard H. Marketing de eventos: como promover  com sucesso eventos, festivais, convenções e exposições. Trad.  Ailton Bomfim Brandão. São Paulo: Atlas, 2003.  ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos:  planejamento e operacionalização. 2 ed. São Paulo: Atlas,  2004.
  • 31. OBRIGADA! Maíra Medeiros mairamed@uol.com.br