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FONTE: Londrina Convention & Visitors Bureau
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LOGÍSTICA
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 Endereço e telefone de locais onde oferecem serviços de
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 PROMOVER ABERTURA AO MULTICULTURALISMO
 INTEGRAÇÃO COM A EQUIPE
 ESTAR ATENTO ÀS NECESSIDADES DO ESTRANGE...
TRANS VISITA
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 E-MAILS SEM RESPOSTA
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 Assinatura de Documentos não é permitida – NULA
 O Executivo não pode praticar atos de gestão (Contratação,
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TRANS VISITA
 PREPARAR COFFEE BREAK DE DESPEDIDA
 ELABORAR CARTÃO DE AGRADECIMENTO
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PÓS VISITA
 PAGAMENTO DA HOSPEDAGEM
 DEVOLUÇÃO DO CARRO
 E-MAIL DE AGRADECIMENTO E CONVIDANDO A RETORNAR
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RESULTADOS
 PROSPECÇÕES
 INCENTIVO CIENTÍFICO
 TROCA DE CONHECIMENTOS
 FECHAMENTO DE NEGÓCIOS
 FORTALECIMENTO DE RELA...
Letícia Negrão
leticianegraos@gmail.com
facebook.com/leticianegraos
Minicurso Recebendo Estrangeiros - Assessoria Executiva a Visitantes Internacionais
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Minicurso ministrado aos alunos do curso de Secretariado Executivo da Universidade Estadual de Londrina durante a XIX Semana de Secretariado Executivo e IX ECISEC.

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  1. 1. RECEBENDO ESTRANGEIROS ASSESSORIA EXECUTIVA A VISITANTES INTERNACIONAIS LETÍCIA NEGRÃO XIX SEMANA DE SECRETARIADO EXECUTIVO/ UEL
  2. 2. SECRETÁRIA EXECUTIVA DO grupo AVADORA BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO PELA UEL MBA EM GESTÃO ESTRATÉGICA DE EMPRESAS – ISAE/FGV GESTÃO DE EXPATRIADOS – FGV/RIO IDEALIZADORA - MONSEC JUNIOR ACHIEVEMENT BRASIL EXCHANGE EXPERIENCES
  3. 3.  Contextualização: por que os estrangeiros estão escolhendo o Brasil? Londrina recebe estrangeiros? Quais são os principais atrativos?  Consultoria Secretarial em Assessoria a Visitantes Internacionais: o que é?  Estabelecendo o limite de internacionalização;  O Secretário Executivo como facilitador no processo pré, trans e pós visita;  Análise e preparação a empresa para receber o visitante;  Visto e documentos necessários;  Check-list e cronogramas PROGRAMA
  4. 4. CONTEXTUALIZAÇÃO Ausência de mão-de-obra qualificada Pré-Sal Aumento de Investimentos de Estrangeiros Eventos Internacionais
  5. 5. CONTEXTUALIZAÇÃO  LEI 6.815/80 – ESTATUTO DO ESTRANGEIRO  RESOLUÇÕES NORMATIVAS EDITADAS PELO CONSELHO NACIONAL DE IMIGRAÇÃO – MAIS ATIVO  NOVIDADES E TENDÊNCIAS: CRIAÇÃO DE AGÊNCIAS DE IMIGRAÇÃO
  6. 6. CONTEXTUALIZAÇÃO 3 ª maior cidade do Sul do País 5ª mais rica do Paraná Polo Universitário Referência nacional nas áreas médica e odontológica Conhecida internacionalmente pela pesquisa e tecnologia em agronegócios
  7. 7. PANORAMA 2011 2200 EVENTOS 300 PESSOAS/ EVENTO 15% DE OUTROS PAÍSES FONTE: Londrina Convention & Visitors Bureau
  8. 8. COMO A FORMAÇÃO EM SECRETARIADO EXECUTIVO CONTRIBUI PARA A ASSESSORIA A EXECUTIVOS ESTRANGEIROS?
  9. 9. DISCIPLINAS-CHAVE  TÉCNICAS SECRETARIAIS  LÍNGUA INGLESA  LÍNGUA ESPANHOLA  TÉCNICAS DE REDAÇÃO COMERCIAL  GESTÃO DE PESSOAS  COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL  GESTÃO SECRETARIAL  ASSESSORIA E GESTÃO DE EVENTOS  COMÉRCIO INTERNACIONAL
  10. 10. ROTINA SECRETARIAL  PREPARAÇÃO DE VIAGENS  ALMOÇOS E JANTARES DE NEGÓCIOS  ORGANIZAÇÃO E RECEPÇÃO DE EVENTOS CORPORATIVOS E SOCIAIS  HABILIDADE DE COMUNICAR-SE EM OUTROS IDIOMAS  REDE DE CONTATOS FAVORÁVEL À INDICAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONFIANÇA E DE QUALIDADE (AGÊNCIAS DE VIAGEM, RESTAURANTES, HOTÉIS, CATERING...)
  11. 11. O QUE É A CONSULTORIA SECRETARIAL EM ASSESSORIA A VISITANTES ESTRANGEIROS?
  12. 12. PRÁTICA CUSTOMIZADA
  13. 13. IDENTIFIQUE AS NECESSIDADES E CUSTOMIZE O ATENDIMENTO
  14. 14. “ Prestar um serviço de qualidade significa exceder a expectativa do hóspede, estando atento a cada detalhe na execução do seu produto ou serviço.”
  15. 15. THE “WOW” FACTOR!
  16. 16. COMUNICAÇÃO EM OUTROS IDIOMAS MULTICULTURALISMO ELABORAÇÃO DE ROTEIROS CHECKLIST
  17. 17. QUEM PODE SER O EXECUTIVO?
  18. 18.  Visitante para reunião de negócios  Colaborador em processo de expatriação  Participante de evento promovido pela empresa  Prestador de Serviços  Missão de Curta Duração/ Short Term (Ex: Assegurar a Cultura Organizacional)
  19. 19. FASES DA ASSESSORIA PRÉ TRANS PÓS
  20. 20. PRÉ VISITA  REFLETIR: O momento é propício para receber visitantes?  Comunicação eficaz da tríplice MISSÃO, VISÃO, VALORES  “Arrumar a casa” – Evitar fases de reestruturação interna, reformas, etc  Comunicar aos colaboradores  Reservar espaço ( ATENÇÃO: não pode haver caracterização de estação de trabalho; Problemas com MTE, Polícia Federal, Consulado – Diligência – Multa varia de R$ 1.000,00 a R$ 3.000,00 por pessoa).  Tradução do material institucional (ppt. , folders, vídeos)  Abertura de pasta no arquivo (físico ou digital) para que sejam guardados os documentos para elaboração de relatório de despesas  Estabelecer contato com o visitante e CONHECÊ-LO
  21. 21. QUESTIONÁRIO EM LÍNGUA NATIVA  Há preferência quanto aos aposentos? Prefere andares altos ou baixos?  Há alguma restrição alimentar ou preferência em sua alimentação?  Há necessidade de atenção médica especial?  Carro alugado ou taxi? CARTEIRA DE MOTORISTA INTERNACIONAL TIP: Estrangeiros a negócios/turismo poderão dirigir por 180 dias contados da entrada do país portando apenas passaporte;carteira de motorista do país de origem (recomenda-se tradução juramentada) e CIE.  Programas culturais?  Observações
  22. 22. VISTOS PARA O BRASIL VISTO DE TURISTA/ NEGÓCIOS: Se aplica para viajantes a lazer; negócios (participação em reuniões); congressos; seminários; conferências. PRAZO: 30/60/90 e até 180 dias no ano (depende da regra aplicável ao país). ATENÇÃO: Orientar para que o executivo verifique a lista de documentos e procedimentos necessários para obtenção de visto diretamente na repartição consular brasileira de jurisdição de sua residência. TIP: Consultar lista de países com os quais o Brasil possui reciprocidade (isenção de visto) - QGRV
  23. 23. VISTOS PARA O BRASIL VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução Normativa 61/2004: Aplicado a estrangeiros que venham ao Brasil sem vínculo com a empresa para prestar serviços de caráter técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica. PRAZOS: 30 dias e 1 ano (prorrogável por igual período)  Concedido diretamente pelo Cônsul na repartição consular  Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho  Vedada quanto à inclusão de dependentes
  24. 24. VISTOS PARA O BRASIL VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução Normativa 100/2013: Apropriado para estrangeiros que venham trabalhar no Brasil sem vínculo com a empresa nacional para prestar serviços de caráter técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica pelo prazo de 90 dias. PRAZO: 90 DIAS ( VEDADA A PRORROGAÇÃO)  Concedido diretamente pelo cônsul na repartição consular;  Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho;  Necessária a apresentação de carta convite e CNPJ da empresa brasileira
  25. 25. LOGÍSTICA  Compra de passagens aéreas  Reservas de hotel  Reserva de transfer  Aluguel de carro  Reservas de restaurantes ;  Compra de ingressos de atrações culturais  Coleta de material turístico e introdutório local (Londrina Convention, Terra Roxa, ACIL, ABRASEL)  Elaboração da agenda (schedule) de reuniões e visitas do executivo AGÊNCIA DE CONFIANÇA
  26. 26. 10 DIAS ANTES:  Verificar visto E-MAIL DE FAMILIARIZAÇÃO OU CONFERENCE CALL  Site do hotel onde ficará hospedado  Opções de programas culturais e pontos turísticos (de acordo com o questionário)  Fuso horário  Previsão do tempo no período da estadia
  27. 27. 10 DIAS ANTES: PREPARAÇÃO DO EXECUTIVO QUE RECEBE  Apresentações em ppt.  Treinar equipe  Atualização de relatórios gerenciais  Cartões de visita  Previsão de agenda e adiantamento de compromissos  Pesquisa cultural a respeito do país nativo do estrangeiro
  28. 28. 5 DIAS ANTES: PREPARAÇÃO DA EMPRESA  E-mail lembrando os funcionários da visita  Providenciar material de papelaria  Verificar limpeza da sala onde o visitante permanecerá  Checar equipamentos (ar condicionado, computador, datashow)
  29. 29. 5 DIAS ANTES: PREPARAÇÃO DO MATERIAL A SER DEIXADO NO QUARTO DO HOTEL  Material Institucional  Localização do hotel (pelo Google Maps e Google Earth)  Localização da empresa  Distância do hotel aos principais pontos da cidade  Valor do táxi referente às distâncias entre o hotel e os principais pontos da cidade  Previsão do tempo
  30. 30.  Endereço e telefone de locais onde oferecem serviços de câmbio  Folders de atrações turísticas, restaurantes, shoppings  Lista de telefones úteis ( Empresa, Diretor, Secretário Executivo)  Algumas informações a respeito da Legislação Brasileira  Agenda de compromissos do visitante ( importante deixar intervalos, prevendo atrasos de voo ou imprevistos)  Presente de boas vindas
  31. 31. 2 DIAS ANTES:  Verificar reservas: hotel, transfer, restaurantes, carro (GPS)  Conversar com gerente do hotel e informar a respeito do estrangeiro; Deixar telefone para contato.
  32. 32. NO DIA E NO DIA SEGUINTE:  Deixar kit boas-vindas no hotel  Buscá-lo no aeroporto  Processo de Obtenção da CIE (Cédula de Identidade Estrangeira) na Polícia Federal – ATÉ 30 DIAS APÓS A CHEGADA.  Se necessário, RNE (Registro Nacional de Estrangeiro) ATENÇÃO: O Depto. de Imigração poderá cancelar o visto do estrangeiro caso o mesmo ingresse no país e saia sem ter realizado o registro.  Checar documentação aplicável antes de deslocar o estrangeiro à PF  CNH – Verificar tradução juramentada e Convenção de Viena
  33. 33. TRANS VISITA  PROMOVER ABERTURA AO MULTICULTURALISMO  INTEGRAÇÃO COM A EQUIPE  ESTAR ATENTO ÀS NECESSIDADES DO ESTRANGEIRO  RELAÇÃO PROFISSIONAL E RESERVADA TEXTO: A VISÃO DE UM FRANCÊS SOBRE O BRASIL
  34. 34. TRANS VISITA THINGS TO AVOID:  ATRASOS  E-MAILS SEM RESPOSTA  CAFEZINHO DEMORADO  FALAR ALTO AO TELEFONE  TOQUES DE CELULAR “INUSITADOS”  ABRAÇOS, BEIJOS, TOQUE
  35. 35.  Assinatura de Documentos não é permitida – NULA  O Executivo não pode praticar atos de gestão (Contratação, demissão, licitações, compras de imóveis, etc) – VISTO  Estar atento aos prazos consulares
  36. 36. TRANS VISITA  PREPARAR COFFEE BREAK DE DESPEDIDA  ELABORAR CARTÃO DE AGRADECIMENTO  PESQUISA DE AVALIAÇÃO/ RELATÓRIO ( CASO A EMPRESA SOLICITE)  JANTAR COM A ALTA GERÊNCIA  INSTRUIR O ESTRANGEIRO QUANTO A VOOS DOMÉSTICOS
  37. 37. PÓS VISITA  PAGAMENTO DA HOSPEDAGEM  DEVOLUÇÃO DO CARRO  E-MAIL DE AGRADECIMENTO E CONVIDANDO A RETORNAR  ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS (ANEXAR COMPROVANTES)
  38. 38. RESULTADOS  PROSPECÇÕES  INCENTIVO CIENTÍFICO  TROCA DE CONHECIMENTOS  FECHAMENTO DE NEGÓCIOS  FORTALECIMENTO DE RELAÇÕES COMERCIAIS  IMPATRIAÇÃO
  39. 39. Letícia Negrão leticianegraos@gmail.com facebook.com/leticianegraos

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