1. Réunion du conseil d’administration
Tenue le Mardi 1er novembre 2011 à 19h00
Dans les locaux du 720 de Gironde, Québec
PROCÈS-VERBAL
Présents : Marc-Antoine Bergeron
Simon Brisebois
Daniel Charland
Danielle Lévesque
Frédéric Maltais
Denys Martin
Guillaume Neveux
André Raymond
Amélie Spain
Claude Thomassin
S’étaient excusés :
Michel-Marie Bellemare
Gilles Giroux
Assistait :
Raphaël Lebailly, coordonnateur
L’assemblée est ouverte à 19h03, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous.
20111101-01 L’ouverture de l’assemblée est proposée par Danielle Lévesque, appuyée
par Simon Brisebois.
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
Le projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modifications :
Ordre du jour
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
2. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion
3. Suivis au procès-verbal
4. Mot du président
5. Rapport du coordonnateur
6. Rapport du trésorier
7. Rapport du responsable du parc
8. Rapport de la responsable du socioculturel
9. Rapport du représentant de l’Escale
10. Rapport de la représentante des scouts
11. Varia
a) Assurance
b) Éclairage
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2. c) Déneigement
d) Garage
e) Directeurs
20111101-02 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur une
proposition de Denys Martin, appuyée par Guillaume Neveux.
2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
20111101-03 Après lecture, le procès-verbal du 14 septembre 2011 est adopté à
l’unanimité, avec quelques corrections, sur une proposition de Denys Martin, appuyée
par Claude Thomassin.
3. Suivis au procès-verbal
Budget d’entretien
Raphaël Lebailly a préparé, selon la demande, un budget pour remettre à Charles Pagé,
de l’arrondissement Charlesbourg, pour la discussion sur la compensation. Pour
l’instant, le dossier ne bouge pas à l’arrondissement.
Subvention à la caisse Desjardins
Pour la présentation d’une demande de subvention à la caisse populaire Desjardins, il
faut préparer un projet global. Raphaël Lebailly aimerait former un petit comité pour
réfléchir au projet. Claude Thomassin et Daniel Charland se portent volontaire pour faire
partie du comité.
Ménage
Nous avons changé d’employé pour l’entretien ménager. Le nouvel employé semble ne
pas être en mesure de faire un grand ménage pour les locations du temps des fêtes. Il
faudra donc s’assurer que le polissage des planchers soit fait par une entreprise
externe.
Travaux non terminés
La liste des travaux envoyée à la ville au printemps n’a pas été terminée. Il faudra refaire
une nouvelle liste qui devra être retournée à la ville en mars 2012 pour que les travaux
soient effectués au printemps. Raphaël Lebailly devra faire suivre la liste des travaux qui
ont été faits et ceux qui restent à faire.
4. Mot du président
Daniel Charland souhaite la bienvenue aux nouveaux membres du conseil
d’administration et les remercie pour leur implication. La prochaine rencontre des
présidents aura lieu le 23 novembre.
Un courriel a été envoyé aux coordonnateurs et aux présidents des corporations
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3. concernant les octrois pour les intervenants sur les interventions jeunesses. Une
nouvelle procédure a été mise en place et pour le moment, cette politique ne semble
pas avoir d’incidence.
Certains gens du voisinage ont remarqué du vandalisme. Une location a causé
beaucoup de dommages, du matériel a été brisé. Le locateur a reçu une facture pour les
bris. Raphaël Lebailly propose de composer une lettre qui pourrait être envoyée au
voisinage. Quelques modifications seront apportées au contrat, comme le dépôt de
sécurité et une heure de fin de location, soit 2h00. Le nouveau contrat et la lettre seront
présentés lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
Quelques questions sont posées par rapport à l’éclairage extérieur. De plus, l’éclairage
n’est actuellement pas adéquat pour les activités du soir. Daniel Charland validera avec
Charles Pagé de la possibilité de laisser les lumières allumées le soir.
5. Rapport du coordonnateur
Patinoire
Les bandes de patinoire seront enlevées et remplacées temporairement par l’ancienne
patinoire de la corporation de loisir Notre-Dame-des-Laurentides, en attendant le
changement définitif l’an prochain.
Travailleur de parc
Sophie est actuellement en vacances et l’autre travailleur de parc a quitté son emploi il y
a quelques semaines. À son retour de congé, Sophie sera donc la seule travailleuse de
parc. Raphaël aimerait proposer d’augmenter les heures du deuxième travailleur de parc
à 15hrs plutôt que 9hrs pour rendre le poste plus attrayant.
20111101-04 Il est proposé par Claude Thomassin d’augmenter le nombre d’heures du
travailleur de parc à 15hrs. La proposition est appuyée par Danielle Lévesque.
Dépenses courantes
Le conseil d’administration prévoit un règlement sur la délégation de pouvoir qui devra
être ajouté aux règlements généraux et donc l’adoption pourra se faire lors de la
prochaine assemblée générale annuelle.
Règlement sur la délégation de pouvoir :
Le règlement prévoit que, pour un achat dont le montant avant taxes se situe entre 0$ et
500$, la décision pourra se prendre entre le coordonnateur et le président. Pour une
dépense exceptionnelle dont le montant se situe entre 500$ et 1000$, la décision devra
être prise par résolution du conseil d’administration et au-dessus du 1000$, la
corporation devra procéder par appel de soumission et prendre le plus bas
soumissionnaire avec condition à l’écart de la qualité du service. Dans le cas où la
décision devrait prise avant la tenue d’une réunion du conseil, une résolution par courriel
pourrait être faite.
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4. 20111101-05 La proposition d’adoption du projet de règlement sur la délégation de
pouvoir est proposée par Guillaume Neveux et appuyée par André Raymond.
Store
Raphaël Lebailly fera remettre les stores en état dans la grande salle, pour un montant
de 455$.
Multifonction
Le conseil d’administration autorise l’achat d’une imprimante multifonction pour la
corporation.
Relâche scolaire
Les réunions de la relâche ont débutées et les grandes lignes de la programmation ont
été établies. Cette année, les corporations ont décidés d’ouvrir aux nombres
d’inscriptions selon la demande et prévoira du personnel supplémentaire. Le prix
augmentera également pour le coût de la semaine et les corporations offriront quelques
places à 50% à accès loisir pour les familles les plus démunies.
Ménage
20111101-06 Il est proposé par Denys Martin d’engager une compagnie jusqu’à
concurrence de 1000$ pour cette année et de poursuivre les démarches avec les autres
corporations pour les années suivantes. Il faudra par contre remettre à jour les
soumissions avec les bonnes informations avant de confier le mandat au plus bas
soumissionnaire. La proposition est appuyée par André Raymond.
Claude Thomassin aimerait que dans le prochain mois, tous les gens qui ont du matériel
dans le chalet l’Amibourg viennent faire du ménage, afin de libérer la salle du matériel
inutilisé.
Résolution bancaire
20111101-07 Sur une proposition de Danielle Lévesque, appuyée par André
Raymond, il est résolu d’autoriser messieurs Daniel Charland, président et
Frédéric Maltais, trésorier du conseil d’administration, soient désignés comme
signataires des chèques au nom de la corporation des Loisirs Guillaume-
Mathieu. La résolution est adoptée à l’unanimité.
6. Rapport du trésorier
20111101-08 Il est proposé que le budget préparé par Raphaël Lebailly soit adopté,
avec l’ajout d’un montant pour la fête de quartier. La résolution est proposée par Simon
Brisebois appuyée par Marc-Antoine Bergeron. Le budget mis à jour sera envoyé dans
la prochaine semaine.
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5. 7. Rapport du responsable du parc
Aucun point n’est à ajouter.
8. Rapport de la responsable du socioculturel
Danielle Lévesque présente à tous l’état de compte pour expliquer l’excédant de 400$
dans les dépenses.
9. Rapport du représentant de l’Escale
Aucun représentant n’est présent.
10. Rapport de la représentante des scouts
Les activités sont lancées pour la nouvelle année. Il y a eu une petite augmentation de
la clientèle. Une quinzaine de personnes se sont inscrites et le groupe a deux nouveaux
animateurs.
11. Varia
a) Assurance
Suite aux informations discutées lors de l’assemblée générale annuelle et après
vérification auprès de l’arrondissement, la corporation a toutes les assurances
nécessaires.
b) Éclairage
Une demande a déjà été faite à l’arrondissement pour que les lumières soient allumées
plus longtemps en soirée.
c) Déneigement
Le contrat a été renouvelé avec la compagnie Essa.
d) Garage
Suite au marché aux puces de cet été, le garage est plein de matériel qui devra être
sorti avant l’hiver.
e) Directeurs
Marc-André Bergeron a accepté de prendre la poste de responsable de parc.
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6. Le représentent scout est André Raymond.
Guillaume Neveux s’est proposé comme responsable des communications.
Le poste de responsable du « socio-culturel » n’a pas été comblé. Il reste également à
créer le comité sur le réaménagement des locaux et le projet du sous-sol ainsi que le
comité budgétaire.
La date de la prochaine réunion lundi le 5 décembre 2011, à 19h00.
L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée par 21h50.
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Daniel Charland, président Amélie Spain, secrétaire
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