Conhecendo e os processos de uma organização

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Conhecendo e os processos de uma organização

  1. 1. As estruturas organizacionais e as ferramentas de gestão
  2. 2. "A estratégia de ontem foi o que nos possibilitou sobreviver até agora, mas uma nova estratégia deve ser criada se quisermos garantir nossa sobrevivência no futuro. " Paul Levesque
  3. 3. Os objetivos de nossa aula de hoje são:
  4. 4. Facilitar a compreensão da metodologia utilizada na realização das tarefas dentro das organizações, visando o aperfeiçoamento dos processos.
  5. 5. Possibilitar um maior conhecimento das atribuições e funcionamento de uma organização, identificando os procedimentos necessários para o seu bom funcionamento.
  6. 6. Pra início de conversa vamos conhecer o que é método. Método é o caminho ordenado e sistemático de se chegar a um fim.
  7. 7. É claro que você já conhece e até utiliza de alguns métodos tais como: Métodos de pesquisa, métodos de estudo etc.
  8. 8. O processo operacional, é a maneira lógica de organizar a sequência das diversas atividades para chegar ao fim almejado. Ou seja é a própria ordenação da ação.
  9. 9. Mas qual é a objetividade dos métodos?
  10. 10. Integração de todas as atividades da empresa, por suas unidades organizadas dinamicamente, através de um inter-relacionamento constante e padronizado;
  11. 11. Procurar a melhor qualidade na solução dos problemas, evitando a aplicação pura e simples de modelos externos nacionais ou internacionais sem considerar as peculiaridades de cada cultura, linguagem e produto;
  12. 12. E por fim, harmonizar recursos empresariais.
  13. 13. Vamos conhecer agora algumas ferramentas específicas que servem para representar os processos.
  14. 14. Os fluxogramas são ferramentas de representação gráfica do trabalho realizado na organização.
  15. 15. O uso dos fluxogramas possibilitam:
  16. 16. 1. •Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais; 2. •Identificar atividades críticas para os processos; 3. •Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;
  17. 17. 4. • Documentação do processo para análises futuras, 4. • Adequação as normas e certificações, além de esclarecer sobre o funcionamento para recém contratados pela organização; 6. • Fortalecer o trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.
  18. 18. Mas essas ferramentas também possui algumas limitações:
  19. 19. Apesar de o fluxograma ser simples e fácil de usar, seus recursos gráficos não permitem uma descrição simples de processos com grandes divergências;
  20. 20. Os fluxogramas também não oferecem recursos para descrever processos paralelos, ou seja, processos que podem ocorrer simultaneamente.
  21. 21. Outra desvantagem dos organogramas é que eles se tornam grandes demais ao representar processos de grandes complexidades.
  22. 22. Veja a seguir os principais símbolos utilizados em um fluxograma e seus significados:
  23. 23. Terminal: Início ou final Processamento ou operação Decisão
  24. 24. Movimento ou transporte Documento Fluxo de dados
  25. 25. E agora apresentamos a você um exemplo de fluxograma
  26. 26. E agora apresentamos a você um exemplo de fluxograma
  27. 27. Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o “chefe” diz aos funcionários que as façam. São, portanto, a fotografia de uma situação real.
  28. 28. O diagrama em bloco é uma representação por meio de símbolos das funções desempenhadas por cada componente e dos fluxos dos sinais.
  29. 29. Num diagrama em blocos, as variáveis de um sistema estão ligadas entre si por meio de blocos funcionais.
  30. 30. 1. •O diagrama de blocos é o mais simples dos fluxogramas, pois, indica apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos; 2. •É utilizado para uma visão rápida do processo; 3. •Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.
  31. 31. Veja abaixo um diagrama de blocos de uma contratação:
  32. 32. 1. Reconhecer a necessidade; 2. Aprovar a requisição; 3. Entrevistar os candidatos; 4. Selecionar os candidatos; 5. Classificar os candidatos; 6. Ofertar o emprego 7. Apresentar o funcionário
  33. 33. A maioria das empresas nacionais, principalmente micro e pequenas, não possuem qualquer estabelecimento de metas e objetivos.
  34. 34. Além de não implementar tais objetivos e metas, muitas não compreendem sua importância para a organização.
  35. 35. Seus colaboradores e os próprios proprietários não sabem para onde e como a organização está indo.
  36. 36. Seus colaboradores e os próprios proprietários não sabem para onde e como a organização está indo.
  37. 37. Estabelecer a missão e a visão de uma organização é estabelecer um caminho a seguir e um sonho a alcançar.
  38. 38. MISSÃO A declaração de missão deve refletir a razão de ser da organização, qual o seu propósito e o que a empresa faz. Para que a declaração de missão da empresa seja efetiva, ela deve:
  39. 39. 1. •Destacar as atividades da empresa, incluindo os mercados que ela serve, as áreas geográficas em que atua e os produtos e serviços que oferece; 2. •Enfatizar as atividades que a empresa desempenha e o que a diferencia das demais empresas do mercado; 3. •Incluir as demais conquistas previstas para os próximos anos; 4. •Transmitir o que você quer de forma clara, concisa e interessante.
  40. 40. VISÃO A declaração de visão apresenta a direção em que a empresa pretende seguir, ou ainda, o que ela pretende ser no futuro. Assim a declaração de visão da empresa deve refletir as aspirações da empresa e suas crenças. A visão deve:
  41. 41. 1. •Retratar um estado futuro desejado; 2. •Ser de longo prazo; 3. •Ter uma descrição clara; 4. •Estar alinhada com os valores centrais da organização; 5. •Ser inspiradora e impulsionadora;
  42. 42. Vejamos algumas declarações de Missão de empresas bem conhecidas.
  43. 43. “Servir alimentos de qualidade com rapidez e simpatia, em um ambiente limpo e agradável.” “Alegrar as pessoas” “Vender por menos para as pessoas viverem melhor”. “Organizar as informações do mundo e torná-las universalmente acessíveis e úteis.”
  44. 44. Agora é com você. Faça uma pesquisa e registre as declarações de Missão, Visão e Valores da empresa em que você trabalha.
  45. 45. Atividades 1.) Sabendo que o corpo humano é constituído em 70% por água e que o planeta terra é composto de três partes de água e uma de terra, construa dois gráficos para representar a quantidade de água em nosso corpo e também em nosso planeta. 2.) Construa a sua arvore genealógica.
  46. 46. Atividades 3.) Como você diferencia a visão e a missão de uma presa? 4.) Faça uma rápida pesquisa sobre a missão e a visão de algumas das principais empresas que você conhece. Não esqueça de incluir a empresa onde você irá trabalhar.
  47. 47. Atividades 5.) Tendo em mente que a declaração de visão é uma expressão das aspirações da empresa a respeito de seu futuro. Imagine que você é uma empresa e crie uma declaração de visão que, de modo realista, vislumbre sua expectativa com relação ao futuro.
  48. 48. Referências Bibliográficas: PACOLA, Eliane Cristina. Secretariado Administrativo. 3° ed. Revisada e Ampliada S. C. R. Parda/ São Paulo: Ed. Viena, 2006. REGIVAN, Cruz. Os principais passos para elaborar um Plano de Negócios: Visão da Empresa. Disponível em: <http://www.regivancruz.com.br/?p=121> Acessado em: 28/09/2009. DOS SANTOS, Livaldo. O.S.M. organização, Sistemas & Métodos. Disponível e; : < http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1064.pdf> Acessado em: 28/09/2009.
  49. 49. Luiz Ricardo Siles RASC – Recuperação e Assistência Cristã

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