Este documento describe los pasos del ciclo contable, incluyendo el registro de transacciones en el libro diario y mayor, el balance de comprobación, ajustes, asientos de cierre y la preparación de estados financieros. Explica cada paso del proceso contable y define términos como libros diario y mayor, así como la hoja de trabajo utilizada para preparar los estados financieros.

1. CONTENIDOS: 1. Definición
2. Los pasos del ciclo contable
2.1 El libro diario
2.2 El libro mayor
2.3 El Balance de Comprobación
2.4 Los asientos de ajuste
3. Glosario de Términos
4. Cuestionario
5. Ejercicios
OBJETIVO GENERAL
Nuevamente, deseo capacitarte para que utilices correctamente los pasos del ciclo
contable, valiéndote de las herramientas y técnicas hasta la formulación de los estados
financieros más usuales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL APRENDIZAJE
Al terminar de estudiar este capítulo serás capaz de:
1.- Mencionar los pasos del ciclo contable
2.- Utilizar los conocimientos en la resolución de ejercicios prácticos.
3.- Definir los conceptos de los principales libros de contabilidad.
4.- Conocer la estructura de varios registros contables.
EL CICLO CONTABLE
1. DEFINICION
El ciclo contable se lo puede definir como el proceso completo de contabilidad, o sea
desde cuando comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y
procesamiento de la información.
Al inicio de nuestro estudio vimos que las empresas comerciales registran sus
operaciones con la finalidad de preparar información financiera a la terminación de su
período contable. Además, sabemos que existen cuatro estos financieros importantes en
este tipo de empresas: el balance y el estado de operaciones, el primero que trata de la
situación financiera del negocio en una fecha determinada; y el segundo, o sea, el estado
de operaciones, que representa la ganancia o pérdida neta del período contable.
Las principales cuentas son cinco: activos, pasivos, y capital (balance general y, gastos
y rentas (estado de operaciones).

2. 2. LOS PASOS DEL CICLO CONTABLE
A continuación se presenta el listado de los pasos del ciclo contable:
1.- Registro en el diario, a medida que las transacciones se van produciendo, es
preciso registrarlas en el libro diario, en asientos respectivos. A esta etapa se le
conoce como jornalización o diarización. Se considerará previamente a los
documentos fuente, los que justificarán la transacción, o sea, las facturas, notas
de ventas, contratos, roles de pagos, etc. Gráfico 4.1 (anexo nro. 1)
2.- Registro en el libro mayor, una vez que hemos registrado las transacciones en el
libro diario, pasamos al libro mayor los valores correspondientes al debe y al
haber de cada una de las cuentas. este paso se le conoce como mayorización.
Gráfico 4.2 (Anexo Nro. 2).
3.- Balance de comprobación, una vez que los asientos del diario han sido pasados
al mayor, se elabora un balance de comprobación, con la finalidad de comprobar
si se cumple que los totales de las sumas (debe y haber) son iguales si los totales
de los saldos (deudor y acreedor) también son iguales. Gráfico 4.3 (Anexo Nro.
3).
4.- Registro de ajustes en el libro diario, si es necesario realizar los ajustes
correspondientes, se deberá registrar los asientos en el libro diario.
5.- Pase de los asientos de ajuste al libro mayor, en forma similar que para el caso
de los asientos regulares, se pasan los débitos y créditos de los asientos de ajuste
al libro mayor.
Gráfico 4.1 (Anexo Nro.1)
NUEVA AURORA S.A
DIARIO GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG.
.......
FECHA REF DETALLE PARCIAL DEBE HABER

4. GRAFICO NRO. 2 (Anexo Nro.2)
NUEVA AURORA S.A
MAYOR GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG. .......
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO

5. GRAFICO NRO. 3 (Anexo Nro.3)
NUEVA AURORA S.A
BALANCE DE COMPROBACION
MES: .........................AÑO: 2009........ PAG. .......
NRO CUENTAS SUMAS SALDOS
DEBE HABER DEBE HABER

6. 6.- Registros de asientos de cierre. Inmediatamente después de los ajustes, se
procede a registrar en el libro diario los asientos de cierre, de acuerdo al
siguiente mecanismo:
a) Se debitarán las cuentas de rentas por cualesquiera que sean sus saldos y
se acredita la cuenta Resumen de Rentas y Gastos.
b) Se acreditan las cuentas de gastos por cualesquiera que sean sus saldos y
se debita la cuenta Resumen de rentas y Gastos
c) Se cierra la cuenta Resumen de Rentas y Gastos con un crédito o un
débito, dependiendo si existe una ganancia o una pérdida a la cuenta
Superávit-Utilidades Retenidas.
d) Se acredita la cuenta Dividendos por cualquier saldo que contenga y se
debita Superávit-Utilidades Retenidas.
7.- Todas las cuentas de rentas, de gastos y de dividendos se cierran subrayándolas
con doble línea en la parte inferior.
8.- Finalmente, se preparan los estados financieros.
La Hoja de Trabajo
Antes de realizar los estados financieros, se acostumbra con muchas ventajas a utilizar
otra etapa, la realización de una hoja de trabajo, donde se registrará los saldos del
balance de comprobación, los ajustes, la información necesaria para los asientos de
cierre y paras la elaboración de los estados financieros.
Esta hoja de trabajo permite que se pueda realizar toda la información asegurarse de que
no ha omitido nada, entonces puede realizar los asientos de cierre en el diario y preparar
los estados financieros. Las hojas de trabajo son formularios que generalmente contiene
la siguiente información: Gráfico 4.4 (Anexo 4).
1.- Parte superior, donde se colocará el nombre de la empresa, la fecha de cierre del
período contable.
2.- Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las siguientes
columnas:
a) Una columna para el número de la cuenta,
b) Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta
c) Dos columnas para los saldos del balance de comprobación (una para el
saldo deudor y otro para el saldo acreedor.
d) Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra para el haber),

7. GRAFICO NRO. 4 (AnexoNro4)
NUEVA AURORA S.A
HOJA DE TRABAJO
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG.....
NRO CUENTAS SALDOS AJUSTES BALANCE AJUSTADO PERDIDAS Y GANANCIAS SUPERAVIT UTILIDADES BALANCE GENERAL
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER GASTOS RENTAS DEBE HABER ACTIVO PASIVO

8. e) Dos columnas para el balance de comprobación ajustado, donde se
registrarán las cantidades de dinero respectivas tomando en cuenta a los
ajustes (una para el débito y otra para el crédito),
f) Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para los gastos y una
para las rentas),
g) Dos columnas para las ganancias o para las pérdidas retenidas (una para
el debe y otra para el haber),
h) Dos columnas para el balance general (una para el activo y otra para el
pasivo).
La hoja de trabajo descrita anteriormente corresponde a una hoja de trabajo de
12 columnas, pudiendo existir de más o de menos columnas, según las
necesidades.
Columna para el número de la cuenta
Aquí se colocará el orden ascendente el ordinal respectivo a las cuentas, a fin de que se
pueda comprobar con el total de cuentas que posee la empresa y que han merecido
variaciones durante el período contable en estudio.
Columna para el nombre de la cuenta
Se colocará los nombres completos de las cuentas a fin de evitar confusiones o errores
con los nombres de las mismas, se colocará una sola vez en el nombre de una misma
cuenta.
Columnas para el balance de comprobación
Cuando se ha registrado las cuentas del período contable se procede a elaborar el
balance de comprobación, en ocasiones se procede a realizar como parte de la hoja de
trabajo, asiendo estas columnas (cuatro: dos de las sumas y dos de los saldos), las
primeras en la hoja de trabajo. Una vez registradas en las respectivas columnas todas las
cuentas, se procede a totalizar dichas columnas y deberán sumar iguales (una suma y los
saldos).
Columnas para los Ajustes
A continuación procedemos a registrar en la hoja de trabajo a los ajustes, para lo cual,
procedemos de la siguiente manera: Primero, en base a la necesidad de insertar el ajuste
respectivo a una cuenta determinada, analizamos el asiento respectivo de las cuentas que

9. han intervenido, si del análisis determinamos que las cuentas ya existen en la hoja de
trabajo, no es necesario crear nuevas cuentas, sino que nos trasladamos a las columnas
respectivas y colocamos los valores correspondientes con el número o letra del asiento
en la parte izquierda de las cantidades correspondientes. Segundo, si vemos que una
cuenta no existe en el listado de las cuentas registradas en la hoja de trabajo, entonces,
creamos una nueva cuenta, el nombre con el que consta en el asiento de ajuste
respectivo y colocaremos los valores correspondientes en las columnas de los ajustes.
De esta manera procedemos con todos los ajustes que se consideran necesarios y
contabilizamos las columnas de los débitos y de los créditos, debiendo sumar iguales.
Columnas para el Balance de Comprobación Ajustado
Una vez registrados los ajustes procedemos a realizar las operaciones (suma o resta)
correspondientes a fin de tener saldos reales y que servirán para los siguientes pasos.
Entonces, en el caso de las cuentas que no han sido afectadas por los ajustes, pasarán a
las dos columnas siguientes (balance de comprobación ajustado) con sus mismos
valores; pero, si estuviesen afectadas por los ajustes, serán necesarios sumar o restar,
según el caso. Por ejemplo, si tenemos la cuenta seguro pagado por anticipado en la
columna de los saldos (debe) por el valor de $ 360,oo y en la columna de los ajustes
(haber) aparece el valor de $ 60,oo, entonces, restaremos y registraremos en la columna
del debe del balance de comprobación ajustado por el valor de $300,oo. Esto quiere
decir que debido al ajuste, se produce una disminución de $ 60, oo en la cuenta llamada
seguro pagado por anticipado.
Finalmente, se sumarán las columnas del debe y del haber y tendremos como resultado
cantidades iguales.
Columnas para Rentas y para Gastos
En el debe irá la columna de los gastos y en el haber irá la columna de las rentas. Ahora
desde la primera cuenta hasta la última, buscaremos las cuentas de gastos y
registraremos sus valores en la columna de gastos, hacemos lo mismo para el caso de las
rentas. Posteriormente se suman las columnas, si el lado de las rentas (haber) es mayor,
la diferencia es la ganancia neta obtenida durante el período contable; esta diferencia se
agrega a la columna de los gastos debe), creando una nueva cuenta en la columna de
Nombre de las Cuentas, denominada "Ganancia Neta", entonces, las dos columnas
sumarán iguales.
Columnas para Superávit-Utilidades Retenidas
Estas columnas reflejan las cifras que aparecerán en el Estado de Superávit-Utilidades
Retenidas. Primero, se colocará el saldo, inicial de la cuenta Superávit-Utilidades
Retenidas, luego la cuenta dividendos y finalmente, la ganancia del período.

10. Columnas para el Balance General
En estas columnas se registrarán los valores de las cuentas que no han sido registradas
ni en los gastos, rentas ni en las columnas de Superávit-Utilidades Retenidas; entonces,
estarán conformadas por los activos, por los pasivos y el saldo final del Superávit-
Utilidades retenidas. Estas dos columnas sumarán iguales.
2.1 EL LIBRO DIARIO
Es conocido como el libro de entrada original. En este registro se anota las transacciones
y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro mayor.
Antes de estudiar el diario, es preciso que conozcamos los tipos de asientos más
comunes, es así que de acuerdo al tiempo, los asientos pueden ser:
* De apertura
* Normales durante el período contable, y,
* De cierre
En cambio, de acuerdo al número de cuentas que lo conforman, pueden ser:
 Simples, cuando existe una cuenta en el débito y otra en el crédito. Ejemplo: Se
compra una máquina de escribir y se paga al contado y en efectivo el valor de $
200,oo
NUEVA AURORA S.A
DIARIO GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG. .......
FECHA REF DETALLE PARCIAL DEBE HABER
- x -
Equipo de oficina 200
Caja 200
V/. compra de una máquina de escribir al
contado.
200 200
* Compuestos, cuando dos o más cuentas se debitan y se acreditan. Ejemplo: Se
compra mercaderías por el valor de $200, oo con el 10% de impuesto y se paga
el 50% en efectivo y el saldo con letra de cambio.

11. NUEVA AURORA S.A
DIARIO GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG. .......
FECHA REF DETALLE PARCIAL DEBE HABER
- x -
Compras 200
IVA Pagado 20
Caja 110
Documento por pagar 110
V/. compra de mercaderías con el 10% del
IVA.
220 220
* Mixtos, cuando puede existir una cuenta que se debita y dos o más cuentas que
se acreditan, o lo contrario, Ejemplo, Si compramos un vehículo por el valor de
$ 20.000,oo, sin el IVA, suponiendo que no nos aplique (de acuerdo a
exenciones de Ley), pagamos como entrada el 70% y el saldo a 30 días plazo
con letra de cambio:
NUEVA AURORA S.A
DIARIO GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG. .......
FECHA REF DETALLE PARCIAL DEBE HABER
- x -
Vehículo 20,000
Caja 14,000
Documentos por pagar 6,000
V/. compra de un vehículo y se paga el
70% de entrada al contado y el 30% a cré-
dito con documento a 30 días plazo.
20.000 20.000
Es importante que distingas los siguientes aspectos de un asiento contable.
a) Cada asiento en el Diario tiene un número, una fecha y una explicación breve
sobre la transacción; será corta pero lo suficientemente clara para tener una idea
de la naturaleza y condiciones en las que se produjo dicha transacción.
b) El nombre de la cuenta que se debita se escribe junto al margen izquierdo, en
cambio, el nombre de la cuenta que se acredita se escribirá con una separación
hacia la derecha de la anterior.
El libro diario generalmente está conformado por las siguientes partes: Gráfico 4.1

12. a) Parte superior o encabezamiento, que está compuesta por el nombre de la
empresa, el nombre del registro "Libro Diario", el año, mes y la página o folio
del diario.
b) La parte inferior o cuerpo del diario, está compuesto por las siguientes
columnas:
* Una columna para la "fecha", ésta corresponde a la de la transacción;
* Una columna para la "Referencia", donde se anotará el documento
fuente;
* Una columna para el "Detalle", donde se anotarán las cuentas del débito
y del crédito, con el número del asiento correspondiente y la explicación
corta;
* Una columna para el "Parcial", donde se registrarán los valores parciales,
en caso de existir;
* Una columna para el "Debe", donde se colocarán los valores de las
cuentas que se debitan; y,
* Una columna para el "Haber", aquí se anotarán las cantidades de las
cuentas que se acreditan.
No debes olvidar que el libro diario es un registro cronológico, es decir, se anotarán las
transacciones en los asientos en forma ordenada, a medida que se vayan produciendo,
sin omitir ninguna transacción o fecha. Esta omisión provocará serios obstáculos en la
información financiera final.
2.2 EL LIBRO MAYOR
Una vez que hemos registrado todas las cuentas en el libro diario, el siguiente paso del
ciclo contable es pasar las cuentas al libro mayor con sus débitos y sus créditos. El libro
mayor está constituido de la siguiente manera Gráfico .2 (Anexo 2)
a) Parte superior o encabezamiento, que está compuesto por el nombre de la
empresa, el nombre del registro "Libro Mayor", el año, mes y la página o folio
del mayor.
b) La parte inferior o cuerpo del mayor, está compuesto por las siguientes
columnas:
* Una columna para la "Fecha", ésta corresponde a la de la transacción;
* Una columna para el "Detalle", donde se anotarán las cuentas por las
cuales se produjo ese débito o crédito, con el número de asiento
correspondiente.
* Una columna para el "Debe", donde se registraran los valores del débito;
* Una columna para el haber, donde se colocarán los valores de los
créditos; y,
* Una cuenta para el "Saldo", aquí se anotarán las cantidades que se vayan
obteniendo de sumar o restar según el caso.

13. 2.3 EL BALANCE DE COMPROBACION
De acuerdo a las fases del ciclo contable, el balance de comprobación representa la
prueba de lo registrado anteriormente. Así tenemos un balance correcto, representa que
hemos hecho bien las cosas, contablemente; pero si no nos cuadra, es decir, no tenemos
un balance entonces, existe algún error y debemos verificarlo y corregirlo antes de
continuar. Gráfico 3 (Anexo 3)
En forma similar a los registros anteriores, el balance de comprobación está compuesto
de las siguientes partes:
a) Parte superior o encabezamiento, que está integrada por el "Nombre de la
Empresa", el nombre del registro "Balance de Comprobación" y, la fecha que
corresponde a la toma de los datos de las cuentas.
b) Parte inferior o cuerpo, conformada por las siguientes columnas:
* Una columna para el "número", ordinal que se coloca para ayudarnos a
comprobar el número de cuentas existentes;
* Una columna para "cuentas", aquí se ubicarán las cuentas del mayor, sin
repetirlas;
* Dos columnas para las sumas, donde se ubicarán, en la una, el total del
debe y en la otra, el total del haber;
 Dos columnas para los saldos, donde se registrarán los totales de los
saldos, en la una, del débito y en la otra, del crédito.
No te olvides de observar este registro que corresponde al anexo 3
2.4 LOS ASIENTOS DE AJUSTE
Con la finalidad de que obtengamos la información financiera real, es decir, que la
ganancia o la pérdida neta y la posición financiera de la empresa sean más reales, es
preciso introducir en nuestro ciclo contable antes de los asientos de cierre a los asientos
de ajuste.
Para hacer más fácil tu comprensión, ilustremos con un ejemplo, supongamos que la
empresa "A" ha contratado un seguro por $ 480,oo y ha pagado por un año y si la
empresa cierra sus libros semestralmente, quiere decir que para el primer semestre
tendremos que contabilizar el gasto producido en el seguro pagado por anticipado.
Entonces, tenemos que $ 240,oo se debe registrar como gasto y a los $ 240,oo restantes,
debemos contabilizar como seguro pagado por anticipado. El asiento contable del ajuste
sería el siguiente:
NUEVA AURORA S.A

14. DIARIO GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG. .......
FECHA REF DETALLE PARCIAL DEBE HABER
- x -
Gasto seguro 240
Seguro pagado por anticipado 240
V/. Registrar el gasto del seguro a través
del ajuste.
240 240
En síntesis, si al final de un período contable se ha incurrido en cualquier gasto y no ha
sido pagado, es preciso su registro en los libros, antes de cerrar la cuenta de gastos
respectiva. Algo parecido ocurre con las rentas. Por ejemplo, si arrendamos un local de
nuestro edificio, en $ 600,oo anuales, pero si en el primer semestre no se ha cancelado a
nuestro favor, debemos contabilizar la renta respectiva a ese tiempo. Entonces, el
asiento de ajuste sería el siguiente antes del cierre de la cuenta de rentas:
NUEVA AURORA S.A
DIARIO GENERAL
MES: ...............................AÑO: 2009........ PAG. .......
FECHA REF DETALLE PARCIAL DEBE HABER
- x -
Arriendo acumulado por cobrar 300
Renta arriendo 300
V/. Registrar el gasto del seguro a través
del ajuste.
300 300
3. GLOSARIO DE TERMINOS
1. El ciclo contable.- El ciclo contable se lo puede definir como el proceso
completo de contabilidad, o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el
registro de las operaciones y procesamiento de la operación.
2. El Libro Diario.- Es conocido como el libro de entrada original. En este registro
se anota las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer
los asientos en el libro mayor.
3. Diarización.- Registro en el diario, a medida que las transacciones se van
produciendo, es preciso registrarlas en el libro diario, en asientos respectivos. A
esta etapa se le conoce como jornalización o diarización.
4. Mayorización.- Una vez que hemos registrado las transacciones en el libro
diario, pasamos al libro mayor los valores correspondientes al debe y al haber de
cada una de las cuentas. Este paso se le conoce como mayorización.
5. Los Ajustes.- Se elaboran con la finalidad de obtener información financiera
real, es decir, que la ganancia o la pérdida neta y la posición financiera de la
empresa sean más reales, es preciso introducir en nuestro ciclo contable antes de
los asientos de cierre de los asientos de ajuste.