1 sem 2016 - Gerenciamento de Projetos - Curso de Sistemas de Informação Prof. Maigon Pontuschka

1. GERENCIAMENTO DE PROJETOS
AULA 03 – TERMO DE ABERTURA, EAP,
CRONOGRAMA E KICK-OFF
PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA
maigonp@gmail.com
1 semestre 2016
Adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida - FIEO

2. CONTEÚDO
• Introdução
• Retomar trabalho de grupo da aula passada
• A fase de iniciação do projeto
• 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto
• 2. Criar versão inicial da EAP
• 3. Criar versão inicial do Cronograma
• 4. Realizar Kick-off do Projeto
• Introdução à fase de planejamento

3. TRABALHO EM GRUPO: INICIANDO UM PROJETO
• Em grupos de até 4 alunos, definam para um projeto escolhido pelo
grupo...
• Escopo do projeto
• Premissas
• Restrições
• Riscos positivos e riscos negativos
• Stakeholders
• Sponsor
• Gerente do Projeto

4. ORGANIZAÇÃO DO PROJETO E STAKEHOLDERS
• Quem fará o trabalho?
• Quem é o Gerente de Projeto?
• Quem pagará pelo projeto?
• Quem consumirá o produto ou serviço?
• Quem são as pessoas que serão
afetadas pelo projeto (stakeholders)?
Iniciação
Identificar
Stakeholders
Juntar informações
Identificar a missão de cada
stakeholder
Determinar forças e
fraquezas
Predizer o comportamento
dos stakeholders
Implementar estratégia de
gerenciamento de
stakeholders

5. Ciclo de vida genérico de um projeto
Iniciação Planejamento Execução Encerramento
Definir escopo
Identificar tarefas,
dependências e
cronograma
Planejar recursos
Esclarecer
princípios de
tomada de decisão
Desenvolver um
plano de riscos
Estabelecer
organização
Definições dos
objetivos e
parâmetros de
sucesso: escopo,
prazo de
entrega,
orçamento
Monitorar
Comunicar e
relatar
Corrigir e
controlar
Finalizar
contratos
Conduzir um
“postmortem”
formal
Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015

6. AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO
Iniciação Planejamento Execução Encerra-
mento
Monitoramento

7. Iniciação
Iniciação Planejamento Execução Encerra-
mento
Monitoramento

8. Iniciação
• Neste momento, normalmente é criado o Termo de
Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde
acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do
projeto)
Iniciação

9. Planejamento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-
mento
Monitoramento

10. Planejamento
Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em
quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai
custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui
pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos,
Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos.
Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do
projeto. Não realizar um projeto somente no
“olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Planejamento

11. Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-
mento
Monitoramento

12. Execução
Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o
resultado. Chegou a hora de executar o que foi
planejado
Execução

13. Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-
mento
Monitoramento
Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de
verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e
o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!

14. Encerramento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-
mento
Monitoramento

15. Encerramento
Tudo foi entregue conforme o combinado? O
cliente aprovou todas as entregas? O Termo
de Encerramento do Projeto foi assinado? As
lições aprendidas foram registradas? A equipe
foi reconhecida?
Encerra-
mento

16. • Após o encerramento do projeto, é importante
avaliar se o retorno esperado foi obtido
• Por exemplo: O retorno do investimento feito no projeto
de implantação do sistema para CRM deve ocorrer após
12 meses de operação
• Raramente as empresas fazem a avaliação do
resultado do projeto...
• A implantação pode ter sido um sucesso, mas o retorno
do investimento pode demorar anos
Encerramento
Encerra-
mento

17. Importante
• Mesmo que sua empresa não possua uma metodologia
definida e institucionalizada para a gestão dos projetos, é
importante todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida e
as entregas de cada fase
• Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por
exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto

18. Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o
Termo de
Abertura do
projeto
2. Criar versão
inicial da EAP
3. Criar versão
inicial do
Cronograma
4. Realizar
Kick-off do
Projeto
Iniciação

19. Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o
Termo de
Abertura do
projeto
2. Criar versão
inicial da EAP
3. Criar versão
inicial do
Cronograma
4. Realizar
Kick-off do
Projeto
Iniciação

20. PREENCHER O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
• Termo de Abertura do Projeto – Também conhecido como Project
Charter – Documento que formaliza a existência do projeto, o seu
escopo e outras definições

21. ESCOPO
• “gama ou limite de operações” – Fonte: Dicionário
Houaiss
• Soma dos produtos, serviços e resultados a serem
fornecidos na forma de projeto – Fonte: PMBOK, 5ª
Edição

22. ESCOPO DO PROJETO
• O trabalho que deve ser realizado para entregar um
produtos, serviços ou resultados com as características e
funções especificadas – Fonte: PMBOK, 5ª Edição
• Não basta definir o que faz parte do escopo, mas,
principalmente, o que está fora do escopo.

23. ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO

24. ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
• Escopo do produto: As características e funções que
descrevem um produto, serviço ou resultado Fonte:
PMBOK, 5ª edição
• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado
para entregar um produto, serviço ou resultado com as
características e funções especificadas Fonte: PMBOK,
5ª edição

25. 1. Preencher o Termo de Abertura do Projeto
• O Termo de Abertura fornece informações básicas sobre o projeto,
entre elas podemos citar:
• Objetivo do projeto
• Papéis e responsabilidades
• Stakeholders
• Cronograma macro
• Premissas e restrições
• Escopo e principais entregas

26. Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o
Termo de
Abertura do
projeto
2. Criar versão
inicial da EAP
3. Criar versão
inicial do
Cronograma
4. Realizar
Kick-off do
Projeto
Iniciação

27. Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o
Termo de
Abertura do
projeto
2. Criar versão
inicial da EAP
3. Criar versão
inicial do
Cronograma
4. Realizar
Kick-off do
Projeto
Iniciação

28. 2. Criar a versão inicial do EAP (WBS)
• EAP...
• Estrutura Analítica do Projeto
• Também conhecida como WBS: Work Breakdown
Structure
• Decomposição das entregas que compõem o projeto

29. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
Como seria a estrutura analítica de uma bicicleta?

30. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)

31. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)

32. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
• Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o
escopo do projeto!
• Também facilita a estruturação do cronograma
• É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”!
(especialmente em grandes projetos)

33. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)

34. 2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)

35. Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o
Termo de
Abertura do
projeto
2. Criar versão
inicial da EAP
3. Criar versão
inicial do
Cronograma
4. Realizar
Kick-off do
Projeto
Iniciação

36. 3. Criar versão inicial do cronograma
• Linha do tempo com as datas planejadas para
realização das atividades
• Atividades para realizar cada entrega prevista na
EAP
• É desta forma que os dois se complementam...

37. 3. Criar versão inicial do cronograma

38. Por que começar a EAP e o cronograma na iniciação
do projeto?
• Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os
próximos passos e identificar os pontos de atenção que
requerem atuação imediata...

39. Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o
Termo de
Abertura do
projeto
2. Criar versão
inicial da EAP
3. Criar versão
inicial do
Cronograma
4. Realizar
Kick-off do
Projeto
Iniciação

40. 4. Realizar o Kick-off do Projeto
• “Ritual” para formalizar o início do projeto
• Reunião ou evento
• Todos os stakeholders podem participar
• Talvez seja necessário um kick-off específico para
cada público

41. CONTINUAÇÃO DA ATIVIDADE EM GRUPO:
Escrever o termo de abertura de projeto
• Uma estrutura básica para um termo de abertura.

42. O QUE É UMA ENTREGA?
 É qualquer produto, serviço ou resultado, ou suas partes, que devem ser
realizadas ou produzidas, obrigatoriamente, para conclusão do projeto ou de
parte dele.
 É tangível, verificável e está sujeita à aprovação.
Exemplos de entrega: Estudo de viabilidade, manual do sistema, projeto
básico, especificação do módulo web, obra da sala, reunião de partida, etc.

43. + Entregas relativas ao GP (exemplos):
Planos, Relatórios, Reuniões, etc.
Entrega 3
Entrega N
Entrega 1
Entrega 2
Escopo do Projeto
1-A soma dos produtos, serviços e
resultados a serem fornecidos
(“entregas”) pelo projeto.
2- Descrição das características e funções
para cada entrega (“escopo do produto”).
O QUE É O ESCOPO DE PROJETO?

44. ENTREGA E CARACTERÍSTICAS (EXEMPLO)
Item Nome da
Entrega
Características
1.1 Relatório Mensal
• Relatório deve informar o valor
agregado, desvio de tempo, desvio
de custo, problemas e riscos.
• Apresentado em formato PDF, letra
helvética, tamanho 12.

45.  Documentar as motivações, os objetivos e a descrição do
produto, serviço ou solução que irá atender a esses
requisitos;
 Autorizar formalmente o início de um projeto (ou fase) e a
organização responsável;
 Constituir-se como o documento base para o planejamento
do projeto.
O Termo de Abertura:
Finalidades Básicas

46. Fluxo de “Nascimento” de um Projeto
(Exemplo de Projeto Interno)
PROPONENTE DECISORES
GERENTE do
PROJETO
Termo de
Abertura
1
Aprovado e
Priorizado
2
Alocado o Ger.
do Projeto
3
Plano de
Projeto
4
 Proposta de Projeto através de um Termo de Abertura: sinaliza e define uma
necessidade (projeto) e apresenta as condições que a norteiam.
 Termo de Abertura (Proposta) deve ser aprovado/autorizado (recursos
comprometidos).
 Plano de Projeto – GP/equipe refina (detalha) o projeto autorizado.

47.  Escopo: documentação das necessidades de negócio, objetivos e
requisitos.
 Custo/finanças: orçamento. Estudo de viabilidade técnica e econômica.
 Tempo: cronograma de marcos.
 Premissas e restrições.
 Recursos Humanos.
 Etc.
O conteúdo depende do contexto do projeto.
O Termo de Abertura
Exemplo de Conteúdo