Primavera 5.0 Introducción al Programa

Taller de Introducción

Modulo de Project
Management Primavera 5.0

Miguel Angel Montolio
Ricardo Salamé Páez

Primavera 5.0
Introducción al Programa

Introducción
Este Taller está destinado a Planificadores con experiencia en su profesión
que van a ser introducidos en la utilización del Modulo de Project
Management de Primavera 5.0

De acuerdo a este criterio los términos, conceptos y definiciones que se van
a utilizar apuntan a su posterior utilización en nuestro trabajo cotidiano
dentro de la organización.

Muchas gracias

SIGUIENTE

Primavera 5.0
Temas

- Crear un Proyecto Nuevo
- Importar / / Exportar un Proyecto
- Abrir un Proyecto Existente

Crear un Proyecto Nuevo
Temas

- Comandos
- Crear una WBS
- Crear Códigos de Actividades
- Crear Calendarios
- Crear Actividades
- Personalizar un proyecto
- Archivos de Referencia - Baseline
- Actualizar un Proyecto

MENU

Comandos

- Comandos
Para abrir un Proyecto en Primavera:
Project Management Proyectos / Ofertas Nodo Open

Para Crear un nivel de EPS:
Seleccionar el Nivel de EPS y luego “Add” (si el admistrador no lo ha creado)

Para Crear un Proyecto:
Ingresar el Project ID Ŧ y Nombre del proyecto de acuerdo al documento
Ingresar las Fechas de Inicio y Fin si corresponde *
Ingresar el Responsable del proyecto disponible en la OBS
Ingresar la unidad de medición de los recursos (NA)
Project Architect, si desea llamar a algunas de las metodologías disponibles.
Finalizar
•Ŧ Project ID es un nombre corto
*Al ingresar un fecha fin, esta forzando a la red a terminar en esa fecha
EPS: Estructura del Proyecto de la Empresa que será utilizada para manejar los proyectos en la organización.

MENU

Crear una WBS

- General
Para centrarnos únicamente en el conocimiento de la herramienta PM de
Primavera 5.0, recogeremos la definición de WBS con el criterio que establece el
manual.
“Una WBS, es una organización jerárquica de los productos y servicios
producidos durante y por un proyecto. El proyecto es el mayor nivel de la
WBS, en tanto que una actividad individual requerida para crear un producto o
servicio es el nivel más bajo. Cada proyecto en la EPS tiene su propia WBS”.
La WBS, conocida también como EDT

- Establecer la WBS
Cuando se agrega un proyecto, Project Manager automáticamente crea el nivel
superior de la WBS con el mismo nombre, EPS e identificación del proyecto.
Para agregar los niveles siguientes hacer click con el botón derecho del mouse
en el punto deseado y en el menú emergente seleccionar “Add”.

SIGUIENTE

Crear una WBS

PROYECTO

NIVEL 1 - PROYECTO

SERVICIOS MANEJO DE COMPRESION DILUENTE
AUXILIARES CRUDO

NIVEL 2 - SISTEMAS

INGENIERIA PROCURA CONSTRUCCION

NIVEL 3 - FASES

PROCESOS MECANICA TUBERIAS CIVIL ELECTRICIDAD INSTRUMENTOS SHS

NIVEL 4 - DISCIPLINAS

ACTIVIDADES

NIVEL 5 - ACTIVIDADES

SIGUIENTE

Crear una WBS

- Comandos
Project WBS Click Derecho Add
Sobre la derecha, en la Barra de Navegación se encuentran unas
flechas que se utilizan para cambiar la posición de las cajas en la WBS.
La Barra de Iconos superior se ajusta para mostrar los relacionados con
la ventana WBS.

SIGUIENTE

Crear una WBS

- Tips
En Primavera 5.0 se puede visualizar el diagrama Gantt, las barras que
representan la sumarización de las actividades en cada nivel de la
WBS. También están accesibles la vista Chart y la Tabla.

Project WBS
View Show On Top WBS Table
Gantt Chart
Chart View

SIGUIENTE

Crear una WBS

CHART VIEW

SIGUIENTE

Crear una WBS

TABLE VIEW

MENU

Crear Códigos de Actividades

- General
Dentro de un proyecto se puede crear un sistema de códigos para
organizar las actividades.
Utilizando los códigos de actividad se agrupan, ordenan, filtran y
sumarizan las actividades con similares atributos ya sea para
visualizarlas en pantalla o preparar reportes.
- Establecer un Sistema de Códigos de Actividad
Al crear un nuevo proyecto, se debe generar su propio sistema de
códigos de actividades. El procedimiento lleva a una pantalla donde se
ingresa el nombre genérico del código o centro
(Disciplina, Fase, Área, etc.) y la longitud, en dígitos, de cada uno de
los componentes. Marcando “Add” se van agregando nuevos centros.
Una vez finalizada esta etapa se cierra la pantalla y emerge otra donde
se detallan los códigos particulares de cada centro.

SIGUIENTE


Los Activity Codes pueden ser:
Global Codes: Son códigos comunes aplicados para todos los proyectos de la empresa (son creados a
nivel de Administración de la Herramienta). Esto códigos han sido establecidos según la
estructura de la empresa
Ejem: Las Disciplinas (Civil, Mecánica, etc) o las Fases (Ingeniería, Construcción, etc)

EPS Codes: Son códigos que sirven para catalogar información nivel de toda la EPS, es decir que son
comunes para su conjunto de proyectos. Se debe aplicar un código de estos cuando
desea agrupar información común par el conjunto de proyectos.
Ejem: Una localización de sitio de obra (planta o lugar) Planta Morón, Planta Ocumare

Project Codes: Son códigos específicos de un proyecto o Sub Proyecto que solo se aplican a él y no son
usados en os demás proyectos de la EPS.
Ejem: Actividades correspondientes a un equipo especializado o zona de trabajo.

SIGUIENTE


Comandos para crear los Activity Codes (EPS y Project)
Enterprise Activity Codes EPSModify Add
Terminado el proceso anterior, se cierra la pantalla y continúa:

Select Activity Code Add Para agregar códigos
Modify Para regresar a modificar o agregar
nuevos centros

MENU

Crear Calendarios

- General
Dentro de un proyecto puede ser necesario utilizar distintos calendarios
para que reflejen actividades que requieren programas específicos. Por
ejemplo, actividades que deben ser aceleradas y requieren seis días a
la semana, el curado de concreto que se cuenta los siete días, etc.
- Crear los Calendarios del Proyecto
Copiar uno de los calendarios existentes, renombrarlo y ajustarlo a las
necesidades específicas del proyecto. Una vez finalizado el proceso
marcar “To Global” para incluírlo en la base global y accederlo para
asignarlo posteriormente a las actividades.

SIGUIENTE

Crear Calendarios

- Comandos
Enterprise Calendars Project Add Modify
Copiar uno de los calendarios existentes, renombrarlo y ajustarlo a las
necesidades específicas del proyecto. Crear/Modificar Calendarios
Globales será responsabilidad sólo del Administrador.
To Global

MENU

Crear Actividades

- General

Las actividades representan el trabajo que debe ejecutarse en un
determinado período. Una vez que se definieron la WBS del
proyecto, los Códigos de Actividades y los Calendarios, se procede a
cargar las actividades.
Al planificar un proyecto es necesario definir el alcance del trabajo.
Que
actividades constituirán el proyecto y cómo serán sus inter-relaciones.
También se debe conocer cuáles serán los “milestones” o hitos que
permitirán monitorear el progreso del proyecto.

SIGUIENTE

Crear Actividades

- Crear Actividades
Project Activities Click Derecho Add
El ID de la actividad se carga automáticamente pero también puede
hacerse en forma manual y luego, las sucesivas se auto incrementan.
Para cargar los datos de cada actividad se accede a la pantalla Activity
Details
View Show on Bottom Activity Details
Esta pantalla puede personalizarse con el botón derecho y seleccionar
que datos se van a ingresar. En esta primera etapa se van a
seleccionar sólo cuatro: General Códigos
Relaciones Steps

MENU

Crear Actividades
General

SIGUIENTE

Crear Actividades
General

En esta pantalla se ingresan los datos que definen la actividad y cómo
va a ser considerada en el momento de hacer un cálculo de la red. Las
ventanas son:
Activity Type
Duration Type
% Complete Type
Activity Calendar
WBS
Responsible Manager (NA)
Primary Resource (NA)

SIGUIENTE

Crear Actividades
General

SIGUIENTE MENU

Crear Actividades
General – Tipo de Actividades

- Tipo de Actividades

Task Dependent: La actividad se calcula de acuerdo al Calendario de
Actividades independientemente de los recursos. El ejemplo típico es el
curado del concreto, este tiene una duración determinada y esta no será
modificada por el incremento o reducción de recursos.
Resource Dependent: La duración de la actividad está determinada por
la asignación de recursos. Teniendo en cuenta que una actividad puede
tener asignados varios recursos, la disponibilidad de cualquiera de éllos
puede modificar la duración o las fechas de inicio y terminación de la
actividad.

SIGUIENTE

Crear Actividades
General – Tipo de Actividades

Milestones: o hitos. Son actividades de duración cero a la que preceden
o suceden un número de actividades y que sirven para marcar el
principio o fin de una etapa o proceso del proyecto.

Level of effort: Nivel de esfuerzo indica que la duración de la actividad
es dependiente de sus actividades predecesoras y/o sucesoras.
Actividades Nivel de esfuerzo no tienen constraints. Esta son parecidas
a las actividades Hammonck de P3

SIGUIENTE MENU

Crear Actividades
General - Tipo de Duración

- Tipo de Duración

El Tipo de Duración determina si el programa, la disponibilidad de
recursos o los costos son más importantes al actualizar las actividades.
Esta función aplica solamente cuando las actividades tienen recursos
asociados.
La base de esta función es la siguiente ecuación:
Recursos remanentes = Unidades/Tiempo x Duración Remanente
Por ejemplo, una actividad de 5 días de duración que tiene un recurso
asignado de 8 horas diarias arroja un total de 40 horas de ese recurso.

SIGUIENTE

Crear Actividades
General - Tipo de Duración

Fixed Duration and Units. Indica que el programa es el factor limitante
del proyecto La duración de las actividades no cambia independientemente
del número de recursos asignados. Este tipo de duración normalmente
se aplica a actividades del tipo Task dependents.
Fixed Units/Time. Indica que la disponibilidad de recursos es el aspecto
más crítico del proyecto; en este caso el término unidades/tiempo
permanece constante aún si la duración de la actividad cambia. Se
utiliza normalmente en actividades del tipo Resource dependents.
Fixed Units. Indica que el presupuesto (unidades o costos) es el factor
limitante o sea que el monto total del trabajo es fijo. Al actualizar las
actividades, este no varía, aunque la duración o el rendimiento de los
recursos cambie. Comunmente se asocia a actividades del tipo Resource
dependents. Incrementando los recursos puede disminuir la duración
de la actividad.

SIGUIENTE MENU

Crear Actividades
General - Tipo de % de Avance

- General

Define el porcentaje de avance o completación de una actividad basado
en la forma establecida para reportar el progreso.

Duration: Es calculado como Duración Remanente/Duración Original.

Units: Es calculado como Total Unidades Remanentes/ Total Unidades
asignadas.

Physical: Se introduce manualmente de acuerdo al criterio del
Planificador.

SIGUIENTE MENU

Crear Actividades
General - Asignar Calendario

- General
De acuerdo al tipo de actividad definido se procede a seleccionar el
calendario que se ajuste al programa de la actividad. Entrar en la
ventana correspondiente, desplegar el listado de calendarios y hacer
la elección.

SIGUIENTE MENU

Crear Actividades
General - Asignar WBS

- General
Entrar en la ventana, desplegar la WBS y de acuerdo al tipo de
actividad seleccionar el nivel correspondiente.

MENU

Crear Actividades
Relaciones - Tipo de Relaciones

- General
Las relaciones indican la dependencia entre actividades. Estas pueden
ser de cuatro tipos:
FIN
COMIENZO

COMIENZO
COMIENZO

FIN
FIN

COMIENZO
FIN

La inserción de LAGS o períodos de demora entre estas relaciones se
utilizará para modificar las fechas de inicio y fin de las actividades.

SIGUIENTE

Crear Actividades

SIGUIENTE

Crear Actividades

Las relaciones pueden introducirse en las ventanas de Predecesoras
y Sucesoras con el comando “Assign” o, directamente en el
diagrama Gantt, mediante la activación del ícono correspondiente y
haciendo click con el botón izquierdo en la predecesora y
arrastrando hasta la sucesora.

SIGUIENTE

Crear Actividades

MENU

Crear Actividades
Asignar Códigos

- General
En la pantalla Codes, mediante los comandos “Assign” y “Remove”
se asignan los códigos de organización de la actividad.

MENU

Crear Actividades
Definir Steps

- General
Algunas actividades del proyecto pueden estar compuestas por
varias tareas menores. Tratarlas como actividades individuales
podría resultar inconveniente al sobrecargar la red dificultando su
seguimiento y aun disminuyendo el rendimiento del sistema.
Una forma de manejar esas tareas es introducirlas como Pasos o
Etapas de cumplimiento de la actividad que las contiene. El sistema
les asigna un valor porcentual proporcional peso asignado a cada
una.
Posteriormente al introducir los progresos a cada Etapa estos se
consolidarán dando como resultado el avance global de la actividad.
- Definir los Activity Steps
En la tabla Steps se definen y/o modifican los pesos y los porcentajes
de avance de cada tarea.

SIGUIENTE

Crear Actividades
Definir Steps

Steps Templates
Cuando se repiten
muchas veces las
misamas tareas d
usted puede crear un
Templet
Párese en Step
Name, haga click en
el botón derecho y
seleccione Create
Templete… nombre
el set creado y este
podrá ser usado para
otras actividades

MENU

Importar un Proyecto
General

- General
Para que un proyecto pueda ser importado desde P3 es condición
necesaria que el mismo pueda ser leído directamente por el
programa. Es decir, que haya sido previamente guardado
correctamente en P3. En nuestro caso, como probablemente no
tengamos instalado simultáneamente P3 y P5, será necesario hacer
una copia de los proyectos a ser exportados en algún sitio en la
red, para poder accederlos luego desde el nuevo equipo. Para
facilitar el proceso se recomienda, antes de la copia, eliminar los
TARGET que pudieran tener. Los comandos para importar un
proyecto desde Primavera 5.0 se van introduciendo en un proceso
guiado. Igual proceso se aplica para importar un proyecto de
MSProject o XLS.
No todos los usuarios tienen derecho a importar proyectos consulte
con el administrador si usted posee el estos derechos .

SIGUIENTE

Importar un Proyecto de P3

- Comandos
File Import Project Primavera P3 Selecione el proyecto Seleccionar
Import to/ Seleccionar EPS Configurar Create New Default Configuration

Antes de realizar alguna importación
a P3 o es necesario que consulte el
manual Migrating From P3 to
Primavera 5.0

MENU

Exportar un Proyecto
Importar/Exportar un Proyecto a otro formato

- General
Primavera 5 .0 puede importar o Exportar la información almacenada en
su base de datos a formatos Primavera (XER), MSProject (MMP o MPX)
Primavera Project Planner (P3) Spreadsheet (XLS) y Primavera
Contractor 4.1 (XER)*
Sabemos que existen problemas para importar de P5 a P5 esto esta
soportado por Primavera Systems en la solución Prim 23359. Por lo que
recomendamos no hacer esto de una practica frecuente, como se hacia
en P3. Primavera indica que las importaciones entre P5 y Primavera
Contractor no tiene problemas.
No todos los usuarios tienen derecho a importar proyectos.

*No hay licencias de Primavera Contractor en Jantesa

SIGUIENTE

Exportar un Proyecto
Importar/Exportar un Proyecto a otro formato

Al importar un proyecto que ya
existe en la base de datos se
recomienda usar la opción
Update Existin Project y verificar
en el layout de importación o
crear uno nuevo, si esta
importación va ser recurrente
Las opciones para importar
información al proyecto son:
•Mantener
•Actualizar
•Insertar Nueva
•Ignorar.

MENU

Abrir un Proyecto Existente
General

- Abrir y cerrar proyectos
Al cerrar Project Manager, todos los proyectos son automáticamente
cerrados. Al abrirlo nuevamente, se puede optar entre abrir el último proyecto
cerrado o cualquier otro de la EPS. En este caso seleccionar el nivel y nodo
correspondientes, ubicar el proyecto y click “Open”. También en la ventana
Projects, con el botón derecho del mouse, en el Menú emergente seleccionar
“Open Project”.
Enterprise Projects Right click Open Project

MENU

Personalizar un Proyecto

- Trabajar con Layouts
- Agrupar, Ordenar y Filtrar los datos
- Personalizar los Reportes
- Imprimir Layouts y Reportes

MENU

Trabajar con layouts

- General
Se puede crear layouts que muestren los datos necesarios en el
formato deseado. Personalizando las áreas inferior y superior de la
pantalla se puede incluir tablas, gráficos, diagramas, detalle de
actividades y más. Una vez que se obtuvo el resultado esperado, se
puede guardar la diagramación para ser utilizada nuevamente
- Tipos de layouts
Básicamente, hay un grupo de componentes que pueden ser
combinados en un layout:
Activity table Activity usage profile
Resource usage profile Resource usage spreadsheet
Activity network Trace logic
Activity usage spreadsheet Activity details
Gantt chart

SIGUIENTE


En un Layout también se guardan los parámetros seleccionados
para personalizarlo tales como
Filtros, Ordenamiento, Agrupamientos, Personalización de
columnas, colores, etc. Es importante entender que el layout no
guarda los datos sino la forma de presentarlos y por lo tanto podría
ser utilizado para cualquier proyecto.
- Comandos
Para organizar
View Show on Top
Show on Botton
Seleccionar los componentes deseados.
Para guardar
View Layout Save
Save as

SIGUIENTE


TOP
NETWORK

BOTTOM
TRACE LOGIC

SIGUIENTE


TOP
GANTT

BOTTOM
LABOR UNITS

MENU

Agrupar, Ordenar y Filtrar los Datos

- General

Son prácticamente ilimitadas las posibilidades de organizar los
datos, bien sea para verlos en pantalla o preparar reportes, tomando
como base el Sistema de Códigos de Actividad, la WBS, o
distintos parámetros como fechas, recursos, etc.

Agrupar organiza las actividades o proyectos en categorías que
reúnen atributos comunes.
Ordenar clasifica actividades, recursos o proyectos en cualquier
orden seleccionado.
Filtrar permite reducir una selección a un grupo de datos específico.

SIGUIENTE


- Comandos
Para agrupar y ordenar
View Group and Sort (también tiene su propio ícono)

La opción Indent, se aplica cuando el atributo a organizar es
jerárquico (el mejor ejemplo es la WBS), Level indica el número de
niveles de esa estructura que serán agrupados.
Detallar cada una de las opciones excedería largamente las
pretensiones de esta introducció, El conocimiento que Uds. tienen
les permite explorar las diferentes posibilidades y seleccionar las
adecuadas.

SIGUIENTE


- Comandos
Para filtrar
View Filters (también tiene su propio ícono)

Detallar cada una de las opciones excedería largamente las
pretensiones de esta introducción, El conocimiento que Uds. tienen
les permite explorar las diferentes posibilidades y seleccionar las
adecuadas.

SIGUIENTE


MENU

Archivos de Referencia - Baseline
General

- General
Un Baseline es una copia completa de un proyecto que se utiliza
para comparar el estado actual del programa y evaluar su progreso.
Se puede designar cualquier proyecto existente o una copia del
actual como Baseline.
Se pueden asignar hasta 50 Baseline a un proyecto. Sin embargo a
los fines de comparación sólo se puede seleccionar 3 a la vez.
Un Baseline no existe como un proyecto separado y no se puede
acceder. Para copiarlo o modificarlo, primero se debe desvincularlo
del programa actual y hacer una copia en otro nodo, con fines
deconsulta.
Siempre se debe guardar un Baseliene en el archivo de proyecto

SIGUIENTE

General

LA CHECK-BOX DEBE ESTAR EN BLANCO

El comando Restore sirve para reintegrar el archivo inicial si el resultado de
las modificaciones introducidas no es el deseado.

SIGUIENTE

Comandos

- Comandos
Project Baselines Add
Si se selecciona una copia del actual proyecto, la aplicación crea un
baseline con el mismo nombre del actual. Para distinguirlos, la
aplicación agrega un sufijo –B1 y lo incrementa cada vez que se
agrega una nueva copia.
Para visualizar en un diagrama Gantt la comparación de un
programa actual con su Baseline:
View Bars
Marcar la casilla correspondiente para que sea mostrada la barra y
personalizar el diseño.

MENU

Actualizar un Proyecto
Comandos

Para actualizar un proyecto se recomienda agregar la ventana
Status en la pantalla Activity Details. En esa ventana se introducen
los datos actuales de las actividades. Una vez finalizado el proceso
de carga, se puede calcular directamente presionando F9 o bien
través de los comandos del menú.
- Comandos
Tools Schedule

SIGUIENTE

Análisis del Camino Crítico

Camino Crítico y Holguras o Márgenes Flotantes
La secuencia de Actividades determinada por sus interrelaciones forma la
Red Lógica del Programa.
El cálculo para obtener la duración del proyecto se hace en dos pasos. El
primero llamado “Hacia adelante” o “Forward Pass” que comienza desde
la primera actividad de la red y calcula las fechas más tempranas de inicio
y fin. El segundo paso “Hacia atrás” o “Backward Pass” trabaja desde el
fin de la red hasta la primera actividad para determinar las fechas más
tardías de cada actividad. El comienzo tardío y el fin tardío indican la
última fecha posible en que una actividad puede empezar y terminar sin
atrasar la fecha de fin del proyecto.
Los días de diferencia entre las fechas tempranas y tardías de una
actividad es llamada Holgura Total o Margen Flotante Total.
Apropiadamente controlado, este Margen es importante para regular el uso
de la mano de obra, equipos, etc.

SIGUIENTE


Una actividad con margen cero no tiene flexibilidad. Debe comenzar y
terminar precisamente en las fechas programadas o demorará la
completación del proyecto. La secuencia de actividades que deben ser
completadas a tiempo para asegurar que el proyecto termine en la fecha
calculada conforma el Camino Crítico, esto es, la cadena de actividades
con margen cero.
También se debe considerar el Margen Libre que son los días que se
puede atrasar una actividad sin afectar a las sucesoras.
Cuando se colocan Hitos u otras Restricciones en las fechas, puede
ocurrir que al correr el programa aparezcan Márgenes Negativos, lo que
indica que esa actividad o cadena de actividades a excedido la fecha de
terminación impuesta.

SIGUIENTE


4
4
7
7
9
16 13
7 23 20 15
5
28 25 25 23 20
6
6
2
8
8
8
12
20 18
6
6

Cálculo “Hacia adelante” – Fechas Tempranas

SIGUIENTE


4
7
7
7
9
16
7 23
5
28
6
14
2
16
8
11
12
23
6
11

Cálculo “Hacia atrás” – Fechas Tardías

SIGUIENTE


4
7-4=3
7
7-7=0
9
16-16=0
7 23-23=0
5
28-28=0
6
14-6=8
2
16-8=8
8
11-8=3
12
23-20=3
6
11-6=5
8-5=3 MARGEN LIBRE

Cálculo “Diferencia” – Márgenes Flotantes

MENU

Reportes

Primavera trae una gran cantidad de Reportes pre-diseñados ( Mas
de 200) y organizados por grupos que cubren prácticamente todos
los aspectos: Programa, Recursos, Costos, Steps, Hitos, etc.
Adicionalmente a la posibilidad de editar y modificar los parámetros
de los reportes existentes, está la posibilidad de utilizar el Report
Writter para diseñar formatos e incluir datos personalizados.

SIGUIENTE

Reportes

MENU

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