Soluzione per la conservazione sostitutiva dei messaggi PEC

1. PEC Keeper
Conservazione Sostitutiva dei messaggi PEC

2. Obbligo di conservazione sostitutiva dei messaggi PEC
Il Quadro normativo di riferimento
Art. 2220, Codice Civile: “Conservazione delle scritture contabili - Le scritture devono essere conservate
per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione [c.c. 2312, 2457].
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle
fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti [c.c. 2214].”
DPR 68/2005 art.1: “ f) messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico composto
dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati; g)
posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente
documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.”
Il messaggio PEC contiene quindi dati di certificazione (il gestore PEC inserisce la propria firma digitale
e marca temporale alla ricevuta di accettazione e consegna per attribuirne pieno valore legale) che
verrebbero trascurati al momento della stampa cartacea.
La conservazione sostitutiva è dunque l’unica strada da intraprendere dagli utilizzatori della PEC.
Ifin Sistemi viene incontro alle esigenze di conservazione della PEC dei propri clienti con una soluzione
flessibile e altamente performante in grado di rispondere pienamente alle specifiche normative in
materia di conservazione sostitutiva dei messaggi di posta elettronica certificata.
Pec Keeper: Conservazione Sostitutiva della PEC
Pec Keeper si compone dei seguenti elementi:
• ERMES PEC
• DocPA® PEC
• DocPA® WEB
• DocPA® Checker
ERMES PEC
Ermes PEC è lo strumento che attraverso una connessione IMAP si aggancia alla casella PEC del cliente
ed esegue il download dei messaggi in essa contenuti prelevandoli da tutte le cartelle e sottocartelle
presenti nella mailbox.
Dopo il download potrà essere impostata:
1. La cancellazione dei messaggi scaricati: per svuotare la casella PEC e garantire che i livelli di
saturazione non siano mai raggiunti evitando il blocco in invio e ricezione dei messaggi.
2. Nessuna cancellazione: per mantenere i messaggi ancora disponibili agli utenti nella WebMail,
demandandone la cancellazione agli utenti finali.
Ermes PEC, dopo il aver scaricato i messaggi, li prepara alla conservazione predisponendo l’indice di
conservazione. Il lotto viene quindi inviato a DocPA® PEC.
Gli allegati dei messaggi potranno essere scorporati dai messaggi e conservati separatamente.
DocPA® PEC
DocPA® PEC è il vero e proprio software di conservazione. Riceve il lotto dei messaggi PEC accompa-
gnati dall’indice e procede alla conservazione: genera, firma digitalmente e marca l’evidenza di
conservazione.

3. DocPA® WEB
DocPA® WEB è l’applicativo che permette la consultazione dei messaggi conservati.
L’applicativo è accessibile autenticandosi via web con una coppia di credenziali univoche.
Nella pagina Web di consultazione i messaggi saranno divisi per casella, le mail di accettazione e
conferma saranno associate ai messaggi inviati in relazione padre-figlio.
DocPA® Checker
Le conservazioni potranno essere riversate offline su media. DocPA® Checker è il software che
permette la consultazione dei messaggi riversati rendendo i CD/DVD auto-consistenti.
Ifin Sistemi offre la soluzione di conservazione delle PEC ai propri clienti sia in House che come servizio
Outsourcing.
Outsourcing
Il Servizio in Outsourcing
Il servizio in outsourcing PEC Keeper è lo strumento ideale per il cliente che non ha ancora adottato
una soluzione di conservazione digitale dei propri documenti.
Ifin Sistemi viene delegata dal cliente ad eseguire la conservazione dei messaggi PEC.
Il servizio fornisce l’infrastruttura hardware per l’elaborazione e lo storage, il software per il download
e la conservazione del messaggi, la consulenza normativa necessaria ad adempiere agli obblighi di
legge previsti.
Il servizio comprende:
• La connessione di Ermes PEC alla casella del cliente.
• Il download dei messaggi PEC nei tempi e nelle modalità concordate con il cliente.
• La conservazione dei messaggi PEC (eventuale conservazione separata degli allegati).
• La pubblicazione dei messaggi su Web ai fini di consultazione.
• Lo storage dei messaggi delle nell’infrastruttura di Ifin Sistemi.
Il cliente potrà consultare i propri messaggi attraverso l’applicativo DocPA® WEB con le credenziali che
gli verranno fornite da Ifin Sistemi.
Il cliente potrà concordare l’invio di DVD auto-consistenti contenenti i riversamenti delle conservazioni
da custodire presso la propria sede.
Oltre agli aspetti tecnologici Ifin Sistemi supporta il cliente fornendo la consulenza normativa necessaria
a rispondere agli adempimenti normativi in materia di conservazione digitale.
Ifin Sistemi redige la documentazione prevista dalla normativa vigente in materia di conservazione.
Ifin sistemi può essere nominata Responsabile della Conservazione.

4. Ifin Sistemi srl a socio unico
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