Administração do Tempo

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Apostila completa de curso de gerenciamento do tempo ministrado em julho de 2012.

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Administração do Tempo

  1. 1. GERENCIAMENTO DO TEMPO Profº Luiz Valério P. Trindade | Julho, 2012
  2. 2. Objetivos do CursoGerenciar melhor o tempo, identificando fatoresde desperdício, prioridades, metas eestabelecendo objetivos, a fim de conquistarresultados satisfatórios e melhor qualidade devida pessoal e profissional.
  3. 3. Programa do Curso1 – O impacto da organização do tempo em nossavida;2 – Técnicas e ferramentas tecnológicas quepropiciam melhor gerenciamento do tempo;
  4. 4. Programa do Curso3 – Estabelecendo prioridades entre o que éimportante, urgente e circunstancial;4 – Promovendo mudanças de atitude em relaçãoà gestão do tempo;
  5. 5. Programa do Curso5 – A importância de estabelecer metas pessoaise profissionais para otimizar tempo e energia.
  6. 6. QUESTÕES PARA REFLEXÃO O tempo é realmente passível de ser administrado?
  7. 7. QUESTÕES PARA REFLEXÃO Quais recursos podemos utilizar para administrar melhor o nosso tempo?
  8. 8. QUESTÕES PARA REFLEXÃO  Quantas formas existem para administrar o tempo? a) 01 b) 10 c) 100 d) 1.000 e) n.d.a.
  9. 9. QUESTÕES PARA REFLEXÃOPodemos considerar que as formas de gerenciar o tempo são as mesmas para homens e mulheres indistintamente? Por que?
  10. 10. QUESTÕES PARA REFLEXÃO Por que se diz que “tempo é dinheiro?”Por que você pode ganhar dinheiro, mas não pode criar tempo. Uma barra de ouro não é capaz de comprar um minuto. (Provérbio Chinês)
  11. 11. REVOLUÇÃO INDUSTRIAL A Revolução Industrial consistiu em um conjunto de mudanças tecnológicas com profundo impacto no processo produtivo em nível econômico e social. Iniciada na Inglaterra em meados do século XVIII, expandiu-se pelo mundo a partir do século XIX; Ao longo do processo, a era da agricultura e artesanato foi superada, a máquina foi superando o trabalho humano, uma nova relação entre capital e trabalho se impôs, novas relações entre nações se estabeleceram e surgiu o fenômeno da cultura de massa, entre outros eventos. Essa transformação foi possível devido a uma combinação de fatores, como o liberalismo econômico, a acumulação de capital e uma série de invenções, tais como o motor a vapor. O capitalismo tornou-se o sistema econômico vigente.
  12. 12. REVOLUÇÃO INDUSTRIAL  Manufatura  Mecanização  Artesanal  Automatização
  13. 13. 1900 A 1920 – ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Henry Ford 1863 – 1947 Ford T – 1908 a 1927
  14. 14. 1900 A 1920 – ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA  Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)  Precursor da Administração Científica e estudos de tempos e movimentos em 1911.  O foco de sua preocupação residia na eficiência dos movimentos dos operários, de tal forma a obter o máximo de rendimento.
  15. 15. 1900 A 1920 – ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Determinação do tempo de cada movimento elementar; Seleção da forma rápida de efetuar cada etapa do trabalho; Eliminação dos movimentos desnecessários, lentos e inúteis; Agrupamento dos melhores movimentos e mais rápidos visando obter a máxima eficiência.
  16. 16. 1900 A 1920 – ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA Após 1913 Até 1913 1h 30min 12h 30min US$ 575,00 US$ 850,00 US$ 260,00 O carro está disponível em qualquer cor, contato que seja preto.
  17. 17. LINHA DE PRODUÇÃO DE XÍCARAS – 1970
  18. 18. Será que este modelo ouforma de organização dotrabalho é antiquado e já não se aplica mais em nossos dias atuais?
  19. 19. Tempo? O que é isso?
  20. 20. O QUE É O TEMPO?“Quando pomos a mão num fogão aceso por um minuto, parece uma hora. Por outro lado, quando estamos sentados ao lado de uma linda moça por uma hora parece que se passou apenas um minuto.” Albert Eisten
  21. 21. O QUE É O TEMPO? Invisível; Insubstituível; Consumido logo que se recebe; Não passível de não se utilizar; Não passível de ser armazenado; Não é possível comprá-lo, alugá-lo, fabricá-lo ou reciclá-lo.
  22. 22. O QUE É A GESTÃO DO TEMPO?“O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja bem administrado, nada mais pode ser gerenciado.” Peter F. Drucker
  23. 23. O QUE VEM A SER Em linhas gerais, a Administração do Tempo aplica-se tanto em nossa vida pessoal quanto profissional e nos permite organizar nossas atividades com menor dispêndio de energia física e mental. O primeiro passo constitui-se em uma auto- descoberta. Ou seja, mapear e identificar de que forma utilizamos nosso tempo e onde podemos melhorar/corrigir.
  24. 24. DESAFIOS Não tenho tempo; Um dia de 24 horas é muito pouco; Não dá tempo de fazer nada; Não tenho tempo para fazer um curso; Não tenho tempo para fazer atividade física; Não tenho tempo para minha família; Não consigo me alimentar adequadamente, ...
  25. 25. LADRÕES DO TEMPO Ligações telefônicas constantes;  Desorganização pessoal; Falta de planejamento diário;  Excesso de centralização de Indisciplina; tarefas (ou seja, dificuldade em Indefinição de objetivos; delegar); Indefinição de prioridades;  Treinamento deficiente; Má utilização de recursos  Excesso de material para ler disponíveis (celular, internet, e- (relatórios, catálogos, e-mails, mail, TV, etc.); propostas comerciais, etc.); Visitas não previamente  Inexistência de padrões e critérios; agendadas;  Arquivos desorganizados; Reuniões prolongadas;  Não saber dizer não; Atrasos;  Entre inúmeras outras. Falhas de comunicação;
  26. 26. O QUE FAZER ENTÃO? Não. Não é preciso se desesperar! O primeiro passo é se organizar melhor e planejar. Lembre-se que administração envolve uma boa dose de planejamento. Portanto, aplique este conceito também no gerenciamento de suas tarefas e atividades.
  27. 27. EQUAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PLANEJAMENTO  Menos tempo na Execução das tarefas e Mais resultados. ORGANIZAÇÃO  Mais Execução, Mais Produtividade e Menos Stress. COMPROMETIMENTO  Termine o que você começar. Não pare na metade. AUTO-DISCIPLINA  Procure seguir o planejamento feito.
  28. 28. PROCRASTINAR OUNÃO PROCRASTINAR? EIS A QUESTÃO!
  29. 29. MAS O QUE ÉPROCRASTINAÇÃO AFINAL DE CONTAS?
  30. 30. PROCRASTINAÇÃO  Corrresponde ao ato de intencionalmente e habitualmente postergar (deixar de fazer) determinadas atividades.  Segundo especialistas e pesquisadores de gestão do tempo, representa o principal despediçador de tempo.  Procure baní-lo de seu dia a dia, pois não há nada como o tempo presente, o qual uma vez desperdiçado, não volta mais.
  31. 31. YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YESYES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES
  32. 32. NÍVEIS DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL TÁTICO ESTRATÉGICO
  33. 33. COMPREENSÃO DAS TAREFAS TAREFAS ATIVAS TAREFAS REATIVAS Compreendem as tarefas  Compreendem o conjunto que contribuem para de tarefas do dia-a-dia que atingir seus objetivos. devem ser solucionadas e são consideradas de caráter executivo. Ou seja, Alguns autores as são de cunho mais classificam também operacional. como Tarefas Gerenciais no sentido que elas estão  São também popularmente relacionadas com um conhecidas como “apagar processo de incêndios”. planejamento prévio.
  34. 34. TAREFAS ATIVASCompreendem aquelas que ajudam a alcançar os objetivos da sua função e são consideradas tarefas gerenciais.
  35. 35. TAREFAS REATIVASProblemas do dia a dia que devem ser solucionados e são consideradas tarefas de execução.
  36. 36. PRIORIDADES Importantes Compreendem aquelas que contribuem com o alcance dos resultados do negócio e/ou da empresa.
  37. 37. PRIORIDADES Urgentes Correspondem àquela que necessitam ser executadas na hora, porém, não acrescentam valor ao resultado do negócio e/ou da empresa.
  38. 38. PRIORIDADES IMPORTANTE URGENTE Nem tudo que é importante é  Naturalmente que nem tudo que é necessariamente Urgente. urgente é Importante, porém, deve ser equacionado o mais brevemente possível. Portanto, é preciso saber fazer esta distinção.  Ou seja, são tarefas que necessitam ser executadas Tarefas Importantes praticamente de imediato, embora compreendem aquelas que nem sempre estejam alinhadas contribuem para o alcance de com o seu planejamento prévio. seus objetivos. Ou seja, elas estão atreladas a algum nível  Por outro lado, se não forem de planejamento. Não são resolvidas a tempo, podem aleatórias. ocasionar outros contra-tempo.
  39. 39. Urgente Não Urgente I IIImportante  Preparação de  Crises; atividades;  Problemas inesperados;  Planejamento;  Projetos com prazos  Construção de esgostados, etc. relacionamentos pessoiais ou profissionais;  Delegação, etc. III IVNão Importante  Interrupções;  Trivial ;  Alguns telefonemas;  Alguns telefonemas;  Relatórios;  Correspondências irrelevantes;  Determinadas reuniões sem pauta pré definida, etc.  Excesso de TV, etc.
  40. 40. QUADRANTE 1 Compreende atividades que são igualmente urgentes e importantes. Ou seja, precisamos investir algum tempo aqui; Aqui é onde precisamos gerenciar a situação, onde produzimos, onde colocamos nossa experiência e capacidade de julgamento em prática em resposta a necessidades e desafios diversos; Muitas atividades importantes acabam por se tornar urgentes em virtude da procrastinação e ausência de planejamento prévio.
  41. 41. QUADRANTE 1 Esta imagem simboliza uma situação na qual você é “dominado” pela papelada, tamanho o volume de “incêndios” a serem apagados.
  42. 42. QUADRANTE 2 Inclui atividades que são importantes, porém, não necessariamente urgentes. É conhecido também como Quadrante da Qualidade; Aqui é onde realizamos nosso planejamento de longo prazo (Planejamento Estratégico), procuramos nos antecipar aos fatos e problemas, delegamos e ampliamos nossas mentes e habilidades; Ignorar este quadrante “alimenta” e aumenta o tamanho do Quadrante 1, criando assim situações de stress e aprofundamento de crises; Investir neste Quadrante tende a enxugar o Quadrante 1.
  43. 43. QUADRANTE 2Esta imagem ilustrativa do Quadrante 2 simboliza que você está no controle da situação. Ou seja, você estácentrado e com alto nível de concentração e foco.
  44. 44. QUADRANTE 3 Ele congrega atividades que são urgentes, porém, não são importantes. É também chamado por alguns autores como Quadrante da Decepção; Todo o “barulho” criado pela urgência dá uma ilusão de importância à situação; Muitos telefonemas, reuniões e visitas inesperadas, acabam se encaixando nesta categoria.
  45. 45. QUADRANTE 3Esta imagem sugere que vocêestá em uma situação de muitacorreria, porém, praticamente,sem sair do lugar. Este épanorama do Quadrante 3
  46. 46. QUADRANTE 4 Reservado para atividades que não são urgentes e também não são importantes. Conhecido como Quadrante do Desperdício; Nós frequentemente migramos para este Quadrante como uma “válvula de escape” para aliviar as pressões do dia a dia; Ele compreende atividades como leitura de livros não relacionados à sua atividade profissional, assistir a programas de auditório na TV, conversas de corredor na empresa, entre outras.
  47. 47. QUADRANTE 4Aqui a imagem sugere seus momentos de ócio, os quais podem ser criativos se vocêsouber administrá-los adequadamente e servir como “recarregadores” de energia. Ouentão, eles podem ser pura perda de tempo.
  48. 48. Urgente Não Urgente I IIImportante III IVNão Importante
  49. 49. SENSO DE ORGANIZAÇÃO Inicio meu trabalho planejando minhas tarefas ou começo planejando meu tempo? Em vez de planejar primeiro suas tarefas, planeje primeiro o seu tempo.
  50. 50. ADMINISTRAR TAREFAS DIFÍCEIS Se a tarefa que você tiver de desenvolver tiver um elevado nível de complexidade, divida-a em partes e aborde um de cada vez. Quando menos se der conta já terá executado a tarefa toda.
  51. 51. EFICÁCIA X EFICIÊNCIA
  52. 52. EFICÁCIA X EFICIÊNCIA Segundo a revista americana Business Week, os trabalhadores franceses, embora trabalhem menos horas semanais (35h) são mais produtivos que seus colegas americanos ou ingleses, com 40h/semana. Além disso, também os alemães, que em muitas empresas instituíram uma semana de 28h 48min de trabalho viram sua produtividade crescer nada menos que 20%.
  53. 53. EFICÁCIA X EFICIÊNCIA Este fenômeno, conhecido como “slow atitude”, está chamando a atenção até dos americanos, apologistas do “Fast” e do “Do it Now”. Portanto, essa “atitude sem pressa” não significa fazer menos, nem ter menor produtividade. Significa sim, fazer as coisas e trabalhar com mais qualidade e produtividade, com maior perfeição, com atenção aos detalhes e com menor nível de stress.
  54. 54. EFICÁCIA X EFICIÊNCIA Uma pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por, no máximo 11 min até que o telefone toque. Uma vez que ele para um trabalho, custa, em média 25 min até que a atenção se volte àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até 2h/dia devido à falta de foco e, consequentemente, acaba gerando uma desorganização no trabalho.
  55. 55. EFICÁCIA X EFICIÊNCIA  Eficácia  Saber fazer (não importando muito o como)  Eficiência  Saber fazer bem feito (uma única vez e com otimização de recursos)
  56. 56. REUNIÕES EFICIENTES Avalie sua real necessidade; Pense bem em quem convidar para tomar parte; Estabeleça um tempo limite para sua conclusão; Planeja-se com antecedência; Tenha uma pauta bem definida e que seja de conhecimento prévio de todos os envolvidos; Designar alguém como secretário de tal forma a fazer anotações das questões mais importantes e depois compartilhar com o grupo para que nada caia no esquecimento.
  57. 57. EXEMPLO DE RELATÓRIO
  58. 58. DELEGAR ≠ DELARGAR!
  59. 59. DELEGAR O líder que delega tarefas é um gestor inteligente. As corporações enxergaram que uma das maiores habilidades dos profissionais de liderança é saber distribuir tarefas entre os subordinados em prol da equipe e da corporação. Ser líder não significa afirmar que saberá fazer todas as atividades melhor que os membros do grupo. Delegar traz confiança para a equipe, responsabilidade, conhecimento e evolução para os subordinados.
  60. 60. DELEGAÇÃO Não gaste tempo em uma atividade que pode ser feita satisfatoriamente por um subordinado seu; Delegar atividades poupa o seu tempo para dar conta de outras responsabilidades e, ao mesmo tempo, contribui para o desenvolvimento de seu subordinado; Delgar aprimora os resultados na medida em que faz uso mais racional dos recursos disponíveis; A delegação implica em transferência de iniciativas e autoridade para outra pessoa.
  61. 61. DELEGAÇÃO  A arte da delegação inicia-se por um profundo senso de valor e limitação de seu tempo;  Os líderes geralmente reclamam que não têm tempo, enquanto seus subordinados têm tempo ocioso;  Delelgar os trabalhos mais rotineiros e previsíveis de seu trabalho consiste no primeiro passo;  Contudo, delegar também não quer dizer abdicação. Ou seja, faz-se necessário a manutenção de algum grau de monitoramento e orientação.
  62. 62. OBSTÁCULOS À DELEGAÇÃO  É arriscado;  Nós adoramos fazer as coisas por nós mesmos;  Gostamos de estar no controle de tudo;  O processo é lento e consome tempo considerável até que a pessoa estja plenamente apta a desenvolver a atividade;  Acreditamos que ninguém pode fazer aqule atividade tão bem quanto nós;  E se o subordinado nos superar no desempenho daquela atividade?
  63. 63. DELEGAÇÃO Delegação compreende um grande fator de motivação. Ele enriquece as atividades das pessoas, melhora o desempenho e eleva a auto estima dos colaboradores. Pratique-a!
  64. 64. "A mente que se abre a uma nova ideia jamais volta ao seu tamanho original" Albert Eisten
  65. 65. LEI DE PARETO Também conhecido como Princípio 80-20, afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advém de 20% das causas. A lei foi sugerida por Joseph M. Juran, que deu o nome em honra ao economista italiano Vilfredo Pareto.  Uma livraria não pode ter todos os títulos do mercado, portanto ela aplica a regra de Pareto e foca em 20% dos títulos que geram 80% da receita;  Em vendas comissionadas, 20% dos vendedores ganharão mais de 80% das comissões;  Estudos mostram que 20% dos clientes respondem por mais de 80% dos lucros de qualquer negócio;  Menos de 20% das celebridades dominam mais de 80% da mídia, enquanto mais de 80% dos livros mais vendidos são de 20% dos autores;  Mais de 80% das descobertas científicas são realizadas por 20 % dos cientistas. Em cada época, são uns poucos especialistas celebres que fazem a maioria delas.
  66. 66. LEI DE PARETO 20% do que fazemos é responsável por 80% dos resultados principais e mais relevantes; Procure identificar quais são estas atividades e dedique-lhes o tempo e energia que merecem.
  67. 67. CURVA ABC
  68. 68. LEI DE PARKINSON A distribuição do trabalho varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário.
  69. 69. CICLO PDCA
  70. 70. CICLO PDCA O PDCA foi idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. Inicialmente deu-se o uso para estatística e métodos de amostragem. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos. O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gersgtão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área de atuação da mesma. O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar eventuais falhas na execução.
  71. 71. CICLO PDCA Plan (planejamento): estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta); analisar o fenômeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo (descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ação. Do (execução): realizar, executar as atividades conforme o plano de ação. Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado por meio de indicadores. Act (ação): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.
  72. 72. DIZENDO NÃO! O uso da palavra NÃO é uma ferramenta eficaz de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação, mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para alcançar os resultados. Você pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar- se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poderá ter a chance de livrar-se dos trabalhos improdutivos. Quando nossa única preocupação é não ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades alheias.
  73. 73. DIZENDO NÃO! – DICAS1. Escute  Este cuidado permite que o requisitante saiba que você está lhe dando a devida atenção e compreende o que está sendo solicitado.2. Diga “não” educadamente, mas firmemente logo de imediato  Não crie falsas esperanças com respostas vagas.3. Se apropriado, apresente suas razões  Suas razões podem incluir, por exemplo, suas próprias prioridades e seus prazos a serem cumpridos. Isso contribui para reforçar seu comprometimento.4. Se possível, ofereça alternativas  Demonstre sua boa intenção em ajudar sugerindo alternativa que, eventualmente, a pessoa não tenha pensado. Fonte: Dr. Alec Mackenzie (The Time Trap)
  74. 74. E-MAIL Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados adequadamente eles agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e potencializam nossa capacidade de fazer coisas. Porém, a falta de disciplina pode transformar o e-mail num dos maiores geradores de perda de tempo e numa desculpa para procrastinar. Fique atento para a maneira como você utiliza este recurso. É preciso saber administrar a enorme quantidade de e-mails que recebemos todos os dias.
  75. 75. E-MAIL – SUGESTÕES DE GERENCIAMENTO Marque uma hora para checar seus e-mail; Responda suas mensagens imediatamente; Mantenha sua “caixa de entrada” o mais “limpa” possível; Deixe claro o tema de sua mensagem no campo “assunto”; Apague as mensagens que não lhe interessam.
  76. 76. INTERNET A internet é, sem dúvida, um grande agente transformador. Trata-se de uma das mais importantes influências da civilização contemporânea. Uma prova disso é que, atualmente, as pessoas e principalmente as empresas já não conseguem imaginar o dia a dia sem as facilidades da web. Porém, assim como o e-mail, a internet pode ser um grande consumidor do nosso tempo. Ela é um recurso paradoxal que ao mesmo tempo facilita e complica o nosso dia a dia. Tudo depende da maneira como a utilizamos.
  77. 77. ORGANIZE-SE  Exemplo de mapa de atividades: Mapa de Atividades Datas Tipo de Atividade Prioridade Status Descrição Resumidas das Atividades Nem Importante Em Início Término Duração (dias) Ativa Reativa Importante Urgente Concluída e Nem Urgente Andamento 5-jul-11 10-jul-11 5 Organização de arquuivos de NFs x x x12-jul-11 12-jul-11 0 Reunião com fornecedor x x x 7-ago-11 24-set-11 48 Projeto de novo produto x x x15-ago-11 16-ago-11 1 Atraso na entrega para clientes x x x20-ago-11 20-ago-11 0 Reunião com novo cliente x x x22-ago-11 24-ago-11 2 Responder a alguns e-mails x x x 5-set-11 24-set-11 19 Arrumar pilha de papéis sobre a mesa x x x13-set-11 15-set-11 2 Agendar visita a novos clientes x x x21-set-11 24-set-11 3 Elaborar propostas comerciais x x x
  78. 78. ORGANIZE-SE LISTA DE TAREFAS Matriz de Prioridade (Quadrante) Prazo (dias) AcompanhamentoNº Descrição da Tarefa / Atividade / Compromisso Tempo 1 2 3 4 Limite Estimado Em dia Atrasado Concluído Observações decorrido1 X Fazer contato com clientes para agendar visitas 1 1 X2 X Elaborar roteiro de visitas 1 1 X3 X Leitura de relatório diário de nível de estoque 1 1 X4 X Receber fornecedores sem hora marcada 1 15 X Agendar visita de fornecedores 1 1 X6 X Reuniões inespertadas 1 1 1,5 X7 X Delegar atividades 3 2 X8 X Leitura de mala direta 1 0,5 X Postergado910111213141516171819
  79. 79. EXEMPLO DE AGENDA SEMANAL Intervalos dePeríodo Segunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sábado Domingo Horários 5h00 às 6h00 Levantar, tomar banho e se trocar --- --- Dia do rodízio do Dia de levar as Tomar café da manhã Dia de levar as Tomar café da manhã 6h00 às 7h00 carro (chegar mais --- --- crianças para a escola e ir para academia crianças para a escola e ir para academia cedo no trabalho) Fazer afazeres Deslocamento da Deslocamento da Deslocamento da Deslocamento da Tomar café da manhã Ler e responder e- domésticos (consertos 7h00 às 8h00 escola das crianças academia para o escola das crianças academia para o com os filhos Manhã mails na pia, troca de para o trabalho trabalho para o trabalho trabalho pequenos lâmpadas, etc.) Reunião de Agendar visitas de Ler o jornal do dia e Ligar para clientes e Tomar café da manhã 8h00 às 9h00 alinhamento fornecedores para a correspondências agendar visitas com os filhos comercial próxima semana pequenos Levar as crianças para 9h00 às 10h00 Ler e responder e-mails --- o parque para 10h00 às 11h00 --- --- --- --- --- --- andarem de bicicleta e 11h00 às 12h00 --- --- --- --- --- --- brincaremAlmoço 12h00 às 13h00 Almoço Almoço de negócios Almoço de negócios Almoço de negócios Almoço Almoço com a família Deslocamento de casa 13h00 às 14h00 --- --- --- --- --- para a escola Tarde 14h00 às 15h00 --- --- --- --- --- Curso de Almoço com a família Gerenciamento do 15h00 às 16h00 Ler e responder e-mails --- Tempo (SENAC) 16h00 às 17h00 --- --- --- --- Receber fornecedores Assistir ao futebol 17h00 às 18h00 --- --- --- --- Deslocamento do Deslocamento do Deslocamento do Deslocamento do Organizar a mesa de Deslocamento da 18h00 às 19h00 trabalho para a escola trabalho para a escola trabalho para casa trabalho para casa trabalho escola para casa de idiomas de idiomas (Dia do rodízio do carro) Planejar aa Tomar banho para 19h00 às 20h00 Aula de inglês --- Aula de inglês --- atividades da próxima sair semana Noite Deslocamento da Deslocamento da Livre Deslocamento do Jantar fora com 20h00 às 21h00 escola de idiomas --- escola de idiomas --- trabalho para casa cônjuge para casa para casa Jantar fora com 21h00 às 22h00 --- --- --- --- --- cônjuge Deslocamento do 22h00 às 23h00 --- --- --- --- --- restaurante para casa 23h00 às 24h00 --- --- --- --- --- ---
  80. 80. TAREFAS A LONGO PRAZO Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar. São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o último dia. Dica: não faça isso!!
  81. 81. TAREFAS A LONGO PRAZO Adote um planejamento para você atingir seu objetivo. Por exemplo: suponha que você precisa elaborar o relatório anual de desempenho do departamento sob sua responsabilidade com prazo limite de entrega até o dia 30 de setembro.
  82. 82. TAREFAS A LONGO PRAZO Faça a distribuição das tarefas menores que, no conjunto, contribuirão para que você atinja o objetivo maior. Data Tarefa a ser executada 10-ago-12 Procurar o relatório do ano anterior para utilizar como modelo Solicitar à sua equipe que reporte em 10 a 20 linhas, o que eles consideram que tenham 15-ago-12 realizado de importante ao longo do ano (conquista de novos clientes, ganho de participação de mercado, aumento de margem de lucro, treinamentos realizados, etc.) Redigir a primeira versão do relatório com base no modelo do ano anterior e com os 10-set-12 inputs da equipe 20-set-12 Revisão e alterações 25-set-12 Enviar o relatório para a Diretoria
  83. 83. INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS Ao longo do tempo o mundo tem experimentado grandes saltos tecnológicos os quais, de uma forma ou de outra provocam algum grau de influência na vida das pessoas. 1873 1876 1886 1906 1926 1953 1975 1983 1993
  84. 84. EVOLUÇÃO DE CELULARES – BRASIL 200.000.000 150.000.000Quantidade de Aparelhos 100.000.000 50.000.000 0 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Ano
  85. 85. TELECOMUNICAÇÕES NO BRASIL 100 90 80 70Telephone Lines (millions) 60 50 40 Fixed Lines 30 Mobile Lines 20 10 0 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 00 01 02 03 04 05 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20 20 Evolução das telecomunicações no Brasil Fonte: o autor (baseado em dados da Teleco World e PORTO; POCHMANN – 2006)
  86. 86. CONVERGÊNCIA DIGITAL
  87. 87. CONVERGÊNCIA DIGITAL
  88. 88. Como é o seu laboratório?
  89. 89. A jarra está cheia?Durante um seminário, o instrutorcolocou sobre a mesa uma jarra devidro e um monte de pedras dotamanho de bolas de ping pong.Ele então perguntou “quantaspedras cabem nesta jarra?”
  90. 90. Após os alunos daremseus palpites, ele disse:“ok, vamos ver”.Ele colocou as pedras,uma por uma, até enchera jarra.Então, ele perguntou“esta jarra está cheia?”Todos olharam edisseram “sim!”
  91. 91. Então, ele disse “ah, ah” epegou sobre a mesa umavasilha com pedregulhos.Em seguida, ele despejoualguns pedregulhos echacoalhou a jarra.Os pedregulhos seespalharam, preenchendo ospequenos espaços entre aspedras maiores.Então ele sorriu e voltou aperguntar “a jarra estácheia?”
  92. 92. O grupo já estava desconfiado.“Provavelmente não”, elesdisseram.“Muito bem”, ele respondeu,pegando sob a mesa umavasilha com areia.Ele despejou a areia na jarra,que preencheu os espaçosentre as pedras grandes epequenas.Mais uma vez ele olhou a jarrae disse “a jarra está cheia?”“Não”, o grupo gritou.
  93. 93. Ele disse “muito bem”,pegou uma vasoilha comágua e a despejou na jarracom as pedras e areia.Então ele disse “bem, oque podemos concluir?”Alguém disse “bem, hálacunas e, se vocêtrabalhar duro, podesempre encaixar maiscoisas em sua vida.”
  94. 94. “Não”, ele disse. “Estenão é o verdadeiroponto.”“O verdadeiro ponto é:coloque as pedrasgrandes em primeirolugar.”
  95. 95. A matriz de gerenciamento do tempoA jarra vazia representa seu dia, semana, mês, etc.Se você ocupar seu tempo com tarefas sem importância (areia e água), não sobrarátempo para as coisas mais importantes.Mas se você começar pelas tarefas importantes (pedras grandes e pequenas), vocêencontrará tempo para cuidar das coisas menos importantes nos intervalos. Fonte: Jairo Siqueira Consultoria
  96. 96. ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Um dos piores Ladrões de Tempo é a confusão de papéis sobre a mesa. A desordem prejudica a concentração, provoca tensão e frustra-nos com a sensação de estarmos “soterrados”. Sempre que sua mesa estiver se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-los.
  97. 97. ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Uma sugestão de organização consiste na separação dos documentos em 04 (quatro) categorias: 1. O que vai direto para o lixo; 2. Providências imediatas; 3. Prioridade menor; 4. Para leitura posterior. Arquive somente o que for imprescindível. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de espaço e tempo para administrar, tanto o espaço quanto o processo de arquivamento propriamente dito.
  98. 98. ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte começará livre e sem entulhos do dia anterior. Agrupe os documentos em pastas identificadas de acordo com as categorias pré definidas, como por exemplo: Pasta 01  Para leitura posterior Pasta 02  Prioridade menor Pasta 03  Prioridades imediatas
  99. 99. ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE
  100. 100. ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE
  101. 101. 5S – CONCEITO Trata-se de uma ferramenta de trabalho que permite desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem e limpeza, permitindo assim de imediato maior produtividade, segurança e condução dos trabalhos. Os propósitos desta metodologia consistem em melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais, organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e bem como a manutenção e melhoria do próprio 5S.
  102. 102. 1 – SEIRI (整理) Senso de Utilização. Refere-se à prática de verificar todas as ferramentas, materiais, etc. na área de trabalho e manter somente os itens essenciais para o trabalho que está sendo realizado. Tudo o mais é guardado ou descartado. Este processo conduz a uma diminuição dos obstáculos à produtividade do trabalho.
  103. 103. 2 – SEITON (整頓) Senso de Ordenação. Enfoca a necessidade de um espaço organizado. A organização, neste sentido, refere-se à disposição das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o fluxo do trabalho. Ferramentas e equipamentos deverão ser deixados nos lugares onde serão posteriormente usados. O processo deve ser feito de forma a eliminar os movimentos desnecessários.
  104. 104. 3 – SEISŌ (清掃) Senso de Limpeza. Designa a necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. A limpeza, nas empresas japonesas, é uma atividade diária. Ao fim de cada dia de trabalho, o ambiente é limpo e tudo é recolocado em seus lugares, tornando fácil saber o que vai aonde, e saber onde está aquilo o que é essencial. O foco deste procedimento é lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho diário, e não uma mera atividade ocasional quando os objetos estão muito desordenados.
  105. 105. 4 – SEIKETSU (清潔) Senso de Higiene. Em Japones, Seiketsu traduz-se por higiene, no sentido filosófico de "higienismo", ou seja, no sentido do cuidado da higiene própria em todos os níveis, diferenciando-se, assim, de Seiso.
  106. 106. 5 – SHITSUKE (躾) Senso de Autodisciplina. Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo um regresso às antigas práticas.
  107. 107. COLETÂNEA DE DICAS Se vocês pesquisarem em boas livrarias e até mesmo na internet, seguramente encontrarão uma enormidade de dicas e sugestões de como organizarem melhor suas atividades e utilizarem seu tempo mais assertivamente. Enumerar a todas elas aqui, nós ficaríamos várias e várias semanas dialogando sobre elas. Sendo assim, selecionei um determinado conjunto que considerei como mais relevantes para vocês.
  108. 108. NÚMEROS CABALÍSTICOS 7 hábitos ...  11 hábitos ... 5 dicas ... 7 dicas ...  1.001 utilidades e por aí afora ...
  109. 109. 1 – PLANEJAMENTO SEMANAL O hábito de planejar sua semana com antecedência é pouco comum entre as pessoas, mas extremamente funcional. A falta de um planejamento semanal acaba levando a pessoa a postergar tarefas (as quais acabam se acumulando). O planejamento pode ser feito com a ajuda de uma agenda convencional de papel, planilhas no Excel, aplicativos para smartphones, Outlook, etc.
  110. 110. 2 – PROCRASTINAÇÃO A princípio, tarefas grandes ou complexas podem desanimar qualquer um, mas é importante não procrastinar quando uma responsabilidade assusta. Adote a tática de fatiar o elefante. Ou seja, aborde a situação por partes. Outra sugestão consiste em, regularmente, realizar um levantamento do que já foi feito e o que ainda resta a ser feito, de tal forma que você tenha um quadro claro do seu avanço no sentido de completar aquela tarefa. Ou seja, você assume controle da situação e não se torna controlado pela tarefa.
  111. 111. 3 – EQUILÍBRIO Tempo de lazer (Quadrante IV) é essencial para o processo criativo e uma pessoa que equilibra bem trabalho e vida pessoal vai agir melhor na hora de cumprir suas tarefas. Alguns autores chama esta abordagem como “priorizar a si próprio”, pois se a pessoa estiver cansada não irá produzir nada.
  112. 112. 4 – OBJETIVOS É importante ter uma visão clara de suas metas e objetivos (pessoais e profissionais). Desta forma você terá muito mais autonomia e segurança para negociar uma ou outra prioridade que eventualmente surgir.
  113. 113. I my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my workI my work – I my work – I my work – I my work – I my work
  114. 114. “Não sou workhaholic. Eu apenas trabalho para relaxar”
  115. 115. 5 – WORKAHOLIC Encher sua agenda de compromissos e lotar sua mesa de trabalho, não necessariamente coloca você na lista de profissionais mais produtivos. O profissional que dá resultado é aquele que faz coisas relevantes no trabalho.
  116. 116. 6 – FERRAMENTAS Agenda convencional, iPhone, Android, Windows Mobile, Outlook, Excel, etc. não importa. Eleja uma plataforma que você se sinta confortável e seguro de utilizar. Que faça sentido pra você esteja alinhado com seu estilo de vida e jeito de ser. Não existe certo ou errado e sim unicamente o que lhe oferece a melhor adaptação. Uma vez eleita sua ferramenta, utilize-a para se planejar e antecipar-se aos fatos.
  117. 117. 7 – ORGANIZAÇÃO Crie o hábito de, regularmente organizar seu local de trabalho, pois este movimento irá te ajudar a não perder tempo procurando coisas que você sabe que estão ali, mas não consegue achá-las quando mais necessita. Além disso, este movimento também contribui para lhe conferir uma sensação de bem estar, na medida em que você se desfaz de coisas que já não lhe servem mais, lhe dão uma sensação de missões cumpridas e também de estar constantemente com o controle da situação e não o inverso.
  118. 118. 8 – DELEGAR Tenha consciência de que crescimento na carreira sempre implica em assumir mais responsabilidades. Mas isso não significa que você tenha de abraçar o mundo sozinho. Quanto mais você delegar tarefas, mais tempo terá para se dedicar às tarefas de sua nova atribuição e, ainda por cima, contribuirá para o desenvolvimento de outro colaborador.
  119. 119. 9 – NÃO Aprenda a dizer não. Para que seu dia renda e seja produtivo, às vezes é preciso que o profissional evite abraçar todas as tarefas que chegam até ele. Limites precisam ser impostos pela própria pessoa e procurar demandas somente para que ela se sinta atarefada é um erro.
  120. 120. RESUMO DA ÓPERA O emprego dessa expressão idiomática já existia antes mesmo que a música clássica, no século XVI, experimentasse seus primeiros flertes com os elementos teatrais. A expressão “ópera” tem origem italiana e servia para nomear qualquer tipo de obra arquitetônica, literária ou musical. No caso dos livros, os italianos estipularam o costume de editar algumas encadernações onde aglomeravam o chamado “sommario dell’opera” (resumo da obra) de várias publicações que haviam sido feitas ao longo de um determinado período. No século XVII, a popularização do teatro lírico foi lentamente transformando a palavra ópera em sinônimo deste tipo de manifestação artística. Como as óperas incorporavam uma narrativa extensa e nem sempre conhecida por todos os seus apreciadores, os organizadores do espetáculo passaram a fabricar pequenos livretos com o tal “resumo da ópera”.
  121. 121. RESUMO DA ÓPERA É possível gerenciar melhor o nosso tempo?
  122. 122. RESUMO DA ÓPERA É fácil gerenciar melhor o nosso tempo? Naturalmente que não é tão simples assim porque, muitas vezes, envolve mudanças de hábitos já enraizados há muito tempo. Mas, comece por partes. Lembre-se do elefante fatiado.
  123. 123. RESUMO DA ÓPERA Por onde podemos começar o processo para otimizar melhor o nosso tempo? Identificar os nossos ladrões de tempo e atuar sobre eles no sentido de eliminá-los ou, pelo menos, diminuí-los para o menor nível possível. Passar a adotar uma postura de planejar mais suas atividades. Assuma o controle!
  124. 124. RESUMO DA ÓPERA Existe uma única forma de organizar o tempo?
  125. 125. RESUMO DA ÓPERAQual ferramenta de suporte posso adotar?Aquela que me deixar mais confortável.
  126. 126. STEPHEN COVEY  Stephen Richards Covey (Nascido em 24 de outubro de 1932 em Salt Lake City, Utah – Falecido em 16 de julho de 2012 em Idaho Falss, Idaho), autor do best- seller administrativo Os Sete Hábiros das Pessoas Altamente Eficazes, publicado pela primeira vez em 1989, como também do livro Primeiro o Mais Importante, dentre outros.  Foi fundador da Covey Leadership Center em Salt Lake City, Utah, e da FranklinCovey Corporation, que ensina a como fazer planejamentos nas organizações.
  127. 127. BENEFÍCIOS Permite que você aproveite melhor os momentos de sua vida; Possibilita que você controle melhor suas atividades, ao invés de ser controlado por elas; Lhe dá a oportunidade de otimizar seus recursos e energia na execução das tarefas; Eleva sua produtividade e eficácia; Contribui para que tenha um maior equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional sem grandes sacrifícios de um lado ou de outro; Contribui para diminuição do stress, entre diversos outros.
  128. 128. “A pessoa que não administra bem o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em primeiro lugar, uma parte recomeçando o trabalho interrompido e, finalmente, a outra parte reclamando que não teve tempo suficiente para nada” Ademir R. Martins
  129. 129. “Se enxerguei mais longe éporque me apoieisobre os ombros de gigantes.” Sir Isaac Newton [1643 – 1727]
  130. 130. REFERÊNCIAS Shabbar Suterwala – Director Leaders Workshop Jairo Siqueira Consultoria Roberto Hirsch – Opus Profª Ana Flávia de Moraes Palestrante Paulo Dias Ferandes – Feira do Empreendedor – 14 a 17 de agosto de 2008 – Londrina, PR Pronaci – Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermediárias – Portugal Curso de Administração do Tempo – Profº Júlio César Zanluca Curso de Gestão do Tempo – Profº Miguel Justiniano – Catho Educação Executiva Handbook on Time Management Skills – Centre for Goog Governance – India
  131. 131. REFERÊNCIAS Covey, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. Editora Best Seller 5 dicas para priorizar asa coisas certas no trabalho. Revista Exame, 11/04/2012 5 mitos sobre carreira que minam seu tempo no trabalho. Revista Exame, 24/04/2012 5 dicas para nunca mais perder o prazo. Revista Exame, 16/05/2012 7 dicas para ter mais tempo na sua rotina. Revista Examne, 21/06/2012 11 hábitos de pessoas muito improdutivas. Revista Exame, 06/05/2012
  132. 132. Obrigado ! PROFº LUIZ VALÉRIO P. TRINDADE

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