Minicurso ministrado aos alunos do curso de Secretariado Executivo da Universidade Estadual de Londrina durante a XIX Semana de Secretariado Executivo e IX ECISEC.
3. SECRETÁRIA EXECUTIVA DO grupo AVADORA
BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO PELA UEL
MBA EM GESTÃO ESTRATÉGICA DE EMPRESAS – ISAE/FGV
GESTÃO DE EXPATRIADOS – FGV/RIO
IDEALIZADORA - MONSEC
JUNIOR ACHIEVEMENT BRASIL
EXCHANGE EXPERIENCES
4.
5.
6. Contextualização: por que os estrangeiros estão escolhendo o
Brasil? Londrina recebe estrangeiros? Quais são os principais
atrativos?
Consultoria Secretarial em Assessoria a Visitantes Internacionais:
o que é?
Estabelecendo o limite de internacionalização;
O Secretário Executivo como facilitador no processo pré, trans e
pós visita;
Análise e preparação a empresa para receber o visitante;
Visto e documentos necessários;
Check-list e cronogramas
PROGRAMA
8. CONTEXTUALIZAÇÃO
LEI 6.815/80 – ESTATUTO DO ESTRANGEIRO
RESOLUÇÕES NORMATIVAS EDITADAS PELO CONSELHO NACIONAL
DE IMIGRAÇÃO – MAIS ATIVO
NOVIDADES E TENDÊNCIAS: CRIAÇÃO DE AGÊNCIAS DE
IMIGRAÇÃO
9. CONTEXTUALIZAÇÃO
3 ª maior
cidade do Sul
do País
5ª mais rica
do Paraná
Polo
Universitário
Referência
nacional nas
áreas médica e
odontológica
Conhecida
internacionalmente
pela pesquisa e
tecnologia em
agronegócios
11. COMO A FORMAÇÃO EM
SECRETARIADO
EXECUTIVO
CONTRIBUI PARA A
ASSESSORIA A
EXECUTIVOS
ESTRANGEIROS?
12. DISCIPLINAS-CHAVE
TÉCNICAS SECRETARIAIS
LÍNGUA INGLESA
LÍNGUA ESPANHOLA
TÉCNICAS DE REDAÇÃO COMERCIAL
GESTÃO DE PESSOAS
COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
GESTÃO SECRETARIAL
ASSESSORIA E GESTÃO DE EVENTOS
COMÉRCIO INTERNACIONAL
13. ROTINA SECRETARIAL
PREPARAÇÃO DE VIAGENS
ALMOÇOS E JANTARES DE NEGÓCIOS
ORGANIZAÇÃO E RECEPÇÃO DE EVENTOS
CORPORATIVOS E SOCIAIS
HABILIDADE DE COMUNICAR-SE EM OUTROS
IDIOMAS
REDE DE CONTATOS FAVORÁVEL À INDICAÇÃO
DE SERVIÇOS DE CONFIANÇA E DE QUALIDADE
(AGÊNCIAS DE VIAGEM, RESTAURANTES, HOTÉIS,
CATERING...)
14. O QUE É A
CONSULTORIA
SECRETARIAL EM
ASSESSORIA A
VISITANTES
ESTRANGEIROS?
21. “ Prestar um serviço de qualidade significa
exceder a expectativa do hóspede, estando
atento a cada detalhe na execução do seu
produto ou serviço.”
25. Visitante para reunião de negócios
Colaborador em processo de expatriação
Participante de evento promovido pela empresa
Prestador de Serviços
Missão de Curta Duração/ Short Term (Ex:
Assegurar a Cultura Organizacional)
28. PRÉ VISITA
REFLETIR: O momento é propício para receber visitantes?
Comunicação eficaz da tríplice MISSÃO, VISÃO, VALORES
“Arrumar a casa” – Evitar fases de reestruturação interna, reformas, etc
Comunicar aos colaboradores
Reservar espaço ( ATENÇÃO: não pode haver caracterização de estação de
trabalho; Problemas com MTE, Polícia Federal, Consulado – Diligência –
Multa varia de R$ 1.000,00 a R$ 3.000,00 por pessoa).
Tradução do material institucional (ppt. , folders, vídeos)
Abertura de pasta no arquivo (físico ou digital) para que sejam guardados
os documentos para elaboração de relatório de despesas
Estabelecer contato com o visitante e CONHECÊ-LO
29. QUESTIONÁRIO EM LÍNGUA NATIVA
Há preferência quanto aos aposentos? Prefere andares altos ou baixos?
Há alguma restrição alimentar ou preferência em sua alimentação?
Há necessidade de atenção médica especial?
Carro alugado ou taxi? CARTEIRA DE MOTORISTA INTERNACIONAL
TIP: Estrangeiros a negócios/turismo poderão dirigir por 180 dias contados da
entrada do país portando apenas passaporte;carteira de motorista do país de
origem (recomenda-se tradução juramentada) e CIE.
Programas culturais?
Observações
30. VISTOS PARA O BRASIL
VISTO DE TURISTA/ NEGÓCIOS: Se aplica para viajantes a lazer; negócios
(participação em reuniões); congressos; seminários; conferências.
PRAZO: 30/60/90 e até 180 dias no ano (depende da regra aplicável ao país).
ATENÇÃO: Orientar para que o executivo verifique a lista de documentos e
procedimentos necessários para obtenção de visto diretamente na repartição
consular brasileira de jurisdição de sua residência.
TIP: Consultar lista de países com os quais o Brasil possui reciprocidade (isenção
de visto) - QGRV
31. VISTOS PARA O BRASIL
VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução
Normativa 61/2004: Aplicado a estrangeiros que venham ao Brasil sem vínculo
com a empresa para prestar serviços de caráter técnico, transferência de
tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica.
PRAZOS: 30 dias e 1 ano (prorrogável por igual período)
Concedido diretamente pelo Cônsul na repartição consular
Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho
Vedada quanto à inclusão de dependentes
32. VISTOS PARA O BRASIL
VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução
Normativa 100/2013: Apropriado para estrangeiros que venham trabalhar no
Brasil sem vínculo com a empresa nacional para prestar serviços de caráter
técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência
técnica pelo prazo de 90 dias.
PRAZO: 90 DIAS ( VEDADA A PRORROGAÇÃO)
Concedido diretamente pelo cônsul na repartição consular;
Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho;
Necessária a apresentação de carta convite e CNPJ da empresa brasileira
33. LOGÍSTICA
Compra de passagens aéreas
Reservas de hotel
Reserva de transfer
Aluguel de carro
Reservas de restaurantes ;
Compra de ingressos de atrações culturais
Coleta de material turístico e introdutório local (Londrina Convention,
Terra Roxa, ACIL, ABRASEL)
Elaboração da agenda (schedule) de reuniões e visitas do executivo
AGÊNCIA DE CONFIANÇA
34. 10 DIAS ANTES:
Verificar visto
E-MAIL DE FAMILIARIZAÇÃO OU CONFERENCE CALL
Site do hotel onde ficará hospedado
Opções de programas culturais e pontos turísticos (de acordo com o
questionário)
Fuso horário
Previsão do tempo no período da estadia
35. 10 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DO EXECUTIVO QUE RECEBE
Apresentações em ppt.
Treinar equipe
Atualização de relatórios gerenciais
Cartões de visita
Previsão de agenda e adiantamento de compromissos
Pesquisa cultural a respeito do país nativo do estrangeiro
36. 5 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DA EMPRESA
E-mail lembrando os funcionários da visita
Providenciar material de papelaria
Verificar limpeza da sala onde o visitante permanecerá
Checar equipamentos (ar condicionado, computador,
datashow)
37. 5 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DO MATERIAL A SER DEIXADO NO QUARTO DO
HOTEL
Material Institucional
Localização do hotel (pelo Google Maps e Google Earth)
Localização da empresa
Distância do hotel aos principais pontos da cidade
Valor do táxi referente às distâncias entre o hotel e os
principais pontos da cidade
Previsão do tempo
38. Endereço e telefone de locais onde oferecem serviços de
câmbio
Folders de atrações turísticas, restaurantes, shoppings
Lista de telefones úteis ( Empresa, Diretor, Secretário
Executivo)
Algumas informações a respeito da Legislação Brasileira
Agenda de compromissos do visitante ( importante deixar
intervalos, prevendo atrasos de voo ou imprevistos)
Presente de boas vindas
39. 2 DIAS ANTES:
Verificar reservas: hotel, transfer, restaurantes, carro (GPS)
Conversar com gerente do hotel e informar a respeito do
estrangeiro; Deixar telefone para contato.
40. NO DIA E NO DIA SEGUINTE:
Deixar kit boas-vindas no hotel
Buscá-lo no aeroporto
Processo de Obtenção da CIE (Cédula de Identidade Estrangeira) na
Polícia Federal – ATÉ 30 DIAS APÓS A CHEGADA.
Se necessário, RNE (Registro Nacional de Estrangeiro)
ATENÇÃO: O Depto. de Imigração poderá cancelar o visto do estrangeiro
caso o mesmo ingresse no país e saia sem ter realizado o registro.
Checar documentação aplicável antes de deslocar o estrangeiro à PF
CNH – Verificar tradução juramentada e Convenção de Viena
41. TRANS VISITA
PROMOVER ABERTURA AO MULTICULTURALISMO
INTEGRAÇÃO COM A EQUIPE
ESTAR ATENTO ÀS NECESSIDADES DO ESTRANGEIRO
RELAÇÃO PROFISSIONAL E RESERVADA
TEXTO: A VISÃO DE UM FRANCÊS SOBRE O BRASIL
42. TRANS VISITA
THINGS TO AVOID:
ATRASOS
E-MAILS SEM RESPOSTA
CAFEZINHO DEMORADO
FALAR ALTO AO TELEFONE
TOQUES DE CELULAR “INUSITADOS”
ABRAÇOS, BEIJOS, TOQUE
43. Assinatura de Documentos não é permitida – NULA
O Executivo não pode praticar atos de gestão (Contratação,
demissão, licitações, compras de imóveis, etc) – VISTO
Estar atento aos prazos consulares
44. TRANS VISITA
PREPARAR COFFEE BREAK DE DESPEDIDA
ELABORAR CARTÃO DE AGRADECIMENTO
PESQUISA DE AVALIAÇÃO/ RELATÓRIO ( CASO A EMPRESA
SOLICITE)
JANTAR COM A ALTA GERÊNCIA
INSTRUIR O ESTRANGEIRO QUANTO A VOOS DOMÉSTICOS
45. PÓS VISITA
PAGAMENTO DA HOSPEDAGEM
DEVOLUÇÃO DO CARRO
E-MAIL DE AGRADECIMENTO E CONVIDANDO A RETORNAR
ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS (ANEXAR
COMPROVANTES)
46. RESULTADOS
PROSPECÇÕES
INCENTIVO CIENTÍFICO
TROCA DE CONHECIMENTOS
FECHAMENTO DE NEGÓCIOS
FORTALECIMENTO DE RELAÇÕES COMERCIAIS
IMPATRIAÇÃO