Logistica eficiente

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Logistica eficiente

  1. 1. Logística eficiente: menos custo, mais entrega
  2. 2. //logística eficiente 2 SUmário 1| Introdução PG02 2| Preveja sua demanda pg04 • Em uma situação normal • Em uma situação de rápido crescimento 3| Otimize a gestão de estoque pg08 • O estoque ideal • O estoque de segurança 4| Como está a gestão do seu processo logístico? pg11 • Frota própria ou terceirizada? • Como dimensionar e gerir a frota? • Como escolher uma transportadora 5| Monitore e controle o seu negócio pg14
  3. 3. //logística eficiente 3 Vamos supor que você seja dono de um pequeno negócio e trabalhe duro dia- riamente para se manter competitivo e expandir suas operações. No entanto, os resultados parecem não evoluir con- forme o esperado, até que, em um belo dia, o maior astro do cinema aparece na televisão consumindo seu produto e os- tentando sua marca para todo o país ver. As redes sociais começam a piscar como árvores de Natal e um vídeo promocional de sua empresa viraliza na internet, atin- gindo a marca de dezenas de milhares de visualizações em um único dia. Não há como negar que isso seria ótimo! Mas você já parou para pensar no impacto que esse cenário causaria em suas opera- ções? Certamente você passaria a vender mais do que tem capacidade para entregar, o que nos leva a concluir que a boa noticia viria acompanhada de um tremendo desa- fio do ponto de vista logístico. É claro que o maior desejo de todo e qual- quer empresário é ver seu negócio cres- cendo a passos largos. Imagine sua em- presa prosperando, gerando cada vez mais empregos e tornando seus produtos mais relevantes nas vidas dos clientes! O pro- blema é que muitos empreendedores pas- sam os dias sonhando com este momento e se esquecem da preparação necessária para quando ele realmente chegar. O objetivo deste material é oferecer orien- tações para que ninguém seja pego de sur- presa. Se acreditamos verdadeiramente no sucesso do negócio, então o crescimento é uma consequência natural. Se não estiver- 1 | introduçÃO
  4. 4. //logística eficiente 4 mos preparados para esse crescimento, a demanda começa a ultrapassar a produção e a disponibilidade em estoque e isso pode levar a consequências desastrosas, colo- cando a perder todo o esforço investido no seu empreendimento. Felizmente podemos contar com a ajuda de uma série de ferramentas de gestão: antes de qualquer outra coisa, é necessário asse- gurar a qualidade técnica da administração do negócio. O empreendedor precisa ter informações confiáveis e um sistema de controle adequado para tomar as decisões certas. Deve trabalhar com um sistema oti- mizado de previsão de demanda, gestão de estoque e procedimentos operacionais. Não é uma tarefa fácil, mas também não é impossível. Não podemos nos es- quecer de que o aumento da demanda, por mais que proporcione uma série de desafios, é um fator positivo! Para su- perar esses desafios, basta que você, como empreendedor, tenha o conheci- mento necessário para dar o próximo passo e a disposição para colocar a mão na massa. Neste e-book, você vai en- contrar dicas valiosas para começar! Boa leitura! Equipes Ticket e Endeavor 1 | introduçÃO
  5. 5. //logística eficiente 5 2 | Preveja sua demanda Talvez uma das tarefas mais difíceis e mais impor- tantes para a empresa que passa por um momen- to de crescimento seja prever a demanda. Produ- zir ou comprar produtos em excesso (acima das necessidades do mercado) resulta no aumento dos gastos com armazenamento, transporte e do risco de danos em produtos ainda não vendidos. Além, é claro, de queimar rapidamente o caixa da empresa. A compra ou produção abaixo das necessida- des do cliente, por outro lado, faz com que a empresa fique em uma posição de desvantagem com relação ao seu potencial e mande o cliente diretamente para comprar com a concorrência. E aí, como resolver esse problema? Previsão de demanda em uma situação normal Em uma situação normal, o gestor deve procu- rar trabalhar com os conceitos de estoque ideal e estoque de segurança, procurando sempre re- duzir o intervalo de abastecimento para dimi- nuir os riscos e evitar custos desnecessários. Abordaremos com calma esses conceitos mais adian- te, mas, por enquanto, podemos dizer que o melhor método de se prever a demanda é olhar para o pas- sado e analisar o histórico de vendas da empresa. Assim, se você quiser prever a demanda para o mês de julho, é só verificar os números relativos ao mês de julho do ano anterior, aplicando comparativos de crescimento dos períodos anteriores. Com isso, che- gamos até um primeiro rascunho de nossa projeção, que vai ganhando forma na medida em que outros fa- tores, como a flutuação do mercado e a possibilidade de imprevistos, são agregados a esta equação.
  6. 6. //logística eficiente 6 Caio Bonatto, empreendedor da TecVerde, errou muito prevendo sua demanda. “Projetamos, no início, uma demanda crescente acentuada. Não contratamos as pessoas necessárias para tal. Subestimamos a complexidade inerente ao crescimento da produ- ção e pecamos, principalmente, na qualidade do relacionamento com nossos clientes. Com pouco tempo disponível, focávamos em entregar no limite do aceitável, sem nos preocupar com a qualidade destas entregas. Erro.” Conta. Mas outros dois momentos trouxeram ainda mais aprendizado. “Projetamos novamente uma demanda crescente acentuada, mas, desta vez, contrata- mos todas as pessoas que acreditávamos serem necessárias. Até aí, tudo bem. A questão é que deixamos para contratar todas as pessoas quando a demanda já estava batendo na porta, ou melhor… derrubando nossa porta. A equipe não teve tempo suficiente para ser preparada, absorver a cultura da companhia e fazer a gestão de pessoas dava mais traba- lho do que entregar o que precisávamos. Nosso último erro foi projetar uma demanda crescente e acentuada, mantendo um quadro grande de pessoas com antecedência, só que neste caso a demanda acabou não acontecendo. Ficamos tão vidrados em não pecar na entrega que não demos a devida atenção às projeções. Consumimos nossa margem e o fluxo de caixa foi no limite”. Leia mais
  7. 7. //logística eficiente 7 Previsão de demanda em uma situação de rápido crescimento Nem sempre a fórmula que mencionamos aci- ma funciona, já que ela pressupõe que haja al- guma linearidade, tanto no mercado quanto no desempenho da empresa. Se qualquer um des- ses dois fatores apresentar uma anomalia forte o suficiente para desequilibrar a escala, você como empreendedor, deverá ter em mãos uma resposta mais dinâmica. É o que acontece com os negócios em rápido crescimento. Nesses casos, pode não fazer senti- do olhar para os anos anteriores para buscar uma referência. Desse modo, é indispensável criar um canal confiável de comunicação entre o setor de vendas e o setor de produção. Essa integração geralmente é feita por meio de um sistema digi- tal que integra diferentes processos e setores da empresa. Estamos falando da famosa plataforma ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Com ela, o se- tor de produção pode acompanhar o volume de vendas em tempo real e se preparar para produzir mais ou menos, a depender do movimento. É uma resposta mais rápida, ideal para ser aplicada em intervalos pequenos. Leia mais 2 | Preveja sua demanda
  8. 8. //logística eficiente 8 3 | Otimize a gestão de estoque O estoque ideal Qual o nível ideal de estoque? Infelizmen- te esta é uma pergunta que o gestor não pode responder logo com precisão cirúrgi- ca, já que existem muitas variáveis envol- vidas. No entanto, o conceito de estoque ideal é muito importante como um vetor de orientação para a equipe responsável pelo estoque. O estoque ideal é o mais econômico possível sem que, com isso, se perca uma única venda. Então se, por exemplo, mil unidades são vendidas em um mês, o estoque ideal para este mês é de mil unidades, com o maior número pos- sível de reposições. Reposições quinzenais são preferíveis às reposições mensais, assim como as semanais são preferíveis às quinzenais. Isto ocorre porque a manutenção de um estoque menor é, evidentemente, mais barata. É claro que esse estoque peque- no deve também levar em consideração as exigências do fornecedor. Muitos for- necedores estabelecem um limite míni- mo de unidades a serem compradas para que ele se comprometa com a entrega. Uma boa decisão com relação ao tamanho do estoque é sempre aquela que se aproxi- ma ao máximo do estoque ideal. Contudo, tentar adivinhar um número cravado para um estoque ideal é quase sempre impru- dente, mas um número razoável pode ser obtido através de muita prática. Nesse aspecto, é sempre bom poder contar com a ajuda de empreendedores e executivos mais experientes.
  9. 9. //logística eficiente 9 O estoque de segurança É bom lembrar que o número de unida- des estocadas deve incorporar também o chamado estoque de segurança, um nú- mero que gira em torno de 10% a 40% de unidades a mais do que o estoque ideal. Esse percentual deve variar mês a mês, conforme os índices gerais da economia e do mercado, considerando também a pro- babilidade de atrasos na produção ou na entrega pelo fornecedor. Os números registrados no histórico de vendas devem ser utilizados apenas como um referencial, afinal o volume de vendas pode variar bastante de um ano para o ou- tro. Por isso, é sempre bom ter um esto- que de segurança. Suponhamos que o produto esteja em alta e, em um único dia, a empresa tenha vendido metade do estoque do mês. Diante de um caso como este, não é bom que você utilize resultados de anos anteriores como parâmetro, nem que espere até o final do mês para solicitar outro lote de produtos. É de fundamental importância que esta in- formação chegue ao setor responsável pela produção ou encomenda do produ- to o quanto antes. O acompanhamento do estoque pode re- velar muita coisa sobre a empresa. Ele evidencia uma série de indicadores que o empreendedor deve captar, como os produtos que têm grande saída e os que estão “empacados”. Em alguns casos, por exemplo, um produto chave vende em 3 | Otimize a gestão de estoque
  10. 10. //logística eficiente 10 uma loja e em outra não, o que pode ajudar a identificar um problema na exposição do produto no ponto de vendas, no treinamento dos funcionários ou na compatibilidade da marca com determinados perfis demográfi- cos, entre outras possibilidades. Estes são sinais que o empreendedor apren- de a ler tanto pelos números quanto “colo- cando a barriga no balcão” e indo conversar com seus clientes. 5 pecados da gestão de estoque *por Pedro Janot, ex-presidente da Zara e Conselheiro da Azul Linhas Aéreas 1. Perder de vista os 20% dos produtos que representam 80% da sua venda 2. Perder o pico da sazonalidade 3. Negociar prazos e descontos com fornecedores sem prever atrasos e reajustes 4. Não alimentar continuamente as lojas com itens básicos 5. Não se antecipar Leia mais 3 | Otimize a gestão de estoque
  11. 11. //logística eficiente 11 4 | Como está a gestão do seu processo logístico? Frota própria ou terceirizada? Quando o assunto é transporte, muitas pessoas se questionam se vale a pena investir em frota própria ou terceirizar o processo. Para chegar a uma resposta satisfatória, é sempre bom lem- brar que o transporte é uma atividade de meio, que não agrega valor ao produto final comercia- lizado pela empresa. Logo, o melhor caminho será aquele que oferecer um custo menor. Não tem jeito, tem que pegar papel e caneta e fazer as contas! Adquirir e manter uma frota de veí- culos tem um custo. Se o movimento mensal de carga da empresa é muito pequeno, talvez a ma- nutenção de uma frota própria não seja a alter- nativa mais eficiente neste momento. No entan- to, conforme as vendas aumentam e o mercado se expande, ter uma frota própria pode sair mais barato e render até menos dor de cabeça, pois oferece um controle maior sobre as entregas. Como dimensionar e gerir a frota? Se você já fez os cálculos e optou pela frota pró- pria, então o passo seguinte é dimensionar essa frota. Em tese, o dimensionamento é uma tarefa fácil, se você já faz uma boa previsão de deman- da. Bastaria estabelecer a demanda mensal de carga, a capacidade de cada veículo e a veloci- dade média de deslocamento na rota escolhida. Apesar de não ser uma tarefa difícil, o gestor da área não pode deixar de levar em consideração todos os detalhes envolvidos na operação. Re- comenda-se que seja feito um passo a passo de- talhado de todas as etapas necessárias para a execução da tarefa.
  12. 12. //logística eficiente 12 Em geral, os erros mais cometidos são: . Má escolha da rota (por falta de um estudo aprofundado); . Não considerar tempo necessário para o almoço e descanso do motorista; . Deixar de incluir um intervalo de variabilidade em razão de condições meteorológicas e de condições da pista; . Esquecer cálculo do tempo necessário para realizar a carga e a descarga. Para facilitar decisões que combatem essas di- ficuldades, há algumas formas de controlar essa frota e, de quebra, economizar. A telemetria, por exemplo, é um sistema de monitoramento que per- mite medir o impacto financeiro de comportamen- tos inadequados dos motoristas. Mas não o con- funda com o rastreador! Apesar de também muito importante, o rastreador é utilizado para garantir a segurança da carga e promover um bloqueio de pronta resposta, se necessário. A telemetria, por outro lado, prevê uma maior eficiência da frota e previne acidentes. Entre as várias leituras que os sensores da telemetria fazem no veículo em que são instalados, o empreende- dor pode descobrir se a rota de um carro poderia ser menor, se ele está passando muito tempo ocioso, se po- deria estar utilizando melhor o combustível, se precisa de manutenção, entre outras medições. Há diversas práticas rotineiras de motoristas, propositais ou não, que acabam sendo bastante prejudiciais ao negócio. Por exemplo, o excesso de velocidade é costumeiro nas estradas brasileiras, mas já foi provado que, andando a mais de 80km/h, o rendimento de um veículo cai, em média, 25%. Isso significa que, em vez de fazer 10km/L litro de combustível, ele faria 7,5km/L. Fora o risco que isso traz à vida do motorista e outras pessoas, consi- dere o volume de veículos e os altos gastos com com- bustível em uma frota própria. Imagina quanto isso não impacta no fim do mês? 4 | Como está a gestão do seu processo logístico?
  13. 13. //logística eficiente 13 “Frotas de veículos pesados têm uma aderên- cia muito grande à telemetria, por conta do risco aos quais estão expostos, mas o merca- do está começando a entender essa necessi- dade de monitoramento também para veícu- los leves. 90% dos acidentes na estrada são ocasionados por imprudência dos motoristas ou por simples questões de manutenção que não são feitas adequadamente nos veículos. As pessoas têm olhado muito para o seguro da carga, mas pouco para forma como o moto- rista se comporta e para a eficiência da frota”. Fernando Camejo Gerente de Estratégia e Marketing de Despesas da Ticket (Frota Pesada) Fazendo uma análise dos dados providos pela telemetria, é fácil criar diretrizes de comporta- mento e um sistema de metas e recompensas para seus funcionários. Seguido à risca, o retor- no do investimento vem em 15 dias de uso. Como escolher uma transportadora? Se, ao contrário, você optou por terceirizar o processo, é importante saber escolher bem a transportadora que seja muito mais do que um mero prestador de serviços. O ideal é procurar um verdadeiro parceiro para integrar a cadeia. Aqui, é importante buscar mais do que simples- mente o menor preço. Confiança, competência e transparência são valores indispensáveis para este tipo de relacionamento. Lembre-se: você está confiando a um terceiro a execução de uma etapa vital do seu negócio! 4 | Como está a gestão do seu processo logístico?
  14. 14. //logística eficiente 14 5 | Monitore e controle o seu negócio O objetivo do monitoramento e controle dos processos logísticos é a identificação de erros, falhas e ineficiências na execução do trabalho, um passo fundamental para que as ações cor- retivas sejam implementadas com sucesso. São muitos os processos a serem controlados, como processar pedidos, adquirir suprimentos, produ- zir, embalar, armazenar e transportar, por exem- plo. Para que você consiga acompanhar todos ao mesmo tempo, é bom trabalhar com um con- junto limitado de indicadores estratégicos, que devem ser acompanhados de perto, enquanto o restante das operações pode ser monitorado de forma mais genérica. Esses indicadores vitais são também conheci- dos como KPI (Key Performance Indicator) e variam conforme a área de atuação da empre- sa. Podemos destacar entre os mais impor- tantes, para você monitorar: . volume de vendas . entregas realizadas dentro do prazo . erros cometidos durante as entregas . taxa de crescimento . taxa de encolhimento do estoque . eficiência de processos internos . identificação de retrabalho. Gastos de logística são sempre repassados ao pro- duto. Por isso, quanto menos você gasta nessa eta- pa, menos pode cobrar para manter sua margem de lucro, e mais competitividade você pode adqui- rir no mercado, dependendo da sua estratégia. Nada pior para uma empresa que deseja crescer do que perder competitividade, não é mesmo? A batalha pela redução de custos é a questão central da logística. Com isso em mente, procure tornar as operações cada vez mais eficientes e enxutas pelo controle dos custos logísticos. Eles
  15. 15. //logística eficiente 15 se dividem em custos de transporte, custos de armazenamento e custos financeiros de esto- que/faturamento líquido. Por exemplo, se você tem uma frota própria, não deixe de programar as verificações preventivas de seus veículos. Estudos mostram que Manu- tenção Corretiva, aquelas realizadas quando surge um problema repentino causado por mau uso ou desgaste prematuro, custam 30% mais que Manutenção Preventiva e aumentam o tem- po médio de indisponibilidade em 25%. Outro exemplo é com relação à gestão de esto- ques: é importante ficar de olho nos números rela- tivos às perdas nas vendas por não ter o produto estocado. Qualquer perda já é um sinal de alerta para o empreendedor. Raríssimas são as situações em que é interessante perder a venda por não compensar manter o produto em estoque. Também precisamos levar em conta que o con- trole e monitoramento sobre todos esses proces- sos estão mais fáceis do que nunca. Hoje em dia, há uma série de soluções de logística disponí- veis no mercado, para todos os gostos e bolsos. Para a gestão de frotas, por exemplo, já existem serviços que permitem o envio de alertas cus- tomizados para Manutenção, a solicitação de orçamentos online a oficinas, o acompanhamen- to dos status de Manutenção do seu veículo e a sua conciliação financeira. Quanto à gestão de estoque, um bom ERP em sintonia com o setor de vendas deve cumprir o papel. Esses sistemas ajudam muito na gestão de galpões, na gestão de transportes, integração, padronização e troca de informações. Portanto, considere-os na ges- tão logística do seu negócio. Boa sorte! 5 | Monitore e controle o seu negócio
  16. 16. //logística eficiente 16 Com atuação em 20 países, a Endeavor é uma das principais organizações de fomento ao empreendedorismo no mundo. Presente no Brasil há 14 anos, a organização apoia empreendedores de alto impacto promovendo a troca de experiência entre eles e uma rede de mentores formada pelas principais lideranças empresariais do país. A Endeavor acredita na força do exemplo desses empreendedores para inspirar milhões de brasileiros, por isso compartilha suas histórias e aprendizados práticos de especialistas em seu portal, considerado referência em conteúdo de empreendedorismo. Além disso, publica estudos e atua na mobilização de organizações públicas e privadas para influenciar mudanças positivas no ambiente empreendedor. Com oito escritórios no Brasil - São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Minas Gerais, Pernambuco e Ceará - já capacitou mais de dois milhões de brasileiros com programas educacionais presenciais e à distância. Além disso, os seus 116 empreendedores apoiados movimentam mais de dois bilhões de reais anualmente e empregam mais de 20.000 pessoas. Dessa forma, trabalha para transformar o Brasil em uma das grandes referências em empreendedorismo no mundo, com empreendedores de impacto cada vez maior na sociedade.Saiba mais Sobre a endeavor
  17. 17. //logística eficiente 17

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