Apostila Gerenciamento de Stakeholders em Projetos

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Apostila pessoal referente ao módulo de Gerenciamento de Stakeholders em Projetos do curso de MBA em Gestão de Projetos pela FGV - João Pessoa / PB

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Apostila Gerenciamento de Stakeholders em Projetos

  1. 1. Módulo: GERENCIAMENTO DE STAKEHOLDERS EM PROJETOS Autor: Leonardo Melo de Lima www.leodemelo.com.br
  2. 2. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos 1- MUDANÇA Qualquer alteração do estado atual através de uma transição para uma situação futura. Um projeto é adotado pela organização para dar estrutura ao esforço de definição do estado futuro e ao desenvolvimento da solução para a transição. 2- GESTÃO DA MUDANÇA Está relacionada ao auxílio dos colaboradores impactados pela mudança. Toda mudança organizacional tem impactos individuais, pois os colaboradores deverão realizar suas tarefas de forma diferente depois de implantada a solução. A gestão da mudança deve prover os processos, ferramentas e princípios para suportar as transições individuais precipitadas por um estado futuro organizacional, é uma forma estruturada e intencional para ajudar os colaboradores a adotar as mudanças exigidas pelo projeto, é uma ferramenta essencial para a entrega de resultados que garantam o sucesso desejado do projeto. É a gestão eficaz de uma mudança nos negócios de uma empresa de tal forma que os executivos, gerentes e empregados ajam em comum acordo para implementar com sucesso os processos, tecnologias ou mudanças organizacionais. DICAS PARA UMA BOA GESTÃO DA MUDANÇA: 1- Identifique a mudança 2- Use os estados da mudança (conhecimento do que será feito/necessário) 3- Introduza a noção apresentando uma única questão (ajuda na segmentação das equipes) PROJETO PROPÓSITO DETALHES PESSOAS  GESTÃO DA MUDANÇA NA VISÃO DOS GESTORES A mudança deve ser orientada para resultados, quando necessárias devem ser rápidas. A mudança é um processo organizacional. O foco é sobre práticas de gestão de mudanças e competências que vão ajudar a organização a compreender, aceitar e apoiar a necessária mudança empresarial.  GESTÃO DA MUDANÇA NA VISÃO DOS COLABORADORES A mudança causará impactos desconhecidos. A mudança é um processo individual. O foco é em torno dos instrumentos e técnicas para ajudar o colaborador na transição do processo de mudança.  FINALIDADE DA GESTÃO DA MUDANÇA:  Minimizar o impacto sobre a produtividade  Reduzir o tunover  Evitar repercussões negativas sobre os clientes  Alcançar resultados desejados o mais rápido possível
  3. 3. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos 2.1 - REAÇÕES AS MUDANÇAS As pessoas não resistem às mudanças, elas resistem à forma como as mudanças criam soluções de continuidade e perturbação nas suas vidas e tiram-nas de suas zonas de conforto.  Resiliência: Capacidade de assimilar altos níveis de mudanças, apresentando um mínimo de comportamento não funcional.  Resistência: Qualquer conduta com o objetivo de manter o status quo em função de uma pressão para se alterá-lo. 2.2 - PASSOS PARA IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DA MUDANÇA 1º Passo – Análise dos constituintes em uma mudança (Stakeholders):  A identificação e classificação dos envolvidos e a formação do time de mudança  Reação às mudanças – fenômeno comportamental gerado pela percepção dos indivíduos e/ou organizações de possíveis ameaças que podem ser advindas da mudança. 2º Passo – Análise dos quadrantes:  A qualificação dos envolvidos e a elaboração de um plano de ação.  O processo de mudança representa o estudo do estado presente, da transição e do estado futuro. 2.3 - CAUSAS DE FRACASSOS NA GESTÃO DA MUDANÇA  Resistência dos Stakeholders afetados pela mudança  Falta de compromisso dos executivos patrocinadores  Inconsistência com a cultura organizacional  Problemas de relacionamento entre grupos responsáveis por tarefas do projeto  Baixo apoio aos colaboradores  Falta de clareza na justificativa da mudança
  4. 4. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos 3- GRAU DE MATURIDADE DAS EMPRESAS EM PROJETO É definido pela relação entre 4- IDENTIFICAÇÃO DE STAKEHOLDERS Stakeholder é toda e qualquer pessoa, entidade ou grupo que pode influenciar ou ser influenciado pelo nosso projeto de forma positiva ou negativa. Stakeholder Primário ou Secundário diz respeito à participação ou não na cadeia de valor e eles não são o mesmo que stakeholder prioritário. Stakeholder prioritário (key stakeholder) são aqueles mais relevante para um determinado plano de engajamento. 4.1- ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS É um processo sistemático de coleta e análise de informação sobre os interesses, objetivos e preferências dos interessados para se mapear os riscos e as necessidades de comunicação do projeto. Resumidamente, as etapas são estas:  O primeiro passo é determinar quem pode afetar o projeto. A lista deve conter todas as partes existentes.  O segundo passo é identificar os pontos de contato de cada interessado com o projeto. Pessoas que estão realizando o trabalho diariamente têm maior influência do que fornecedores pontuais.  O terceiro passo é identificar como cada interessado pode ajudar e atrapalhar o andamento do projeto, são as influências positivas e negativas.  O quarto passo é quantificar os graus de poder/influência e interesse de cada interessado. Isso pode ser subjetivo obtido a partir do levantamento do comportamento passado ou mais objetivo usando um modelo probabilístico. 4.2- OS PAPÉIS DOS STAKEHOLDERS  Patrocinador (Sponsor)  poder de legitimar a mudança  Gerente de Projetos (GP)  missão de liderar a mudança  Agentes de Mudança  fazem a mudança acontecer. Trabalham com as expectativas estabelecidas pelos patrocinadores. Visam identificar os fatores de resistência a mudança, constroem e mantem a sinergia entre os stakeholders  Alvos  afetados pela mudança, normalmente resistente a elas, precisam ser trabalhados no aspecto pessoal de aceitação da mudança; alvos diferentes precisam de diferentes tipos de abordagem. 4.2.1.- Detalhando os papéis dos Stakeholders 1- Entrega de Resultados: responsáveis pela entrega de produtos do projeto (GP e equipe). Governança de Projetos Tecnologia Gestão de Pessoas Metodologias existentes
  5. 5. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos 2- Uso dos Produtos: usuários diretos ou indiretos dos resultados do projeto (clientes) 3- Autoridade sobre recursos: fornecem aprovação da liberação de fundos ou provisão de recursos (Patrocinadores do Projeto, Acionistas, Executivos) 4- Contribuintes: fornecem inputs e serviços para o projeto (grupos de serviços, fornecedores, subcontratados) 5- Suporte a Produtos: asseguram que os produtos estão disponíveis para o uso 6- Revisão/Auditoria: Asseguram que os processos apropriados são seguidos e a qualidade dos produtos entregáveis cumprem os padrões adequados. (Auditores, Grupo de consumidores, agências reguladoras e ambientais) 7- Impactados pelos resultados: afetados pelos produtos ou resultados do projeto (público/imprensa, comunidades, sindicatos, concorrentes) 8- Projetos relacionados: podem afetar a capacidade do projeto de alcançar seus objetivos (outros GP’s e equipes de projetos (internos/externos) e respectivos stakeholders) 4.3- DEFINININDO QUEM SÃO OS STAKEHOLDERS DO PROJETO Esse talvez seja o processo mais crítico do gerenciamento do projeto, pois, descobrir as partes interessadas e escutá-las de forma efetiva no início, trará um maior comprometimento, maior clareza de requisitos e objetivos e consequentemente, menos mudanças no decorrer do projeto. O GP deve conectar as partes interessadas maximizando as influências positivas e minimizando as resistências, o que implicará em uma maior probabilidade de aceitação das entregas. Um erro não tão raro é descobrir partes interessadas importantes do projeto após o planejamento, ocasionando em várias mudanças solicitadas e grande resistência em relação ao projeto. Os principais envolvidos devem participar do planejamento do projeto. Um bom projeto começa pelo consenso entre todos os envolvidos no sentido de trabalharem em prol de um objetivo comum. Principais Stakeholders Diretos de um projeto: Gerente do Projeto Pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto Cliente Pessoa ou empresa que solicitou ou contratou o produto ou serviço do projeto Membros da equipe Pessoas que compões a equipe do projeto Representantes de áreas da empresa executora Pessoas de áreas de empresas em que o projeto está sendo executado Patrocinador (Sponsor) Pessoa ou grupo, dentro ou fora da organização executora, que provê recursos financeiros e/ou apoio institucional para a execução do projeto Usuário Pessoa ou empresa que irá utilizar o produto ou serviço do projeto Fornecedores Empresas que irão fornecer produtos ou serviços para o projeto
  6. 6. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos 4.3.1- Categorização dos Stakeholders:  Stakeholders de ALTO PODER e ALTO INTERESSE – Possivelmente o patrocinador do seu projeto! Envolva-o desde o início e o mantenha por perto e muito bem satisfeito durante o seu projeto.  Stakeholders de ALTO PODER e BAIXO INTERESSE – Aquela famosa pessoa que não se manifesta durante todo o projeto até o momento em que é solicitado o OK dela com relação a implantação do projeto. Geralmente ela diz: “Não fui envolvido”, “Isso envolve minha área e não posso dar o meu aceite”. Você já passou por isso em seu projeto? Se sim, numa próxima vez identifique logo no começo este stakeholder e mantenha comunicação constante com ele.  Stakeholders de BAIXO PODER e ALTO INTERESSE – Possivelmente o usuário final do seu projeto! Se for uma pessoa crítica, não parceira ou se simplesmente seu projeto não entregar VALOR, você perderá de uma só vez a confiança deste stakeholder e possivelmente do chefe dele (alto interesse e alto poder).  Stakeholders de BAIXO PODER e BAIXO INTERESSE – A menor das preocupações. Basta manter este stakeholder informado através de um relatório quinzenal ou semanal. GRAU DE INLUÊNCIA PODER X URGÊNCIA X LEGITIMIDADE O Ministério Público, pode por exemplo mandar (PODER) interromper a operação de uma fábrica imediatamente (URGÊNCIA) se receber queixas sobre violação de regras de meio ambiente (LEGITIMIDADE) GRAU DE INTERESSE A FAVOR X CONTRA X NEUTRO Uma construtora (A FAVOR) de uma obra de acesso a um aeroporto, pode sofrer com os moradores (CONTRA) do entorno da Obra devido a barulho excessivo, poluição, etc, sendo os passageiros do aeroporto (NEUTROS) meros espectadores desse conflito.
  7. 7. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos 4.3.2- Critérios de priorização: São muitos os critérios de priorização de stakeholders possíveis de serem adotados. Listamos abaixo os mais comumente utilizados. É importante ressaltar que não há o melhor critério ou um que funcione para todas as situações. Os critérios devem ser consistentes com o objetivo da ação de engajamento.  Dependência: nível de dependência do stakeholder em relação à organização. A dependência pode ser em relação a recursos financeiros (salários, investimentos, pagamentos, doações e afins) ou não financeiros (insumos, trabalho, produtos, serviços).  Impacto: grau de alteração sofrida pelo stakeholder por atividades e ações da organização. As alterações podem ser no meio físico ou social.  Influência: grau de interferência que o stakeholder pode exercer na tomada de decisão ou no andamento do projeto, sem necessariamente ter poder formal para tanto.  Poder: domínio de responsabilidade formal (legal, financeira, governança e/ou operacional) estabelecido por meio de normas, contratos, políticas ou outros documentos normativos.  Proximidade da relação: grau de proximidade do stakeholder em relação à organização. Inclui stakeholders internos (empregados diretos e indiretos) e externos (parceiros, fornecedores, governo e aqueles que vivem próximo aos locais de produção).  Urgência ou Tensão: grau de urgência e tensão do stakeholder em relação a uma situação específica.  Representação: stakeholders que se apresentam com legitimidade para representar o interesse ou a voz de um grupo impossibilitado de se expressar diretamente, como futuras gerações ou meio ambiente.  Ponto de vista diferenciado: Aquele stakeholder que pode trazer um ponto de vista menos conhecido, normalmente pelo perfil pessoal, mas também pelo contexto que vivencia.
  8. 8. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos BLOQUEADORES (NEGOCIAR E ISOLAR) Alto grau de influência no projeto, tem interesses conflitantes. Podem afetar fortemente o projeto de segurança: Normalmente são Alvos; Estratégias:  Comunicação;  Buscar apoio dos Aliados (hierarquia igual ou superior);  Mudar seu grau de interesse no Projeto;  Tirar seu poder de influência no Projeto. 4.4- QUALIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS ALIDADOS (MANTER SATISFEITOS) Alto grau de influência no projeto, tem Interesse mútuo. Sua base de poder:  O Sponsor e o GP são seus aliados, por definição!  O Podem ser Agentes ou Alvos; Estratégias:  Planejar a participação dos Aliados;  Manter comunicação permanente. MEMBROS DE REDE (MANTER INFORMADO) Baixo grau de influência no projeto, tem interesse mútuo. Sua base de poder: Podem ser Alvos ou Agentes; Estratégias:  Procurar apoio informal;  Comunicar, comunicar;  Manter o comprometimento DESACELERADORES (NEGOCIAR E MONITORAR) Baixo grau de influência no projeto, tem interesse conflitante. Sua base de poder: Só podem ser Alvos; Estratégias:  Comunicação;  Buscar apoio dos Membros de Rede e Aliados;  Mudar seu grau de interesse no projeto; Afastar. A análise dos quadrantes para qualificação, visa identificar o universo de Stakeholders, analisando sua importância e seus interesses, além de definir as estratégias de ação, o que deverá ser feito para cada grupo de Stakeholders.
  9. 9. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos Segundo o PMBOK® 5- PLANEJAMENTO O GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Principais dificuldades em gerenciar Stakehoders:  Identificá-los  Entender suas expectativas  Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades  Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto  Gerenciar as mudanças de expectativas Por que gerencia-los?  Eles são parte do projeto  São essenciais para o seu sucesso ou fracasso  Eles estão lá, queria você ou não O plano de gerenciamento das partes interessadas tem como objetivo principal definir as estratégias para aumentar o apoio, reduzir as resistências e minimizar os impactos negativos das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Como nosso objetivo é reduzir as resistências, o plano normalmente contém informações confidenciais e deve ser manuseado somente pelas pessoas autorizadas. O Gerente de Projeto avalia o tipo de informação e o nível de detalhe necessário. As partes interessadas devem ser envolvidas desde o início dos trabalhos do projeto. Os mais entusiasmados, com o projeto, isto é, “aqueles que compararam a ideia”, devem ter atenção do gerente do projeto, para que busquem motivar e envolver as demais partes interessadas, buscando diminuir possíveis resistências à sua implantação. Outro ponto de atenção é a necessidade de estabelecer fortes alianças com aqueles que controlam os recursos de que o projeto irá necessitar para seu desenvolvimento. A falta ou excesso de informações pode gerar ansiedade, desconfiança, resistência e em última análise prejudicar o projeto. ENTRADAS Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais FERRAMENTAS Análise de partes interessadas Opinião Especializada Reuniões SAÍDAS Registro das partes interessadas
  10. 10. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos ENTRADAS Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais FERRAMENTAS Análise de partes interessadas Opinião Especializada Reuniões SAÍDAS Registro das partes interessadas Segundo o PMBOK® 6- GERENCIAR O ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS É o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem, diminui o risco de que o projeto deixe de cumprir suas metas e seus objetivos devido a questões não-solucionadas e limita os transtornos durante o projeto. O Perfil de Engajamento é criado com as informações dos demais stakeholders e participantes do projeto, levando em consideração a posição que o stakeholder ocupa na organização ou fora dela. O engajamento vai além do comunicar ou informar, que atuam em um único sentido: da organização para o stakeholder. Não se trata de convencer o outro ou “vender uma ideia”, mas entender o ponto de vista do stakeholder e considerá-lo na tomada de decisão. As expectativas dos stakeholders devem ser constantemente gerenciadas, pois:  As expectativas mudam ao longo do projeto;  O envolvimento do usuário e o suporte da alta administração são apontados como os principais fatores de sucesso de um projeto;  Atender as expectativas implica em uma maior aceitação;  Agir em relação as preocupações implica em menores problemas;  Agilizar as resoluções das questões implica em menor desgaste. O gerenciamento ativo das expectativas das partes Envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões, tais como:  Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas para aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas do projeto.  Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões, geralmente relacionadas com a prevenção de futuros problemas. Essas preocupações precisam ser reveladas e analisadas e os riscos precisam ser avaliados.
  11. 11. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos ENTRADAS Plano de gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento das comunicações Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais FERRAMENTAS Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento SAÍDAS Registro das questões Solicitações de mudança Atualizações do Plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos Documentos do projeto Atualizações dos Ativos de  Esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas. A solução pode resultar em uma solicitação de mudança ou pode ser tratada fora do projeto como, por exemplo, ser adiada para outro projeto ou fase, ou transferida para outra entidade organizacional. Segundo o PMBOK®: 7- GERENCIAR O ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS Tem como objetivo monitorar os relacionamentos entre as partes interessadas e ajustar as estratégias para engajar as partes interessadas eliminando resistências e aumentando o suporte ao projeto. 7.1 POR QUE FAZER ENGAJAMENTO COM STAKEHOLDERS? O engajamento com stakeholders oportuniza o alinhamento das práticas de negócio com as expectativas e necessidades da sociedade e assim contribui com a sustentabilidade e geração de valor no longo prazo. O processo do engajamento das partes interessadas é dinâmico e requer planejamento cuidadoso para que se tenha êxito não apenas nas etapas de engajamento, mas, principalmente, na integração dos resultados e aprendizados aos processos de gestão e tomada de decisão (governança) da empresa. O processo de engajamento também demanda investimento na construção de confiança e comprometimento com a escuta e com a construção de respostas que beneficiem tanto o stakeholder como a organização.
  12. 12. MÓDULO: Gerenciamento de Stakeholders em Projetos ENTRADAS Plano de gerenciamento do projeto Registro das questões Dados sobre o desempenho do trabalho Documentos do projeto FERRAMENTAS Sistemas de gerenciamento da informação Opinião Especializada Reuniões SAÍDAS Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudança Atualizações do Plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos Documentos do projeto Atualizações dos Ativos de Fim. Segundo o PMBOK®:

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