Foredrag for Bærum kommune - november 2010.

1. SMS og sosiale medier Magne Haagen Grøtting,Arkivseksjonen, Riksarkivet

2. Innhold SMS Begreper og lovverk Autentisitet og chainofcustody Problematikk med SMS Arkivverkets interne policy Sosiale medier Riksarkivarens råd - Internt høringsutkast Kontekst

3. SMS

4. Dokument og saksdokument Dokument:«en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring» Saksdokument:«inngående og utgående dokument […] er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon»

5. Lagret på et medium… En (telefon)samtale er ikke lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring… Men samtalen kan lagres som mp3-fil… SMS er lagret på et medium og kan leses i ettertid. SMS omfattes av dokumentbegrepet

6. Men samtaler har likevel betydning Forvaltningslovens § 11 d, 2. ledd:«Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres.»

7. Arkivforskriftens § 2-6 «I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon … »

8. Arkivforskriftens § 3-2 «Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta…»

9. Konklusjon så langt: SMS omfattes av dokumentbegrepet Arkivforskriftens § 3-2 spesifiserer telefaks og epost spesielt. Det er rimelig å anvende samme tilnærming til SMS Meldingens form eller innhold avgjør om det er et saksdokument eller ikke. Saksdokumenter skal journalføres. Min påstand: SMS skal journalføres hvis meldingene har form / innhold som tilsier dette.

10. Sivilombudsmannen (19.10.09) neppe [kan] være tvilsomt at ut- og inngåandemeldingar som blir lagra på ein mobiltelefon, utgjereit dokument etter arkivlova og offentleglova.

11. Kulturdepartementet (12.10.10) Høring – endring av arkivforskriftens § 3-2 Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta (…) Tekstmeldingar på mobiletelefon og liknande kan derimot behandlast på same måte som telefonsamtalar, jf. forvaltningslova § 11 d andre ledd og alminnelege forvaltningsrettslege reglar.

12. Hva vil dette innebære? I følge forslaget til endring vil SMS ikke være omfattet av dokumentbegrepet. Dette er en kan-paragraf, ikke en må-paragraf. Om arkivforskriften endres kan hvert enkelt forvaltningsorgan likevel vedta strengere tolkninger. Hva som skjer er ikke avklart ennå.

13. Autentisitet

14. ISO 15489-1 7.2.2 – Authenticity An authenticrecord is onethatcan be proven: To be what it purports to be To have beencreated or sent by the person purported to have created or sent it, and To have beencreated or sent at the time purported.

15. Oversatt til forståelig norsk: Vi må kunne sannsynliggjøre med stor sikkerhet: At alle opplysninger i sak/arkiv-systemet er identisk med opplysninger knyttet til en melding: Meldingsteksten må være ordrett med det som har blitt mottatt. Hvilket tidspunkt meldingen ble sendt eller mottatt. At person X faktisk sendte meldingen

16. Sannsynliggjøre? Man kan aldri vite sikkert om et dokument er 100% ”ekte”. Man kan bare sannsynliggjøre det.

17. Autentisk dokument?

18. En epostmelding…

19. … har mange skjulte metadata Disse gjør det mulig å spore en meldings opprinnelse eller autentisitet til en viss grad. Vi kan sannsynliggjøre at meldingen kommer fra Bærum kommune. Men: Var det Gunn som skrev meldingen? For denne meldingen er det ikke viktig, men det er en grunn til at skjøter ikke godtas på epost.

20. Vi har verktøy for import av epost Meldingen og metadata importeres elektronisk Dette er også sikkerhet ifbm. autentisitet ”Chainofcustody”, men metadata lagres ikke i ePhorte

21. SMS er problematisk: Alle ledere i AV har private telefoner Det finner ingen modul for direkte import til sak/arkiv. Programvaren er også forskjellig fra telefon til telefon. SMS kan derfor ikke overføres i en ubrutt, dokumenterbar ”digital” kjede Vi kan ikke bevise ovenfor tredjepart at en SMS faktisk er sendt fra den vi påstår. Vi kan heller ikke bevise at meldingen som skrives inn i systemet er identisk med mottatt melding.

23. Navn og telefonnummer for avsender

24. Mottakers navn og telefonnummer

25. Tidspunkt (eksempelvis 20/10/2010 13:42:43)

26. Meldingsteksten i sin helhet.

28. Vår interne praksis (3/3) Hvis det mottas meldinger hvor det stilles særskilt strenge krav til verifisering av avsender, (trusler, kontraktsforhold mv) og lignende melding ikke vil bli ettersendt kan følgende være aktuelt: Telefonen leveres til en spesialisert lab for datasikring, eksempelvis IBAS. Slike tilfeller må klareres med sikkerhetsleder og avdelingsdirektør/Riksarkivaren. Kostnad: 5.000++ per tilfelle?

29. Oppsummert: Vi kan kommunisere via SMS, men ikke for ”viktige” meldinger. For Arkivverkets del er heller ikke SMS en viktig kommunikasjonskanal. Tilfelle 3 vil forhåpentligvis aldri skje i Arkivverket. Men hva med barnevernsansatte i Bærum? Gode rutiner omtaler også tusenårsflommer.

30. Sosiale medier

31. Internt høringsutkast (6/6) Høringsutkastet er siden foredraget blitt vedtatt: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Journalfoering/Spesielle-dokumenttyper/Sosiale-medier

32. I praksis: Organet må ha en systematisk dokumentfangst knyttet til sosiale medier. Likevel: Terskel for hva som regnes som saksdokumenter. Terskelen er den samme, men andelen ”tullemeldinger” kan være større. ”servicetorgvirksomhet” trenger nødvendigvis ikke å tolkes som saksbehandling. Likevel: noen ganger ja. Om en melding arkiveres må også kontekst dokumenteres.

33. Kontekst? Omstendighetene omkring en hendelse eller en tilstand. Virker inn på hvordan vi tolker denne hendelsen eller tilstanden. Kan også virke inn på hvordan hendelsen forløper. Nært beslektet med proveniens.

34. Kontekst?

35. Fra Facebook:

36. Twitter: magnehg

37. Twitter: @magnehg