1. Livelink ECM – Document Management
Description Fonctionnelle
Août 2006

2. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Contenu
Introduction ..........................................................................................................................................1
Livelink ECM™ - Document Management...........................................................................................2
Le besoin d'une gestion avancée de documents ..........................................................................2
Gérer, organiser et partager l'information de l'entreprise..............................................................2
L'intérêt d'un référentiel simple et intégré .....................................................................................3
Espaces partagés ................................................................................................................................4
Présenter et partager l'information de l’Entreprise........................................................................4
Un espace qui vous est réservé personnellement ........................................................................4
Gestion de Documents et de Contenu.................................................................................................5
Organisation, collecte et gestion de contenu ................................................................................6
Editeur de texte, en ligne ..............................................................................................................7
Des fonctions étendues de catégorisation de l’information ..........................................................8
Des fonctions de classification de l’information ..........................................................................10
Livelink Renditions : présenter les documents en PDF .....................................................................10
Retrouver les Informations................................................................................................................. 11
Livelink Search : un puissant moteur de recherche texte intégral .............................................. 11
Accédez aux connaissances de l’organisation ...........................................................................12
Live Report : un outil d’analyse des données structurées ..........................................................13
Recherche Similaire ....................................................................................................................13
Recherche en langage naturel ....................................................................................................13
Automatisation des processus...........................................................................................................14
Gérer les workflows.....................................................................................................................15
Livelink Forms™ : gestion de formulaires HTML...............................................................................16
Livelink Atlas : une navigation intuitive ..............................................................................................17
Livelink Multi File Output : Restitution par lots...................................................................................17
Livelink Explorer™ : une intégration complète à Windows................................................................18
Livelink eLink™ : une intégration forte à la messagerie ....................................................................20
Livelink Recommender : l’avis des experts sur le document.............................................................21
Livelink WebDAV : une intégration native avec la bureautique .........................................................22
Livelink Recycle Bin : protection contre les suppressions .................................................................25
Livelink Notification : les alertes par e-mail........................................................................................25
Livelink Prospectors™ .......................................................................................................................26
Livelink et le XML...............................................................................................................................27
Feuilles de style XSL...................................................................................................................28
Déploiement Rapide ..........................................................................................................................28
Architecture de Livelink ECM - Document Management...................................................................29
Open Interchange Architecture™................................................................................................29
Architecture ouverte ....................................................................................................................30
Des configurations flexibles ........................................................................................................31
Un niveau de sécurité qui répond à vos exigences ...........................................................................33
Utilisateurs et Groupes................................................................................................................34
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3. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Authentification............................................................................................................................34
Droits différenciés sur l’information .............................................................................................34
Livelink SEA Servlet...........................................................................................................................35
Livelink Directory Services.................................................................................................................36
Liste des fonctions .............................................................................................................................37
Contact...............................................................................................................................................39
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4. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Introduction
Livelink ECM® est la suite logicielle leader de la gestion de contenu au sein des entreprises (Enterprise
Content Management). En gérant efficacement les personnes, les processus et les informations,
Livelink ECM® améliore l'efficacité et l'innovation au sein des organisations.
Solution prête à l’emploi, Livelink ECM® assure un déploiement rapide et une adoption accélérée par les
utilisateurs. Il en résulte un important retour sur investissement, une plus grande productivité et de meilleurs
profits.
Livelink ECM® se décline en différents packages complémentaires les uns aux autres qui reposent des
services communs intégrées. Parmi ceux-ci, on trouvera :
• Livelink ECM – Content & Collaboration Management Solutions
Livelink ECM – Document Management
Livelink ECM – Content Lifecycle Management
Livelink ECM – Collaboration
Livelink ECM – Advanced Workflow
Livelink ECM – Knowledge Management
Livelink ECM – Web Content Management
• Livelink ECM – Microsoft Sharepoint Integration
• Livelink ECM – eMails Solutions
Livelink ECM – eMails Management
Livelink ECM – eMails Monitoring
• Livelink ECM – File System Archiving
• Livelink ECM – Enterprise Application Extension Solutions
Livelink ECM – Suite for SAP Solutions
Livelink ECM – Siebel Solution
Livelink ECM – Accounts Payable for PeopleSoft Enterprise
• Livelink ECM – Production Document Management
• Livelink ECM – Business Process Management
Livelink ECM™ permet de gérer efficacement les personnes, les processus et les informations, Livelink
ECM™ améliore l'efficacité et l'innovation au sein des organisations.
La couverture fonctionnelle de Livelink ECM™ couvre l’ensemble des étapes du cycle de vie de l’information
au sein de l’entreprise, en conformité avec les règlements en vigueur.
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5. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink ECM™ - Document Management
Livelink ECM - Document Management est l’ensemble des services permettant de gérer l’ensemble des
documents de l’entreprise, élaborés et consultés au quotidien par l’ensemble des employés.
Dans le contexte économique actuel, organiser, gérer et partager efficacement vos documents au sein de
l'entreprise est devenu capital pour le succès de votre organisation. Pour conserver un avantage compétitif,
vous devez améliorer la gestion de vos documents professionnels. Cela vous permet de vous centrer sur
votre activité métier. Livelink ECM - Document Management est conçu pour vous aider à réduire le temps et
les efforts dépensés à gérer vos informations. Avec son système central sécurisé, Livelink ECM - Document
Management fournit une gestion complète de la vie de n'importe quel type de document électronique. Il
vous vous permet également de délivrer systématiquement le bon document à la bonne personne au bon
moment.
Le besoin d'une gestion avancée de documents
Au fur et à mesure qu'une organisation croît, la gestion de milliers voire de millions de documents, est
consommatrice de temps et d'argent. Sans une organisation efficace des documents, la plupart de cette
information sera perdue ou noyée dans les courriers électroniques ou sur les disques partagés et même si
les informations critiques existent dans l'entreprise, les utilisateurs ne les retrouvent pas. En conséquence,
des versions obsolètes d'un document restent en circulation, générant de nouveaux cycles de vie
d'information incorrecte. Ces documents indésirables sont souvent difficiles à localiser et à éliminer. Pour
rester réactives, les organisations doivent désormais être capables de stocker, partager et diffuser
l'information à jour et pertinente de l'entreprise.
Dans une économie où les institutions et les organismes de régulation créent de nouvelles règles en termes
de gouvernance ou de contrôles internes, les organisations, incapables de gérer efficacement leurs
documents, font face à un fort risque économique. Un système de gestion avancé de documents peut
réduire de manière significative cette pression sur les entreprises, dont les activités sont quotidiennement
assujetties à la mise en conformité, aux standards de conservation des documents et aux règles de
soumissions.
Gérer, organiser et partager l'information de l'entreprise
Livelink ECM - Document Management est un système totalement intégré de gestion de documents qui
permet une gestion robuste du cycle de vie de tous vos documents. Il fournit un environnement simple et
sécurisé. Les employés échangent alors l'information, tout en évitant l'utilisation des systèmes de
messagerie pour ces échanges.
Livelink ECM - Document Management consolide tout votre capital documentaire au sein d'un unique
référentiel sécurisé. Vous pouvez alors accéder, stocker et gérer des millions d'informations – que ce soit
un document simple ou composite, un raccourci, une recherche enregistrée… – organisées au sein d'une
structure hiérarchique. Parce qu'il est basé sur une technologie 100% web, Livelink ECM - Document
Management permet aux seuls utilisateurs autorisés d'accéder aux informations à l'aide d'un simple
navigateur, en toute sécurité, depuis n'importe quel endroit du monde.
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6. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Les espaces et la hiérarchie de dossiers de Livelink ECM - Document Management vous permettent
d'organiser de manière intuitive vos documents. Les fonctions puissantes de recherche permettent aux
utilisateurs de retrouver facilement l'information. Le système de contrôle des versions et de suivi des
actions assure que l'information est à jour et précise. Les classifications et les attributs identifient les
thèmes et les auteurs associés et permettent à chacun de connaître rapidement les experts du sujet
concerné.
Les organisations peuvent s'appuyer sur Livelink ECM - Document Management et sa capacité à gérer les
processus automatisés pour fournir un environnement sécurisé de gestion des documents pour l’entreprise.
L'intérêt d'un référentiel simple et intégré
Livelink ECM - Document Management fournit un référentiel simple et intégré pour contrôler tous les types
de contenu. Il réduit le temps passé à gérer les documents et les processus associés en vous permettant
de suivre de multiples versions, des attributs, des liens entre documents, des modèles de processus et
l'historique des modifications. Les utilisateurs peuvent rechercher ou réserver des documents et d'autres
objets. Ils peuvent aussi obtenir un historique complet des modifications. Cette fonction avancée de gestion
de documents provient d’une forte intégration avec les fonctionnalités de gestion des flux de Livelink ECM -
Document Management afin de réduire encore les efforts de contrôle de l'information. Actions et
informations sont alors combinées, permettant à des données critiques d'être associées aux tâches et
assurant que les utilisateurs de Livelink ECM - Document Management ont la bonne information dont ils ont
besoin, au bon moment.
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7. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Espaces partagés
Toutes les informations sont organisées au sein d'espaces partagés.
Présenter et partager l'information de l’Entreprise
Dans l’espace de travail "Entreprise’, on peut organiser, partager et accéder facilement aux connaissances
et informations relatives à toute l’entreprise. Depuis les informations Marketing jusqu’aux formulaires des
Ressources Humaines, cet espace de travail constitue un environnement idéal pour partager et accéder
aux informations de l’entreprise qui concernent tous les membres d’une organisation selon un plan de
classement qui leur est propre.
De nombreuses organisations utilisent cet espace pour partager leurs meilleures méthodes, règlements et
procédures, ainsi que les informations critiques sur le plan professionnel dans l’entreprise.
Organisation et accès aux informations relatives à l’entreprise
Un espace qui vous est réservé personnellement
Chaque utilisateur de Livelink ECM - Document Management dispose d’un espace de travail personnel. Cet
espace de travail donne aux individus la possibilité de créer un espace de travail adapté et optimisé pour la
productivité et l’innovation.
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8. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Création d’un espace personnel pour une gestion individuelle de l’information
La possibilité vous est offerte d’organiser vos données et vos idées selon votre propre intuition. Vous
pouvez ainsi accéder à l’information lorsque vous en avez besoin et arriver plus vite à une conclusion. Dans
l’espace de travail ‘Personnel’, vous pouvez vous abonner à des sources d’informations, programmer vos
alertes, consulter vos étapes de workflows…
Gestion de Documents et de Contenu
Les besoins d’informations autour d’une base de gestion de contenu partagée sont très importants. Les
relations entre les individus et l’information peuvent être complexes. Il existe aussi une grande variété de
documents ou autres types d’informations à stocker avec leurs multiples versions, des évènements à
suivre, des droits à gérer…
Livelink ECM - Document Management stocke, gère tous les types de documents — simples ou composés
— et permet un contrôle des accès des utilisateurs à ces objets. Livelink ECM - Document Management
assure le suivi et la gestion des versions, des attributs, des procédures de travail ainsi que des historiques
retraçant les changements — ce qui permet aux équipes d’accomplir leur travail avec tous les moyens
nécessaires. Vous pouvez rechercher des documents, les réserver, les emprunter, puis les restituer en
ajoutant une nouvelle version. Vous pouvez vous procurer l’historique complet des actions réalisées sur les
objets, avec un commentaire expliquant la raison des changements apportés.
La visualisation des documents avec Livelink ECM - Document Management est instantanée, même si vous
ne disposez pas de l’application avec laquelle le document a été créé. Livelink ECM - Document
Management effectue une conversion automatique à la volée en HTML, ce qui vous permet de visualiser
immédiatement les documents via le navigateur.
Le stockage et la recherche d’information structurée et non structurée dans un environnement peuvent
représenter un véritable défi. Livelink ECM - Document Management est totalement évolutif et aide votre
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9. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
organisation à développer des produits et des services innovants pour tirer tous les avantages des
conditions changeantes du marché.
Organisation, collecte et gestion de contenu
Avec Livelink ECM - Document Management :
• Gérez des documents composés les plus complexes, incluant le contrôle des versions et la gestion
des révisions.
• Rassemblez et indexez une quantité illimitée d’informations.
• Stockez en toute sécurité tous les types de documents, fichiers ou objets — des raccourcis jusqu’aux
URL.
• Utilisez n’importe quelle structure organisationnelle de fichiers — documents et fichiers à l’intérieur de
dossiers, sous-dossiers, documents composés — pour organiser l’information de la façon qui vous
convient le mieux.
• Publiez et diffusez des informations par le biais d'espaces partagés pour partager les connaissances
à tous les niveaux de l’entreprise, en temps réel.
• Créez des raccourcis dynamiques pour désigner n’importe quel document, dossier ou objet dans
Livelink ECM - Document Management.
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10. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Utilisez les puissantes fonctions de gestion documentaire de Livelink ECM - Document Management
pour le partage et la gestion des documents de façon transversale entre les multiples sites.
• Configurez jusqu’à neuf niveaux d’autorisation pour préciser très finement les droits de chaque
personne ou de chaque groupe de personnes sur chaque objet.
• Figez des versions (par exemple suite à une validation ou à une signature) en créant une
« génération ».
• Utilisez la gamme complète des fonctions d’audit de Livelink ECM - Document Management.
L’ensemble des événements ayant lieu sur la base est audité. Vous pouvez ainsi savoir à quelle date,
à quelle heure et par qui telle action a été réalisée. Vous disposez des mêmes fonctions sur la
gestion documentaire, vous pouvez ainsi savoir quels sont les documents les plus consultés, ceux qui
sont le plus souvent modifiés, etc.
• Consolidez les informations du terrain en interrogeant les employés sur tel ou tel sujet, afin
d’améliorer régulièrement des méthodes de travail à l’aide des outils de sondages en ligne.
Editeur de texte, en ligne
Bien que Livelink ECM - Document Management vous permette de travailler sur tout type de document
électronique, dans son format natif et donc avec son application d’origine, Livelink ECM - Document
Management intègre aussi un éditeur de texte. Celui-ci permet de créer un document texte en une seule
étape.
Cet éditeur intègre un outil de correction orthographique (anglais, français, allemand) qui peut être utilisé au
sein de Livelink ECM - Document Management.
Si le correcteur orthographique est activable sur une zone texte donnée, cela est indiqué dans l’interface
par la présence de l’icône ( ). Lorsque l’on clique sur l’icône, une boîte de dialogue s’ouvre et affiche les
termes non reconnus dans le dictionnaire.
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11. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Editeur de texte en ligne
Des fonctions étendues de catégorisation de l’information
En sus du plan de classement et de la recherche en texte intégral, il peut être judicieux de caractériser
manuellement les informations afin d’en compléter le contenu par des informations structurées ou d’offrir
une recherche structurée en combinaison avec la recherche plein texte.
Chaque catégorie se compose d’attributs de tous types (Texte, Nombre, Date, …) multi-valués ou non, avec
liste d’autorité ou non, obligatoires ou non, avec valeur par défaut ou non.
Les principales fonctionnalités des catégories et des attributs sont les suivantes :
• Les attributs peuvent être à valeurs multiples — Les attributs "à valeurs multiples" sont des
attributs auxquels vous pouvez assigner plus d’une valeur pour une étiquette donnée. Par exemple,
si vous voulez créer des catégories de documents de spécification logicielle en fonction des
systèmes d’exploitation qui sont supportés par les applications, vous pouvez créer un attribut appelé
"Système d’Exploitation". Si l’application logicielle tourne sur Windows, UNIX et Macintosh, les
valeurs multiples permettent d’associer ces trois valeurs à l’attribut "Système d’Exploitation" du
document. Ainsi, lorsque l’utilisateur effectue une recherche en prenant pour critère une des valeurs
de l’attribut "Système d’Exploitation", le document en question va apparaître dans les résultats.
• Tous les utilisateurs autorisés peuvent créer des catégories et des attributs — Dans une
organisation, chaque groupe et chaque service identifient les catégories et attributs personnalisés
qu’ils souhaitent voir créer pour répondre à leurs besoins spécifiques : pas besoin de s’adresser à un
administrateur. Cette fonctionnalité augmente la portée et la puissance des catégories et attributs de
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12. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink ECM - Document Management qui s’étendent à l’organisation toute entière. Cela soulage
l’administrateur qui peut consacrer son temps et ses ressources à des tâches plus techniques.
• Catégories et attributs bénéficient des fonctions de gestion des autorisations — Les utilisateurs
autorisés à éditer les attributs peuvent appliquer de multiples catégories à un élément de Livelink
ECM - Document Management. Ces catégories peuvent être dissimulées à certains utilisateurs.
• Les catégories sont aussi gérées au niveau des conteneurs (dossier, document composite, …)
— Il est possible de configurer la manière dont de nouveaux objets ajoutés à un conteneur "héritent"
de la catégorie ou des catégories de l’objet conteneur. De plus, les catégories des objets présents
dans un conteneur peuvent être modifiées par lot lorsqu’il y a une modification de la structure des
catégories associées au conteneur.
Configuration rapide et facile de catégories
• Les catégories sont prises en compte lors de la gestion des versions — L’utilisateur peut
spécifier si une nouvelle version de l’objet doit être créée lorsque l’on change seulement les valeurs
d’attribut de l’objet (et non le contenu de l’objet). Les catégories évoluent et les modifications peuvent
être appliquées aux objets déjà caractérisés. Une version peut alors être créée.
• Les catégories et les attributs peuvent être édités à tout moment — Les informations des
catégories et attributs associées à un document peuvent être éditées à tout moment, y compris
pendant l’exécution d’opérations ‘Ajouter Objet’, ‘Ajouter Version’, ‘Déplacer’ et ‘Copier’. Avec les
opérations ‘Déplacer’ et ‘Copier’, on a également la possibilité d’hériter des catégories du conteneur
de destination, de conserver les catégories du conteneur source ou de fusionner les deux.
• Recherche sur les catégories et les attributs via la recherche et les LiveReports™ — L’interface
de Livelink Search est dotée de fonctions de recherche sur les critères des catégories et attributs. De
plus, on peut accéder aux valeurs des attributs via SQL, ce qui signifie que l’on peut formuler des
demandes en utilisant Livelink LiveReports.
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13. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Des fonctions de classification de l’information
En complément de la catégorisation de l’information et son rangement dans un plan de classement, Livelink
ECM - Document Management offre la possibilité d’offrir une autre vue logique de l’information par thème.
Ces thèmes sont organisés dans une arborescence multi-niveaux, et à chaque information on associe un
ou plusieurs de ces thèmes (génériques ou spécifiques).
Le recherche d’une information peut alors se faire, en conjonction, par :
• le plan de classement,
• la recherche en texte intégral,
• la recherche structurée sur les catégories,
• la recherche sur les thèmes de classification.
Classification des informations
Livelink Renditions : présenter les documents en PDF
Livelink Renditions est un service de base de Livelink ECM - Document Management qui permet d’attacher
à un document des formats alternatifs. En utilisant la fonction Livelink Renditions, vous pouvez par exemple
attacher un format PDF (Portable Document Format) à une version d’un document, puis configurer Livelink
ECM - Document Management pour afficher la présentation PDF par défaut lorsqu’un utilisateur visualise
un document.
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14. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Attacher une présentation alternative à une version d’un document
Il s’agit d’une fonction importante lorsque vous avez besoin de partager des documents qui ne sont pas
supportés par l’un des 200 filtres de conversion HTML automatiques disponibles dans Livelink ECM -
Document Management. En fournissant une présentation dans un format pouvant être affiché par tout le
monde, vous dispensez tous les utilisateurs de faire installer sur leur poste l’application ayant servi à la
création originale. Par exemple, en reproduisant des dessins 3D en PDF, vous permettez à tout un chacun
de les visualiser en utilisant le logiciel Adobe Acrobat® Reader.
Les présentations alternatives sont importantes, également lorsque la fidélité à l’original est exigée.
Certains formats, comme PDF, fournissent une présentation précise du document original, qu’on ne peut
pas toujours obtenir avec la conversion HTML à la volée.
Enfin, les présentations alternatives sont utilisées dans la recherche des documents puisqu’elles aussi sont
indexées. Si le document original est dans un format qui n’est pas supporté par les filtres d’indexation, la
présentation peut être indexée, ce qui permet de faire figurer le document sur la page des résultats de
recherche.
On peut ajouter des présentations de façon manuelle aux versions d’un document ou les générer
automatiquement en utilisant un processus externe.
Retrouver les Informations
Livelink Search : un puissant moteur de recherche texte intégral
Livelink ECM - Document Management met à votre disposition un moteur de recherche pour vous aider à
trouver et accéder aux informations. Livelink ECM - Document Management permet à votre organisation de
construire des bases de connaissances de grande taille et interrogeables en indexant tous les objets. La
recherche simultanée en texte intégral et sur les catégories et attributs fait également partie des
fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management. Sa puissante capacité de recherche permet
d’offrir un classement intelligent par degré de pertinence et d’effectuer des recherches avec les opérateurs
booléens. Restreindre le périmètre de recherche en ciblant des pôles d’informations permet d’affiner la
recherche et garantit la pertinence du résultat. Vous pouvez même enregistrer les résultats de vos
recherches ainsi que les recherches fréquemment demandées.
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15. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Trouver précisément la bonne information
En complément, vous pouvez effectuer, avec les agents de notification, une surveillance active de tout objet
ou événement — un ajout à un espace partagé, la création d’un nouvel espace partagé ou le lancement
d’un workflow. Livelink assure la fourniture instantanée des informations dont vous et votre équipe avez
besoin pour contrôler vos processus et projets, et prendre des décisions en toute connaissance de cause.
Les termes recherchés sont surlignés dans le lot résultat afin de présenter le contexte dans lequel le terme
a été utilisé.
Accédez aux connaissances de l’organisation
Avec Livelink ECM - Document Management :
• Indexez et organisez les documents avec leurs attributs en fonction de groupes logiques, tels les
sites ou les services.
• Indexez et recherchez des documents quelque soit leur format, incluant HTML, PDF, PowerPoint,
Word, Excel et des dizaines d’autres formats de fichiers informatiques courants.
• Procédez au suivi et à la recherche des informations concernant n’importe quel document, sur la
base d’attributs tels que l’auteur, la date de création, etc.
• Recherchez des objets en vous basant simultanément sur les attributs et le contenu.
• Recherchez sur les thèmes de classification.
• Recherchez à partir d’un certain point du plan de classement.
• Utilisez des critères de recherche avancés : booléens, de proximité, expression entière, recherche
par racine ou la fonction thésaurus.
• Limitez les recherches à des sous-ensembles d’index logiques ou "Périmètres" d’information.
• Enregistrez les recherches fréquemment réalisées.
• Enregistrez les listes de résultats de recherche.
• Créez vos écrans de recherche personnalisés.
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16. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Live Report : un outil d’analyse des données structurées
Des statistiques et autres rapports sur les données structurées
LiveReports est un outil puissant de recherche d’informations qui procure un aperçu de l’activité au sein de
votre organisation.
Ces rapports détaillés vous permettent de suivre l’évolution des processus et des workflows, et d’accéder à
des informations dont la compilation pourrait prendre des mois avec d’autres méthodes. Le degré de
complexité des interrogations avec LiveReports permet d’obtenir des informations fines et des tableaux de
bord sur toute l’activité de votre base de connaissances. Ces tableaux peuvent aussi être présentés sous
forme graphique.
Recherche Similaire
Livelink ECM - Document Management fournit aussi une fonction de « Recherche Similaire » qui permet
aux utilisateurs, à la vue d’une information intéressante, de demander au système de retrouver l’ensemble
des informations proches de celle-ci. Cette similarité porte aussi sur le contenu des documents, des
discussions…
Recherche en langage naturel
Livelink ECM - Document Management permet aux utilisateurs de saisir leurs critères de recherche par la
simple saisie d’une question, comme s’ils posaient la question à une autre personne.
Par ailleurs, Livelink ECM - Document Management détecte les termes d’une question qui font référence à
une catégorie d’information précise. Exemple de requête : « Trouver tous les documents écrits par Jean
Duchemin ». Livelink ECM - Document Management détermine que l’on ne recherche que les éléments de
TYPE « Document » et d’AUTEUR «Jean Duchemin ». Ces fonctions augmentent la pertinence des
recherches.
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17. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Des recherches en langage naturel
Automatisation des processus
Livelink ECM - Document Management vous offre un riche éventail d’outils et d’options pour les workflows,
qui assurent le contrôle de tous les processus de l’entreprise.
Les activités et les informations peuvent être combinées en un flux unifié, ce qui permet d’intégrer les
données critiques aux tâches et garantit que l’utilisateur de Livelink ECM - Document Management dispose
des informations dont il a besoin pour faire son travail.
Automatiser les processus complexes de l’entreprise
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18. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink ECM - Document Management est conçu pour faciliter la création, le déploiement, la modification et
la gestion des processus de l’entreprise — quelle qu’en soit la complexité — sans nécessiter la moindre
programmation.
L’outil de conception graphique des workflows, basé sur la technologie Java, vous permet de modéliser vos
processus en quelques clics, de créer les étapes, de désigner des responsables ou des exécutants,
d’attacher des documents ou d’autres objets, de créer des sous-workflows, de définir des boucles
conditionnelles, de placer des jalons et de spécifier des détails tels que les éléments à livrer et les dates
d’échéance. De plus vous pouvez suivre en temps réel l’évolution du processus. Livelink ECM - Document
Management vous permet de consulter l’état d’avancement des étapes au fur et à mesure de leur
progression au sein même des processus — et ce depuis votre poste de travail. Vous pouvez également
modifier le schéma du workflow en toute simplicité. Il suffit de ‘glisser-déposer’ les étapes des workflows
sur le schéma pour modifier les processus et les mettre à jour.
Gérer les workflows
Avec Livelink ECM - Document Management :
• Définissez et modifiez la participation des utilisateurs et des groupes aux workflows.
• Définissez les étapes, les profils d’attribution et les instructions spécifiques.
• Déterminez les étapes qui nécessitent une approbation.
• Ajoutez des sous-workflows.
• Créez des tâches parallèles de manière à pouvoir exécuter plusieurs étapes simultanément.
• Attachez des documents et des dossiers aux flux en bénéficiant de la gestion documentaire et des
contrôles de vérifications.
• Placez des jalons pour signaler les points les plus importants le long d’un workflow, notamment en
termes de délai.
• Effectuez un routage dynamique des informations et des processus en vous basant sur des étapes
de workflows conditionnels, les valeurs des attributs personnalisés, l’état des workflows, les valeurs
figurant dans les formulaires électroniques ou l’état des jalons. Vous pouvez par exemple définir un
workflow conditionnel basé sur les jalons — "si on a manqué un jalon, lancer un autre workflow".
• Enregistrez automatiquement les versions des workflows — la fonctionnalité de gestion des versions
s’applique aussi aux workflows, y compris les rapports d’audit et les autorisations.
• Visualisez et suivez toutes les informations ajoutées à chaque étape incluant les documents, les
intentions (attributs, accords pour approbation) et les commentaires.
• Assignez des étapes à des utilisateurs, assignez des étapes à des rôles, assignez des étapes à plus
d’un groupe, d’un rôle, d’un utilisateur et désignez le responsable d’étape en se basant sur le
responsable de l’étape précédente ou sur la valeur d’un attribut.
• Posez des conditions : les expressions conditionnelles ont des caractéristiques puissantes et
flexibles, incluant le support pour les expressions composées et la capacité de définir de multiples
chemins.
• Utilisez et naviguez simplement à travers l’interface utilisateur.
• Utilisez plusieurs LiveReports prédéfinis qui permettent de produire instantanément des rapports
sophistiqués sur les workflows en cours ou achevés.
• Créez des attributs personnalisés, utilisez un type d’attribut "Utilisateur" pour déterminer les
responsables d’étapes ultérieures.
• Définissez huit niveaux d’autorisation pour les utilisateurs et les groupes dans un workflow : ‘Voir
détails’, ‘Suspendre’, ‘Arrêter’, ‘Effacer’, ‘Archiver’, ‘Changer les autorisations’, ‘Changer la date’ et
‘Changer la route’.
• Réalisation d’étapes automatisées – envoi d’email, copie, création d’arborescence ….
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19. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink Forms™ : gestion de formulaires HTML
Livelink Forms fournit les services de base de Livelink ECM - Document Management pour les formulaires
électroniques et permet de réaliser des formulaires électroniques au format HTML.
Livelink Forms vous permet de créer, remplir et visualiser des formulaires électroniques dans un navigateur
Web. Vous avez la possibilité de créer de multiples vues d’un modèle de formulaire, incluant des vues
‘lecture seule’ et des vues ‘édition’. Vous pouvez même utiliser des feuilles de style XML (skins), ce qui
vous permet d’obtenir des présentations adaptées pour vos formulaires, en fonction des utilisateurs (par
exemple des publics de langue différente), ou de changer rapidement l’apparence d’un formulaire.
Livelink Forms est complètement intégré au workflow. Vous pouvez inclure des formulaires Web dans les
étapes où l’on a recours à des formulaires de workflow et router le processus en fonction des valeurs des
données entrées dans les champs des formulaires.
L’outil de création de formulaires de Livelink Forms vous permet de créer des formulaires HTML simples
dans Livelink ECM - Document Management en ajoutant les attributs (champs, listes déroulantes, etc.) au
formulaire. Lorsque vous soumettez le formulaire, il vient s’ajouter aux objets de Livelink ECM - Document
Management. Vous pouvez alors, si vous le souhaitez, exporter ce formulaire de base vers le système
fichiers en tant que fichier HTML et lui apporter quelques améliorations dans l’éditeur HTML de votre choix
en ajoutant des graphiques, en modifiant la présentation, etc. Vous pouvez ensuite rapatrier le formulaire
HTML amélioré dans Livelink ECM - Document Management en tant que version de l’original.
Conception de formulaires dans Livelink ECM - Document Management
Avec Livelink ECM - Document Management:
• Automatisez les processus de l’entreprise, tels que les procédures de maintenance impliquant une
modification technique, les notes de frais et les bons d’achat, utilisant Livelink Forms
• Créez des formulaires, quel que soit le degré de complexité.
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20. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Stockez des copies actives de formulaires à n’importe quel endroit dans Livelink.
• Faites circuler les formulaires à travers les workflows ou attachez-les aux projets et aux tâches
assignées.
• Définissez et éditez des attributs de formulaires — ‘lecture seule’, ‘édition’ et ‘cacher’ — pour chaque
étape du workflow et pour n’importe quel champ du formulaire. Vous aurez par exemple des champs
spécifiques qui, dans une étape spécifique du workflow, pourront être vus mais pas édités.
• Indexez et recherchez les données des formulaires.
• Ajoutez, changez, créez de nouvelles versions et gérez les formulaires électroniques comme vous
géreriez n’importe quel objet de Livelink ECM - Document Management. Livelink Forms hérite des
fonctions de la gestion documentaire.
Livelink Atlas : une navigation intuitive
Livelink Atlas offre une vue semblable à celle de Windows Explorer. Il permet aux utilisateurs de naviguer
rapidement d’un espace à l’autre au sein de Livelink ECM - Document Management. Il peut aussi être
affiché dans une fenêtre séparée.
Il permet aussi de parcourir toute la base de connaissance et d'appliquer des actions aux différents
éléments d'information en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Livelink ECM - Document Management et Livelink Atlas
Livelink Multi File Output : Restitution par lots
Livelink Multi-File Output permet de facilement télécharger, envoyer par email ou imprimer un ou plusieurs
documents depuis Livelink.
• Download — Compresse et télécharge un ou plusieurs documents en un seul clic
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21. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Email — Compresse, télécharge, et attache un ou plusieurs documents à un nouveau message email
en un seul clic
• Print — Télécharge et imprime un ou plusieurs documents en un seul clic
Des actions courantes, comme répondre aux demandes d’un client ou consolider des rapports
hebdomadaires, demandent l’extraction rapide de multiples documents depuis la base documentaire, tout
en minimisant le temps de téléchargement pour les utilisateurs. Livelink Multi File Output fonctionne avec
tout type de document et peut restituer le contenu de dossiers complets, documents composites et autres
conteneurs dans Livelink en une seule action. Vous pouvez aussi utiliser Livelink Multi File Output avec les
collections Livelink, pour rassembler de l’information depuis tout endroit de Livelink et les restituer en une
seule fois, à la manière d’un panier d’achat qu’on peut trouver sur un site de commerce en ligne.
Avec Livelink Multi File Output:
• Imprimez un ou plusieurs documents de Livelink en un seul clic.
• Comprimez et envoyez par email un ou plusieurs documents en un seul clic.
• Comprimez et téléchargez un ou plusieurs documents en un seul clic..
• Réalisez des actions multiples depuis la page de navigation de Livelink, la page de résultats, un
attachement de workflow ou une collection Livelink.
• Respects Livelink Enterprise Server permissions on each container and document.
• Réalisez des compressions zip sur le serveur pour garantir un niveau de performance sur toutes les
stations de travail.
• Travaillez avec les alias Livelink.
• Les composants peuvent être autorisés de manière individuelle pour le téléchargement, l’envoi par
email ou l’impression.
• Affiche une barre de progression pour la file d’impression.
Livelink Explorer™ : une intégration complète à Windows
Livelink Explorer permet aux utilisateurs de Windows® d’accéder aux fonctionnalités de Livelink ECM -
Document Management directement depuis leur poste de travail.
Livelink Explorer se présente comme une extension de l’arborescence Windows, permettant de naviguer au
sein de la base de Livelink ECM - Document Management en présentant l’information en mode liste,
icônes… selon les habitudes de l’utilisateur dans Windows. Il peut ainsi réaliser ses opérations habituelles
de « Glisser-déposer », de déplacer, de copier… entre les dossiers de Livelink ECM - Document
Management ou Windows.
Les fonctions propres à Livelink ECM - Document Management sont aussi disponibles au travers du menu
contextuel (bouton droit de la souris) de Windows.
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22. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink Explorer offre aussi les fonctionnalités avancées de travail en mode déconnecté en permettant aux
utilisateurs de "marquer" des contenus qu’ils sélectionnent dans un référentiel Livelink pour les consulter
hors connexion. Pendant la connexion, le contenu "marqué" dans Livelink ECM - Document Management
est "répliqué" dans un "cache" sur le disque local de l’utilisateur.
Lorsque l’utilisateur est hors connexion, il peut naviguer, visualiser et éditer le contenu, notamment de
documents, à travers Windows Explorateur.
Lorsque l’utilisateur se reconnecte, les éléments publiés dans Livelink ECM - Document Management,
marqués par l’utilisateur et qui ont été modifiés sont automatiquement mis à jour sur le poste de l’utilisateur.
De même, si l’utilisateur a marqué et réservé des documents, les documents modifiés sur son poste de
travail sont ajoutés, en tant que nouvelle version, aux documents originaux.
Enfin, Livelink Explorer s’intègre aux différentes applications bureautiques de l’utilisateur : Adobe Acrobat,
Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Project, Microsoft Visio, Microsoft OutLook
ou Lotus Notes Messagerie. Cette intégration permet aux utilisateurs de gérer les informations (documents,
mails…) dans Livelink ECM - Document Management, directement depuis ces applications.
Avec Livelink Explorer, Livelink ECM - Document Management est intégré au poste de travail de l'utilisateur.
Livelink Explorer :
• Est intégré à Windows Explorer.
• Supporte l’affichage en arbre de dossiers et de fichiers, tout en respectant les permissions.
• Permet à l’utilisateur de « Glisser-Déposer » les éléments entre les dossiers de Livelink ECM -
Document Management et Windows.
• Permet à l’utilisateur de réserver et restituer plusieurs documents simultanément.
• Trace les documents modifiés sur le poste local.
• Offre une fonction « Explorer à partir d’ici » sur les objets de Livelink ECM - Document Management
pour accéder directement à une interface de type Windows depuis le navigateur Web.
• Permet d’ajouter des raccourcis sur son bureau directement vers un dossier se trouvant dans la base
documentaire
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23. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink Explorer, une intégration complète à Windows
• Ouvre une page Web dans Windows Explorer pour exploiter les fonctions avancées de Livelink.
• Offre une connexion sécurisée et transparente vers Livelink ECM - Document Management.
• Propose un menu contextuel de Livelink ECM - Document Management en adéquation avec les
droits de l’utilisateur.
• Offre toutes les fonctionnalités de travail en mode déconnecté.
• Assure une communication sécurisée avec le serveur en respectant la couche SSL et le protocole
http/https.
• Prend en compte les éléments personnalisés dans Livelink ECM - Document Management.
• Propose un menu et des boutons dans Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft
PowerPoint, MS Project, MS Visio, Microsoft OutLook ou Lotus Notes Messagerie pour accéder à
Livelink ECM - Document Management.
Livelink eLink™ : une intégration forte à la messagerie
Livelink eLink permet d’étendre les fonctions du travail collaboratif en intégrant plus fortement Livelink ECM
- Document Management à la messagerie de l’utilisateur. Il permet d’enrichir les notifications e-mail
d’événements survenant dans la base de Livelink ECM - Document Management et offre la possibilité aux
utilisateurs de publier des mails et des documents depuis leur messagerie.
Livelink eLink intègre Livelink ECM - Document Management à n’importe quelle application standard de
messagerie et vous permet ainsi de :
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24. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Recevoir des instructions détaillées concernant les étapes du workflow et les tâches avec des
documents attachés, directement dans votre messagerie.
• Associer une adresse mail à un dossier ou un document composite afin de publier un document dans
cet espace directement depuis une messagerie standard.
• Accéder à ses mails depuis Livelink ECM - Document Management.
Par ailleurs, au sein de Livelink ECM - Document Management, une fonction « Envoyer mail » est
disponible pour envoyer un mail directement depuis Livelink ECM - Document Management en pointant sur
un document, pour envoyer une copie de ce document à quelqu’un, ou pour faire part de remarques à
l’auteur d’un document en lui envoyant le lien sur le document que vous êtes en train de traiter.
Un accès direct au mail depuis Livelink ECM - Document Management
Livelink Recommender : l’avis des experts sur le document
Livelink Recommender permet à chaque utilisateur autorisé de noter, de commenter et recommander les
informations gérées au sein de Livelink ECM - Document Management afin d’offrir aux lecteurs des
appréciations sur leur pertinence. Livelink Recommender permet aussi de proposer automatiquement des
liens sur les contenus proches.
Il est aussi possible de rechercher sur toutes les appréciations et autres notes.
De plus, pour chaque utilisateur, une page personnelle permet de lui présenter toutes les informations
relatives aux appréciations : les siennes, celles des utilisateurs ayant les mêmes intérêts que lui, des
statistiques de consultations…
Livelink Recommender facilite la découverte des informations, les qualifie et rapproche les utilisateurs qui
ont les mêmes intérêts. Il offre les fonctionnalités suivantes :
• Une page personnelle qui présente :
quels sont les nouveaux documents, ceux qui sont les plus utilisés et quels utilisateurs ont les
plus fort taux d’utilisation
quels sont les documents récemment manipulés par l’utilisateur connecté
une suggestion des documents proches de ceux qu’il a manipulés et des utilisateurs ayant des
intérêts proches
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25. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Une fonction permettant de donner des appréciations et une note au document
• Un ensemble d’attributs (notes, synopsis, commentaires, explications…) pour structurer les
appréciations
• L’initialisation automatique d’un synopsis à partir du résumé ou description du document
• Des paramétrages d’administration :
Choix des icônes graphiques pour afficher la note
Le nombre maximum d’appréciations par document
Possibilité d’effacer les appréciations en fonctions de dates ou de fréquence d’utilisation
• Un export des données d’appréciation au format XML.
Des experts du sujet ont recommandé ce document.
Livelink WebDAV : une intégration native avec la bureautique
Livelink WebDAV fournit un point d’entrée standard à Livelink ECM - Document Management. En
supportant le protocole Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV), Livelink WebDAV permet aux
utilisateurs de Livelink ECM - Document Management d'atteindre, créer et contrôler les dossiers et les
documents de Livelink ECM - Document Management directement depuis les applications bureautiques
standards qui supportent ce protocole, telles que Microsoft Office®, Microsoft WebFolders et Adobe®
Acrobat.
Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir le contenu de Livelink ECM - Document Management
directement depuis l'explorateur de Microsoft Windows® qui offre la possibilité de « Glisser-Déposer » des
documents et des dossiers entre leur poste de travail et Livelink ECM - Document Management. En double-
cliquant simplement sur un document, les utilisateurs peuvent l’ouvrir pour le visualiser et le modifier
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26. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
directement dans son application d’origine, telle que Microsoft Word. Le document est automatiquement
verrouillé une fois ouvert et automatiquement libéré une fois sauvegardé.
Avec Livelink WebDAV, Livelink ECM - Document Management est encore plus intégré au poste de travail
de l'utilisateur :
• Livelink supporte le protocole Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV)
• Livelink WebDAV permet aux utilisateurs de se connecter directement à Livelink ECM - Document
Management depuis les applications supportant WebDAV telles que les applications Microsoft Office,
Microsoft WebFolders, Adobe Acrobat, Macromedia®,…
• L’utilisateur réalise les opérations suivantes dans Livelink ECM - Document Management,
directement depuis les applications WebDAV :
Ajouter des documents et des dossiers
Déplacer, copier et supprimer des dossiers, des documents simples ou composés
Prendre et remettre des documents de et dans Livelink ECM - Document Management en les
ouvrant simplement (Fichier > Ouvrir) et en les sauvegardant (Fichier > Enregistrer ou Fichier >
Fermer) en utilisant un client WebDAV
Parcourir le contenu des conteneurs Livelink ECM - Document Management, y compris l’espace
Personnel, l’espace Entreprise, les dossiers, les documents composites, les listes de tâches et
les discussions
« Glisser-Déposer » les documents et les dossiers entre Livelink ECM - Document Management
et Microsoft WebFolders
• Les utilisateurs de Livelink ECM - Document Management s’authentifient en se connectant par des
clients WebDAV par l'intermédiaire du protocole HTTP, avec ou sans service d’annuaire.
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27. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Les documents de Livelink ECM - Document Management directement depuis Windows
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28. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink Recycle Bin : protection contre les suppressions
Livelink Recycle Bin permet de déplacer les objets supprimés dans sa corbeille au lieu d’être effacé de
manière permanente.
Livelink Recycle Bin supporte tous les types d’objet Livelink ECM - Document Management et fournit à
chaque utilisateur la possibilité d’accéder par l’interface Web aux éléments dans la corbeille, selon les
permissions.
L’interface de la corbeille est similaire à l’interface conviviale, ce qui la rend intuitive et simple à utiliser. Les
utilisateurs peuvent trier le contenu par date et accèdent uniquement aux fonctions d’un objet selon les
permissions. De plus, les éléments supprimés sont organisés en dossiers hiérarchiques par année, mois et
jour, rendant les objets simples à retrouver.
Livelink Notification : les alertes par e-mail
Livelink Notification est un service de base de Livelink ECM - Document Management qui permet d’opérer
une surveillance continue des événements survenant dans la base de Livelink ECM - Document
Management. Les utilisateurs peuvent définir quels sont les événements qui les intéressent et qui pourront
donner lieu à une notification.
Le paramétrage de ces agents de notifications peut se faire de façon générique : « me prévenir dès qu’une
tâche a du retard » (quel que soit le type de tâche ou son origine) ou spécifique : « s’il se passe tel
événement sur tel document alors me prévenir ».
Les événements pouvant faire l’objet d’une surveillance
• Le moment où l’on ajoute une rubrique d’information, une réponse, un sujet, un document composé,
une révision, une autre rubrique ou une version.
• Le moment où l’utilisateur est affecté à un groupe ou se voit assigner une étape du workflow.
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29. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Les retards survenus dans les workflows ou les étapes de workflows.
• Le moment où un workflow est terminé.
Réception de notifications d’événements par e-mail
Livelink Prospectors™
Livelink Prospectors est un module offrant la possibilité aux utilisateurs de lancer des agents de recherche.
Ces agents jouent le rôle d’assistants de recherche virtuels qui surveillent les sources de données
connectées à Livelink ECM - Document Management à la recherche d’informations spécifiques.
Les individus et/ou les équipes ont besoin d’être en permanence à jour sur des domaines de
connaissances, telles les équipes de veille concurrentielle, de veille technologique, où simplement pour se
constituer une culture sur un sujet pour un projet.
Il suffit alors de définir des agents de recherche en précisant les termes et/ou expressions et autres
informations connexes sur lesquels on souhaite être alerté. Les agents fonctionnent alors en arrière plan en
scannant toute nouveauté ou modification intervenant sur l’une des sources de données à surveiller. Dès
lors qu’une information satisfait au critère de sélection de l’individu ou du groupe, elle vient enrichir un puits
d’information.
Une alerte prévient alors les utilisateurs de l’arrivée d’une telle information et ils peuvent choisir de la
conserver au sein du puits ou de la faire disparaître, selon sa pertinence.
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30. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Des agents de recherche qui surveillent vos centres d’intérêts
Livelink et le XML
Livelink ECM - Document Management inclut l’utilisation des technologies XML (eXtensible Markup
Language) dans plusieurs domaines importants décrits ci-dessous.
• Un analyseur XML et un moteur XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) font partie
des éléments constitutifs de base de Livelink ECM - Document Management. Plusieurs
fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management reposent sur cette puissante base XML.
• Une fonction d’Import/Export XML est disponible pour chaque type d’objet de Livelink ECM -
Document Management (standard ou personnalisé) utilisant la définition de type de document (DTD).
Cela permet d’exporter et d’importer, entre autres, les informations des catégories et attributs, les
informations sur la version, le contenu d’un document et le traitement XSLT au langage XML. Étant
donné que le langage XML est un standard ouvert, cette fonctionnalité permet une liaison aisée de
Livelink ECM - Document Management avec des applications externes qui prennent également en
charge XML.
• Livelink ECM - Document Management indexe les documents XML sous leur format natif. Lorsque les
DTD XML (ou des instances correctement formées) sont insérées dans Livelink ECM - Document
Management, les éléments et attributs XML qui les définissent sont définis comme des zones
interrogeables dans l’index de Livelink ECM - Document Management. Ainsi, les utilisateurs peuvent
interroger le contenu d’éléments spécifiques dans des documents XML.
• Toute source de données externe pouvant être représentée en XML peut être indexée par le moteur
de recherche de Livelink ECM - Document Management à l’aide d’un activateur XML inclus en tant
que composant standard de l’architecture des flux de données. Ainsi, les administrateurs peuvent
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31. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
configurer le processus d’indexation pour des données mises à jour à l’extérieur de Livelink ECM -
Document Management sans avoir besoin d’adaptations logicielles.
Feuilles de style XSL
La technologie XML/XSL permet une personnalisation aisée de l'interface.
Un habillage XML d'une page standard de Livelink ECM - Document Management
Les données XML exportées depuis Livelink ECM - Document Management peuvent être utilisées pour
jouer le rôle d’interface entre Livelink ECM - Document Management et d’autres applications, notamment
des portails. Il est possible de créer des habillages XML (XML skins) en utilisant des modèles de feuilles de
style XSL pour afficher le document XML exporté depuis Livelink ECM - Document Management, en
utilisant une disposition et une apparence personnalisées.
Déploiement Rapide
Livelink ECM - Document Management vous permet de configurer et déployer une solution Intranet ou
Extranet très rapidement. Aucune programmation ou personnalisation supplémentaire n’est nécessaire pour
commencer à utiliser l’ensemble des fonctionnalités de Livelink ECM - Document Management. Comme
Livelink ECM - Document Management dispose d’une interface entièrement basée sur le Web, tout ce que
vous devez faire pour le déployer au niveau de vos utilisateurs consiste à leur envoyer un message
électronique spécifiant leur identifiant d’ouverture de session et l’URL du système Livelink ECM - Document
Management. Les utilisateurs ont simplement besoin de leur navigateur Web. Aucun autre logiciel n’est
requis sur les postes de travail.
Grâce à son aide complète et contextuelle, Livelink ECM - Document Management permet aux nouveaux
utilisateurs de se former aisément et de devenir très rapidement des utilisateurs productifs du système.
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32. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Architecture de Livelink ECM - Document Management
Investir dans une application d’entreprise complète telle que Livelink ECM - Document Management est
une importante décision. Vous voulez être certain que vous avez pris la bonne décision ? Vous connaissez
vos besoins actuels, mais quels seront-ils d’ici un, deux ou trois ans ? Livelink ECM - Document
Management sera-t-il en mesure d’évoluer avec vous ? Pourra-t-il répondre à vos besoins qui auront
évolué ? La réponse à ces trois questions est un oui catégorique.
Vous pouvez protéger et optimiser votre investissement dans Livelink ECM - Document Management en
utilisant ses services de base (recherche, référentiel de documents, workflows, …) pour créer de
nombreuses applications verticales, départementales et d’entreprise. Le large éventail de modules
optionnels de Livelink ECM - Document Management vous permet d’ajouter au système Livelink de base de
nombreuses fonctionnalités, telles que la gestion des archives et la gestion de l’emploi du temps au niveau
de l’entreprise, les signatures électroniques...
De plus, le SDK (Software Development Kit) et les Activateurs Livelink vous permettent d’étendre les
fonctionnalités et de les intégrer aux autres systèmes d’entreprise. L’API (Application Programming
Interface) Livelink (LAPI) présente toutes les fonctions du serveur, permettant ainsi de développer des
intégrations à l’aide des langages C, C++, Visual Basic et Java. Des extensions de LAPI sont également
disponibles pour CORBA (Common Object Request Broker Architecture) et BAPI (Business Application
Programming Interface) de SAP®.
Livelink ECM - Document Management offre en standard une large gamme de fonctionnalités qui répond à
un grand nombre de problématiques. Mais Livelink ECM - Document Management est avant tout une
solution ouverte qui offre de fabuleuses opportunités de personnalisation, d’intégration et de
développement de nouvelles fonctionnalités, ce qui fait de Livelink ECM - Document Management une
solution hautement extensible qui assure un solide retour sur investissement.
Open Interchange Architecture™
La plupart des entreprises reconnaissent aujourd’hui le besoin d’intégrer les applications de front office et
de back-office pour répondre à leurs besoins e-business. L’extension des capacités des systèmes de
l’entreprise peut permettre de réaliser d’importants gains de productivité et de bénéficier d’avantages
concurrentiels durables, non seulement au cœur de l’entreprise, mais également à l’extérieur, chez les
partenaires commerciaux et les clients. Pour prendre en charge ce niveau d’intégration, Open Text fournit
l’architecture OIA (Open Interchange Architecture).
Il s’agit d’un environnement extensible, conçu pour fournir un point d’accès unique au contenu, aux
applications existantes et aux informations structurées qui sont essentielles pour les processus e-business
et de commerce collaboratif.
Employant des standards de l’industrie tels que le langage XML pour l’échange des données et
l’architecture CORBA pour l’informatique distribuée, l’architecture OIA assure l’interopérabilité entre les
outils de travail collaboratif, les interfaces et les périphériques frontaux, et les systèmes et applications de
back-office. L’architecture OIA permet tout particulièrement aux clients d’effectuer les tâches suivantes :
• Etendre l’accès aux anciennes données et applications prises en charge par des outils de
développement de portail d’autres éditeurs.
• Accéder de façon sécurisée aux objets de Livelink ECM - Document Management tels que les
discussions, les tâches et les espaces partagés directement à partir de portails tiers.
• Tirer parti de l’accès portail sans avoir à se soucier de la personnalisation et de la prise en charge
des contrôles pour l’accès aux informations de Livelink ECM - Document Management.
• Réduire les besoins d’administration en effectuant pratiquement toute l’administration de Livelink
ECM - Document Management au sein des portails tiers.
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33. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Créer des applications collaboratives hautement évolutives par le biais d’une architecture distribuée
couvrant plusieurs serveurs de portail et instances de Livelink ECM - Document Management.
Architecture ouverte
Livelink ECM - Document Management est basé sur une architecture 100% Web à trois niveaux et respecte
les standards d’Internet et du marché. Livelink ECM - Document Management est une solution modulaire,
hautement évolutive, ouverte et sécurisée.
Une architecture ouverte reposant sur des standards
Niveau Accès
Le niveau Accès permet à tous les utilisateurs d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités offertes par
Livelink ECM - Document Management, après identification et selon les droits. Une API (VB, C, C++, Java,
EJB, .NET…) permet aussi aux développeurs de créer de nouvelles applications interfacées à Livelink ECM
- Document Management. Les navigateurs et les serveurs HTTP de Microsoft et de Netscape suffisent à
l’utilisation de Livelink ECM - Document Management. « BEA WebLogic Express and Entreprise servers »
sont aussi supportés en utilisant les servlets Livelink, alternative à l’utilisation de l’interface CGI ou ISAPI.
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34. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Niveau Serveur
Le niveau Serveur est une application multi-threads permettant une montée en charge importante et
garantissant une haute disponibilité des services. Ce niveau fournit tous les services de Livelink ECM -
Document Management. Livelink ECM - Document Management fonctionne sur Windows et les principales
plate-formes Unix.
Niveau Données
Le niveau Données s’appuie sur un système de gestion de bases de données SQL du marché et offre ainsi
une ouverture et la possibilité de gérer de hauts volumes d’informations tout en garantissant les
performances. Les bases de données Sybase, MS-SQL et Oracle sont supportées par Livelink ECM -
Document Management. Les documents électroniques peuvent être gérés au sein du SGBD (BLOBs) ou
sur le système de fichiers. Les indexes de recherche sont générés automatiquement par les services de
Livelink ECM - Document Management et sont stockés sur le système de fichiers.
Des configurations flexibles
Une instance de Livelink ECM - Document Management est constituée de plusieurs composants logiciels.
L’architecture flexible de Livelink ECM - Document Management vous offre plusieurs options pour
configurer et faire évoluer votre système afin d’optimiser les performances et la disponibilité du système.
Cette section présente une vue d’ensemble de certaines des configurations les plus courantes, à savoir :
• l’installation de tous les composants sur une seule machine,
• l’exécution du SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelles) et de l’index de
Livelink ECM - Document Management sur des hôtes distincts,
• l’exécution de plusieurs instances de Livelink ECM - Document Management sur un cluster de
serveurs.
Déterminer la configuration appropriée à votre situation implique une analyse de plusieurs facteurs, parmi
lesquels le nombre d’utilisateurs nommés, la quantité de données dans le référentiel de Livelink ECM -
Document Management, la fréquence des transactions, etc. Les équipes techniques d’Open Text sont à
votre disposition pour vous aider à analyser vos besoins et établir la configuration optimale pour votre
entreprise.
Configuration avec une seule machine
La configuration la plus simple pour Livelink ECM - Document Management consiste à tout installer sur une
machine unique. Cela garantit un système simple à installer et à administrer. Une configuration à un seul
hôte est appropriée pour les instances de Livelink ECM - Document Management utilisées dans le cadre de
démonstration, de test, de formation ou de développement, étant donné que ces systèmes se caractérisent
généralement par un nombre réduit d’utilisateurs nommés et une activité de traitement réduite. Pour une
instance de production de Livelink ECM - Document Management, Open Text vous conseille d’utiliser une
des configurations à plusieurs hôtes décrites dans les sections suivantes.
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35. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Configuration avec une machine unique
Exécution du SGBDR et de l’index sur des machines indépendantes
La configuration la plus courante pour de production, comportant un nombre moyen d’utilisateurs nommés
et ayant une activité de traitement moyenne, est d’héberger le référentiel SGBDR et de production
(stockage des bases de données externe et interne) sur un ordinateur hôte dédié, de faire fonctionner les
serveurs de Livelink ECM - Document Management et HTTP sur des ordinateurs hôtes dédiés, et de placer
l’index du référentiel de Livelink ECM - Document Management (et d’autres index) sur un ordinateur hôte
dédié. Le client SGBDR est utilisé pour connecter Livelink ECM - Document Management au SGBDR sur le
réseau. La technologie du serveur Admin de Livelink ECM - Document Management vous permet de
répartir sur plusieurs ordinateurs hôtes les processus qui entretiennent l’index dynamique du référentiel de
Livelink ECM - Document Management.
SGBDR et l’index sur des ordinateurs hôtes indépendants
La répartition du SGBDR, du serveur Livelink ECM - Document Management et des processus d’indexation
sur plusieurs ordinateurs hôtes améliore les performances de l’ensemble du système Livelink ECM -
Document Management. Le serveur Livelink ECM - Document Management a une plus grande disponibilité
pour traiter les demandes des utilisateurs, les mises à jour ou les téléchargements de fichiers. Les
processus de recherche de Livelink ECM - Document Management sont plus disponibles pour répondre aux
demandes de recherche. Ce type de configuration peut être adapté en ajoutant des processeurs et de la
mémoire aux ordinateurs hôtes et peut aisément être transformé en cluster de serveurs Livelink ECM -
Document Management.
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36. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Architecture cluster
L'utilisation d’un cluster accroît l’évolutivité et les performances. Pour les applications d’entreprise à haute
performance, la mise en place d’un cluster Livelink ECM - Document Management offre une évolutivité et
des performances maximales. Un cluster Livelink ECM - Document Management est une série de serveurs
Livelink ECM - Document Management placés sur des ordinateurs hôtes indépendants qui sont connectés
en parallèle à la base de données de Livelink ECM - Document Management qui se trouve sur un
ordinateur hôte séparé. L’index du référentiel de Livelink ECM - Document Management est également sur
un ordinateur hôte qui lui est propre.
Un dispositif d’équilibrage répartit les requêtes des utilisateurs entrantes sur les serveurs Livelink ECM -
Document Management en fonction de leur disponibilité. Un cluster de serveurs Livelink ECM - Document
Management permet de faire évoluer linéairement le système en cas d’accroissement de son utilisation en
ajoutant des ordinateurs hôtes serveurs.
Cluster de serveurs Livelink ECM - Document Management
Un cluster fournit également une redondance car il est possible de déconnecter un serveur Livelink ECM -
Document Management pour la maintenance, alors que les autres serveurs restent disponibles pour les
utilisateurs.
Un niveau de sécurité qui répond à vos exigences
Lorsque vous investissez dans un système de gestion de contenu et des informations de votre entreprise,
vous voulez être certain que vos informations sont sécurisées. Livelink ECM - Document Management est
conçu pour fournir des services de protection fiables allant au-delà de la protection normale du réseau
d’entreprise et de l’accès. L’architecture de protection totale à plusieurs niveaux de Livelink ECM -
Document Management a fait ses preuves dans de nombreuses industries et entreprises sensibles, parmi
lesquelles l’une des agences nationales de sécurité aux Etats-Unis et les principaux établissements
financiers du globe.
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37. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Utilisateurs et Groupes
Livelink ECM - Document Management offre toute la latitude nécessaire pour représenter l’organisation
hiérarchique et fonctionnelle de l’entreprise et permet d’affecter des privilèges à chaque utilisateur.
Gestion des privilèges des utilisateurs
Authentification
Dans Livelink ECM - Document Management, la sécurité commence par l’authentification de l’utilisateur.
L’authentification de l’utilisateur garantit la sécurité de l’information
Tout utilisateur qui accède à Livelink ECM - Document Management se voit attribuer un nom d’utilisateur
unique et un mot de passe personnel. Lorsqu’un utilisateur a été authentifié, Livelink ECM - Document
Management sécurise en conséquence l’accès et l’autorisation pour tous les fichiers ou documents du
système.
Droits différenciés sur l’information
Grâce à une structure d’autorisation à neuf niveaux, Livelink ECM - Document Management garantit que
tout objet se trouvant dans la bibliothèque des connaissances - fichiers, documents, Workflows,
discussions, tâches, nouveaux articles, etc. - possède des niveaux d’autorisation spécifiques attribués à
chaque utilisateur.
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38. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Gestion souple et rigoureuse des droits
Livelink ECM - Document Management utilise le protocole SSL (Secure Sockets Layer) garantissant que
seuls des utilisateurs autorisés peuvent lire, modifier ou manipuler les informations. Du fait que Livelink
ECM - Document Management possède une architecture d’échange ouverte, les clients peuvent mettre en
place des services de protection supplémentaires comme par exemple des certificats numériques ou des
signatures numériques de façon à créer une solution de sécurisation complète et optimale.
Livelink SEA Servlet
Livelink SEA Servlet est un composant servlet J2EE qui permet un accès sécurisé à Livelink ECM -
Document Management, notamment pour le chargement de fichiers, éliminant le besoin de définir un lien
vers le système de fichiers en assurant les communications au travers du port de Livelink ECM - Document
Management.
SEA est un acronyme de Secure Extranet Architecture. Dans une architecture basique de Livelink ECM -
Document Management, une application ou un serveur web doit être installé et configuré sur la même
machine que Livelink ECM - Document Management pour autoriser l’accès utilisateur au travers du
navigateur web. Livelink SEA Servlet est un ensemble de logiciel, installation, configuration et processus de
sécurité pour permettre au serveur d’application de résider non seulement sur une machine différente, mais
aussi de permettre des accès sécurisés à Livelink depuis un environnement extranet ou internet.
Au travers d’une isolation réseau par niveaux, et de changements de protocole au niveau réseau, Livelink
SEA Servlet peut isoler l’application et serveur web, Livelink, la base d’index et / ou la base de données sur
des réseaux distincts, pour permettre une architecture à deux, trois ou quatre niveaux si nécessaire.
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39. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Architecture 4-tier Livelink sans redondance matérielle
Livelink SEA Servlet comprend 2 parties: 1) l’architecture elle-même, qui définit l’emplacement et
l’interaction entre les serveurs et 2) la servlet SEA.
Livelink Directory Services
Livelink Directory Services™ permet une synchronisation avec les annuaires LDAP et NTLM.
Livelink Directory Services™ permet une synchronisation transparente de la liste des utilisateurs de Livelink
ECM - Document Management avec les services d’annuaire central LDAP ou de domaine NT afin de
centraliser l’administration des utilisateurs au niveau entreprise et d’alléger la tâche des administrateurs de
Livelink ECM - Document Management en terme de création, modification et suppression des utilisateurs.
Livelink Directory Services™ offre ainsi la mise en place d’une connexion unique entre Livelink ECM -
Document Management et les autres applications du système d’information afin que les utilisateurs soient
reconnus sans devoir ressaisir leur nom de connexion et leur mot de passe.
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40. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
Livelink ECM - Document Management se synchronise aux annuaires d'entreprise
Liste des fonctions
Livelink ECM – Document Management contient :
• Livelink Enterprise Workspace
• Livelink Personal Workspace
• Livelink Documents
• Livelink Folders
• Livelink Compound Documents
• Livelink Shortcuts
• Livelink URLs
• Livelink Attributes and Categories
• Livelink Version history
• Check-in/check-out,
• Livelink Audit Trail
• Livelink Permissions
• Livelink Recycle Bin
• Livelink Text Editor
• Livelink Spell Checker
• Livelink Manual Classifications
• Livelink Notifications
• Livelink Nicknames
• Livelink Short Links
• Livelink Enterprise Server Storage Provider
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41. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
• Livelink Search (Full Text, Livelink-Aware NLQ, Slices, Directory Walker, Saved Queries, Snapshots,
Hit-Highlighting, Summarization, Result Themes, Soundex, Thesaurus, Boolean, Search templates,
Native XML Searching, Metadata Searching, Find Similar)
• Livelink Prospectors
• LiveReports
• Livelink Workflow (including Workflow Painter)
• Livelink Recommender
• Livelink Appearance HTML
• Livelink Directory Services
• Livelink eLink
• Livelink Multi-File Output
• Livelink Office Editor MSI Install Package
• Livelink Renditions
• Livelink SEA Servlet
• Livelink WebDAV
• Livelink WebForms
• Livelink Explorer Professional
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42. Livelink ECM – Document Management – Description Fonctionnelle
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