1. Luận văn
Đề tài: Kế toán nguyên vật liệu, vật liệu
và công cụ dụng cụ tại
Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP

2. LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệuquả.
Để làm được những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất
lượng sản phẩm. Do đó công tác quản lí và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tốt sẽ cung cấp
thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán
khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất
kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh
nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt
động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu xây dựng. Chính
vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty rất được
coi trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý
của công ty. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP em đã
tìm hiểu thực tế, kết hợp với lý luận đã học ở trường để viết chuyên đề: "Kế
toán nguyên vật liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty
22 BQP".
Chuyên đề được chia làm 3 chương:
Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Chương II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tại Xí nghiệp 22 - Công ty 22 BQP.
Chương III: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ.
Do điều kiện thời gian có hạn nên trong chuyên đề không tránh được
những thiếu sót, em rất mong có sự chỉ bảo của các cô chú trong Công ty
1

3. cũng như sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn Phạm Thanh Huyền. Em xin chân
thành cám ơn.
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
I. KHÁI NIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá
như:cát,sỏi trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau
quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm...,là tài sản dự trữ của doanh
nghiệp phục vụ sản xuất.
+) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được bao gồm cấc yếu tố
được đưa vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp
của con người thông qua tư liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng,
sữa... để sản xuất ra bánh các loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu,
mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế.. phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình
thường của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại do ngừng sản xuất ra.
+)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật
liệu hoặc bị hao mòn toàn bộ như:nhiên liệu, chất đốt... hoặc chỉ thay đổi hình
thái vật chất ban đầu như: mía để sản xuất đường ... hoặc vẫn giữ nguyên
trạng thái vật chất ban đầu như : vải để sản xuất quần ,áo....
Như vậy , Nguyên vật liệu được thể hiện dưới hình thái vật hoá có
nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng
trực quan .Nhờ đó có thể cân, đo ,đong ,đếm được nên Nguyên vật liệu và sự
biến động của nó được kiểm soát thường xuyên bằng việc kiểm kê xác định số
lượng thông qua các đơn vị đo lường.
II.PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU:
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai
trò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện
2

4. đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc
quản lý và hạch toán vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc
trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật
liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chia
thành các loại sau:
-Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia
công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bán
thành phẩm mua vào”
-Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay
đổi màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để
đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu
cầu công nghệ kỹ thuật,phục vụ cho lao động công nhân viên chức.
-Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ
nhưng nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và
tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác
nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông
thường.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất
kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như
than,khí đốt...
-Phụ t ùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảo
dưỡng máy móc, thiết bị,phương tiện vận tải...
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần
lắp, vật kết cấu, công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây
dựng cơ bản.
-Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất
hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài.
3

5. -Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì,
vật đóng gói,các loại vật tư đặc trưng.
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh
tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuận
tiện ,tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng , giá trị
từng loại nguyên vật liệu ,trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ
chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật
liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại
nguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa
riêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau.
Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm:
-Vật liệu mua ngoài
-Vật liệu sản xuất
-Vật liệu từ các nguồn khác như:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh,
biếu,tặng thưởng...
Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng các
loại nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá được hiệu
quả sử dụng vật liệu trong sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh
nhanh chóng ,chính xác số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn
kinh doanh của doanh nghiệp .Nhưng cách phân loại này không phản ánh chi
tiết được từng loại nguyên vật liệu.
Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm:
-Vật liệu tự có
-Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ
Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình
hiện có của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm:
4

6. -Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất
-Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh
nghiệp ,tiêu thụ sản phẩm...
Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụng
vật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho
phù hợp với kế hoạch sản xuất,tiêu thụ...
III.ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị
của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định
Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá phí
” tức là tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên
vật liệu đó. Tuy nhiên , tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh
nghiệp chế biến động hay ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh
giá nguyên vật liệu sau :
3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
3.1.1. Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh
nghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó .Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực
tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối
tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ :
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên
hoá đơn ( không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận
chuyển ,bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực
tiếp khác)- các khoản triết khấu thương mại ,giảm giá (do hàng mua không
đúng quy cách, phẩm chất).
Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh
thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp:
Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các
5

7. thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản
NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triết
kho trong đơn được hoàn trong khấu TM,
kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí
NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyển
công, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡ
nhập kho trong kỳ
- Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí
NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển,
công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ
nhập kho trong chế biến GC ,CB
kỳ
- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế
là giá do hội đồng liên doanh đánh giá.
- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế của
nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được
xác định trên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương.
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế
nếu còn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính.
3.1.2. Giá thực tế xuất kho
Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá
thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tượng khác nhau
6

8. nhằm xác định chi phí hoat động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc
tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một số phương pháp sau:
Phương pháp giá đích danh
Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính
trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của
chính lô hàng nguyên vật liệu xuất kho đó .
Phương pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và
tồn kho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt .Do đó trị giá của nguyên vật
liệu xuất và tồn kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúng
thực tế phát sinh. Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc
biệt khi doanh nghiệp dự trữ nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ .Khi đó
chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được
.Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp tính giá này đối với những loại
vật liệu đặc trưng có giá trị cao.
Phương pháp nhập trước – xuất trước
Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số
lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lượng
xuất tính ra giá thực tế theo công thức sau:
Trị giá thực tế NVL = Số lượng NVL * Đơn giá thực tế NVL
xuất kho xuất kho của lô hàng nhập
trước
Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy dơn giá
thực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác định
này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì
gia thực tế xuất kho lại đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất
còn laij nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời , xa rời
thực tế . Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những nguyên vật liệu có liên
quan đến thời hạn sử dụng
Phương pháp nhập sau –xuất trước
7

9. Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế
và số lượng của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lượng
xuất kho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách :
Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô
NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng
Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn
giá thực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế. Như
vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của
nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ.Ngược lại với phương pháp
nhập trước –xuất sau , với phương pháp này mọi sự biến động về giá được
chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Do đó phản ánh đúng
điều kiện kinh doanh tại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của
nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phương pháp này thích hợp
với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay như các loại thực
phẩm tươi sống trong công nghiệp chế biến :
Phương pháp giá thực tế bình quân
Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên
cơ sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu :
Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân
xuất kho = xuất kho x của NVL
Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá
thực tế bình quân sau:
*Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ:
Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
bình quân = Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số
liệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi
phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn
bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập
8

10. .Điều đó làm cho công việc bị dồn lại , ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song
cách tinh này đơn giản , tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc
biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu , thời gian sử
dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm nhiều.
*Đơn giá bình quân cuối kỳ trước:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá
bình quân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự
kết hợp giữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập
trước – xuất trước. Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này
nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản,
đảm bảo tính kịp thời về số liệu.
*Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập):
Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên
nguyên vật liệu như sau:
Lượng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực
Đơn giá trước khi nhâp x trước khi nhâp + tế NVL
bình = Lượng tồn trước khi nhập nhập kho
quân lượng nhập
thực tế
Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng
trước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu
xuất kho. Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên ,
vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động
về giá nhưng khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính
giá một lần.
Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giá
thực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng
bình quân hoá. Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật
9

11. liệu tồn kho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở
thời điểm lập báo cáo .
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực
tế cuối kỳ.
Theo phương pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối kỳ
và cách tính lần lượt như sau :
Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sở
giá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ:
Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua
tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng
Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực
kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ
và cuối kỳ
Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không
cung cấp số liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phương pháp này phù hợp với
những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác
nhau, giá trị thấp nhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để
kiểm kê liên tục.
3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán
Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các
doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối với
doanh nghiệp vừa và lớn , có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ
nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả,
việc tính toán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn , phức tạp
nhiều khi không thể thực hiện được .Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế
toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá , gọi là giá hạch toán .
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ
dùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong
10

12. việc thanh toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá
hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất
trong ít nhất một kỳ hạch toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên
sổ chi tiết nguyên vật liệu theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế
toán tổng hợp và báo cáo kế toán . Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực
tế tiến hành theo hai bước sau:
*Bước 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế
Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ
chênh =
lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ
*Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch
toán xuất kho và hệ số giá vừa tính được
Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H
Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu
cầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật
liệu có thể tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu
.
Để sử dụng phương pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế
nguyên vật xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán
Nhật ký – Chứng từ theo mẫu sau:
Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu
Ngày... tháng...năm ...
TK152 - Nguyên liệu, vật liệu
STT Chỉ tiêu
HT TT
1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ
2 Giá trị NVL nhập trong kỳ
3 Cộng số dư đầu kỳ và nhập trong kỳ
11

13. 4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá
hạch toán
5 Hệ số chênh lệch
6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ
7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ
Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , ưu nhược
điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào
hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để
lựa chọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp . Phương pháp tính giá đã
đăng ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thay
đổi phải giải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên
báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra , đánh giá chính xác kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
IV. YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nước bước sang nền kinh tế thị
trường , các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng
chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách
quan , nó gây ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhưng cũng là
động lực để các doanh nghiệp sản xuất tồn tại và phát triển . Để có thể vươn
lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi
doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả . Một trong những giải pháp
cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các yếu tố đầu vào mà cụ
thể là yếu tố nguyên vật liệu .
Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:
12

14. - Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị ,
về tình hình nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của
từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn
- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số
lượng và chất lượng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm
thất thoat vật liệu .
- Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan
hiếm vật liệu , ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của
doanh nghiệp.
Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật
liệu tại các khâu như sau :
+Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật
liệu,đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lượng và chất lượng
với chi phí tối thiểu , đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho
sản xuất
+Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ
thuật đầy đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loại
nguyên vật liệu để có biện pháp bảo quản tốt nhất... Nhìn chung các lại vật
liệu thường rất dễ hỏng dưới tác dụng của môi trường , khí hậu ... và dễ mất
mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công tác bảo quản . Chi phí cho việc bảo
quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên tính đến hiệu quả của chi phí
nay có nghĩa là phải tính được tỷ lệ hợp lý giữa trị giá vật liệu với chi phí bảo
quản chung.
+Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ
tối da , mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình
căn cứ vào yêu cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất .
+Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất
đủ cho sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của
nguyên vật liệu phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác .
13

15. Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các
doanh nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý
chúng thông qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng
cách lập sổ danh điểm vật liệu
Sổ Danh Điểm Vật Liệu
Danh điểm vật Tên, nhãn hiệu, quy Đơn vị Đơn giá hạch
Ký hiệu nhóm
liệu cách vật liệu tính toán
1521-1 1521-01-01
1521-01-02
…
1521-2 1521-02-01
1521-02-02
…
Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm
vật liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng
trên cơ sở số liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng
nhóm vật liệu mà xây dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số
lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số , nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ...) .Các
doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng cho mình cách đặt ký hiệu cho
từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn sao thuận lợi và đơn
giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu giữa bộ phận
kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho các cơ
quan chủ quản.
V. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
14

16. Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như vai trò
của kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kế
toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xác định như sau:
- Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luân
chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật . Tính toán đúng đắn trị
giá của nguyên vật liệu nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời
, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật
liệu , kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất .
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho , cung
cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động
kinh doanh .
VI . KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá
trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế
mà có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp:
1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường
xuyên
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên là phương pháp ghi chép , phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệ
thống tình hình nhập , xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế
toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu . Với phương pháp
hạch toán này , kế toán có thể cung cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồn
kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào .
1.1.1.Hạch toán ban đầu
Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng
chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán
mới được ghi chép và phản ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn ,
15

17. chứng từ có thể do doanh nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , là
chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ .
Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ chủ
yếu sau đây :
-Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT)
trên cơ sở hoá đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại
chứng từ bắt buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL do
gia công chế biến )
* Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng
* Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi
sổ
* Liên 3(nếu có) : người lập giữ
-Biên bản kiệm nghiệp vật tư (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này,
doanh nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập
theo kết cấu phù hợp nhất .Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanh
nghiệp trên cơ sở giấy báo nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban
kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lượng , chất lượng
, quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “
Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho
hay không
* 1 bản giao cho kế toán
-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếu
là xuất kho NVL không thường xuyên với số lượng sử dụng ít. Gồm 3 liên ,
do bộ phận sử dụng hoặc bộ phận cung ứng lập
*Liên 1:lưu tại nơi lập
*Liên 2:giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán
*Liên 3:giao cho người nhận vật tư để ghi sổ ktoán nơi sử dụng
16

18. - Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trường hợp vật tư
xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu
hao vật tư cho sản phẩm . Gồm 2 liên
*Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư
*Liên 2:giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất
vào thẻ kho.Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức , thủ kho phải thu lại
phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra , đối chiếu với thẻ kho , ký và chuyển 1 liên
cho bộ phận cung ứng , liên còn lại chuyển lên phòng ktoán
- Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép
hàng ngày .Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ
để kế toán kiểm tra , đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cung
ứng lập khi doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công , chế biến , di chuyển
nội bộ sử dụng.
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phải
tiến hành kiểm kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên
bản kiểm kê vật tư làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra các
trường hợp thừa , thiếu vật tư để có biện pháp sử lý kịp thời . Biên bản này
cần lập thành 2 bản
* 1 bản giao cho phòng kế toán
* 1 bản giao cho thủ kho
- Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sử
dụng tiếp mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật tư còn
cuối kỳ ” từ đó xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang
kỳ sau , phiếu gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng cung ứng
* 1 bản giao cho phòng kế toán
17

19. Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1
số chứng từ khác : “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” , “ Hoá đơn GTGT ” ...
Các chứng từ phản ánh thanh toán : “ Phiếu chi ” , “Giấy báo nợ ” ...
1.1.2.Tài khoản sử dụng
Các tài khoản kế toán sử dụng gồm :
TK 152 “ Nguyên vật liệu ”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng ,
giảm NVL của doanh nghiệp theo giá thực thực tế
TK 152 có nội dung và kết cấu như sau:
Bên nợ
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ
Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trường hợp
doanh nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê
định kỳ)
Bên có
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Khoản giảm giá ,triết khấu thương mại nguyên vật liệu mua vào , trị
giá NVL mua trả lại bên bán
Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê
Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh
nghiệp hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Dư nợ
Trị giá thực tế NVL tồn kho
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể
mở thêm các tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ
vật liệu
TK 152 – “ Nguyên vật liệu ”
TK 1521 – Nguyên vật liệu chính
TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ
18

20. TK 1523 – Nhiên liệu
TK 1524 – Phụ tùng thay thế
TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1526 – Vật liệu khác
Ngoài ra còn có vài tài khoản
TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: phản ánh giá trị vật liệu mà
doanh nghiệp đã mua chấp nhận mua nhưng chư về nhập kho
TK 331 “ Phải trả người bán ”: phản ánh quan hệ thanh toán giữa
doanh nghiệp với đối tượng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ
theo hợp đồng đã ký.
TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”: theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử
dụng cho sản xuất , công việc . Trị giá NVL không dùng hết nhập kho,
trị giá phế liệu thu hồi.
Và một số tìa khoản khác có liên quan như : TK 111 , TK 112 , TK
141 , TK 627 , TK 642 , TK 133...
1.1.3. Phương pháp kế toán
1.1.3.1. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ
Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu
Tăng do mua ngoài nhập kho
Nợ TK 152: Giá thực tế trên hoá đơn (không gồm VAT)
Nợ TK 1331: VAT đầu vào
Có TK 331, 111, 141... : Tổng giá thanh toán
Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đường kỳ trước
Nợ TK 152: Trị giá thực tế
Có TK 151
Tăng do nhận cấp phát , tặng thưởng , góp vốn liên doanh
Nợ TK 152: Giá đánh giá
Có TK 411
19

21. Tăng do nhận lại vốn liên doanh
Nợ TK 152 : Trị giá vốn góp
Có TK 128, 222
Các trường hợp khác
Nợ TK 152: Trị giá thực tế nhập kho
Có TK 336, 338, 711, 412, 154...
Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu
Trường hợp xuất để chế tạo sản phẩm
Nợ TK 621: Trị giá thực tế xuất kho
Có TK 152
Trường hợp xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng , bán
hàng, quản lý hay cho xây dựng cơ bản
Nợ TK 627, 641, 642, 627
Có TK 152
Xuất góp vốn liên doanh
Nợ TK 128, 222
Có TK 152
Xuất gia công , chế biến
Nợ TK 154
Có TK 152
Đánh giá giảm nguyên vật liệu
Nợ TK 412: phần chênh lệch giảm do đánh giá lại
Có TK 152
1.1.3. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Trình tực kế toán tương tự như trên chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào
được tính vào giá thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau:
20

22. TK111,112,331 TK152 TK621
Nhập kho NVL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất
(Giá thanh toán có VAT) Chế tạo sản phẩm
TK3333 TK627,641,642,241
Thuế nhập khẩu tính vào trị giá Xuất dùng cho quản lý PX, phục vụ
Vật liệu nhập kho sản xuất, bán hàng, QLDN, XDCB
TK154 TK632,157
Nhập kho NVL gia công chế biến Xuất NVL gửi bán
Phế liệu thu hồi Thiếu sau kiểm kê
TK411 TK154
Nhận góp vốn liên doanh Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công
bằng NVL chế biến
TK128,122 TK128,222,228
Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh
bằng NVL
TK336 TK1381,412
NVL di chuyển nội bộ Phát hiện thiếu chờ xử lý, chênh lệch
Tại đơn vị nhận giảm do đánh giá lại
TK412,711,3381 TK331,111
Chênh lệch tăng do đánh giá Giảm giá, trả lại NVL
lại NVL thừa sau kiểm kê
Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
(Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)
1.2 .Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê
định kỳ
21

23. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp
theo dõi phản ánh không thương xuyên , liên tục tình hình nhập , xuất NVL
trên các tài khoản tương ứng . Giá trị của NVL mua vào nhập kho , xuất kho
trong kỳ được theo dõi , phản ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xác
của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và
nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá , vật tư khác
nhau, giá trị thấp , thường xuyên xuất dùng , xuất bán .
1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thực
tế của số vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ . Nó chỉ được áp dụng trong
doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Nội dung, kết cấu của TK 611
Bên nợ
* Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tông kho
* Trị giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ
* Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn
khác như hàng bán bị trả lại )
Bên có
* Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê
*Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán , xuất dùng trong kỳ
*Trị giá vật tư, hàng hoá gửi bán chư xác định là tiêu thụ trong kỳ
*Trị giá vật tư , hàng hoá trả lại người bán hoặc số tiền được bên bán
giảm giá
TK 611 có 2 tài khoản cấp
-TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu”
-TK 6112 “ Mua hàng hoá”
Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm
kê định kỳ , TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi phương pháp
22

24. tình hình nhập , xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế
NVL tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ.
1.2.2. Phương pháp kế toán
Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau(áp dụng cho cả doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp )
TK151,152 TK611 TK152
Kết chuyển trị gia NVL tồn Kết chuyển trị giá NVL
đang đi đường đầu kỳ Tồn kho cuối kỳ
TK111,112,331 TK151
Nhập kho NVLmua ngoài Kết chuyển trị giá NVL
(nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) đang đi đường cuối kỳ
Nộp kho NVL mua ngoài TK111,112,331
(Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) Giảm giá hàng mua bị trả lại
TK1331
VAT đầu vào
TK621,627,641,642
TK3333
Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng
Thuế nhập khẩu tính vào trị giá cho SXKD
NVL nhập kho
TK154
TK632
Nhập kho NVL gia công chế biến,
phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốn
NVL xuất bán
TK411
Nhận góp vốn liên doanh
bằng NVL TK111,1388,334
Phần thiếu hụt, mất mát
TK128,222
Nhận lại vốn góp liên doanh
Bằng NVL
TK412
TK336
Chênh lệch giảm do
NVL di chuyển nội bộ đánh giá lại NVL
Tạiđơn vị nhận
TK412 TK128,228
23
Chênh lệch tăng do đánh giá Kết chuyển giá trị NVL
lại NVL đem góp vốn liên doanh

25. 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá NGUYêN VậT LIệU
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường , để hạn chế rủi ro
trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế
toán , các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho trong đó bao hàm cả NGUYêN VậT LIệU
Theo thông tư số 107/2001/TT – BTC của Bộ Tài Chính trước đây quy
định : những vật tư , hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn
giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phong. Điều này trong nhiều
trường hợp vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng.Từ thực tế phát sinh, trên
cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua ngày 31tháng
12 năm 2001 , Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc
ban hành công bố bốn chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau:
Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán
trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho .Số dự phòng
giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn
kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng:
Giá trị thuần Giá bán ước tính Chi phí ước Chi phí
có thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụ
hiện được kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá
bình thường phẩm đó
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tính
trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính.
Với tư cách là hàng tồn kho , NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản
xuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giá
thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán
bằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá NVL mà giá
24

26. thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mới
đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL
Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của
nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũng như các chứng
từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại NVL đó.
Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn ...Dựa
vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL”
Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL
Giá trị thuần
Giá hạch Giá trị ghi Chênh
STT Mã số Tên vật liệu có thể thực
toán sổ lệch
hiên được
1
2
…
Cộng
Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng
1.3.2. Tài khoản sử dụng
* Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoản
này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và
hoàn nhập của doanh nghiệp
Nội dung và kết cấu TK 159
Bên nợ
*Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập
Bên có
*Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD
trong kỳ của doanh nghiệp
25

27. Số dư bên Có
*Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho
*Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm
giá hàng tồn kho .
1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
- Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn
khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng
bút toán
Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm
Có TK 159
Ngược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoàn
nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ
Nợ TK 159: - Phần chênh lệch
Có TK 632
Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây.
Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng
một bút toán . Cách làm này vừa đơn giản mà vẫn đảm bảo được thực chất
của nghiệp vụ . Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới , tiến bộ
mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được . Nhờ đó tạo điều kiện thuận
lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhà
ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nhập
của nền kinh tế đất nước .
2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số
tổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất . Trong
khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL mà
còn cần chi tiết đến từng nhóm , từng thứ NVL . Như vậy mới có cách quản lý
26

28. chúng tiết kiệm và hiệu quả .Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanh
nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL .
Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập ,
xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng
kho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở
cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất . Muốn vậy, các
doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán
chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho
phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp
2.1.1. Phương pháp thẻ song song
Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kượng
, phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL .Cụ
thể:
Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủ
kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng . Thẻ kho do kế toán lập theo
mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát
cho thủ kho ghi chép hàng ngày.
Đơn vị...........
Tên kho.........
THẺ KHO
Số thẻ kho ..............................Số tờ...............................................
Ngày lập thẻ ..........................
Danh điểm vật liệu.................Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT........
Đơn vị tính....................
Định mức dự trữ Số lượng
Tối đa: Tối thiểu: Ký xác
Số hiệu chứng Diễn giải nhận của
Ngày Nhập Xuất Tồn
từ kế toán
tháng
Nhập Xuất
27

29. 1 2 3 4 5 6 7 8
Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ
nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày
tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu
số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để
đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ
(khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng
từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán
-Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về
mặt số liệu và giá trị.
SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ kho..........................Số tờ....................................................
Danh điểm vật liệu.............Tên , nhãn hiệu, quy cách VT............
Kho.....................................Giá hạch toán ...................................
Đơn vị tính..........................
Số hiệu TK
Ngày Nhập Xuất Tồn Ghi
chứng từ Diễn giải đối
tháng chú
Nhập Xuất ứng SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển
lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền
rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không
ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên .Cuối tháng , kế toán
cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ
(thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.
28

30. Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán
NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng
tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”.
Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu
Nhóm vật Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
liệu Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
Tổng cộng
Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp
này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối
chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng , nếu có
doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn
gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếu
tiến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vì
thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu ,
khối lượng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế
toán còn hạn chế.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho Bảng
Sổ
TH
kế toán
nhập,
Sổ kế toán TH
Thẻ kho xuất,
chi tiết NVL về NVL
tồn kho
vật liệu
Phiếu nhập kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
29

31. Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo
phương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghi
chép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở
các chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập
và bảng luỹ kế xuất .
BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT )
Tháng ...
Chứng từ Tên vật Đơn vị Thành
Diễn giải Đơn giá Số lượng
Số Ngày liệu tính tiền
1 2 3 4 5 6 7 8
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT )
Tháng ...
Nhập (xuất) trong tháng
Nhóm Tồn kho
Từ ngày….đến Từ ngày….
vật liệu đầu tháng …. Cộng
ngày…. đến ngày….
Theo phương pháp này , công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như
sau:
- Tại kho : Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ kho
để theo dõi tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng
30

32. - Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuất
kho của thủ kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi
chép về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân
chuyển không ghi theo từng chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối
tháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi một dòng.
Sổ đối chiếu luân chuyển
SD đầu SD đầu …
Số Tên Đ Luân chuyển tháng 1 Luân chuyển tháng 2
Giá T1 tháng 2
danh vật V
HT SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuất
điểm tư T
SL TT SL TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
+ Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp
lập.
+ Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá
hạch toán để ghi chép .
+ Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ
trước .
+ Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào
Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiếu giữa số lượng vật liệu
trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối
chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn
với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lượng ghi
chép giảm nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có
sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công
việc bị dồn vào cuối tháng .
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
31

33. Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN
Báo
Sổ
cáo TH
Thẻ kế toán
Sổ đối chiếu nhập,
kho TH về
luân chuyển xuất,
NVL
tồn
Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX
2.3. Phương pháp sổ số dư
Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế
toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn
quản lý về số lượng .
- Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập
hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ
và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng
từ nhập và một bản chứng từ xuất .
Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho
Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm.....
Nhóm vật Nhập (xuất)
Ký nhận
liệu Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền
Tổng cộng
32

34. Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm
theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi
vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán
Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm ,
cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và
tính thành tiền .
Sổ số dư vật liệu
Định SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2
Nhóm ĐV Đơn
mức …
vật liệu T giá SL TT SL TT SL TT
dự trữ
Cộng
- Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu
giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán
NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho
từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc
định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn
cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật
liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số
dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn
và số liệu kế toán tổng hợp.
Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ
đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho
nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp
có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng
, quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng
33

35. phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh
nghiệp tương đối cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo phương pháp sổ số dư
Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN
Sổ
Thẻ kế toán
Báo cáo TH
kho Sổ số dư TH về
nhập, xuất, tồn
NVL
Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất
một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế
toán chi tiết NVL.
Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép
các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối
tượng ở phần Sổ cái .
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
34

36. NT Chứng từ Số TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642
Số Diễn
ghi phát
TT SH NT giải
sổ sinh
Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và các
chứng từ có liên quan , kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của
tài khoản 152,621,641...) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiến
hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ
phận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của
các tài khoản 152, 641,627... phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp
nhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các
báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán .
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Chứng từ nhập,
xuất NVL
Bảng tổng hợp CT ,
nhập xuất NVL
Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết NVL
Nhật ký - Sổ cái
Bảng TH nhập,
xuất, tồn kho NVL
Báo cáo tài chính
35

37. Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Hạch toán NVL theo hệ thống sổ của hình thức này đơn rất đơn giản ,
số lượng sổ lại ít nên khối lượng ghi sổ không nhiều , số liệu kế toán tập trung
cho biết cả 2 chỉ tiêu thời gian và phân loại đối tượng ngay trên một dòng ghi
, do vậy dễ theo dõi kiểm tra . Tuy nhiên do tài khoản được liệt kê ngang sổ
nên khuôn sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ và khó phân công lao
động kế toán . Nếu doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng , ít lao động kế toán ,
khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều , trình độ kế toán thấp thì áp
dụng hình thức này là có hiệu quả , không ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp
thông tin cho quản lý cũng như độ chính xác của số liệu đã ghi.
2. Hình thức Nhật ký chung
Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:
Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài
khoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù
hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng .
Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự
biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiến
hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này.
Sổ Nhật Ký Chung
Năm.......
NT ghi Chứng từ Đã ghi Số hiệu Số phát sinh
Diễn giải
sổ SH NT sổ cái TK Nợ Có
36

38. Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa
khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ
cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký.
Sổ cái
Năm...
Tên tài khoản...
Số hiệu...
NT ghi Chứng từ Trang sổ Số hiệu Số phát sinh
Diễn giải
sổ SH NT NKC TKĐƯ Nợ Có
Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổ
Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh
nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các
chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau
đó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kế
toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên
các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152,
153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các
báo cáo tài chính.
Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu
Theo hình thức sổ Nhật ký chung
CT nhập, xuất kho
NVL
Sổ (thẻ) chi tiết NVL
37
Nhật ký chung
Báo cáo
Nhật ký mua TH nhập,

39. Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu số liệu
Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm
là ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm tra
đối chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với
mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô , trình độ và trong điều kiện lao
động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công , hình thức
này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trình
độ quản lý và kế toán còn thấp , bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình
tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán .
3.Hình thức chứng từ ghi sổ
Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết .
38

40. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi
chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định
khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,
quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân
đối số phát sinh.
Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ
Năm...
Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Số tiền Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng - Cộng cuối tháng
- Luỹ kế từ đầu năm
Hàng ngày , căn cứ các chứng từ nhập , xuất kho NVL hợp lý, hợp lệ
hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập , xuất , kế toán tiến hành lập chứng từ ghi
sổ , trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệu
cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ( phần số tiền ) và sổ Cái
tài khoản 152 , 153. Đến cuối tháng , kế toán khoá sổ , cộng tổng tiền trên các
Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết . Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tài
chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm .
Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu
Theo hình thức chứng từ ghi sổ
Phiếu NK, XK NVL
Bảng TH CT Sổ (thẻ) KT
N, X kho chi tiết
NVL
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 39
152 Báo cáo TH
N-X-T kho
NVL
Sổ đăng ký Bảng CĐSPS

41. Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản , dễ ghi và thống
nhất nên tiện cho công tác đối chiếu , kiểm tra . Mặt khác , sổ được thiết kế
theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ
sở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghi
chép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên . Hình thức này phù hợp với mọi
loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành
chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toán
thủ kho công và lao động kế toán bằng máy .
4.Hình thức Sổ Nhật ký – Chứng từ
Các sổ sử dụng gồm
- Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6
- Sổ Cái tài khoản 152, 153
- Các sổ kế toán chi tiết NVL
40

42. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ
NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCT số 6 ( ghi Nợ
TK 152, ghi có TK 151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK 112),
NKCT số 1(ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7
Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch
giữa giá thực tế và giá hạch toán . Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu
, từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho
Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần :
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152
Phần theo dõi thanh toán
Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ ,
mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán
xong.
NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản mua
NVL , hàng hoá , các lao dịch vụ khác . Gồm hai phần :
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan
Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331
NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ . Cuối tháng , căn cứ vào số tổng
cộng của từng lsổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5 , mỗi người
bán ghi một dòng .
NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp về
nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được
hàng.
Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2
rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân
xưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảng
kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK
641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả”
( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152).
41

43. Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCT
số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ Cái
TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảng
tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từ
đó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm .
Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu
Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ
Phiếu nhậpkho,
xuất kho NVL
Bảng PB số 2
NKCT số 5,6,7 Sổ (thẻ) kế toán
Bảng kê số
chi tiết NVL
3,4,5,6
Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn
kho NVL
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trước
nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấu
theo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thức
này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao.
Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ
42

44. sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vi
tính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải
cao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng được
hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán
trong ghi chép sổ sách .
CHƯƠNG III
THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BỘ QUỐC PHÒNG
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 22
1.Quá trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 22- Công Ty
22- BQP
Xí nghiệp 22 nằm trên quốc lộ 5 thuộc địa phận phường Sài Đồng quận
Long Biên , thành phố Hà Nội , là một Xí nghiệp chế biến thực phẩm thuộc
ngành Hậu cần quân đội, được ra đời vào ngày 22/ 12/1970. Do yêu cầu phục
vụ chiến đấu trong sự nghiệp chiến đấu giành độc lập dân tộc thống nhất đất
nước.
Trong những ngày đầu thành lập Xí nghiệp có tên là “Xưởng chế biến
thực phẩm 22” gọi tắt là Xưởng 22, đặt dưới sự chỉ đạo và chỉ huy trực tiếp
của tổng kho 205- Tổng cục Hậu Cần . Với nhiệm vụ trọng tâm là sản xuất
các sản phẩm sơ chế/ khô như : Lương khô , cơm sấy , thịt ướp , bột cháo ,
nước quả ép để cung cấp cho bộ đội ở khắp chiến trường.
Bước sang năm 1973 , sau khi hiệp định Pari được ký kết , quân đội Mỹ
rút hoàn toàn ra khỏi miền Nam Việt Nam , theo quyết định số 375 từ nay
tổng kho 205 không trực tiếp quản lý Xưởng 22 nữa mà Xưởng 22 sẽ trở
thành một đơn vị sản xuất độc lập có tên là “ Xia nghiệp chế biến thực phẩm
22” goi tắt là Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ huy.
43

45. Đến năm 1980, Cục quân nhu được tách ra làm hai cục : Cục quân lương
và Cục quân trang , Xí nghiệp 22 do Cục quân lương trực tiếp chỉ đạo và chỉ
huy.
Bước sang năm 1987 , khi tình hình biên giới có phần dịu đi , bộ đội làm
nghĩa vụ Quốc tế cũng lần lượt trở về Tổ quốc thì cũng là lúc số lượng và cơ
cấu hàng quốc phòng giảm mạnh. Đồng thời đây cũng là năm đầu tiên thực
hiện Nghị quyết Đại hội VI của Đảng về đường lối đổi mới tư duy kinh tế .
Được sự đồng ý của lãnh đạo Cục , ngoài những mặt hàng do Bộ quốc phòng
giao , cho phép Xí nghiệp bán một số sản phẩm ra thị trường , được tự do
tham gia liên doanh liên kết hoặc nhận gia công cho một số đơn vị kinh tế
khác nhau có nhu cầu . Như vậy , từ đây sản phẩm của Xí nghiệp 22 gồm 2
loại:
Thứ nhất : Sản phẩm Quốc phòng được sản xuất theo kế hoạch năm/ kế
hoạch dài hạn của Bộ quốc phòng .
Thứ hai : Sản phẩm kinh tế được sản xuất theo nhu cầu thị trường.
Trên tinh thần Nghị định 15 CP của Chính phủ – ngày 4/8/1993 Bộ
trưởng Bộ quốc phòng đã quyết định thành lập lại Xia nghiệp 22, cùng với
quyết định giao vốn Xí nghiệp cũng được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh. Vì vậy , từ nay Xí nghiệp vừa tồn tại với tư cách là một doanh nghiệp
Nhà nước , vừa tồn tại với tư cách là một Xí nghiệp Quốc phòng được sự tự
do kinh doanh theo pháp luật của Nhà nước và quy định của bộ quốc phòng .
Theo quyết định số 568 QĐ- QP ngày 24/4/ 1996 Xí nghiệp 22 được đổi
tên thành Công ty 22 . Trên tinh thần Nghị định 338 / HĐBT ngày 20/
11/1991 và được quyết định số 78- QĐ 16 , ngày 11 / 5 / 1996 , Xí nghiệp 24
được sát cánh nhập vào Công ty 22 . Như vậy từ nay Công ty 22 sẽ gồm có
hai Xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp 22 và Xí nghiệp 24. Trong đội hình của
Công ty 22 , Xí nghiệp 22 luôn khẳng định được vị trí và sức mạnh của mình ,
sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất ra được Bộ quốc phòng đánh giá rất cao và
được thị trường chấp nhận .
44

46. Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành đó là chặng đường tuy chưa phải
là dài nhưng đối với Xí nghiệp 22 đó cũng là khoảng thời gian quan trọng để
Xí nghiệp vươn lên và tự khẳng định mình , lớn mạnh về mọi mặt.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động SXKD
Tuy Xí nghiệp 22 là đơn vị phụ thuộc Công Ty 22- Tổng cục Hậu Cần –
Bộ quốc phòng , có tư cách pháp nhân không đầy đủ . Nhưng việc tổ chức
quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có tính chất độc lập
tương đối , việc tổ chức quản lý điều hành thực hiện theo một Thủ trưởng.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có liên quan
chặt chẽ với nhau . Mỗi bộ phận có chức năng , nhiệm vụ và quyền han riêng
song đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức .
Với tính chất là một doanh nghiệp có quy mô vừa , vì vậy để phù hợp
với chức năng và nhiệm vụ , cơ cấu sản xuất và trình độ trang thiết bị , công
nghệ cũng như đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Xí
nghiệp 22 đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng.
Với mô hình tổ chức này Giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi mặt
hoạt động , có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong phạm vi của Xí nghiệp
. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo trực tuyến quy định , người lãnh đạo ở các
phòng ( ban) chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc , nhưng không
được phép ra lệnh cho người thừa hành ở các đơn vị cấp dưới , mối quan hệ
giữa các phòng( ban ) là mối quan hệ ngang cấp .
Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp 22 được mô hình hoá qua sơ đồ sau:
GIÁM ĐỐC
45

47. Giám đốc : Là người lãnh đạo cao nhất , trực tiếp điều hành toàn bộ
hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí ngiệp , là người vạch ra kế hoạch năm
và kế hoạch dài hạn trên cơ sở định hướng / chiến lược kinh doanh . Giám đốc
là người có quyền quyết định cuối cùng và cũng là người đại diện cho mọi
quyền lợi và trách nhiệm của Xí nghiệp trước Công ty , trước pháp luật của
Nhà nước và các quy định của Bộ quốc phòng.
Phó giám đốc chính trị : Là người trực tiếp chỉ đạo các hoạt động liên
quan đến công tác Đảng , công tác cính trị , là người đảm bảo cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp theo đúng pháp luật của Nhà nước và các
quy định của Bộ quốc phòng . Đồng thời , Phó giám đóc chính trị cũng là
người kiêm nghiệm tham mưu cho giám đốc công tác lao động tiền lương và
các vấn đề có liên quan đến chính sách của người lao động.
Phó giám đốc kinh doanh : Là người tham mưu cho Giám đốc xây dựng
các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắng hạn / dài hạn , là người chỉ đạo các
công tác tạo nguồn mua sắm các vật tư thiết bị , điều độ sản xuất và dự trữ sản
phẩm cũng như đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời ,
46