Dit college geeft een overzicht van verschillende methoden om de interne communicatie in organisaties te meten. We vinden het allemaal belangrijk, maar toch doen we het niet. En in een tijd van bezuinigingen is accountability voor communicatie zeer belangrijk

1. Evaluatie van de interne communicatie Lysbeth van Silfhout, 20 maart 20088

2. Op de agenda Interne communicatie? Waarom effectmeting? En waarom niet? Hoe en wanneer plan je de evaluatie? Hoe evalueer je de communicatiemix? Verschillende ‘brillen’ om naar interne communicatie te kijken Twee praktijkvoorbeelden van evaluatie Hoe vergroot je succes van evaluaties?

3. Even terug: wat is interne communicatie? Beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie tussen medewerkers van eenzelfde organisatie Informeren, communiceren, samenwerken, vergaderen, mailen en roddelen …..

4. Wie meet effect van interne communicatie? Onderzoek wijst uit dat de kwaliteit van interne communicatie van invloed is op een positievewerkhouding. Interne communicatie draagt bij aan betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie en aan vertrouwen in het management. Niet wetenschappelijk onderzoek wijst uit dat bijna geen enkele communicatiemanager structureel onderzoek doet naar de effectiviteit van de interne communicatie!

5. Wie meet effect van interne communicatie? Onderzoek wijst uit dat de kwaliteit van interne communicatie van invloed is op een positievewerkhouding. Interne communicatie draagt bij aan betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie en aan vertrouwen in het management. COMMUNICATIE IS DUS BELANGRIJK … Niet wetenschappelijk onderzoek wijst uit dat bijna geen enkele communicatiemanager structureel onderzoek doet naar de effectiviteit van de interne communicatie! MAAR WE EVALUEREN NIET!

6. Geen geld We hebben geen onderzoek nodig Geentijd Conflicterendedoelen Watnietweet, datnietdeert Onzekerheid Waaromniet?

7. Bijsturing Verantwoordingbestedemiddelen Leereffect Profileren van de afdeling Waaromwel?

8. Hoe plan je communicatie?

10. Bespreek op je afdeling en met opdrachtgever:

11. Leerpunten

13. Project/ Oplossing deel A Project/ Oplossing deel B Project/ Oplossing deel C Een benefit logic: projecten in relatie tot algemene doelstelling: toename van kasstromen Project resultaten Business Resultaten (medew.) Meer op- brengsten Business Resultaten (mgt) Business Resultaten (mgt) Business Resultaten (medew,) Project resultaten Business Resultaten (mgt) Business Resultaten (medew.) Project resultaten Business Resultaten (mgt) Business Results (medew.) Meer kasstromen Project resultaten Business Resultaten (mgt) Business Results (medew.) Minderkosten Business Resultaten (mgt) Medewerkers Projectleden Business mensen Business mgt Besluitnemers

14. Opbouw benefit logic: centraliseren arbeidsmarktcommunicatie Meer autonomie Meer op- brengsten Gemotiveerdemedewerkers Beter geïnformeerd Meer plezier ESS intranet Nieuw idee voorProject Minderverloop Minder wervingskosten Meer kasstromen Nieuw idee voorProject Minder productieverlies Minderkosten Minderziekteverzuim Hoogwaardigerwerk op PZ FTE reductie Op PZ

15. Een praktijkvoorbeeld: recruitmentop centraal niveau

16. Hoe evalueer je de communicatiemix? Product of proces Beschrijvend of beoordelend Continue of incidenteel Kwantitatief of kwalitatief

17. Twee praktijkvoorbeelden van evaluatie Gebruikerspanel Product en proces evaluatie Beoordelend Continue Kwalitatief Communicatie audit Procesevaluatie Beschrijvend Incidenteel Kwalitatief

18. Gebruikerspanel 150 medewerkers Representatief 1 uur per maand Via e-mail Iedere 6 maanden deel respondenten vervangen Verwachtingen goed gemanaged Beloning: feedback op verwerking resultaten Vrijwillige deelname, respondenten wel actief benaderd

19. Communicatie audit Monitoren communicatieprocessen Structuur, stijl, cultuur en middelen Inzicht in sterke & zwakke punten van interne communicatie Combinatie van onderzoeksmethoden: Desk research Interviews Focusgroepen Vragenlijsten Interne communicatie, aanpak en achtergrondenErik Reijnders - 2000

20. Welke doelen wil je bereiken met interne communicatie? 4 functies van interne communicatie Communicatiekruispunt van VanRuler De evaluatie plan je immers aan het begin van een project …

21. Houd rekening met o.a. Representatiestijlen Cultuurwaarden …

22. Functies interne communicatie Visie en beleid Kennismanagement Binding met organisatie Taakinformatie Ga bij evaluatie uit van deze vier functies

23. Even ter herinnering: 4 soorten interne informatie Kennismanagement Visie & Beleid Binding met organisatie Taakinformatie

25. Sociale, informele communicatie

26. Kwaliteit van feedback op het eigen functionerenZoek samenwerking met HRM Binding

28. Toegankelijkheid kennis (in documenten en systemen en in mensenhoofden)

30. Communicatie tussen verschillende organisatieonderdelen

31. Communicatie over de prestaties van de organisatieTaakinformatie

33. Is er een reden waarom een van de functies over- of ondervertegenwoordigd is?Probeer bij elk nieuw initiatief de 4 functies in je achterhoofd te houden

34. Samenwerking met HRM: Interne communicatie en intrinsieke motivatie Core job dimensions Personaland work outcomes Critical psychological states Skill varietyTask identityTask significance Experienced meaningfulness of the work High internal motivation High quality of work performance Experienced responsability for het outcome of the work Autonomy High satisfaction with the work Low absenteism and turnover Knowledge of the actual results of the work activities Feedback Individualgrowthneedstrength Knowledge and skills Context satisfactions Hackman and Oldham, Job Characteristics model

35. Communicatiekruispunt (Van Ruler) Voor evaluatie communicatiemiddelen

36. Test representatiestijlen

37. Hoe gebruik je representatiestijlen? Evaluatie 1 communicatie-actie, bijvoorbeeld road show Idealiter houd je deze representatiestijlen in je achterhoofd bij de voorbereiding

38. Interne communicatie bij verandering 3 randvoorwaarden voor geslaagde verandering: Leiderschap Visie Start waar de mensen zijn Aanhaken bij het startpunt van je doelgroepen is cruciaal voor het begrip

39. Start waar de mensen zijn … WaardenmodelGraves: Hoe kun je veranderingen regisseren, zodat ze meer in overeenstemming komen met de omstandigheden waarmee de omgeving ze confronteert Aanvulling op behoeftentheorieMaslov 8 waardensystemen (individu/organisatie) Waarden bepalen richting Evolueren o.b.v. reacties op problemen/uitdagingen Ik vs wij systemen wisselen elkaar af Nieuw niveau omvat alle condities en oplossingen van vorige niveaus Ene niveau is niet beter/slechter dan andere niveau

40. 8 waardensystemen 1/2 BRUIN: ‘Ik overleef’, kuddegedrag, sterken beschermen zwakken PAARS: ‘We zijn veilig’, leider is de baas, rituelen tradities, symbolen ROOD: ‘Ik beheers’, macht beslist, pikorde BLAUW: ‘We zijn gered’, groepsnormen, één waarheid, zelfopoffering ORANJE: ‘Ik verbeter’, streefdrift, planning en strategie, succes/competitie

41. 8 waardensystemen 2/2 GROEN: ‘We zijn op weg’, draagvlak, verbondenheid, tolerantie GEEL: ‘Ik verander’, leren van processen, systeemdenken, 1+1=3 TURKOOIS: ‘We zijn’, holistisch/organisch

42. Aanspreken vanuit waarden BLAUW: hiërarchie, controle, structuur, tradities ORANJE: professionele kwaliteiten, prestatie GROEN: gemeenschappelijk doel, teamgeest GEEL:zingeving, inspiratie, creativiteit Dit zijn de meest voorkomende waardensystemen

43. Hoe gebruik je waardensystemen in de evaluatie? Bepaal de kleur van de doelgroep en toets je woordgebruik

44. Hoe vergroot je succes van evaluaties? Neem evaluatiefase vooraf in plan op Bepaal doel van evaluatie Wie heeft er belang bij de resultaten Maak goede afspraken over activiteiten en timing Ga na wie betrokken moet worden Heldere doelen en aandacht vooraf, heldere afspraken maken de evaluatie effectiever en het kost minder tijd

45. Je hebt alles goed voor elkaar Je hebt een goed beeld van de ontvanger … De zender weet van de hoed en de rand Je wilt geen ruis en je kiest veilig voor een dialoog De boodschap is kinderlijk simpel … EN TOCH GAAT HET NIET ZOALS JE WILT…

46. Nog vragen? Neem gerust contact op! Lysbeth van Silfhout De Adviespraktijk Lysbeth@deadviespraktijk.nl 06 1162 1109