Apostila Gerenciamento de Comunicações em Projetos

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Apostila pessoal referente ao módulo de Gerenciamento de Comunicações em Projetos do curso de MBA em Gestão de Projetos pela FGV - João Pessoa / PB

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Apostila Gerenciamento de Comunicações em Projetos

  1. 1. Módulo: GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES EM PROJETOS Autor: Leonardo Melo de Lima www.leodemelo.com.br
  2. 2. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos 1- A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o GP, senão for a mais importante. Ela representa cerca de 90% do tempo do GP e é o elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações. Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do projeto e a habilidade do GP em administrar as comunicações. Uma Comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto. Tipos de comunicação:  Verbal: é o tipo mais comum de comunicação. Deve-se usar a velocidade, tonalidade e inflexões na voz para chamar a atenção do receptor.  Não Verbal: comunicação através de gestos, expressões faciais, linguagem corporal, aparência, entre outros. Use seu corpo para atrair o receptor.  Escrita ou Gráfica: atualmente, uma das mais usadas no ambiente de trabalho, principalmente, através do e-mail. O GP usa muito para criar seus planos, gerar seus status report, Use o estilo de escrita (Voz ativa ou passiva, vocabulário, estrutura, etc.) para atrair o receptor. Um ponto importante, é que estudos comprovam que a mensagem oral é compreendida:  7 %: através das palavras na mensagem;  38%: através da tonalidade da voz;  55%: através da linguagem não verbal. 2- PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Tem como principais objetivos:  Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;  Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;  Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;  Manter as partes interessadas “alinhadas”.  Definir quem receberá, quando receberá, o que receberá e como será fornecida as informações do projeto  Definir qual canal, qual linguagem, qual formato, qual a duração das mensagens que serão repassadas  Definir qual será o método utilizado Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se comunicando com os membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas ou externas à organização. O planejamento inadequado das comunicações poderá causar problemas, tais como atraso na entrega de mensagens, comunicações de informações confidenciais para o público incorreto ou falta de comunicação para algumas das partes interessadas necessárias.
  3. 3. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos O processo de planejar as comunicações está estreitamente vinculado aos fatores ambientais da empresa, já que a estrutura da organização terá um efeito importante nos requisitos de comunicações do projeto. 2.1 – ANÁLISE DOS REQUISITOS  Urgência da necessidade de informações: qual a necessidade de distribuição das informações. Ex: semanalmente, quinzenal, mensal  Disponibilidade de tecnologia: quais tecnologias tem-se presente, são adequadas ou precisam ser mudadas; Os stakeholders tem acesso à tecnologia;  Equipe do projeto esperada: os sistemas de comunicação propostas são compatíveis com os conhecimentos/experiências da equipe do projeto ou serão necessários treinamentos para tal  Duração do projeto: qual período de tempo que o projeto será iniciado e terminado  Ambiente do projeto: a equipe se reúne e trabalha em contato direto ou em um ambiente virtual; qual a missão, visão e os valores da empresa  Porte do Projeto: será necessário um maior ou menor detalhamento do repasse das informações  Tipo do projeto: qual projeto será trabalho, para que se possa alinhar a comunicação as especificações do mesmo  Armazenamento: onde as informações serão guardadas e arquivadas, com que frequência, como deverão ser guardadas 2.2 – CANAIS, FORMAS E MEIOS DE COMUNICAÇÃO 2.2.1 – Canais Meio físico ou virtual, que assegura a circulação da mensagem, por exemplo, ondas sonoras, no caso da voz. O canal deve garantir o contato entre emissor e receptor, podem ser: ORAIS, ESCRITOS, ELETRÔNICOS E OS DIGITAIS. O gerente de projetos deve saber quantos canais potenciais terá para saber o nível de complexidade da sua comunicação. 2.2.2 – Formas  Comunicação Formal: a comunicação ocorre seguindo um conjunto de regras, procedimentos e formato preestabelecido.  Comunicação Informal: não há regras, a comunicação é livre, construída na base da confiança mútua entre todos os envolvidos. 2.2.3 – Meios  Reuniões do Projeto: apresentações, cópias impressas, sistemas manuais de arquivamento de banco de dados eletrônicos de acesso compartilhado.  Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax, correio de voz, teleconferência, página em web  Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: softwares, interfaces, suporte a reuniões virtuais
  4. 4. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos EMISSOR:  Uso de linguagem e símbolos inadequados  Tom de voz errado  Escolha do momento errado  Suposição de que o emissor já conhece o assunto  Ambiente inadequado  Barulho ou odor RECEPTOR:  Resistência em aceitar a mensagem  Pouca disponibilidade de tempo  Preconceitos e pré-julgamentos  Desatenção  Ambiente inadequado  Desconhecimento do assunto  Informações excessivas 2.3 – BARREIRAS A COMUNICAÇÃO No processo de planejamento das comunicações, deve-se atentar aos fatores que podem atrapalhar a comunicação entre as partes, tais como: 2.4 – COMPONENTES DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO Define todo o gerenciamento da comunicação por meio de um documento de fácil entendimento que inclua procedimentos para coleta de informações do projeto.  Acervo de informações para compartilhamento e definição de como as mesmas serão atualizadas  Lista de distribuição de informações estabelecendo se foram fornecidas, por quem, para que parte interessada, em que formato e com que frequência  Descrição do formato e conteúdo de cada informação que é distribuída regularmente, usando-se sempre que possível, formulários padrões e templates.  Cronograma apresentando a periodicidade de cada informação distribuída regularmente e a pessoa responsável pela sua geração  Cronograma de reuniões 2.5 – GERENCIAR AS MUNDAÇAS DE COMUNICAÇÃO NOS PROJETOS Classificadas em: 2.5.1 - Necessárias (requeridas) Normalmente surgem de problemas de processos, atrasos de cronograma, questões técnicas ou falta de recursos para o projeto. Para preparar o terreno para um gerenciamento efetivo de mudança, o plano de comunicação deve endereçar os meios pelos quais ela é discutida, revista e comunicada dentro da equipe do projeto e no meio das partes interessadas:  Em que circunstâncias serão realizadas reuniões de controle de mudança  Se as mudanças necessárias serão gerenciadas via registro de questões (problemas)  Como o feedback das mudanças necessárias será solicitado e consolidado  Como as decisões de gerenciamento de mudanças serão comunicadas as partes interessadas e participantes do projeto
  5. 5. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos 2.5.2 - Solicitadas: É bastante comum que os requisitos técnicos ou de negócio se alterem durante a vida de um empreendimento, demandando certa flexibilidade dos responsáveis pelo projeto e pelas partes interessadas. O plano de comunicação deve estabelecer qual o mecanismo para submissão, recebimento e resposta às solicitações de mudança por meio de comunicações, ou seja:  Um formato definido para solicitações de mudança  Um método definido de distribuição  Definição dos indivíduos responsáveis pelo recebimento e processamento das solicitações  Diretrizes de gerenciamento de mudança (bases de aprovação, rejeição)  Formato definido para respostas às solicitações Segundo o PMBOK® 3- GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conforme planejado. Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pela geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação. Todas as pessoas envolvidas no projeto devem estar preparadas para enviar e receber informações e devem compreender também como as informações em seu poder podem afetar o projeto como um todo. Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução. O GP deve:  Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;  Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;  Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.
  6. 6. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos 3.1 - POR QUE GERENCIAR COMUNICAÇÕES NOS PROJETOS? O avanço da tecnologia da informação permite que as empresas registrem de forma eficiente as informações de seus projetos. Mas, o que fazer com tanta informação? O fato de registrar bem os dados do projeto não garante sua utilidade. Perdidos em meio a tantos registros, saber usá- los de forma eficaz não é tarefa fácil se não houver um bom planejamento e uma forma de gestão da comunicação implementada. Distribuir informações não é publicá-las em jornais ou fazer circular relatórios, é direcionar as informações necessárias às pessoas certas, no formato, na linguagem e no momento adequado. “A distribuição das informações inclui implementar o plano de gerenciamento das comunicações, além de responder às solicitações de informações não previstas” PMBOK, (2004). 3.1.1 – SIGP Conjunto de processos e ferramentas para coletar, analisar distribuir e armazenar as informações dos projetos, programas e portfólios. Características:  Padronização e automação do processo de governança  Repositório único de projetos  Elaboração de cenários  Gestão corporativa de recursos  Padronização de relatórios de desempenho  Integração com sistemas da sua baseline de negócio (ERP, CRM, RH)  Compartilhamento das lições aprendidas, modelos, documentos, pendências, riscos  Colaboração e acompanhamento online Requisitos técnicos das ferramentas a serem adquiridas:  Usabilidade: É a capacidade do produto de ser compreendido, aprendido, operado e estar atraente ao usuário, quando usado sob condições específicas;  Funcionalidade: É a capacidade do produto de prover funções que atendam às necessidades implícitas e explícitas. Esta característica compreende a capacidade de atender aos requisitos de negócios (funcionais) especificados anteriormente;  Confiabilidade: É a capacidade do software de manter um nível de desempenho especificado em determinas condições;  Eficiência: É a capacidade do software de apresentar desempenho apropriado, relativo à quantidade de recursos usados, sob condições especificadas;  Manutenibilidade: É a capacidade do produto de ser modificado. As modificações podem incluir correções, melhorias ou adaptações de software devido a mudanças no ambiente e nos requisitos funcionais;  Portabilidade: É a capacidade do produto de ser transferido de um ambiente para o outro.
  7. 7. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos Segundo o PMBOK® 4- CONTROLE DAS COMUNICAÇÕES Tem como objetivo controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas durante todo o ciclo do projeto. O principal benefício desse processo é garantir a otimização do fluxo de informações entre participantes da comunicação em cada momento, para isso é importante controlar a aplicação do plano ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Técnicas e Ferramentas para controle da comunicação: 4.1 RELATÓRIOS DE DESEMPENHO Envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. Em geral, essas informações sobre o desempenho incluem o modo como os recursos estão sendo usados para atingir os objetivos do projeto. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Muitos projetos também exigem informações sobre risco e aquisições. É importante para:  Entender e comunicar o andamento e o desempenho do projeto;  Corrigir os desvios em relação a linha de base;  Prever os resultados do projeto;  Verificar como os recursos estão sendo usados. 4.2 – RELATÓRIO DE SCORECARD DO PROJETO Visam estabelecer uma cultura organizacional de medição e análise de indicativos críticos de desempenho para as equipes de trabalho. Esses relatórios são construídos a partir de mecanismos formais inseridos no processo de qualidade da empresa e serão relevantes na tomada de decisão, segue 5 passos:
  8. 8. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos  Identificação dos critérios para sucesso: define qual informação é necessária para demonstrar o sucesso do projeto  Definição das métricas potenciais: aponte as métricas que serão utilizadas para avaliação de cada critério de sucesso. Elas devem identificar se o critério está sendo atingido.  Busca de equilíbrio entre as áreas críticas: defina a lista potencial de métricas por categorias, para que se tenha certeza da obtenção de uma visão equilibrada do projeto.  Priorização da lista de métricas: dependendo da quantidade de métricas identificadas, priorize a lista visando incluir somente aquelas métricas que apresentam o menor custo de coleta e agregam maior valor ao projeto.  Estabelecimento de alvos para cada métrica: avalie o sucesso de cada métrica a partir da comparação entre as métricas atuais e os valores planejados. 4.3 – REUNIÕES Visa apresentar ideias, definir novos métodos ou propor soluções para problemas, para que se formulem alternativas e se tomem decisões a respeito desses problemas: 4.3.1 – Objetivos das reuniões em Projetos:  Integração das pessoas para formar uma equipe de trabalho  Identificação de problemas e posteriores soluções  Prestação de contas parcial ou total junto aos stakeholders  Partida, acompanhamento e finalização de projetos 4.3.2 – Reuniões mais importantes em Projetos:  Reunião de Start (Kickoff meeting)  Reuniões de Acompanhamento (Follow-up meeting)  Reuniões para registro do acompanhamento de problemas  Reuniões para registro de lições aprendidas  Reuniões para registro do acompanhamento de mudanças  Reuniões para registro do acompanhamento ações corretivas e preventivas  Reunião de Encerramento ou aceite do projeto (Close out meeting) Lembrando: MÉTRICA Medida qualquer (uma comparação entre uma ou duas medidas quaisquer). Ex: Por exemplo, nos primeiros dezoito meses de atividade foram encontrados somente dois erros identificados por utilizadores. INDICADOR Geralmente compara a métrica com uma baseline ou um resultado esperado. Isto permite aos indivíduos com responsabilidades na tomada de decisões, uma rápida análise comparativa. Ex: Um exemplo de indicador é a velocidade mostrada no velocímetro de um veículo (meio de verificação). Nele, a cada momento, o motorista consegue saber a velocidade instantânea, podendo avaliar se deve manter tal velocidade, aumentar ou reduzir diante de suas necessidades ou restrições
  9. 9. MÓDULO: Gerenciamento de Comunicação em Projetos Fim. Segundo o PMBOK®

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